Kelompok 1 Sistem Prinsip Manajemen.docx

Kelompok 1 Nama Anggota dan NPM Jecyca Thrinda

240310180004

Abil Fadila

240310180007

Esmeralda Regita T

240310180019

Ahmad Fadhlul Kamal

240310180026

Bintang Shalihhaifa K

240310180045

M.Taufikurrohman

240310180053

Yaristha Nafhan Thyola

240310180061

Hasil Analisis Sistem dan Prinsip Manajemen dalam PT. MULTI GREEN AGRO : 1. Sistem a. Subsistem

2. Prinsip Manajemen a. Planning Planning atau perencanaan merupakan konsep kegiatan untuk merumuskan tujuan secara detail dan membuat rancangan untuk mencapai tujuan tersebut. Konsep kegiatan tersebut dapat berupa pengaturan sumber daya guna manusia, informasi, finansial, metode dan waktu untuk pencapaian tujuan secara maksimal, efisien dan efektif. Dalam perusahaan PT. Multi Green Agro, perencanaan yang dilakukan yaitu membuat suatu roadmap. Roadmap merupakan rencana-rencana detail yang dibuat dengan sistematis sebagai pelaksanaan suatu program kegiatan. Pembuatan roadmap ini dimulai dari menetapkan tujuan utama dari berdirinya PT. Multi Green Agro. Tujuan utama perusahaan tersebut adalah memupuk keuntungan melalui tata kelola bisnis yang baik dengan mengutamakan kebutuhan pelanggan, mitra usaha dan stakeholders lainnya. Selanjutnya, perusahaan tersebut melihat kondisi dan kebutuhan yang saat ini dibutuhkan. Perusahaan ini juga mengidentifikasi hambatan-hambatan yang akan dilalui serta mengembangkan rencana atau strategi untuk mencapai tujuan perusahaan.

Strategi perusahaan yang dibuat berupa penjabaran secara detail dimana strategi tersebut menjelaskan tujuan dari perencanaan strategi tersebut beserta latar belakang pencanangan strategi yang akan dilakukan. Perusahaan ini juga membutuhkan RAPB perusahaan untuk melihat perkembangan perusahaan dalam mencapai tujuan yaitu memupuk keuntungan. Selanjutnya, perusahaan juga memperhatikan ketersediaan lahan, pembibitan yang cocok dengan lahan, metode tanam serta perawatannya dan rencana pemasaran. Perusahaan ini merencanakan strategi dengan kompleks dan detail. Hal tersebut guna mempermudah proses perkembangannya perusahaan. Adapun dalam perumusan perencanaan atau strategi, perusahaan melakukan suatu forum untuk mendiskusikan kegiatan apa yang tepat untuk lebih mengembangkan perusahaan. Kegiatan diskusi tersebut dapat menghasilkan inovasi ataupun strategi yang dapat mengembangkan perusahaan. Namun, semua hal itu harus didasarkan dengan visi dan misi perusahaan. Dalam menentukan perencanaan, perusahaan melakukan konsultasi bersama konsultan agar tidak salah strategi yang dapat membuat perusahaan mengalami kerugian. Dengan kata lain, perusahaan menjalin kerja sama dengan berbagai aspek sehingga terjadi suatu bentuk kemitraan yang menguntungkan bagi semua pihak berdasarkan perencanaan yang telah disusun. Oleh karena itu, perencanaan dalam suatu perusahaan sangatlah penting karena dengan adanya perencanaan perusahaan tersebut dapat berkembang sesuai dengan tujuan yang dibuat dan tidak keluar dari garis perencanaan yang menguntungkan perusahaan. b. Organizing c. Actuating Pemimpin dari PT. Multi Green Agro melakukan beberapa hal untuk meningkatkan kinerja pada pekerjanya. Hal yang paling utama, yaitu koordinasi antara manajer dan pegawainya berupa briefing sebelum shift bekerja dimulai dan evaluasi saat shift bekerja selesai sebagai bahan laporan manajer kepada direktur. Selain itu, ada pula motivasi yang diberikan kepada para pekerjanya. Sebagai contoh, apabila pekerja dapat menjual sampai 95% dari hasil panen maka pekerja tersebut akan diberikan tambahan bonus 7% dari total omset. Contoh lainnya

adalah apabila mereka dapat menjual barang dengan harga lebih tinggi lagi diberikan pula bonus. Sanjungan-sanjungan juga dijadikan budaya yang dimana sanjungan tersebut diberikan untuk membuat pekerja merasa yakin dan mampu melakukan prokernya. Hubungan manajer dan pekerjanya sangat dekat di PT. Multi Green Agro. Saat manajer memerintahkan sesuatu kepada bawahannya, manajer tersebut berbicara dengan bahasa sehari-hari dan ringan dimana hal tersebut membuat suasana kerja tidak kaku dan sekaligus melakukan pendekatan terhadap pegawainya. Perlakuan pada masing –masing pegawainya pun berbeda. Hal tersebut, disesuaikan dengan watak pegawainya. Dengan kata lain, perusahaan ingin menciptakan hubungan antar pegawai mempunyai rasa self-belonging yang dapat membuat rasa loyalitas terhadap perusahaan. Kendati demikian, perusahaan memberikan fasilitas, lingkungan yang nyaman dan tunjangan-tunjangan untuk para pegawai dengan harapan dapat membangun motivasi dari dalam untuk bersama-sama mengembangkan perusahaan. d. Controlling e. Evaluating Perusahaan PT. Multi Green Agro ini ketika melakukan evaluasi terhadap produksinya langsung pada hari itu juga karena ketika ada barang yang cacat ataupun rusak, sayuran tersebut langsung dipisahkan ke tempat lain untuk diolah atau dibuang. Sayuran ini hanya dapat bertahan selama 3 hari kurang lebih, sayuran ini langsung di ambil dari perkebunan yang cukup luas sehingga banyak produk yang di hasilkan. Untuk mengevaluasi para pekerjanya ketika para pekerja bekerja dengan baik dan teliti dia mendapatkan reward atau sebuah penghargaan dari perusahaannya. Apabila ada yang melakukan kesalahan mereka langsung memberikan arahan samapai mereka paham harus bagaimana mengerjakan pekerjaan tersebut. PT. Multi Green Agro memiliki lahan perkebunan yang cukup luas hingga mencapai meteran yang di tanami banyak tumbuhan holtikutura yang menjadi aset untuk di jual menjadi sayuran segar. Sayuran segar ini harus di periksa dengan teliti

ketika ditemukan sayuran yang tidak bagus maka akan di evaluasi baik dari faktor internal ataupun faktor eksternal. Perusahaan juga tidak lupa dengan tujuan serta visi dan misi dari perusahaan. Yang dimana hal tersebut menjadi acuan dalam mengevaluasi segala hal proses yang terjadi di dalam perusahaan. f. Continuous Improvement Setiap perusahaan tentu selalu ingin tumbuh dan berkembang dengan baik bahkan ingin menjadi unggul di bidangnya. Sama halnya yang terjadi pada perusahaan ini. Perusahaan ini berusaha dengan semaksimal mungkin untuk terus mengikuti perkembangan tren yang terjadi. Menurutnya, apabila suatu perusahaan tidak mau mengikuti perkembangan zaman maka perusahaan itu akan mati dimakan waktu. Salah satu inovasi yang dilakukan oleh perusahaan ini adalah menentukan metode penjualan dengan menyesuaikan perkembangan era digital, dimana hampir segala aktivitas manusia bisa dilakukan secara online. Untuk menyesuaikan perkembangan zaman, perusahaan ini membuat seuah website dimana di dalamnya kita bisa belanja kebutuhan sayur harian secara online. perusahaan ini juga bekerja sama dengan penyedia jasa kirim barang online maupun offline. 3. Penerapan Prinsip Toyota Setelah kami datang ke PT Multi Green Agro dan mengamati sistem yang berlaku disana ada beberapa prinsip yang sama dengan 14 prinsip manajemen Toyota. Hasil analisisnya yaitu : a. Prinsip 1 (Ambil keputusan manajerial Anda berdasarkan filosofi jangka panjang, meskipun mengorbankan sasaran keuangan jangka pendek) Perusahaan ini menggunakan prinsip mengambil keputusan dengan filosofi jangka panjang meskipun mengorbankan keuangan jangka pendek seperti menabung hasil penjualan untuk menekspansi luas bangunan perusahaan tetapi pemasukan sang pemilik menjadi berkurang. b. Prinsip 2 (Ciptakan proses yang mengalir secara kontinu ntuk mengangkat permasalahan ke permukaan) Dikarenakan mereka memproduksi dan mengolah sayuran segar dengan life span relatif singka,t mereka mengolah hasil panen tersebut secara cepat tanpa menginginkan pemborosan waktu. Maka perusahaan ini memiliki alur produksi yang kontinu. c. Prinsip 3 (Gunakan sistem “tarik” untuk menghindari produksi berlebih)

Dikarenakan perusahaan ini memproduksi sendiri (budidaya) produknya yaitu sayuran segar mereka tidak hanya memproduksi saat ada pesanan. Tetapi perusahaan ini memiliki pasar yang tetap maka mereka memenuhi pasar tetap itu dan masih memiliki stok lainnya meski belum ada pasarnya. Dengan kata lain perusahaan ini tidak menggunakan sistem tarik. d. Prinsip 4 (Ratakan beban kerja / heijunka) e. Prinsip 5 (Bangun budaya berhenti untuk memperbaiki masalah dan untuk memperoleh kualitas yang baik sejak awal) f. Prinsip 6 (Standar kerja merupakan fondasi dari peningkatan berkesinambungan dan pemberdayaan karyawan) Mereka memiliki standar bekerja (SOP) tertulis yang memang diwajibkan untuk ditaati g. Prinsip 7 (Gunakan pengendalian visual agar tidak ada masalah tersembunyi) Sayangnya tidak ada indikator visual yang terdapat pada perusahaan tersebut. Cara memilah barang dalam keadaan baik atau tidak langsung dilakukan oleh para pekerjanya. h. Prinsip 8 (Gunakan hanya teknologi handal yang sudah benar-benar teruji untuk membantu orang-orang dan proses Anda) Mereka menggunakan alat-alat yang tepat untuk fungsinya dari masa penanaman bibit hingga proses terakhir pengepakan. Meski alat-alat tersebut tidaklah canggih tetapi alat-alat tersebut bekerja secara efektif. i. Prinsip 9 (Kembangkan pemimpin yang benar-benar memahami pekerjaannya, menjiwai filosofi, dan mengajarkannya kepada orang lain) Perusahaan ini merekrut orang-orang untuk mengisi posisi-posisi penting dengan syarat minimal S1 dan membuat orang-orang tersebut harus beradaptasi lagi dengan sistem perusahaan. Dan mungkin kurang memahami pekerjaan bawahannya. j. Prinsip 10 (Kembangkan orang dan kelompok yang memiliki kemampuan istimewa, yang menganut filosofi perusahaan Anda) Pekerja di perusahaan ini kebanyakan memang orang-orang yang belum memiliki pengetahuan yang mencukupi. Namun sedikit demi sedikit mereka diajarkan mengenai cara pembudidayaan dan pengolahan produk perusahaan ini. k. Prinsip 11 (Hormati jaringan mitra dan pemasok Anda dengan memberi tantangan dan membantu mereka melakukan peningkatan) Sejauh yang kami lihat, peruahaan ini memiliki hubungan relasi yang baik karena mereka menghormati jaringan-jaringan mitranya. Namun kami

tidak melihat adanya suatu tantangan yang diberikan pada jaringan pemasoknya. l. Prinsip 12 (Pergi dan lihat sendiri untuk memahami situasi sebenarnya) Manajer diperusahaan ini sangatlah dekat dengan pekerjanya. Sering sekali dirinya turun langsung dan membangtu pekerjanya apabila ada pekerja yang mendapat kesulitan. m. Prinsip 13 (Buat keputusan secara perlahan-lahan melalui konsensus, pertimbangkan semua pilihan dengan seksama, kemudian implementasikan keputusan itu dengan sangat cepat) Disaat perusahaan ini membutuhkan suatu keputusan, akan diadakannya forum atau rapat. Dalam forum tersebut perusahaan menjabarkan permasalahan atau hambatan yang dialami oleh perusahaan. Dalam forum ini, dibukanya pendapat atau ide-ide yang dapat membangun perusahaan. Setelah itu, meramalkan dampak yang akan terjadi bila hal tersebut dilakukan oleh perusahaan. n. Prinsip 14 (Menjadi suatu organisasi pembelajar melalui refleksi diri tanpa kompromi (hansei) dan peningkatan berkesinambungan) Perusahaan ini selalu melakukan evaluasi dari setiap hasil pekerjaan dan membut mereka mengetahui apa saja kekurangan yang masih harus dibenahi.