Jawaban Tugas Bu Horri.docx

1. Project Integration Management 2. Project Scope Management 3. Project Time Management 4. Project Cost Management 5. Project Quality Management 6. Project Human Resource Management 7. Project Communications Management 8. Project Risk Management 9. Project Procurement Management 10. Project Stakeholder Management

Artinya dalam bahasa Indonesia 

Knowledge – Terkait pengetahuan project manager akan project management



Performance – Terkait dengan apa yang project manager mampu untuk aplikasi pengetahuan project management yang dimiliki.



Personal - Terkait dengan bagaimana perilaku project manager dalam melaksanakan proyek atau aktifitas terkait. Efektifitas personal mencakup attitude, karakter inti personal, dan kepemimpinan, yang menyediakan kemampuan untuk membimbing team proyek ketika mencapai objective proyek dan menyeimbangkan project constraints.

Dalam melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan tim proyek dan stakeholder, project manager yang efektif disyaratkan keseimbangan etika, interpersonal, dan keahlian konseptual yang dapat membantu mereka menganalisa situasi dan berinteraksi dengan sesuai. Sehingga diperlukan interpersonal skill yang penting bagi project manager (PMBOK), yaitu: 

Leadership.



Team building.



Motivation



Communication.



Influencing.



Decision Making (termasuk dalam problem solving).



Kesadaran budaya dan politis.



Negosiasi.



Trust building.



Manajemen konflik.



Coaching.

Group Proses Manajemen Proyek Group Proses manajemen Proyek Pada Group Process Manajemen Proyek Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan Tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu : a. Inisiasi Proyek b. Kontrol Proyek c. Perencanaan Proyek d.Penutupan/akhir proyek e.Eksekusi Proyek Dalam inisiasi proyek dilakukan sebuah pendefinisian proyek perencanaan. Mendefinisikan atau merinci suatu tujuan proyek tersebut, serta merencanakan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan, sesuai dengan. batasan yang telah disepakati di dalam inisiasi proyek ialah sebagai berikut: a. Eksekusi, Mengintregasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek. b. Kontrol, Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya. c. Akhir, Melakukan formalisasi hasil proyek.

Hubungan antara Grup proses dan area Knowledg nowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses. Memilih Metodologi Manajemen Proyek Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC). Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyekproyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol. Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang “one size fits all.” Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek.Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel “Defining & Classifying Project Management Methodologies.” Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel tersebut. Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek. Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel “Methodology Per Project”. Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi. Lebih jauh lagi.

Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar. Manajemen Proyek terdiri dari beberapa proses, sbb: • Executing Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi • Monitoring and Controlling Adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal. • Closing Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita ada: Project Management Intranet Site • Inisiasi Proyek. merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan. • Dokumen Inisiasi Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek. Rencana Proyek Adalah sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat. Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek jugapenyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek. Grup Proses Manajemen Proyek Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan, tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses. Bagian-bagian Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu • Inisiasi Proyek • Perencanaan Proyek • Eksekusi Proyek

• Kontrol Proyek • Penutupan/akhir proyek Inisiasi Proyek Pada manajemen proyek, fase inisiasi merupakan batu pijakan penting untuk memulai sebuah proyek. Dalam fase inilah, tiga poin utama yaitu lingkup pekerjaan, harga dan jadwal ditentukan. Penentuannya dapat dilakukan berdasarkan kesepakatan pemilik proyek dan penerima pekerjaan, atau hanya berdasarkan keputusan pemilik proyek. Di sini, keahlian negosiasi akan berperan banyak. Biasanya, dalam proyek yang melibatkan pihak pemerintahan, harga dan jadwal sudah ditentukan berdasarkan penetapan anggaran di tahun yang sedang berjalan. Oleh karena itu, penerima pekerjaan perlu bernegosiasi untuk masalah lingkup pekerjaan supaya tidak ada kerugian di kedua belah pihak. Group proyek inisiasi Perencanaan Proyek Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim. Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau dikarenakan tidak adanya perencanaan. Eksekusi Proyek Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu proyek tidak terikat secara langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari sebuah proyek apalagi jika itu adalah sebuah proyek yang berskala besar. Tapi yang harus disadari seorang manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus berjalan apapun hambatan yang mungkin dihadapi. Kontrol Proyek Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Akhir Proyek Melakukan formalisasi hasil proyek, berupa produk, servis, ataupun hasil khusus dari proyek • Project Integration Management Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsurunsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi. Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik. • Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung • Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan • Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

• Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface • Management (identifikasi dan manajemen Project Management Body of Knowledge (PMBOK) , bagi rekan rekan yang sudah mengetahui nya terlebih dahulu tentu tidak asing dengan PMBOK. Rekan rekan yang memang sudah masuk ranah korporat, bisnis skala besar dan juga lainnya tentu perlu sekali dan fasih dengan PMBOK. Bagi rekan rekan yang baru mendengar istilah PMBOK, saya harap artikel ini akan mengubah cara pandang rekan rekan yang selama ini mengenai tatacara mengerjakan proyek TI seperti pengembangan perangkat lunak bahkan pengembangan Sistem dan arsitektur juga infrastrukturnya. Perlu diketahui bahwasanya PMBOK merupakan standar yang paling banyak digunakan oleh berbagai proyek TI di dunia. Selain PMBOK ada satu lagi standar yang umum digunakan dan menjadi kewajiban di Uni-Eropa yaitu PRINCE2. Suatu proyek merupakan aktifitas yang dilakukan oleh tim dalam organisasi dalam jangka waktu tertentu. 3 Pilar batas utama dalam proyek seperti Scope, Time, Resource merupakan fundamental yang harus terpenuhi dalam proyek. Dalam tim nya pun terdapat beberapa peran penting yang harus ada diantarnya seperti Project manager, developers dan project owner/stakeholder. Ketiga peran ini memegang tanggungjawab masing masing yang diperlukan dan didefinisikan dalam standarPMBOKmaupun PRINCE2 untuk memenuhi 3 pilar utama dalam proyek. Sebelum kita masuk ke PMBOK, kita perlu tahu mengenai Project Life Cycle (PLC) terlebih dahulu yang merupakan alur dasar dari proyek. Dalam PLC perlu di definisikan secara runut Project Goal-> Project Plan-> Execution-> Evaluation->Closing. Urutan PLC inilah yang perlu dipahami sebagai pola mutlak dalam proyek yang baik. PMBOK merupakan suatu standar yang dibentuk oleh Project Management Institute (PMI) dengan tujuan agar dokumen itu menjadi acuan utama dalam pelaksanaan proyek. Harapannya dengan acuan atau kita sebut best practice tersebut dapat memberikan hasil dari proyek yang berkualitas dengan kompleksitas yang mudah dimengerti. Di dalam PMBOK versi 5 terdapat 47 proses dan 10 knowledge Areas, yang dikelompokkan menjadi 5 Process Group. yaitu : 1. Initiate 2. Plan 3. Execution 4. Monitoring/Controlling 5. Close

JAWABAN TUGAS

Dalam MindMap yang saya buat di atas merupakan pemetaan dari PMBOK v.5 yang akan menjadi baseline atau landasan utama dalam pengerjaan suatu proyek TI. Tidak seperti bayangan kita sebelumnya, pengerjaan suatu proyek memerlukan perencanaan dan pementaan yang baik \ agar dapat berhasil dengan berbagai resiko yang ditekan. Apabila kita tidak menerapkan baseline ini dalam pengerjaan suatu proyek, maka resiko kegagalan proyek akan sangat besar karena tiga pilar utama tidak terpenuhi dan itu memunculkan kerugian bagi kita. Proyek merupakan hal yang dikerjakan dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan atau goal tertentu, yang tentu melibatkan investasi yang cukup besar karena telah terhitung dengan rinci apa yang akan diperoleh saat proyek itu berhasil. Dalam PMBOK semua itu tersusun dengan baik dan rapi, sehingga siapapun yang memiliki knowledge akan PMBOK saat membaca dan bergabung dalam proyek tersebut akan mengikuti alur yang telah terlaksana dan belum terlaksana. Alhasil efisiensi dan juga potensi proyek berhasil dengan biaya, waktu dan sumber daya yang efisien pun dapat terwujud. Setiap bagian dalam PMBOK akan saya bahas dalam artikel series di Codepolitan. Namun sebelum itu, saya memerlukan bantuan rekan rekan yang telah memperoleh manfaat dari artikel ini dan penasaran kelanjutan pembahasan tentang PMBOK bisa klik tombol THANKS di sebelah kanan atas.