Isi2

[email protected]/[email protected] BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Judul desain Desain Sistem Informasi Pengadaan di Stikom 1.2 Latar Belakang Dalam rangka pencapaian program kerja dan peningkatan kinerja di Bagian Pengadaan STIKOM Surabaya, semua sistem kerja yang ada sekarang akan dilakukan perubahan karena sistem yang diterapkan hampir sudah tidak layak digunakan untuk kegiatan operasional terutama di dalam melakukan pengolahan data yang rumit dan bersifat rutinitas. STIKOM Surabaya merupakan lembaga di bidang pendidikan

yang

sehari-harinya

sering

melakukan

kegiatan

pembelian barang yang dibutuhkan. Di setiap bagian biasanya meminta

pembelian

barang

untuk

kebutuhan

sehari-hari

atas

persetujuan dari Kepala Bagian dan Wakil Ketua yang bersangkutan. Maka, STIKOM Surabaya membuat sebuah bagian khusus yaitu Bagian Pengadaan untuk melayani pemohon-pemohon yang meminta barang-barang

kebutuhannya.

Dalam

melayani

permintaan

pembelian dari pemohon, Bagian Pengadaan membuat sebuah rekapitulasi permintaan pembelian untuk mengetahui seberapa banyak permintaan pembelian dalam satu bulan. Hasil rekapitulasi permintaan

pembelian

tersebut

diserahkan

ke

Kepala

Bagian

Administrasi Umum untuk dibuat sebuah keputusan lebih lanjut. 1.3 Rumusan Masalah Dalam pelaksanaan kegiatan permintaan pembelian, Bagian Pengadaan

mengalami

permasalahan

yang

penting

karena

bersangkutan dengan kinerja dalam melayani permintaan pembelian dari pemohon. Permasalahan tersebut adalah sebagai berikut :

1

1.

Bagaimana Bagian Pengadaan melayani banyak permintaan pembelian

yang

dapat

menyebabkan

kegiatan

merekap

melakukan

kegiatan

permintaan pembelian tertunda? 2.

Bagaiman

cara

Bagian

Pengadaan

rekapitulasi menangani permasalahan yang dapat menyebabkan turunnya

kualitas

pendidikan

di

STIKOM

Surabaya

karena

kebutuhan barang yang dibutuhkan dari setiap bagian tidak terpenuhi? 1.4 Batasan Masalah Agar penulisan makalah ini lebih terarah, maka penulis akan memberikan batasan masalah yang akan dibahas sehingga hal ini tidak menyimpang dari tujuan yang handak dicapai. Pembahasan masalah berorientasi pada penggunaan komputer dalam melakukan pengolahan data permintaan pembelian barang dari pemohon, serta menganalisis sistem pengolahan data yang sudah diterapkan selama ini dan kelemahan-kelemahan dari sistem tersebut.

1.5 Tujuan Penulisan Sesuai dengan permasalahan di atas, penulisan makalah ini dibuat dan mempunyai tujuan yang hendak dicapai, antara lain : 1. Membuat sebuah aplikasi sederhana untuk membuat sebuah rekapitulasi permintaan pembelian secara otomatis agar Bagian Pengadaan

tidak

terlambat

dalam

menyerakan

rekapitulasi

permintaan pembelian ke Kepala Bagian Administrasi Umum. 2. Membuat database untuk menyimpan data barang dari permintaan pemohon untuk mengetahui apakah barang tersebut sudah terbeli atau belum. Selain itu, juga dapat mengetahui apakah barang tersebut sudah dikirim ke pemohon atau belum.

2

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Sistem Informasi Terdiri dari dua kata yaitu Sistem dan Informasi. Sistem sendiri berarti gabungan dari beberapa sub sistem yang bertujuan untuk mencapai satu tujuan. Informasi berarti sesuatu yang mudah dipahami oleh si penerima. Sistem Informasi memiliki makna sistem yang bertujuan menampilkan informasi. Pada jaman dahulu sebelum sistem komputer ada maka sistem informasi ini telah lebih dahulu ada dan berjalan dengan baik. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi

alur

informasi,

hal

ini

disebabkan

keanekaragaman

kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. 2.2 Perangkat Analisa Sistem Dalam membangun sebuah sistem yang sesuai dengan kriteria dari sistem informasi, diperlukan sebuah perangkat analisa sistem. Perangkat tersebut adalah suatu rancangan sistem baru yang akan menggantikan sistem lama dengan menggunakan sebuah gambaran sistem informasi, diantaranya adalah sebagai berikut : 2.2.1 Data Flow Diagram (DFD) DFD merupakan diagram yang mengunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Adapun yang digunakan dalam DFD adalah :

3

1.

Kesatuan Luar (External Entity) Kesatuan luar (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi persegi panjang atau suatu persegi panjang dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.

Entity

Gambar 1 Entity

2. Aliran Data Aliran data di DFD diberikan simbol suatu panah. Aliran data ini mengalir diantara process (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (External entity). Aliran data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Gambar 2 Aliran data

3. Proses Suatu process adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu aliran datayang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan aliran data yang akan keluar dari proses. Suatu proses dapat disimbolkan dengan notasi lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul. 0

Sistem Informasi Pengadaan Barang

Gambar 3 Proses

4

4.

Penyimpanan Data (Data Store) Penyimpan data (data store) merupakan penyimpan data yang berupa suatu file atau basis data di sistem komputer.

1

Data Store

Gambar 4 Data store

2.1.2 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relational Diagram merupakan salah satu pemodelan data konseptual

yang

paling

sering

digunakan

dalam

proses

pengembangan basis data bertipe relasional. Model E-R adalah rincian yang merupakan representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu. Model E-R terdiri dari beberapa komponen dasar yaitu sebagai berikut : 1. Entitas Entitas adalah sesuatu atau objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari sesuatu atau objek yang lainnya. Sebagai contoh, setiap mahasiswa dalam suatu universitas adalah suatu entitas. Setiap fakultas dalam suatu universitas adalah juga suatu entitas. Dapat dikatakan bahwa entitas bisa bersifat konseptual/abstrak atau nyata hadir di dunia nyata. 2. Atribut Atribut adalah properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Sebagai contoh entitas mahasiswa, atribut-atribut yang dimiliki adalah nim, nama mahasiswa, alamat dan lain-lain. 3. Hubungan Antar Relasi (Relationship)

5

Hubungan antar relasi adalah hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya. Misalnya, entitas mahasiswa

memiliki

matakuliah

hubungan

(mahasiswa

penggambaran

model

tertentu

mengambil E-R,

relasi

dengan

entitas

matakuliah). adalah

Pada

perekat

yang

menghubungkan suatu entitas dengan entitas yang lainnya.

4. Kardinalitas / Derajat Relasi Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Sebagai

contoh,

entitas-entitas

pada

himpunan

entitas

mahasiswa dapat berelasi dengan satu entitas, banyak entitas atau

tidak

satupun

entitas

dari

himpunan

entitas

kuliah.

Kardinalitas relasi yang terjadi di antara dua himpunan entitas dapat berupa: • Satu ke Satu(One to One) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, begitupun sebaliknya. • Satu ke Banyak(One to Many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. • Banyak ke Satu(Many to One) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya dengan entitas B. • Banyak ke Banyak(Many to Many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, dan demikian

6

sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

7

BAB III

SISTEM SAAT INI 3.1 Diagram Alir Sistem KEPALA BAGIAN

PEMOHON

START

Form Permintaan Pembelian

Menyetujui permintaan

Tidak

WAKIL KETUA

Menyetujui permintaan

Setuju / Tidak

BAG . PEMBELIAN

BAG . KEUANGAN

SUPPLIER

Menyetujui Anggaran Pembelian

Daftar Harga Barang

Merekap permintaan pembelian

Data Permintaan Pembelian

Ya Mengisi Form

Tidak Form Permintaan Pembelian yg telah terisi

Permintaan Pembelian

Form Permintaan Pembelian yg disetujui

Setuju / Tidak

Melakukan Survey

Ya Form Permintaan Pembelian yg disetujui

Membuat Pengajuan Anggaran

Laporan Pengajuan Anggaran

Tidak

Setuju / Tidak Ya

Anggaran Belanja

Merencanakan Pembelian

Proses Pembelian Daftar Pembelian List serah terima

2. Faktur Pembelian

2

1. Faktur Pembelian

1. Faktur Pembelian Memvalidasi sreah terima

Mendistribusikan Barang

List Serah Terima yg telah divalidasi

Gambar 5 Diagram alir sistem saat ini END

8

Prosedur-prosedur pengadaan barang yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Setiap pemohon mengisi Form Permintaan Pembelian 2. Sebelum diterima di Bagian Pengadaan, Form Permintaan Pembelian harus disetujui oleh Kepala Bagian dan Wakil Ketua dari pemohon. Kalau tidak disetujui Form Permintaan Pembelian tersebut akan dikembalikan ke pemohon 3. Setelah disetujui, Bagian Pengadaan membuat rekapitulasi permintaan pembelian dari pemohon 4. Dari permintaan pembelian tersebut, Bagian Pengadaan melakukan survey harga barang yang akan dibeli di supplier 5. Bagian Pengadaan akan membuat laporan pengajuan anggaran dari Daftar Harga Barang yang telah didapat 6. Bagian Keuangan menyetujui dan memberikan anggaran belanja ke Bagian Pengadaan. Jika tidak disetujui Laporan Pengajuan Anggaran akan dikembalikan ke Bagian Pengadaan 7. Bagian Pengadaan merencanakan pembelian dari anggaran belanja yang didapat dengan membuat daftar pembelian 8. Bagian pengadaan melakukan proses pembelian dan transaksi dengan supplier 9. Faktur Pembelian dari proses pembelian barang ada dua lembar, yang pertama untuk Bagian Keuangan dan yang kedua untuk Bagian Pengadaan 10.

Bagian Pengadaan mendistribusikan barang yang telah dibeli

ke pemohon dengan menyertakan tanda bukti serah terima barang 11.

Pemohon akan memvalidasi tanda bukti serah terima dari

barang yang telah diterimanya

9

12.

Bagian Pengadaan membuat list serah terima dari barang

yang diterima oleh pemohon

3.2 Analisa Data / Informasi Data-data atau informasi yang digunakan merupakan sebuah masukkan

dan

keluaran

dari

proses

yang

dilakukan

Bagian

Pengadaan dalam melayani permintaan pembelian dari pemohon. Data-data atau informasi yang digunakan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Form

Permintaan

Pembelian

digunakan

untuk

melakukan

permintaan pembelian di Bagian Pengadaan 2. Rekapitulasi

Permintaan

Pembelian,

dibuat

dan

disimpan

di

database 3. Daftar harga barang dari supplier 4. Laporan

Pengajuan

Anggaran

digunakan

untuk

mengajukan

anggaran belanja ke Bagian Keuangan 5. Anggaran belanja akan digunakan untuk merencanakan pembelian 6. Daftar pembelian digunakan untuk melakukan proses pembelian ke supplier 7. Faktur Pembelian adalah sebagai tanda bukti pembelian. Faktur Pembelian ada dua lembar, yang pertama untuk Bagian Keuangan dan yang kedua untuk Bagian Pengadaan

10

8. List Serah Terima adalah tanda bukti serah terima yang dibuat oleh Bagian Pengadaan untuk menunjukkan bahwa permintaan barang dari pemohon telah dikirim dan diterima

11

BAB IV

RANCANGAN SISTEM 4.1 Diagram Berjenjang 0 S istem In for m asi P en ga daa n Bara ng

1

1.1

M e m enu hi Perm in ta an Pem be lian

M ere ncanakan P e m belian

1.2

Pe m eriksaan P erm in taan Pem be lian

3

2

M en erim a Perm in taa n P em be lian

1.3

P er se tujuan Pe rm intaan Pem belian

2.1

M e nginputkan D ata Perm intaan pem belia n

2.2

M elakukan S u rvey B ar ang

M em buat P en ga juan An gga ran B elanja

3.1

3.2

3.3

M em esan M elaku ka n Gambar 6 DiagramP em berjenjang b elia n Ba ran g T r ansaksi Pe m belian

Dalam

rancangan

menjalankan

tiga

ini

proses

sistem

informasi

utama,

yaitu

3.4

M engin putkan D ata Pem be lian B ar ang

pengadaan

menerima

M en distribusika n Pe rm in taa n Pem be lian

barang

permintaan

pembelian, merencanakan pembelian, dan memenuhi permintaan pembelian. Proses menerima permintaan pembelian mempunyai tiga subproses antara lain, subproses pemeriksaan permintaan pembelian yang membutuhkan persetujuan dari Kepala Bagian, subproses persetujuan permintaan pembelian yang membutuhkan persetujuan dari Wakil Ketua, dan yang ketiga adalah subproses menginputkan data permintaan Pembelian. Subproses tersebut dilakukan Bagian Pengadaan

yang

digunakan

untuk

proses

selanjutnya.

Proses

merencakan pembelian mempunyai dua subproses antara lain, subproses melakukan survey yang dilakukan Bagian Pengadaan ke beberapa supplier untuk mencari tahu harga barang yangakan dibeli, dan subproses membuat pengajuan anggaran belanja. Proses yang terakhir adalah proses memebuhi permintaan pembelian yang memiliki lima subproses antara lain, subproses memesan pembelian barang,

melakukan

transaksi

pembelian

menginputkan

data

12

3.5

M e ng inpu tka n D a P en girim a n Baran

pembelian

barang,

mendistribuskan

permintaan

pembelian

ke

pemohon dan menginputkan data pengiriman barang. 4.2 Design Data Flow Diagram

Rancangan DFD sistem informasi pengadaan barang, digambar dengan empat entity yaitu pemohon, Wakil Ketua, Kepala Bagian, Bagian Keuangan, dan supplier. Pemohon di dalam sistem informasi pengadaan barang adalah sebagai seseorang yang memberikan masukan permintaan pembelian ke dalam sistem. Wakil Ketua dan Kepala Bagian memberikan persetujuan permintaan pembelian yang diajukan pemohon karena syarat untuk diterimanya permintaan pembelian adalah telah disetujuinya permintaan tersebut. Bagian Keuangan pada sistem berfungsi untuk memberikan anggaran belanja sesuai dengan kebutuhan anggaran yang diajukan. Entity keempat yaitu Supplier adalah penyedia barang kebutuhan, barang tersebut akan dipesan dan dibeli oleh Bagian Pengadaan sesuai dengan permintaan pembelian dari pemohon. Berikut ini adalah sebuah rancangan gambar sistem informasi pengadaan barang yang dimulai dari diagram konteks. 4.2.1 Context Diagram

13

Acc Permintaan Pembelian Wakil Ketua

Permintaan Pembelian Pemohon Acc Penerimaan Barang Acc Permintaan Pembelian

Kepala Bagian

0 Faktur Pembelian(1)

Laporan Pengajuan Anggaran

Pemesanan Pembelian Sistem Informasi Pengadaan Barang

+

Bagian Keuangan

Anggaran Belanja

Harga Barang

Supplier

Faktur Pembelian

Gambar 7 Konteks diagram

Process Sistem Informasi Pengadaan Barang Name:

Sistem Informasi Pengadaan Barang

Code:

SISTEM_INFORMASI_PENGADAAN_BARANG

Label: Number:

0

Lowest Level:

No

Process Reference List Connected via Acc Penerimaan Barang Acc Permintaan Pembelian Acc Permintaan Pembelian Anggaran Belanja Faktur Pembelian Faktur Pembelian(1) Harga Barang Laporan Pengajuan Anggaran Pemesanan Pembelian Permintaan Pembelian

Connected to Pemohon (External Entity) Wakil Ketua (External Entity) Kepala Bagian (External Entity) Bagian Keuangan (External Entity) Supplier (External Entity) Bagian Keuangan (External Entity) Supplier (External Entity) Bagian Keuangan (External Entity) Supplier (External Entity) Pemohon (External Entity)

Src

Dst X X X X X

X X X X X

Lists of objects External Entity List

14

Name Bagian Keuangan Kepala Bagian Pemohon Supplier Wakil Ketua

Code BAGIAN_KEUANGAN KEPALA_BAGIAN PEMOHON SUPPLIER WAKIL_KETUA

Data Store List Name Barang Pembelian Barang Pengiriman Barang Permintaan Pembelian

Code BARANG PEMBELIAN_BARANG PENGIRIMAN_BARANG PERMINTAAN_PEMBELIAN

Process List Name Sistem Informasi Pengadaan Barang

Code SISTEM_INFORMASI_PENGADAAN_BARANG

15

4.2.2 Data Flow Diagram Level 0

16

Permintaan Pembelian

Pemohon

2

Kepala Bagian

Barang

Data Barang 1 Acc Permintaan Pembelian Menerima Permintaan Pembelian

Acc Permintaan Pembelian

+ Wakil Ketua

Data Permintaan Pembelian

Permintaan Pembelian

1 Bagian Keuangan

Rencana Pembelian Barang

2

Laporan Pengajuan Anggaran

Harga Barang

Merencanakan Pembelian

Supplier

+ 1

Permintaan Pembelian

Barang yg akan dibeli

3 Faktur Pembelian(1)

Faktur Pembelian

Anggaran Belanja

Memenuhi Permintaan Pembelian

Acc Penerimaan Barang

+

Pemesanan Pembelian

Data Pembelian Barang Barang yg akan dikirim Data Pengiriman Barang 3

4

Pembelian Barang

Pengiriman Barang

Gambar 8 DFD level 0

Subprocess Menerima Permintaan Pembelian Name:

Menerima Permintaan Pembelian

Code:

MENERIMA_PERMINTAAN_PEMBELIAN

17

Label: Number:

1

Lowest Level:

No

Process Reference List Connected via Acc Permintaan Pembelian Acc Permintaan Pembelian Data Barang Data Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian

Connected to Wakil Ketua (External Entity) Kepala Bagian (External Entity) Barang (Data Store) Permintaan Pembelian (Data Store) Pemohon (External Entity)

Src

Dst X X

X X X

Subprocess Merencanakan Pembelian Name:

Merencanakan Pembelian

Code:

MERENCANAKAN_PEMBELIAN

Label: Number:

2

Lowest Level:

No

Process Reference List Connected via Harga Barang Laporan Pengajuan Anggaran Rencana Pembelian Barang

Connected to Supplier (External Entity) Bagian Keuangan (External Entity) Permintaan Pembelian (Data Store)

Src

Dst X

X X

Subprocess Memenuhi Permintaan Pembelian Name:

Memenuhi Permintaan Pembelian

Code:

MEMENUHI_PERMINTAAN_PEMBELIAN

Label: Number:

3

Lowest Level:

No

18

Process Reference List Connected via Acc Penerimaan Barang Anggaran Belanja Barang yg akan dibeli Barang yg akan dikirim Data Pembelian Barang Data Pengiriman Barang Faktur Pembelian Faktur Pembelian(1) Pemesanan Pembelian

Connected to Pemohon (External Entity) Bagian Keuangan (External Entity) Permintaan Pembelian (Data Store) Pembelian Barang (Data Store) Pembelian Barang (Data Store) Pengiriman Barang (Data Store) Supplier (External Entity) Bagian Keuangan (External Entity) Supplier (External Entity)

Src

Dst X X X X

X X X X X

4.2.3 Data Flow Diagram Level 1 Menerima Permintaan Pembelian

19

Kepala Bagian Pemohon

1

Permintaan Pembelian

Pemeriksaan Permintaan Pembelian

Acc Permintaan Pembelian

Permintaan Pembelian yg telah diperiksa Wakil Ketua

2

Acc Permintaan Pembelian

Persetujuan Permintaan Pembelian

Permintaan Pembelian yg disetujui

3

Menginputkan Data Permintaan Pembelian

2

Barang

Data Barang

Data Permintaan Pembelian

1

Permintaan Pembelian

Gambar 9 DFD level 1 Menerima permintaan pembelian

Subprocess Pemeriksaan Permintaan Pembelian Name:

Pemeriksaan Permintaan Pembelian

Code:

PEMERIKSAAN_PERMINTAAN_PEMBELIAN

Label: Number:

1.1

20

Lowest Level:

Yes

Process Reference List Connected via Acc Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian yg telah diperiksa

Connected to Kepala Bagian (External Entity) Pemohon (External Entity) Persetujuan Permintaan Pembelian (Process)

Src

Dst X X

X

Subprocess Persetujuan Permintaan Pembelian Name:

Persetujuan Permintaan Pembelian

Code:

PERSETUJUAN_PERMINTAAN_PEMBELIAN

Label: Number:

1.2

Lowest Level:

Yes

Process Reference List Connected via Acc Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian yg disetujui

Connected to Wakil Ketua (External Entity) Menginputkan Data Permintaan Pembelian

Permintaan Pembelian yg telah diperiksa

(Process) Pemeriksaan Permintaan Pembelian (Process)

Src

Dst X

X X

Subprocess Menginputkan Data Permintaan Pembelian Name:

Menginputkan Data Permintaan Pembelian

Code:

PRCS_188

Label: Number:

1.3

Lowest Level:

No

Process Reference List

21

Connected via Data Barang Data Permintaan Pembelian Permintaan Pembelian yg disetujui

Connected to Barang (Data Store) Permintaan Pembelian (Data Store) Persetujuan Permintaan Pembelian (Process)

Src

Dst

X X X

4.2.4 Data Flow Diagram Level 1 Merencanakan Pembelian

22

1

Supplier

Permintaan Pembelian

Rencana Pembelian Barang

1

Harga Barang

Melakukan Survey Barang

Daftar Kebutuhan Anggaran

2

Laporan Pengajuan Anggaran Membuat Pengajuan Anggaran Belanja

Bagian Keuangan

Gambar 10 DFD level 1 Merencanakan pembelian

Subprocess Melakukan Survey Barang Name:

Melakukan Survey Barang

Code:

MELAKUKAN_SURVEY_BARANG

Label:

23

Number:

2.1

Lowest Level:

Yes

Process Reference List Connected via Daftar Kebutuhan Anggaran

Connected to Membuat Pengajuan Anggaran Belanja

Harga Barang Rencana Pembelian Barang

(Process) Supplier (External Entity) Permintaan Pembelian (Data Store)

Src

Dst

X X X

Subprocess Membuat Pengajuan Anggaran Belanja Name:

Membuat Pengajuan Anggaran Belanja

Code:

MEMBUAT_PENGAJUAN_ANGGARAN_BELANJA

Label: Number:

2.2

Lowest Level:

Yes

Process Reference List Connected via Daftar Kebutuhan Anggaran Laporan Pengajuan Anggaran

Connected to Melakukan Survey Barang (Process) Bagian Keuangan (External Entity)

Src

Dst X

X

4.2.5 Data Flow Diagram Level 1 Memenuhi Permintaan Pembelian

24

1

Permintaan Pembelian

Barang yg akan dibeli Bagian Keuangan

1

Memesan Pembelian Barang

Pemesanan Pembelian

Supplier

2 Anggaran Belanja Melakukan Transaksi Pembelian

Faktur Pembelian

Faktur Pembelian(1)

Faktur Pembelian(2)

3

Menginputkan Data Pembelian Barang

Data Pembelian Barang

3

Pembelian Barang

Barang yg akan dikirim Pemohon 4

5

Menginputkan Data Pengiriman Barang

List Serah Terima

Mendistribusikan Permintaan Pembelian

Acc Penerimaan Barang

Data Pengiriman Barang

4

Pengiriman Barang

Gambar 11 DFD level 1 Memenuhi permintaan pembelian

Subprocess Memesan Pembelian Barang

25

Name:

Memesan Pembelian Barang

Code:

MEMESAN_PEMBELIAN_BARANG

Label: Number:

3.1

Lowest Level:

Yes

Process Reference List Connected via Barang yg akan dibeli Pemesanan Pembelian

Connected to Permintaan Pembelian (Data Store) Supplier (External Entity)

Src

Dst X

X

Subprocess Melakukan Transaksi Pembelian Name:

Melakukan Transaksi Pembelian

Code:

MELAKUKAN_PEMBELIAN

Label: Number:

3.2

Lowest Level:

Yes

Process Reference List Connected via Anggaran Belanja Faktur Pembelian Faktur Pembelian(1) Faktur Pembelian(2)

Connected to Bagian Keuangan (External Entity) Supplier (External Entity) Bagian Keuangan (External Entity) Menginputkan Data Pembelian Barang

Src

Dst X X

X X

(Process)

Subprocess Menginputkan Data Pembelian Barang Name:

Menginputkan Data Pembelian Barang

Code:

MENGINPUTKAN_DATA_PEMBELIAN_BARANG

Label: Number:

3.3

26

Lowest Level:

Yes

Process Reference List Connected via Data Pembelian Barang Faktur Pembelian(2)

Connected to Pembelian Barang (Data Store) Melakukan Transaksi Pembelian (Process)

Src

Dst

X X

Subprocess Mendistribusikan Permintaan Pembelian Name:

Mendistribusikan Permintaan Pembelian

Code:

MENDISTRIBUSIKAN_PERMINTAAN_PEMBELIAN

Label: Number:

3.4

Lowest Level:

Yes

Process Reference List Connected via Acc Penerimaan Barang Barang yg akan dikirim List Serah Terima

Connected to Pemohon (External Entity) Pembelian Barang (Data Store) Menginputkan Data Pengiriman Barang

Src

Dst X X

X

(Process)

Subprocess Menginputkan Data Pengiriman Barang Name:

Menginputkan Data Pengiriman Barang

Code:

MENGINPUTKAN_DATA_PENGIRIMAN_BARANG_

Label: Number:

3.5

Lowest Level:

Yes

27

Process Reference List Connected via Data Pengiriman Barang List Serah Terima

Connected to Pengiriman Barang (Data Store) Mendistribusikan Permintaan Pembelian

Src

Dst

X X

(Process)

4.3 Design Database Rancangan basisdata merupakan salah satu perancangan sistem informasi yang digunakan untuk pengolahan data. Pada sistem informasi pengadaan barang, peyimpanan data terbagi menjadi empat

yaitu,

data

permintaan

pembelian,

data

barang,

data

pembelian barang dan data pengiriman barang. Berikut ini adalah gambar rancangan basisdata dengan entitas dari peyimpanan data di atas.

28

4.3.1 Entity Relationship Diagram

Gambar 12 Entity Relationship Diagram

Pada gambar di atas, setiap entitas mempunyai relasi dengan entitas yang lain. Data permintaan barang mempunyai relasi data barang karena setiap permintaan pembelian berupa barang. Data Barang juga berelasi dengan data pembelian barang dan pengiriman barang karena setiap barang di sistem informasi pengadaan barang mempunyai data apakah barang ini telah terbeli dan telah dikirim ke pemohon atau belum. 4.3.2 Conceptual Data Model

29

Pengiriman Barang No_Pengiriman Tgl_ Diterima Nama Penerima Kondisi Barang

mengirim

Barang No_Barang Nama Barang Jumlah Barang Kegunaan Keterangan

memint a

Permintaan Pembelian No_PP Tgl_PP Nama Pemohon Nama Bagia n

membeli

Pembelian Barang No_Pembelian Tgl_Pembelian Nama Supplie r Alamat Supplier No_Telp Supplier Harga Pembelian

Gambar 13 Conceptual Data Model

4.3.3 Physical Data Model

30

PENGIRIMAN_BARANG NO_PENGIRIMA N varc har(5) TGL_DITERIMA date NAMA _PENERIMA varc har(20) KONDISI_BARANG varc har(50) NO_PENGI RIMAN = NO_PENGIRIMAN

BARANG NO_BARANG NO_PP NO_PEMBELIAN NO_PENGIRIMA N NAMA _BARANG JUMLAH_BARANG KEGUNAAN KETERA NGAN

varc har(5) varc har(5) varc har(5) varc har(5) varc har(50) numeric (3) varc har(50) varc har(50)

NO_PP = NO _PP

PERMINTAAN_PEMBELIA N NO_PP varc har(5) TGL_PP date NAMA _PEMOHON varc har(20) NAMA _BAGIAN varc har(20)

NO_PEMBELIAN = NO_PEMBELIAN

PEMBELIAN_BARANG NO_PEMBELIAN varc har(5) TGL_PEMBELIA N date NAMA _SUPPLIER varc har(20) ALA MAT_SUPPLIER varc har(50) NO_TELP_SUPPLIER varc har(15) HARGA_PEMBELIA N numeric (6)

Gambar 14 Physical Data Model

4.4 Design User Interface

31

Gambar 15 Menu utama aplikasi pengadaan barang

Perancangan user interface diperlukan pada program aplikasi ini dengan tujuan untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan program apikasi ini. Dengan adanya user interface ini berbagai pengguna baik yang awam, maupun yang sudah berpengalaman dapat mengoperasikan program ini tanpa adanya kesulitan yang besar. Pada saat aplikasi ini diakses, halaman yang tampil pertama kali adalah halaman utama dengan gambar logo STIKOM di tengah dan tertulis judul aplikasinya yaitu sistem informasi pengadaan barang. Halaman utama ini menampilkan beberapa menu, yaitu permintaan pembelian, barang, pembelian, dan pengiriman. 4.4.1 Design Input

Gambar 16 Form permintaan pembelian

Pada saat pengguna masuk ke menu permintaan pembelian, aplikasi

akan

menampilkan

data

permintaan

pembelian.

Jika

32

pengguna ingin memasukkan permintaan pembelian ke penyimpanan data, maka pengguna harus menekan tombol masukkan dan akan muncul form permintaan pembelian. Form tersebut digunakan sebagai masukkan data permintaan pembelian dari pemohon. Secara otomatis permintaan pembelian tersebut akan tersimpan di data permintaan pembelian.

Gambar 17 Form pembelian barang

Jika pengguna ingin memasukkan data permintaan barang yang terbeli, pengguna harus masuk ke menu barang. Setelah itu, menekan tombol masukkan pembelian di sebelah kiri bawah. Pengguna akan disuruh untuk mengisi form pembelian barang yang telah terbeli.

Gambar 18 Form pengiriman barang

Selain itu, pada menu barang pengguna juga bias memasukkan data pengiriman barang dengan menekan tombol masukkan pengiriman di sebelah kiri tombol masukkan pembelian barang. Setelah itu, pengguna akan disuruh mengisi form pengiriman barang apakah barang telah dikirim ke pemohon atau belum.

33

4.4.2 Design Output

Gambar 19 Data permintaan pembelian

Sesuai dengan tujuan makalah ini, aplikasi ini telah dirancang untuk membuat rakapitulasi data secara otomatis. Dengan masuk ke menu permintaan pembelian, pengguna akan melihat data rekapitulasi permintaan pembelian untuk setiap bulan. Rekapitulasi tersebut bisa dicetak oleh pengguna untuk diserahkan ke Kepala Bagian Administrasi Umum.

Gambar 20 Data barang

34

Pengguna juga bisa mencetak data barang yang terbeli dengan masuk ke menu barang. Data barang tersebut digunakan untuk mengetahui apakah barang sudah terbeli dan sudah dikirim ke pemohon atau tidak.

Gambar 21 Data pembelian barang

Jika pengguna ingin mengetahui berapa jumlah pembelian barang pada setiap bulannya, pengguna cukup masuk ke menu pembelian barang. Data tersebut juga bisa dicetak.

Gambar 22 Data pengiriman barang

Selain itu, pengguna juga bisa melihat data pengiriman barang dengan masuk ke menu pengiriman barang untuk mengetahui barang tersebut diterima oleh siapa dan dengan kondisi bagaimana.

35

BAB V

PENUTUP 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil yang telah dicapai pada pembuatan program aplikasi dan target awal perancangan program dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu aplikasi yang dirancang ini dapat membuat rekapitulasi secara otomatis sehingga pengguna sebagai Bagian Pengadaan

dapat melayani permintaan pembelian dari pemohon

dengan cepat dan tidak terganggu oleh pekerjaan lain. 5.2 Saran Saran penulis untuk program aplikasi ini adalah Fitur yang tersedia pada aplikasi telah dapat mengatasi permasalahan yang ada pada sistem lama. Namun demikian, seiring dengan berjalannya waktu, perkembangan bisnis pada perusahaan juga akan semakin meningkat. Oleh karena itu, diperlukan pengembangan yang lebih lanjut terhadap fitur yang sudah ada.

36