Instructivo Excel 2007 Hms

INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL

SOLUCIONES SIMPLES A PROBLEMAS COMPLEJOS

INSTRUCTIVO

WEB

EXCEL

ORIENTADO A RESULTADOS

Ing. Héctor Montero Sobrado

Ing. Héctor Montero Sobrado [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

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INDICE A Acceso a los Barra de con la Tecla ALT ................9 Administrador de Informes y Vistas Personalizadas ...............................................38 Al Iniciar Excel......................................................6 Autofiltros con la Función de Subtotales ..........28 B Barras de Herramientas para acceso Rápido, su configuración ...................................................8 Bases de Datos, 6 Reglas para su construcción.48 BUSCARH Buscar Horizontal.............................44 C Códigos ASCII ....................................................49 COMBINACIÓN DE Algunas TECLAS y SÍMBOLOS ASCII .................................................................3 Combinación de Teclas Rápidas ........................50 Componentes de la Pantalla de EXCEL................6 CONCATENAR VALORES y el uso de & Comercial .......................................................................33 Configuración General de Excel...........................8 Convertir TEXTO EN COLUMNAS.......................39

Forma de Guardar los documentos...................11 Formas de Copiado varias .................................23 Formato Condicional .........................................32 Formatos de Celdas ...........................................15 Formatos Especiales tabla con Ejemplos...........47 Función BD Min y BD Max .................................42 Función BD Suma...............................................41 Función BUSCARV Buscar Vertical....................43 Función de Subtotales, con Filtros ....................29 Función Lógica SI ...............................................42 Funciones de Base de datos ..............................41 Funciones de Texto............................................40 Funciones Excel- Generalidades ........................40 G Gráficos..............................................................34 Guardar Archivos Excel con Contraseña............11 H Hipervínculos.....................................................12 I Impresión de Documentos ................................20 Insertar comentarios .........................................34

D

M

Dar Formato como TABLA .................................27

Modos de Presentación de la Hoja Electrónica.11 Movimiento y Utilización de las teclas ................9

E ELEGIR DE LA LISTA............................................12 Estilos de Celda..................................................26 EXCEL Elementos de la Pantalla ..........................7

N Nombres y pantalla de administración .............25 O

F Filtros Avanzados...............................................30 Filtros Introducción General..............................28 Forma de Copiado en celdas adyacentes ..........23 Forma de Copiado Utilizando el ratón y Tecla CTRL ...............................................................23

Opciones del Botón derecho .............................13 Ordenamientos Avanzados de Base de Datos...14 Ordenar una Base de Datos...............................13

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL P

T

Pegado especial su aplicación específica ..........24 PESTAÑAS, sustitución de los Menú Contextuales .........................................................................9

Teclas para acceso a PESTAÑAS y Barra de Herramientas .................................................10 V

R Referencias Absolutas y Relativas .....................24

Validacion de listas ............................................45 Validacion de listas EXTERNAS ..........................46

S Subtotales..........................................................31

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL COMBINACIÓN DE Algunas TECLAS y SÍMBOLOS ASCII En Combinación Es Utilizada en La Tecla con Windows

Wind

E

Wind

F

Wind

D

Wind

R

Wind

L

ALT

F4

SHIFT

F11

CTRL

Repag

CTRL

Avpag

CTRL

Z

CTRL

SCROLLER

CTRL

Home (Inicio)

Excel

Barra (Espaciadora) Barra (Espaciadora)

Excel

CTRL

+

Excel

CTRL

-

Excel

CTRL+SHIFT

Teclas direccionales

Excel

CTRL

*

Excel

CTRL

X

Excel

SHIFT CTRL

Windows Windows Windows Windows Windows Excel Excel Excel Excel Excel

Excel

Y ejecuta la siguiente FUNCION Llama al explorador Buscar Minimizar Ejecutar Bloquea el Equipo Cerrar Inserta una hoja Retrocede las hojas de trabajo Avanza las hojas de trabajo Deshacer Zoom, si está activado en Opciones Regreso A1 Selecciona Fila Selecciona columna Inserta la selección Elimina selección Marcar hacia la tecla direccional Marcar base de datos Cortar

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La Tecla

En Combinación con

CTRL

C

CTRL

V

CTRL

ENTER

CTRL

J

SHIFT

F2

SHIFT

F3

ALT

ENTER

CTRL

F3

1

Copiar

EXCEL EXCEL

Pegar Copia en celdas adyacentes

EXCEL EXCEL EXCEL EXCEL EXCEL

EXCEL

Rellenar Insertar comentario Insertar funciones Salta un “renglón” en la misma celda Insertar nombre Muestra nombres Formato de celda

EXCEL

F2

EXCEL

F5 CTRL

Y ejecuta la siguiente FUNCION

EXCEL

EXCEL

F3 CTRL

Es Utilizada en

I

EXCEL

Editar Ir A..... Ir A.....

Estas combinaciones corresponden al OFFICE en versión español

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Inicio de la pantalla explicativa Barra de Herramientas acceso rápido

Botón OFFICE Cuadro de Nombres

Barra de Fórmulas

Grupo de Comandos por pestaña

Pestañas de opciones

Botones Minimizar, Restaurar y Cerrar

Nombre de Columna

Barras desplazamiento Número de Filas

Hojas activas

Barra de Estado

Para comenzar a trabajar con Excel lo podemos hacer de distintas formas : Desde la pestaña de INICIO : a.- Hacemos Clic la pestaña de de Programas. b.- Y dentro de esto, elegiremos EXCEL. Si tenemos un Acceso Directo solamente Hacemos Clic el que corresponda a EXCEL. Si tenemos la barra de acceso de Office le Hacemos Clic también. Si nos damos cuenta, y a lo largo del curso, para una misma cosa podemos ir por varios caminos. PRIMERA ENTRADA EN EXCEL. Cuando iniciamos Excel por primera vez nos aparecerá una cuadro de texto, en el cual, si lo tenemos iniciado la computadora con red nos pedirá nuestro nombre y las iniciales para después trabajar con ellos. También sirve para saber quien crea los documentos por defecto. También aparecerá un cuadro para elegir el tipo de documento que queremos escribir. Este ultimo aparecerá cuando demos Nuevo. A partir de este punto, iniciaremos un interesante recorrido por algunas de la principales herramientas con las que cuenta EXCEL, para hacer más productiva nuestra gestión en las compañías.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL. Al ejecutar Excel nos aparecerá la siguiente pantalla :

La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos barra des y barras de herramientas ahora son más fáciles de encontrar en las pestañas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada. Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan más útiles para completar dichas tareas correctamente. La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones. La cinta de opciones está formada por diferentes pestañas. Cada pestaña está relacionada con un tipo de trabajo específico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada pestaña, debe hacer clic en las pestañas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La pestaña Inicio, que es la primera pestaña empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente utiliza con más frecuencia. Los comandos están organizados en pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, los comandos para editar celdas están reunidos en el grupo Modificar, y los comandos para trabajar con celdas están en el grupo Celdas. Barra de títulos : Aparece en la primera línea y asigna el nombre del documento por el usuario o el genérico asignado por la computadora. Un documento tendrá nombre cuando se grabe . Barra de Acceso Rápido : Es la que aparece, al lado izquierdo, siempre en la primer línea y corresponde a iconos pequeños, esta barra viene de alguna forma a sustituir la pestaña de tipo texto de versiones anteriores. Botón Office : En este botón aparecen la opciones de abrir, guardar archivo, publicar, Preparar Enviar, y la funcionalidad desde la cual se parametrizan las diversas opciones de EXCEL 2007 (Fórmulas, Complementos, ect.) Pestañas de OPCIONES : Son las diferentes pestañas, en las que se dividen las diversas funcionalidades de EXCEL. (INICIO, INSERTAR, DISEÑO DE PÁGINA, FÓRMULAS, DATOS, REVISAR, VISTA) Zona de trabajo : es la que escribimos. Esta conformado por las celdas. Barras de desplazamientos : Se encuentran en el borde inferior y derecha de la pantalla y su función es para desplazar el punto de inserción (I) con rapidez por la zona de texto. Barra de estado : Es la ultima línea de la pantalla y ofrece información adicional como el numero de pagina actual, posición del cursor y además de describir una pequeña ayuda de la opción de barra de elegida.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Barras de Herramientas de Acceso Rápido de EXCEL Excel cuenta con barras de herramientas, compuestas de íconos, los cuales a su vez ejecutan algunas acciones específicas ya sea sobre las celdas, grupo de fórmulas, o bases de datos. Podemos agregar o quitar ya sea botones según se necesite Se debe de presionar el botón de lista desplegable, y luego seleccionar la opción Más comandos. NOTA: NO se recomienda tener en forma simultánea MUCHOS botones en primer plano, pues consumen uso de memoria en muchos casos en forma Innecesaria.

Configuración de EXCEL Desde el botón de OFFICE, se selecciona, en la parte inferior derecha, el botón denominado “OPCIONES de EXCEL”, y aparece el cuadro o la figura que está a la izquierda. Desde esta funcionalidad, podremos cambiar algunos elementos de la configuración Default de Excel, tales como Nombre del Usuarios, hacer que podamos ver u ocultar barras, cambiar el movimiento del cursor después del ENTER, fijar tiempos para Autoguardar y otros .

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL AGILIDAD DE MOVIMIENTO Y UTILIZACIÓN DE EXCEL, Cuando se trabaja por primera vez en Excel, le puede ocurrir que no sepa como borrar, como pasar más adelante del documento, etc ... Solo tiene que saber unas normas o consideraciones iniciales : La tecla Retroceso sirve para borrar hacia la izquierda. La tecla SUPR sirve para borrar hacia la derecha. La tecla INTRO/ENTER para ir a la siguiente línea. Excel pasa automáticamente al final de la línea. Para entrar en una celda que esta escrita daremos a F2. También existe un método para acceder a los barra des como es con la tecla ALT.y la teclas que está Subrayada en la pestaña de contextual Concepto de PESTAÑAS , Es importante mencionar, que para moverse entre “pestañas”, basta con que se gire la rueda del Mouse, en los casos que aplica. Pestaña INICIO: Grupo de Comandos (Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas, Modificar)

Pestaña INSERTAR: Grupo de Comandos (Tablas, Ilustraciones, Formas, Gráficos, Vínculos, Texto)

Pestaña DISEÑO DE PÁGINA: Grupo de Comandos (Temas, Configuración de Página, Ajustar Área de Impresión, Opciones de la Hoja, Organizar)

Pestaña FORMULAS: Grupo de Comandos (Biblioteca de Funciones, Nombres definidos, Auditoría de Fórmulas, Cálculo)

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Pestaña DATOS: Grupo de Comandos (Obtener datos Externos, Conexiones, Ordenar y Filtrar, Herramientas de datos, Esquema y Análisis de datos)

Pestaña REVISAR: Grupo de Comandos (Revisión, Comentarios, Cambios)

Pestaña VISTA: Grupo de Comandos (Vistas del Libro, Mostrar Ocultar, Zoom, Ventanas, Macros)

Teclas para accesos a pestañas , Presionando la tecla ALT, aparecerán los cuadro blancos que contiene parte de la secuencia necesaria para ejecutar el comando seleccionado. Ubicado en una celda cualquiera, presione en forma secuencial (NO SIMULTANEA ¡), las teclas (puede ser mayúscula o minúscula: ALT, O, P, ahora introduzca un número, el mismo deberá de quedar como un PORCENTAJE.

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MODOS DE PRESENTACION. Excel presenta la posibilidad de trabajar o visualizar los documentos que realicemos de diferentes modos o formas. Todos estas formas de visualización lo tenemos bajo la pestaña de VER o en los botones de visualización que están situados en el extremo inferior izquierdo de la pantalla junto a la barra de estado. Podemos visualizar desde el 10% hasta el 500%. Esta opción se encuentra en la parte inferior derecha de la hoja electrónica

Vista normal.

Es la página que esta predeterminada de Excel y es la que trabajamos más habitualmente. Vista Salto de página. Es una vista en la visualizaremos como se va a imprimir el archivo, es el tercer botón, antes del 100% GUARDAR UN DOCUMENTO. Para guardar o grabar un documento se realizara de la siguiente forma : Presionar en el Botón Office. A continuación elegir una de estas dos opciones : Guardar como : Cuando se realiza por primera vez. Guardar : Las veces restantes. Cuando elegimos "Guardar como" nos saldrá un cuadro para especificar el nombre del documento y donde va a estar su ubicación. Guardar Documentos con Contraseña. Presione el BOTON Guardar, luego la opción Herramientas, Opciones Generales, aquí aparece un cuadro de diálogo, en el se debe de introducir LA CLAVE, y listo. ELIMINAR ARCHIVO. Para borrar o eliminar un Archivo debemos de realizar los siguientes pasos : Presionar en la pestaña de Archivo. A continuación elegir la opción Guardar como . Localizar el archivo a borrar. Una vez localizado dar al botón derecho del ratón para que nos salga un barra de. Dentro de este, elegir Eliminar. SALIR DE EXCEL Para finalizar la sesión con Excel, tenemos que seguir cualquiera de estas opciones : Ir al botón de OFFICE y dentro de este elegir Cerrar. Dar un doble clic a la X de la esquina superior izquierda.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Hipervínculos

El ícono, se encuentra en la pestaña INSERTAR. Básicamente esta función, crea un acceso directo o salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, intranet o Internet. Cuando haga clic en la celda que contenga la función HIPERVINCULO, Microsoft Excel abrirá el archivo almacenado en ubicación_del_vínculo. Sintaxis HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) Ubicación_del_vínculo es la ruta y el nombre de archivo del documento que se desea abrir como texto. Ubicación_del_vínculo puede hacer referencia a un lugar en un documento, como por ejemplo una celda específica o un rango con nombre en una hoja de cálculo de Microsoft Excel o libro, o a un marcador en un documento de Microsoft Word. La ruta puede ser a un archivo almacenado en una unidad Nombre_descriptivo es el texto o valor numérico de celda al que se salta. El nombre_descriptivo se muestra en azul y está subrayado. Si contenido_de_celda se pasa por alto, la celda muestra ubicación_del_vínculo como texto de salto. Observaciones Ubicación_del_vínculo puede ser una cadena de texto encerrada entre comillas o una celda que contiene el vínculo como cadena de texto. Nombre_descriptivo puede ser un valor, una cadena de texto, un nombre o una celda que contiene el texto o valor al que se salta. Si nombre_descriptivo devuelve un valor de error (por ejemplo, #¡VALOR!), la celda mostrará el error en lugar del texto de salto. Si el salto especificado en ubicación_del_vínculo no existe o no está permito desplazarse por él, aparecerá un error cuando se haga clic en la celda. Para seleccionar una celda que contenga HIPERVINCULO, haga clic en una celda al lado de ésta y, a continuación, utilice una tecla de dirección para desplazarse a la celda. ELEGIR DE LA LISTA: Para mantener la trazabilidad de los datos introducidos en una Base de datos es necesario garantizarse que los datos sean los mismos, ubíquese en cualquier columna que tenga datos de TEXTO y presione el botón derecho escoja la opción ELEGIR DE LA LISTA DESPLEGABLE y simplemente seleccione lo que necesita (la lista aparece ORDENADA).

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL BOTON DERECHO: En esta versión, al presionar el botón derecho, aparece la lista con las opciones típicas, pero también aparece un cuadro con botones para hacer cambios de tipos de letra, tamaños, moneda etc..

ORDENAMIENTOS de base de datos: No hace falta MARCAR ningún área simplemente ubíquese debajo de la columna o criterio que necesite ordenar y presione el botón AZ o ZA , en caso de necesitar ordenamientos múltiples vaya al barra de DATOS ORDENAR y desde este cuadro se selecciona los campos a ordenar así como su criterio (ascendente o descendente . Esta funcionalidad, puede ser utilizada desde cualquiera de las siguientes pestañas: Pestaña INICIO y la Pestaña Datos

Pestaña INICIO

Pestaña DATOS

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Cuando se selecciona, la opción “ordenar datos”, de la pestaña Datos, aparece una pantalla con varias opciones de ordenamientos mucho más avanzadas

Opciones avanzadas de ordenamientos Con esta opción, el usuario puede agregar más de 10 niveles de ordenamientos, obteniendo una mayor amplitud de análisis

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Formato de celdas Veremos las diferentes opciones disponibles en EXCEL respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda. NOTA: Al final de este Documento se adjunta un cuadro con varios tipos de Formatos. La tecla rápida de acceso a la pantalla de Formato de celda es CTRL+1 .

Todos los aspectos relacionados a temas de formatos se encuentran en la pestaña INICIO.

modificar el aspecto. 2 Seleccionar el grupo de herramientas Fuente. 3 Elegir la opción Celdas... 4 Hacer clic sobre la Opción Fuente. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos : 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos

6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el

recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro. Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles). Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva. Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observe como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra. Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la izquierda. Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas los opciones de fuente que EXCEL tiene por defecto. Ing. Héctor Montero Sobrado 15 [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

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Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo. Si no tiene muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de fuente. Alineación Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación. 2 Seleccionar la pestaña de Formato. 3 Elegir la opción Celdas... 4 Hacer clic sobre la Opción Alineación. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar. A continuación pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro. Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones: GENERAL: Es la opción de EXCEL por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observe como a la derecha aparece un recuadro de Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas. DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos. Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir entre una de las siguientes opciones: Ing. Héctor Montero Sobrado 16 [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. EXCEL ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola. En la Barra de Acceso Rápido, disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como: Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda. Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas. Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos. Si no tiene muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de alineación. Bordes Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos : 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2 Seleccionar la pestaña de Formato. 3 Elegir la opción Celdas... 4 Hacer clic sobre la Opción Bordes. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro. Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones: NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. CONTORNO: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas. INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes. En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro dla pestaña de. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de Bordes. Tramas Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarla de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2 Seleccionar la pestaña de Formato. 3 Elegir la opción Celdas... o presione CTRL+1 4 Hacer clic sobre la Opción Tramas. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro. Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color. Trama: Se elegirá de la lista un estilo de trama, así como el color de la trama. En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar el sombreado de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar la pestaña de. Números Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda . Para ello, seguir los siguientes pasos: 1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números. 2 Seleccionar la pestaña de Formato. 3 Elegir la opción Celdas... 4 Hacer clic sobre la Opción Número. Ing. Héctor Montero Sobrado 18 [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha: 5 Elegir las opciones deseadas del recuadro. 6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro. Categoría: Se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son: GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos enteros, con decimales y con punto de miles. MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles nos permite visualizar el número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre lleva junto con el símbolo monetario el separador de miles. PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1 equivaldrá a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Impresión de Documentos Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos. Todas las funcionalidades relacionanda con la impresión de documentos se encuentra en la pestaña DISEÑO de PAGINA. Primeramente debe de establecer el ÁREA DE IMPRESIÓN, esto se hace marcando el área que desea imprimir, y luego presione desde el grupo de iconos “Configurar Página”, el botón ÁREA DE IMPRESIÓN, la opción Establecer área de Impresión. Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja. Para ir a vista preliminar, seguir los siguientes pasos: desde el grupo de iconos “Configurar Página”, el botón IMPRIMIR TITULOS, aparecerá entonces el cuadro aquí mostrado, la opción Establecer área de Impresión O bien, hacer clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.

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En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observe como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1). En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones: para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado. para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados. Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera. Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón . Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo de Impresión explicados a continuación. Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón , para que aparezca el cuadro de Configurar página explicado a continuación. En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde hará EXCEL los saltos de página, estas líneas no se imprimirán. Antes de imprimir una hoja de cálculo, EXCEL nos permite modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,... Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos : 1 Selecciona la pestaña de Archivo. 2 Elige la opción Configurar página... Aparecerá el cuadro de diálogo inferior. Dicho cuadro consta de 4 Opciones. La primera de las Opciones se denomina Página. 3 Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de la misma forma). 4 En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinado por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, y así se imprimiría en una sola hoja,...). Observe como en la parte derecha disponemos de 3 botones: Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá. Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente. Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir. 5 Haga clic sobre la Opción Márgenes. 6 En esta Opción podrás modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto éstos están a 0. 7 Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúe. 8 Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto vertical como horizontalmente, EXCEL nos lo realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente. 9 Haga clic sobre la Opción Encabezado y pie de página. Hay dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra hoja de cálculo. Ing. Héctor Montero Sobrado 21 [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL También nos lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados o pies de página a utilizar. 10 Si deseas modificar el encabezado, haga clic sobre el botón Personalizar encabezado... 11 Si deseas modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página... Para conocer cómo personalizar los encabezados o pies de página . 12 Haga clic sobre la Opción Hoja. 13 En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: LÍNEAS DE DIVISIÓN para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. BLANCO Y NEGRO por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro. CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. TÍTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, sería aconsejable guardarla, y después, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona la pestaña de Archivo. 2 Elegir la opción Imprimir... Si esta opción no se encuentra en la pestaña de, situarse primero sobre el botón para ampliar la pestaña de. O bien, hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha, sólo en caso de acceder mediante la pestaña de, no con el botón de la barra de herramientas. 3 En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la que se supone que se va a imprimir. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá. 4 En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja. 5 En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango, especificándolo a continuación. 6 En Copias, indicar el número de copias a realizar. 7 Haga clic sobre el botón Aceptar.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL FORMAS de Copiado Copiar celdas Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar. Copiar celdas utilizando el Portapapeles La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posición, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona las celdas a copiar. 2 Selecciona la pestaña de Edición. 3 Elige la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar la pestaña de. O bien, haga clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas. Observe como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información situada en el portapapeles. 4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas. 5 Selecciona la pestaña de Edición. 6 Elige la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar la pestaña de. O bien, haga clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas. Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas. En el paso 4 no tiene por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, EXCEL extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar. Copiar celdas utilizando el ratón Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona las celdas a copiar. 2 Sitúa el ratón sobre un borde de la selección, mantén presionada la Tecla CTRL,. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda, con una pequeña cruz o signo + 3 Pulsa la tecla CTRL. 4 Manteniendo pulsada CTRL, y también el botón izquierdo del ratón, arrástralo hasta donde quieres copiar el rango. Observe como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. 5 Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. 6 Suelta la tecla CTRL. Copiar en celdas adyacentes Vamos a explicar un método muy rápido para copiar fórmulas en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el Cuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes, Ing. Héctor Montero Sobrado [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL puede que no funcione tal como te explicamos a continuación. Si deseas información sobre el uso del cuadro de relleno, aparte de la utilidad de copiado de celdas que te explicamos a continuación, pulsa. Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la inicial, seguir los siguientes pasos: 1 Selecciona las celdas a copiar. 2 Sitúate sobre la esquina inferior derecha de la selección. El puntero del ratón se convertirá en cruz negra. 3 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde quieres copiar el rango. Observe como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del ratón. 4 Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. Referencias de Celdas. Cuando copiamos fórmulas con referencias a otras celdas EXCEL, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello EXCEL dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS. Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante la fila y la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda en otra, nunca variará la referencia. Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo: =$A2, Se mantendrá Fija la columna A, sin importar hacia donde copiemos la Fórmula =A$2. Se mantendrá Fija la fila 2, sin importar hacia donde copiemos la Fórmula Pegado Especial

copiarlas. 5 Selecciona la pestaña de Edición. 6 Elige la opción Pegado especial... Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial. Para utilizar esta posibilidad: 1 Selecciona las celdas a copiar. 2 Selecciona la pestaña de Edición. 3 Elige la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar la pestaña de. O bien, haga clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas. Observe como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles. 4 Selecciona las celdas donde quieres

En el recuadro Pegar, activar una de las opciones: Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda. Ing. Héctor Montero Sobrado [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes. Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna. En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. Así por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos la celda A1 con valor 4 en B1 con la opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2*4 es decir, 8. La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que EXCEL ignore cualquier celda en blanco del rango de copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas en blanco, éstas se pegarán sobre las celdas correspondientes al área de pegado y quedarán vacías independientemente del valor inicial, pero si activamos esta casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se verán afectadas y seguirán manteniendo su valor original. La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas. 7 Haga clic sobre el botón Aceptar. Nombres Administración Esta opción permite tener una mayor visibilidad de los nombres existentes, lo encontramos en la pestaña Fórmulas, Grupo de Comandos Nombres Definidos, opción Administrador de Nombres, desde aquí se pueden eliminar rangos con nombres, , editar direcciones, cambiar nombres y otros

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Estilos de CELDA Esta funcionalidad, está diseñada, para aquellos casos, en los que necesitamos, dar un tipo de presentación específico a algún dato, grupo de datos, de una matriz, o inclusive a una Base de datos Completa. Primeramente se marca, el dato, lista o matriz, a la que se necesita aplicar la funcionalidad, y luego se selecciona, el estilo que se necesita aplicar.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Dar FORMATO, como TABLA Primeramente, se ubica el cursor, en cualquier lugar de la base de Datos o tabla, y desde la pestaña INICIO, Grupo estilos, se selecciona el botón “Dar Formato como tabla”, al seleccionar el diseño de tabla deseado, aparece un cuadro denominado “Dar Formato como tabla” Una vez aplicado, el resultado será una Tabla, en la que aparecen los filtros, de forma que sean utilizados en en nuevo formato.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL USO DE FILTROS EN EXCEL ¿Qué SON LOS FILTROS? Cuando en una tabla, lista u hoja de cálculo creada con Excel se cuenta con información variada y abundante sobre un tema, distribuida en las diferentes filas y columnas de la tabla de datos, el análisis de la información puede llegar a complicarse, al estar presentada de una sola vez toda la información disponible. Excel dispone de ciertas herramientas en la pestaña de Datos, llamadas Filtros, las cuales facilitan grandemente el análisis de la información, mediante la aplicación de criterios específicos indicados por el usuario para presentar solamente la información que cumple con dichos criterios. La información filtrada mediante uno o más criterios se puede visualizar de inmediato por medio de una nueva tabla, de un nuevo gráfico o de ambas formas a la vez. En cualquier momento se puede volver a la tabla completa de datos de origen, sin más que desactivar el filtro aplicado. A continuación se explica el uso de Autofiltros y Filtros Avanzados, sobre una Hoja Excel a datos de Datos ficticios de una BD de Ventas. AUTOFILTROS Los Autofiltros permiten aplicar varios filtros simultáneamente sobre una columna de una lista o sobre varias columnas a la vez, incluyendo la posibilidad de usar los conectivos lógicos Y (conjunción) y O (disyunción), todo ello con mayor sencillez que con la herramienta Filtros Avanzados., Se accede a ellos de dos formas, la primera es desde la pestaña INICIO, Grupo de Comandos MODIFICAR, allí hay un botón llamado Ordenar y Filtrar, la otra opción es desde la pestaña DATOS, Grupo de Comandos Ordenar y Filtrar, Botón Filtro. Al utilizar los filtros, esta funcionalidad nos permite hacer un amplio análisis de datos, pues ahora se pueden hacer selecciones múltiples de variables, así como por color de celdas.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Función de SUBTOTALES, con Filtros Para aprovechar al máximo la herramienta de Filtros, nos permitimos hacerte la siguiente sugerencia, en la parte superior de la base de datos, coloca el nombre de algún campo que quieras SUBTOTALIZAR, luego en el campo adjunto presiona la combinación de TECLAS Ctrl.+F3, aparecerá el cuadro de diálogo de Funciones, busca en Categoría Matemáticas la función SUBTOTALES, en el campo de Num_función coloca el número 9, lo que significa que hará una SUMA, si pusieras un número 1, obtendrías el promedio, para obtener más ayuda sobre esta función busca en el ayuda, para ver el cuadro de Funciones. Luego en el campo Ref1, marca el rango que quieres subtotalizar, que debe de coincidir con el nombre del campo a totalizar. Luego presiona ACEPTAR, a partir de este momento, sólo tendrás que utilizar el Filtro simple, y automáticamente, obtendrás el resultado a subtotalizar..

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL FILTROS AVANZADOS Esta herramienta filtra campos más complejos. Debes primeramente crear el cuadro con el RANGO de Criterios, este puede estar ubicado en cualquier parte de la hoja, los Títulos de los campos deben de ser IGUALES a los de la base de datos, sin embargo NO, importa el orden en que los Ubiques. Luego coloca el cursor en cualquier lugar de la base de Datos, y presiona, Datos, Filtro, Filtro avanzado. Aparecerá la siguiente ventana.

Marca el rango de CRITERIOS Incluyendo lo títulos, el rango de la lista se automarca si en primera instancia ya estabas ubicado en cualquier lugar de la BD , ahora si quieres Filtrar la lista SIN MOVERLA de Lugar, marca la opción, pero si lo que necesitas es que el resultado sea copiado en otro lugar, solamente debes de ubicar el cursor en un única celda pero DENTRO de la Misma Hoja en la que se halla la BD. Si hacen un cambio en la lista de CRITERIOS, debes de volver hacer la rutina, Datos, Filtro, Filtro Avanzado, y luego ACEPTAR. Si quieres ver todos los Datos, debes de presionar datos Filtro, MOSTRAR TODO.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL SUBTOTALES : Cada vez que necesitamos subtotalizar uno de los campos de una base de datos, debemos primero ORDENAR en FORMA ASCENDENTE el criterio que necesitamos SUBTOTALIZAR, luego nos ubicamos en la pestaña DATOS, Grupo de comandos Herramientas de datos, la opción Subtotales. Aparece entonces un cuadro de diálogo en el que tenemos que seleccionar el CRITERIO PREVIAMENTE ORDENADO, luego seleccionamos la función que necesitamos (Suma, diferencia, Desvstd etc.), ahora seleccionamos los campos que necesitamos sean SUBTOTALIZADOS, se selecciona normalmente sumatorias de datos NUMERICOS. Luego ACEPTAR. Aparece entonces una pantalla en donde se muestra el detalle de cada uno de los criterios seleccionados y a su vez un ESQUEMA (parte superior izquierda numerada como 1,2,3), la cual nos muestra según el nivel de detalle que escojamos la SUBTOTALIZACION o NO de la base de datos. Salto de página entre Grupos, será utilizada cuando necesitemos que en el Reporte Impreso, quede en Hojas separadas cada uno de los SUBTOTALES.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Formatos Condicionales Estos formatos, cómo su nombre lo indica, serán aplicados, en casos en los que necesites, que el formato de una celda o rango de celdas, adquieran un FORMATO ESPECIAL, que dependa de máximo tres condiciones. Podremos accesar a esta funcionalidad desde la pestaña INICIO, Grupo de Comandos ESTILOS, la opción FORMATO Condicional. Se debe definir el rango o celda, en el que se desee hacer el formato, en caso de aplicar el Formato a una Base de datos, en el que se desee, que TODA la línea adquiera ciertas características especiales de Fuentes, Bordes o Tramas, debemos de marcar SOLAMENTE el rango, de la BD, sin incluir los títulos, luego seleccionamos en la pestaña de Formato-Formato Condicional, y podemos seleccionar ya sea FORMULA o Valor de Celda, cuando hablamos de valores numéricos. Desde esta funcionalidad, estamos en la posibilidad de crear reglas de cualquier tipo. Según Valores, o con datos específicos, con base a promedios, valores únicos o duplicados, o formatos especiales. Adicionalmente, permite

ATENCION: En caso de necesitar Editar o Cambiar, un Formato Condicional debe de marcarse la Celda o rango ORIGINAL, bajo el cual el Formato Fue hecho, ya que de otra forma, correremos el riesgo de que solamente se aplique el nuevo cambio, en forma parcial.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL CONCATENAR VALORES y el uso de & comercial: Algunas veces se necesita agrupar en una UNICA CELDA, datos dispersos en diversas celdas. Existe varias formas la primera es ubicándonos en la celda en la que deseamos aparezca agrupada la información luego presionamos el icono de la funciones, luego la opción TEXTO y CONCATENAR, desde ahí se selecciona la celda que contiene el texto que buscamos aparezca de primero y así sucesivamente, en caso de necesitar dar espacio entonces entre cada TEXTO del cuadro de diálogo introducimos COMILLAS. La otra forma es utilizando la tecla de &: esta forma se ejecuta de la siguiente manera: Supongamos que en A1 tenemos un nombre como LUIS en B1 tenemos San José, y en C1 tenemos 8953564, nos gustaría que en B3 aparezca “LUIS San José 895-3564” Nos ubicamos en B3 y presionamos + o =, como para iniciar una fórmula, luego tocamos A1 y agregamos & luego abrimos comillas y espacio “ “, luego de nuevo & y presionamos B1 y de nuevo la &, de nuevo abrimos comillas y espacio, y otra vez la & y C1. Notemos que por cada celda que quiero que aparezca la inicio y cierro con un &. REEMPLAZAR VALORES: Para poder reemplazar valores ya sea por una equivocación o simplemente edición de datos presione CTRL.+ L y aparece un cuadro de diálogo denominado REEMPLAZAR, escriba o digite el valor erróneo o que desea reemplazar y luego marque la OPCION BUSCAR SOLO EN CELDAS COMPLETAS para garantizarse que solamente serán cambiadas las celdas que contienen ese valor, ya que de otro modo se podrían efectuar cambios en celdas que contienen alguna parte de los valores por ejemplo si quisiéramos cambiar el nombre de ANA por ALBERTO, y no seleccionamos BUSCAR SOLO EN CELDAS COMPLETAS podríamos hacer cambios en otras celdas o TEXTOS por ejemplo si tenemos un celda que CONTIENE ADUANA parecerá ADUALBERTO.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL INSERTAR COMENTARIOS: Ubíquese en la celda que desea introducir su nota o cometario y presione el botón derecho INSERTAR COMENTARIOS o presiones Shift F2 Y escriba lo que desee, el nombre que aparece como quién emite el comentario puede cambiarse desde Botón de Office, Opciones de Excel, “más Frecuentes”, NOMBRE DE USUARIO. Cuando se necesite ver en forma simultánea TODOS LOS COMENTARIOS presione en la pestaña de CONTEXTUAL VER y luego la opción COMENTARIOS, aparece el cuadro de DIALOGO REVISIÓN, desde aquí se mueve entre los comentarios, los edita e incluso podrían eliminarse. Gráficos Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. Así resultará más sencilla la interpretación de los datos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. A la hora de crear un gráfico, EXCEL dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil. Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes: 1 Selecciona los datos a representar en el gráfico, típicamente recomendamos que los datos tengan una configuración del TIPO de Base de datos, antes descrita. 2 Selecciona la pestaña de Insertar. 3 Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar la pestaña de. O bien haga clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas. Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO. 4 Elige un tipo de gráfico. Observe como existen más tipos de gráficos en la Opción o Opción Tipos personalizados. 5 Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo. Si no tiene muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste. 6 Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantiene pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1. 7 En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado: CANCELAR para no realizar el gráfico. ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido. SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido. FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto. En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN. Ing. Héctor Montero Sobrado [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Este pasos es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos Opciones: 8 En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña tal como: Selecciona el rango a representar y haga clic sobre le botón para volver con el asistente para gráficos. 9 Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos. En caso de no tenerlo claro puedes Observe en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico. 10 Haga clic sobre la Opción Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos. 11 En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,..., Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8. 12 En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8. 13 Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12. 14 Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar. 15 El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma. Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe. Observe la muestra del gráfico en la parte superior. 16 Haga clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico. Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis Opcións para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico. Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico. 17 En la primera Opción Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste. 18 Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal). 19 Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical). 20 Haga clic sobre la Opción Eje, para seguir con las opciones del gráfico. 21 Activa el Eje de categorías si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X. 22 Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos. Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos. En cualquier caso, si elige la opción Automático, EXCEL tomará la decisión, y generalmente lo hace bien. 23 Haga clic sobre la Opción Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico. Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias. 24 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X). 25 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y). 26 Haga clic sobre la Opción Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico. Generalmente, EXCEL presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico. 27 Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda. 28 Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda. Haga clic sobre la ubicación o posición deseada. 29 Haga clic sobre la Opción Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico. El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos. 30 Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico. 31 En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada. 32 Haga clic sobre la Opción Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico. Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, EXCEL puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico. 33 Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico. 34 Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla. 35 Haga clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos. Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente. 36 Haga clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja. O bien, haga clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo. 37 Haga clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico. Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, EXCEL crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminados, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones. Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él. Modificar la posición y el tamaño de un gráfico Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo: 1 Selecciona el gráfico. 2 Sitúa el puntero del ratón sobre el gráfico. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda. 3 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde desees colocar el gráfico. 4 Suelta el botón del ratón. Para cambiar el tamaño de un gráfico: 1 Selecciona el gráfico. 2 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar de tamaño una ventana). Ing. Héctor Montero Sobrado 36 [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas. 3 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la posición deseada. Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su longitud y su altura, mantén pulsada la tecla CTRL o MAYUS. 4 Suelta el botón del ratón.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL ADMINISTRAR INFORMES y VISTAS PERSONALIZADAS

Normalmente hay ocasiones en las que necesitamos imprimir varias vistas o áreas que se encuentran ya sea en hojas diferentes de un mismo libro o diferentes. Para utilizar el administrador de INFORMES debemos extraer esta herramienta desde los componentes (HERRAMIENTASCOMPLEMENTOS).

Ahora lo primero que debemos de hacer es seleccionar las AREAS que deseamos que aparezcan en nuestro INFORME. Primeramente marcamos y seleccionamos las diversas AREAS DE IMPRESIÓN de nuestro informe. Es recomendable hacer un VISTA PRELIMINAR de cada una de las Hojas Luego a cada una de las diversas VISTAS seleccionadas las nombramos y definimos desde la pestaña de VER-Vistas Personalizadas., presionamos AGREGAR y aparecen

en forma respectiva los siguientes cuadros En nombre ponemos un NOMBRE que sea afín al entorno de lo que vamos a presentar (ejem si estamos en la Hoja denominada ventas el área que definimos como la vista de esa hoja debemos de ponerle un nombre relacionado con las ventas, así en todas las hojas. Luego desde la pestaña de Agregar Informes en el campo Nombre del Informe ponemos el nombre de el mismo. Como cada informe puede diferir en su contenido seleccionamos en cada hoja ya sea las vistas o escenarios necesarios que sen el CUERPO central del Informe Ing. Héctor Montero Sobrado [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Para imprimir el informe lo hacemos desde Ver – Administrador de Informes IMPRIMIR y Listo. Convertir TEXTO EN COLUMNAS Esta opción la encontramos en la Pestaña Datos, Grupo de comandos Herramientas de Datos, el botón TEXTO en COLUMNAS. La utilizamos entre otras cosas, aquellas situaciones en los que toda la data aparenta que está “bien”, y sin embarguo , al aplicar algún ordenamiento u otra funcionalidad típica, el resultado no es el deseado, la aplicación de TEXTO EN COLUMNAS, resuelve muchas inconsistencias de EXCEL. Esta aplicación puede efectuarse de varias formas, supongamos que tenemos en A1 lo siguiente: ANA HEREDIA 1975, marcamos TODA la columna, luego desde la pestaña de DATOS, TEXTO EN COLUMNAS, DELIMITADOS, SIGUIENTE, en esta pantalla aparecen las diversas OPCIONES que el usuario puede definir de cómo vienen separadores de TEXTO, se puede ver como cambia en la vista previa. En caso de presionar siguiente se presenta la opción de seleccionar cada columna y escoger el formato en que me gustaría aparezca representado en la Columna, también podemos seleccionar el destino hacia el cual enviaríamos los datos, luego FINALIZAR.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL FUNCIONES y FÓRMULAS

Uso de algunas Funciones de Excel.

Excel posee una gran cantidad de Funciones, sin embargo aquí explicaremos en forma breve el uso de algunas de ellas, iniciaremos con las funciones de Texto. Funciones de texto: Estas funciones son de una gran utilidad, y sumamente intuitivas, pueden ser aplicadas para la extracción de algún datos específico, y que se encuentre en medio de una serie de caracteres Derecha: Extraer la cantidad de valores que necesite y que estén ubicados a la derecha. Izquierda: Extraer la cantidad de valores que necesite y que estén ubicados a la izquierda.

ALGUNASFUNCIONESDETEXTO DERECHA GT9867MF45 GR3456MT97 AB5678DJ92 AC1389PT26

MF45

EXTRAE GT9867MF45 T9867MF GR3456MT97 AB5678DJ92 AC1389PT26

IZQUIERDA GT9867MF45 GR3456MT97 AB5678DJ92 AC1389PT26

GT986 7MF 45 GR3 456MT 97 AB56 78 DJ92 AC 1389PT 26

GT9867

ESPACIOS GT9867MF45

Extrae: Extrae aquellos valores que se encuentran en medio de una serie de caracteres, primeramente debemos de indicarle a Excel que lea de izquierda a derecha, una posición determinada a partir de la cual queremos extraer los valores, luego le indicamos el número de registros que deseamos obtener, incluída la posición inicial.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL

Funciones de Base de Datos. BDSUMA

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL

BDMIN y BDMAX

BDMIN 1

Número de columna en la base de datos 2 3

4

SAN JOSE 22.9 53.1 51.8 1.9 17.1 22.3 25.6 59.5 42.3 18.0 4.5 29.2 2.4

ALAJUELA 6.0 57.5 8.3 9.8 20.6 21.3 18.2 15.4 49.0 45.0 11.9 30.7 13.8

HEREDIA 35.8 0.9 14.7 13.2 33.2 54.6 58.5 57.1 58.4 21.1 3.8 22.4 0.3

CARTAGO 53.9 24.4 2.7 1.0 21.4 28.0 48.4 3.2 28.0 46.5 21.5 59.2 55.6

Criterio>>>>>

SAN JOSE >30

ALAJUELA

HEREDIA

CARTAGO

TEMPERATURAS DE MARZO

AÑO 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000

Referencia de celda>>>

HEREDIA

RANGO

0.87 =BDMIN(D5:G18;F23;D20:G21)

Funciones Lógicas SI Condicional

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BUSCARV Buscar Vertical: Dada una matriz (área compuesta por varias FILAS y COLUMNAS), buscar un valor que coincida con un valor en forma exacta con un valor BUSCADO de forma que dependiendo la columna en la que esté ubicado aparezca los valores coincidentes. Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar dla pestaña de Datos y seleccione la opción Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente. Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparación y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! Ordenado Es un valor lógico que indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A. Se verbaliza de la siguiente forma: En el campo Valor Buscado: “Cada vez yo introduzco o aparezca un valor en..” Matriz Buscar en: “Este valor tiene que ser buscado en la matriz que se encuentra en..” Indicador de Columnas: “Y arrastre los valores que se encuentran en la columna Número” Ordenado: Se coloca un cero Siempre para que se hallen solamente valores EXACTOS Observaciones Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado. Ing. Héctor Montero Sobrado [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. La Búsqueda Horizontal BUSCARH se verbaliza de la misma forma solamente que la búsqueda se ejecuta en foma HORIZONTAL siendo el valor buscado los valores de la PRIMERA FILA de la matriz que se elige.

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL VALIDACIÓNde las entradas de celda a los datos de una lista o entrada de DATOS numéricos. O listas de nombres. Primeramente para nombrar nombres, debe de crearse la lista, luego ubicamos el cursor en el primer dato de la lista, presionamos CTRL+SHIFT+Flecha abajo, luego ubicamos el cursos en el CUADRO DE NOMBRES, escribimos el nombre, y presionamos la tecla ENTER, para verificar los nombres contenidos en un libro lo buscamos con CTRL+F3.

En la misma hoja de cálculo, escriba la lista de entradas válidas en una única columna o en una única fila. Seleccione las celdas que desee VALIDAR. En Pestaña DATOS, Grupo de comandos Herramientas de datos, presionar el botón Validación de datos. pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista. En el cuadro Origen, introduzca una referencia a lista de datos válidos. Cuando ya haya hecho listas, en otra hoja que preferiblemente esté en el mismo libro, presione la tecla F3, entonces aparecerá en el cuadro PEGAR NOMBRE, un listado de rangos con nombre seleccione el que necesita y listo. Si desea hacer una selección en una lista de entradas cuando haga clic en una celda restringida, compruebe que la casilla de verificación Celda con lista desplegable está activada. Para especificar que la entrada no es válida si las celdas están restringidas o si las celdas que contienen la lista de datos válidos están en blanco, desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas incorrectas, especifique los tipos de mensajes que desee en las pestañas Mensaje entrante y Mensaje de error. ¿Cómo? Para omitir la presentación de mensajes, desactive las casillas de verificación Mostrar mensaje al seleccionar la celda en la pestaña Mensaje entrante y Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos en la pestaña Mensaje de error. Sugerencias Si la lista de entradas válidas es corta, pueden escribirse las entradas en el cuadro Origen en vez de hacerlo en una hoja de cálculo, separadas por el carácter de separación de listas de Windows (como valor predeterminado, comas). Por ejemplo, puede escribir Inferior, Promedio, Superior en el cuadro Origen en vez de introducir las tres palabras en una hoja de cálculo. Si la lista de entradas válidas puede cambiar, asigne un nombre al rango de lista y, a continuación, escríbalo en el cuadro Origen. Si el rango al que se haya asignado el nombre crece o disminuye debido a los cambios que se realicen en la lista en la hoja de cálculo, éstos se reflejarán automáticamente en la lista de entradas válidas de la celda. Si la lista de entradas válidas está en otra hoja de cálculo o en otro libro, defina un nombre para los datos externos en la hoja de cálculo activa. En el cuadro Origen, puede hacerse referencia al nombre en la misma Ing. Héctor Montero Sobrado [email protected], CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL hoja de cálculo. Por ejemplo, si la lista de entradas válidas está en las celdas A6:A12 de la primera hoja de cálculo de un libro denominado Presupuesto.xls, puede definirse el nombre DatosVálidos en la hoja de cálculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6:$A12 y, a continuación, introducir =DatosVálidos en el cuadro Origen.

VALIDACIÓN LISTAS EXTERNAS

Usando "Rangos con Nombre" y estando AMBOS LIBROS ABIERTOS <== (p.e.) 1.- En el libro que contiene las listas y llamaremos El_Otro_Libro _: ==> Crear Nombres para el(los) rango(s) de lista(s) -> p.e. Lista1 (Lista2, Lista3 ...) 2.- En el libro que contendrá las reglas de validación: ==> Crear nombre(s) "nuevo(s)" CON "referencia" al "otro" libro (ABIERTO) (p.e.) Nombre: Valida1 -> =El_Otro_Libro!Lista1 NOTA: Debe de escribir MANUALMENTE, el nombre de la lista que se encuentra en el libro de “Listas” y que va a ser utilizado, en la validación 3.- Para las reglas de validación (en el "segundo" libro) Seleccionar -> LIsta Se refiere a: -> =Valida1

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL

FORMATOS ESPECIALES DESCRIPCION Utilizando TEXTO

FORMATO

Celda de Entrada

Utilizando TEXTO

Utilizando TEXTO

#,##0 "US Dólares" "Respuesta: "General "El Monto es: "#,##0" dólares"

Formateado de números

Formateado de números

Validación de datos Numéricos 0.00;"Números positvos UNICAMENTE!" 0.00;"Números positvos UNICAMENTE!" 0.00;"Números positvos UNICAMENTE!"

CEROS con Guiones

CEROS con Guiones #,##0_);(#,##0);-0-_) #,##0_);(#,##0);-0-_) #,##0_);(#,##0);-0-_)

Números telefónicos

Números telefónicos (###) ###-### ###"/"###-####

Números de Sguro SOCIAL u Otros

Números de Sguro SOCIAL u Otros ###-##-#### CCSS ###-##-####

Formatos de FECHAS

Formatos de FECHAS mmmm-yy mmmm d, yyyy dddd mmmm d, yyyy (dddd) Hoy es:" dddd

Aplicación de Diferentes COLORES

Aplicación de Diferentes COLORES [Red][<1]0.0%;[Blue][>=1]#,##0;General [Red][<1]0.0%;[Blue][>=1]#,##0;General [Red][<1]0.0%;[Blue][>=1]#,##0;General General;General;General;[Red]General General;General;General;[Red]General

Símbolos ESPECIALES

Utilizando TEXTO 1500 1500 1500

Formateado de números #,##0, #,##0, #,##0,

Validación de datos Numéricos

Cómo debe aparecer el valor en la celda

Símbolos ESPECIALES

123456789 12345678912 1234

Validación de datos Numéricos

1,500 US Dólares Respuesta: 1500 El Monto es : 1,500 dólares

Formateado de números 123,457 12,345,679 1

Validación de datos Numéricos

-500 -123 0

CEROS con Guiones

Números positivos UNICAMENTE! Números positivos UNICAMENTE! 0.00

CEROS con Guiones

0 12.2 -12

Números telefónicos

-012 (12)

Números telefónicos

5605551212 8005551212

Números de Sguro SOCIAL u Otros 421897322 421897322

Formatos de FECHAS

(560) 555-1212 800/555-1212

Números de Sguro SOCIAL u Otros 421-89-7322 CCSS 421-89-7322

Formatos de FECHAS

01/06/1995 01/06/1995 01/06/1995 01/06/1995 01/06/1995

Aplicación de Diferentes COLORES

Junio-95 Junio 1, 1995 Jueves Junio 1, 1995 (Jueves) Hoy es: Jueves

Aplicación de Diferentes COLORES

1 -1 45

1 -100.0% 45

Solamente TEXTO EN ROJO 234

Solamente TEXTO EN ROJO 234

Símbolos ESPECIALES

Símbolos ESPECIALES

©General General;General;General;General®

1994 Registrado

©1994 Registrado®

General;General;General;General™ General;General;General;“General”

Coca-Cola "Texto entre comillas"

Coca-Cola™ “"Texto entre comillas"”

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL Bases de Datos Aspectos Generales

Reglas Generales de Bases de DATOS

1 Todos los títulos de la Base de Datos debe de estar en una ÚNICA Fila 2 Cada Título debe de estar en una ÚNICA CELDA, Utilizar ALT+Enter, para saltar de renglón en la Misma Celda 3 La base de datos NO debe de Contener COLUMNAS ni FILAS en Blanco que Corten la BD 4 No debe de incluir CELDAS COMBINADAS en la Bases de Datos 5 No hacer Fórmulas que totalicen Columnas de la BD, No agregar Fórmulas a los lados de la BD, que no Contengan Títulos de Columnas 6 Las variables DISCRETAS (Meses, Vendedores, Productos, Cuentas, Agencias etc), deben de estar ubicados como Títulos de Columnas, agrupando los Valores contenidos en cada Una de las Variables. Nunca debe de Colocarse los valores en forma Individual como Títulos de Columna !!!

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL USO de Códigos ASCII y combinación de teclas . Típicamente, el uso diario de cualquier herramienta de MSOFFICE, requiere conocer de aspectos complementarios tales como los códigos ASCII y como una mejora de productividad, el uso del teclado en el trabajo diario en EXCEL. En este caso para utilizar los códigos ASCII, debe de presionar en forma simultánea la TECLA ALT + el número que aparece INCLUYENDO el CERO. num 01 02 03 04 05 06 07 08 09

CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII 041 080 0119 0158 0197 0236
) P w ž Å ì

      

010 011 012 013 014 015 016 017 018 019 020 021 022 023 024 025 026 027 028 029 030 031

034 035 036 038 039 040

043 044 045 046 047 048 049 050



                 

032 033

042

051 052 053 054 055 056 057 058 059 060 061 062 063 064 065 066 067 068 069 070 071 072

! " # $ & ' (

073 074 075 076 077 078 079

* + , . / 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 : ; < = > ? @ A B C D E F G H I J K L M N O

081 082 083 084 085 086 087 088 089 090 091 092 093 094 095 096 097 098 099 0100 0101 0102 0103 0104 0105 0106 0107 0108 0109 0110 0111 0112 0113 0114 0115 0116 0117 0118

Q R S T U V W X Y Z [ \ ] ^ _ ` a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v

0120 0121 0122 0123 0124 0125 0126 0127 0128 0129 0130 0131 0132 0133 0134 0135 0136 0137 0138 0139 0140

x y z { | } ~  €  ‚ ƒ „ … † ‡ ˆ ‰ Š ‹ Œ

0141 0142

0159 0160 0161 0162 0163 0164 0165 0166 0167 0168 0169 0170 0171 0172 0173 0174 0175 0176 0177 0178 0179 0180

Ž

0181

0143

0182

0144

0183

0145 0146 0147 0148 0149 0150 0151 0152 0153 0154 0155 0156 0157

‘ ’ “ ” • – — ˜ ™ š › œ

0184 0185 0186 0187 0188 0189 0190 0191 0192 0193 0194 0195 0196

Ÿ   ¡ ¢ £ ¤ ¥ ¦ § ¨ © ª « ¬ ­ ® ¯ ° ± ² ³ ´ µ ¶ · ¸ ¹ º » ¼ ½ ¾ ¿ À Á Â Ã Ä

0198 0199 0200 0201 0202 0203 0204 0205 0206 0207 0208 0209 0210 0211 0212 0213 0214 0215 0216 0217 0218 0219 0220 0221 0222 0223 0224 0225 0226 0227 0228 0229 0230 0231 0232 0233 0234 0235

Æ Ç È É Ê Ë Ì Í Î Ï Ð Ñ Ò Ó Ô Õ Ö × Ø Ù Ú Û Ü Ý Þ ß à á â ã ä å æ ç è é ê ë

0237 0238 0239 0240 0241 0242 0243 0244 0245 0246 0247 0248 0249 0250 0251 0252 0253 0254 0255

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í î ï ð ñ ò ó ô õ ö ÷ ø ù ú û ü ý þ ÿ

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL

Combinación de TECLAS para EXCEL en Español Tecla F1 F2

Sola Ayuda Editar Campo

Shift Qué es esto? Insertar Comentario

Ctrl

F3

Pegar Función

Define NOMBRE en áreas

F4

Ubica la lista de Nombre Repite Acción

Encuentra espacios en Blanco

Salva el Libro

F5

IR A...

Buscar

Restaura la Ventana

F6 F7 F8

Alt Inserta GRAFICO Salvar Como...

Crea Nombres Rangos Salir

Abre el Otro Libro Activo

F9

Ortografía Extiende la selección Cálculo Manual

F10

Activa el MENU

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Restaura Todo el Libro

F11

Nuevo Grafico

Inserta Nueva Hoja

Crea Hoja Para MACROS

F12 A

Salvar Como

Salvar

Abrir Archivo Abrir Archivo

Adjunta a selección Calcula toda la Hoja

Mueve la Ventana Dimensiona el Tamaño de celda MINIMIZA la Hoja

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL

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9 (()

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