Instrucciones Para El Llenado De La Planilla De Altas

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LA PLANILLA DE ALTAS

NUMERO DE PLANILLA DE ALTA: Obligatoriamente cada Unidad de Organización debe establecer la numeración correlativa de su planilla comenzando del número uno (1) para cada ejercicio, debiendo guardar relación con la fecha. NUMERO DE EXPEDIENTE: Indefectiblemente se debe colocar el numero de Expediente, salvo los casos en que los movimientos no justifiquen su instrumentación, por ejemplo: transferencias internas y/o recuperación, de lo que generalmente se deja constancia en acta. CLASIFICACION INSTITUCIONAL: a) Hasta el nivel de Unidad de Organización, debe corresponder con el clasificador institucional oficial de la Provincia. b) Los casilleros correspondientes a Sección, Sector y Sub-sector, deben llenarse de acuerdo a la organización interna de cada organismo. CLASIFICACION PATRIMONIAL: Esta codificación debe coincidir exactamente con el Nomenclador Patrimonial. CANTIDAD: En este casillero se debe consignar la cantidad de bienes registrados en cada bloque para el control de las matrículas. MATRICULA Es el número individual asignado a cada bien para su identificación. En el caso de organismos con dependencia ubicadas geográficamente en distinto lugares, es conveniente asignarles su propia numeración PROCEDENCIA: Para saber exactamente de donde provienen los bienes, se debe consignar el código, según sea el motivo de la incorporación: 1.- Compra, 2.- Transferencias definitivas, 3.- Construcción, 4.- Donación, 5.- Cooperación, 6.- Recuperación, 7.- Préstamo, 8.Rezago, 9 desuso , 10 Robo o Perdida, 11 Destrucción, 12 Modificación 13 Arrendamiento 14 Compra y Venta, 15- Por inventario. ESTADO: Es para conocer la conservación del o de los bienes y su potencial utilidad, y se los clasifica de la siguiente forma: 1.- Muy bueno, 2.- Bueno, 3.- Regular, 4.- Deficiente y 5.- Malo El código l.- se aplica a los bienes nuevos o hechos a nuevo, y pueden provenir de la compra, transferencia, construcción, donación, recuperación o préstamo. Los códigos 2,3,4, y 5 se utilizan cuando se realiza un censo general de bienes, o pueden ser usados que provengan de la compra, transferencia, donación, recuperación o de préstamos. Se pueden utilizar todos los códigos cuando se trate de bajas, según sea por, desuso o rezago (Ver instrucciones de la Planilla de Baja). DESCRIPCION FISICA DE LOS BIENES: Se deben comenzar esta columna registrando el nombre del bien según el Nomenclador Patrimonial, luego todas las características que lo identifican. Para una mejor ilustración se exponen dos ejemplos: 1.-) Escritorio de madera con 4 cajones, de 1,80x 0,90 x 0,80 2.-) Automotores: marca: Ford, modelo: Ranger XL /C 4x2 D, tipo: Pick Up - Ambulancia, Año de Fabricación: 1999, motor marca: Perkins, numero: 1233214HK, chasis tipo: Largo. numero: DS1234XL, carrocería ó bastidor numero: 235648623, dominio N°: ZZZ999 o en trámite, Fact. N° ............................., del (fecha) proveedor:......................... En todos los casos de alta de medios de transporte se debe acompañar a la planilla de alta fotocopia autenticada de la siguiente documentación: Factura, Certificado de Fabricación, Título de Propiedad, Cédula de Identificación, Póliza (en caso de estar asegurado). De no estarlo, se debe enviar copia de la póliza cuando se contrate el servicio. PRECI0 UNITARIO: En esta columna debe registrarse el precio individual de cada bien. PRECIO TOTAL: Se debe consignar el monto que resulta de multiplicar la cantidad de bienes por el precio unitario. OBSERVACIONES: En este casillero esta destinado al registro de hechos o circunstancias que no han sido previstos en el resto de la planilla, y que es necesario conocer. Por ejemplo: en el caso de préstamos, locaciones o arriendo de bienes, se debe señalar las características principales del contrato, como ser la vigencia, el locador, etc. IMPORTANTE: cuando se trate de la adquisición de bienes en grandes cantidades para formar stock o para luego ser distribuidas, se confeccionará planilla global de alta por la compra inicial, y se le debe asignar como matrícula el número 99999, cuando los organismos o dependencias reciban dichos bienes, confeccionarán sus planillas de alta y los matricularán de acuerdo a sus registros, debiendo dejar constancia en la misma a que número de planilla global corresponde y el número de factura. Cuando se trate de la incorporación de bienes muebles incluidos en la contratación de una obra pública, se deben confeccionar las correspondientes planillas de alta, en el caso que no se conozca el destino definitivo de los bienes, se procederá de acuerdo a lo anteriormente indicado, en este caso se debe dejar perfectamente aclarado a que número de proyecto y zona geográfica corresponde. Cuando se adquieran Bienes de Capital destinados a reemplazos se debe dar de Alta con la Matrícula 99991, y al colocarlos se debe dar de Baja y se modifica la Planilla del bien a que fue colocado. Ej.: Compra motor de vehículo, placa de red, disco rígido, etc. Fuente: SUB PROGRAMA REGISTRO Y CONTROL DEL PATRIMONIO DEL ESTADO – CONTADURIA GRAL. DE LA PROVINCIA DE SALTA