Inrichting Otap

Solu lost vraagstukken op voor IT organisaties. Solu gebruikt hiervoor het zelf ontwikkelde iOTAP-model. Solu betrekt ook de expertise van de medewerkers en leveranciers van de klant. Solu biedt zo passende oplossingen tegen een zo’n klein mogelijke investering.

Niets uit deze uitgave mag gepubliceerd worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook of commercieel toegepast worden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Sentiro bv.

VISIE Wij zien in de praktijk dat IT organisaties geconfronteerd worden met een groter en complexer wordende IT beheer- en projectportefeuille. Opvallend is dat daarbij gelijksoortige problematiek ervaren wordt. Solu biedt een passende oplossing.

MEER, COMPLEXER & SNELLER

Een IT organisatie bestaat uit vele specialismen en dit aantal neemt alleen maar toe. IT technologieen vernieuwen zich in hoog tempo. Organisaties zijn nauwelijks ingesteld op de ene toepassing of de volgende dient zich aan. De omvang van de IT portefeuille neemt toe, evenals de beheerinspanning en besturing. Er zijn steeds meer mogelijkheden om oude en nieuwe technologieen met elkaar te verbinden. Integratietechnieken (middleware en SOA concepten) vormen complexe ketens van systemen en technologieen. Wijzigingen in deze ketens vragen intensieve afstemming tussen specialisten. De afnemers van IT verwachten een kwalitatief hoge dienstverlening met een snelle response. Alleen zo kunnen zij adequaat reageren op ontwikkelingen in hun markt. Voor een IT organisatie wordt het steeds belangrijker de vraag van de afnemer goed te begrijpen en de verwachtingen continue af te stemmen. Immers, duidelijke en realistische verwachtingen zijn een startpunt voor een goede dienstverlening. Kortom: de omvang en de complexiteit van de IT portefeuille nemen toe en vragen daardoor evenredig meer inspanning, afstemming en aandacht van management.

ACTUELE VRAAGSTUKKEN

Deze ontwikkeling heeft zijn weerslag op de IT organisatie. Dit manifesteert door een reeks van problemen die op het management afkomen. Een opsomming uit onze dagelijkse praktijk: gebrek aan geschikte testdata, projecten die keer op keer uitlopen, moeizame communicatie, veel managementaandacht nodig voor operationele issues, blijvende vraag voor meer fte’s, fouten in opleveringen en installaties, grip proberen te houden met standaarden en richtlijnen, focus op eigen deelgebied ten kosten van de samenwerking, geen zicht op de samenhang tussen systeemwijzigingen, klant moppert of verliest betrokkenheid, ...

INTEGRALE AANPAK

Medewerkers van alle afdelingen in een IT organisatie ervaren de consequenties van dit soort vraagstukken, maar weten ook geen oplossing. Ervaring leert dat achterliggende oorzaken niet toe te wijzen zijn aan een specifieke specialisme. De oplossing zit in de samenhang tussen specialismen en de samenwerking tussen specialisten. Solu doorziet deze samenhang.

Vraagstukken die wij voorgelegd krijgen: “Wat is nou echt het probleem in onze OTAP en hoe los ik het op?” “Hoe zorg je voor een uniform testproces binnen alle vestigingen en sectoren?” “Hoe zorg ik voor gekwalificeerde bezetting van het testteam en reduceer ik de inzet van gebruikers in testtrajecten” “Los de problemen in onze infrastructuur op.” “Hoe zorg ik voor juiste instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers?” “Ontwerp een OTAP voor ons project.” “Richt voor ons release- en applicatiemanagment in.” “Begeleid onze mensen tijdens de outsourcing.” “Hoe richt ik mijn IT afdeling in gezien de ambitie van de organisatie?”

In het huidige informatietijdperk heeft de business de behoefte informatie direct beschikbaar te hebben. Deze businessvraag is technologie-onafhankelijk. De informatiebehoefte wordt bijvoorbeeld gedreven door vereiste compliancy, wet- en regelgeving en fusies. Ook actuele IT vraagstukken als out-, insourcing en IT (de-)centralisatie zijn technologie-onafhankelijk. Daarentegen is IT dienstverlening vanuit historie technologie gedreven. IT organisaties hebben hun inrichting daarop gebaseerd. Dit heeft geleid tot een hoge mate van specialisatie in IT organisaties. Technologie-onafhankelijke vraagstukken kunnen niet door alleen specialisten adequaat beantwoord worden. Solu heeft de aanvullende expertise. Met onze oplossingen reduceert een IT organisatie haar operationele kosten en heeft ze grip op technologie-onafhankelijke vraagstukken.

Met een oplossing van Solu reduceert u nú de benodigde (externe) mensuren én legt u het fundament voor een effectieve IT dienstverlening op langere termijn. Wij identificeren in de IT organisatie de onnodige overhead, vertragende factoren, dubbele werkzaamheden, onnodige fouten en overcapaciteit. Vervolgens werken wij dit besparingspotentieel uit naar kostenbesparende maatregelen, zonder afbreuk te doen aan de huidige dienstverlening. Uit de inventarisatie blijkt de structurele aard van de operationele problemen. Onze ervaring is dat die problematiek zich met name manifesteert waar specialismen samenkomen en specialisten moeten samenwerken. Wij stellen een organisatiestructuur voor waarmee de interactie tussen specialismen vereenvoudigd en ondersteund wordt. De benodigde inzet van mensen neemt structureel af, planningen worden betrouwbaarder, de kwaliteit is meer voorspelbaar en er is minder managementaandacht nodig.

Wij begrijpen de samenhang in een IT organisatie tot in detail. Met deze expertise handelen wij snel en doortastend. Zo blijven de doorlooptijd en kosten beperkt. Met onze ervaring en kennis doorzien wij de samenhang tussen specialismen binnen een IT organisatie. Wij gebruiken een aantal unieke, door ons zelf ontwikkelde hulpmiddelen om snel en effectief tot een oplossing te komen. Hierdoor blijven de doorlooptijd en de kosten voor onze klanten beperkt. Wij combineren onze kennis en hulpmiddelen met de expertise van de eigen medewerkers in een IT organisatie. Met deze bundeling van krachten ontrafelen wij de vraagstelling en stellen we een integrale oplossing voor die volledig aansluit bij de ervaren problemen. In overleg met de klant stellen we prioriteiten. Wij borgen zo de noodzaak en het nut van de oplossing. De oplossing is niet groter dan strikt noodzakelijk. De investering blijft voor de klant beperkt met een maximaal rendement.

De mix van onze kennis, ervaring en unieke hulpmiddelen is ons grootste goed. Via ons iOTAP-model is deze expertise overdraagbaar en eenvoudig toepasbaar. ‘iOTAP’ staat voor integrale Ontwikkeling, Test, Acceptatie en Productie. Wij gebruiken het iOTAP-model als leidraad voor inventarisaties, de probleemanalyse, de oplossingsdefinitie en het beschrijven van de implementatie. Ter ondersteuning van deze activiteiten gebruiken wij op maat gemaakte hulpmiddelen. Dit iOTAP-model laat de onderlinge afhankelijkheid van werkzaamheden binnen een IT organisatie zien en omvat alle organisatorische aspecten die nodig zijn voor de uitvoer en aansturing van de werkzaamheden.

ONZE

DIENSTEN &PRODUKTEN

Wij leveren inzicht, kennis, oplossingen en ook onze betrokkenheid, gedrevenheid en objectiviteit. Met als resultaat directe kostenreductie gekoppeld aan een structurele organisatieverbetering.

ADVIES

Op basis van de inventarisatie en probleemanalyse doen wij een oplossingsvoorstel, inclusief een implementatieplan en businesscase. Deze informatie leggen wij overzichtelijk vast in een beslisdocument. Dit beslisdocument bevat alle informatie die nodig is voor besluitvorming. Tevens ondersteunen wij het besluitvormingstraject. Dit doen wij ondermeer door het informeren van directie, management en medewerkers.

IMPLEMENTATIE & SUPPORT

Nadat het voorstel met een positief besluit bekrachtigd is, nemen wij graag deel aan de daadwerkelijke implementatie. Dit kan op verschillende manieren. Wij kunnen een ondersteunende rol vervullen of we nemen vanuit de rol van projectmanagement de verantwoordelijkheid voor het resultaat.

IMPLEMENTATIE AUDIT

Onafhankelijk beoordelen wij of een implementatie verloopt zoals bedoeld. Op basis van audits doen wij voorstellen hoe de implementatie bijgestuurd kan worden om de beoogde resultaten en rendement te behalen.

CRISISMANAGEMENT

Soms is er behoefte of noodzaak voor direct handelen. Met onze ervaring en betrokkenheid maken wij een kritische situatie in kort tijdsbestek beheersbaar.

OPLEIDING

Het gebruik van onze unieke hulpmiddelen is niet beperkt tot Solu zelf. Wij stellen het beschikbaar aan een ieder die meer grip wilt krijgen op IT werkzaamheden. Wij leiden (project)managers op in het juist toepassen van deze hulpmiddelen. Na de opleiding ondersteunen wij bij het gebruik in de praktijk. Opleidingen die wij verzorgen:

iOTAP integrale IT

OCSE analyse

FFF Fast Fact Finding

7V creativiteit

iPII

implementatie

Wij gebruiken het iOTAP-model bij het oplossen van verschillende vraagstukken. Door de generieke opzet is het iOTAP-model op iedere IT organisatie van toepassing.

ONZE EXPERTISE

INRICHTEN VAN OTAP

Wij optimaliseren de bestaande OTAP binnen een IT organisatie. Ook richten wij een nieuwe OTAP in voor tijdelijk gebruik door een project of programma. Aanleiding is vaak een verzameling van problemen die in eerste instantie geen samenhang vertonen en niet individueel opgelost kunnen worden.

GRIP OP PLANNING

Aan de hand van ons iOTAP-model vinden wij de verborgen activiteiten die niet opgenomen zijn in de planning. Ook identificeren wij de vertragende factoren in de OTAP. De organisatie kan deze knelpunten oplossen of accepteren en vervolgens verwerken in de planningen en aansturing. Als laatste toetsen wij of de initiële inschatting van de werkzaamheden reëel zijn. Met simpele hulpmiddelen wordt de juistheid van een initiële inschatting van werkzaamheden aanzienlijk verbeterd worden.

KOSTENREDUCTIE

We doorlopen de IT organisatie en ontdekken het besparingspotentieel. In de OTAP gaan wij op zoek naar onnodige overhead, vertragende factoren, dubbele werkzaamheden, onnodige fouten en overcapaciteit. Vervolgens werken wij dit besparingspotentieel uit naar kostenbesparende ingrepen in de OTAP, zonder afbreuk te doen aan de huidige dienstverlening.

OUTSOURCING / INSOURCING

In- en outsourcing hebben gemeenschappelijk dat een deel van de IT werkzaamheden verplaatst wordt. Het moet duidelijk zijn om welke werkzaamheden het gaat, welke performance eisen gesteld worden en hoe deze gemeten worden. Deze inzichten bepalen de eisen aan de OTAP en het benodigde besturingsmodel. Op basis van de gewenste organisatiestrucuur start de transitie en vervolgens de transformatie. Tijdens de transitie worden de werkzaamheden daadwerkelijk verplaatst. De transformatie omvat alle activiteiten die leiden tot een verbetering van de performance zodat de beoogde voordelen ook daadwerkelijk gerealiseerd worden.

BETERE SAMENWERKING

Vanuit het iOTAP-model kijken wij hoe de interactie verloopt tussen mensen. De aandacht gaat met name uit naar de onderlinge communicatie. De samenwerking wordt verbeterd door de interactie tussen de specialisten te verduidelijken en te vereenvoudigen. Wij doen voorstellen waarmee de OTAP de communicatie juist faciliteert en de medewerkers hun communicatieve vaardigheden verbeteren.

PROCESVERBETERING

Het verbeteren van de operationele processen start met een inventarisatie van alle bruikbare aspecten in de huidige werkwijze. Vanuit deze succesfactoren wordt het proces gestandaardiseerd en geoptimaliseerd. Aan de hand van het iOTAP-model wordt gezorgd dat het proces aansluit op aanpalende processen in de organisatie. Nadat het proces en de standaarden beschreven zijn worden deze uitgedragen naar de organisatie en van toepassing verklaard.

DOORBREKEN VENDOR LOCK-IN

Wij evalueren of een leverancier haar dienstverlening uitvoert zoals overeengekomen. We geven inzicht in de geleverde kwaliteit en stellen maatregelen voor op de ontdekte risico’s.

iOTAP-MODEL OMGEVINGEN

OTAP wordt beschouwd als een viertal omgevingen waarin IT werkzaamheden plaatsvinden. Iedere omgeving dient een specifiek doel in het proces van ontwikkeling en exploitatie van software en systemen: O: ontwerpen en ontwikkelen T: testen A: accepteren P: in productie nemen en beheren

ORGANISATIE

Afhankelijk van de soort omgeving speelt ieder specialisme daarin een eigen rol. Meerdere specialismen werken in een omgeving samen om tot het gewenste resultaat te komen. OTAP faciliteert en stuurt deze samenwerking. De beïnvloeding is over en weer: als de OTAP verandert, vraagt dit een aanpassing van de specialismen en hun onderlinge samenwerking. definitie iOTAP: Het iOTAP-model omvat alle organisatorische aspecten die nodig zijn voor de uitvoering, aansturing en levering van de gewenste IT dienstverlening. iOTAP laat de onderlinge afhankelijkheid van werkzaamheden binnen een IT organisatie zien. Iedere IT organisatie heeft op unieke wijze haar OTAP ingericht, al bestaat in iedere organisatie wel dezelfde samenhang tussen specialismen en de benodigde OTAP.

GENERIEKE SAMENHANG

In ons iOTAP-model is de samenhang tussen de OTAP en de specialismen generiek beschreven. Het is een overzicht hoe specialismen functioneren, hoe ze elkaar beïnvloeden en welke middelen ter ondersteuning nodig zijn. Met dit overzicht kunnen we snel de problematiek in een organisatie analyseren en een passende oplossing bieden.

VAN HUIDIG NAAR GEWENST

Het iOTAP-model biedt een houvast om een IT organisatie te beschrijven. Aan de hand van de inrichtingsaspecten worden de afzonderlijke O, T, A en P omgevingen beschreven met daarin de rol van de afzonderlijke specialismen verwerkt. We beschrijven zowel de huidige als de toekomstige situatie. Hiermee wordt duidelijk welke veranderingen plaatsvinden en op welke specialismen dit effect heeft.

DE ESSENTIE

In het huidige informatietijdperk wordt de vraag van de business gedreven door het direct beschikbaar moeten hebben van informatie. De ondersteunende informatietechnologie is slechts een afgeleide en is technologie-onafhankelijk. Dit geldt ook voor actuele IT vraagstukken zoals outsoucring, ketenintegratie, kostenbesparingen en IT centralisatie. IT dienstverlening is daarentegen vanuit historie technologiegedreven. IT organisaties zijn met name georganiseerd naar specialisen. IT specialisten zijn niet in staat technologie onafhankelijke vraagstukken te beantwoorden. Er is disbalans ontstaan tussen de bedrijfsvoering van de IT organisatie versus de businessvraag en de actuele IT-vraagstukken: technologie gedreven organisatie inrichting tegenover technologie-onafhankelijke IT-vraagstukken. Deze balans moet hersteld worden. Het iOTAP-model is ontwikkeld om deze disbalans eenvoudig te herstellen. Balans is wenselijk tussen de IT dienstverlening versus de specialismen die daarvoor nodig zijn, ondersteund met een juiste inrichting van de IT organisatie.

Het iOTAP-model omvat alle organisatorische aspecten die nodig zijn voor de uitvoering, aansturing en levering van de gewenste IT dienstverlening, onafhankelijk van de onderliggende technologie. iOTAP laat de onderlinge afhankelijkheid van werkzaamheden binnen een IT-organisatie zien.

IT DIENSTVERLENING

VERANDERING

SPECIALISMEN

INRICHTING OTAP

de verkorte weergave van het iOTAP-model

IT DIENSTVERLENING

Centraal staat de dienstverlening waar de IT organisatie voor staat. De dienstverlening is de interactie met de klanten, maar ook de leveranciers, concurrentie en andere stakeholders. Voor al deze partijen wordt beschreven welke bijdrage zij leveren aan de IT diensteverlening inclusief de afgesproken kwaliteitsnormen.

SPECIALISMEN

In een IT organisatie zijn vele specialismen. In het iOTAP-model worden deze gegroepeerd naar 8 verschillende typeringen. De samenhang tussen deze specialismen is vastgelegd. Een specialisme is beschreven aan de hand taken, activiteiten, vaardigheden en de impact op de andere specialismen in de organisatie.

INRICHTING OTAP

De interne organisatiestructuur wordt getypeerd aan de hand van elf inrichtingsaspecten. Deze zijn: gebruik, eigenaarschap, gebruikers, activiteiten, producten, criteria, hulpmiddelen, data, infrastructuur, beheer en kennis. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de Ontwikkel, Test, Acceptatie en Productie omgevingen.

VERANDERING

De verandering omvat alle benodigde activiteiten en interventies om balans te krijgen en te behouden tussen de IT dienstverlening, de specialismen en de inrichting van de OTAP.

iOTAP TOOLING PROBLEEMANALYSE

OCSE analyse

Een verandering vraagt extra inspanning en middelen van een organisatie. Deze investering moet leiden tot een daadwerkelijke oplossing voor de problematiek. Met het OCSE-principe is vooraf aantoonbaar dat een oplossingsvoorstel inderdaad de problematiek oplost. De probleemstelling wordt ontleed naar oorzaken, consequenties en symptomen. Wij hebben ervaren dat zo begrip en acceptatie van de problematiek ontstaat. Op basis van de oorzaken en symptomen worden eisen opgesteld waaraan de oplossing moet voldoen. Hiermee is een oorzakelijk verband gelegd tussen probleemstelling en oplossingen. Idealiter wordt de oorzaak van een probleem opgelost. Het kan echter zo zijn dat de impact van een oplossing dusdanig groot is, dat het wegnemen van de symptomen meer gerechtvaardigd is.

FFF Fast Fact Finding

INVENTARISATIE Het oplossen van een probleem begint met het verzamelen van informatie. Wij zetten specifieke, door onszelf ontwikkelde instrumenten in om snel de juiste informatie over systemen, processen en mensen in kaart te brengen. De focus ligt op de overdrachtsmomenten in de organisatie. Met behulp van het iOTAPmodel zijn deze overdrachtsmomenten eenvoudig te identificeren. Aan de hand van de verkregen informatie wordt bepaald of het zinvol is verder te verdiepen in bepaalde specialismen. FFF staat in dit geval voor Fast Fact Finding.

Verb ind en

ijderen Verw

Vonn is

n rme Vo

Ve r

“We hebben behoefte aan creativiteit als we van mening zijn dat iets op een betere en eenvoudiger manier moet worden gedaan” dr. Edward de Bono

Ver va n

ren hte ls ec

oplossing & implementatieplan

enigvuldigen Verm

creativiteit

Met behulp van zeven technieken worden oplossingsalternatieven bedacht en geconcretiseerd. Uit deze alternatieven wordt de uiteindelijke oplossing gekozen en vervolgens uitgewerkt. De gebruikte technieken helpen bij het doorbreken van vertrouwde gedachtepatronen en gewoonten. Vanuit de nieuwe inzichten ontstaan nieuwe oplossingen. Deze technieken vragen analystisch vermogen en zijn daarom goed toepasbaar voor IT’ers.

n ge

7V

OPLOSSINGSDEFINITIE

Wij hebben hulpmiddelen ontwikkeld, afgeleid van het iOTAP-model. Deze hulpmiddelen ondersteunen het gebruik van het iOTAP-model. We komen snel tot de essentie van een vraagstuk. De doorlooptijd en kosten van onze dienstverlening blijven zo beperkt.

iPII

implementatie

IMPLEMENTATIE

Na positieve besluitvorming zal de oplossing geïmplementeerd worden. Ter ondersteuning van deze implementatie hebben wij een eigen raamwerk ontwikkeld. Het raamwerk is gebaseerd op Prince2 en toepasbaar gemaakt voor veranderingen in een IT organisatie. Voor een succesvolle implementatie moet de oplossing vertaald worden naar een werkwijze die toepasbaar is voor de medewerkers. Ten tweede is de verandering niet vrijblijvend. Het borgen van de resultaten is een essentieel onderdeel van de implementatie. De oplossing kan op verschillende manieren gefaseerd ingevoerd worden. Een ‘big-bang scenario’ is mogelijk, zo ook een iteratieve of releasematige aanpak. ‘iPII’ staat voor integrale Project Initiatie en Implementatie.

besturing quality assurance

fasering

fase

evalueren & bijstellen

toepasbaar maken doorvoeren

borgen

planning

de verkorte weergave van het iPII-model

BETROKKENHEID

GAMES speels samenwerken

Medewerkers ervaren dagelijks van binnenuit de sterke en minder sterke aspecten van hun organisatie. Hun kennis, ervaring en meningen zijn bijzonder waardevol Daarom betrekken wij de medewerkers bij de verschillende stappen in het veranderingsproces. Hiervoor hanteren we onder andere werkvormen met een spelelement: games. Door het spelelement wordt de drempel laag voor participatie, interactie en creatie. Onze games leiden tot verrassende groepsresultaten.

Solu Spoorstraat 2-4 / 6741 DE / Lunteren T 033 - 45 46 657 E [email protected] I solu.nl

VOORBEELDEN VAN ONZE DIENSTVERLENING • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

begeleiden van outsourcing Testen begeleiden van outsourcing Beheer begeleiden van insourcing implementatie van releasematig werken implementatie van OTOBOS herinrichten OTAP voor IT organisatie ontwerp van OTAP voor projecten interimmanagement Softwareontwikkeling interimmanagment Testen interimmanagement Infrastructuurbeheer standaardiseren functiehuis en opstellen van ontwikkelpaden opstellen van applicatie lifecycleplan opstellen van strategisch informatieplan implementatie testen door ontwikkelaars onderzoek testautomatisering inrichten van kwaliteitsmanagment verbeteren en standaardiseren testproces verbeteren software ontwikkelproces coaching van medewerkers coaching van operationeel managers begeleiden medewerkers bij reïntergratie verbeteren beheerprocessen opstellen servicecatalogus met SLA