Informe Final[1]

DESCRIPCION DE CARGO

CODIGO CAN-04-05

DIRECCION NACIONAL DE RR HH 1 DATOS GENERALES DENOMINACIN DEL CARGO Auxliar de archivo OBJETO DEL CARGO

PAGINAS 1 DE 3 FECHA 28/05/2009

departamento: dto rr hh area: direccion nacional rr hh

controlar la documentacion especifica del departamento rr hh cargo del jefe inmediato

proceso en el que interviene

director rr hh

administrativo No x

personal a cargo 2 perfil del cargo 2.1 especifico edad: indiferente x

si

especifico entre:_____y _____años competencias del cargo 2.2 Experiencia Tiempo 1 año 2.3 educacion nivel bachillerato tecnico profesional especializacion maestria otro cual x 2.4 formacion Tiempo 6 meses

especifico M_____ F_____

sexo indiferente

x

total personas a cargo

estado civil indiferente x especifico casado_____ soltero_____

temas experencia en cargos a fines area comercial

C.A.P Archivistica SENA

temas archivo y organización

formacion tecnica especifica al cargo 1 mes identificacion con la organización homologacion SI

EXPLICACION NO

induccion corporativa, induccion al sgc, conocimiento del area y entrenamineto al cargo

2.5 habilidades y competencias personales practicidad,resultados,veracidad,innovacion habilidad para adoptar los intereses, necesidades, prioridades y objetivos de la organización 2.6 resposabilidad y autoridad SI NO requiere un grado minimo de responsabilidad en el manejo la informacion confidencial, y para la solucion de conflictos

DESCRIPCION DE CARGO

CODIGO

PAGINAS

CAN-04-05

2 DE 3 FECHA

DIRECCION NACIONAL DE RR HH

28/05/2009

3 naturaleza y amplitud de las actividades 3.1 funciones/reponsabilidades del cargo funciones y responsabilidades AO: accion-objeto las funciones deben describirse en terminos cualitativos y cuantitativos (metas de desempeño) controla el prestamo y la consulta de documentos especificos del area RR HH clasifica,ordena y organiza la documentacion especifica del area de RR HH controla las transferencias documentales tanto del archivo activo como el inactivo organiza y recepcion documentos varios para envio a la analisis de procesos e indicadores controlar el adecuado manejo del archivo del area de RR HH

frecuencia diario diario diario diario

referencia proceso

al

administrativo administrativo administrativo administrativo

administrativo

verificar la conformidad de su producto revision de los procesos concernientes al cargo para minimizar administrativo tiempo y desempeñar las tareas de manera eficiente. desarollar de los planes de mejora, acciones corecctivas y/o preventivas que requieran su proceso 3.2.1 niveles de acceso de acceso de informacion (software,aplicativos,internet) Bases de datos actuales en la organización DE CONSULTA

inventarios documentales

DE MODIFICACION consultas varias INTERNET ELABORO

REVISO

APROBÓ

FECHA

FECHA

FECHA

FIRMA

FIRMA

FIRMA

DESCRIPCION DE CARGO

CODIGO

PAGINAS

CAN-04-05

3 DE 3 FECHA

DIRECCION NACIONAL DE RR HH

28/05/2009

3.3 RELACIONES INTERNAS CON QUIEN?

PARA QUE

Directora de RR HH

control de documentos y respectiva autorizacion de prestamos documentos

NOMINA

requerimientosde prestamos HV

Personal activo de la compañía

datos varios de documentascion

asistente administrativa de rr hh

consultas varias de documentos y personal

3. 4 relaciones externas con quien?

para que

personal inactivo de la compañía

consultas d novedades de pagos y otros

3.4 elementos de trabajo SI

X

NO

Cuales?

VALOR

3,000,000

equipos de oficina, estanteria

Observaciones generales todas las decisiones claves que requieren consulta (depende directamente de la direccion de RR HH)

ELABORO

REVISO

APROBÓ

FECHA

FECHA

FECHA

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PREGUNTA

S I

N O

¿Cree que el día no tiene bastantes horas para todas las cosas que debería usted hacer ¿Siempre se mueve, camina o come con rapidez? ¿Se siente impaciente por el ritmo al que se desarrollan los acontecimientos? ¿Acostumbra a decir: "Ah, ajá" o "sí, sí, sí", "bien, bien", cuando le habla una persona apremiándola inconscientemente a que acabe de decir lo que tiene que decir? ¿Tiene tendencia a terminar las frases de otras personas? ¿Se siente exageradamente irritado incluso rabioso cuando el coche que le precede en una carretera rueda a una marcha que usted considera demasiado lenta? ¿Considera angustioso tener que hacer cola o esperar turno para conseguir una mesa en un restaurante? ¿Encuentra intolerable observar cómo otras personas realizan tareas que usted sabe que puede hacer más deprisa? ¿Se impacienta consigo mismo si se ve obligado a realizar tareas repetitivas (rellenar resguardos, firmar talones, lavar platos, etc.), que son necesarias pero le impiden hacer las cosas que a usted le interesan realmente? ¿Es usted de esas personas que leen a toda prisa o intentan siempre conseguir condensaciones o sumarios de obras literarias realmente interesantes y valiosas? ¿Se esfuerza por pensar o hacer dos o más cosas simultáneamente? Por ejemplo, al tiempo que intenta escuchar la charla de una persona, sigue dando vueltas a otro tema sin ninguna relevancia con lo que escucha. ¿Mientras disfruta de un descanso, continúa pensando en sus problemas laborales, domésticos o profesionales? ¿Tiene usted el hábito de acentuar excesivamente varias palabras que usted considera clave en su conversación ordinaria o la tendencia a articular las últimas palabras de sus frases más rápidamente que las palabras iniciales? ¿Encuentra difícil abstenerse de llevar cualquier conversación hacia los temas que le interesan especialmente, y cuando no lo consigue, pretende usted escuchar pero en realidad sigue ocupado en sus propios pensamientos? ¿Se siente vagamente culpable, cuando descansa y no hace nada durante varias horas o varios días? ¿Intenta siempre programar más y más cosas en menos tiempo, y al hacerlo así deja cada vez menos margen para los imprevistos? Al conversar, ¿da con frecuencia puñetazos o palmadas en la mesa, o golpea con un puño la palma de la otra mano para dar más énfasis a un punto particular de la discusión? ¿Se somete a ciertos plazos en su trabajo que con frecuencia son difíciles de cumplir? ¿Aprieta con frecuencia las mandíbulas, hasta el punto que le rechinan los dientes? ¿Lleva con frecuencia material relacionado con su trabajo o sus estudios a su casa por la noche? ¿Acostumbra usted a evaluar en términos numéricos no sólo su propio trabajo, sino también las actividades de los demás ¿Se siente usted insatisfecho con su actual trabajo? Este test ha sido creado para conocer a qué tipo de patrón de personalidad pertenece una persona. El tipo de personalidad A corresponde a aquellas personas que necesitan afirmarse permanentemente a través de logros personales para alcanzar la percepción de auto-control. Experimentan una constante urgencia de tiempo que les hace intolerable el reposo y la inactividad. Estas personas también presentan una percepción de amenaza casi continua a su autoestima, eligiendo la acción como estrategia de enfrentamiento a sus problemas. Tienen tendencia a la dominación, una profunda inclinación a competir y una elevada agresividad que les induce a vivir en un constantestado de lucha. Las enfermedades más frecuentes en estos sujetos son las de tipo coronario, problemas psicosomáticos y síndromes de ansiedad generalizada. El patrón de conducta A se adquiere a través del aprendizaje y se puede detectar ya en la adolescencia.

El patrón de personalidad B es, evidentemente, lo opuesto al anterior. Son personas con un adecuado nivel de auto-control y autoestima que no les hace falta mantener actitudes compensadoras para reafirmarse. No son competitivas ni tan fácilmente irritables, y en general se toman la vida con mayor tranquilidad. Valoración: 14 puntos o más: Si se encuentra dentro de esta puntuación, es usted persona con un carácter del tipo A, debería relajarse y tomarse las cosas con más filosofía, pues tiene mayor peligro de padecer enfermedades coronarias, problemas psicosomáticos y estados de ansiedad. El mundo no se acaba sin usted. Entre 9 y 13 puntos: Usted se encuentra dentro de una puntuación normal, su carácter es un equilibrio entre la personalidad A y la B. Dentro de estos parámetros es donde se encuentra la mayoría de personas. Se activa lo suficiente para ser productivo y eficiente en el trabajo o estudios, pero sabe mantener la calma en las situaciones que así lo requieren, aunque en ocasiones también se sienta nervioso. 9 puntos o menos: Es usted una personalidad del tipo B. Es bastante menos vulnerable a sufrir ansiedad que otras personas, no se muestra ambicioso ni dominante, deja que las cosas sigan su cauce sin preocuparse en exceso. No quiere decir que nunca se muestre nervioso o angustiado si la situación le desborda, pero en general tiene un temperamento templado.

TEST DE PERSONALIDAD

Pueden ser de muy diversos tipos pero todos hacen referencia al mismo tema: la personalidad. Las pruebas de personalidad, tratan de indagar sobre tu mundo sentimental y afectivo, tus reacciones, comportamientos, actitudes, traumas representativos de tú carácter; en general, interesa tu forma de actuar ante el mundo. Los más utilizados en las pruebas de selección de personal son: • El 16 PF de Catell. • GZ de Guilford y Zimmerman. Suelen presentarse en desorden temático para evitar que el examinado/a averigüe sobre que se le evalúa. Trata de responder de forma espontánea y franca. Además te damos algunos consejos: Tipos de test de personalidad: 1.

Cuestionarios:

Consisten en series de preguntas variadas y en algunos casos ambiguas sobre tu persona. Se recomienda sinceridad, hay preguntas aparentemente diferentes diseñadas con el propósito de medir tu sinceridad partiendo de una actitud positiva hacia nosotros/as mismos. Escucha

con atención las instrucciones que te den para cada test. Si el tiempo es limitado, no te estanques en una pregunta, pasa a la siguiente. El objetivo que persiguen es descubrir rasgos como: estabilidad emocional extroversión introversión iniciativa dominio de sí mismo responsabilidad sentido del deber flexibilidad independencia autonomía decisión grado de sociabilidad sinceridad autoconfianza autodisciplina lealtad agresividad 2.

Test Proyectivos:

Láminas proyectivas: son diferentes láminas con manchas de tinta o dibujos poco definidos que tenemos que interpretar. Evalúan la interpretación que hacemos de las mismas. En este tipo de pruebas no se puede trampear ni andar con engaños. No hay respuestas ni correctas ni incorrectas, sino respuestas que reflejan tu personalidad. Es fundamental pensar en positivo, ya que nos permitirá ser más abiertos/as a la hora de las interpretaciones. No conviene mencionar objetos bélicos, oscuros o negativos a la hora de interpretar una mancha. El test de Koch o más conocido como el test del árbol, consiste en dibujar uno o varios árboles. El psicólogo/a tratará de saber indicaciones relativas a tu personalidad. Se aconseja ser espontáneo. El test de Rorschach, es quizás el más conocido y una de las pruebas más completas. Esta basado en lo que las personas perciben, ya que visualizan e interpretan manchas de tinta.

TAT o Test de Apercepción Temática. Consiste en una serie de láminas con escenas en las que intervienen diferentes personajes. 3.

Test de aptitudes:

Estas pruebas indagan la cantidad y calidad de tu capacidad intelectual (rendimiento y el nivel de conocimientos), al objeto de conocer en que tipo de actividades eres más hábil. Se pueden identificar distintos tipos de test dependiendo de lo que interese evaluar en relación con el puesto de trabajo al que se opte. En general, estos tests pueden evaluar tres tipos de aptitudes: Aptitud numérica: miden tu capacidad para realizar cálculos numéricos. Aptitud verbal: miden tu capacidad de comprensión, fluidez verbal. Aptitud abstracta: miden tu capacidad de pensar con flexibilidad, centrarte en lo relevante…

Por otra parte, los test de aptitudes pueden clasificarse en función de lo que evalúen en: Test de memoria: test de memoria de cifras, test de memoria visual. Test manipulativos, por ejemplo, los cubos de Kohs, donde se valora la desenvoltura del candidato y la rapidez en la realización de la prueba. El bloque de Wiggly o rompecabezas, donde se evalúan las destrezas, reacciones, carácter, sentido del método, perseverancia, emotividad, ingenio… Bur. Esta reservado para el personal administrativo, mide la capacidad para realizar las actividades normales de una oficina. Se valora la calidad del trabajo, la rapidez de ejecución y la atención, nivel intelectual y la amplitud de conocimientos. Test de comparación. Se realizan tareas de comparación y verificación de números y nombres. Se valora la capacidad de mantener la atención y precisión del evaluado así como su rapidez y exactitud de la ejecución. Test de matrices de Raven. Estos tipos de test están orientados a la valoración de inteligencia concreta. En este tipo de test, se pide que establezcas las relaciones existentes entre las sucesiones de figuras y objetos que aparecen. Aconsejamos, no ceñirse a uno de los ejercicios y perder el tiempo buscando la respuesta acertada. Es mejor avanzar y seguir con demás, para descubrir la ley que rige las sucesiones de figuras, fichas o naipes. Además, evitarás bloquearte y ponerte nervioso/a por dedicar demasiado tiempo a una sucesión. Test de fichas de dominó. Evalúan las capacidades racionales de la inteligencia y las capacidades de abstracción lógica. Es decir, hace una estimación del nivel de inteligencia en función de tus facultades lógicas. El conocimiento del juego del dominó no supone en principio una ventaja, sólo una mayor familiaridad con las fichas. Test de razonamiento. Evalúa la inteligencia como facultad de adaptación. Trata de estimar la agilidad mental, flexibilidad de la inteligencia, adaptabilidad a nuevas situaciones y facilidad de resolución de problemas de distinto tipo.

Los problemas que se presentan son muy variados y se presentan de un modo muy diverso, de forma que puede parecerte desconcertante. El evaluador/a puede observar la conducta y los métodos de trabajo del evaluado. Pueden ser: series de números, de letras, completar anagramas o palabras que hay que descubrir. En cada serie se da una alternancia distinta, por lo que cada una planteará un problema y una solución independiente de las demás. Se aconseja conservar una determinada simpleza mental, no busques trampas o significados imposibles. Test de comprensión verbal. Evalúa la inteligencia como capacidad de comprensión de ideas. Se emplean para determinar las facultades de análisis y de síntesis del candidato/a.

CARGO

Auxiliar Archivo

REPORTA A

Responsable Humano

DEPENDENCIA de

Talento

Talento Humano

No. DE OCUPANTE Según la necesidad

MISIÓN Ejecutar de acuerdo con las políticas de la Dirección de Talento Humano los

procedimientos y

registros establecidos en el archivo de Personal realizando un trabajo con calidad que permita a la Compañía la integración del factor humano y el tecnológico.

FUNCIONES 1. Mantener organizado y actualizado el archivo y la base de datos de la Dirección de Talento Humano para garantizar que los procesos correspondientes a la administración del personal se realicen de manera eficiente. 2. Realizar las afiliaciones y novedades del personal de la compañía al Sistema General de Seguridad social así como a las Cajas de Compensación Familiar de manera oportuna, para asegurar el cumplimiento de los derechos de los trabajadores de la Compañía. 3. Recibir y elaborar diariamente la correspondencia correspondiente a la Dirección de Talento Humano. 4. Radicar y cobrar mensualmente las incapacidades ante las EPS de manera oportuna para dar cumplimiento a las disposiciones legales. 5. Radicar las pólizas de seguro de vida así como las novedades de retiro. 6. Cumplir las responsabilidades del Programa de SOMA, remitirse al Manual del RUC. 6. Todas aquellas funciones que se le indiquen por necesidad de la Compañía.

Decisiones claves que NO requieren consulta 1. Coordinación de las actividades operativas dentro del área. Decisiones claves que SI requieren consulta 1. Modificación a los procesos, formatos o bases de datos existentes.

PERFIL OCUPACIONAL FACTORES

ESPECIFICACIONES

HABILIDAD FORMACION

Y

Bachiller Básico, con conocimientos en sistemas y/o archivo y/o aprendiz en fase lectiva.

REQUISITOS

Hoja de Vida Fotocopia que acredite su formación Fotocopia de cursos y seminarios que acrediten formación y actualización en el área requerida Fotocopia Pasado judicial vigente Fotocopia de Cédula y para los hombres libreta militar

Sistemas. TEMÁTICAS Técnicas de oficina. ESPECÍFICAS QUE Nociones de DEBE MANEJAR Legislación laboral.

EXPERIENCIA LABORAL

Areas afines a la descrita

Conocimiento inherente formación profesional.

Mínimo seis (6) meses de experiencia en el área o afines. En caso de ser aprendiz no requiere experiencia.

a

la

Comunicación Eficaz

Capacidad de escuchar y comprender al otro, de hacer preguntas, expresar conceptos e ideas en forma efectiva, expresando emociones positivas, lo que fortalece la motivación de las personas y el equipo de trabajo.

Solución de problemas

Es la capacidad para tomar determinaciones ante los problemas frecuentes o de consultar, evitando Interrumpir las funciones habituales. Es la capacidad de trabajar con otros para conseguir metas comunes, tiene disposición para colaborar, así como claramente definida la primacía de Los intereses colectivos sobre Los particulares.

COMPETENCIAS Trabajo en Equipo

Es la capacidad de trabajar con autonomía y autodeterminación para cumplir con las metas propuestas.

Proactividad

Identificación Organización

COMPETENCIAS

con

Responsabilidad

Es la habilidad para adoptar los necesidades, prioridades laIntereses, y objetivos de la organización.

Hace referencia al compromiso, a los valores morales y éticos que brindan un alto sentido del deber, al cumplimiento de las obligaciones y compromisos adquiridos, puede asumir las consecuencias de sus actos. Se esfuerza por dar más de lo que se pide.

Ejecución

Requiere un grado normal de responsabilidad para llevar a cabo las labores encomendadas.

Información

Requiere un grado superior de responsabilidad en el manejo de información confidencial.

RESPONSABILIDAD

Documentos Valores

MANEJO BIENES

DE Documentos Confidenciales

Equipos de Oficina

CONDICIONES FISICAS TRABAJO

Requiere un grado superior responsabilidad en la asignación para custodiar todo tipo de valores que representen dinero.

de

Requiere un grado superior de responsabilidad en el manejo de documentos que por sus características deben mantenerse en reserva. Requiere un grado normal de responsabilidad en el manejo de los elementos asignados para el logro de un objetivo y que queden bajo su custodia.

En este puesto de trabajo sé está expuesto a los siguientes factores DE de riesgo: posturas inadecuadas, movimientos y posiciones de riesgo.