Informe Final Gestion De Adquisicion Del Proyecto

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

1

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

DOCENTE:

CARLOS MAGNO CICLO:

VIII INTEGRANTES:

 AYALA MARRON ASTRID  CARRILLO MERCADO ISAMARY

 MACEDA AGUILAR JHON  MEJIA AQUINO TATIANA

 CALLAN HERNANDEZ JUNIOR

 NEGRON ZUÑIGA BIANCA

 CARRANZA QUISPE ANGEL

 RUIZ GARCIA LILIANA  SILVA ACOSTA JAIRO

 FLORES IZAGUIRRE CLAUDIA

CHIMBOTE - 2017 GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

2

INDICE 1. INTRODUCCION…………..……………………………………………Pag.4 2. GESTION DE ADQUISICION DEL PROYECTO…………………………...Pag.5 2.1 2.2 2.3

CONCEPTO…………………………………………………………….Pag.5 UN CONTRATO………………………………………………………..Pag.5 UN CONTRATO DE ADQUISICIÓN…………………………………Pag.5

3. PASOS DE LA GESTION DE ADQUISICION DEL PROYECTO………...Pag.6 4. PROCESOS DE LA GESTION DEL PROYECTO………………………….Pag.7 4.1

PLANIFICAR LA GESTION DE LAS ADQUISICIONES………………………………………………………Pag.7 4.11 ENTRADAS……………………………………………………………..Pag.7 4.111 HERRAMIENRAS Y TECNICAS…………………………………..….Pag.8 4.1111SALIDAS………………………………………………………………...Pag.8

5. EFECTUAR LAS ADQUISICIONES………………………………………....Pag.10 5.11 ENTRADAS……………………………………………………………..Pag.10 5.111 HERRAMIENRAS Y TECNICAS…………………………………..….Pag.10 5.1111SALIDAS………………………………………………………………...Pag.11

6. ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES…….…………………………….....Pag.12 6.11 ENTRADAS……………………………………………………………..Pag.13 6.111 HERRAMIENRAS Y TECNICAS…………………………………..….Pag.13 6.1111SALIDAS………………………………………………………………...Pag.14

7. CERRAR LAS ADQUISICIONES………………………………………….....Pag.14 7.11 ENTRADAS……………………………………………………………..Pag.14 7.111 HERRAMIENRAS Y TECNICAS…………………………………..….Pag.14 7.1111SALIDAS………………………………………………………………...Pag.15

8. FACTORES QUE LLEVAN A CABO EL ÉXITO DE LA GESTION DE SUS ADQUISICIONES……………………..……………………………………......Pag.15 APOYO VISIBLE DESDE LA DIRECCION ……………………………..Pag.15 MANEJO INTELIGENTE ( COMPRENSIÓN) DE LOS COSTOS…….Pag.15 RELACIONES COOPERATIVAS CON PROVEEDORES………….....Pag.16 CULTURA DE MEJORA CONTINUA…………………………………….Pag.16 ENFOQUE MULTI-FUNCIÓN………………………………………….....Pag.16 VALORACIÓN REAL PARA EL USO DE TECNOLOGIA AVANZADAS……………………………………………………….....……Pag.16 G) INVERSIÓN EN GESTIÓN DE ADQUISICIONES……………………..Pag.17 A) B) C) D) E) F)

9. CONCLUSIONES………………………………………………………………Pag.17

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

3

INTRODUCCION

Producto de la globalización, las empresas en la actualidad se enfrentan a una fuerte competencia de mercado, por esta razón es de vital importancia reducir costos y lograr un desempeño eficiente y eficaz en las organizaciones. La función de procura, compras o adquisiciones, por consiguiente, representa una gran oportunidad para reducir costos y aumentar beneficios. La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en una estrategia para las organizaciones y el objetivo de ésta estrategia es conseguir para las empresas los mejores proveedores que puedan abastecer los mejores productos y servicios, todo esto al mejor precio. La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios así como en otras áreas de la organización. De lo anterior se deduce la importancia que tiene la gestión de las adquisiciones en el desarrollo de los proyectos de la organización por lo cual presente informe tiene como finalidad presentar de forma concisa todos los aspectos relevantes a la procura como 9na. Área del conocimiento en la Gestión de Proyectos.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

4

GESTIÓN DE ADQUISICIÓN DEL PROYECTO

CONCEPTO: La gestión de las adquisiciones del Proyecto (compras, aprovisionamiento, procuraduría, etc.) se realiza a través de procesos de contratación. Incluye los procesos de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto. Estos procesos interactúan entre sí y con los procesos de las otras áreas de conocimiento. Dependiendo de los requisitos del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de un grupo o persona. Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto implican contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor.  UN CONTRATO Representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra contraprestación.  UN CONTRATO DE ADQUISICIÓN Incluye términos y condiciones, y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es responsabilidad del equipo de dirección del proyecto asegurar que todas las adquisiciones satisfacen las necesidades específicas del proyecto, a la vez que se respetan las políticas de la organización en materia de adquisiciones. La organización ejecutante del Proyecto, puede actuar como comprador, cuando desea adquirir productos o servicios de un tercero en virtud del Proyecto, y a la vez como vendedor cuando el proyecto es el resultado de un contrato, en ese caso:

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

5



El comprador se transforma en el cliente y, por lo tanto, en un interesado clave en el proyecto para el vendedor.



El equipo de dirección del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos los procesos de la dirección de proyectos, y no sólo de los de esta área de conocimiento.



Los términos y condiciones del contrato se transforman en entradas clave de muchos de los procesos de dirección del vendedor. El contrato puede efectivamente contener las entradas (p.ej. principales entregables, hitos clave, objetivos de costos) o limitar las opciones del equipo del proyecto (p.ej., en proyectos de diseño, se requiere a menudo que el comprador apruebe las decisiones relacionadas con los recursos humanos).

PASOS DE LA GESTION DE ADQUISICION DEL PROYECTO

1. Determinar qué comprar o adquirir, y cuándo y cómo hacerlo. 2. Documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores. 3. Obtener información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda. 4. Revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un contrato por escrito con cada vendedor. 5. Gestionar el contrato y la relación entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestionar la relación contractual con el comprador externo del proyecto. 6. Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

6

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO

1) PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES:

Consiste en documentar las decisiones de compra para el Proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles vendedores. Identifica qué necesidades del Proyecto pueden satisfacerse mediante Adquisiciones y cuáles serán resueltas por el equipo del Proyecto.  ENTRADAS 

Plan para la Dirección del Proyecto: La línea base del alcance, donde se describe la necesidad, justificación, requisitos y las fronteras del Proyecto.



Documentación de Requisitos: Donde podemos encontrar información importante sobre los requisitos del Proyecto a considerar durante la planificación de las Adquisiciones. Como por ejemplo, requisitos con implicaciones legales y contractuales.



Registro de Riesgos: Contiene información relacionada con los riesgos, tales como los riesgos identificados, los propietarios de dichos riesgos y las respuestas planificadas para mitigar sus posibles efectos.



Requisitos de Recursos de las Actividades: Información sobre necesidades

específicas,

tales

como

personas,

equipamientos

y

localización de los trabajos.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

7



Cronograma del Proyecto: Información acerca de plazos y fechas de entrega que sea obligatorio cumplir.



Registro de Interesados: Proporciona información sobre los interesados y/o participantes en el Proyecto y sus intereses en el mismo.



Activos de los procesos de la Organización: Los diferentes tipos de contratos utilizados por la Organización influyen en las decisiones de este proceso.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

8

 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 

Análisis de Hacer o Comprar: Técnica de dirección general para determinar si el equipo del Proyecto debe producir un producto o servicio determinado, o es mejor que lo compre a un proveedor externo.



Juicio de Expertos: Se aplica tanto a los detalles técnicos de los productos y/o servicios a adquirir como a los diferentes aspectos del negocio de gestión de las Adquisiciones, así como para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarán en la evaluación de las ofertas o propuestas de los vendedores



Investigación del Mercado: Incluye el estudio de las capacidades de la industria y de los vendedores específicos.



Reuniones del Equipo de Proyecto

 SALIDAS 

Plan de Gestión de las Adquisiciones: El Plan de Gestión de las Adquisiciones describe cómo serán gestionados los procesos de Adquisición del Proyecto.



Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición (Statement Of Work SOW): Para aquellos artículos que se van a comprar o adquirir, incluye y define la parte del alcance del Proyecto que está incluida dentro de cada contrato.



Documentos de la Adquisición: Se utilizan para pedir propuestas de los potenciales vendedores. Los términos licitación, propuesta, oferta o presupuesto generalmente varían desde cuando la decisión de selección del vendedor se basa en el precio (presupuesto) ó en otras consideraciones adicionales (oferta).



Criterios de Selección de Proveedores: Los criterios de evaluación se desarrollan y usan para calificar o puntuar las propuestas. Pueden ser objetivos o subjetivos.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

9



Decisión de Hacer o Comprar: Decisiones, debidamente documentadas, acerca de qué productos o servicios serán adquiridos o desarrollados por el equipo del Proyecto



Solicitudes de Cambio

2) EFECTUAR LAS ADQUISICIONES:

Consiste en obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato. En este proceso, el equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente a fin de seleccionar uno o más vendedores.  ENTRADAS 

Plan de Gestión de las Adquisiciones: Describe cómo se gestionarán los procesos de adquisición, desde la elaboración de la documentación de la adquisición hasta el contrato.



Documentos de la Adquisición: Proporcionan un registro de auditoría para contratos y otros acuerdos.



Criterios de Selección de Proveedores: Pueden incluir información sobre las habilidades requeridas del proveedor, sus capacidades, las fechas de entrega, el costo del producto, el costo del ciclo de vida, la pericia técnica y el enfoque con respecto al contrato.



Propuestas de los Vendedores: Preparadas como respuesta a un paquete de documentos de adquisición, constituye el juego básico de información que será usado en la evaluación y selección de uno ó más vendedores.



Documentación del Proyecto: Se consideran muy a menudo el registro de riesgos y los contratos relacionados con las decisiones respecto de los riesgos



Declaración del Trabajo de la Adquisición: Proporcionan a los proveedores un conjunto de objetivos, requisitos y resultados claramente definidos

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

10

 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 

Conferencia de Ofertantes: Son reuniones con los potenciales vendedores, previas a la preparación de una oferta o propuesta, usadas para asegurar que todos los vendedores potenciales tengan un entendimiento claro y en común de las Adquisiciones, son utilizadas para otorgar trato de igualdad.



Técnicas de Evaluación de Propuestas: Podemos usar muchas técnicas diferentes, pero todas ellas emplearán el juicio de expertos en alguna medida y alguna forma de criterios de evaluación.



Estimaciones Independientes: La parte compradora prepara sus propias estimaciones de manera independiente como forma de verificar los precios propuestos.



Juicio de Expertos



Publicidad: Anuncios en publicaciones de circulación general, como periódicos, o en publicaciones especializadas, como revistas de profesionales



Negociación de las Adquisiciones: Negociación para aclarar la estructura y los requisitos del contrato, de manera que se pueda llegar a un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. La redacción del contrato final refleja todos los acuerdos alcanzados.

 SALIDAS 

Vendedores Seleccionados



Acuerdos: Un acuerdo de adquisición incluye términos y condiciones y puede incorporar otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporciona.



Calendario de Recursos: Documentación de la cantidad de recursos disponibles, así como las fechas en que cada recurso específico pueda estar o no disponible.



Solicitudes de Cambio

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

11

3) ADMINISTRAR LAS ADQUISICIONES:

Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según sea necesario. Tanto el comprador como el vendedor administran el contrato de adquisición con finalidades similares. Cada uno debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que sus propios derechos legales se encuentren protegidos. Los procesos de dirección de proyectos que se aplican incluyen, entre otros: 

Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto para autorizar el trabajo del vendedor en el momento oportuno.



Informar el Desempeño

para monitorear el alcance, el costo, el

cronograma y el desempeño técnico del contrato. 

Realizar el Control de Calidad para inspeccionar y verificar la conformidad del producto del vendedor.



Realizar el Control Integrado de Cambios para asegurar que los cambios sean aprobados correctamente y que todas las personas que necesiten estar informadas de dichos cambios efectivamente lo estén.



Monitorear y Controlar los Riesgos para asegurar que los riesgos sean mitigados.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

12

 ENTRADAS 

Plan para la Dirección del Proyecto: Contiene el plan de gestión de las adquisiciones.



Documentos de la Adquisición: Registros de apoyo de los procesos de administración de las adquisiciones.



Acuerdos: O contratos. Incluyen el convenio de los deberes de cada una de las partes.



Solicitudes de Cambio APROBADAS: Pueden incluir modificaciones en los términos y condiciones del contrato, incluidos el enunciado del trabajo del contrato, los precios, y la descripción de los productos, servicios o resultados que se suministrarán.



Informes de Desempeño del Trabajo: Del vendedor, como por ejemplo documentación técnica elaborada por el mismo o informes de rendimiento.

 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 

Sistema de Control de Cambios del Contrato: Define el proceso por el cual el contrato puede ser modificado y está integrado con el sistema de control integrado de cambios.



Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones: Revisión estructurada del progreso realizado por el vendedor para cumplir con el alcance y la calidad del Proyecto, dentro del coste y del cronograma, tomando el contrato como referencia.



Inspecciones y Auditorias: Pueden realizarse inspecciones y auditorias durante la ejecución del Proyecto para identificar las debilidades en los procesos de trabajo o en los productos entregables del vendedor.



Informes de Desempeño del Proveedor: Se evalúan en función de los requisitos del acuerdo.



Sistemas de Pago: Los pagos al vendedor son procesados por el sistema de cuentas a pagar del comprador, normalmente, después de las certificaciones satisfactorias del trabajo por una persona autorizada del equipo de Proyecto.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

13

 SALIDAS 

Información de Desempeño del Trabajo: Base para la identificación de los problemas actuales o potenciales que servirá de respaldo para posteriores reclamaciones o nuevas adquisiciones.



Solicitudes de Cambio

4) CERRAR LAS ADQUISICIONES: Consiste en finalizar cada adquisición para el Proyecto. Brinda apoyo al Proceso Cerrar el Proyecto o fase, ya que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables son aceptables.  ENTRADAS 

Plan para la Dirección del Proyecto: Donde se encuentra el Plan de Gestión de las Adquisiciones.



Documentación de la Adquisición: Para cerrar el contrato, toda la documentación de las adquisiciones es coleccionada, indexada y archivada. La información acerca del cronograma, alcance, calidad y rendimiento del coste del contrato, junto con toda la referida a los cambios acordados, los registros de pago y los resultados de inspección son catalogados.

 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS 

Auditorias de la Adquisición: Una auditoria de adquisición es una revisión estructurada del proceso de adquisición, el objetivo de una auditoria de Adquisición es identificar los éxitos y fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos, o en otros Proyectos.



Negociación de Adquisiciones: En toda relación de adquisición, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación es un objetivo fundamental.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

14

 SALIDAS 

Adquisiciones Cerradas: El comprador, generalmente a través del administrador autorizado del contrato, le entrega al vendedor una notificación formal por escrito informándole que el contrato ha sido completado.



Actualizaciones

a

los

Activos

de

los

Procesos

de

la

Organización: Archivo del contrato, aceptación del producto entregable o documentación sobre lecciones aprendidas, entre otros.

FACTORES QUE LLEVAN A CABO EL ÉXITO DE LA GESTIÓN DE SUS ADQUISICIONES. a) Apoyo visible desde la dirección: Los grupos que llevan a cabo buenas prácticas tienen líderes y directores que reconocen el valor intrínseco que existe en una adecuada gestión de adquisiciones, y que además hacen su mejor esfuerzo por apoyar de manera activa todos las decisiones y actividades que ésta conlleva, en todo momento y con un mínimo de interrupciones o revisiones innecesarias. No se trata de directivos o líderes que acepta cualquier cosa, sino que comprenden el porqué de las decisiones tomadas y las apoyan para mantener un proceso ágil y centrado en la adquisición de los recursos idóneos para el proyecto a desarrollarse. b) Manejo Inteligente (comprensión) de los costos: Muchas compañías no son capaces de gestionar sus costos y qué es lo que los provoca. Ya sea por su tamaño, actividad o el tiempo de reacción ante los cambios de situación, existe algo que les impide manejarlos de la manera apropiada. Pero eso nunca debe suceder con un proyecto. Sí, existen imponderables que pueden afectar los costos totales, pero no debe existir incapacidad para gestionarlos. Los grupos que realizan buenas prácticas conocen en detalle la estructura de sus costos y llevan a cabo acciones orientadas a la reducción de estos; en tanto que aquellos que utilizan prácticas mejorables se ciñen de manera estricta al tope de costos y no lo rebasan.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

15

c) Relaciones cooperativas con proveedores: Las compañías reconocen que los proveedores aportan un valor que no está presente en sus compañías. Un grupo de trabajo, también debe hacerlo. Cuando estas entidades, ya sean nuestros equipos o las compañías, integran a sus proveedores estratégicos en los pasos o tareas que requieren adquisiciones, se crean vínculos fuertes y de mutuo beneficio d) Cultura de mejora continua: Puede sonar obvio pero las organizaciones que realizan buenas prácticas en la gestión de adquisiciones no lo hacen sólo para esta área de manera aislada. Al contrario, a todos los niveles, buscan el aprendizaje y mejora continua en sus procesos y sus prácticas, poniendo en práctica las lecciones aprendidas durante la gestión eficiente de sus adquisiciones. e) Enfoque multi-función: Para alcanzar un nivel óptimo, la gestión de adquisiciones no debe incluir solamente al grupo de adquisiciones. Como parte de un equipo más grande, siempre será idóneo que el grupo de adquisiciones trabaja en conjunto con otros dentro de la organización que puedan añadir valor a través de la interacción con proveedores, gracias sus funciones específicas en el proyecto. f) Valoración real para el uso de tecnologías avanzadas: Ni la tecnología más innovadora por sí sola va a hacer nada para mejorar la gestión de adquisiciones. Muchos equipos de trabajo creen que el uso de la tecnología en las adquisiciones es, en sí mismo, una mejor práctica. Sobra decir que estos grupos no entienden que la tecnología no aporta valor si no forma parte de una estrategia de adquisiciones. La tecnología sólo es una herramienta, no una estrategia en sí misma. Cuando la tecnología no se utiliza de la manera adecuada, puede resultar perjudicial para las operaciones de adquisiciones e incluso llegar a afectar gravemente al todo el proyecto.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

16

g) Inversión en gestión de adquisiciones: Hay que hacer notar que la inversión en ciertos factores como formación, tecnologías y comunicaciones, no conduce de forma automática al desarrollo de mejores prácticas en la gestión de adquisiciones. Pero se debe invertir para controlar o mejorar el control de los costos. Entre los líderes de proyecto que tienen las mejores prácticas para llevar a cabo la gestión de adquisiciones, es difícil encontrar uno que no muestre este interés en aras de cimentar las bases de un proyecto exitoso.

CONCLUSIONES

 El manejo de las compras de cualquier empresa es de suma importancia ya que de ahí depende el buen funcionamiento que se le dé a todos los factores que intervienen para la comercialización, la empresa tiene la capacidad de proyectar muy bien las necesidades de insumos y suministros para garantizar un excelente servicio y atención al usuario.

 Cabe señalar también que el seguimiento y control es parte vital en el proceso de compras, así como a planeación y los indicadores los cuales hacen del área de compras un proceso más efectivo.

 Asimismo

la planeación y programación de compras sirve para: evitar

demoras, optimizar costos, controlar la calidad y los inventarios.

GESTION DE ADQUISICION DE PROYECTOS

17