Informe Del Sena Corregido.docx

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA A UNA UNIDAD DE NEGOCIO

PROGRAMA DE FORMACIÒN TÈCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

INSTITUCION EDUCATIVA INEM JORGE ISAACS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SANTIAGO DE CALI 2015

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA A UNA UNIDAD DE NEGOCIO

Luisa Fernanda Mosquera Valentina Molina Leydi Tatiana Quiñones Pamela Mosquera Sandoval Derly Faisury Ortega

Licenciada María Stella Ortiz Liliana Vargas Castaño Instructora técnica

PROGRAMA DE FORMACIÒN TÈCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA NUMERO DE FICHA: 916924 SANTIAGO DE CALI 2015 INDICE

0. INTRODUCTION ................................................................................................ 8 0. .INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 6 1. GLOSARIO ........................................................................................................ 7 2. JUSTIFICACIÓN .............................................................................................. 11 3. OBJETIVOS ...................................................................................................... 12 3.1 OBJETIVOS GENERALES: ........................................................................ 12 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ...................................................................... 12 4.PASO A PASO DEL PROYECTO ........................Error! Bookmark not defined. 5. GRÁFICAS ...........................................................Error! Bookmark not defined. 6. CONCLUSIONES ............................................................................................. 38 7. ANEXOS ........................................................................................................... 40 8. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................. 47

LISTA DE GRÁFICOS

Gráfico 1: ¿A que sector pertenece su negocio? ....Error! Bookmark not defined. Gráfico 2: ¿Con empresarial?

qué

frecuencia

realiza

capacitaciones

de

manejo

.....................................................................................Error! Bookmark not defined. Gráfico 3. ¿Lleva su empresa el manejo de documentos organizacionales? .....................................................................................Error! Bookmark not defined. Gráfico 4.¿Actualiza con frecuencia los inventarios?Error!

Bookmark

not

defined. Gráfico 5. ¿Cómo se maneja la información contable en su negocio? ..... Error! Bookmark not defined. Gráfico 6. ¿Tiene libros de contabilidad en su negocio?Error!

Bookmark

not

defined. Gráfico 7. ¿Su empresa tiene manejo de soportes contables? Error! Bookmark not defined. Gráfico 8. ¿A qué régimen pertenece su empresa? Error! Bookmark not defined. Gráfico 9. Cree que sus clientes se encuentran satisfechos con los servicios prestados? ..................................................................Error! Bookmark not defined. Gráfico 10. ¿Tiene establecido de servicio al cliente?Error!

Bookmark

not

defined. Gráfico 11. ¿En que categoría según MIPYMES se encuentra su empresa? .....................................................................................Error! Bookmark not defined. Gráfico 12. ¿Esta legalmente constituido su negocio?Error!

Bookmark

not

defined. Gráfico 13. ¿Su negocio brinda todas las prestaciones legales a sus empleados? ................................................................Error! Bookmark not defined.

Gráfico 14. ¿Tiene medidas de seguridad para su negocio?Error!

Bookmark

not defined. Gráfico 15. ¿Su negocio cuenta con técnicas de publicidad?Error!

Bookmark

not defined. Gráfico 16. ¿Su negocio cuenta con estrategias de mercado?Error! Bookmark not defined.

LISTA DE TABLAS

Tabla 1:

5

INTRODUCCIÓN

En este proyecto como aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA se dará a conocer todo lo relacionado con las MIPYMES, es decir las micro, pequeñas y medianas empresas que son entidades independientes, con una alta predominancia en el mercado de comercio. Para esto se desarrollaran varías actividades tanto estadísticas como contables y económicas, en varios sectores de la cuidad, las cuales serán indispensables para la realización de este proyecto.

Además este proyecto permitirá conocer los campos de funcionalidad de las diferentes empresas con base en los sectores productivos en que se encuentran, los cuales pueden ser tanto comerciales, industriales, agropecuarios o de servicios; dependiendo si el área es rural o urbana; en este caso se elegirá el área urbana la cual abarca todas las empresas relacionadas en los ámbitos comerciales, y de servicios etc.

También se dará a conocer el tipo de empresa que más predomina en los diferentes barrios de la ciudad, algunas establecidas de acuerdo a las necesidades del sector en específico, incluyendo su organización administrativa, contable, si cuenta con toda la normatividad, legalidad, las prestaciones que ofrece a sus empleados, el manejo que tienen en la gestión contable que básicamente es lo más importante para el crecimiento de cada una de ellas.

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INTRODUCTION

In this project as SENA (National Training Service) learner, will release all related MIPYMES, to say micro, small and medium enterprises which are independent entities, with a high predominance in the trading market. For this various activities both statistical and economic accounting, in various sectors of the city, which will be indispensable for the realization of the project that will be developed.

Furthermore, this project will identify the fields of functionality from different companies based in the productive sectors in which they are, which can be either commercial, industrial, agricultural or services; depending on whether the area is rural or urban; in this case the urban area which includes all companies involved in commercial and services aspects will be chosen.

It also will announce the type of company that is most prevalent in the different neighborhoods of the city, some set according to the needs of the specific sector, including administrative, accounting organization, if it has all the regulations, legality, benefits it offers its employees, who are in handling accounting management, is basically the most important for the growth of each.

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GLOSARIO

AMPLITUD: Distancia o valor máximo de una cantidad variable, de su valor medio o valor base, o la mitad del valor máximo pico a pico de una función periódica, como un movimiento armónico simple. DESVIACIÓN TÍPICA O DESVIACIÓN ESTÁNDAR: dispersión para

variables

de

razón

(variables

Es una medida de

cuantitativas

o

cantidades

racionales) y de intervalo. Se define como la raíz cuadrada de la varianza de la variable. ENCUESTA: Es un procedimiento de investigación, dentro de los diseños de investigación descriptivos (no experimentales) en el que el investigador busca recopilar datos por medio de un cuestionario previamente diseñado o una entrevista a alguien, sin modificar el entorno ni el fenómeno donde se recoge la información. Los datos se obtienen realizando un conjunto de preguntas normalizadas y dirigidas a una muestra representativa o al conjunto total de la población estadística en estudio, integrada a menudo por personas, empresas o entes institucionales, con el fin de conocer estados de opinión, ideas, características o hechos específicos. FRECUENCIA ABSOLUTA: La frecuencia absoluta de una variable estadística es el número de veces que aparece en la muestra dicho valor de la variable. FRECUENCIA ABSOLUTA ACUMULADA: La frecuencia absoluta acumulada es el número de veces que ha aparecido en la muestra un valor menor o igual que el de la variable. FRECUENCIA

RELATIVA:

La frecuencia

relativa

es

el cociente entre

frecuencia absoluta de un determinado valor y el número total de datos.

8

la

FRECUENCIA RELATIVA ACUMULADA: La frecuencia relativa acumulada es el cociente entre la frecuencia acumulada de un determinado valor y el número total de datos. MEDIANA: En el ámbito de la estadística, la mediana representa el valor de la variable de posición central en un conjunto de datos ordenados. MEDIDAS DE DISPERSIÓN: Las medidas de dispersión, también llamadas medidas de variabilidad, muestran la variabilidad de una distribución, indicando por medio de un número si las diferentes puntuaciones de una variable están muy alejadas de la media. Cuanto mayor sea ese valor, mayor será la variabilidad, y cuanto menor sea, más homogénea será a la media. Así se sabe si todos los casos son parecidos o varían mucho entre ellos. MEDIA O PROMEDIO: Es una medida de tendencia central que resulta al efectuar una serie determinada de operaciones con un conjunto de números y que, en determinadas condiciones, puede representar por sí solo a todo el conjunto» MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS: Los métodos de recolección de datos se pueden definir como el medio que a través del cual el investigador se relaciona con los participantes para obtener la información necesaria que le permita lograr los objetivos de investigación. MUESTRA: Se llama muestra a una parte de la población a estudiar que sirve para representarla. MUESTREO: Es una técnica que sirve para obtener una o más muestras de una población. POBLACIÓN: Es un conjunto finito o infinito de personas u objetos que presentan características comunes. RANGO: La diferencia entre el menor y el mayor valor. Rango puede significar también todos los valores de resultado de una función.

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RECOLECCIÓN DE DATOS: Se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información. TABLAS DE FRECUENCIA: Las Tablas de frecuencias son herramientas de Estadística donde se colocan los datos en columnas representando los distintos valores recogidos en la muestra y las frecuencias (las veces) en que ocurren. VARIABLE: Es una característica que al ser medida en diferentes individuos es susceptible de adoptar diferentes valores. Las variables pueden ser cuantitativas y cualitativas. VARIABLES CUALITATIVAS: Son aquellas que expresan distintas cualidades, características o modalidades. VARIABLES CUANTITATIVAS: Son aquellas que se expresan mediante cantidades numéricas.

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JUSTIFICACIÓN

Con el proyecto de implementación de un sistema de gestión administrativa a una unidad de negocio se quiere conocer la organización, todos los reglamentos y necesidades que debe tener y satisfacer una empresa, entendiendo que una vez más el trabajo en equipo se hace indispensable para el funcionamiento de esta, aunque hayan diferentes cargos y jerarquías cada una se convierte en un complemento necesario para el desarrollo, mejoramiento e implementación de nuevas metodologías que contribuyan al crecimiento de ella; para que esto sirva como base para la creación de una micro-empresa Se quiere aportar y dejar un amplio conocimiento sobre el sector productivo en que estas se desarrollan teniendo en cuenta todos los mecanismos y métodos necesarios para el crecimiento económico. Además demostrar cuál es el campo más conveniente y la necesidad que se ha de satisfacer a la hora de plantear y crear una empresa. Intentar que este proyecto muestre las capacidades que tienen los estudiantes de la modalidad de comerciales debido a la innovación y creatividad al instante de proponer ideas que sirvan para plantear un negocio.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Conocer a profundidad todo lo relacionado con las empresas por medio de datos estadísticos

mediante

encuestas

para

obtener

resultados

cuantitativos

reconociendo las necesidades y las empresas más predominantes en cada sector.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 

Comprender

la

organización

de

las

empresas

tanto

legal

como

administrativa y jurídica. 

Determinar los campos de funcionalidad en los que se desempeñan cada una de las empresas satisfaciendo diferentes necesidades del sector.



Articular el estudio realizado como base para la creación de una empresa en un futuro.



Diseñar un instrumento de investigación para conocer la organización de algunas empresas de la comuna 6.



Aplicar el instrumento de investigación diseñado para obtener conclusiones sobre la estructura de las empresas encuestadas.

12

ANALISIS DE LA INFORMACIÓN

El día 10 de julio de 2015 se inició la búsqueda de las empresas solicitadas para realizar el trabajo de análisis, este día se realizó una reunión a las 9:00 am con el objetivo de iniciar con la actividad, para lograr una búsqueda de empresas más efectiva el grupo se dividió en parejas. Ambos grupos encontraron la cantidad de empresas asignadas aunque hubo inconvenientes. Al siguiente día se pactó otra reunión para organizar los datos obtenidos. Al finalizar la organización de los datos, el documento fue enviado a la instructora del Sena para saber la cantidad de empresas que se debían encuestar. Al recibir la respuesta de la instructora Liliana Vargas sobre la cantidad de empresas a encuestar, se debía elegir y crear un instrumento para encuestar, en este caso el instrumento elegido fue la encuesta; Cada uno los integrantes del grupo colaboraron para realizar este instrumento. Al finalizar la creación de la encuesta, esta fue revisada por la Instructora Sena para saber si tenía las preguntas apropiadas para aplicarla. El día 12 de agosto de 2015 se dio inicio a la aplicación de la encuesta, este día el grupo se dividió nuevamente en 2 grupos y se obtuvo un buen resultado pero también hubo inconvenientes ya que algunas personas no colaboraron con las respuestas de la encuesta por diferentes motivos. Después de que obtuvieron todos los datos, el siguiente paso era tabular y graficar. Este paso se realizó con la ayuda de la Instructora Liliana Vargas en una reunión que se tuvo en jornada contraria, en la cual dio una breve explicación sobre la tabulación manual para luego ser transcritos en el programa Microsoft Excel y así obtener las gráficas. Para lograr la contabilización de los datos obtenidos en las encuestas, estas fueron repartidas entre tres personas y después fueron destinadas a la líder del grupo para que ella realizara las respectivas gráficas. 13

Por otra parte, también fueron realizadas las guías de la fase de análisis, algunas actividades se desarrollaron de manera grupal y otras de manera individual. En este momento ya se ha culminada la fase de análisis y se obtiene una gran satisfacción con el progreso y también al contemplar el desempeño que cada uno de los integrantes ha logrado.

CARACTERIZACIÓN DE LA COMUNA TABLA DE EMPRESAS ENCONTRADAS TABLA DE EMPRESAS CON FORMULA MUESTREO

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CARACTERIZACION DE LA COMUNA La Comuna 5 de la ciudad de Cali está ubicada en la parte nororiental de la ciudad, entre la Carrera 1, la Avenida Simón Bolívar, la carrera 7 y la calle 46B. Limita al nororiente y al oriente con la Comuna 6, al sur con la Comuna 7 y al occidente con la Comuna 4. Está conformada por los siguientes barrios:

BARRIOS COMUNA 5 CALI

El Sena Palmeras del Norte Los Andes Los Guayacanes La Rivera 2 Santa Bárbara Salomia

Chiminangos 1.ª Etapa Chiminangos 2.ª Etapa Metropolitano del Norte Plazas Verdes Urbanización Barranquilla Brisas de Guabito

Villa del Sol Paseo de los Almendros Villas de Veracruz Torres De Comfandi Villa del Prado Brisas De los Andes

Imagen 1 tomada de: https://es.wikipedia.org/wiki/Comuna_6_(Cali)

15

Imagen 2 tomada de: http://www.cali.gov.co/publicaciones/mapas_y_planos_de_santiago_de_cali_pub

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TABLA 1: EMPRESAS ENCONTRADAS

17

18

19

20

TABLA 2: EMPRESAS ENCUESTADAS

21

Tabla 3: A cual sector pertenece su negocio?

Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 19,5

MEDIANA

5

MODA

0

En el sector de la comuna 6 del barrio Floralia, se encontraron mayor número de empresas en la categoría comercial, esto significa que los emprendedores se sienten más atraídos, puede decirse que es el no tener que producir, menos costos, se compra el producto y se vende.

22

Tabla 4: ¿Con qué frecuencia realiza capacitaciones de manejo empresarial?

Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 15,6

MEDIANA

23

7

MODA

7

Tabla 5: Lleva su empresa el manejo de documentos organizacionales; tales

como? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 15,6

MEDIANA

24

8

MODA

8

Tabla 6: Actualiza con frecuencia los inventarios? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 17,6

MEDIANA

25

16

MODA

no hay

Tabla 7: Cómo se maneja la información contable en su negocio? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 39

MEDIANA

26

39

MODA

no hay

Tabla 8: Tiene libros de contabilidad en su negocio? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 19,5

MEDIANA

27

10

MODA

no hay

Tabla 9: Su empresa tiene manejo de soportes contables? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 15,6

MEDIANA

28

6

MODA 6

Tabla 10: A qué régimen pertenece su empresa? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 39 MEDIANA MODA 6

39

29

Tabla 11: Cree que sus clientes se encuentran satisfechos con los servicios

prestados? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA

26

MEDIANA 30

22

MODA no hay

Tabla 12: Tiene establecido de servicio al cliente?

Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 19,5

MEDIANA

31

17,5

MODA no hay

Tabla 13: En que categoría según MIPYMES se encuentra su empresa?

Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 19,5

MEDIANA

32

17

MODA no hay

Tabla 14: Esta legalmente constituido su negocio? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 26

MEDIANA

33

11

MODA no hay

Tabla 15: Su negocio brinda todas las prestaciones legales a sus empleados? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

MEDIA 15,6

MEDIANA 34

16

MODA no hay

Tabla 16: Tiene medidas de seguridad para su negocio? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

35

MEDIA 19,5

MEDIANA

17,5

MODA no hay

Tabla 17: Su negocio cuenta con técnicas de publicidad? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

36

MEDIA 19,5

MEDIANA

24

MODA 25

Tabla 18: Su negocio cuenta con estrategias de mercado? Fuente: Elaboración propia, instrumento aplicado 12 de agosto 2015

37

MEDIA 19,5

MEDIANA

18

MODA no hay

CONCLUSIONES

Con este proyecto llegamos a las siguientes conclusiones:

1. Interiorizar y aprender un poco sobre el campo laboral al que se enfrentan a diario los empresarios, de qué manera se clasifican las empresas cada una de ellas enfocada a satisfacer una necesidad en específico, colocando por delante la comodidad del cliente. 38

2. Se desarrolló una encuesta en la cual, se recolectaron datos de las diferentes empresas para conocer las estadísticas y la cantidad de funcionalidades que se desarrollan en cada una de los diferentes sectores productivos relacionados con el comercio en la actualidad.

3. También se desarrolló

la contabilización y tabulación de los datos

obtenidos en cada uno de las encuestas realizadas, encuestas de las cuales algunas muy peculiares pues ver la reacción de la persona a la hora de preguntar por una legalidad o simplemente si está registrado en una cámara de comercio les causa algo de desconfianza pues muchos creen que se está investigando de más o simplemente se asustan ya que seguramente muchas empresas no cumplen con todos los reglamentos vigentes.

4. Por otro lado se puede concluir que muchas de las empresas no manejan algunos documentos organizacionales como lo son las cartas, circulares, entre otros. Pero también hay gran variedad que sí contabilizan sus ingresos y salidas en, libros diarios o libros fiscales, entre otros.

5. Además la mayoría de las empresas encuestadas son micro-empresas, y no cuentan con gran variedad de personal como para brindar todas las prestaciones sociales que requieren los empleados

6. Lo más importante es que se adquirió variedad de conocimiento que servirá para un futuro.

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ANEXOS  REALIZACIÓN DE ENCUESTAS

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Foto tomada por: Luisa María López

Foto tomada por: Lina Marcela Castillo

41

Foto tomada por: Lina Marcela Castillo

Foto tomada por: Luisa María López

42

Foto

tomada por: Lina Marcela Castillo

Foto tomada por: Luisa María López

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Foto tomada por: Yudi Alejandra Hernández

Foto tomada por: Yudi Alejandra Hernández

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 TABLA DE MIPYMES

Imagen 3 Tomada de: http://www.fundapymes.com/blog/wpcontent/uploads/2012/10/tabla_clasificacion_pymes_fundapymes.jpg

 ELEMENTO PARA ENCUESTAR

INSTITUCIÓN EDUCATIVA INEM JORGE ISAACS ARTICULACIÓN SENA

ENCUESTA

INTRODUCCION: Señor empresario, somos aprendices Sena del programa de formación Técnico en Asistencia Administrativa con el número de ficha 916924 en convenio con La Institución educativa Inem ‘Jorge Isaacs’. Tenemos como fin desarrollar el proyecto formativo del Sena, por lo tanto requerimos su colaboración al responder honestamente las siguientes preguntas:

DATOS DEL EMPRESARIO: Nombre: Dirección:

Teléfono: Correo:

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GESTIÓN ADMINISTRATIVA: 1. ¿A cuál sector pertenece su negocio? A. Industrial

B. Comercial

C. Servicios

D. Agropecuaria

2. ¿Con que frecuencia realiza capacitaciones de manejo empresarial? A. Bimensual

B. Trimestral

C. Semestral

D. Anual

E. No realiza

3. ¿Lleva su negocio el manejo de documentos organizacionales, tales como? A. Cartas

B. Memorandos

C. Circulares

D. Constancias laborales

E. Todas las anteriores

GESTION CONTABLE: 4. ¿Actualiza con frecuencia los inventarios? A. Mensual

B. Trimestral

C. Semestral

D. Anual

E. No realiza

5. ¿Cómo se maneja la información contable en su negocio A. Manual

B. Sistemática

6. ¿Tiene libros de contabilidad su negocio? A. Libro de Inventarios y Balances

B. Libro Diario

C. Libro Mayor y Balances

D. Libro fiscal

7. ¿Su empresa tiene manejo de soportes contables? A. Facturas

B. Comprobante de Egreso

C. Nota crédito

D. Nota debito

E. Todas las anteriores

8. ¿A qué régimen pertenece su empresa? A. Simplificado

B. Común

SERVICIO AL CLIENTE: 9. ¿Cree que sus clientes se encuentran satisfechos con los servicios prestados? A.

Si, por calidad de productos B. Si, por presentación de productos C. No, incumplimiento de las entregas

10. ¿Tienen establecido un protocolo de servicio al cliente? A. Si

B. No

C. No se

D. No responde

LEGAL: 11. ¿En qué categoría según MIPYMES se encuentra su empresa? A. Microempresa

B. Pequeña empresa

C. Mediana empresa

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D. Grande empresa

12. ¿Está legalmente constituido su negocio? A. Inscripción Constitución y Cámara de Comercio

B. Inscripción DIAN

C. Ambas

13. ¿Su negocio brinda todas las prestaciones sociales a sus empleados? A. ARL

B. EPS

C. Pensión

D. Todas

E. Ninguna

14. ¿Conoce medidas de seguridad para su negocio? A. Seguro contra robo B. Sistema de circuito cerrado C. Seguro contra incendio y terremoto

D. Ninguno

MERCADEO Y PUBLICIDAD: 15. ¿Su negocio cuenta con técnicas de publicidad? A. Técnica Audiovisual (video)

B. Catálogo de productos

C. Comerciales en radio

D. Ninguna

16. ¿Su negocio cuenta con estrategias de mercado? A. Si

B. No

C. No sabe

D. No responde

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS



Imagen

1.

Mapa

de

la

comuna

6

de

Cali

Recuperado

de

http://es.slideshare.net/dxtrs2/mipymes-en-colombia 

Imagen

2.

Barrios

de

la

comuna

6

de

Cali

https://es.wikipedia.org/wiki/Comuna_6_(Cali) 

Imagen

3.

Tabla

MYPIMES

http://www.fundapymes.com/blog/wp-

content/uploads/2012/10/tabla_clasificacion_pymes_fundapymes.jpg

Conclusiones son mínimo 5 Sugerencias o recomendaciones según los resultados del trabajo

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