Informatica Basica 3

DEPARTAMENTO DE PUBLICACIONES

GUIA DE TRABAJO DE TECNOLOGIA

TERCERA SESION Elaborada por PEDRO MEDINA

BOGOTA D.C

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DATOS DEL ESTUDIANTE

NOMBRE DEL ESTUDIANTE

: ______________________ _______________________

CARRERA

: ________________________

JORNADA

: MARTES Y MIERCOLES ( ) JUEVES Y VIERNES( ) SABADOS ( ) DOMINGOS ( )

NOMBRE DEL PROFESOR: ________________________ FECHA

: DEL __________ AL _______

CALIFICACION

: ________________________

_____________________ FIRMA DEL PROFESOR

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MODULO DE INFORMATICA BASICA GUIA DE TRABAJO SESION No 3 EXCEL Excel es un programa de hoja de cálculo diseñado para ayudar a registrar, analizar y presentar información cuantitativa. Este es el símbolo de Microsoft Excel, el cual aparecerá como ícono de acceso directo al programa y como identificador en el explorador de Windows para los documentos guardados como Excel. El archivo que se crea y se guarda en Excel se denomina libro de trabajo. Contiene un grupo de hojas de trabajo similares a las hojas del libro mayor contable. Usando Excel podrás crear una gran variedad de documentos que te permiten realizar análisis y llevar las cuentas, como: -

Ventas mensuales e informes de gastos.

-

Gráficos que representan los datos de ventas anuales.

-

Un inventario de productos.

-

Una planificación de pagos para una adquisición de equipamiento.

Excel tiene las versiones de Excel 95, 97, 2000 y XP. Antes de empezar a utiliza Excel, tendrás que iniciarlo. La forma más fácil de iniciar Excel es con el botón de Inicio de la Barra de tareas.

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Como iniciar Excel desde el menú Inicio: 1. Haz clic en el botón Inicio de la Barra de tareas. 2. Apunta a Programas. 3. Haz clic en Microsoft Excel. La otra forma de empezar Excel es utilizando el acceso directo de Office ubicada en la parte superior de la pantalla de inicio. Como iniciar Excel desde Microsoft Office : 1. Haz clic en el botón Inicio de la Barra de tareas y después en Nuevo documento de Office. 2. Haz clic en la etiqueta General del cuadro de diálogo Nuevo documento de Office. 3. Haz clic en Libro en blanco. 4. Haz clic en Aceptar. Para abrir un archivo desde la ventana de Excel se siguen estos pasos: 1. Haz clic en el botón Abrir de la Barra de herramientas estándar de la ventana de Excel. 2. Si sabes la ubicación del archivo, haz clic en la flecha de lista desplegable Buscar en y selecciona la carpeta en la que esté localizada el archivo. Si no recuerdas la carpeta exacta, lo mejor será que busques en toda la unidad, ya que busques en toda la unidad, ya que si especificaras una carpeta equivocada podrías pasar por alto el archivo. 3. Si fuese necesario, haz clic en la flecha de lista desplegable Tipo de archivo y después en el tipo de archivo que quieras abrir (para abrir los archivos de libros de trabajo haz clic en archivos de Microsoft Excel). 4. Haz clic en el nombre de archivo del libro de trabajo. 4

5. Haz clic en abrir. PARTES DE LA VENTANA DE EXCEL

Botones Minimizar, Restaurar y Cerrar

Ayudante de Office

Barra de t 韙 Barra de menús Barra de Est 醤 dar Barra de Formato Cuadro de nombres

Columnas

Filas Barra de dibujo

Barra de estado

Ventana de Excel 1. Todas las órdenes de Excel están organizadas en los menús de la barra de menús 2. La dirección de la celda actualmente seleccionada (o activa) aparecerá en el Cuadro de nombres.

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3. La celda activa es la celda actualmente seleccionada (su dirección aparecerá en el Cuadro de nombres), los datos se introducen en la celda activa 4. El puntero del ratón adopta esta forma cuando Excel está listo para llevar a cabo una nueva tarea. El puntero del ratón es sensible al contexto; su forma cambiará en función de la acción que se esté llevando a cabo. 5. La barra de estado muestra información sobre las órdenes o procedimientos seleccionados. 6. Cada hoja contiene una etiqueta en la que podrás hacer clic para desplazarte de una hoja a otra; podrás cambiar el nombre de las hojas para recordar más fácilmente lo que contiene cada una de ellas 7. La intersección de una fila y una columna forma una celda; cada celda tiene una dirección única determinada por la letra de la columna y el número de la fila. Por ejemplo la celda A5 es la intersección entre la columna A y la fila 5. 8. Las órdenes de Excel más frecuentes utilizadas estás disponibles en los botones de la barra de herramientas organizados en barras de herramientas. 9. Los datos contenidos en la celda activa aparecerán en la Barra de fórmulas 10. La barra de título contiene el nombre del libro de trabajo. También se puede desplazar por la ventana de Excel utilizando el ratón de la siguiente forma: -

Para desplazarte de una celda a otra, apunta a la celda que quieras desplazarte y haz Clic sobre ella.

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-

Para desplazarte de una hoja de trabajo a otra, haz clic en la etiqueta de la hoja que quieras ver.

-

Para ver otras partes de la hoja de trabajo sin cambiar la ubicación de la celda activa, haz clic en las barras de desplazamiento vertical y horizontal o arrastra los botones de desplazamiento.

-

Para ver más etiquetas de hoja sin cambiar la hoja activa, haz clic en uno de los botones de desplazamiento de etiquetas.

TECLAS PARA NAVEGAR POR UNA HOJA DE TRABAJO Pulsa estas teclas Tecla de dirección izquierda Tecla de dirección derecha Tecla de dirección hacia arriba Tecla de dirección hacia abajo Tabulador Mayúsculas + Tabulador RePág AvPág Fin + Tecla de dirección

Para obtener este resultado Desplaza una celda hacia la izquierda Desplaza una celda hacia la derecha Desplaza hacia arriba Desplaza hacia abajo Desplaza una celda hacia la derecha Desplaza una celda hacia la izquierda Desplaza una pantalla hacia arriba Desplaza una pantalla hacia abajo Desplaza en la dirección de la tecla de

Inicio

dirección hasta la última celda. Desplaza hasta la columna A de la fila

actual Ctrl. + Inicio Desplaza hasta la A1 Intro Desplaza una celda hacia abajo Ctrl. + Tecla dirección derecha Desplaza hasta el final de las columnas Ctrl. + Tecla dirección hacia Desplaza hasta el final de las filas. abajo Como trabajar con menús y barras de herramientas Todas las órdenes de Excel están organizadas en los menús de la barra de menús y cada menú contiene una lista de las órdenes relacionadas. Si la orden va seguida de puntos suspensivos (...), se abrirá un cuadro de diálogo, el cual da información adicional. Si la orden va seguida de una flecha, se 7

abrirá un submenú mostrando órdenes relacionadas. Si a la izquierda de la orden aparece un icono, significará que hay disponible un botón de la barra de herramientas para esa orden. Si a la derecha de la orden aparece una combinación de teclas, será porque existe una abreviatura de teclado que podrás utilizar en lugar de la orden del menú. La barra de herramientas contiene botones en los que haciendo clic sobre ellos realizan la orden que tengan asignada, y estas se utilizan con mucha frecuencia. Si colocas el puntero del ratón sobre el botón de la barra de herramientas, el nombre de la orden que tiene asignada aparece dentro de un pequeño cuadro llamado Sugerencia. Excel proporciona un exhaustivo sistema de Ayuda en línea que te ayudará a completar tareas. Pero en Excel también podrás obtener ayuda en cualquier momento,, o haciendo clic en el botón ayuda de la barra del título de un cuadro de diálogo, o utilizando las órdenes del menú Ayuda, o haciendo clic en el botón Ayudante de Office de la barra de herramientas estándar, o pulsando directamente desde el teclado F1 Como guardar un libro de trabajo Cuando se abre un nuevo libro de trabajo de Excel, la barra de título muestra un título predeterminado, como Libro 1 o Libro 2. Cuando guardes el libro de trabajo por primera vez, tendrás que darle un nombre significativo y especificar dónde quieres almacenarlo. Los nombres de archivo podrán contener hasta 256 caracteres, incluyendo letras mayúsculas y minúsculas, espacios y signos de puntuación. Una vez que hayas guardado el libro de trabajo, tendrás que seguir guardando los cambios que vayas realizando antes de cerrar el libro de trabajo o de salir del programa de Excel. Ejemplo: 1. Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar.

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2. Haz clic en la flecha de lista desplegable Guardar en y selecciona la carpeta y la unidad en la que quieras almacenar el archivo del libro de trabajo. 3. escribe el nuevo nombre del libro de trabajo en el cuadro de texto Nombre de archivo. 4. Haz clic en Guardar. El nuevo nombre aparecerá en la barra de título. Impresión de una hoja de trabajo Para imprimir una hoja de trabajo, antes de enviarla a la impresora deberías verlo previamente. La Vista Preliminar es una vista en miniatura de toda la hoja de trabajo que muestra la apariencia que tendrá cuando se imprima. Podrás imprimir rápidamente una copia de tu hoja de trabajo para revisarla, o utilizar el cuadro de diálogo Imprimir para especificar varias opciones de impresión tales como elegir una nueva impresora, seleccionar el número de páginas del libro de trabajo que quieras imprimir y especificar el número de copias. Los pasos son los siguientes: 1. Haz clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar. 2. Haz clic en el botón Zoom o con el puntero de Zoom en cualquier lugar de la hoja de trabajo para aumentar un área específica de la página. 3. Haz clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Vista preliminar para imprimir tu hoja de trabajo. 4. Para cerrar la vista preliminar, haz clic en el botón Cerrar. 5. Haz clic en el menú Archivo y después en Imprimir -

Para elegir otra impresora (instalada), haz clic en la flecha de lista desplegable Nombre de la sección Impresora y selecciona la impresora que quieras utilizar. 9

-

Para imprimir las páginas seleccionadas (en lugar de todas las páginas), haz clic en el botón de opción Páginas y después en las flechas de los cuadros de giro Desde y Hasta, hasta que el número de páginas haya sido determinado.

-

Para imprimir más de una copia del intervalo de impresión, haz clic en las flechas del cuadro de giro Número de copias hasta que el número de copias haya sido definido.

-

Para cambiar el área de impresión de una hoja de trabajo, haz clic en el

botón

de

opción

de

la

sección

Imprimir

que identifique

correctamente el área que vaya a imprimirse. 6. Haz clic en Aceptar. 7. Otra forma de imprimir rápidamente una copia de la hoja de trabajo es haciendo clic en el botón de Imprimir de la barra de herramientas Estándar o con las teclas Ctrl. P. Una vez que hayas terminado de trabajar en tu libro de trabajo, podrás cerrarlo. Cerrar un libro de trabajo no es lo mismo que salir de Excel : aunque el libro de trabajo esté cerrado, Excel se seguirá ejecutando. Cuando hayas terminado de utilizar Excel, podrás salir del programa. Para proteger los archivos, sal de Excel antes de apagar la computadora. Para cerrar un libro hacemos lo siguiente: 1. Haz clic en el menú Archivo y después en Cerrar o haz clic en el botón cerrar de la barra de título de la ventana de la hoja de trabajo. 2. Si has realizado cambios en el libro de trabajo desde la última vez que los guardaste,

aparecerá un cuadro de diálogo preguntándote si quieres

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guardar los cambios que realizaste en tu libro de trabajo, haz clic en Sí; para ignorar los cambios que pudieras haber hecho, haz clic en No. Para salir de Excel: 1. Haz clic en el botón Cerrar de la barra de título de la ventana de programa de Excel o en el menú Archivo y después en Salir. 2. Si hay archivos abiertos y realizaste cambios en ellos desde la última vez que los guardaste, aparecerá un cuadro de diálogo preguntándote si quieres guardar los cambios. Para guardar los cambios que realizaste en tu libro de trabajo, haz clic en Sí; para ignorar los cambios que pudieras haber hecho, haz clic en No. Si no hay archivos abiertos o no han sido modificados, el programa se cerrará automáticamente.

Libros En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo. Hojas de cálculo

Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos.

Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico. Etiqueta de hoja Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas en la parte inferior de la ventana de la hoja de cálculo. Para moverse de una hoja a otra, haga clic en las etiquetas de las hojas.

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Especificaciones de hojas y libros Característica

Límite máximo

Libros abiertos

En función de la memoria disponible y los recursos del sistema

Tamaño de hoja

65.536 filas por 256 columnas

Ancho de columna

255 caracteres

Alto de fila

409 puntos

Longitud del contenido de una celda (texto)

32.767 caracteres. Sólo se muestran 1.024 en una celda; los 32.767 caracteres se muestran en la barra de fórmula.

Hojas en un libro

En función de la memoria disponible (el número predeterminado es 3)

Colores en un libro

56

Estilos de celda en un libro

4.000

Vistas con un nombre asignado en un libro

En función de la memoria disponible

Formatos de número personalizados

En función de la memoria disponible

Nombres en un libro

En función de la memoria disponible

Ventanas en un libro

Únicamente en función de los recursos del sistema

Paneles en una ventana

4

Hojas vinculadas

En función de la memoria disponible

Escenarios

En función de la memoria disponible, un informe de resumen sólo muestra los primeros 251 escenarios

Celdas cambiantes en un escenario

32

Celdas ajustables en Solver

200

Funciones personalizadas

En función de la memoria disponible

Escala de zoom

del 10 % al 400 %

Informes

En función de la memoria disponible

Criterios de ordenación

3 combinados en una única operación; ilimitado en operaciones de ordenación secuenciales

Niveles de deshacer

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Campos en un formulario

32

Barras de herramientas personalizadas en un libro

En función de la memoria disponible

Botones de las barras de herramientas En función de la memoria disponible personalizadas 12

Cómo crear entradas de celdas en una hoja de trabajo Existen tres tipos básicos de entradas de celdas: Etiquetas, valores y fórmulas. La etiqueta es el texto que se introduce en una celda y que identifica los datos de la hoja de trabajo para que los lectores puedan comprender el propósito de la misma. Excel no utiliza etiquetas en sus cálculos. Por ejemplo, la etiqueta identifica las clases de inventarios que se listan diariamente en esta hoja de trabajo. El Valor es un número que se introduce en una celda. Excel sabe incluir valores en sus cálculos. Para realizar un cálculo dentro de una hoja de trabajo, habrá que introducir una Fórmula dentro de la celda. La Fórmula es un cálculo que contiene las referencias, los valores y los operadores aritméticos de la celda. El resultado de la fórmula aparecerá en la celda de la hoja de trabajo en la que se introdujo la fórmula. Por ejemplo la celda E4 de la Figura presenta <81000>; pero en realidad la celda contiene la fórmula <=B4*C4> (o Valoración = Stock*Precio), que aparecerá en la barra de fórmulas. La ventaja de la celda que contiene una fórmula es que cuando se cambian los datos de la hoja de trabajo o se copia la fórmula a otras celdas, Excel ajusta automáticamente las referencias de la celda dentro de la fórmula y devuelve los resultados correctos.

1 2 3 4 5 6 7

A

B

Descripción Archivadores Carpetas Bolígrafos Lápices

Stock 300 500 250 800

C

D

F

Inventario Precio 270 125 50 30

Stock mínimo 30 30 30 30

Valoración 81000 62500 12500 24000 13

8 Calculadoras 9 Diccionarios

600 600

800 600

30 10

480000 360000

Cómo deshacer y rehacer una acción Al crear tu hoja de trabajo, podrías darte cuenta de que has cometido algún error en alguna acción o tarea. La característica Deshacer te permitirá los resultados de datos introducidos con anterioridad, de órdenes de menús o de botones de la barra de herramientas. Por ejemplo, si vas a introducir un número en una celda y después decides que el número es incorrecto, podrás deshacer esa entrada haciendo clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar. Pero podría ocurrir que, después de todo, el número eliminado fuese correcto; la característica Rehacer lo restaurará a la celda. Si tuviera que buscar algo para repetir o restaurar una acción reciente, podrás utilizar el botón Rehacer de la barra de herramientas Estándar.

Para Deshacer una acción es: 1. Haz clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar para deshacer la última acción que completaste. 2. Haz clic en la flecha de lista desplegable Deshacer de la barra de herramientas

Estándar

para

ver

una

lista

de

las

acciones

recientemente completadas que pueden deshacer. Si apuntas a una acción de la lista que quieras deshacer, Excel resaltará esa acción y 14

todas las anteriores a ella (las que se produjeron desde la acción que quieres deshacer). 3. Haz clic en una acción. Excel anulará la acción seleccionada y todas las acciones anteriores. Para Rehacer una acción es: 1. Haz clic en el botón Rehacer de la barra de herramientas Estándar para repetir tu última acción. 2. Haz clic en la flecha de lista desplegable Rehacer para ver una lista de las acciones recientemente completadas que pueden repetirse. Si apuntas a una acción de la lista que quieras repetir, Excel resaltará esa acción y todas las anteriores a ella (las que se produjeron desde la acción que quieres repetir)

ETIQUETAS Para introducir una etiqueta de texto se hacen los siguientes pasos: 1. Haz clic en la celda en la que quieras introducirla etiqueta. 2. Escribe la etiqueta. Podrá incluir letras mayúsculas y minúsculas, espacios, signos de puntuación y números. 3. Haz clic en el botón introducir de la barra de fórmulas o pulsa intro.

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Para introducir un número como una etiqueta 1. Haz clic en la celda en la que quieras introducir un número como una etiqueta. 2. Escribe ´(un apóstrofo). El apóstrofe es un prefijo de la etiqueta y no aparecerá en la hoja de trabajo. 3. Escribe un valor numérico. Ejemplos de números que podrás utilizar como etiquetas son un año, un número de la Seguridad social o un número de teléfono. 4. Haz clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas o pulsa intro. Podrás introducir valores como números enteros, decimales, porcentajes o fechas. Para ellos, podrás utilizar los números de la fila superior del teclado o el teclado numérico situado a la derecha. Cuando se introduce la fecha o la hora de un día, Excel reconoce automáticamente estas entradas (si son correctamente introducidas) como valores numéricos y cambia el formato de las celdas a un formato de las celdas a un formato predeterminado de horas o fecha.

VALORES Para introducir un valor: 1. Haz clic en la celda en la que quieras introducir el valor. 2. Escribe el valor. Para simplificar tu entrada de datos, escribe primero los valores sin comas ni signos de monedas y después aplícales un formato numérico. 3. Pulsa intro o haz clic en el botón Introducir de la Barra de fórmulas.

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Para introducir una fecha o una hojas: 1. Para introducir una fecha, escríbela en la celda o en la barra de fórmulas poniendo una barra (/) o un guión (-) entre el mes, el día y el año. 2. Para introducir una hora, escríbela basándote en las 12 horas del reloj y poniendo dos puntos (:) entre la hora y los minutos, seguida de un espacio y después de una (a) o una (p) para reflejar la mañana o la tarde. 3. Pulsa intro o haz clic en el botón Introducir de la Barra de fórmulas. No importa lo mucho que uno planifique para realizar una hoja de trabajo, lo más probable es que tenga que realizar cambios en la hoja de trabajo, unas veces será porque quieras corregir un error y otras porque tengas que incorporar nueva información o porque quieras ver cómo podrían verse afectados los resultados de la hoja de trabajo por diferentes condiciones, tales como ventas más altas, menos unidades producidas o cualquier otra variable. Para editar el contenido de la celda 1. Haz doble clic en la celda que quieres editar. El punto de inserción aparecerá dentro de la celda. 2. Si fuese necesario, utiliza el puntero del ratón o las teclas Inicio, Fin y las teclas de dirección para colocar el punto de inserción donde quieras. 3. Si fuese necesario, utiliza cualquier combinación de las teclas Tecla de retroceso y Supr para eliminar los caracteres no deseados 4. Si fuese necesario, escribe nuevos caracteres. 5. Pulsa Intro para aceptar los cambios o Esc para cancelarlos. 17

Borrar el contenido de una celda 1. Haz clic en la celda o el rango que quieras borrar. 2. Haz clic derecho del ratón y después haz clic en borrar contenido o pulsa la tecla Supr. Eliminar una celda suprime la celda física de la hoja de trabajo. Si eliges Eliminar del menú Edición o del menú contextual, deberás escoger entre desplazar las celdas hacia la izquierda, desplazar las celdas hacia arriba, eliminar toda la fila o eliminar toda la columna. Borra sólo el formato de una celda. Selecciona una celda o rango, haz clic en el menú Edición, apunta a Borrar y haz clic en Formatos. Los datos permanecerán, pero el formato quedará eliminado. Cómo insertar y eliminar una celda 1. Selecciona la celda en las que quieras insertar las nuevas. Por ejemplo, para insertar dos celdas en blanco en las posiciones A10 y A11, selecciona las celdas A10 y A11. 2. Haz clic en el menú Insertar y después en Celdas. 3. Haz clic en Aceptar. Como eliminar una celda 1. Selecciona la celda o las celdas que quieres eliminar. 2. Haz clic en el menú Edición y después en Eliminar. 3. Haz clic en Aceptar.

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FORMULAS Una vez que los datos estén en las celdas de la hoja de trabajo, podrás introducir fórmulas en otras celdas y realizar cálculos. Los resultados siempre estarán actualizados, no importa la frecuencia con la que cambies los datos, Excel volverá a calcular las fórmulas automáticamente. Para cálculos más complejos

incluirá

fórmulas

integradas,

denominadas

funciones;

la

característica Pegar función te ayudará a completar las funciones, por lo que no será necesario que memorices cada una de ellas. Las referencias de las celdas dentro de las fórmulas cambiarán cuando la fórmula se copie a una nueva ubicación. Sin embargo, en ocasiones, querrás que las referencias de las celdas sigan siendo las mismas. Excel te ofrecerá la posibilidad de controlar cómo se tratarán las referencias de las celdas cuando se copien. La fórmula calcula valores para devolver un resultado. En una hoja de trabajo de Excel utilizarás valores como 150 o $ 20.00, operadores aritméticos como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/) y referencias de celdas para crear fórmulas. Las fórmulas de Excel siempre empiezan por el signo igual (=). Aunque las fórmulas de las celdas de la hoja de trabajo no se visualicen, por defecto, podrás cambiar la vista de la hoja de trabajo para que se vean. Cómo introducir una fórmula 1. Haz clic en la celda en la que quieras introducir una fórmula. 2. Escribe = (un signo igual) para empezar la fórmula con el signo igual, Excel mostrará la información que escribas pero no la calculará. 3. Introduce el primer argumento. El argumento podrá ser un número o una referencia de celda. Si es una referencia de celda podrás escribir la referencia o hacer clic en la celda de la hoja de trabajo. 19

4. Introduce un operador aritmético. 5. Introduce el siguiente argumento. 6. Haz clic en el botón Introducir de la Barra de fórmulas o pulsa intro. Observa que el resultado de la fórmula aparecerá en la celda y la fórmula en la barra de fórmulas. Las fórmulas contienen más de un operador aritmético que sigue un orden de precedencia. Excel realiza sus cálculos basándose en el orden siguiente : -

Exponenciación

-

Multiplicación

-

División

-

Finalmente Suma y Resta. A Inventario

B

1 2 Stock 3 Descripción 300 4 Archivadores 500 5 Carpetas 250 6 Bolígrafos 800 7 Lápices 600 8 Calculadoras 600 9 Diccionarios 3050 10 Totales Fórmula del total de stock =B4+B9

C

Precio 270 125 50 30 800 600 1875

D

Stock mínimo 30 30 30 30 30 10 160

E

Valoración 81000 62500 12500 24000 480000 360000 1020000

Fórmula del total de precio =C4+C9 Fórmula del total de stock mínimo =D4+D9 Fórmula de Valoración de Archivadores =B4*C4 Fórmula de Valoración de Carpetas =B5*C5 Fórmula de Valoración de Bolígrafos =B6*C6 Fórmula de Valoración de Lápices =B7*C7 Fórmula de Valoración de Calculadoras =B8*C8 Fórmula de Valoración de Diccionarios =B9*C9 Fórmula del total de Valoración = E4+E9

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Cómo realizar cálculos utilizando la barra de herramientas 1. Haz clic en la celda en la que quieras introducir la función. 2. Haz clic en la barra de herramientas en autosuma 3. Pulsa Intro. Cómo insertar una hoja de trabajo 1. Haz clic en la etiqueta de la hoja (o selecciona cualquier de la hoja trabajo)hacia la derecha, o delante, de donde uieras insertar la nueva hoja. 2. Haz clic en el menú Insertar y después en Hoja de cálculo. Aparecerá una nueva hoja de trabajo insertada a la izquierda, o detrás, de la hoja de trabajo seleccionada. Cómo eliminar una hoja trabajo 1. Selecciona cualquier celda de la hoja de trabajo que quieras eliminar. 2. Haz clic en el menú Edición y después en Eliminar hoja. 3. Haz clic en Aceptar para confirmar la eliminación. Cómo mover una hoja de trabajo 1. Haz clic en la etiqueta de la hoja de la hoja de trabajo que quieras mover y después pulsa y mantén pulsado el botón del ratón. El puntero del ratón adoptará la forma de una pequeña hoja. 2. Arrastra el puntero hacia la derecha, o delante de la etiqueta de la hoja a la que quieras mover la hoja de trabajo. 3. Suelta el botón del ratón.

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Cómo insertar una columna 1. Haz clic en cualquier parte de la columna situada a la derecha de la ubicación de la nueva columna que quieras insertar. 2. Haz clic en el menú Insertar y después en Columnas. La columna se insertará a la izquierda de la celda o columna seleccionada. Cómo insertar una fila 1. Haz clic en cualquier parte de la fila situada inmediatamente debajo de la ubicación de la fila que quieras insertar. 2. Haz clic en el menú Insertar y después en Filas. La fila se insertará por encima de la celda o fila seleccionada. Cómo insertar múltiples filas o columnas en la hoja de trabajo 1. Para agregar múltiples columnas, arrastra hasta seleccionar los botones indicadores de columna – los que contienen las letras de las columnas en el marco de la hoja de trabajo – para el número de columnas que vayan a ser insertadas. 2. Haz clic en el menú Insertar y después en Columnas o haz clic en el menú Insertar después Filas. Se insertará el número de filas o columnas seleccionadas. Cómo eliminar una columna 1. Haz clic en el botón indicador de columna de la columna o columnas que quieras eliminar. 22

2. Haz clic en el menú Edición y después en Eliminar. Cómo eliminar una fila 1. Haz clic en el botón indicador de fila o filas que quieras eliminar. 2. Haz clic en el menú Edición y después en Eliminar. Cómo ajustar el ancho de la columna o el alto de la fila utilizando el ratón 1. Para cambiar el ancho de la columna o el alto de la fila, coloca el puntero del ratón entre los botones indicadores de la fila o la columna que quieras cambia. Cuando el puntero adopte la forma de una flecha de doble punta, haz clic y arrástralo hasta el nuevo ancho o alto. Para agregar un encabezado o pie de pagina a un libro de trabajo Hace que el trabajo resulte más fácil para los lectores y que tenga una apariencia más profesional. Con la orden Configurar página podrás agregar información de encabezados y pies de página, tales como el número de la página, el título de la hoja de trabajo o la fecha actual en la parte superior e inferior de cada página o sección de una hoja de trabajo o de un libro de trabajo. Utilizando los botones de los encabezados y pies de página, tus páginas podrán incluir la fecha y la hora del sistema de tu computadora, el número de la página, el nombre del libro de trabajo y de la hoja y demás información. Formato de una hoja de trabajo Podrás modificar la apariencia de los datos de las celdas de la hoja de trabajo sin necesidad de cambiar el valor real de la celda. Podrás dar formato 23

al texto y a los números con atributos de fuentes, tales como negrita, cursiva o subrayado para captar la atención del lector. También podrás aplicar formatos numéricos a los números para que reflejen mejor el tipo de información que presentan – cantidades en monedas, fechas, decimales y otros -. Una fuente es una colección de caracteres alfanuméricos que comparten la misma tipografía, o diseño, y que tienen características similares. La mayoría de las fuentes están disponibles en una gran variedad de tamaños. Ejemplo: Arial de 10 puntos. Cómo aplicar un auto formato 1. Selecciona la celda o el rango al que quieras aplicar el Auto-formato. 2. Haz clic en el menú Formato y después en Auto-formato. 3. Haz clic en el estilo de formato que quieras aplicar de la lista Formato de tabla. 4. Mira tu selección en el cuadro Muestra. 5. Haz clic en aceptar

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Cuando se aplica un Auto-formato, cualquier formato existente quedará anulado. Para insertar una imagen a la hoja de trabajo se realizan los siguientes pasos 1. Selecciona la celda o el rango en el que quieras que aparezca la imagen. Normalmente, quedará en el área aproximada de las celdas seleccionadas, pero podría suponerse a otra información. 2. Haz clic en el menú Insertar, apunta a Imagen y haz clic en Imágenes prediseñadas. 3. Haz clic en una d las categorías de la lista situada a la izquierda. 4. Haz clic en una de las imágenes del cuadro. Si fuese necesario, desplázate para ver las imágenes que hay disponibles en la categoría que hayas seleccionado. 5. Haz clic en Insertar. Dibujar y modificar objetos El dibujo de objetos podría clasificarse en tres categorías: 1. Líneas: Son simplemente líneas rectas o curvas (arcos) que unen dos puntos. 2. Autoformas: Son formas preestablecidas tales como estrellas, círculos o elipses.

3. Formas libres: Son curvas o polígonos irregulares que podrás crear dibujando a mano alzada, sirve para crear una forma que no este incluida en Autoformas. 25

Cómo dibujar una línea 1. Haz clic en el botón Dibujo de la barra de herramientas. 2. Haz clic en la herramientas Línea de la barra de herramientas Dibujo. 3. Arrastra el puntero para dibujar una línea. Los puntos de sus extremos estarán en los lugares en los que empezaste y terminaste de arrastrar.

Cómo dibujar una flecha 1. Haz clic en la herramienta Flecha de la barra de herramientas Dibujo. 2. Arrastra el puntero desde la base de la flecha hasta la punta. 3. Cuando la flecha tenga la longitud y el ángulo correctos, suelta el botón del ratón. Cómo dibujar una autoforma 1. Haz clic en la herramienta Autoformas de la barra de herramientas Dibujo y apunta a la categoría de Autoformas que quieras utilizar. 2. Haz clic en el símbolo que quieras. 3. Arrastra el puntero por la hoja de trabajo hasta que el objeto tenga la forma y el tamaño que quieres. Las formas libres son como los dibujos que haces con lápiz y papel, la forma libre podrá ser tanto una curva abierta como una curva cerrada. Cómo dibujar un polígono irregular 26

1. Haz clic en la herramienta Autoformas de la barra de herramientas Dibujo y apunta a Líneas. 2. Haz clic en la herramienta Forma libre. 3. Haz clic en el punto de la hoja de trabajo en el que quieras colocar el primer vértice de un polígono. 4. Desplaza el puntero hasta el segundo punto de tu polígono y haz clic con el botón izquierdo del ratón. Aparecerá una línea que unirá los dos puntos. 5. Continuas desplazándote y haciendo clic con el puntero del ratón para crear más lados en tu polígono. 6. Para cerrar el polígono, haz clic cerca del punto de partida. A mano alzada 1. Haz clic en la herramienta Autoformas de la barra de herramientas Dibujo y apunta a Líneas. 2. Haz clic en la herramienta A mano alzada. 3. Para dibujar a mano alzada, arrastra el puntero por la pantalla. Cómo girar un objeto a cualquier ángulo 1. Haz clic en el objeto que quieras girar. 2. Haz clic en la herramienta Girar libremente de la barra de herramientas Dibujo. 3. Arrastra uno de los elementos de control de giro para girar el objeto. 4. Para establecer el giro, haz clic fuera del objeto. Un gráfico es una representación visual de los datos seleccionados de la hoja de trabajo. El gráfico bien diseñado ayuda a captar la atención del lector 27

mediante ilustraciones y resaltando las relaciones significativas entre los números.

Asistentes al curso Lunes 13%

Viernes 17%

Martes 26%

Jueves 24% Miércoles 20%

Lunes

Martes

Miércoles

Jueves

Viernes

Al crear un gráfico se puede optar entre varias elecciones, desde la que permite determinar el tipo de gráfico que se quiere utilizar hasta la que ofrece la posibilidad de seleccionar los objetos que se quieren incluir y el formato que se desea aplicar. Excel simplifica el proceso de creación de gráficos con una característica denominada asistentes para gráficos. El asistente para gráfico se compone de una serie de cuadros de diálogo que llevan por los pasos necesarios para crear un gráfico efectivo. Cuando el asistente para gráficos esté abierto podrás escoger y elegir entre diferentes tipos y estilos de gráficos y seleccionar las opciones que quieras aplicar. Las opciones que no se agreguen en este momento podrán ser añadidas después. Cómo crear un gráfico utilizando el Asistente para gráficos

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1. Selecciona el rango de datos sobre el que quieras obtener un gráfico. Asegúrate de incluir todos los datos que quieras representar gráficamente, así como las etiquetas de la fila y la columna del rango. El Asistente para gráficos buscará esta información y la incorporará automáticamente al gráfico. 2. Haz clic en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar. 3. Selecciona un tipo de gráfico. 4. Selecciona un subtipo de gráfico. 5. Haz clic en el botón Presionar para ver muestra para obtener una vista previa de la selección. 6. Haz clic en Siguiente. 7. Asegúrate de que el rango de datos seleccionado es el correcto. 8. Selecciona el botón de opción correspondiente para trazar las series de datos en filas o en columnas. 9. Haz clic en Siguiente 10. Para identificar los datos en el gráfico, escribe los títulos en los cuadros de texto correspondientes. 11. Haz clic en Siguiente. 12. Selecciona la opción que quieras para colocar el gráfico en una nueva hoja o en una existente. Si decides situarlo en una hoja existente en lugar de una nueva, el gráfico será un objeto incrustado. 13. Haz clic en Terminar. Un mapa presenta datos geográficos – tales como los índices de población de un país- dentro de un mapa real. Excel viene con una gran variedad de mapas de diversos países. 29

Cómo crear un mapa geográfico 1. Selecciona el rango que contenga los datos geográficos que quieras incluir en el mapa. 2. Haz clic en el botón Mapa de la barra de herramientas Estándar. 3. Selecciona el mapa que quieras utilizar. 4. Haz clic en Aceptar. 5. Para quitar la selección del mapa, pulsa la tecla Esc.

Cómo compartir información entre documentos Uno de los grandes pasos tecnológicos dados en los últimos años en el campo de las computadoras personales ha sido la posibilidad de insertar un objeto creado en un programa en un documento creado en otro programa. Los términos empleados para la compartición de objetos entre documentos son: TERMINO Programa de origen

DEFINICIÓN El programa que crea el objeto

Archivo de origen

original. El archivo que contiene el objeto

Programa de destino

original. El programa que crea el documento

Archivo de destino

en el que se va insertar el objeto. El archivo en el que se va a insertar el objeto

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Por ejemplo, si colocas un gráfico de Excel en una presentación de PowerPoint, Excel será el programa de origen y PowerPoint el programa de destino. El gráfico será el archivo de origen y la presentación el archivo de destino. Existen tres formas de compartir información en los programas de Windows: 1. Pegado Podrás cortar o copiar un objeto desde un documento y después pegarlo en otro mediante el uso de los botones Cortar, Copiar y Pegar de las barras de herramientas del programa de destino y del programa de origen. Cómo exportar datos a otro programa 1. Selecciona la celda o el rango que quiera copiar. 2. Haz clic en el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar. 3. Abre el archivo de destino o, si ya está abierto, haz clic en el botón del programa situado en la barra de tareas. 4. Coloca el punto de inserción donde quieras copiar los datos. 5. Haz clic en el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar. 2. Incrustración Cuando se incrusta un objeto se coloca una copia del mismo en el archivo de destino, de forma que si se selecciona el objeto las herramientas del programa de origen estarán disponibles en la hoja de trabajo. Por ejemplo, si insertas un gráfico de Excel en una presentación de PowerPoint, los menús y las barras de herramientas de Excel estarán disponibles y remplazarán a los menús y a las barras de herramientas de PowerPoint para poder editar el 31

gráfico si fuese necesario. Con la incrustación, los cambios que se hagan en el gráfico y en la presentación no afectarán al archivo original. Cómo incrustar un nuevo objeto 1. Haz clic en el menú Insertar y después en Objeto. 2. Haz clic en Crear nuevo. 3. Haz clic en el tipo de objeto que quieras insertar. 4. Haz clic en Aceptar. 5. Sigue todos los pasos necesarios para insertar el objeto. Cómo incrustar un objeto existente 1. Haz clic en el menú Insertar y después en Objeto 2. Haz clic en Crear de un archivo 3. Haz clic en Examinar y localiza el archivo que quieras vincular. 4. Haz clic en la casilla de verificación Vincular. 5. Haz clic en Aceptar. 3. Vinculación Cuando se vincula un objeto se inserta una representación del mismo en el archivo de destino. Las herramientas del programa de origen quedarán disponibles y se utiliza para editar el objeto insertado, en realidad, se estará editando el archivo de origen. Los cambios que se hagan en el archivo de origen se reflejarán en el archivo de destino. Cómo crear un vínculo a otro archivo 1. Abre el archivo de origen y los archivos que contengan la información que quieras vincular. 2. Selecciona la información en el archivo de origen y haz clic en el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar. 32

3. Haz clic con el punto de inserción en el archivo que contenga el vínculo. 4. Haz clic en el menú Edición y después en Pegado especial. 5. Haz clic en Pegar vínculos. Cómo insertar un vínculo de Internet La información suplementaria suele circular por toda la oficina para que todo el mundo pueda leer un artículo de interés general. Con acceso inmediato a Internet, tu hoja de trabajo podrá contener vínculos a sitios específicos, por lo que tú o cualquiera que utilice tu hoja de trabajo podréis acceder a la información de la Web. El vínculo de Internet incrustado en la hoja de trabajo se denomina hipervínculo – cuando se hace clic sobre él se obtiene conexión inmediata a la dirección definida del vínculo en la Web-. Si tu hoja de trabajo contiene un hipervínculo, el vínculo aparecerá en la hoja de trabajo como texto azul. Para conectar al sitio Web, bastará con hacer clic en el hipervínculo. Cómo crear un hipervínculo 2. Selecciona la celda en la que quieras que aparezca el hipervínculo. 3. Haz clic en el botón Insertar hipervínculo de la barra de herramientas Estándar. 4. Haz clic en Examinar para localizar el archivo que vaya a ser vinculado o escribe la ruta de acceso Web correcta. 5. Si quieres, escribe una ubicación opcional. 6. Haz clic en Aceptar. Errores de Excel -

Uno de los errores de Excel es que la información que contiene no es segura para el usuario.

-

No recupera información después de que no este guardada. 33

EJERCICIOS DE PRACTICA Y REFUERZO 1. Qué es Excel y cuales son sus versiones? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

2. Qué forma la intersección de una fila con una columna? ____________________________________________________________ 3. Diga los pasos para introducir una fórmula? ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 4. Realice una factura en excel, para 10 productos, utilizando las fórmulas necesarias, con el maquillaje necesario y con los siguientes datos básicos: Razón social y logotipo factura Nit de la empresa Dirección y teléfono de la empresa Cantidad

Detalle

Número

Valor unitario

de

Valor total

Subtotal Iva 16 % Descuento 10% Total 5. Haga el gráfico circular correspondiente a la columna de detalle y el valor total.

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