Inf-02 (04-2008) Funcenat-convertido.docx

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA

Informe de Auditoría Interna

FunCeNAT: “Evaluación de la administración y manejo de Fondos Públicos del CeNAT a través de FunCeNAT” (Octubre de 2006 a Diciembre de 2007)

INF-002 (04-2008) Abril, 2008

CONTENIDO

I. DESCRIPCIÓN DEL ESTUDIO REALIZADO - METODOLOGÍA .......................................... 1 II. RESUMEN DE HALLAZGOS........................................................................................................ 9 III. DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS ................................................................................... 12 LV. CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 64 V. SEGUIMIENTO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN ................................................................. 65

I. DESCRIPCIÓN DEL ESTUDIO REALIZADO - METODOLOGÍA .......................................... 1 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 1 1.1 ORIGEN ..................................................................................................................................... 1 1.2. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................. 1 1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................................... 1 1.4. ALCANCE ................................................................................................................................. 1 1.5 RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN ............................................................... 2 1.6 REGULACIONES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO ................................ 2 1.6.1. RESPONSABILIDAD POR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO............................... 3 1.6.2 DEBERES DEL JERARCA Y LOS TITULARES SUBORDINADOS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO: .............................................................................................................. 3 1.6.3. LOS INFORMES DE AUDITORÍA: ..................................................................................... 4 1.6.4 CAUSALES DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA: ............................................ 5 2. GENERALIDADES ......................................................................................................................... 5 2.1 GENERALIDADES DE LA FUNDACIÓN DEL CENTRO NACIONAL DE ALTA TECNOLOGÍA: ................................................................................................................................ 5 2.2 REGULACIONES DE LA LEY DE FUNDACIONES Y SUS REFORMAS .......................... 6 2.3 REGULACIONES DE LA LEY 7806, AUTORIZACIÓN PARA TRASPASO DE UN INMUEBLE AL CENTRO NACIONAL DE ALTA TECNOLOGÍA ............................................ 6 2.4 LIMITACIONES ........................................................................................................................ 6 3. PROCEDIMIENTOS APLICADOS ................................................................................................ 6

4. RESULTADOS ................................................................................................................................. 8

I. Descripción del estudio realizado - Metodología

I. Descripción del estudio realizado - Metodología 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen El origen del estudio obedece al cumplimiento del Plan Anual de trabajo 2008 de la Auditoría Interna, aprobado por el Consejo Nacional de Rectores y presentado a la Contraloría General de la República. 1.2. Objetivo General Verificar la existencia de un marco de control interno que garantice un adecuado manejo de los fondos públicos. 1.3. Objetivos Específicos a)

Revisar que las partidas más significativas, de los Estados Financieros de la FunCeNAT, se encuentran de acuerdo con las normas contables, y en apego a las regulaciones de los entes fiscalizadores.

b)

Dar prioridad a la revisión de las cuentas en las cuales se manejan y se registran fondos públicos.

1.4. Alcance El estudio comprendió el período entre octubre 2006 y diciembre 2007, aplicando técnicas de auditoría y tomando muestras para evidenciar la revisión efectuada, según el criterio del auditor. El período a analizar es de 15 meses, ya que en diciembre 2007, la Fundación solicitó el cambio del período económico, operativo, presupuestario y contable, el cual era del 01 de octubre al 30 de setiembre. El nuevo período quedó establecido, para uniformar todas sus actividades, iniciando el 01 de enero y concluyendo el 31 de diciembre. La fuente de información utilizada para el desarrollo del estudio la constituyeron los archivos de la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología, el cuestionario de control interno aplicado a la jefatura, y parcialmente a la contadora, entrevistas realizadas al personal, la observación e información solicitada a otras dependencias Institucionales, así como estudios de auditoría interna y externa realizados anteriormente. Los fondos públicos de la FunCeNAT están conformados y registrados para su análisis en tres grupos: 1- CeNAT-MICIT: los cuales cubren la ejecución de las actividades de la Dirección General del CeNAT, el CAI (Consejo Asesor Internacional), el CAE (Consejo Asesor Empresarial), Comunicación Institucional, Gestión Ambiental, Ciencia-Cultura y Sociedad, LANOTEC (propiamente los gastos del Director de ese programa) Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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2- Fondos del Sistema: los cuales cubren la ejecución de las actividades en los proyectos del PRIASCeNAT, CLUSTER-CeNAT, LANOTEC-CeNAT. 3- Fondos Públicos: los cuales cubren la ejecución de los proyectos de CeNAT-Fondos Públicos, CeNAT-Otros Recursos (Uso de Instalaciones), Fondo Operativo. Los conformados en los dos primeros grupos fueron retomados por la FunCeNAT a partir de setiembre 2007, ya que en el 2006 la Auditoría Interna, basada en resultados de un estudio realizado, solicitó al CONARE no traspasar fondos a la Fundación por inadecuado manejo y registro de los mismos. De enero 2007 a agosto 2007, los fondos públicos incluidos en esos dos grupos, fueron administrados por la contabilidad de OPES, por lo tanto, para estos dos grupos, son cinco meses los que corresponden al alcance de la revisión. En cuanto al tercer grupo, se revisó mediante muestras, los quince meses, pues no constituyen fondos trasladados por el CONARE, sino que son fondos generados de la operación de la Fundación. 1.5 Responsabilidad de la Administración La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa. La responsabilidad de esta Auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno que impera en la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología (FunCeNAT), ente que administra los fondos del Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT); actividad que fue evaluada de conformidad con las normas y técnicas de auditoría generalmente aceptadas y emitidas por la Contraloría General de la República. 1.6 Regulaciones de la Ley General de Control Interno La Ley General de Control Interno en su artículo número 4, señala: “Artículo 4º—Aplicabilidad a sujetos de derecho privado. Los sujetos de derecho privado que los sujetos de derecho privado que, por cualquier título, sean custodios o administradores de fondos públicos, deberán aplicar en su gestión los principios y las normas técnicas de control interno que al efecto emita la Contraloría General de la República. Aparte de las otras sanciones que el ordenamiento jurídico pueda establecer, los sujetos de derecho privado que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos o reciban beneficios patrimoniales de entes u órganos estatales, podrán ser sancionados, según lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, del 7 de setiembre de 1994, cuando incumplan lo estipulado en el párrafo anterior. Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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Ambiente de Control: “Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una administración escrupulosa.” (inciso e) artículo 2, Ley General de Control Interno). Valoración del Riesgo: “Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la Institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.” (inciso f) artículo 2, Ley General de Control Interno). Actividades de Control: “Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control interno.” (inciso g) artículo 2, Ley General de Control Interno) Sistemas de información: conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar, y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío de los objetivos trazados…” (artículo 16 Ley General de Control Interno). Seguimiento: “Entiéndase por seguimiento de control interno las actividades que se realizan para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo; así mismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan con prontitud...” (artículo 17, Ley General de Control Interno). 1.6.1. Responsabilidad por el sistema de control interno Artículo 10. — Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. 1.6.2 Deberes del Jerarca y los titulares subordinados en el sistema de Control Interno: Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes: […] c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan. […] Artículo 16. —Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada. En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes: a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; así mismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos. c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico. 1.6.3. Los informes de auditoría: Artículo 36. —Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. —Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. —Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de septiembre de 1994. 1.6.4 Causales de Responsabilidad Administrativa: Artículo 39. — Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. […] Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. 2. GENERALIDADES 2.1 Generalidades de la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología: La FunCeNAT fue constituida el 04 de noviembre de 1997, y publicado en Gaceta Nº224 del 20 de noviembre 1997. Fue creada con fines educativos, científicos, tecnológicos, culturales y artísticos. Esta Fundación constituye el brazo administrativo-contable, que coadyuva en el funcionamiento de programas y proyectos del CeNAT. Para su funcionamiento, además del acta constitutiva, cuenta con un Reglamento Interno, así establecido mediante Acta Nº3 de la Junta Administradora y mencionado en los estatutos según cláusula décimo tercera. La Fundación Centro Nacional de Alta Tecnología reporta directamente a la Junta Administradora de dicha Fundación, conformada por los cuatro rectores de la Educación Superior Estatal, un designado del Poder Ejecutivo y un miembro designado por la Municipalidad.

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La labor administrativa-contable de la FunCeNAT está conformada por cuatro funcionarios, los cuales son:    

1 Director Administrativo 1 Contadora 1 Auxiliar Contable 1 Asistente Contable y Administrativa

Este equipo de trabajo tiene a cargo la administración y control de los fondos públicos y privados del Centro Nacional de Alta Tecnología (CeNAT), así conferido mediante Ley 7806. 2.2 Regulaciones de la Ley de Fundaciones y sus Reformas 2.2.1. Ley 8151, Reforma al Artículo 18 de la Ley de Fundaciones del 03 de diciembre 2001 “Para contar con absoluta transparencia en la consecución, fuente, y manejo de fondos públicos por parte de las fundaciones, éstas deberán llevar en una cuenta separada las donaciones que reciban y procedencia de éstas, y deberán especificar en qué se invierten (...)” 2.3 Regulaciones de la Ley 7806, Autorización para Traspaso de un Inmueble al Centro Nacional de Alta Tecnología “Artículo 3: El Estado y sus instituciones quedan autorizadas para traspasar recursos al Centro Nacional de Alta Tecnología, cuya administración y manejo será responsable la Fundación Centro Nacional de Alta Tecnología, cédula jurídica No. 3-0006-213777. Los fondos públicos que la Fundación administre de esta ley, se mantendrán bajo la supervisión de la Contraloría General de la República.” 2.4 Limitaciones Limitación en tiempo para el desarrollo de la auditoría, dado que se presentó un atraso en la entrega de los Estados Financieros, porque la Contabilidad de la FunCeNAT cerró el período 2007, hasta en el mes de febrero 2008. Los estados financieros, auxiliares y demás información financiero-contable fue recibida paulatinamente después del 14 de febrero 2008, causa por la cual, se demoró el proceso de la auditoría. 3. PROCEDIMIENTOS APLICADOS 3.1. El estudio se llevó a cabo mediante entrevistas, aplicación de cuestionarios, revisión de documentos y normativa, observación y otras técnicas de auditoría generalmente aceptadas. 3.2. Se verificó la eficiencia de los controles establecidos por la FunCeNAT para el adecuado manejo y confiabilidad de la información que se le asignó administrar. 3.3. Con el objetivo de obtener un claro entendimiento de los procesos y actividades realizadas por la Fundación se procedió a efectuar las siguientes actividades como parte de la revisión: a) Recorrido de las transacciones

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b) Prueba de egresos c) Prueba de ingresos d) Revisión de listados de facturación y recibos e) Pruebas de cumplimiento f) Pruebas sustantivas g) Pruebas de control h) Pruebas de inspección del área y de los activos fijos i) Verificación de la clasificación de proyectos ejecutados con fondos públicos j) Revisión de normativa interna y externa k) Consultas a otras áreas relacionadas l) Aplicación de cuestionarios de los cinco componentes de Control Interno, al Director Administrativo de la Fundación m) Aplicación de Cuestionario de Sistemas de Información a la Contadora de la Fundación n) Entrevista a la Contadora de la Fundación o) Consultas sobre la FunCeNAT y el CeNAT, así como visita a dichas áreas, dirigida por el Director Administrativo de la Fundación p) Revisión de correspondencia enviada y recibida q) Revisión de expedientes donde se custodian los Presupuestos r) Revisión de expedientes del personal directivo del CeNAT (de cada programa) s) Obtención de conocimientos sobre el manejo de Fondos Públicos mediante el esquema de Fondos Restringidos. t) Obtención de conocimientos sobre la confección de estados financieros y la forma de clasificar la información en ellos registrada u) Obtención de conocimientos sobre los servicios que ofrece la Fundación y su relación con el CeNAT v) Obtención de conocimiento sobre el sistema de información financiero computarizado utilizado por la Fundación. w) Revisión de libros legales 3.4. Del total del universo auditable, se seleccionó una muestra al azar para revisar documentos de respaldo, los meses seleccionados fueron: octubre 2006, noviembre 2006, julio 2007, agosto 2007, noviembre 2007 y diciembre 2007.

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4. RESULTADOS De la evaluación realizada en la Fundación Centro Nacional de Alta Tecnología, se obtuvieron los siguientes resultados, los cuales se muestran a continuación en el cuadro “Resumen de Hallazgos”, de la Sección II, de este informe de auditoría. El detalle de cada hallazgo y su debida descripción se presentan en la Sección III de este mismo informe, con la finalidad de proporcionar total claridad de cada uno de ellos, así como la inmediata recomendación de esta unidad fiscalizadora.

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II. Resumen de Hallazgos

II. Resumen de Hallazgos

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Hallazgo No existe un Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones para la FunCeNAT ni para los diferentes programas del CeNAT que la Fundación administra. No se cuenta con una Matriz de Delegación de Autoridad (control y registro de firmas, monto y tipo de gasto que los funcionarios pueden aprobar y el área que les corresponde). Los Estados Financieros y auxiliares no son revisados, analizados ni autorizados, después de ser emitidos por la contadora de la Fundación, y no cumplen con la normativa establecida por el ente fiscalizador ni con las Normas Internacionales de Contabilidad. Las notas a los estados financieros de la Fundación, no incluyen las políticas contables más significativas y otras notas a los estados financieros anteriores, incumpliendo las Normas Internacionales de Contabilidad, propiamente la NIC 1, referente a la presentación de Estados Financieros. No se realizan respaldos de la información financiera-contable que se maneja de forma electrónica. Concentración de actividades de control del SIC en la contadora, quien concede accesos, administra el sistema, registra datos y revisa la información financiero-contable. A pesar de que se cuenta con un software contable, la totalidad de los auxiliares se elaboran en forma manual, porque el sistema no proporciona los auxiliares necesarios, esto conlleva a que exista triplicación de funciones por parte de la encargada de la contabilidad y mayor margen de error al manipular constantemente los datos entre auxiliares. Desconocimiento de la normativa interna que regula la Fundación por parte de la Administración. Los proyectos ejecutados con fondos públicos no se mantienen en archivos separados e independientes de los fondos privados, y tampoco se administran en cuentas bancarias separadas de los fondos privados. En el Plan Anual Operativo 2007 del CONARE no aparece registrada una partida de ¢18.080.500 que corresponde al presupuesto del PRIAS. Se pudo determinar que no existe un control adecuado en los viajes al exterior.

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II. Resumen de Hallazgos

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Se pudo observar falta de control y falta de normar los gastos permitidos en cada uno de los proyectos de la Fundación, describiendo la actividad y el fin para el cual se requiere el desembolso.

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No existen días específicos para pago a proveedores y confección de transferencias, distorsionando las otras labores que deben realizar los funcionarios de la Fundación.

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Los fondos recibidos por la venta de imágenes no son depositados de manera oportuna, estos son realizados varios días después de recibidos. La contabilidad de la Fundación no tiene actividades de control que aseguren que la totalidad de las ventas de imágenes del PRIAS sean las realmente efectuadas, pues la factura y el recibo de dinero no justifican la totalidad de servicio e imágenes entregadas al cliente. No se pudo determinar si los precios por venta de imágenes están basados en un estudio sistemático que garantice el valor real de mercado, y que el PRIAS esté recibiendo la correspondiente retribución por el “producto” elaborado. No se lleva un adecuado control para facturar a la UNA-MATI el uso de instalaciones, y el acuerdo firmado entre las fundaciones carece de claridad en varios puntos, mostrando a su vez, diferencias con el acuerdo de CONARE. El porcentaje cobrado para administrar los proyectos no ha sido revisado, ni actualizado, desacatando recomendaciones de la auditoría según informe anterior. Los montos ejecutados, no coinciden con la información registrada en cada uno de los reportes de control, sean: la Contabilidad, los Auxiliares de Bancos y la Ejecutoria Presupuestaria. La Fundación no posee una cuenta bancaria dedicada exclusivamente para el manejo de fondos públicos. Los libros legales no se encuentran al día y se observaron deficiencias en la información registrada. Aún no se han presentado a la Contraloría General de la República los requisitos para la calificación de idoneidad como sujeto privado apto para el manejo de fondos, a pesar que dicha directriz fue emitida por el ente contralor desde el 10 de junio del 2006. No existe una adecuada seguridad para custodiar los activos que ha adquirido la Fundación para sus diferentes programas, ni se encuentran asegurados con alguna póliza, a pesar que los activos son movilizados dentro del edificio y en algunos casos externamente también.

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Nivel de Riesgo Alto Medio Bajo

Hallazgo Los estados financieros y sus auxiliares cuentan con información y registros que no han sido depurados para reflejar la verdadera situación contable y financiera de la Fundación. Tampoco cuentan con la información necesaria para su claro entendimiento. Errores en los registros contables no son corregidos oportunamente, arrastrando el error en el cierre del período. No quedan documentados los préstamos de fondos entre proyectos, donde se evidencie la razón por la que se realizó el préstamo, las condiciones, el plazo y la persona que lo solicita y autoriza. Se desconoce el verdadero rendimiento de cada programa del CeNAT, pues no todos los gastos en que incurre son registrados en su contabilidad. Convenio Marco de Cooperación suscrito entre CONARE y FunCeNAT, se mantiene como vigente en el archivo de la Dirección Ejecutiva del CONARE, a pesar de que fue rechazado por la Contraloría General de la República y por el asesor legal de la Institución. El sistema de contabilidad acepta movimientos en las cuenta de mayor, siendo un error en la estructura del catálogo contable automatizado. A la fecha no se ha definido el tema de los fondos públicos transferidos por PROCOMER a la FunCeNAT, como parte del proyecto llamado “Desarrollo de Proveedores para Empresas Multinacionales de Alta Tecnología”. La contabilidad se encuentra con un atraso de tres meses, correspondiente a enero, febrero y marzo del 2008.

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Resumen de Hallazgos - Nivel de Riesgo

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III. Descripción de los Hallazgos Dependencia Proceso Hallazgo Nº 1 Objetivo de control

FunCeNAT Control Interno - Ambiente de Control Procedimientos de la Fundación No existe un Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones para la FunCeNAT ni para los diferentes programas del CeNAT que la Fundación administra. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Descripción del Hallazgo La Fundación no cuenta con un Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones para toda el área que debe administrar. Incluso cuando la auditoría solicitó las funciones de cada miembro, la contadora procedió a confeccionarlo en ese momento, detallando las actividades que realizan sin tener certeza que esas son las labores que realmente les competen, pues no fueron aprobadas y formalmente comunicadas con anterioridad. Existe un documento nombrado “Procedimientos Administrativos”, pero éste contiene información general que no guía a los subordinados en su operación diaria, ni les delimita en sus responsabilidades y actividades. Causa La administración de la Fundación aún no ha implementado las actividades de control necesarias para su óptimo funcionamiento. Lo que conlleva a no tener total claridad de los procesos administrativos, financieros y contables que se manejan en su área y que están bajo su completa responsabilidad, así concedidos por ley. Impacto 1- Desconocimiento por parte de los funcionarios del límite de sus responsabilidades y del límite de su campo de acción. 2- Toma de decisiones incorrectas asumiendo atribuciones que no le son pertinentes. 3- Al no existir una clara definición de las actividades y procesos, se corre el riesgo de que exista duplicidad de funciones o concentración de actividades en una sola persona atentando contra la eficiencia y efectividad exigida por la normativa del ente fiscalizador y de las sanas prácticas administrativas y contables.

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III. Descripción de los Hallazgos

4- Dejar de realizar actividades o que no se midan controles, porque no ha sido establecido formalmente y por escrito. Esto involucra tanto a subalternos como a los mandos superiores. 5- Posibilidad de que la administración de OPES se vea afectada por incumplimiento de la ley, ya que la normativa que regula la materia de traslados de recursos públicos a sujetos privados, establece que la administración de la institución que traslada, es la obligada a diseñar, implantar, evaluar y perfeccionar los controles que permitan fiscalizar la correcta utilización y destino de esos recursos públicos, lo cual se determina, de la lectura de las responsabilidades de control previstas en la Ley General de Control Interno y de los artículos 5-6-7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Recomendación o Actividad de Control por Implementar Al Administrador de la Fundación a) Se debe tener presente una estructura de control interno fortalecida, para el manejo de fondos públicos. Por lo tanto se recomienda la elaboración del Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones para la FunCeNAT y los diferentes programas del CeNAT. Dicho manual debe contemplar las sanas prácticas administrativas y normativa relacionada; debe ser aprobado por la Junta Administradora y hacerlo de conocimiento a todos los involucrados para su cumplimiento y aplicación. b) Cumplir con la Ley de Control Interno, específicamente para este apartado lo que en su artículo 13, inciso e), estipula: (...) Establecer claramente las relaciones de jerarquía, asignar la autoridad y responsabilidad de los funcionarios y proporcionar los canales adecuados de comunicación, para que los procesos se lleven a cabo; todo de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. Al fiscal de la Junta Administrativa Velar por el cumplimiento de la normativa y Reglamento Interno como se le ha encomendado en los estatutos según cláusula décimo primera.

Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia Proceso Hallazgo Nº 2 Objetivo de control

FunCeNAT Control Interno - Actividades de Control Autorizaciones No se cuenta con una Matriz de Delegación de Autoridad (control y registro de firmas, monto y tipo de gasto que los funcionarios pueden aprobar y el área que les corresponde). Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Descripción del Hallazgo A la hora de realizar la revisión documental por parte de esta unidad fiscalizadora, se desconocía de quiénes eran las firmas y si estaban autorizados para aprobar los gastos y desembolsos, ya que la Fundación no ha establecido formalmente, mediante una Matriz de Delegación de Autoridad, las personas que están autorizados para aprobar gastos y no ha documentado las respectivas firmas. Tampoco se ha establecido cuándo los funcionarios pueden pasar gastos y autorizarse así mismos, o si en estos casos debe ser aprobado por otro miembro. A pesar de que la contadora de la Fundación revisa que haya contenido presupuestario previo a tramitar el desembolso como una medida de control, no se justifica la ausencia de un control de firmas autorizadas para la aprobación de gastos por área, que lo respalde. De esta manera se observa que el control imperante es informal. Causa Internamente se conoce de quiénes son las firmas, por lo que no se ha creído necesario implementar un control formal de firmas que lo regule y que quede documentado. Impacto 1- Que personas ajenas al proyecto o programa tramiten desembolsos no contemplados en los presupuestos. 2- En caso de ausencia de la contadora, que el sustituto tramite los desembolsos desconociendo si están firmados por la persona que está autorizada. 3- En caso de urgencias que se tramiten los pagos sin verificar que las firmas son las correctas, para sentar responsabilidades en cualquier eventualidad. 4- Para efecto de revisiones de terceros o entes externos, que revisen fondos privados, contarán con una limitación en su estudio, por carecer de ésta.

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III. Descripción de los Hallazgos

Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación Se recomienda la implementación de la Matriz de Delegación de Autoridad, que identifique con claridad los responsables por área y montos que están autorizados a aprobar, así como sus respectivas firmas para control. Dicho documento debe mantenerse actualizado, incorporando los movimientos de personal y cambio de puestos para evitar errores posteriores. Así mismo, debe indicar quiénes serán los funcionarios que quedan a cargo en caso de ausencia del titular, y en qué circunstancias aplica. La Matriz de Delegación de Autoridad deberá mantenerse custodiada como parte de los documentos de tesorería, y de consulta para los miembros de contabilidad quienes ejercen las labores de tesorería también para su correspondiente verificación. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia Proceso

Hallazgo Nº 3

Objetivo de control

FunCeNAT Control Interno-Actividades de Control Elaboración de Estados Financieros Los Estados Financieros y auxiliares no son revisados, analizados ni autorizados después de ser emitidos por la contadora de la Fundación, y no cumplen con la normativa establecida por el ente fiscalizador ni con las Normas Internacionales de Contabilidad. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X X

Descripción del Hallazgo a) Los estados financieros son elaborados por la contadora pero no se realiza ningún tipo de análisis financiero, tampoco cuentan con la firma de “realizado por”, indicando la persona responsable de la información que en ellos fue asentada. b) Los estados financieros no son revisados ni autorizados periódicamente por la Dirección Administrativa–Financiera de la Fundación, quien es el responsable del buen manejo de los fondos que a la Fundación le han sido transferidos. c) La Fundación no presenta la información financiera-contable en los formatos exigidos por los organismos internacionales de contabilidad y el ente contralor. Por ejemplo, el software contable que se tiene no presenta un informe que condense los saldos como se requiere, la contadora ha elaborado en hojas de Excel un resumen para mostrar en forma más clara los saldos contables de cada mes (titulado Balance General Resumido). El sistema tampoco genera (ni la contadora elabora) el Estado de Cambios en el Patrimonio ni el Estado de Flujo de Efectivo, informes exigidos por el ente contralor como requisitos que deben cumplir los sujetos privados para ser calificados como idóneos en la administración de fondos públicos, mismos que deben ser firmados por el contador que los preparó y por el representante legal de la entidad y las NIC. d) Las conciliaciones bancarias no son revisadas ni cuentan con la firma de aprobación, únicamente son firmadas por la contadora misma persona que las elabora y que a su vez mantiene la concentración de todas las actividades de control (no se cuenta con una adecuada segregación de funciones). Tampoco se les adjunta el respectivo movimiento contable como respaldo, para dejar documentado y evidencia de los tres saldos que deben ser cotejados en la conciliación (estado de cuenta del banco, auxiliar de bancos y mayor contable) Causa Falta de procedimientos que regulen el accionar de los funcionarios y sus responsabilidades, así como falta de una adecuada actualización y aplicación de conocimientos en lo que a normativa financiera-contable se refiere.

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III. Descripción de los Hallazgos

Impacto a) Desconocimiento del manejo de partidas significativas al no revisar periódicamente los estados financieros y sus saldos conciliados. b) Toma de decisiones incorrectas al no tener un análisis previo y total certeza de que los registros son completos, totales y exactos. c) No contar con la calificación como sujeto privado idóneo para administrar fondos públicos al no cumplir satisfactoriamente con los requisitos mínimos exigidos por el ente contralor. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Al confeccionar el Manual de Procedimientos y Descripción de Funciones (indicado en el Hallazgo No.1) deben contemplarse todas las actividades que le competen a la Fundación, en el mismo se deberán establecer los responsables para realizar toda actividad que debe ser controlada. b) Se recomienda implementar las normas internacionales de contabilidad en lo que le concierne a la Fundación, apegándose a la normativa internacional, misma que fue adoptada y aprobada por los entes reguladores nacionales y el colegio profesional que las dicta. c) Evaluar con el proveedor del software contable el diseño de estados financieros acordes a las necesidades de la Fundación en cumplimiento de las normas internacionales y directrices del órgano contralor, brindando información pronta, íntegra y oportuna. Dichos reportes deberán contar con su inmediata implementación una vez satisfagan los requerimientos interpuestos. d) Acatar y cumplir a la brevedad con los requisitos mínimos exigidos por la Contraloría General de la República (en lo que a presentación de estados financieros se refiere) para calificar como sujeto privado idóneo en administrar fondos públicos. Máxime que para el período 2008, el monto de fondos públicos de la Fundación ascendió significativamente. e) Establecer actividades de control en el tema de conciliaciones bancarias y dejar debidamente documentada la conciliación realizada. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Notas a los Estados Financieros Las notas a los estados financieros de la Fundación no incluyen las políticas contables más significativas y otras notas a los estados financieros anteriores, incumpliendo las Normas Internacionales de Contabilidad, propiamente la NIC 1, referente a la presentación de estados financieros. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X X

Hallazgo Nº 4

Objetivo de control

Descripción del Hallazgo Las notas a los estados financieros no reúnen la información indispensable para el conocimiento del manejo de las cuentas y los fondos. Se citan algunas: Inversiones: no se aclara qué directriz o política se acata para invertir, el monto invertido al 31-122007 el cual asciende a ¢101.950.814,75 de los cuales el 30% corresponden a fondos públicos para un total de ¢30.245.877,02. Fondos restringidos: no se indica a partir de cuándo se inició con el registro de fondos restringidos, ni apegándose a qué normativa. A pesar de que esta es la estructura adoptada por la Fundación para el manejo de los fondos, no se brinda ninguna nota aclaratoria, solo se adjunta los nombres de proyectos al mes de diciembre del 2007. Ingresos: no hay congruencia en la descripción de la nota y la cuenta indicada, pues indica gastos en lugar de ingresos, aparte de que no indica cuáles son las fuentes de ingresos de la Fundación y qué políticas se han adoptado para percibir dichos ingresos y con qué periodicidad son revisados los porcentajes para manejo y administración de proyectos y otras actividades. Período económico: Las notas no hacen referencia al cambio en el período contable y presupuestario de la Fundación, las razones del cambio y beneficios que se obtienen con el mismo. Tampoco se aclara bajo qué normativa se realizó el cambio del período económico de la Fundación. Cabe aclarar, que por error se venía realizando cortes contables de octubre a setiembre, pues desde un inicio en el Reglamento Interno de la FunCeNAT, fue establecido el período económico de enero a diciembre, (Reglamento aprobado en Acta.3 de Sesión Extraordinaria, Artículo 24 del 10-07-1998 Causa Falta de una adecuada actualización y aplicación de conocimientos en lo que a normativa financieracontable se refiere, en el personal que administra la Fundación. Impacto a) Información y presentación financiera errónea y bajo estándares distintos a los adoptados a nivel nacional e internacional. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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III. Descripción de los Hallazgos

b) Desacato a la normativa establecida por el Órgano Contralor, afectando el manejo normal de fondos del CeNAT. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación Proceder con el ordenamiento formal del actuar de la Fundación, elaborando y adoptando políticas y procedimientos para respaldar la ejecución de todas sus acciones y de la presentación de la información financiera. Las notas estarían amparadas anticipadamente con las políticas establecidas, mismas que deben ser adecuadamente estructuradas, aprobadas y actualizadas (según el continuo cambiar de la legislación y/o procesos), contribuyendo también de esta manera, a fortalecer el control interno de la Fundación. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Sistemas de Información Computarizada No se realizan respaldos de la información financiera-contable que se maneja de forma electrónica. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 5 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo La Fundación no tiene la costumbre de realizar respaldos de la información electrónica y suponen que el proveedor del sistema, Marcosoft, es quien los realiza. No obstante, no se demostró la gestión realizada con el proveedor para comprobar que la información electrónica de la Fundación está siendo debidamente resguardada y respaldada. Causa a) Desconocimiento del manejo de información electrónica y sanas prácticas para la custodia y protección de la información electrónica. b) Falta de pericia y responsabilidad en temas que le han sido conferidos a la Fundación como administradora de los bienes públicos. Impacto a) Pérdida de información sin tener medios para recuperarla, y no poder dar cuentas oportunamente, del manejo de los fondos públicos. b) Si se diera pérdida de la información, debería trabajarse nuevamente en el levantamiento de los datos y registros, conllevando a la disminución de la eficiencia y eficacia exigida en las operaciones de la Fundación, al tener que duplicar esfuerzos manteniendo el trabajo diario y recuperando y actualizando la información perdida. c) Cuestionamiento del ente contralor en caso de realizar alguna visita a la Fundación y que ésta no pueda demostrar los registros de la información satisfactoriamente. d) Riesgo de continuidad del negocio. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Se recomienda solicitar apoyo a la Unidad de Cómputo del CONARE, para que realice respaldos periódicos de la información manejada por la Fundación, como salvaguarda de los activos y bienes que maneja dicha organización.

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III. Descripción de los Hallazgos

b) Cumplir con el componente de control interno sobre sistemas de información claramente definido en el artículo 16 de la Ley General de Control Interno: (...) conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar, y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, (...) deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las de aplicación informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de información registrada. (...) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos c) Necesidad de desarrollar e implementar un Plan de Contingencias. Comentarios de la Administración

El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Sistemas de Información Computarizada Concentración de actividades de control del SIC en la contadora, quien concede accesos, administra el sistema, registra datos y revisa la información financierocontable. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 6 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo a) La contadora, es quien concede accesos, tiene la administración del sistema y ella misma registra y revisa la información financiero-contable. b) No existe un formulario, para ser llenado con las solicitudes de acceso ni para realizar modificaciones, necesario como medida de control autorizado por parte de un superior. c) El software de la Fundación no cuenta con bitácoras ni con pistas de control de los movimientos realizados por los usuarios, que identifique quién ingresó o modificó información en el sistema, a qué hora y en qué fecha. Causa La responsabilidad del uso y administración del sistema fueron asumidos por la contadora de la Fundación desde su ingreso como funcionaria de la organización y a la fecha no se han distribuido razonablemente las responsabilidades para el uso del sistema. Impacto a) Riesgo de modificar datos e información contable registrada, sin una debida y previa aprobación del superior inmediato. b) Riesgo de integración y exactitud de la información. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Se recomienda que la administración de los sistemas de información computarizada se concentren en el área de TI de la Institución, para segregar adecuadamente las funciones y mitigar el riesgo en manipulación de la información. Gestionar con la Unidad de Cómputo del CONARE la posibilidad de que les brinde ese apoyo. b) Solicitar al proveedor del software la implementación de bitácoras y pistas de control, para validar la cambios y autorizaciones

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III. Descripción de los Hallazgos

c) Implementar un formulario que sirva para solicitar accesos al sistema y cualquier modificación que se requiera realizar con la debida justificación, documentación y aprobación. d) Que todo asiento contable, y principalmente los de reclasificaciones, reversiones y ajustes sean respaldados con la documentación pertinente y que cuenten con el visto bueno del Director Administrativo de la Fundación. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Sistemas de Información Computarizados A pesar de que se cuenta con un software contable, la totalidad de los auxiliares se elaboran en forma manual, porque el sistema no proporciona los auxiliares necesarios, esto conlleva a que exista triplicación de funciones por parte de la encargada de la contabilidad y mayor margen de error al manipular constantemente los datos entre auxiliares. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X

Hallazgo Nº 7

Objetivo de control

Descripción del Hallazgo Los auxiliares necesarios para el control de la información presupuestaria y de bancos, son elaborados de forma manual, porque el sistema no los proporciona. El sistema automatizado únicamente genera los estados financieros, y sin embargo, éstos no son los óptimos en apego a la normativa vigente (como se indica en el Hallazgo Nº3). El otro módulo automatizado es el de presupuesto, no obstante, no es utilizado porque perdió su funcionalidad al realizar el cambio del período económico, por lo que la contadora elaboró los auxiliares de la ejecutoria presupuestaria del 2007 de forma manual para cada uno de proyectos que administra la Fundación. Con lo anterior se evidencia explotación parcial del software financiero-contable, adquirido con mayores expectativas. Es importante mencionar que este sistema fue comprado por CONARE concediendo acceso a la Fundación para su uso. No obstante, en CONARE dicho sistema fue desechado, y la Fundación no cuenta con la licencia correspondiente. Causa El software contable actual, fue una alternativa rápida para mitigar los problemas en la anterior administración, no obstante, dicho sistema ya no está resultando funcional a las necesidades que demanda la Fundación y el incremento en el volumen de transacciones que debe procesar y administrar. Impacto a) Disminución en la eficiencia y eficacia al tener que triplicar esfuerzos para registrar una misma transacción (registrar en el auxiliar de Ejecutoria Presupuestaria, en el Auxiliar de Bancos y en el módulo de Contabilidad cada uno por separado). b) Mayor margen de error al existir alta manipulación de la información en los auxiliares. c) Al no estar vinculado los datos no se detectan errores significativos y de información faltante en cada auxiliar. d) Información contable no confiable. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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III. Descripción de los Hallazgos

Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) La administración de la Fundación debe buscar y evaluar otras alternativas de sistemas de información que permitan recuperar la eficiencia y oportunidad en el manejo de la información y que brinde un adecuado control de proyectos. b) La adquisición de un nuevo software contable debe ser debidamente analizado, evaluando la correspondiente relación costo-beneficio que brinde, así como la funcionalidad a largo plazo, de acuerdo a las necesidades, proyectos futuros y visión estratégica de la Fundación. c) Necesidad que el software financiero, centralice la información y brinde los auxiliares, informes, reportes y estados financieros indispensables para la adecuada administración y oportuna toma de decisiones, en apego a la normativa que los regula. d) Se recomienda que la Fundación solicite transferencia formal de la licencia concedida al CONARE para la operación del sistema. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Normativa interna Desconocimiento de la normativa interna que regula la Fundación por parte de la Administración. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 8 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo La Administración de la Fundación desconoce la normativa que los regula internamente a pesar que el Reglamento Interno es mencionado en los estatutos de la Fundación en sus cláusulas 10-12-13, y aprobado mediante acta número 3 de la Junta Administrativa. Así mismo exigido por Ley de Fundaciones (5338), artículo 12. El administrador y la contadora no poseían copia alguna de dicho reglamento y desconocían su existencia cuando les fue solicitado por esta unidad fiscalizadora Causa Falta de recopilar y mantener actualizada toda la normativa, pronunciamientos y legislación que regula la operación y el quehacer diario de la Fundación. Impacto El desconocer la normativa que los regula, puede llevar a no actuar correctamente y a tomar decisiones inadecuadas en el funcionamiento de la Fundación. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Recopilar la normativa actual que los regula y a la vez comunicarla adecuadamente a todos los miembros de la Fundación, haciéndola de su conocimiento y cumplimiento en lo que les compete. Acatando a su vez con la adecuada comunicación como lo demanda el artículo 2 de la Ley General de Control Interno en lo que al ambiente de control se refiere. b) Establecer una actividad de control que monitoree el cumplimiento de la normativa. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Manejo, custodia y archivo de los fondos públicos Los proyectos ejecutados con fondos públicos no se mantienen en archivos separados e independientes de los fondos privados, y tampoco se administran en cuentas bancarias separadas de los fondos privados. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 9 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo a) A pesar de que los fondos públicos se manejan en cuentas contables exclusivas y por separado para controlar cada proyecto (mediante el esquema de fondos restringidos), no se mantienen independientes en cuanto a custodia y archivo de los documentos de respaldo. Todos los documentos de respaldo por las transacciones hechas en cada proyecto (tanto ingresos como egresos) son archivados en un mismo file por mes, junto con los demás proyectos provenientes de fondos privados. b) Igualmente los fondos públicos se manejan en dos cuentas corrientes del Banco Nacional (una en dólares No.139-9 y otra en colones No.443-4) mezclando las transacciones con fondos privados, sin mantener la independencia como lo demanda la normativa. La encargada de contabilidad lleva auxiliares de bancos de la cuenta “general o total” y también auxiliares parciales por cada proyecto, para conocer los saldos bancarios por cada uno, todo en forma manual porque no se cuenta con un sistema automatizado que los proporcione. No obstante, la conciliación bancaria se confecciona únicamente para la cuenta general. c) Se realizan pagos en colones de la cuenta en dólares afectando negativamente los saldos bancarios, ya que en este momento al contar con un tipo de cambio más bajo, se deben gastar más dólares para cubrir desembolsos en colones, lo que resulta desventajoso para la Fundación. d) Es importante que el nombre de cada proyecto se identifique directamente con la operación o la actividad que tiene por cumplir. Actualmente, los proyectos no se relacionan fácilmente con la descripción de su actividad, provocando confusión y difícil identificación con su objetivo. Causa Incumplimiento de la normativa en manejar todos los fondos públicos por separado de cualquier otro fondo. Impacto a) Desacatos de la normativa dictada por el ente contralor pueden afectar la operación normal de la Fundación. b) Se puede correr el riesgo de realizar registros incorrectos aplicados a proyectos que no corresponden, por alta manipulación manual y carencia de un adecuado sistema computarizado. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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III. Descripción de los Hallazgos

Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Ordenar y custodiar la información de respaldo de cada proyecto de fondos públicos de forma independiente del resto. Empezar de manera ordenada con el período 2008. b) Abrir a la brevedad, cuentas bancarias exclusivas para el manejo y control de los fondos públicos. c) Necesidad de que el nombre de los proyectos sea claro y esté relacionado con la actividad misma del proyecto, para que sea de fácil identificación con la operación y objetivo que le dio origen. Por ejemplo : c.1. Se nombra un proyecto como CeNAT Otros Recursos, y es para registrar los ingresos por el uso de instalaciones, lo cual no tiene afinidad entre los términos c.2. CeNAT Fondos Públicos, para custodiar saldo depurado en informe de auditoría anterior, y actualmente se utiliza para el pago de salarios. c.3.

CeNAT Fondo Operativo, para registrar la venta de imágenes.

d) Necesidad de contar con un software que incluya un apropiado módulo para el control de Bancos. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Presupuesto y Plan Anual Operativo En el Plan Anual Operativo 2007 del CONARE no aparece registrada una partida de ¢18.080.500 de colones que corresponde al presupuesto del PRIAS. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 10 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo Se determinó la existencia de una partida en el presupuesto del CeNAT que equivale al 43.75% del total, la cual no aparece en PAO 2007, por ende no tiene responsable ni plazo de cumplimiento, sin embargo el documento fue presentado de esa manera a la Contraloría General de la República para su aprobación. (Indica únicamente Objetivo Específico 3.07) Causa La Encargada de la Unidad Plan-Presupuesto, comentó que fue un error a la hora de compilar el documento institucional, pero sí existe para el presupuesto. Impacto a) Falta de confiabilidad y exactitud en la información presentada al ente contralor b) Desconocimiento de los responsables a cargo de dicho proyecto, al no incluirse la totalidad de la información en el Plan Anual Operativo institucional que es el que rige como documento oficial. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación Velar porque la información proporcionada a las demás entidades y dependencias que manejen y compilen información del CeNAT, esté acorde con la información presentada por la Fundación y Director del CeNAT. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Autorización de Viajes y respaldos

Hallazgo Nº 11

Se pudo determinar que no existe un control adecuado en los viajes al exterior. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Objetivo de control

Descripción del Hallazgo a) No se adjunta a las liquidaciones el formulario de liquidación de gastos debidamente documentado y aprobado, y de manera oportuna. Cada funcionario lo hace a su manera. b) No se presentan con anticipación la solicitud de viaje como según se estableció en los Procedimientos Administrativos. c) Se observó el pago de liquidaciones de viajes con varios meses de diferencia, y parcialidad en los mismos, lo que puede conllevar el riesgo de duplicar pagos, y también pérdida del rastro de todos los documentos relacionados a un mismo viaje. d) Se presentan facturas en papel satinado que con el paso de los meses se borra la información, sin dejar respaldo permanente de los gastos en que se incurrió. e) Se observó el consumo de bebidas alcohólicas en las liquidaciones de viajes y reintegradas sin ninguna disconformidad (este caso específico se evidenció en el proyecto Cluster/CR-USA, pero se consideró necesario incluirlo en la descripción de este hallazgo para medir y restringir todos los proyectos de forma imparcial y de la misma manera, a no ser que el patrocinador de los proyectos, autoricen lo contrario mediante el contrato debidamente firmado que custodie la administración de la Fundación) f) En algunos viajes pagados no se indica con anticipación cuál es el objetivo por el cual el funcionario asiste, su vinculación con el Plan Anual Operativo y el beneficio que obtendrá el CeNAT con dicha participación, mostrándose falta de transparencia en la documentación de respaldo que presentan los funcionarios del CeNAT. g) No todos los viajes cuentan con el visto bueno del Director del CeNAT, quien en buena teoría debe conocer y aprobar los gastos en que incurran sus subordinados, midiendo los beneficios que se obtendrán en los proyectos actuales y futuros bajo su dirección. h) Se paga con fondos públicos días de permanencia en el país de destino cuando ya ha concluido el evento en el que se participó, sin indicar las razones y la justificación del caso. i) El Director del CeNAT se autoriza viajes así mismo, sin mediar un documento de autorización que respalde el desembolso. j) Se autorizó viaje para personal ajeno al CeNAT, como es el caso del Sr. Pedro León a quien se le pagó un viaje a Roma en el mes de noviembre 2007 por un monto de ¢815.883, sin mediar un documento del objetivo del viaje y el beneficio que obtendría el CeNAT con dicha representación., máxime que el señor León dejó de laborar en el CeNAT para trasladarse a Casa Presidencial en el proyecto “Paz con la Naturaleza”, y quien le sustituye y asume los gastos como representante del CeNAT es el Sr. Alejandro Cruz Molina. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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III. Descripción de los Hallazgos

Causa a) Carencia de una adecuada y clara Política de Viáticos y Viajes al Exterior, que norme, regule, limite y sancione el accionar de los funcionarios en esta materia. b) Falta de un adecuado y riguroso control en los trámites y pagos por parte de la Administración de la Fundación. Impacto a) Uso indebido de fondos públicos al no mediar controles rigurosos por parte de la Fundación que norme el accionar de los funcionarios y actividades del CeNAT. b) Reprobar la calificación de idoneidad para el manejo de fondos públicos exigido por la Contraloría General de la República, al no demostrar un adecuado control de calidad en el desempeño de sus labores.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Establecer una política de gastos y un procedimiento adecuado donde se indiquen las actividades de control que regulen los gastos de viaje. b) En dicha normativa deben considerarse los viajes nacionales e internacionales, y documentación soporte que debe ser presentada, antes y después del viaje, así como el plazo único y definitivo para liquidar y reintegrar. c) Definir con anticipación del viaje cuáles son los únicos rubros que serán cubiertos, el exceso corre por cuenta del funcionario, d) Indicar anticipadamente la actividad con que se vincula con el Plan Anual Operativo. c) Establecer los controles efectivos para detectar y rechazar gastos improcedentes. d) En los casos ya presentados, la Administración debe sentar las responsabilidades correspondientes, ejerciendo su potestad en el adecuado manejo de los fondos públicos que le fueron transferidos, y mostrando transparencia ante la sociedad del uso dado a dicho fondos. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Desembolsos y reintegro de Gastos Se pudo observar falta de control y falta de normar los gastos permitidos en cada uno de los proyectos de la Fundación, describiendo la actividad y el fin para el cual se requiere el desembolso. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X X

Hallazgo Nº 12

Objetivo de control

Descripción del Hallazgo a) En la muestra seleccionada de los desembolsos realizados, se evidenció el pago de bebidas alcohólicas en eventos nacionales y visitas al exterior, lo cual no ha sido restringido en la normativa interna de la Fundación. Este caso se observó en el proyecto privado Cluster/CR-USA, sin embargo, se consideró necesario incluirlo para normar este tema en todos los proyectos, sean de origen público o privado. (mismo indicado en Hallazgo Nº 11) b) Se pagan servicios de catering sin indicar qué evento o actividad cubre, y tampoco se indica la cantidad de participantes para controlar la adquisición racional de los productos. c) Se pagan facturas cuya fecha es superior a la fecha en que se realizó el evento o actividad. d) La Fundación cancela facturas a nombre del CONARE. e) Se pagan taxis y no se indica la ruta, el objetivo del viaje realizado, y en algunos casos tampoco se cuenta con la firma responsable de autorizar el gasto. f) Gastos generados en un proyecto específico son cargados a otro proyecto sin mediar justificación de la decisión tomada para realizar el cambio en el registro (caso de Cluster, pasado a Fondo Operativo). g) Facturas de períodos anteriores son pasadas como gastos del período actual, incumpliendo las Normas Internacionales de Contabilidad en lo que a período contable se refiere y afectando el correcto manejo de los presupuestos. h) Facturas son pagadas sin contar con la firma de aprobación o siendo una fotocopia de la factura, esperando luego proceder con la corrección o con la obtención de la firma y el documento original. i) Se observó la confección de órdenes de compra a partir del mes de junio 2007 para mejorar el control. No obstante, las órdenes de compra son confeccionadas en forma manual y no indican desde un inicio a qué proyecto y funcionario va destinada la compra. Por ejemplo: i.1) La Orden de Compra No.044 indica únicamente Proyecto FunCeNAT, sin embargo, fue cargada al proyecto CeNAT-MICIT i.2) La Orden de Compra No.040 no indica a dónde debe ser cargada la compra realizada y la Solicitud de Pago no está autorizada por ningún alto funcionario del CeNAT, solo va firmada por la persona quien lo solicita.

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III. Descripción de los Hallazgos

Causa a) Carencia de un adecuado control que restrinja y mitigue errores oportunamente. b) Falta de un adecuado y riguroso control en los trámites y pagos por parte de la Administración de la Fundación. c) Falta de fuertes medidas y rechazo de reintegro de gastos cuando no cumplan con requisitos previamente establecidos por la Administración de la Fundación.

Impacto a) Uso indebido de fondos públicos al no mediar controles rigurosos por parte de la Fundación que norme el accionar de los funcionarios y actividades del CeNAT. b) Reprobar la calificación de idoneidad para el manejo de fondos públicos exigido por la Contraloría General de la República, al no demostrar un adecuado control de calidad en el desempeño de sus labores. c) Suspensión de traslado de fondos.

Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Necesidad urgente de que la Administración de la Fundación norme mediante políticas y procedimientos todo el tema de desembolsos, creando una actitud de conciencia entre todos los funcionarios para que lo apliquen y lo cumplan. b) En los casos ya presentados, la Administración debe sentar las responsabilidades correspondientes, ejerciendo su potestad en el adecuado manejo de los fondos públicos que le fueron transferidos, y mostrando transparencia ante la sociedad del uso dado a dicho fondos. c) Necesidad de llevar controles por evento, en el que se indique fecha de inicio y de clausura, cantidad de personas participantes, evitando pago de facturas posteriores a la fecha y contratación de servicios y alimentos por encima de la cantidad de participantes indicada. d) No emitir ningún pago si la solicitud no cuenta con los requisitos correspondientes y si no se adjunta la factura original que respalde el desembolso a efectuar. e) La Administración debe realizar una gestión de monitoreo, a fin de verificar el cumplimiento de la política y de los procedimientos establecidos, para el manejo y control de los gastos. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Cronograma de actividades de la Fundación No existen días específicos para pago a proveedores y confección de transferencias, distorsionando las otras labores que deben realizar los funcionarios de la Fundación. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X

Hallazgo Nº 13 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo No se ha organizado adecuadamente las funciones a desempeñar en la Fundación, por consiguiente no existen días específicos para realizar las actividades, mostrando falta de orden en las mismas. En el caso de transferencias, se hacen cuando se solicitan sin crear la cultura en los solicitantes que existen días específicos para cada actividad, de esta manera se tornaría más eficiente el accionar de los funcionarios y podría medirse el cumplimiento de las labores diarias previamente designadas según el cronograma y distribución establecidos. Esta forma de administrar las cuentas corrientes es semejante al manejo de una caja chica, en que se desembolsa en el momento que se solicita, entorpeciendo las labores diarias al no estar debidamente estructuradas las actividades.

Causa Falta de una adecuada organización y distribución de funciones, así como la implementación de cronogramas de actividades, para toda la Fundación y por funcionarios. Impacto a) Incumplimiento de las otras labores de manera oportuna. b) Falta de efectividad en el accionar de los funcionarios y de la Fundación dejando asuntos de lado o inconclusos por no segregar oportunamente las actividades. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación Establecer planes de trabajo para cada funcionario en donde se indiquen los días específicos para el cumplimiento de cada una de las actividades en la operación de la Fundación, evitando el riesgo de que no se realicen. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Depósitos bancarios tardíos Los fondos recibidos por la venta de imágenes no son depositados de manera oportuna; éstos son realizados varios días después de recibidos. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 14 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo a) Como resultado de una muestra seleccionada de los depósitos y recibos de dinero se pudo evidenciar que los fondos recaudados por venta de imágenes del PRIAS, son depositados hasta cinco días o más después de su recepción. b) La persona que realiza los depósitos no cuenta con póliza de fidelidad alguna, por custodiar y transportar valores del CeNAT, siendo éste independiente de la Fundación (no es funcionario de la Institución). Causa La Fundación no dispone de un mensajero para realizar todos los trámites internos de la Fundación, por lo tanto, el servicio de mensajería es contratado externamente y para reducir gastos, se solicita el servicio de mensajería, eventualmente, de ahí que los depósitos se realicen de forma tardía. Impacto a) Pérdida del efectivo al permanecer los fondos por varios días sin ser depositados. b) Uso indebido de los fondos. c) Pérdida de los fondos del CeNAT al no mediar ninguna póliza de fidelidad por el transporte de valores concedido a una persona ajena a la Fundación. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación El manejo de efectivo tiene un riesgo alto por naturaleza, por lo tanto debe ser controlado efectivamente para evitar el uso indebido y “jineteo” de los mismos. Se recomienda buscar medidas alternas para el depósito inmediato, ya sea solicitando y valorando los servicios de camiones remeseros, o bien la pronta negociación con un proveedor que suministre el servicio de una máquina para el pago mediante tarjetas, teniendo en cuenta para la toma de decisiones el monto promedio diario que se percibe por la venta de imágenes.

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III. Descripción de los Hallazgos

Bien podría negociarse el servicio con el CONARE solicitando los servicios del mensajero y pactar un monto como retribución por el servicio diario que la institución pueda brindar en beneficio de ambas entidades y en total armonía y economía para el adecuado manejo de fondos públicos. Buscando una mayor eficiencia de los recursos mediante gastos compartidos entre instituciones. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Ingresos-Venta de Imágenes PRIAS La contabilidad de la Fundación no tiene actividades de control que aseguren que la totalidad de las ventas de imágenes del PRIAS sean las realmente efectuadas, pues la factura y el recibo de dinero no justifican la totalidad de servicio e imágenes entregadas al cliente. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 15

Objetivo de control

Descripción del Hallazgo a) En la contabilidad del período revisado no quedó demostrado que las ventas del día fueron las realmente realizadas, pues no se validó esa información con la salida de imágenes del laboratorio. Según consulta realizada a la encargada de cobrar las imágenes del PRIAS, indica que los formularios para solicitud y entrega de imágenes a los clientes (llamados plantillas) siempre han existido pero no se adjuntaban a los documentos que se pasaban a la contabilidad. Hasta el 6 de febrero del 2008 se empezó a hacer, incorporando algunas modificaciones al formulario por solicitud de la contabilidad de la Fundación. b) Se observaron varias ventas de imágenes en las que la descripción del producto en la factura no coincidía con las indicadas en la Lista de Precios vigente y aprobada en el 2007, y no existe nota aclaratoria en el documento indicando el cálculo hecho para el precio cobrado y la persona encargada de autorizar la variación. Al respecto, la encargada de cobrar las imágenes, indica que esta situación se da esporádicamente y que en esos casos el técnico que tramita la plantilla solicitada por el cliente es quien anota el precio a cobrar porque ya se les ha indicado cómo realizar el cálculo. Como en el período 2007 no se adjuntaban las plantillas a la información contable no quedó el respaldo de la persona que realizó el cálculo, mismo que firma la plantilla. c) La lista de precios del 2007 fue establecida en dólares, por lo que los ingresos del PRIAS disminuyeron con la incorporación del sistema en la economía de Bandas Cambiarias, ya que a la hora de hacer la conversión a colones disminuía el monto en la venta de imágenes. Dicho efecto no fue estudiado con anticipación por la Fundación para evaluar y tomar una medida oportuna para que no se vieran afectados los ingresos del proyecto Fondo Operativo. Causa a) Ausencia de procedimientos de control que den seguimiento a toda la operación y vincule cada área involucrada para regularla correctamente. b) Precios establecidos en dólares no modificados en el momento de iniciar el Sistema de Bandas Cambiarias. c) Falta de una adecuada visión para enfrentar y tomar decisiones oportunamente por los cambios en la economía, en detrimento de los intereses del CeNAT. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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III. Descripción de los Hallazgos

Impacto a) Pueden darse venta de imágenes a los cuales no se les confeccione factura y recibo, únicamente la plantilla y no se reporten a la contabilidad. b) Disminución de los ingresos del PRIAS afectando el flujo de efectivo para operar moderada y eficientemente el Proyecto del Fondo Operativo. c) Al no estar incorporado en la lista de precios todos los “productos” en venta así como los “paquetes” especiales, y debidamente aprobado por el Director del PRIAS, no se garantiza que sean los montos correctos que se están cobrando. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Necesidad de que la contabilidad incorpore actividades de control que valide que las ventas sean las reales y totales, solicitando la respectiva plantilla de solicitud y entrega al cliente. No obstante es necesario que dichas plantillas cuenten con una numeración preimpresa (puede ser mediante la confección de formularios continuos) que garantice y brinde la seguridad de que la numeración no sea alterada, ya que las plantillas actuales son elaboradas en Excel, y pueden ser modificados y alterados los consecutivos, y se corra el riesgo que no sean pasados a la contabilidad. b) Se debe mantener una Lista de Precios aprobada que incluya todos los “productos” en venta. Esta lista debe contar con la correspondiente firma de autorización, fecha en que entra en vigencia, y ser comunicada a todas las personas relacionadas con el proceso. Proporcionarla en archivos PDF o similar para que no puedan ser alterados ni modificados los datos en ella consignados, protegiendo de esta manera la información original y verdaderamente aprobada. c) Que la Fundación se anticipe a los cambios en los que se vea afectado el CeNAT y sus operaciones, y que le brinde una administración de apoyo y de asesoría oportunos. NOTA: Al finalizar el estudio se pudo validar que las plantillas del cliente se adjuntan a las facturas y recibos pasados a Contabilidad, lo que queda pendiente es normar adecuadamente el proceso midiendo las áreas de riesgo y mitigándolas apropiadamente, así como la implementación de formularios preimpresos. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Ingresos- Precios de Venta

No se pudo determinar si los precios por venta de imágenes están basados en un Hallazgo Nº 16 estudio sistemático que garantice el valor real de mercado, y que el PRIAS esté recibiendo la correspondiente retribución por el “producto” elaborado. Objetivo control

de Operativo X

Financiero X

Cumplimiento

Nivel de Riesgo Alto Medio X

Bajo

Descripción del Hallazgo a) Según consulta a la contadora indica que no existe un estudio que demuestre el verdadero valor de las imágenes. b) Los precios adoptados en febrero 2008 por la venta de imágenes no cuentan con un cambio basado en un análisis sistemático y profesional que garantice que es el valor justo a ser cobrado de acuerdo a los recursos y esfuerzos invertidos en su diseño y preparación. Como parte de la revisión se nos proporcionó también la lista de precios para el 2008 y se procedió rápidamente a verificarla, identificándose diferencias en la conversión de colones a dólares, y dicho documento no contaba con la firma de aprobación del director del PRIAS ni del CeNAT, ni la fecha en que empezó a regir. Al respecto se consultó al personal de la Fundación si los cambios de precios se hacen mediante un comunicado formal haciéndolo de conocimiento a todos los involucrados, e indican que únicamente en febrero 2008 se cambió la directriz, pero esta fue de manera informal, no se hizo un comunicado. Solo fue aprobada por el Director del CeNAT y por el Director administrativo de la FunCeNAT. Causa a) Falta de decisión para proceder con el estudio razonable de los precios de venta. b) Inexistencia de un proceso adecuado de aprobación y comunicación de nuevas directrices entre el personal del CeNAT y FunCeNAT (complemento del Hallazgo Nº15). Impacto a) Sub-valuación de las imágenes en venta que afectan los ingresos del PRIAS para que continúe su operación holgadamente garantizando una estabilidad económica razonable en su operación. b) La sub-valuación conlleva a pérdidas injustificadas del uso de los recursos invertidos en la operación del programa.

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III. Descripción de los Hallazgos

Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación Gestionar con el PRIAS, la elaboración de un estudio completo y profesional que ayude a determinar el verdadero valor de venta de las imágenes. Con ello se puede determinar el precio razonable y accesible para los ciudadanos que necesiten de este servicio sin afectar los intereses mismos de la institución. Buscando una estabilidad económica que satisfaga las necesidades de operación del PRIAS. Comentarios de la Administración

El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Ingresos -Uso de Instalaciones FundaUNA-MATI No se lleva un adecuado control para facturar a la UNA-MATI el uso de instalaciones, y el acuerdo firmado entre las fundaciones carece de claridad en varios puntos, mostrando a su vez, diferencias con el acuerdo de CONARE. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 17 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo a) Según listado de facturación (elaborado de forma manual por la contabilidad) y el consecutivo de facturas, se observó el atraso en la facturación a la FundaUNA, sin ninguna justificación. No se factura rigurosamente todos los meses, afectando el cobro oportuno de los ingresos para el manejo del proyecto. b) Igual se observó, que la Fundación no confecciona el respectivo recibo de dinero como comprobante del dinero ingresado, atentando contra el buen control documental que respalde todos los ingresos en las cuentas corrientes. c) El acuerdo firmado entre FundaUNA y FunCeNAT por uso de instalaciones, no es claro y excluye varios puntos necesarios de ser aclarados y establecidos adecuadamente. Por ejemplo: no aclara las responsabilidades de cada una de las partes, ni aclara si el monto establecido es fijo por todos los meses o si hay excepciones (meses de diciembre y enero no son facturados por la FunCeNAT). Tampoco quedó establecido el incremento anual por el uso del inmueble para costear el mantenimiento y acondicionamiento de las instalaciones. d) Según consulta realizada al Director Administrativo de la FunCeNAT, comentó que ese monto se cobra desde el 2001 (aproximadamente), no obstante, el acuerdo para el uso de instalaciones fue aprobado por el Consejo Nacional de Rectores en sesión No.5-2005, efectuada el 22 de febrero 2005,dando una prórroga al acuerdo tomado en sesión No.5-99 del 02 de marzo 1999. Y al comparar el Acuerdo firmado por las fundaciones y el acuerdo tomado en la última sesión de CONARE se observaron algunas diferencias. Causa a) Errores en el procedimiento contable y la inexistencia de un cronograma de actividades en donde se detalle los registros fijos mensuales que deben ser contemplados antes de cerrar cada mes, dan la libertad de dejar registros fuera en los estados financieros mensuales. b) No hay claridad en el acuerdo firmado por ambas Fundaciones, dejando a criterio cómo aplicarlo, en desventaja de la FunCeNAT.

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III. Descripción de los Hallazgos

Impacto a) Saldo disponible con el que se cuenta para realizar desembolsos no es razonable, al no contemplar los montos fijos totales con que cuenta la Fundación y afectando el monto real del proyecto en que se aplica este ingreso (CeNAT-Otro Recursos). b) Al no facturar oportunamente no se está reflejando la realidad financiero-contable mensual de la Fundación. c) El deterioro de las instalaciones no se está viendo compensado, en lo que corresponde, con el monto pagado por la FundaUNA, ya que desde hace varios años la FundaUNA paga un monto de ¢250.000 por el uso de instalaciones, y con el tiempo ese monto resulta por debajo de lo real para cubrir las necesidades de mantenimiento, que año con año van en aumento. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Organizar y realizar un cronograma de las actividades de la FunCeNAT que den confiabilidad en cuanto a registros precisos, exactos, oportunos, completos y correctos; mostrando mensualmente la realidad financiera-contable de la Fundación. b) Proceder con la revisión del acuerdo entre FundaUNA y FunCeNAT, y actualizarlo para dejar establecidas las responsabilidades de cada una de las partes y claridad en cada uno de los puntos utilizados, y en total apego a los acuerdos del CONARE según sesiones No.5-99 y No.5-2005. c) Solicitar la revisión y actualización del monto cobrado por el uso de instalaciones del edificio Dr. Franklin Chang Díaz, donde se ubican las aulas usadas por la FundaUNA y su programa MATI. Comentarios de la Administración

El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Ingresos- Porcentaje por manejo de fondos de la Fundación El porcentaje cobrado para administrar los proyectos no ha sido revisado ni actualizado, desacatando recomendaciones de la auditoría según informe anterior. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 18 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo El porcentaje para administrar los fondos (el cual es el ingreso propio de la FunCeNAT para operar y continuar ofreciendo sus servicios a la institución) no ha sido revisado ni actualizado. Si aumentan los proyectos que deben ser manejados por la Fundación, debe replantearse la organización de la misma en cuanto a cantidad de personal, perfiles, mejoras del software, agilidad en los procesos, mayores controles, etc. Para lo cual es necesario contar con más ingresos y es necesario evaluar los porcentajes actuales. En el informe anterior realizado por la Auditoría Interna del CONARE se recomienda este punto, y sin embargo, transcurrido un año no ha sido acatado todavía. Causa Falta de definir prioridades, pensando en la continuidad de la Fundación que con solvencia financiera pueda seguir brindando sus servicios a la institución y operando por sí misma. Impacto La falta de actualizar las tasas, por ende de incrementar los ingresos, está privando a la Fundación de mejorar su organización y de ir preparándose para incorporar nuevos proyectos en su operación, para brindar un servicio de alta calidad institucional. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) A la brevedad iniciar y presentar una propuesta debidamente estudiada, para mejorar los porcentajes en la administración de los fondos (elaboración de un diagnóstico). b) A la vez, presentar en la propuesta, los beneficios que esta modificación va a brindar a la Fundación y cómo se verá beneficiada la institución. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Presupuestos Los montos ejecutados, no coinciden con la información registrada en cada uno de los reportes de control, sean: la Contabilidad, los Auxiliares de Bancos y la Ejecutoria Presupuestaria. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X X

Hallazgo Nº 19 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo En pruebas realizadas a los tres reportes de control que lleva la encargada de contabilidad, se detectaron varias diferencias, entre ellas: a) En el PRIAS-CeNAT se mencionan las siguientes: a.1) La cuenta 200-100-102-102-200-801 en Actividades de Capacitación, tiene registrado en presupuesto dos facturas por un monto de ¢54.805, no registradas en la contabilidad del proyecto del PRIAS (fue registrado en otro proyecto). a.2) El rubro de transportes dentro del país no tiene contenido presupuestario, sin embargo, en el mes de noviembre se emitió un cheque a nombre de Gerardo Redondo para trasladar equipo a la UNED. El monto del cheque asciende a ¢15.000, el cual no es muy significativo, pero el enfoque de la debilidad es la inconsistencia entre reportes y la falta de verificación antes de cerrar cada mes, ya que la contabilidad indica un monto y los auxiliares otro; tanto así que este monto fue emitido afectando dicha cuenta en la contabilidad pero no aparece como tal en la liquidación presupuestaria. b) En CeNAT-MICIT: b.1) El presupuesto del CeNAT-MICIT, el monto ejecutado según presupuesto y auxiliar de bancos es de ¢5.586.088.74, no obstante, en contabilidad el total de gastos es por un monto de ¢5.622.248.74, generándose una diferencia entre reportes de ¢36.160. b.2) El Auxiliar de Presupuesto, en donde se lleva el control y ejecutoria de los mismos, no coincide con los movimientos y saldos contables en varias partidas. b.3) Varios gastos, según su clasificación, no coincidía ni en el monto inicial del presupuesto ni con los movimientos mensuales de la contabilidad. b.4) La sumatoria de los movimientos por partida de gasto no coinciden con las registradas en la contabilidad.

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III. Descripción de los Hallazgos

b.5) El auxiliar de presupuesto no incluye partidas de gastos que sí se encuentran registradas en la contabilidad. b.6) Algunas cuentas de gasto y sus movimientos en el auxiliar de la ejecutoria de presupuesto fueron invertidas en comparación a la contabilidad. b.7) Factura registrada en la ejecutoria por un monto mayor que el mostrado como pendiente de pago en el Auxiliar de Cuentas por Pagar Líquidas. c) El sistema contable automatizado tiene el módulo de Presupuesto, (el cual fue comprado por CONARE y se le concedió un derecho a FunCeNAT para su uso y explotación), no es utilizado por la contadora, quien prefiere llevar su control en Excel por mayor confianza y agilidad, e indica que el sistema tiene ciertas particularidades que no son funcionales con la operación de la Fundación. Esto evidencia la inadecuada explotación del sistema y un inadecuado uso del sistema adquirido con recursos del Estado a través del CONARE en años anteriores. Causa a) Uso de auxiliares manuales como control, que tienden a no ser confiables, porque no se vinculan entre sí, mostrando información incorrecta. b) Falta de monitoreo, entre la información del Libro de Bancos, Contabilidad y Presupuestos. Impacto a) Pérdida de credibilidad en la información contable y presupuestaria por no demostrar saldos correctos debidamente revisados y conciliados en cada cierre mensual y al final del período. b) Información financiera en libros legales incorrecta. c) Riesgo de integridad y exactitud de la información financiera. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación: a) Cumplir con toda la normativa relacionada. Para el caso del manejo de presupuesto, acatar lo establecido en el “Manual de Normas Técnicas sobre presupuesto que deben observar las entidades (...) sujetos a fiscalización de la Contraloría General de la República”: Norma 656: El sistema contable deberá dar información completa sobre aspectos relevantes que tienen incidencia en el presupuesto (...) Norma 660.02: Los informes de ejecución presupuestaria, deberán reflejar, comparativamente, las cifras presupuestadas y los movimientos contables, tanto de ingresos como de gastos.

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III. Descripción de los Hallazgos

b) La contabilidad debe asegurase de que los registros asentados en todos los auxiliares son los totales, completos, exactos y correctos de la operación mensual. c) Se recomienda mantener un expediente nombrado “Presupuesto” por cada proyecto, en custodie y maneje toda la información de los presupuestos, modificaciones correspondencia tramitada, cambio, presupuestos extraordinarios etc., para fácil seguimiento y control; así como para hacer más eficiente el tiempo, al no tener que reconstruir datos e información.

donde se internas, consulta, volver a

Comentarios de la Administración

El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Bancos La Fundación no posee una cuenta bancaria dedicada exclusivamente para el manejo de fondos públicos. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X

Hallazgo Nº 20 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo En el 2007 la Fundación tuvo once cuentas bancarias, todas con el Banco Nacional, cinco en dólares y seis en colones, pero ninguna fue destinada a manejar exclusivamente los fondos públicos. Se observó que en el mes de diciembre 2007 se solicitó la apertura de una nueva cuenta en colones, según indicó la contadora es para manejar los fondos públicos en el período 2008. No obstante, al cierre de este informe se evidenció que aún no había sido registrada en la contabilidad. No es adecuado el control sobre las cuentas bancarias, al ser llevado de forma manual y para todas las cuentas y proyectos. Causa Apertura de cuentas corrientes sin un debido control y sin establecer las verdaderas necesidades para el manejo de la Fundación. Impacto a) Incumplimiento en la normativa de los fondos públicos de manera oportuna. b) Asignación de más recursos para mantener un adecuado control, al llevarlos en forma manual y para todas las cuentas existentes el correspondiente control. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Establecer una cuenta corriente para el manejo de fondos públicos en cumplimiento de la normativa y para un adecuado control en su administración. d) Evaluar las cuentas corrientes existentes y diagnosticar cuáles y cuántas son las necesarias para la estructura de la Fundación y su adecuado control y funcionalidad. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Libros Legales Los libros legales no se encuentran al día y se observaron deficiencias en la información registrada. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 21 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo De la verificación de los libros legales se observó lo siguiente: ACTAS: El Libro de Actas no se encuentra actualizado ya que la última acta emitida es la número 038, correspondiente a la sesión del 25 de setiembre 2007. Pero la última foliada y firmada es la número 035, sesión del 05 de diciembre del 2006. Como consta en el folio 081, último folio con información de las sesiones de la Junta Administradora. Por lo tanto, queda evidencia que las actas correspondientes al 2007, no han sido pasadas al libro legal y por ende firmadas por los señores rectores en cargo de Presidente y Secretario, puestos ocupados por miembros diferentes en el año actual. Se observó que el folio 13 no se encuentra dentro del consecutivo, no obstante, la información es continua entre folio 12 y folio 14, por lo que no hay interrupción de información, pero no existe ninguna nota aclaratoria solicitando la reposición de dicho folio, incumpliendo con los lineamientos publicados en Gaceta No 229 del 23-11-2004, en donde en su artículo 1.2, inciso b) dicta: (...) Los folios deberán estar numerados de forma consecutiva (...) tratándose de hojas sueltas, deberán igualmente estar enumerados y contener el logotipo o nombre de la institución (...) Los libros de actas no se encuentran foliados por ambos lados, en algunos casos se imprime la información al dorso del folio en otros casos se deja totalmente en blanco. MAYOR: El Libro Mayor ha sido automatizado mediante el software de Marcosoft, proveedor del sistema contable de la Fundación. Este libro no se encontraba actualizado cuando se solicitó para validar los datos mayorizados de diciembre 2007, la última información ingresada correspondía al mes de noviembre 2007. Al verificar los saldos contables de noviembre ingresados en el libro Mayor, no correspondía a los mismos datos de los estados financieros. Consultada la contadora procedió a revisarlos y solicitar la asesoría del proveedor del sistema para corregirlo.

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III. Descripción de los Hallazgos

Se observó falta de legibilidad en varias cuentas, ya que al ser automatizados, varia información cae sobre información ya impresa, volviéndola ilegible e incumpliendo con la normativa que les regula, como el “Manual sobre Normas Técnicas que deben observar las Unidades de Auditoría Interna Públicas en la legalización de libros”. que dicta en la norma 302 Registros Computarizados: (...) Las cifras del resumen de los registros contables computarizados se anotarán en los respectivos libros de contabilidad. Cuando existan registros contables computarizados, se debe llevar periódicamente las anotaciones de resumen a los respectivos libros de contabilidad. Dichas anotaciones deben ser fiel reflejo de los movimientos contables, transacciones efectuadas y demás datos e información que proporcione el sistema computarizado, a partir del registro de documentos originales. ( En subrayado no es del texto original) Adicionalmente, al no coincidir los saldos de la ejecución presupuestaria y la contabilidad, la información mayorizada en los libros legales, tampoco está garantizando total exactitud y confianza en las partidas ahí registradas. Causa Falta de un adecuado control y responsabilidad en actividades mensuales que deben ser cumplidas a cabalidad. Impacto a) Podría verse cuestionada la imagen de la Fundación, y verse afectada por incumplimiento de las directrices y normativa establecida. b) Información poco confiable al no estar actualizada y no coincidir los saldos con los estados financieros, los cuales tampoco son exactos con los auxiliares de presupuesto. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) A la brevedad actualizar todos lo libros legales, garantizando que la información en ellos registrada es total, exacta, correcta y confiable. b) En todo momento cumplir con la normativa que sobre el tema le es aplicable. Comentarios de la Administración

El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Cumplimiento de Normativa Aún no se han presentado a la Contraloría General de la República los requisitos para la calificación de idoneidad como sujeto privado apto para el manejo de fondos, a pesar que dicha directriz fue emitida por el ente contralor desde el 10 de junio 2006. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 22

Objetivo de control

Descripción del Hallazgo A pesar de que la directriz de la Contraloría General de la República fue emitida desde el 10 de junio 2006, la FunCeNAT aún no ha realizado el trámite para su incorporación. Todo sujeto privado que administre fondos públicos que sean recibidos a través de algún ministerio deben estar certificados por la Contraloría General de la República para este fin. Causa Carencia de una reacción inmediata por parte de la administración de la Fundación, sin considerar las consecuencias que puede acarrear a la Fundación el no actuar oportunamente. Impacto a) Riesgo de continuidad del negocio. b) Puede ser cuestionada la imagen de la Fundación y verse afectada al no acatar pronta y oportunamente las directrices del ente contralor. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) A la brevedad, agilizar y concluir el trámite para la Calificación de Idoneidad en la administración de Fondos Públicos, ante la Contraloría General de la República. b) Cumplir a cabalidad toda la normativa que se ha dictado al respecto Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Seguridad-Activos Fijos No existe una adecuada seguridad para custodiar los activos que ha adquirido la Fundación para sus diferentes programas, ni se encuentran asegurados con alguna póliza, a pesar que los activos son movilizados dentro del edificio y en algunos casos externamente también. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 23

Objetivo de control

Descripción del Hallazgo a) Producto de la falta de seguridad imperante y no contar con una póliza de Mobiliario y Equipo, se tuvieron que dar de baja sin recuperar monto alguno, 1 Portátil Toshiba y 1 Proyector BenQ, ambos valorados en la suma de ¢1.553.721,35. Estos activos no contaban con más de cinco meses de haber sido adquiridos. Éste equipo fue adquirido para el proyecto IRSE, aunque es un proyecto financiado por fondos privados, es necesario destacar la inseguridad y falta de control con que cuenta la Fundación para el manejo y custodia de activos de alto valor. El ajuste para dar de baja estos activos se hizo contra capital inmovilizado (cuenta contable 300800-100), lo que demuestra que la Fundación no recuperó suma alguna de esta sustracción por no contar con un seguro que proteja los bienes que administra. b) La FunCeNAT no lleva un control del ingreso de personas a los programas del CeNAT y sus laboratorios, como salvaguarda de los activos como según se demanda en la Ley No 7806: Art 3: ¨El Estado y sus instituciones quedan autorizados para traspasar recursos al Centro Nacional de Alta Tecnología, de cuya administración y manejo será responsable la Fundación Centro Alta Tecnología...¨ (el subrayado no es del original) Máxime que, al realizar actividades de carácter científicas, educativas, etc., se cuenta con alto tránsito de personal ajeno a la institución y se debe velar por proteger los recursos con que se cuenta. c) Los activos fijos adquiridos no se encuentran plaqueados. d) Existe un auxiliar de activos, pero éste no ha sido cotejando con nada. Simplemente es el levantamiento de las existencias. Causa a) Carencia de un debido control de activos y una Política para su manejo y custodia. b) Incumplimiento del documento “Procedimientos Administrativos” elaborado por la Fundación (en lo referente a plaqueo, póliza de seguros, boletas de control de entrega).

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III. Descripción de los Hallazgos

Impacto a) Pérdida de bienes, dados en custodia. b) Pérdida de imagen de la Fundación al no custodiar adecuadamente los bienes encomendados y se vea cuestionada por su administración y falta de controles efectivos. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Se recomienda mantener un auxiliar de los activos adquiridos por cada proyecto, separado del registro del fondo restringido, para controlar adecuadamente todos los bienes y tener total claridad su procedencia. b) Proceder con el correspondiente plaqueo de activos, velando por la seguridad de los mismos. c) Diseñar boletas adecuadas y preimpresas para el control de los movimientos de activos (sean traslados, préstamos, dar de baja por daño, obsolescencia, etc.) Todo en miras a mejorar el control y asegurarse de su rígido cumplimiento. d) Crear una Política para el manejo, adquisición y control de activos fijos para la Fundación y el CeNAT. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Información Financiera y Auxiliares Los estados financieros y sus auxiliares cuentan con información y registros que no han sido depurados para reflejar la verdadera situación contable y financiera de la Fundación. Tampoco cuentan con la información necesaria para su claro entendimiento. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 24

Objetivo de control

Descripción del Hallazgo a) Los auxiliares no mantienen toda la información pertinente, tornándose los auxiliares poco claros para terceros y para los mismos usuarios de la contabilidad. Por ejemplo: Carecen del tipo y número de documento que le dio origen a cada registro contable (factura), fecha del documento (para visualizar su antigüedad), así como un correcto y completo encabezado que fácilmente identifique a qué corresponde. b) Aún se mantienen en los estados financieros cuentas antiguas como resultado de la depuración realizada por la Auditoría Interna del CONARE con corte al 30 de setiembre 2006, para las cuales no se ha tomado la decisión de ajustarlas adecuadamente, y evitar arrastrar por varios períodos consecutivos situaciones o errores generados en años anteriores. Tal es el caso reflejado en las Cuentas por Cobrar Líquidas por un monto total de ¢3.872.525 que corresponden a los clientes: Strout Center, Dr. Lynne Bell, y Comisión Nacional de Emergencias. De acuerdo al registro, como resultado de la depuración anterior de auditoría interna, estas cuentas tienen una antigüedad superior a un año, por lo que ya no deben ser clasificadas como líquidas en la contabilidad. Cabe aclarar que la Fundación no cuenta con ninguna política de Reserva para Incobrables, por lo tanto, dicho monto no ha sido registrado mensualmente como gasto previendo este tipo de situaciones. Causa a) Incumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad. b) Falta de una reacción oportuna de la Administración para brindar la información financiera real de la Fundación. c) No cuenta con actividades de control que aseguren la calidad de la información financiera. Impacto a) Información poco confiable al no reflejar la verdadera situación financiera y contable de la Fundación. b) Riesgo de integridad. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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III. Descripción de los Hallazgos

Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Confeccionar todos los auxiliares de forma íntegra y oportuna. b) Proceder con las gestiones pertinentes para recuperar saldos pendientes. Agotadas todas las vías para recuperar saldos, proceder con la depuración de saldos contables, y mostrar la realidad financiera contable de la Fundación, registro que debe ser adecuadamente documentado, asumiendo la responsabilidad de errores administrativos y contables de períodos anteriores. c) El director Administrativo-Financiero, debe involucrarse más en temas contables, y revisar todos los meses la información reflejada en los estados financieros, quedando satisfecho con la información presentada, y proceder a firmarlos como señal de su aprobación. d) Cumplir a cabalidad con la normativa vigente en temas contables y con las Normas Internacionales de Contabilidad. Comentarios de la Administración

El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Información financiera-Activos

Hallazgo Nº 25

Errores en los registros contables no son corregidos oportunamente, arrastrando el error en el cierre del período.

Objetivo de control

Operativo

Financiero

Cumplimiento

X

Alto

Nivel de Riesgo Medio Bajo X

Descripción del Hallazgo a) Se observó que la amortización del software de la FunCeNAT (Sistema de Libros Contables) se incluyen dentro de la “Depreciación de Equipo de Cómputo” y no en “Activos Intangibles”. b) Aún se mantiene en la cuenta contable de activos fijos 100-200-000-000-000-000 el rubro de ¢600.000,00 por adquisición del Software de Contabilidad Contaplus, sistema que ya no está operando y que fue substituido por el Sistema Marcosoft, desde octubre 2006. Esto muestra que las cifras en los estados financieros de la Fundación, no se muestran exactas y correctas en su totalidad como lo establecen las Normas Internacionales Contabilidad. Causa Falta de revisión y depuración oportuna de la información registrada en los estados financieros. Impacto a) Información poco confiable al no reflejar la verdadera situación financiera y contable de la Fundación. b) Estados Financieros no muestran la situación real de la Fundación. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Proceder con las gestiones pertinentes para depurar saldos contables y mostrar la realidad financiera-contable de la Fundación. b) El director Administrativo-Financiero, debe involucrarse más en temas contables, y revisar todos los meses la información reflejada en los estados financieros, dejando evidencia de su aprobación firmando dichos reportes. c) Cumplir a cabalidad con la normativa vigente en temas contables y con las Normas Internacionales de Contabilidad. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Préstamo de fondos entre proyectos No quedan documentados los préstamos de fondos entre proyectos, donde se evidencie la razón por la que se realizó el préstamo, las condiciones, el plazo y la persona que lo solicita y autoriza. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 26 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo Aunque es un manejo interno y aceptado dentro del esquema de fondos restringidos siempre y cuando mantenga carácter de temporalidad, en la Fundación no media ningún documento para realizar “préstamos” de fondos entre proyectos, lo cual es un riesgo y puede quedar en el olvido. Esta actividad es registrada por la FunCeNAT mediante la sección de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar Líquidas pero no se establece el motivo de la transacción y no se documentan las condiciones para su recuperación. Causa a) Informalidad en los registros internos de la Fundación. b) Inexistencia de un procedimiento adecuado para el manejo y control de los préstamos. Impacto a) Falta de claridad en la transacción, en la cual no se median las condiciones y la información necesaria que debe contener cada registro contable. b) Información contable de los proyectos con saldos no reales. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Documentar los préstamos entre proyectos dejando evidencia por medio de Nota de Débito y Crédito para amparar este manejo, y mantener el auxiliar con las debidas referencias, en cumplimiento de sanas prácticas administrativas y contables. b) Establecer actividades de control para el adecuado manejo y control de los préstamos. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Rendimiento y Efectividad de cada programa Se desconoce el verdadero rendimiento de cada programa del CeNAT, pues no todos los gastos en que incurre son registrados en su contabilidad. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 27 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo Los directores de cada programa del CeNAT, están registrados en la planilla de OPES, por lo que los gastos por salarios y cargas sociales los asume OPES y no el CeNAT. De esta forma se evidencia que no hay una correcta y efectiva valoración de productividad y eficiencia de cada uno de los programas del CeNAT al no incorporarle la totalidad de sus gastos en los registros contables. Causa a) Inadecuada distribución de los gastos por programa. b) No se ha analizado la importancia de evaluar el rendimiento por programa, necesario para conocer la eficiencia, eficacia y economía de todo programa y/o proyecto. Impacto Desconocimiento del rendimiento real que está brindando cada programa, en total transparencia de su operación. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación y a la Dirección Ejecutiva OPES Es necesaria la pronta revisión de los costos reales por programa, a efectos de lograr mayor precisión en la relación de los costos y gastos asociados a la actividad que realizan. A la Dirección Ejecutiva OPES Evaluar la necesidad de trasladar las plazas de los directores de los programas del CeNAT con el fin de que cada programa muestre su resultado real y que OPES no asuma los gastos que no le corresponden. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Regulaciones Convenio Marco de Cooperación suscrito entre CONARE y FunCeNAT, se mantiene como vigente en el archivo de la Dirección Ejecutiva del CONARE, a pesar de que fue rechazado por la Contraloría General de la República y por el asesor legal de la institución. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X

Hallazgo Nº 28

Objetivo de control

Descripción del Hallazgo A la fecha se mantiene como activo el Convenio entre CONARE y FunCeNAT custodiado en el archivo de la Dirección Ejecutiva del CONARE ya que no se ha comunicado formalmente a los involucrados el rechazo por la Contraloría General de la República y por el asesor legal de la institución, por considerarlo improcedente. El ente contralor mediante consulta realizada por la Auditoría Interna en octubre 2005, emitió su pronunciamiento con respecto al convenio en mención, objetando la validez de su contenido. Por parte del asesor legal de la institución, dicho convenio no fue refrendado y elaboró un documento en junio 2006 que respalda su posición. Causa a) Falta de una adecuada comunicación instit ucional b) Falta de actualizar y revisar periódicamente los contratos y convenios de toda la institución. Impacto Existencia y custodia de documentos que no tienen validez se pueden prestar para confusiones en la toma de decisiones. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación Proceder con la anulación de dicho convenio de manera formal y que quede documentada la razón de su rechazo por parte de la Contraloría General de la República y del asesor legal institucional. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Sistemas de Información El sistema de contabilidad acepta movimientos en las cuenta de mayor, siendo un error en la estructura del catálogo contable automatizado. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X

Hallazgo Nº 29 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo Se observó que el software contable de Marcosoft, utilizado en la Fundación, no tiene restringido el registro de movimientos en las cuentas de mayor. Por ejemplo, la cuenta contable No. 200-100-102-102-200-900 Materiales y Productos (que corresponde al manejo del proyecto del PRIAS-CeNAT) tiene un movimiento en el mes de noviembre 2007, corriendo el riesgo de que la información no sea adecuada y correctamente mayorizada. Causa Falta de revisión en la estructura del catálogo contable. Impacto a) Riesgo de que la información no sea adecuada y correctamente mayorizada. b) Estados financieros no presentados correctamente. c) Información contable no confiable. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación Proceder con la revisión de la estructura del catálogo contable actual, validando que no se estén dando errores significativos y que no está afectando el contenido en los Estados Financieros.

Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Contingencias

Hallazgo Nº 30

A la fecha no se ha definido el tema de los fondos públicos transferidos por PROCOMER a la FunCeNAT, como parte del proyecto llamado “Desarrollo de Proveedores para Empresas Multinacionales de Alta Tecnología”.

Objetivo de control

Operativo

Financiero

Cumplimiento

X

X

X

Alto X

Nivel de Riesgo Medio Bajo

Descripción del Hallazgo Se observaron varios pagarés firmados en la caja fuerte de la FunCeNAT, que ascendían a un monto de $56.593,00 pactados en octubre 2003. Se consultó a la contadora sobre el origen de los mismos, aclarando que la Administración de la Fundación no está involucrada en el tema, ya que la solución y seguimiento de este caso lo están resolviendo las Auditorías Internas de PROCOMER y CONARE cuyo monto transado fue superior a los pagarés. Observando los pagarés en cuestión son los No.011 y No.012. El tercer pagaré por un monto de $20.200,00 firmado por Henry Ramírez Delgado (como presidente de CAPOEN) no cuenta con número de documento. Dichos pagarés indican que la recuperación debe iniciar el 01 de enero 2004. A pesar de que este tema es una contingencia significativa, no se encuentra reflejada en las Notas a los Estados Financieros detallando su origen y responsables a cargo de su resolución. NOTA: Mediante el actual estudio sobre la Evaluación del manejo de Fondos Públicos del CeNAT, a través de la FunCeNAT, no se profundizó en el tema a solicitud del Auditor Interno del CONARE, quien aclara que el asesor legal de la Auditoría le está dando seguimiento con la auditoría de PROCOMER, para resolverlo adecuadamente.

Causa Falta de un adecuado manejo entre las partes y soluciones prontas en temas de manejo se fondos públicos.

Impacto Como contingencia, puede afectar las finanzas de la FunCeNAT y su operación.

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III. Descripción de los Hallazgos

Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación Dar seguimiento al avance de esta contingencia con el asesor legal y las auditorías involucradas, para su pronta resolución.

Comentarios de la Administración

El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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III. Descripción de los Hallazgos

Dependencia

FunCeNAT

Proceso

Eventos posteriores a la Revisión de Auditoría La contabilidad se encuentra con un atraso de tres meses, correspondiente a los meses de enero, febrero y marzo del 2008. Nivel de Riesgo Operativo Financiero Cumplimiento Alto Medio Bajo X X X X

Hallazgo Nº 31 Objetivo de control

Descripción del Hallazgo A la fecha de nuestra conclusión del estudio realizado en la FunCeNAT, se observó que la contabilidad contaba con un atraso de tres meses. Según consulta a la contadora se debe al apoyo que debe dar al Director Administrativo en varias actividades, ajenas a sus funciones normales, las cuales no están definidas. Otra razón en el atraso es el período en que tuvo a cargo toda la contabilidad sin contar con el asistente contable que da apoyo en estos temas (renuncia del anterior)

Causa a) Falta de delimitación de responsabilidades. b) Carencia de un cronograma que establezca las fechas en que cada actividad y cada proceso deben estar concluidos. c) Falta de recurso humano, porque la asistente de contabilidad renunció y el substituto no fue contratado oportunamente, quedando el recargo en la contadora. Impacto a) Desconocimiento de la información financiero-contable a la fecha. b) Desacato a la normativa contable, en mantener la contabilidad y sus estados financieros al día. c) Atraso que también repercute en los Libros Legales, que deben estar al día. Recomendación o Actividad de Control por Implementar A la Administración de la Fundación a) Establecer un adecuado cronograma de actividades para verificar su cumplimiento en fechas pactadas. b) Necesidad que el Director Administrativo-Financiero de la Fundación se involucre en el proceso contable, dejando evidencia de la revisión mediante firma en estados financieros. Funcenat - Informe de Auditoría Interna INF-002(04-2008)

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III. Descripción de los Hallazgos

c) Establecer un plan para actualizar la información financiera, estableciendo actividades de control que monitoreen estas labores. Comentarios de la Administración El hallazgo fue aceptado y será implementado oportunamente.

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IV. Conclusiones

lV. Conclusiones FunCeNAT, ha venido cumpliendo en forma informal lo establecido en el marco legal vigente, por ello es necesario implementar procedimientos de control que les asegure el adecuado cumplimiento de la normativa que involucra el manejo de fondos públicos y que estos se encuentren debidamente sustentados con documentos que así lo avalen. El Sistema de Control Interno de la Fundación del Centro Nacional de Alta Tecnología no esta diseñado adecuadamente, en donde se fortalezca los principales procesos con las debidas actividades de control, mitigando los posibles riesgos operativos, financieros y de cumplimiento. La FunCeNAT no cuenta con un eficiente sistema contable que le garantice a la administración el adecuado registro de las transacciones y lo razonable de las cifras que se presentan en los estados financieros. Sin embargo, es rescatable mencionar que la información que se lleva en forma manual en cierta forma se lleva ordenada y archivada en forma razonable. La Fundación cuenta con un documento llamado “Procedimientos Administrativos”, el cual contempla los principales procesos en forma muy general, no contemplando actividades de control y de monitoreo, ni asignación de responsables. De aquí lo importante es, que si la Fundación se ha acogido a este documento como una herramienta de control, este deberá ser modificado y mejorado para que su función como herramienta de control sea efectiva. Como bien lo informamos en este informe, el tener una matriz de delegación de funciones ayuda a la administración a poder identificar en forma oportuna los responsables de ciertas actividades y delimita la responsabilidad, disminuyendo en cierto grado los riesgos propios de toda transacción. Los procesos que se realizan para la preparación de los estados financieros, presentan debilidades de control, aspectos sobre los cuales la administración deberá adoptar las medidas correctivas planteadas a fin de superarlas y evitar riesgos mayores.

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V. Seguimiento y plan de implementación

V. Seguimiento y Plan de Implementación

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Hallazgo

Riesgo

Comentarios de la Administración

Plan de Responsable Implementación

Fecha Estimada de Implementación

No existe un Manual de Medio Procedimientos y Descripción de Funciones para la FunCeNAT ni para los diferentes programas del CeNAT que la Fundación administra. No se cuenta con una Matriz de Medio Delegación de Autoridad (control y registro de firmas, monto y tipo de gasto que los funcionarios pueden aprobar y el área que les corresponde). Los Estados Financieros y Alto auxiliares no son revisados, analizados ni autorizados después de ser emitidos por la contadora de la Fundación, y no cumplen con la normativa establecida por el ente fiscalizador ni con las Normas Internacionales de Contabilidad. Las notas a los Estados Medio Financieros de la Fundación no incluyen las políticas contables

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V. Seguimiento y plan de implementación

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más significativas y otras notas a los estados financieros anteriores, incumpliendo las Normas Internacionales de Contabilidad, propiamente la NIC No.1, referente a la presentación de Estados Financieros. No se realizan respaldos de la Alto información financiera-contable que se maneja de forma electrónica. Concentración de actividades Alto de control del SIC en la contadora, quien concede accesos, administra el sistema, registra datos y revisa la información financierocontable. A pesar de que se cuenta con un Medio software contable, la totalidad de los auxiliares se elaboran en forma manual, porque el sistema no proporciona los auxiliares necesarios, ésto conlleva a que exista triplicación de funciones por parte de la encargada de la contabilidad y mayor margen de error al manipular constantemente los datos entre auxiliares. Desconocimiento de la Medio normativa interna que regula la Fundación por parte de la

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V. Seguimiento y plan de implementación

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Administración. Los proyectos ejecutados con Medio Fondos Públicos no se mantienen en archivos separados e independientes de los Fondos Privados, y tampoco se administran en cuentas bancarias separadas de los Fondos Privados. En el Plan Anual Operativo Medio 2007 del CONARE no aparece registrada una partida de ¢18.080.500 que corresponde al presupuesto del PRIAS. Se pudo determinar que no Alto existe un control adecuado en los viajes al exterior. Se pudo observar falta de Alto control y falta de normar los gastos permitidos en cada uno de los proyectos de la Fundación, describiendo la actividad y el fin para el cual se requiere el desembolso. Medio No existen días específicos para pago a proveedores y confección de transferencias, distorsionando las otras labores que deben realizar los funcionarios de la Fundación. Los fondos recibidos por la Medio venta de imágenes no son depositados de manera oportuna, éstos son realizados

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varios días después de recibidos. La contabilidad de la Fundación Alto no tiene actividades de control que aseguren que la totalidad de las ventas de imágenes del PRIAS sean las realmente efectuadas, pues la factura y el recibo de dinero no justifican la totalidad de servicio e imágenes entregadas al cliente. No se pudo determinar si los Medio precios por venta de imágenes están basados en un estudio sistemático que garantice el valor real de mercado, y que el PRIAS esté recibiendo la correspondiente retribución por el “producto” elaborado. No se lleva un adecuado control Medio para facturar a la UNA-MATI el uso de instalaciones y el Acuerdo firmado entre las fundaciones carece de claridad en varios puntos, mostrando a su vez, diferencias con el acuerdo de CONARE. El porcentaje cobrado para Alto administrar los proyectos no ha sido revisado ni actualizado, desacatando recomendaciones de la auditoría según informe anterior. Los montos ejecutados, no Alto coinciden con la información

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registrada en cada uno de los reportes de control, sean: la Contabilidad, los Auxiliares de Bancos y la Ejecutoria Presupuestaria. La Fundación no cuenta con Medio una cuenta bancaria dedicada exclusivamente para el manejo de fondos públicos. Los libros legales no se Alto encuentran al día y se observaron deficiencias en la información registrada. Aún no se han presentado a la Alto Contraloría General de la República los requisitos para la calificación de idoneidad como sujeto privado apto para el manejo de fondos, a pesar que dicha directriz fue emitida por el ente contralor desde el 10 de junio 2006. No existe una adecuada Alto seguridad para custodiar los activos que ha adquirido la Fundación para sus diferentes programas, ni tampoco se encuentran asegurados con ninguna póliza, a pesar que los activos son movilizados dentro del edificio y en algunos casos externamente también. Los estados financieros y sus Alto auxiliares cuentan con información y registros que no

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han sido depurados para reflejar la verdadera situación contable y financiera de la Fundación. Tampoco cuentan con la información necesaria para su claro entendimiento. Errores en los registros Medio contables no son corregidos oportunamente, arrastrando el error en el cierre del período. No quedan documentados los Medio préstamos de fondos entre proyectos, donde se evidencie la razón por la que se realizó el préstamo, las condiciones, el plazo y la persona que lo solicita y autoriza. Se desconoce el verdadero Medio rendimiento de cada programa del CeNAT, pues no todos los gastos en que incurre son registrados en su contabilidad. Convenio Marco de Alto Cooperación suscrito entre CONARE y FunCeNAT, se mantiene como vigente en el archivo de la Dirección Ejecutiva del CONARE, a pesar de que fue rechazado por la Contraloría General de la República y por el asesor legal de la institución. El sistema de contabilidad Alto acepta movimientos en las cuenta de mayor, siendo un

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error en la estructura del catálogo contable automatizado. A la fecha no se ha definido el tema de los fondos públicos transferidos por PROCOMER a la FunCeNAT, como parte del proyecto llamado “Desarrollo de Proveedores para Empresas Multinacionales de Alta Tecnología”. La contabilidad se encuentra con un atraso de tres meses, correspondiente a los meses de enero, febrero y marzo del 2008.

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