Ibu Ngatmi Telfon (autosaved).docx

 Tata cara Menelpon 1. Perhatikan jam anda menelpon 2. Ucapkan salam 3. Sebutkan Identitas anda 4. Pergunakan nada bicara yan.g ramah 5. Bicara hal yang di perlukan saja 6. Akhiri pembicaraan dengan salam

 Tata cara menerima telpon yang baik 1. Pengertian etika bertelepon. Etika bertelepon adalah tata krama, Sopan santun, tata pergaulan dalam bertelepon, bicara yang jelas, tegas, terkesan normal, hangat dan bersahabat. 2. Hal-hal penting etika bertelpon adalah 

Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah diangkat.



Dengarkan mitra bicara dan konsentrasi dengan pihak penelpon.



Berbicaralah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang dapat menyinggung perasaan penelpon, berikan respon secara sopan dan tegas. Bicara seperlunya dengan volume suara yang jelas lancar serta hangat dan bersahabat.

 Langkah – langkah dan teknik menerima telepon 1. Segeralah angkat jika telepon berdering 2. Ucapkan salam begitu nada mengangkat telpon. 3. Bila penelpon menanyakan orang lain tanyakan nama dan identitas orang yang dicari. 4. Bila orang yang dituju tidak ada di tempat maka beritahukan dengan sopan dan sarankan kepada penelpon untuk meninggalkan pesan. 5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelpon sebaiknya mengucapkan salam dan jangan meletakkan gagang telpon mendahului penelpon sehingga sampai gagang telpon di letakkan oleh penelpon.

 Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan telpon. 1. Suara terlalu keras. 2. Bicara di telpon sambil makan atau berdecar. 3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telpon. 4. Berbicara dengan nada kasar. 5. Berbicara dengan nada memerintah. 6. Membiarkan penelpon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan, nada dan informasi terkesan malas atau tidak ramah.

 Tata cara bertelpon yang baik di kantor 1. Pegang gagang telpon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang dikeluarkan tidak jelas. Perhatikan juga jarak telpon jangan terlalu dekat atau terlalu jauh dengan mulut kita. 2. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengung di telpon. 3. Ucapkan salam baik pada saat kita menerima telpon atau kita menelpon, bila menerima telpon usahakan sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat bisa di bantu? 4. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat yang sopan. Misalnya : boleh tau dengan Bapak/ibu siapa saya berbicara? 5. Gunakan smiling voice selama pembicaraan berlangsung. 6. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara. 7. Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara jangan memotong pembicaraan bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di depan kita. 8. Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan. 9. Sampaikan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan. 10. Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan apakah ada lagi yang bisa saya bantu.

Peran Komunikasi Efektif Dalam Mendukung Keberhasilan Tugas

Bab I Pendahuluan Kamonukasi merupakan bagian yang erat dalam kehidupan manusia. Melalui komunikasi manusia bisa saling bertukar informasi, berbagi dan mengembangkan diri, Komunikasi yang baik dan benar akan membawa hasil sesuai dengan harapan, sebaliknya komunikasi yang kurang tepat bisa membawa efek yang negatif.

Bab II a. Pengertian Komunikasi Istilah komunikasi dari bahasa Inggris “Communication“ secara etimologi dari bahasa latin “Communicatos“ bersumber pada kata Comunis yang memiliki makna berbagi dalam kamus besar bahasa Indonesia ( KBBI 2001 ) komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi ( pesan, ide, gagasan dari satu pihak ke pihak lain). Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dimengerti oleh kedua belah pihak. a. Pengertian komunikasi verbal dan non verbal  Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yang menggunakan kata – kata baik lisan maupun tulisan  Komunikasi non verbal adalah segala bentuk komunikasi tanpa menggunakan lambanglambang verbal tetapi berupa lambang-lambang gerakan tangan, ekspresi wajah, sentuhan, penampilan.

Bab III a. Fungsi Komunikasi Fungsi komunikasi menurut Gardon I Zimerman, komunikasi berguna dalam menyelesaikan setiap tugas penting bagi kebutuhan kita, juga untuk memberi sandang pangan kepada diri sendiri dan memuaskan kepensaran kita dengan lingkungan serta untuk menikmati hidup dan menciptakan hubungan baik dengan orang lain disekitar kita. Fungsi lain dari komunikasi adalah :

Dapat menyampaikan pikiran / perasaan kita dengan orang lain dapat menambah pengetahuan. Fungsi komunikasi verbal dan non verbal. Meskipun komunikasi verbal dan non verbal memiliki perbedaan namun keduanya di butuhka untuk berlangsungnya tindak komunikasi yang efektif. Paul Ekman 1965 menjelaskan bahwa peran non verbal akan menegakkan peran verbal.  Bentuk Komunikasi a. Komunikasi Antar Pribadi Bentuk khusus dari Komunikasi antar pribadi ini adalah komunikasi hanya melibatkan dua orang secara tatap muka. Komunikasi ini paling efektif karena tak ada yang tertunda. b. Komunikasi kelompok Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang berlangsung antara beberapa orang dalam suatu kelompok kecil, dalam rapat, pertemuan dan sebagainya ( Amoar Aripin 1984 ) c. Komunikasi dengan diri sendiri. Komunikasi ini terjadi pada diri individu itu sendiri intinya adalah ia berdialog dengan diri sendiri, termasuk membuat pertanyaan dan jawaban sendiri, hasilnya adalah berupa persepsi atau kesadaran diri.

Bab IV Proses Komunikasi Proses Komunikasi Meliputi : a.

Komunikasi Primer Komunikasi primer adalah proses penyampaian pikiran / perasaaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (Symbol) sebagai media yaitu pesan verbal (bahasa) dan non verbal yaitu isyarat.

b. Komunikasi Sekunder Komunikasi Sekunder adalai penyampaian pesan dengan menggunakan alat yaitu surat, telepon, teleks, dsb. Paradigma Lasswell menunjukan bahwa komunikasi meliputi lima unsur yaitu : a. b. c. d. e.

Komunikator ( Sumber ) Pesan ( Mengatakan apa ) Media ( Melalui saluran apa ) Komunikasi ( Kepada Siapa ) Efek ( Dampak Apa)

Bab V Prinsip Dasar Komunikasi Efektif Komunikasi yang efektif adalah terciptanya saling pengertian semua pihak yang berkomunikasi. a. Beberapa ciri komunikasi yang efektif adalah : 1. Membicarakan semua yang spesifik. 2. Sistimatis. 3. Obyektif, Akurat, Aktual. 4. Efesien. Memenuhi hukum komunikasi efektif yaitu : a. Respeck b. Empathy c. Audible d. Clarity. e. Humble

b. Komunikasi efektif dilakukan dengan cara : 1. Mendengarkan dengan empatik, bahwa saya perlu benar-benar memahami orang yang bekerja sama dengan saya. 2. Memberikan umpan balik yang tepat dan tulus, bahwa saya selalu mengupayakan untuk memberikan umpan balik secara tulus dalam setiap kesempatan. Oleh karena itu prinsip dasar komunikasi efektif juga harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Orang yang tepat. b. Tempat yang tepat. c. Waktu yang tepat. d. Cara yang tepat. c. Klasifikasi komunikasi Kantor Komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

Pada komunikasi internal dapat ditemukan tiga dimensi : 1. Komunikasi Vertikal. Komunikasi vertikal yaitu komunikasi dari atas kebawah (down ward communication ) dan dari bawah keatas (Upward Communication) atau dapat terjadi timbal balik (two way traffic communication) . Komunikasi dari atas kebawah dilakukan dalam bentuk : a. Pemberian perintah, Intruksi dan petunjuk. b. Informasi dan pengarahan. c. Ceramah d. Teguran e. Penjelasan Sebaliknya dalam komunikasi vertikal dari bawahan kepada atasan dapat berbentuk: a. Paparan b. Usulan c. Saran d. Keluhan e. Gagasan dan Pendapat 2. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar yang dilakukan aaantar anggota staf, sesaama karyawan dsb ( Onong Uchjana Effendy 2001 ) 3. Komunikasi Diagonal Komunikasi Diagonal ( Cross Communication ) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain ( I G Wursanta (1987) Adapun komunikasi eksternal adalah “komunikasi“ antara pimpinan organisasi dan khalayak diluar organisasi. Komunikasi eksternal sendiri dari dua jalur secara timbal balik yaitu : 1. Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi dari organisasi kepada kelompok bersifat informatif menurut Effendy (2001) dapat dilakukan melalui a. Majalah b. Brosur

c. Leaflet d. Poster 2. Komunikasi dari Khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari kkhalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Umtuk mengetahui pendapat umum agar dikenal oleh organisasi harus mengadakan hubungan keluar melalui. a. Hubungan masyarakat hendaknya dilakukan terus menerus b. Hubungan dengan masyarakat diperkuat. c. Segenap tata cara untuk publik di sederhanakan. d. Keluhan, betapapun kecilnya hendaknya diperhatikan. e. Saran dari masyarakat untuk kebaikan sebaiknya diterima. f. Segala sikap dan tindakan yang dapat menyakiti hati publik hendaknya di hindari.

Bab VI Tata cara Menelpon 1. Perhatikan jam anda menelpon 2. Ucapkan salam 3. Sebutkan Identitas anda 4. Pergunakan nada bicara yan.g ramah 5. Bicara hal yang di perlukan saja 6. Akhiri pembicaraan dengan salam

Tata cara menerima telpon yang baik 1. Pengertian etika bertelepon. Etika bertelepon adalah tata krama, Sopan santun, tata pergaulan dalam bertelepon, bicara yang jelas, tegas, terkesan hormat, hangat dan bersahabat. 2. Hal-hal penting etika bertelpon adalah 

Jangan biarkan telepon berdering 2-3 kali segeralah diangkat.



Dengarkan mitra bicara dan konsentrasi dengan pihak penelpon.



Berbicaralah dengan sopan dan hangat, hindari kata-kata yang dapat menyinggung perasaan penelpon, berikan respon secara sopan dan tegas. Bicara seperlunya dengan volume suara yang jelas lancar serta hangat dan bersahabat.

 Langkah – langkah dan teknik menerima telepon 1. Segeralah angkat jika telepon berdering 2. Ucapkan salam begitu anda mengangkat telpon. 3. Bila penelpon menanyakan orang lain tanyakan nama dan identitas orang yang dicari. 4. Bila orang yang dituju tidak ada di tempat maka beritahukan dengan sopan dan sarankan kepada penelpon untuk meninggalkan pesan. 5. Setelah menyelesaikan pembicaraan dengan penelpon sebaiknya mengucapkan salam dan jangan meletakkan gagang telpon mendahului penelpon tunggu sampai gagang telpon di letakkan oleh penelpon.

 Hal-hal yang tidak boleh dilakukan pada saat komunikasi menggunakan telpon. 1. Suara terlalu keras. 2. Bicara di telpon sambil makan atau berdecak. 3. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telpon. 4. Berbicara dengan nada kasar. 5. Berbicara dengan nada memerintah. 6. Membiarkan penelpon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan, nada dan informasi terkesan malas atau tidak ramah.

 Tata cara bertelpon yang baik di kantor 1. Pegang gagang telpon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang dikeluarkan tidak jelas. Perhatikan juga jarak telpon jangan terlalu dekat atau terlalu jauh dengan mulut kita. 2. Usahakan nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di telpon. 3. Ucapkan salam baik pada saat kita menerima telpon atau kita menelpon, bila menerima telpon usahakan sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat bisa di bantu?

4. Jangan lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat yang sopan. Misalnya : boleh tau dengan Bapak/ibu siapa saya berbicara? 5. Gunakan smiling voice selama pembicaraan berlangsung. 6. Selama pembicaraan jaga kecepatan bicara. 7. Simak baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara jangan memotong pembicaraan bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di depan kita. 8. Apabila tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan. 9. Sampaikan hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan. 10. Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan apakah ada lagi yang bisa saya bantu.

Bab VII Kesimpulan 1. Komunikasi merupakan bagian yang erat dalam kehidupan manusia sepanjang masa. 2. Keberhasilan dalam tugas perlu dukungan komunikasi yang efektif. 3. Komunikasi berfungsi memberi sandang pangan pada diri sendiri dan menciptakan hubungan baik dengan orang lain disekitar kita. 4. Komunikasi yang efektif adalah terciptanya saling pengertian sesama pihak yang berkomunikasi agar tidak terjadi mis communication ( salah komunikasi ) 5. Komunikasi di tempat tugas, maupun diluar tugas sebaiknya dilakukan dengan penuh rasa tanggung jawab, agar tercipta kekeluargaan yang solid. 6. Laksanakan etika bertelpon yang baik supaya terjadi komunikasi timbal balik yang hangat dan bersahabat 7. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi / maupun sebaliknya hendaknya dibina terus menerus dengan baik, jangan abaikan sedikitpun terhadap keluhan dan saran serta hindari hal-hal yang dapat menyakiti hati pihak lain.

Bab VIII Penutup Terima kasih atas perhatiannya, Semoga bermanfaat.

Daftar Pustaka 1. Desdila Vidistera Yuda, 2017, Lancar Pidato & Public Speaking, Yogyakarta : Komunika. 2. Nurudin, 2017, Ilmu Komunikasi Ilmiah dan Poluler, Jakarta: PT. Rajagrapinda Persada 3. Ngalimin S.Pd. M.Pd M.I Kom, 2017, Jogjakarta , PT Pustaka Baru Press 4. Tatang, Msi, 2016, Dinamika Komunikasi , Bandung C.U. Pustaka Setia

Peran Komunikasi Efektif Dalam Mendukung Keberhasilan Tugas

O L E H KATARINA NGATMI, Amd Tw SPd DI SAMPAIKAN PADA ACARA WORKSHOP KARYAWAN RS. SATYA NEGARA