Hyplan - Add-in Essbase

Add­in  Excel para Essbase

Guia de Referência

Índice Lição 1 – Conectando com o Banco de  Dados do Essbase ...................................................... .....3 Lição 2 ­ Trazendo os dados para a planilha Excel............................................................. ............5 Lição 3 ­ Removendo ou Mantendo dados......................................................................... .............6 Lição 4 ­ Expandindo os dados para um nível abaixo ou resumindo os dados..........................9 Lição 5 ­ Trocando os dados de colunas pelas linhas e vice­versa..................................... .........13 Lição 6 ­  Navegando sem dados .................................................................................................. ..16 Lição 7 – Colocando comentários em um determinado dado importante................................17 Lição 8 – Voltando uma ação indesejada....................................................................... ................22 Lição 9 – Configurando o Add­in Essbase do Excel........................................................... ..........23 Lição 10 – Apresentando relatórios em diversas planilhas............................. ............................29 Lição 11 – Modificando a base de dados do Essbase....................................... ............................33

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Lição 1 – Conectando com o Banco de  Dados do Essbase  O Hyperion Essbase possui um Add­in no Excel onde o usuário  pode : •

Conectar com o banco de dados do Essbase

•

Extrair dados para consultas

•

Manter apenas dados necessários para análise

•

Trocar Informações de linhas para colunas e vice­versa

•

Colocar informações extras para um  determinado dado em destaque

.

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1.1 – Como conectar  1)

Selecione ESSBASE | CONNECT 

2)

Digite o seu usuário e a senha do essbase e clique em “OK”

Svd040021

A811487

3)

Uma lista de aplicações aparecerá. Selecione o banco desejado e dê  um “OK” novamente.

4)

O Banco de dados selecionados está pronto para fornecer as  informações

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Lição 2 ­ Trazendo os dados para a planilha Excel Com um simples comando , o Excel manda informações para o servidor Essbase e  este  retorna os dados.

2.1 – Comando Retrieve Este comando carrega  os dados do essbase de acordo com as informações  selecionadas na planilha .  O comando pode ser utilizado também para atualizar os dados da  planilha ou mesmo para exibir as novas opções utilizadas em OPTION Se ainda não estiver conectado : 1)      Selecione  ESSBASE| RETRIEVE  2)

Se não estiver conectado ainda , a caixa de conexão aparecerá. Digite  o usuário e a senha e clique em “OK”

5)

Selecione o banco desejado e dê um “OK” novamente.

Se já possuir informações na tela ou se  realizou alguma modificação em Options : 1) Selecione  ESSBASE| RETRIEVE Para ambos os casos, os dados serão carregados  para a planilha Excel de acordo com as informações requisitadas. Obs: Lembre sempre de utilizar este comando toda  vez que realizar alguma alteração na planilha.

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Lição 3 ­ Removendo ou Mantendo dados Ao analisar os dados de uma planilha excel , às vezes é necessário  selecionar apenas alguns itens mais importantes para a pesquisa.  Neste caso , existem dois comandos do essbase que auxiliam a consulta:

3.1 – Comando Keep Only Este comando mantém apenas os dados selecionados. Supondo os  dados da planilha abaixo:

Se quisermos analisar apenas os dados do  Quarter 1 ( Qtr1) , seguir os  seguintes passos :  1) Selecione com o Mouse a célula onde está localizado o “Qtr1” 2) Selecione ESSBASE | KEEP ONLY  3) O resultado deste comando :

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4) Somente os dados referentes ao Quarter 1 são mantidos na tela

3.2 – Comando Remove Only

Continuando o exemplo anterior , se  quisermos analisar apenas as regiões e  descartar o total das regiões ( Membro  “Market”), seguimos os seguintes passos 1)

Selecionar com o mouse a(s) célula(s) que serão removidas.  No  nosso caso, selecionar a célula “Market”

2)

Selecione o comando ESSBASE | REMOVE ONLY

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3)

O resultado é o seguinte :

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Lição 4 ­ Expandindo os dados para um nível abaixo ou resumindo os  dados De acordo com o banco de dados selecionado  , podemos detalhar um determinado membro  ou mesmo resumir as informações em um  nível superior.  A este movimento de  detalhar mais as  informações é chamado de DRILL DOWN. Ao  movimento de resumir as informações  é  chamado de DRILL UP.

4.1­ Comando Zoom in (DRILL DOWN) Este comando realiza o DRILL DOWN  de  um determinado membro para os níveis  inferiores. Obs :  É importante que o banco de dados  esteja estruturado para fornecer  informações mais detalhadas. 1)

Selecione um determinado membro no qual se deseja fazer o DRILL  DOWN.  Para o nosso exemplo , supor que vamos detalhar as  informações  do Quarter1 ( Qtr1 ).

2)

Selecione  ESSBASE | ZOOM IN

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3)

O resultado é mostrado abaixo

DICA : Este comando pode ser feito com o  próprio Mouse.  1) Selecione o membro que será feito o Drill Down 2) Com o botão da Esquerda , dê um duplo clique neste membro O efeito será o mesmo do ZOOM IN 

4.1­ Comando Zoom out (DRILL UP) Este comando realiza o DRILL UP  de um  determinado membro para os níveis  superiores

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1) Selecione um determinado membro no qual se deseja fazer o DRILL  UP .  Para o nosso exemplo , supor que vamos resumir  as informações  do  mês de Janeiro ( Jan ).

2) Selecione ESSBASE | ZOOM OUT

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4)

O resultado é mostrado abaixo

DICA : Este comando pode ser feito com o  próprio Mouse.  1)

Selecione o membro desejado onde será feito o Drill Down

2)

Com o botão da Direita  , dê um duplo clique neste membro O efeito será o mesmo do ZOOM OUT

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Lição 5 ­ Trocando os dados de colunas pelas linhas e vice­versa Para auxiliar a análise , às vezes é necessário visualizar um  dado nas colunas e outros dados em linhas.  Pelo Essbase , é  possível inverter as informações que estão em colunas para linhas.

5.1 ­Comando Pivot  Vamos passar os dados de meses que estão  nas linhas e passar para as colunas . Clique  em algum membro de período 

3)

Selecione o comando ESSBASE | PIVOT

4)

Os dados são mostrados abaixo 

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Obs : O mesmo comando pode ser feito pelo  Mouse  1) Selecione com o Mouse algum membro de período e mantenha  pressionado o botão da direita 

2) Arraste o mouse (com o botão da direita pressionado)  em direção as  colunas .  3) Solte o botão da direita quando atingir o local desejado. 4) O resultado é mostrado abaixo 

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Lição 6 ­  Navegando sem dados  Às   vezes,   é   necessário   montar   um   relatório   no   excel   com   diversas   colunas   e  linhas   .   Toda   vez   que   realizamos   um   DRILL   DOWN,   DRILL   UP   ou   PIVOT   para   mover   as  informações , o excel busca na base de dados do essbase estas informações e traz os dados .Para  aumentar a velocidade  de resposta , podemos navegar sem os dados até que o relatório esteja  com as colunas e linhas acertadas. 

6.1 ­ Comando Navigate Without Data

1) Selecione ESSBASE | NAVIGATE WITHOUT DATA  Quando   for   selecionado   o   comando   retrieve   ,   Zoom   In   ,Zoom   Out  ou  mesmo algum membro for arrastado com o mouse , os dados ficarão em  Branco.

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Lição 7 – Colocando comentários em um determinado dado  importante O   Essbase   possui   uma   ferramenta   que   permite   que  um   usuário   armazene   um  comentário, um documento   ou uma página de Internet   em um dado que tiver  importância. Este comentário ficará guardado na base de dados do essbase .   Caso este dado  seja consultado por outra pessoa , será possível ver o comentário anexado. 1)

Selecione algum dado que você deseja inserir um comentário

2)

Utilizando o valor “13355” , dê um duplo clique com o botão da  Esquerda

3)

A seguinte tela aparecerá : 

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4)

As combinações são mostradas no cabeçalho . Selecione a opção  “Attach”

5)

Pode ser colocado um texto  (cell note) , um arquivo (File) ou um site  ( URL )

6)

Após inserir um comentário , clique em OK 

7)

Selecione “Close”

8)

O dado já está armazenado no cubo do essbase

9)

Caso seja necessário realçar estes dados , selecione : ESSBASE| OPTIONS  9.1) Selecione a janela “Display” ,  Marque a opção “Use Styles”

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9.2) Selecione a janela “Style“ e  marque a opção “Linked Components”  que está localizada em “Data Cells”. 

9.3) Clique em “OK” 10) De volta a planilha excel , Selecione  ESSBASE|RETRIEVE

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11)

O dado “13355” ficará sempre realçado. Mesmo que  seja realizado o  DRILL DOWN, DRILL UP , PIVOT ou inserido mais algum  elemento.

Para rever o comentário : 1) Dê um duplo clique com a esquerda em cima do dado que está  realçado. 2) Clique em “View/Launch”

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3) O comentário/arquivo/URL  poderá ser visto novamente

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Lição 8 – Voltando uma ação indesejada É possível voltar uma ação indesejada ( DRILL DOWN, DRILL UP, PIVOT , KEEP  ONLY, etc...).para que os membros voltem para a posição original.

8.1 ­ Comando FLASH BACK 1) Experimente fazer um DRILL DOWN(Zoom in)  em um determinado  membro 2) Para voltar o movimento , selecione ESSBASE | FLASH BACK 3) O relatório volta para o cenário anterior  Obs :  Este comando só volta a posição anterior. Não é possível dar dois Flash  Back seguidos.

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Lição 9 – Configurando o Add­in Essbase do Excel É possível configurar o sistema de acordo com as necessidades : Selecione ESSBASE|OPTIONS A seguir ,será descrito algum dos principais parâmetros: 

Identation None

: Todos os membros ( parent e child ) ficam na mesma posição

Subitems  : Os membros Child ficam posicionados a frente em relação a um  membro Parent Totals  : Os membros Parent ficam posicionados a frente em relação a um  membro Child

Supress #Missing Rows: Membros que não possuem valor são suprimidos do relatório  quando o dado é carregado (via RETRIEVE, por exemplo) Referência Add-in Essbase Excel

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Zero Rows   : Membros com valor igual a 0 são suprimidos do relatório  quando o dado é carregado ( via RETRIEVE, por exemplo) Underscore_ Characters :  Membros com o “_” são suprimidos do relatório  quando o dado é carregado ( via RETRIEVE, por exemplo)

Cells Use Styles : Os estilos de cor ,fonte e tamanho são utilizados no relatório de  acordo com os parâmtros escolhidos na janela “Style” Adjust Columns: Toda vez que for realizado um RETRIEVE dos dados ,  as  colunas se auto ajustam para que não fiquem palavras cortadas Repeat Members Labels: Repete a descrição de um membro por várias vezes

Replacement #Missing Label: Caso não exista valor para um determinado membro , pode ser  colocado uma mensagem para informar . Caso contrario , a informação aparece  com o valor “#Missing” #No Acess Label: Caso o usuário não tenha acesso a uma determinada  informação, pode ser colocado uma mensagem para informar . Caso contrario , a  informação aparece com o valor “#NO ACCESS”

Aliases Use Aliases  : O membro é mostrado no relatório com a sua descrição, caso  contrario o membro é mostrado com o código que foi cadastrado no banco de  dados  Use Both Member Names and Aliases for Row Dimensions: O mesmo membro é  mostrado no relatório com seu código e sua respectiva descrição

Dynamic Time Series Quando selecionado , é possível escolher um determinado período.   No  relatório, os valores serão mostrados com os valores acumulados até este período  escolhido. 

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Zoom In Seleciona a opção de como será feito o  Drill Down  Next Level 

: Expande o Drill Down para um nível imediatamente inferior

All Levels 

: Expande o Drill Down para todos os níveis inferiores 

Botton Level  : Expande o Drill Down para todos os membros do  Nível 0 Sibling Level  : Expande o Drill Down para os membros do mesmo nível que  possuem o mesmo parent Same Level 

: Expande o Drill Down para todos os membros do mesmo nível

Same Generation : Expande o Drill Down para todos os membros da mesma  geração

Member Retention Include Selection : Expande o Drill Down e mantém o membro selecionado Within Selected Group : Expande o Drill Down somente para o grupo  selecionado

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Remove Unselected Groups: Expande o Drill Down e retira do relatório todos os  membros que não foram selecionados 

Formula Preservation Caso sejam utilizadas fórmulas auxiliares do próprio excel, selecione as opções  abaixo para que a fórmula seja preservada  Retain on Retrieval  : manualmente pelo Excel

Mantém as fórmulas que são colocadas 

Retain on Keep and Remove Only : A fórmula é mantida mesmo que os  comandos  Keep Only e Remove Only sejam executados Retain on Zooms  : A fórmula é mantida mesmo que seja dado o comando  Zoom In e Zoom Out Formula Fill : No caso de expadir os dados nos níveis inferiores , a fórmula excel  também será aplicada aos novos membros do relatório.

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Selecione cor , tamanho e modelo de letra para cada tipo de membro: Members : É possível selecionar um padrão de letra para cada grupo de membros para que  apareçam em destaque no relatório Dimensions: É possível selecionar um padrão de letra para cada dimensão que está presente no  relatório. Data Cells : Para valores que possuem comentários , que não podem ser alterados  ou que  possuem permissão para leitura/escrita , é possível selecionar um padrão de letra

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Mouse Actions Enable Secondary Botton: Permite que seja feito o DRILL UP utilizando o botão  direito do mouse Enable Double­Clicking  : Permite seja feito O DRILL DOWN utilizando o botão  esquerdo do mouse

Memory Enable Flash Back – Habilita o uso do comando Flash Back

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Lição 10 – Apresentando relatórios em diversas planilhas É possível dividir o relatório em várias planilhas para facilitar uma análise .  O Essbase  permite que o mesmo relatório seja duplicado em vários relatórios idênticos variando uma ou  várias dimensões . Por exemplo , suponha que  uma empresa possui pontos de vendas em várias regiões. É  possível gerar relatórios separados de cada região  com o mesmo formato.

10.1 ­ Comando Cascade

No exemplo acima , existe uma necessidade de ter um relatório que traga as  vendas realizadas em cada região em planilhas separadas O comando Cascade realiza o “DRILL DOWN” de vários membros expandido os  dados em outras janelas ou em outras planilhas. 1) Selecione com o mouse o membro ou os membros na qual se  deseja  realizar o DRILL DOWN.  No nosso exemplo, vamos expandir o total  de Market em várias regiões.

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2) Selecione ESSBASE | CASCADE

2) Na janela “Cascade Information” , é possível definir em qual nível  será feito o DRILL DOWN

3) Na janela “Destination Options” , é possível definir o nome do  arquivo excel onde será gerado o novo relatório

Destination Directory  Referência Add-in Essbase Excel

: Diretório onde será será gerado o novo arquivo 

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Destination Types :  Separate workbooks : Expande cada membro Child em uma  planilha excel nova  One Workbook, Separate Sheets : Expande cada membro Child  em uma janela separada , mas todas em uma mesma planilha excel Printer 

: O resultado é impresso numa impressora

Naming Information Prefix  : Quando se deseja gerar várias planilhas , pode ser  acrescentado no nome de cada planilha um prefixo Sufix  : Quando se deseja gerar várias planilhas , pode ser  acrescentado no nome de cada planilha um sufixo Workbook 

: Nome da nova  planilha Excel

4) Após definir os dados , clique em OK 

5) O membro “Market” foi expandido em 4 regiões.  Cada região foi  criada em uma janela diferente ( 1,2,3 e 4)

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Lição 11 – Modificando a base de dados do Essbase Existem casos onde seja necessário modificar o valor da base de dados do essbase: •

Ambiente de simulação

•

Alteração de algum índice armazenado na base de dados do essbase

•

Correção de dados

•

Entrada manual de valores

Este procedimento de alteração de dados deve ser feito com muito critério e por alguma  pessoa autorizada . Normalmente o essbase já possui esta segurança personalizada para  cada usuário.  1) Altere o valor de uma determinada combinação 2) Utilize o comando ESSBASE | LOCK a.  Este comando prepara o banco de dados para enviar os dados 3) Utilize o comando ESSBASE | SEND para enviar os dados para o banco de dados do  Essbase .

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