Huong Dan Trinh Bay Quy Trinh

HƯỚNG DẪN

TRÌNH BÀY QUY TRÌNH

Mã số: HD/TBQT Ban hành: 01 - 20/03/06 Số trang: 1/6

HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY QUY TRÌNH (Ban hành theo Quyết định số: 848/2006/QĐ-CS ngày 20/03/2006 của Tổng giám đốc về việc ban hàn Hướng dẫn trình bày quy trình)

MỤC LỤC I.

MỤC ĐÍCH: .........................................................................................................................2

II.

PHẠM VI ÁP DỤNG:...........................................................................................................2

III.

ĐỊNH NGHĨA:......................................................................................................................2

IV.

NỘI DUNG: .........................................................................................................................3 1. Kết cấu của một quy trình...................................................................................................3 2. Lưu đồ quá trình .................................................................................................................3 a) Dạng tổng quát:............................................................................................................4 b) Dạng chi tiết: ................................................................................................................4 3. Phần diễn giải quá trình......................................................................................................5 4. Trình bày quy trình..............................................................................................................5 a) Tiêu đề đầu trang (header): .........................................................................................5 b) Trình bày biểu mẫu: .....................................................................................................6 5. Font chữ và kích thước font ................................................................................................6

HƯỚNG DẪN

TRÌNH BÀY QUY TRÌNH

I.

Mã số: HD/TBQT Ban hành: 01 - 20/03/06 Số trang: 2/6

MỤC ĐÍCH:

Quá trình tái cơ cấu yêu cầu các đơn vị phải văn bản hóa các quá trình quản lý và nghiệp vụ thành các quy trình để làm chuẩn mực cho việc thực hiện và đánh giá kết quả thực hiện. Hướng dẫn này quy định các đơn vị thuộc Ngân hàng khi viết quy trình nghiệp vụ cho đơn vị mình hoặc quy trình liên đơn vị phải viết đúng theo chuẩn ban hành của Hướng dẫn này. Điều này nhằm đảm bảo tính thống nhất hệ thống trong cách trình bày quy trình, góp phần dễ dàng trong việc kiểm soát việc áp dụng, thực hiện quy trình sau ban hành.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG: Hướng dẫn Trình bày quy trình sẽ áp dụng cho tất cả các đơn vị trong việc biên soạn quy trình quản lý hay nghiệp vụ cho đơn vị mình. Các quy trình quản lý tác nghiệp trong nội bộ một đơn vị sẽ do Trưởng đơn vị phê duyệt. Các quy trình quản lý tác nghiệp có từ 02 đơn vị tham gia trở lên phải trình cho Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt trên cơ sở có sự tham gia thẩm định của Phòng Chính sách. Đơn vị soạn thảo là người chủ quy trình. Các đơn vị phải phân loại, đóng tập và tổ chức lưu trữ tất cả các quy trình do mình biên soạn để phục vụ cho công tác đào tạo, thực hiện, kiểm tra, đánh giá chất lượng công việc tại đơn vị. Các hướng dẫn nghiệp vụ được khuyến khích trình bày theo dạng quy trình, nhưng không bắt buộc.

III. ĐỊNH NGHĨA: Quy trình: là dạng văn bản hóa của một quá trình quản lý hay nghiệp vụ. Chủ quy trình: là người/đơn soạn thảo và chịu trách nhiệm theo dõi diễn biến thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện của một quy trình. Đơn vị: là các phòng nghiệp vụ hội sở, sở giao dịch, chi nhánh các cấp thuộc Ngân hàng.

HƯỚNG DẪN

TRÌNH BÀY QUY TRÌNH

Mã số: HD/TBQT Ban hành: 01 - 20/03/06 Số trang: 3/6

IV. NỘI DUNG: 1. Kết cấu của một quy trình Kết cấu một quy trình được quy chuẩn gồm: –

Trang bìa

–

Mục đích

–

Phạm vi áp dụng

–

Định nghĩa (giải thích từ ngữ, khái niệm)

–

Nội dung -

Phần lưu đồ quá trình

-

Phần diễn giải quá trình (nếu có)

-

Các nội dung khác cần đề cập thêm (nếu có)

–

Mẫu biểu sử dụng trong quy trình (nếu có)

–

Hướng dẫn lưu hồ sơ (nếu có)

–

Các phụ lục khác (nếu có)

2. Lưu đồ quá trình Lưu đồ: Khái quát hóa các bước của quá trình thực hiện bằng các ý nghĩa hình học (xem Quy ước hình học trong vẽ lưu đồ), ý nghĩa của lưu đồ là tóm tắt hướng dẫn các bước thực hiện cho dễ nhớ, dễ thực hiện. Bước BẮT ĐẦU hay KẾT THÚC một quá trình Bước Xem xét, phê duyệt, đánh giá, lựa chọn Bước Thực hiện Lưu ý: không sử dụng các ý nghĩa hình học khác trong trình bày lưu đồ quy trình Chứng từ: liệt kê thật đầy đủ toàn bộ tên và mã số chứng từ, biểu mẫu các loại (nếu có) cho từng bước của quá trình.

HƯỚNG DẪN

TRÌNH BÀY QUY TRÌNH

Mã số: HD/TBQT Ban hành: 01 - 20/03/06 Số trang: 4/6

Tùy theo mức độ phức tạp, quá trình có thể được lưu đồ hóa theo các dạng sau đây: a) Dạng tổng quát:

Bước 1

Thực hiện

Bước …..

Bắt đầu

Bước …..

Lưu đồ

Trách nhiệm

Chứng từ



<Mẫu biểu số:…>

Bước n

Điều kiện

Kết thúc

b) Dạng chi tiết:

Bước n

Bước …..

Bước …..

Bước 1

Đơn vị A

Đơn vị ….

Đơn vị ….

Đơn vị n

Bắt đầu

Chứng từ

<Mẫu biểu số:…>

Thực hiện

Điều kiện

Thực hiện

Kết thúc

Mã số: HD/TBQT

HƯỚNG DẪN

TRÌNH BÀY QUY TRÌNH

Ban hành: 01 - 20/03/06 Số trang: 5/6

3. Phần diễn giải quá trình Được trình bày dạng bảng Bước

Các bước thực hiện

Nội dung thực hiện





Các bước thực hiện: Tóm tắt các bước thực hiện đúng theo lưu đồ Nội dung thực hiện: Giải thích cụ thể từng bước thực hiện của quá trình, cách hành văn theo dạng câu mệnh lệnh cách. Việc giải thích ở đây không còn mang ý nghĩa tóm tắt hay khái quát như trong phần lưu đồ mà yêu cầu nội dung diễn giải phải thật cụ thể và rõ ràng, sẵn sàng cho việc tranh luận câu chữ (ý nghĩa pháp lý). Trong trường hợp cần diễn giải chi tiết hơn có thể viết thành các Phụ lục đính kèm.

4. Trình bày quy trình c) Tiêu đề đầu trang (header): Mã số: ABC/QT - yy



Ban hành: xx – dd/mm/yy Số trang: 5/6

Trong đó Bên trái:

logo Ngân hàng

Ở giữa:

tên quy trình

Bên phải:

Mã số: ABC/QT - yy

ABC: tên đơn vị soạn thảo QT: tên viết tắt của quy trình yy số thứ tự của quy trình (nếu có)

Ban hành: xx - dd/mm/yy:

xx là số ban hành (lần thứ), ngày ban hành

Trang số: . . . ./ . . . .:

là số thứ tự/ tổng số trang, dạng số

HƯỚNG DẪN

TRÌNH BÀY QUY TRÌNH

Mã số: HD/TBQT Ban hành: 01 - 20/03/06 Số trang: 6/6

d) Trình bày biểu mẫu: Các biểu mẫu của 01 quy trình được thiết kế là nhằm mục đích thể hiện được “bằng chứng thực hiện” của các bên tham gia trong quy trình do vậy biểu mẫu không thể tách rời khỏi quy trình. Việc không áp dụng các biểu mẫu cũng như áp dụng không đầy đủ theo hướng dẫn của thiết kế biểu mẫu xem như là hành vi tác nghiệp không phù hợp và khi phát hiện phải được ghi nhận để khắc phục. Các biểu mẫu được khuyến khích trình bày theo dạng bảng, có chia thành từng ô cụ thể cho từng nội dung để ghi điền vào.

Mã số: QT/BM.nn Ban hành:xx - dd/mm/yy

PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA TÀI SẢN

Bên trái: logo Sacombank Ở giữa:

Tên biểu mẫu

Bên phải: Mã số: QT/BM.nn

QT: tên viết tắt của quy trình BM: tên viết tắt của biểu mẫu nn: số thứ tự của biểu mẫu thuộc quy trình

Ban hành: xx - dd/mm/yy:

xx là số ban hành (lần thứ) và ngày ban hành

5. Font chữ và kích thước font Thống nhất toàn Ngân hàng áp dụng ARIAL UNICODE MS, kích thước font chữ là 10 đến 11, font chữ trong bảng, trong lưu đồ có thể nhỏ hơn font chữ ngoài bảng 1-3 size. Các văn bản soạn từ 02 trang trở lên phải đánh số trang.

___________________________________________________________________________________