How To Write Email22.docx

‫بنتخرج مابنعرفش نخاطب الشركات أو المؤسسات بطريقة رسمية‪ ،‬سواء لو‬ ‫ما اتعلمناش في الجامعة إزاي نكتب إيميل صح! ولما‬ ‫ّ‬ ‫دربت نفسك على الكالم ده هتالقيك مع الوقت بتكتب‬ ‫لو‬ ‫وبعضها‪.‬‬ ‫شغاله‬ ‫اللي‬ ‫بندور على شغل‪ ،‬أو حتى في المراسالت بين الناس‬ ‫ّ‬ ‫ّ‬ ‫‪.‬إيميالت احترافية ببساطة‪ ،‬ومن غير ماياخد منك وقت كبير في كتابته‬ ‫" ‪ " BCC‬و بين " ‪ " CC‬و ما هو الفارق بين‬ ‫‪:‬وإسلوب كتابة الرسالة اإلحترافية ) ‪ ( Formal‬أجزاء اإليميل الـ الفورمال‬ ‫بيتكون من ‪ 3‬أجزاء رئيسية (تحية البداية ‪ -‬نَص الرسالة ‪ /‬الـ‬ ‫الخاتمة)‪ .‬بيتكتب باللغة ‪ Body Text -‬اإليميل الرسمي في الغالب‬ ‫ّ‬ ‫اإلنجليزية على األغلب‪ ،‬أو بتكتبه بلغة الشخص اللي بتراسله (طالما انت متأكد إنه "مش متمكن من اإلنجليزية")‪ ،‬أو في بعض‬ ‫‪.‬الدول العربية زي دول الخليج أغلب مراسالتهم بتكون باللغة العربية‬ ‫‪:‬تحية البداية ‪1.‬‬ ‫بتبدأ رسالتك بتحية عامة (زي‪ :‬إزيك يا فالن‪ ،‬أو عزيزي فالن‪ ،‬أو صباح الخير) ‪ ،‬أتمنى إن كل شيء يكون على مايرام •‬ ‫‪• Dear Person,‬‬ ‫‪• Hope all is well.‬‬ ‫‪• Good Morning Mr. Person,‬‬ ‫!‪• Hope all is going great‬‬ ‫‪• Greetings from "Organization's name",‬‬ ‫‪• It is our pleasure to reach out you today.‬‬ ‫تنوع كل مرة في‬ ‫يُفضل تكتب التحية األولى في سطر‪ ،‬والتانية في سطر‪ ..‬وطبعا ً فيه تحيات خاصة بالمناسبات واألعياد‪ ،‬فحاول ّ‬ ‫‪.‬أسلوب التحية‬ ‫بإسمه طبعا( >‪" Hello
‫صل فيها هدفك الرئيسي من الرسالة باختصار‪ ،‬أو بيتم من خاللها اإلتفاق على شيء بعينه‪ ..‬يعني‬ ‫بتو ّ‬ ‫‪... (Kindly check my resume in the‬لو عاوز الشخص اللي بتراسله يبعت لك ملف أو يشوف سيرتك الذاتية •‬ ‫)‪attachments. Thanks‬‬ ‫‪.. (Please, await your feedback by‬أو لو المفروض يبعتلك رأيه في حاجة فبتستأذنه يبعتهالك في معاد معين •‬ ‫)‪today. Thanks‬‬ ‫‪.. I am looking forward to meeting you soon. This is‬أو هتتقابلوا‪ ،‬فمحتاج منه يحدد معاد أو مكان للمقابلة •‬ ‫‪my contacts info for further questions...‬‬ ‫‪.‬المهم تكون المهمة اللي هيعملها الشخص اللي بتبعت له‪ ،‬واضحة‬ ‫‪ ،‬ويفضل تقول الطلب في إسلوب أدبي ‪-‬غير ‪ ، kindly‬ورجاءا ً ‪ please‬ضروري في الطلب تستخدام كلمات زي‪ :‬من فضلك •‬ ‫‪.‬مباشر‪ -‬ومختصر‬ ‫ ‪) (Have a nice day - See you there‬في آخر رسالتك خالص بتشكره وتقدمله تحية الختام (زي‪ :‬تحياتي أو بالتوفيق •‬‫وتمضي بإسمك في السطر اللي تحتها‪ ،‬مع معلومات التواصل معاك (التليفون ‪ -‬البريد )‪All the Best - Best Regards‬‬ ‫‪:‬اإللكتروني‬ ‫‪Kindly check my resume in the attachments. Thanks.‬‬ ‫‪Best Regards,‬‬ ‫‪Ahmed Ali‬‬ ‫‪Freelance Product Designer‬‬ ‫‪+2043089784 - [email protected]‬‬ ‫‪.‬الشكر والتحية واإلمضاء مهمين جدا ً في آخر رسالتك‬ ‫‪:‬قبل ما تبعت اإليميل‬ ‫"وتبعت رسالتك "اإلحترافية ‪ Send‬شوية أمور الزم تاخد بالك منها قبل ماتدوس على زراإلرسال‬ ‫‪ ،‬اختاره بعناية شديدة‪ ،‬ماتكتبش فيه أي كلمتين والسالم أو ‪ subject‬اتأكد كويس جدا ً من عنوان رسالتك اللي بتكتبه في خانة الـ •‬ ‫‪.‬تسيبه فاضي! "العنوان" ممكن يخلي الشخص يقرر يفتح رسالتك‪ ،‬أو يأجلها لوقت غير مسمى‪ ،‬أو إنه مايفتحهاش خالص‬ ‫‪ person's name cv‬أو ‪ my resume‬فمثالً‪ ،‬لو بتبعت السيرة الذاتية بتاعتك لشركة أو شخص‪ ..‬ما تكتفيش بس بكلمات زي‬ ‫‪ ،:‬إنما ممكن تكتب عنوان رشيق زي‬ ‫‪Hello Mr. Folan, I am interested to join your team‬‬ ‫‪:‬أو بأسلوب جاد أكتر‪ ،‬بس واضح فيه االهتمام بالوظيفة دي بالتحديد‬ ‫‪Business Developer for netknowlogy | Person's Name Resume‬‬ ‫‪ Fw: ،‬المرة دي لحد تاني‪ ..‬احذف من عنوان الرسالة كلمة ‪ forward‬لو كنت بعتت إيميل لحد قبل كده‪ ،‬وبتعمل له تمرير •‬ ‫اعمل إعادة تسمية لرسالتك لو هتبعتها من جديد)‪ ،‬واحذف من نَص الرسالة التفاصيل الزيادة (واللي بتظهر لما بتيجي تبعته تاني) (‬ ‫زي تاريخ الرسالة اللي فاتت وإيميالت األشخاص اللي بعتت لهم قبل كده‪ ..‬يعني خلي رسالتك "جديدة" كأنها مبعوته ألول مرة‬ ‫‪.‬للشخص اللي بتراسله‬ ‫تحول الكلمة ‪ Copy-Paste‬في رسالتك‪ ،‬ال يستحسن انك تاخدها نسخ ولصق ‪ URLs‬لو فيه روابط خارجية •‬ ‫‪ ،‬لكن األفضل إنك ّ‬ ‫المكتوبة لرابط‪ ..‬طب تعمل ده إزاي؟‬ ‫هتطلع ‪ ، ctrl+L‬واضغط‪ select-‬مثالً‪ ..‬ظللها ‪-‬بالـ ‪ Click here‬بعد ما تكتب في رسالتك الكلمة اللي عاوز تحولها لرابط‪ ،‬زي‬ ‫بتاعك‪ .‬بس كده‪ ،‬الكلمة دي بقت رابط لما الشخص هيدوس عليه هيتفتح له الرابط في نافذة ‪ URL‬لك نافذة‪ ،‬تضع فيها الرابط‬ ‫‪.‬مستقلة‬ ‫؟‪ To – CC – BCC‬عشان تبقى فاهم‪ ،‬إيه الفرق في اإليميل بين الخانات التالتة •‬ ‫بتكتب فيها إيميل أكتر شخص انت بتقصده برسالتك‪ ،‬وممكن تكتب أكتر من إيميل لكذا شخص‪ ،‬بتكتب عنوان اإليميل ‪• To:‬‬ ‫‪ ،‬وبالطريقة دي تقدر تبعت ‪ [email protected], [email protected]‬وبعديه فاصلة ومسافة ‪Email Address‬‬ ‫لعدد من اإليميالت حسب العدد اللي بيسمح بيه مزود خدمة اإليميل اللي بتستخدمه‪ ..‬بيوصل في الغالب لحد ‪ 100‬إيميل في الرسالة‬ ‫‪.‬الواحدة‬ ‫نسخة طبق األصل"‪ ..‬بتكتب فيها إيميالت األشخاص "وليكن زمايلك في الشغل" اللي عايزهم " ‪ Carbon Copy‬يعني ‪• CC:‬‬ ‫‪ ،‬وليكن المدير"‪ ،‬ونفس الشخص ده ‪-‬المدير‪ -‬يقدر ‪ To‬يعرفوا انك بعتت اإليميل بتاعك لشخص معين "اللي موجود إيميله في خانة‬ ‫‪.‬يشوفهم ‪-‬زمايلك‪ ،-‬ويقدروا كلهم يردوا على نفس الرسالة ويفتحوا محادثة مابينهم‬ ‫نسخة طبق األصل عمياء"‪ .‬في الخانة دي بتكتب ايميالت األشخاص اللي عاوزهم " ‪ Blind Carbon Copy‬يعني ‪• BCC:‬‬ ‫مش هيشوفوا الناس اللي اتكتبت )‪ CC‬و ‪ To‬يشوفوا الرسالة "وهيعرفوا انت باعتها لمين تاني"‪ ،‬لكن بقية الناس (اللي في خانة‬ ‫‪ BCC.‬إيمالتهم في خانة الـ‬

‫بالنسبة للملفات المرفقة‪ ،‬خليها منظمة وليها أسماء واضحة‪ .‬منظمة يعني ماترفعش صور كتير مثالً‪ ،‬األحسن انك تجمعهم الصور •‬ ‫كلها في ملف واحد مضغوط وترفعه‬ ‫‪ ،‬ولها أسماء واضحة يعني تختار أسامي فيها تفاصيل عن الملف نفسه‪ ،‬بحيث لو أنا بعمل بحث في اإليميل بتاعي‪ ..‬أوصل بسهولة‬ ‫للملف المقصود اللي انت بعتهولي‬ ‫وبس تسيبها على كده! أل‪ ،‬اكتب اسمك فيها واسم الوظيفة أو ‪ my resume‬؛ فمثالً لو بتبعت سيرتك الذاتية ماتكتبش عنوانها‬ ‫‪:‬الدور اللي هتؤديه‪ ،‬زي‬ ‫‪Your Name's Resume – Role's Name-Jan2015‬‬ ‫عشان يبقى واضح عنوانها للشخص لما ييجي يحملها ويخزنها على جهازه‪ ،‬يعرف يرجعلها بسهولة ويعرف من اسمها دي بتاعت‬ ‫‪.‬مين‪ ،‬ويتواصل معاك‬ ‫نفسه‪ ،‬بدل ما تسيبه فاضى! أو ‪ Body Text‬يفضل تكتبه في نَص الرسالة "‪ "cover letter‬لو بتبعت ملف تعريفي عن نفسك •‬ ‫‪! (Hi folan, Please check my resume and cover‬تبقى رسالتك عبارة عن سطر واحد وال سطرين زي كده‬ ‫)‪letter in the attachments. Thanks‬‬ ‫في المرفقات مع السيرة الذاتية‪ ،‬بس المهم ماتسيبش نَص الرسالة فاضي أو ‪ ، cover letter‬مفيش مانع انك تخلي نسخة من الـ‬ ‫صل عنك إنك مش مهتم تنضم للمؤسسة اللي‬ ‫فيه كلمتين بس‪ ،‬ألن ده غير محفز للشخص إنه يهتم بالملف اللي انت باعته‪ ،‬ألنه بيو ّ‬ ‫!بتبعت لها‪ ،‬انت عمال تبعت ألي مكان وخالص‬ ‫في أول ال ُج َمل‪ ،‬الفاصلة في ‪ Capital‬تجنب األخطاء اإلمالئية‪ ،‬والخطأ في قواعد اللغة‪ ،‬أو إهمال عالمات الترقيم (الحروف الـ •‬ ‫‪:‬وسطها‪ ،‬والنقطة في آخرها‪ ...‬إلخ)‪ .‬مثالً من األخطاء الشائعة في قواعد اللغة اإلنجليزية وفي الكتابة‬ ‫‪:‬ألن الصح بتاعها هو ‪ I look forward to hear from you‬إنك تكتب •‬ ‫‪I look forward to hearing from you‬‬ ‫بالشكل ده‪ ..‬ده معناه انك إما بتقول كالم بصوت عالي أو بتزعّق‪ ،‬فبالش طبعا ‪ CAPITAL‬إنك تكتب كالم كل حروفه كبيرة •‬ ‫علَم‬ ‫‪.‬تستخدم اإلسلوب ده في الكتابة‪ ،‬إال إذا كان فيه كلمة هي "اختصار" السم أو اسم َ‬ ‫تقدر تستعين بكتاب بسيط زي‬ ‫"‪"The Elements of Style‬‬ ‫‪..‬عشان تعرف منه األخطاء الشائعة في الكتابة باإلنجليزية‪ ،‬وإيه الصح بتاعها‬ ‫لحد ما توصل ‪ Google / Bing translate‬ولو اإلنجليزي بتاعك مش قوي مفيش مانع انك تاخده تترجمه وتعدّل فيه على‬ ‫ألفضل صياغة‪ ،‬أو تستخدم أداة لمراجعة القواعد‪ ،‬زي جرامر تشيك ‪ ..‬هي مش أدوات قوية أوي لكن مع الوقت ممكن تُك ِسبَك‬ ‫‪.‬حصيلة لُغوية ومجموعة مالحظات في القواعد‬ ‫‪..‬آخر وأهم حاجة‬ ‫وروح اعمل المشروب بتاعك‪ ،‬أو اتحرك مدة ‪ 5‬لـ ‪ 10‬دقايق‪ draft ،‬راجع إيميلك مرة واتنين وتالته‪ ،‬سيب نسخة محفوظة •‬ ‫وبعدين تعال شوف الرسالة بتاعتك بعين جديدة ودماغ أنشط‪ ،‬هتالقي نفسك بتضيف وتعدّل عليها لألحسن‪ ،‬وده بالتأكيد هيخدم‬ ‫‪.‬تحقيق الهدف من رسالتك‬ ‫واتمرن عليه‪ ،‬ألن المراسالت باإليميل دلوقتي مهمة جدا ً وبتستخدم بقوة‪ ،‬ولو كتابتك‬ ‫نصيحــة‪ :‬اتعب في كتابة اإليميل في األول‬ ‫ّ‬ ‫‪ Reports‬احترافية دي بيفرق معاك جداً‪ ،‬وكمان ألن ده هيعلمك تكتب حاجات أعقد من كده في المستقبل (زي كتابة التقارير‬ ‫‪).‬ألي مشروع هتشتغل عليه في المستقبل ‪ Proposals‬والملفات التعريفية‬ ‫هو نسخة كربونية‪ ،‬أي داخل هذا الحقل يمكن كتابة عناوين بريدية لكي يتم ارسال نفس الرسالة إليهم‪ ،‬أما ”‪ “CC‬المقصود بكلمة‬ ‫فالمقصود بها هو “نسخة كربونية عمياء” ومعنى كلمة عمياء أنه يتم إضافة عناوين بريدية أيضا ً من أجل ارسال نفس ”‪“BCC‬‬ ‫التي يمكن للمستخدمين اآلخرين معرفة العناوين اإللكترونية ”‪ “CC‬الرسالة لهم ولكن هذه العناوين التظهر لآلخرين على عكس‬ ‫‪.‬التي تم ارسال هذه الرسالة إليها أيضا ً‬ ‫•‬