How To Create A Worksheet

How to Create a Worksheet 

  Step by Step Instructions  

Always start with the name of the company, the title of the statement, and the period for which the statement  is being prepared. In the case of a worksheet it is for the month, year or fiscal period ending and the date in  which that period ended.  

Trial Balance:  Step 1. From the general ledger list all accounts even if they do not have a balance because you want  them in order. The order is assets, liabilities, owner’s equity, revenues, and expenses. Place the  balance before adjustments in the trial balance column. Assets, withdrawal, and expense amounts  are placed in the debit column while liabilities, owner’s equity and revenues amounts are place in  the credit column.     Step 2. Make sure to total these two columns and that they balance (end amounts are the same)  before you continue with the worksheet. Double underline the totals once they balance. If for any  reason they do not balance check your math and check for errors in your general ledger.  1   

Adjustments:  Step 3. In the next two columns (debit and credit) place the end of the period adjustments. You may  want to journalize these adjustments before placing them on the worksheet.     In this example we have adjustments a through g.    a. $600 in revenue that has been earned but not yet recognized by the company.      Accounts Receivable                                                                             600         Pet Supplies Fees Earned                                                               600    b. Supplies on hand were $500 therefore $300 in supplies was used during the period.      Supplies Expense                                                                                    300        Supplies                                                                                            300    c. Depreciation on the building was $500 for the period.                         Depreciation expense                                                                           500           Accumulated Depreciation—Building                                         500    d. Depreciation on the equipment was $250 for the period.      Depreciation expense                                                                          250        Accumulated Depreciation—Equipment                                    250    e. Prepaid rent that was used up during this fiscal period was $700.      Rent Expense                                                                                          700        Prepaid Rent                                                                                    700    f. Salaries and Wages earned but not yet paid for this fiscal period amounted to $600.      Salaries and Wages Expense                                                               600        Salaries and Wages Payable                                                         600    g. Revenues received prior to the work being performed that were earned but not yet               recognized was $150.      Unearned Pet Supplies Fees Earned                                                 150        Pet Supplies Fees Earned                                                             150    Adjustments are based on items that experience changes due to the passage of time. These adjustments  fall into the categories of: Prepaid Expenses for Short term assets, Prepaid Expenses for long term assets‐ Depreciation, Prepaid Revenues‐Unearned Revenues, and Accrued Revenues‐earned but not yet  recognized revenues, and Accrued Expenses‐expenses incurred but not yet recognized.     Step 4. After you have placed the adjustments in the adjustments columns total these two columns to make  sure they balance. Don’t forget to double underline the totals.           2   

Adjusted Trial Balance:  Step 5. For each line item in the assets, withdrawals, and expenses you will take the amount from the  trail balance account then add the debit and subtract the credit from the adjustments columns. The  other way is to post the adjustments to the general ledger and then list the balances after  adjustments.     Step 6. For each line item in the liabilities, owner’s equity, and revenues you will take the amount from  the trail balance account then subtract the debit and add the credit from the adjustments columns.  Again the other way is to post the adjustments to the general ledger and then list the balances  after adjustments.     Step 7. Now total both columns in the adjusted trial balance section of the work sheet these amounts  should be the same if not recheck your math and make sure everything was added and subtracted  correctly. Double underline the totals at the bottom.  

Income Statement:  Step 8. For this section of the worksheet you will bring over from the adjusted trial balance columns  the revenues to the credit column.     Step 9. Bring over the expenses from the adjusted trial balance columns to the debit column of the  income statement section.    Step 10. Total these two columns they will not match. Subtract the smaller amount from the larger  amount this will give you the value of either the net income or net loss.   Step 11. If the amount is net income then place the different between the two totals on the debit side  under the total and then on the next line down add the two amounts which should equal the credit  amount. Place the credit balance on the same line as the new debit balance. If the amount is a net loss  place the different in the credit column and then total the amounts. Then double underline both totals.  

Balance Sheet:   

Step 12. For this section of the worksheet bring over from the adjusted trial balance all of the assets,  liabilities and owner’s equity accounts. You will place the assets and withdrawals amounts in the debit column  and the liabilities, owner’s equity accounts in the credit column for this section.    Step 13. Total both columns in this section they will not balance. Then bring over the net income and  place it in the credit column of this section. If it is a net loss place it in the debit column then total again in  which case both columns should balance to the same amount. Double underline both columns. Note: the final  balance in the balance sheet section of the worksheet will not match the balance on your balance sheet due to  the lack of an owner’s equity statement.   3