Hoc Project Can Ban

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

CHƯƠNG 1: TẠO VÀ LƯU MỘT DỰ ÁN MỚI 1. Tạo mới 1 Dự án Khi ta bắt đầu với 1 Dự án (DA) mới với Microsoft Project (MP), ta chỉ có thể nhập thời gian bắt đầu hay thời gian kết thúc của DA. Microsoft cũng khuyên rằng chúng ta chỉ nhập thời gian bắt đầu của DA và để tự nó tính thời điểm kết thúc sau khi ta đã nhập các thông tin về thời gian của từng công việc. Bước1:

Vào File\ New hoặc nhấn Ctrl + N để tạo DA mới

Bước 2: Vào Project\ Project information để thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc của DA

Start date: Nhập ngày bắt đầu thực hiện DA Finish date: Nhập ngày kết thúc DA Schedule from: Có 2 lựa chọn Project Start Date hoặc Project Finish Date, cho phép nhập ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của DA (tương ứng với 2 mục Start date và Finish date) Current date: Ngày hiện tại Priority: Mức độ ưu tiên Calendar: Chọn loại lịch cho DA Mục Priority và Calendar sẽ được trình bày cụ thể ỏ các chương sau Sau khi thiết lập xong vào File\ Save và đặt tên file để lưu lại. Tuy nhiên chúng ta có thể bỏ qua Bước 2, vì trong quá trình thiết lập DA, MP sẽ tự động đưa các thông tin này vào Chú ý: Chúng ta có thể thay đổi thông tin của DA ở bất cứ thời điểm nào bằng cách làm như Bước 2 Để xem toàn bộ thông tin về DA, nhấp vào nút Statistics ở hộp thoại Project information sẽ xuất hiện hộp thoại như sau:

KS. PHAN ĐÌNH BẢO

Email: [email protected]

1

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

2. Nhập các thông tin cho DA Mỗi DA đều có các thông tin như: tên DA, tác giả DA, người quản lý, tên công ty,…Để nhập các thông tin này vào File\ Properties rồi nhập các thông tin này vào Tab Summary. Ở Tab Contents hiển thị các thông tin về quá trình thực hiện DA như: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian thực hiện DA, tổng giá trị của DA, khối lượng công việc đã hoàn thành,… Sau khi nhập xong nhấn OK để lưu lại các thông tin vừa nhập 3. Thiết lập lịch làm việc cho DA MP thiết lập mặc định thời gian làm việc cho DA từ thứ 2 đến thứ 6, bắt đầu từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều.Tuy nhiên, chúng ta có thể thiết lập lại thời gian làm việc theo yêu cầu của DA Bước 1: Vào Gantt Chart hoặc Tracking Gantt ở menu View hoặc các biểu tượng ở bên trái

Right click vào đây

Bước 2: Vào Tools\ Change Working Time hoặc nhấp phải chuột vào phần thể hiện ngày tháng biểu đồ ngang như hình sau rồi chọn Change Working Time

Bước 3: Ở hộp thoại Chage Working Time, chọn loại lịch làm việc: + 24 Hours KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

2

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

+ Night Shift + Standard (Project Calendar)

Để tạo một dạng lịch mới nhấp vào nút New rồi nhập tên vào ô Name sau đó nhấn OK

Nếu nhấn nút Options nó sẽ mở hộp thoại Options ở menu Tools ra. Nếu thời gian làm việc giống như mặc định của MP thì không cần chỉnh sửa gì ở đây. Nếu không thì làm theo các bước sau: Để thay đổi thời gian bắt đầu làm việc cho mỗi ngày, ví dụ tất cả các ngày trong tuần (trừ ngày chủ nhật) đều bắt đầu làm lúc 7h30 đến 11h30 và 1h đến 5h (buổi chiều). Chọn tất cả các ngày đó, chọn mục Nondefault Working Time rồi nhập thời gian vào các ô bên dưới. Chú ý: Nếu chỉ có một vài ngày cần thay đổi thời gian làm việc thì đồng thời nhấn phím Ctrl và dùng chuột để chọn từng ngày. Nếu phải thay đổi tất cả thì dùng chuột kéo rê tất cả các ngày trong tháng. Giả sử các ngày chủ nhật bắt đầu làm lúc 8h đến 11h (sáng) và 1h30 đến 4h (chiều) thì chọn riêng các ngày này rồi làm tương tự như trên. Giả sử có một ngày nào đó nghỉ (1/1, 30/4,1/5,…)làm thì chọn ngày đó rồi nhấp vào Nonworking time

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

3

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

4. Lưu trữ một kế hoạch Khi ta đã nhập tất cả các thông tin DA và sẵn sàng để thực hiện DA, ta có thể lưu trữ thông tin này như là thông tin khởi tạo kế hoạch cho DA. Chính từ thông tin kế hoạch này ta có thể so sánh với thông tin khi thực hiện DA, và từ đó để có những điều chỉnh hợp lý. + Vào Tools\ Tracking chọn Save Baseline + Chọn Entire project hay Selected tasks để lưu giữ toàn bộ DA hay chỉ những công việc đã chọn. + Nhấn OK để lưu lại

5. Lưu giữ tại những thời điểm chuyển tiếp Sau khi ta lưu trữ một kế hoạch cho DA, ta có thể lưu giữ thông tin tại những thời điểm chuyển tiếp. MP cho phép ta lưu theo kiểu chuyển tiếp 10 lần. + Từ hộp thoại Save Baseline chọn Save Interim plan + Trong mục Copy chọn tên của kế hoạch tại thời điểm chuyển tiếp hiện tại. + Trong mục Into chọn tên của kế hoạch tại thời điểm chuyển tiếp tiếp theo

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

4

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

+ Chọn toàn bộ DA hay chỉ một phần các công việc đã được chọn bằng các lựa chọn Entire project hay Selected tasks + Chọn OK. 6. Chuyển đổi giữa các khung nhìn Ta có thể xem tiến độ của DA qua các khung nhìn khác nhau như: Calendar, Network Diagram, Task Usage, Resource Usage, Resource Graph... Trên menu View, chọn khung nhìn mà ta muốn quan sát. Hoặc nhấp chuột phải vào bên trái của MP rồi chọn View Bar sẽ xuất hiện các biểu tượng của các khung nhìn bên trái cửa sổ MP

Nhấp phải vào đây

Nhấp vào đây để xem các khung nhìn còn ẩn bên

Nếu khung nhìn ta muốn quan sát hiện thời không có trong menu View, kích vào mục More Views để có nhiều lựa chọn. Chọn 1 kiểu khung nhìn trong bảng liệt kê Views, sau đó chọn Apply. Chú ý: Thay đổi khung nhìn không làm ảnh hưởng đến dữ liệu thông tin DA, nó chỉ thay đổi cách nhìn về DA. Dưới đây ý nghĩa của 8 khung nhìn thường được sử dụng nhất:

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

5

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Calendar

Lịch hàng tháng chỉ ra các công việc và khă năng hoàn thành nó.

Gantt Chart

Diễn tả các công việc và các thông tin có liên quan, một biểu đồ (biểu đồ ngang) thể hiện các công việc và thời gian hoàn thành chúng.

Network Diagram

Thể hiện dưới dạng lưới các công tác (sơ đồ mạng) và sự phụ thuộc giữa chúng. Dùng khung nhìn này để có một cái nhìn bao quát về các công việc.

Task Usage

Thể hiện danh sách các công việc đã được gán tài nguyên. Dùng khung nhìn này để thấy nguồn tài nguyên nào đã được gán cho một công việc cụ thể

Tracking Gantt

Thể hiện danh sách của công việc và thông tin có liên quan. Dùng khung nhìn này để theo dõi tiến trình của DA.

Resource Graph

Thể hiện biểu đồ phân phối tài nguyên. Dùng khung nhìn này để thể hiện thông tin về một tài nguyên dưới các tiêu chí khác nhau.

Resource Sheet

Danh sách tài nguyên và thông tin liên quan. Dùng khung nhìn này để nhập và hiệu chỉnh các thông tin về tài nguyên.

Resource Usage

Thể hiện danh sách gán tài nguyên cho công việc được nhóm dưới mỗi nguồn tài nguyên. Dùng khung nhìn này để thể hiện chi phí hoặc phân phối giờ công ngoài giờ.

More View Cho phép lựa chọn các khung nhìn khác của chương trình. 7. Xem xét các cột khác nhau trong một khung nhìn Trong khi lập và theo dõi DA, rất hữu ích nếu chúng ta có thể xem xét thêm nhiều tổ hợp các thông tin trong một khung nhìn. MP cung cấp một tập hợp các tổ hợp thông tin đối với mỗi khung nhìn: + Chọn khung nhìn muốn quan sát bằng cách làm như mục 6 ở trên + Vào menu View\ Table chọn loại bảng muốn xem

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

6

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Nhấp phải chuột vào đây

Hoặc nhấp phải chuột vào góc trái trên của khung nhìn sẽ có một menu hiện ra và chọn loại bảng muốn xem Ý nghĩa của các loại bảng như sau Cost

Xem phí sử dụng tài nguyên

Entry Hyperlink Schedule

Lịch trình

Summary

Công việc tóm lược

Tracking Usage Variance

Khoảng thời gian thay đổi giữa thực tế và kế hoạch.

Work

Xem số giờ công đã thực hiện công việc

More tables

Xem các loại bảng khác

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

7

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

CHƯƠNG 2: CÁCH NHẬP VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 1. Nhập các công việc và thời gian thực hiện Một DA là một chuỗi những công việc có liên quan tới nhau. Một công việc sẽ chiếm giữ một khoảng thời gian và chúng sẽ được theo dõi tiến trình thực hiện. Một công việc có thể được thực hiện trong một ngày hay nhiều tuần. Ta hãy nhập các công việc theo thứ tự mà chúng xảy ra, sau đó ước tính số thời gian để thực hiện công việc đó. Chú ý: Ta không nên nhập ngày bắt đầu và kết thúc trong các trường Start và Finish đối với mỗi công việc. MP tính toán thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc dựa trên mối quan hệ giữa các công việc, dựa trên các thông tin ta nhập vào. Bước 1: Mở Gantt Chart Bước 2: Nhập tên công việc vào cột Task Name. MP tự động nhập thời gian ước tính cho công việc là một ngày cùng với dấu ?

Chú ý: Hãy đánh tất cả các công việc có trong DA xong hết rồi mới chuyển qua các bước chỉnh sửa khác Bước 3: Chuyển qua cột Duration. Nhập số ngày cần làm của một công việc theo như dự toán. Chú ý: Để chỉ ra đây là thời gian ước tính, đánh thêm dấu hỏi sau khoảng thời gian thực hiện. tháng = mo, tuần = w, ngày = d, giờ = h, phút = m

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

8

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Ta có thể thêm một chú thích cho mỗi công việc. Trong cột Task Name , chọn tên công việc cần thêm chú thích, sau đó kích nút Task Notes . Nhập thông tin chú thích trong hộp thoại Notes, sau đó kích nút OK. Nút Task Notes trên thanh công cụ có thể không được hiển thị do không đủ chỗ. Kích nút More Buttons , and then click Task Notes để hiển thị. 2. Tạo mốc DA Tạo mốc DA là một việc rất có ý nghĩa trong kế hoạch thực hiện DA, ví dụ như việc hoàn thành một pha chính của DA. Khi ta nhập khoảng thời gian cho 1 công việc là 0 ngày MP thể hiện 1 biểu tượng mốc DA trên biểu đồ Gantt tại thời gian bắt đầu công việc. Bước 1:

Trong cột Duration của công việc cần tạo mốc nhập 0

Bước 2:

Nhấn phím Enter

Chú ý: Để hiển thị tất cả các điểm mốc trong khung nhìn, chọn kiểu hiển thị trong danh sách là Milestones. Để hiển thị lại toàn bộ các công việc trong DA, chọn All task trong danh sách kiểu hiển thị.

3. Tạo các công việc định kỳ Công việc định kỳ là những công việc thường xuyên lặp đi lặp lại, ví dụ như 1 buổi họp giao ban thứ hai hàng tuần. Công việc định kỳ có thể xảy ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm. Ta có thể xác định khoảng thời gian thực hiện đối với mỗi lần công việc xuất hiện hay thời gian nào nó sẽ xảy ra. Bước 1: Chọn dòng bất kỳ trong ô Task name để chứa công việc định kỳ Bước 2: Chọn Recurring Task trong menu Insert Bước 3: Đánh tên công việc định kỳ vào ô Task name trong hộp thoại Recurring Task Information

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

9

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Bước 4: nhập thời gian để thực hiện công việc này trong ô Duration Bước 5: Ở mục Recurrence pattern lựa chọn sự xuất hiện của công việc theo ngày, tuần, tháng, năm. Bước 6: lựa chọn ngày mà công việc này sẽ xảy ra trong tuần ở các ô: Sunday, Monday, Tuesday, Wednesday, Thursday, Friday, Saturday. Ở ví dụ trên, chọn Monday tức công việc họp giao ban sẽ xảy ra vào mỗi ngày thứ hai đầu tuần. Bước 7: Ở mục Range of recurrence nhập ngày bắt đầu thực hiện công việc này. Đối với ngày kết thúc công việc, ở đây có 2 lựa chọn: + End after: nhập trực tiếp số ngày sẽ kết thúc + End by: Lựa chọn ngày sẽ kết thúc công việc. Khi nhấp vào đây sẽ hiển thị một bảng lịch để chọn ngày Ở trên chọn ngày kết thúc công việc là ngày kết thúc DA vì công việc họp giao ban đầu tuần xảy ra từ khi bắt đầu DA đến khi kết thúc DA. Bước 8: ở mục Calendar chọn loại lịch mà ta đã thiết lập ở chương 1. Bước 9: nhấn OK để kết thúc Chú ý: Thường khi tạo công việc định kỳ, tức công việc này sẽ xảy ra nhiều lần, nên khi tạo xong MP sẽ tự động gán công việc này vào các ngày mà ta đã chọn ở trên. Để hiển thị tất cả các ngày mà công việc định kỳ sẽ xảy ra, kích vào dấu + gần công việc đinh kỳ.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

10

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

4. Phân cấp các công việc Việc phân cấp giúp ta tổ chức các công việc thành những khối dễ dàng quản lý, các công việc được tạo thành một hệ thống phân cấp, công việc này có thể là cấp con của công việc khác nhưng cũng có thể là cấp cha của một số công việc. Thời gian bắt đầu và kết thúc một công việc cha được tính theo thời gian bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc muộn nhất của các công việc con của nó. Để tổ chức theo chế độ phân cấp, sử dụng các nút sau: Tạo cấp cao

Hiển thị các công việc con Không hiển thị các công việc con

Tạo cấp thấp hơn

Bước 1: Chọn sơ đồ Gantt Chart hoặc Tracking Gantt Bước 2: Chọn các công việc mà ta muốn nó trở thành công việc con của công việc đứng trên nó (dùng chuột kéo rê để chọn các công việc đứng gần nhau để bôi đen nó) Bước 3: Nhấp chọn nút

các công việc này sẽ trở thành công việc con

Chú ý: Ta có thể chuyển đổi cấp của công việc bằng cách đặt chuột vào phần đầu tên công việc muốn chuyển, khi con trỏ chuyển sang hình mũi tên hai chiều ta có thể kéo qua phải hay trái tuỳ theo cấp của công việc.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

11

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

5. Hiệu chỉnh danh sách các công việc Sau khi tạo xong danh sách công việc ta có thể hiệu chỉnh lại cho phù hợp thứ tự các công việc của DA như: sao chép, xoá hay di chuyển Bước 1: Đặt trỏ chuột vào đầu dòng tức ở cột ID của công việc sẽ hiệu chỉnh, khi đó nó sẽ biến thành một dấu mũi tên hướng sang phải + Để chọn một dòng nhấp lên dòng đó để bôi đen nó + Để chọn một số công việc liền kề nhau, đặt chuột vào công việc đầu, giữ phím Shift và sau đó kéo chuột đến công việc cuối. + Để chọn những công việc không liền kề nhau, đặt chuột vào một công việc nào đó, sau đó giữ phím Ctrl và kích chuột vào các công việc cần thay đổi

Bước 2: Nhấp phải chuột lên công việc muốn hiệu chỉnh rồi chọn cách hiệu chỉnh: Cut task, Copy Task hay Delete task,…Hoặc vào menu Edit rồi chọn các cách hiệu chỉnh tương ứng

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

12

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Bước 3: Để di chuyển những công việc đã lựa chọn, chọn nơi muốn di chuyển tới rồi nhấp chọn Paste Bước 4: Di chuyển một công việc đến nơi khác bằng cách dùng chuột: sau khi chọn công việc cần di chuyển đặt trỏ chuột vào đầu dòng (ở cột ID) để nó xuất hiện thành dấu mũi tên 4 chiều (như hình sau) rồi nhấn chuột và kéo nó đến vị trí mới.

Chú ý: Để thêm mới một công việc vào giữa những công việc đã tồn tại, kích vào một số ID nào đó và nhấn phím INSERT. Cột ID của các công việc phía sau sẽ tự động cập nhập lại sau khi ta thêm mới một công việc.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

13

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

CHƯƠNG 3: THỜI GIAN BẮT ĐẦU VÀ KẾT THÚC CÔNG VIỆC 1. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc Để thiết lập mối quan hệ giữa các công việc, chúng ta sử dụng các đường kết nối. Trước hết, chọn những công việc có liên quan, kết nối chúng và sau đó có thể thay đổi kiểu kết nối. Công việc có ngày bắt đầu và kết thúc phụ thuộc vào công việc khác gọi là công việc kế tiếp. Công việc mà công việc kế tiếp phụ thuộc vào gọi là công việc làm trước. Sau khi các công việc được thiết lập mối quan hệ, việc thay đổi thời gian bắt đầu cũng như kết thúc của các công việc làm trước sẽ ảnh hưởng đến thời gian thực hiện của các công việc kế tiếp. MPmặc định để quan hệ kết thúc- bắt đầu (Finish- to- Start) khi tạo các liên kết giữa các công việc. Trong nhiều trường hợp, mối quan hệ giữa các công việc không phải như vậy, ta có thể thay đổi kiểu liên kết này theo các dạng sau để phù hợp với mô hình DA của ta: bắt đầu- bắt đầu (Start- toStart), kết thúc- kết thúc (Finish- to-Finish), bắt đầu- kết thúc (Start- to- Finish) Bước 1: Chọn sơ đồ Gantt ( Gantt Chart hoặc Tracking Gantt) Bước 2: ở cột Task Name chọn 2 hay nhiều công việc muốn liên kết với nhau Để liên kết các công việc liên tiếp nhau, giữ phím Shift, và sau đó kích chuột vào công việc đầu tiên và công việc cuối. Để liên kết các công việc cách xa nhau, giữ phím CTRL sau đó chọn những công việc ta muốn liên kết với nhau theo thứ tự công việc nào chọn trước sẽ là công việc làm trước, công việc nào chọn sau sẽ là công việc kế tiếp Bước 3: Kích nút Link Tasks Bước 4: Để thay đổi kiểu liên kết, kích đúp vào đường liê kết giữa 2 công việc ta đang muốn thay đổi. Double Click vào đây

Một hộp thoại Task Dependency xuất hiện

Trong hộp liệt kê Type, chọn kiểu liên kết mà ta muốn, sau đó kích OK. Chú ý: Để huỷ bỏ liên kết giữa các công việc, chọn các công việc ta muốn trong cột Task Name, và kích nút Unlink Task . Các công việc này sẽ được sắp xếp lại dựa trên những liên kết và các ràng buộc còn tồn tại . Hoặc vào menu Edit để chọn Link Task hoặc Unlink Task KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

14

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

2. Các công việc gối chồng lên nhau Sau khi các công việc đã được liên kết với nhau, ta có thể gối chồng hay thêm một khoảng trễ thời gian giữa 2 công việc. Trong Microsoft Project, ta có thể nhập khoảng thời gian gối chồng hay thời gian ngắt quãng đối với các công việc có liên kết. Bước 1: Trong cột Task Name, chọn công việc ta muốn thêm thời gian gối chồng hay thời gian trễ (đây là những công việc kế tiếp). Vào menu Project chọn Task Information. Bước 2: Hộp thoại Task Information xuất hiện chọn Tab Predecessors.

Bước 3: Trong cột Lag, nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ, Nhập thời gian gối chồng theo số âm Nhập thời gian trễ theo số dương. Chú ý: Để nhanh chóng đưa thời gian xếp chồng hay thời gian trễ cho một công việc kế tiếp, kích đúp vào đường kết nối giữa công việc đó và công việc làm trước Gantt Chart, và sau đó nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ trong hộp thoại Task Dependency. 3. Thiết lập thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của công việc Ta có thể lập kế hoạch thực hiện các công việc hiệu quả bằng cách nhập khoảng thời gian, tạo các liên kết giữa các công việc và sau đó để MP tính toán thời gian bắt đầu và kết thúc cho các công việc có liên quan. Tuy nhiên ta phải xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho một số công việc.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

15

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Những ràng buộc về thời gian bắt đầu hay kết thúc đối với một công việc được gọi là những ràng buộc cứng. Do Microsoft tính toán hệ thống kế hoạch của ta dựa cả trên những ràng buộc này do đó chỉ sử dụng khi công việc bị ràng buộc về thời gian bắt đầu hay kết thúc. Bước 1: mở hộp thoại Task Information bằng các cách đã giới thiệu ở trên Bước 2: Chọn Tab Advanced.

chọn kiểu ràng buộc ở mục Constraint type và ngày trong mục Constraint date Bước 4: nhấp OK Chú ý: Sau đây là bảng liệt kê các kiểu ràng buộc: Kiểu ràng buộc

Ý nghĩa

As soon as possible

Công việc không bị ràng buộc

As Late as possible

Công việc này phải bị trì hoạn càng lâu càng tốt.

Finish No Earlier than

Công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định.

Finish No Later than

Công việc phải kết thúc vào ngày hoặc sơm hơn ngày tháng chỉ định.

Must Finish On

Công việc phải kết thúc chính xác vào ngày tháng đã định.

Must Start On

Công việc phải kết thúc vào ngày tháng đã định

Start No Earlier than

Công việc bắt đầu vào ngày tháng hoặc muộn hơn ngày tháng chỉ định.

Start No Later than

Công việc phải bắt đầu trước ngày tháng chỉ định.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

16

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

4. Xác định hạn cuối cho 1 công việc Khi ta thiết lập một hạn cuối cho 1 công việc, MP sẽ thể hiện một dấu hiệu thông báo nếu công việc trong kế hoạch là kết thúc sau thời hạn cuối.

Việc thiết lập một hạn định cho 1 công việc không ảnh hưởng nhiều đến kế hoạch công việc về. Đó là cách MP thông báo cho ta biết rằng công việc đó sẽ kết thúc mà vượt quá thời gian hạn định để ta có thể điều chỉnh kế hoạch hợp lý hơn. Bước 1: Chọn khung nhìn Gantt Bước 2: mở hộp thoại Task Information rồi chọn Tab Advanced

Bước 3: Chọn ngày hạn định trong mục Deadline rồi nhấp OK 5. Chia một công việc thành những phần nhỏ Ta có thể chia nhỏ một công việc nếu thời gian cho công việc bị ngắt quãng. Điều này rất có ích, ví dụ sẽ có thời gian ta tạm thời dừng công việc đang làm để chuyển sang một công việc khác. Ta có thể chia một công việc thành nhiều phần nếu cần thiết. Cũng phải chú ý thêm rằng việc chia nhỏ 1 công việc thành nhiều phần không giống như những công việc định kỳ mà ta đã được biết trong những bài trước. Bước 1: vào khung nhìn Gantt Bước 2: Chọn nút Split Task Task

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

trên thanh Toolbar hay vào menu Edit rồi chọn Split

[email protected]

17

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Bước 3: Trên thanh ngang biểu diễn tiến độ công việc, kích vào ngày ta muốn chia sau đó kéo phần còn lại tới ngày ta muốn công việc lại bắt đầu tiếp tục Split Task

Chú ý Ta có thể ghép lại các phần bằng cách kéo các phần công việc chạm vào nhau.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

18

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

CHƯƠNG 4: TẠO TÀI NGUYÊN VÀ NHÂN LỰC CHO DA 1. Tạo danh sách tài nguyên Ta có thể sử dụng khung nhìn Resource Sheet trong MP để tạo một danh sách các tài nguyên sử dụng trong DA như nhân công, thiết bị, nguyên vật liệu. Các tài nguyên bao gồm tài nguyên công việc và tài nguyên vật liệu. Tài nguyên công việc bao gồm con người và máy móc, tài nguyên vật liệu như ống đồng, ống nước, keo dán,.... + Chọn khung nhìn Resource Sheet + Vào mục Table trong menu View rồi nhấp chọn Entry + Đánh tên tài nguyên vào cột Resource Name

+ Xác định kiểu tài nguyên trong cột Type Với những tài nguyên là nhân lực chọn kiểu Work Với những tài nguyên như: nguyên, nhiên vật liệu, máy móc chọn kiểu Material + Với mỗi loại tài nguyên kiểu Material ta phải nhập đơn vị cho nó vào cột Material Label (đối với tài nguyên kiểu Work không cần nhập) + Cột Initials: MP sẽ tự động lấy chữ cái đầu tiên của mỗi loại tài nguyên để gán vào đó. + Cột Group: nhóm các loại tài nguyên có cùng tính chất như: các nhân viên thuộc cùng một phòng, ban + Cột Max. Units: Nhập số lượng nhân công cho loại tài nguyên Work + Cột Std. Rate: Giá chuẩn của mỗi loại tài nguyên + Ovt. Rate: Giá làm thêm ngoài giờ quy định của mỗi loại tài nguyên + Cost/use: Phí sử dụng tài nguyên Chú ý: • •

Nhóm tài nguyên được dùng để sắp xếp, lọc hay nhóm các công việc, ví dụ như ta có thể xem danh sách nhân viên thuộc một phòng nào đó. Ta không thể khởi tạo nhóm tài nguyên cho 1 công việc nào đó

2. Thay đổi thời gian làm việc cho nhân viên hay máy móc Ta có thể định nghĩa thời gian làm việc cho một nhân viên hay máy móc nào đó để phù hợp với DA. Lấy một ví dụ rất đơn giản như sau, một nhân viên A có thời gian nghỉ phép vào tháng 6 nhưng nhân viên B lại là tháng 7 vì vậy cần phải có những thời gian biểu khác nhau đối với

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

19

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

từng nhân viên. Một ví dụ khác nữa là máy móc sử dụng cũng cần có thời gian bảo dưỡng trong quá trình hoạt động. Bước 1: Chọn khung nhìn Resource Sheet Bước 2: Mở hộp thoại Resource Information bằng cách: chọn Resource Information trong menu Project; hoặc kích đúp vào nhân viên hoặc công việc muốn chỉnh sửa thời gian làm việc Bước 3: Chọn Tab Working Time

Tại biểu lịch ta có thể thay đổi lịch làm việc cho nhân viên bằng cách là như mục 3 chương 1. Ví dụ hình trên: công nhân Nguyễn Thanh Minh nghỉ phép vào các ngày: 11,12,13 tháng 12. Chú ý: Nếu 1 nhóm tài nguyên có cùng thời gian làm việc và nghỉ giống nhau, ta có thể tạo một lịch làm việc mới cho chúng. Trên menu Tools, chọn Change Working Time. Kích New và nhập tên cho hệ thống lịch làm việc mới. 3. Khởi tạo các tài nguyên cho công việc Ta có thể khởi tạo bất cứ một tài nguyên nào cho bất kỳ công việc nào, ta có thể khởi tạo nhiều hơn 1 tài nguyên cho một công việc và xác định tài nguyên đó được sử dụng toàn thời gian hay bán thời gian. Nếu số khởi tạo thời gian sử dụng tài nguyên vượt quá thời gian cho phép (đã được thiết lập trong hệ thống lịch sử dụng tài nguyên), MP thể hiện mức độ sử dụng quá tải tài nguyên đó bằng màu đỏ trong khung nhìn Resouce View. + chọn khung nhìn Gantt + Ở cột Task Name, chọn công việc ta muốn khởi tạo tài nguyên sau đó kích vào nút Assign Resources hay vào menu Tools\ Resources chọn Assign Resources

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

20

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

+ Ở mục Resource Name chọn tài nguyên muốn khởi tạo cho công việc. Nhập số lượng của tài nguyên ở mục Units. Để khởi tạo một số tài nguyên nhấn giữ phím CTRL đồng thời kích chọn các tài nguyên. + Sau khi khởi tạo xong nhấp vào nút Assign rồi nhấp vào nút Close để đóng hộp thoại này lại Chú ý: Ta có thể thay thế tài nguyên này bằng tài nguyên khác. Chọn công việc có nguồn tài nguyên muốn thay thế. Trong hộp thoại Assign Resources, chọn tên tài nguyên và kích Replace. 4. Sửa đổi khoảng thời gian thực hiện công việc Khi ta khởi tạo nhiều tài nguyên cho một công việc, MPtự động giảm khoảng thời gian thực hiện công việc. Ví dụ một công việc do 1 nhân viên thực hiện trong một ngày thì sẽ chỉ mất nửa ngày để thực hiện nếu hai nhân viên cùng thực hiện. Nếu ta muốn giữ khoảng thời gian thực hiện cho công việc đó là như cũ trong khi vẫn có thêm tài nguyên sử dụng cho công việc đó, ta thực hiện như sau. + Chọn khung nhìn Gantt + Chọn tên công việc muốn sửa đổi ở cột Task Name + Chọn Task Information ở menu Project hoặc double Click vào nó + Trên hộp thoại Task Information chọn Tab Advanced

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

21

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

ở dòng Task type chọn Fixed Duration và xóa bỏ dấu kiểm ở dòng Effort driven. Bây giờ khi ta khởi tạo thêm tài nguyên cho công việc, khoảng thời gian thực hiện sẽ không thay đổi. Chú ý: Ta có thể làm cho tất cả các công việc mới sẽ tạo ra khi thêm tài nguyên thì thời gian thực hiện sẽ không giảm bằng cách trong menu Tools, chọn mục Options, kích tab Schedule và sau đó bỏ dấu kiểm tại mục New tasks are effort driven.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

22

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

CHƯƠNG 5: CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN 1. Khởi tạo chi phí cho tài nguyên MPcho phép khởi tạo giá về nhân công và các tài nguyên khác để ta có thể quản lý DA một cách chính xác nhất. Ta có thể khởi tạo các phí chuẩn, phí khoán, phí ngoài giờ. + Chọn khung nhìn Resource Sheet + Chọn bảng Entry ở Table trong menu View + Chọn tài nguyên để định giá ở cột Resource Name. Nhập giá chuẩn ở cột Std. Rate, giá ngoài giờ ở cột Ovt. Rate, phí sử dụng tài nguyên ở cột Cost/Use Chú ý: Ta có thể thiết lập phí chuẩn và phí ngoài giờ mặc định khi thêm bất cứ tài nguyên mới nào. Vào menu Tools\ Option chọn Tab General. Trong các mục Default standard rate và Default overtime rate , nhập vào giá mới. Nếu muốn lưu giữ những giá trị này làm giá trị mặc định cho các DA về sau thì chọn nút Set as Default.

Nếu giá sử dụng tài nguyên thay đổi trong quá trình thực hiện DA, mở khung nhìn Resource Sheet. Chọn tên tài nguyên ở cột Resource Name nhấp chọn Resource Information. Nhập thông tin về giá trong Tab Costs.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

23

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

2. Chi phí được tính khi nào Trong MP, chi phí cho tài nguyên mặc định là được tính theo phần trăm hoàn thành công việc. Tuy nhiên, ta có thể thay đổi phương thức tính chi phí tài nguyên khi bắt đầu sử dụng hay khi kết thúc. + Mở Resource Sheet + Vào View\ Table chọn Entry + Chọn kiểu muốn sử dụng ở cột Fixed Cost Accrual

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

24

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

CHƯƠNG 6: XEM XÉT HỆ THỐNG CÔNG VIỆC 1. Xem xét toàn bộ DA Ta có thể quan sát thời gian bắt đầu, kết thúc DA và thời gian những pha chính xảy ra trên khung nhìn Gantt. + chọn khung nhìn Gantt Chart + Vào menu View\ Zoom chọn Entire project rồi nhấn OK 2. Kiểm tra ngày bắt đầu và kết thúc của DA để kiểm tra xem ngày bắt đầu và kết thúc của DA có đúng như kế hoạch không , ta vào menu Project\ Project Information kích Statistics, ngày bắt đầu và kết thúc DA sẽ được hiển thị. 3. Xác định đường găng của DA Đường găng là một tập hợp các công việc phải được thực hiện đúng tiến độ, những công việc này sẽ ảnh hưởng lớn đến sự thành công của DA nếu có sự trì hoãn công việc. +Chọn khung nhìn Gantt + Vào menu Format\ Gantt Chart Wizard hay kích vào nút hoặc kích phải chuột vào khung thể hiện bảng tiến độ như hình sau Hộp thoại Gantt Chart Wizard sẽ hiện ra như sau:

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

25

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Kích Next, ở bước thứ 2 chọn mục Critical Tiếp tục kích Next cho đến khi xuất hiện hộp thoại của bước cuối cùng như hình sau

Lúc này nhấp vào nút Format It để tạo đường găng và xem ở khung bên phải sẽ có những đường mũi tên màu đỏ xuyên suốt quá trình của DA

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

26

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

nhấp vào nút Exit Wizard để thoát khỏi quá trình tạo đường găng 4. Thể hiện thông tin có chọn lọc Nhiều lúc ta cần theo dõi chỉ một số công việc xác định nào đó, MP cho phép ta lọc thông tin trong toàn DA để có được những thông tin cần thiết. Vào menu Project\ Filtered for

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

27

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

rồi chọn kiểu lọc cần thiết. Để nhập kiểu lọc hiện thời không nằm trong mục Filtered for, chọn mục More Filters, nhấn Apply để xác định kiểu lọc. để MP tự động lọc: chọn AutoFilter hoặc kích nút trên thanh Toolbar. Khi đó trên khung nhìn sẽ xuất hiện dấu mũi tên chỉ xuống ở đầu mỗi cột. nhấp vào mũi tên đó để lựa chọn thông số cần lọc. Những cột nào đã có thông số lọc thì tiêu đề cột sẽ đổi thành màu xanh.

Lựa chọn thông số để lọc

Hoặc: nhấp vào vị trí như hình dưới Nhấp vào đây để chọn kiểu lọc

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

28

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

để thể hiện lại tất cả các công việc chọn All Task hay All Resources. Chú ý: Ta không thể lọc các công việc trong khung nhìn Resource hay lọc các tài nguyên trong khung nhìn Task. 5. Sắp xếp thông tin trong một khung nhìn Để sắp xếp các công việc hay tài nguyên theo một điều kiện nào đó như tên công việc, ngày kết thúc, tên tài nguyên. Việc sắp rất hữu ích khi theo dõi các công việc theo thứ tự. Việc sắp xếp vẫn được duy trì khi ta chuyển đổi giữa các khung nhìn cũng như đóng hay lưu DA. + chọn khung nhìn Gantt + Vào mục Sort ở menu project rồi chọn kiểu sắp xếp ở menu con hiện ra cạnh bên Để tiện lợi trong quá trình sắp xếp, MPcung cấp một chức năng tuỳ biến khi sắp xếp. Trong menu Project, mục Sort, và chọn Sort by. Hộp thoại Sort xuất hiện như sau: Chọn Ascending hay Descending để xác định kiểu sắp xếp là tăng dần hay giảm dần Chọn cột để sắp xếp ở mục Sort by, nếu kết hợp sắp xếp ở các cột khác thì chọn ở mục Then by. Sau khi chọn xong nhấp nút Sort để sắp xếp. 6. Nhóm thông tin trong một khung nhìn Để nhóm các công việc có cùng một tính chất nào đó vào một nhóm để dễ quan sát, nhấp chuột vào vị trí như ở hình trên (nếu chưa có thanh này thì nhấp chuột phải vào thanh ToolBar rồi chọn Standard) hoặc vào Project/ Group by để chọn cách thể hiện theo nhóm.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

29

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Hoặc nhấp vào đây

Ví dụ: ở hình trên hiển thị theo khoảng thời gian (Duration) của công việc, nó sẽ xắp xếp theo giá trị tăng dần từ trên xuống. Những công việc nào có cùng một khoảng thời gian sẽ được xếp vào một nhóm. Ý nghĩa của các nhóm như sau: Complete and Incomplete Tasks: sắp xếp theo nhóm khối lượng công việc đã hoàn thành. Constraint Type: sắp xếp theo nhóm kiểu ràng buộc Critical: sắp xếp theo nhóm đường giới hạn (còn gọi là đường găng) của DA Duration: sắp xếp theo nhóm khoảng thời gian hoàn thành công việc Duration then Priolity: sắp xếp theo nhóm khoảng thời gian hoàn thành công việc rồi sắp theo mức độ ưu tiên. Milestone: sắp xếp theo nhóm loại công việc đặc biệt (điểm mốc: ngày bắt đầu và ngày kết thúc). No Group: Không sắp xếp theo nhóm Priolity: sắp xếp theo nhóm mức độ ưu tiên. Priolity Keeping Outline Structure: sắp xếp theo nhóm mức độ ưu tiên nhưng vẫn hiển thị theo dạng cấu trúc. … Để hiển thị lại tất cả nhấp chọn No Group

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

30

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

CHƯƠNG 7: THEO DÕI QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRONG DỰ ÁN 1. Kiểm tra công việc có được thực hiện đúng kế hoạch hay không Để DA được thực đúng tiến độ, phải đảm bảo các công việc phải được bắt đầu và kết thúc đúng kế hoạch. Khung nhìn Tracking Gantt cho phép ta thấy được những điểm, những công việc thực hiện thực tế là khác với kế hoạch. Ta cần phải điểu chỉnh những công việc có liên quan, đưa thêm tài nguyên hay bỏ bớt những công việc chưa cần thiết để kịp những thời điểm hạn định. Trong khung nhìn Tracking Gantt, ở khung bên phải thể hiện tiến độ của DA mỗi một công việc được thể hiện bằng hai đường, 1 đường thể hiện tiến độ thực tế, 1 đường thể hiện tiến độ theo kế hoạch.

Giải thích hình trên: + Đường màu đen dài: tiến độ theo kế hoạch của một nhóm + Đường gạch dọc ở kế sát bên dưới đường màu đen: tiến độ thực tế của toàn bộ công việc trong một nhóm + Đường màu xanh hoặc đỏ: tiến độ theo kế hoạch của mỗi công việc cụ thể + Đường màu xanh hoặc đỏ đậm đi từ trái qua: tiến độ thực tế của công việc đó Ở đây đường màu đỏ thể hiện đường găng như đã tình bày ở trên 2. Cập nhật thời gian thực tế cho mỗi công việc Những công việc bắt đầu và kết thúc muộn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của những công việc khác. Ngược lại những công việc kết thúc sớm sẽ giải phóng những tài nguyên mà nó đang sử dụng đồng thời tiến độ DA cũng được hoàn thành trước kế hoạch. MPsử dụng những giá trị thực tế để hệ thống lại tiến độ thực hiện những công việc còn lại của DA: + Mở khung nhìn Gantt Chart KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

31

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

+ Chọn công việc muốn cập nhật thời gian + Vào menu Toolbar\ Tracking chọn Update Tasks sẽ có một hộp thoại xuất hiện

+ Chọn ngày bắt đầu và kết thúc thực tế trong mục Start and Finish ở phần Actual Nếu ta nhập ngày kết thúc của công việc, đảm bảo công việc đó đã được kết thúc 100%; MPsẽ hiệu chỉnh lại tiến độ thực hiện DA. Để nhập các ghi chú cho công việc nhấp vào nút Notes…sẽ xuất hiện hộp thoại Notes rồi nhập các ghi chú vào hộp thoại này

Chú ý: Việc nhập tiến độ thực tế của một công việc sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực tế của các công việc khác. Tuy nhiên, tiến độ thực hiện theo kế hoạch là không bị thay đổi. 3. Nhập khoảng thời gian thực hiện thực tế cho công việc Khi ta nhập khoảng thời gian thực tế thực hiện một công việc, MP cập nhập ngày thực tế bắt đầu, tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc và khoảng thời gian còn lại để thực hiện nốt công việc đó. Từ hộp thoại Update Tasks trong mục Actual dur nhập số thời gian thực tế đã thực hiện công việc.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

32

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Chú ý: Nếu ta nghĩ rằng công việc này sẽ được kết thúc sớm hơn so với kế hoạch ban đầu định ra, ta có thể nhập một giá trị mới vào trường Remaining dur. 4. Cập nhật tiến độ thực tế cho toàn bộ DA Để cập nhật tiến độ cho DA đến ngày hiện tại, vào Tool\ Tracking chọn Update Project

Chọn mục Upate work as complete through, để chọn ngày hiện tại nhấp vào nút mũi tên. Set 0% - 100% complete: thể hiện phần trăm khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành Set 0% or 100% complete only: chỉ thể hiện 2 giá trị là 0% (công việc chưa làm) hoặc 100% (công việc đã hoàn thành) Nhấn OK để cập nhật 5. Cập nhập tiến độ thực hiện công việc theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành Ta có thể diễn tả tiến độ thực hiện của công việc theo mức độ hoàn thành thực tế: Mở hộp thoại Task Information nhập số phần trăm thực tế đã hoàn thành vào mục Percent complete trong Tab General rồi chọn OK

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

33

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

6. So sánh giữa thời gian thực tế thực hiện và kế hoạch đối với mỗi công việc Trong MP ta có thể so sánh thời gian thực hiện công việc thực tế và kế hoạch. Một công việc có thể kết thúc sớm hơn so với kế hoạch hay cũng có thể phải kéo dài hơn. + Mở khung nhìn Gantt Chart + Chọn bảng Work + So sánh giá trị trong các cột Work, Baseline, Actual. Cột Variance chỉ ra sự khác nhau giữa tiến độ hiện tại và tiến độ theo kế hoạch của DA Ý

nghĩa các cột trong bảng: Work: Thời gian thực hiện theo thực tế. Baseline: Thời gian thực hiện công việc theo kế hoạch. Variance: Khoảng thời gian thay đổi giữa thực tế và kế hoạch. Actual: Thời gian thực tế đã thực hiện được. Remaining: Thời gian thực tế còn lại. %W. Coml: Số phần trăm công việc đã thực hiện. 7. So sánh thông tin công việc thực tế và kế hoạch Để DA được thực hiện đúng tiến độ, ta cần biết được những thay đổi, phát sinh trong khi thực hiện DA. MP cung cấp một chức năng để thực hiện điều này. Chức năng này cho ta thấy những thay đổi của công việc để ta có thể điều chỉnh các công việc có liên quan tới chúng, điều chỉnh lại nguồn tài nguyên sử dụng hay lược bỏ bớt những công việc không cần thiết để hoàn thành công việc đó đúng thời hạn. + Mở khung nhìn Gantt (Gantt Chart hoặc Tracking Gantt), tuy nhiên khung nhìn Tracking Gantt thể hiện sự thay đổi theo dạng đồ họa, điều này làm việc quan sát của chúng ta dễ dàng hơn. + Chọn bảng Variance

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

34

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

35

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

CHƯƠNG 8: THEO DÕI MỨC ĐỘ SỬ DỤNG TÀI NGUYÊN 1. Nhập tổng số thời gian thực tế sử dụng tài nguyên Nếu kế hoạch thực hiện công việc của ta được xây dựng trên các tài nguyên, việc theo dõi tiến độ dựa trên số thời gian hoàn thành công việc thì ta có thể theo dõi được thời gian sử dụng nguồn tài nguyên đó. Khi ta nhập thông tin thời gian thực tế sử dụng tài nguyên, MP sẽ tự động tính lại số thời gian còn lại sử dụng nguồn tài nguyên đó. + Chọn khung nhìn Task Usage + Vào menu View\Table chọn Work

Có thể thay đổi thời gian thực tế đã dùng cho mỗi loại tài nguyên vào cột Actual 2. So sánh việc sử dụng tài nguyên trong thực tế với kế hoạch Ta có thể theo dõi việc sử dụng tài nguyên trong thực tế với kế hoạch. Trong phần này ta cũng có thể theo dõi được số thời gian quá tải đối với việc sử dụng tài nguyên. + Chọn khung nhìn Resource Usage + Vào View mục Tabe chọn Work

Chú ý: Với mỗi một tài nguyên ta có thể so sánh chi phí giữa hai cột Baseline và Actual. Ý nghĩa các cột trong bảng: Work: Thời gian thực hiện theo thực tế. Baseline: Thời gian thực hiện công việc theo kế hoạch. Overtime: Thời gian làm thêm giờ. Variance: Khoảng thời gian thay đổi giữa thực tế và kế hoạch. Actual: Thời gian thực tế đã thực hiện được. Remaining: Thời gian thực tế còn lại.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

36

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

%W. Coml: khối lượng công việc đã thực hiện. Theo dõi thời gian quá tải đối với việc sử dụng tài nguyên: Trong mục này có thể theo dõi được số thời gian quá tải đối với một loại tài nguyên nào đó, khi đó loại tài nguyên quá tải sẽ hiển thị màu chữ khác ( thường là màu đỏ). Tất nhiên phải chọn Fixed Units ở mục Task type trong Tab Advanced của hộp thoại Task Information đối với loại tài nguyên đó.

Ví dụ như hình trên: đối với loại tài nguyên Nhân công 3/7 sử dụng trong các ngày 06,07 tháng 12 bị quá tải. Trong ví dụ này, loại tài nguyên nhân công 3/7 mỗi ngày chỉ có tối đa 4 người làm, nhưng ở 2 ngày này dùng đến 5 người nên bị quá tải và nó thể hiện màu đỏ. Do đó cần phải điều chỉnh lại bằng cách điều động lại nhân sự cho mỗi công việc cho phù hợp với số nhân công đang có hoặc bổ sung thêm nhân sự (nhân công 3/7) cho 2 ngày này.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

37

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

CHƯƠNG 9. THEO DÕI CHI PHÍ HIỆN TẠI VÀ KHẢ NĂNG TÀI CHÍNH 1. Nhập chi chí thực tế cho công việc bằng tay MP tự động cập nhập chi phí thực tế cho công việc dựa theo chi phí về các tài nguyên sử dụng trong công việc và theo quá trình hoàn thành công việc. Tuy nhiên ta cũng có thể nhập chi phí cho công việc bằng tay. Trước hết ta cần tắt chế độ tự động cập nhập chi phí cho công việc và sau đó ta sẽ nhập chi phí thực tế cho công việc đó. Bước 1: Vào menu Tools\ Options chọn tab Calculation Bước 2: Ở dòng Calculation model chọn Manual Bước 3: Nhấn OK Bước 4: chọn Task Usage và ở mục Table, chọn Tracking

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

Vào

View

38

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Hoặc: Chọn biểu tượng Task Usage ở bên trái, đưa chuột đến góc trên bên trái của Sheet Task Usage nó sẽ đổi thành dấu cọng như hình bên. Sau đó nhấp chuột phải rồi chọn Tracking

Bước 5: Sau khi hoàn thành các bước trên sẽ xuất hiện bảng Sheet như sau

Bước 6: Nhập chi phí thực tế vào cột Act. Cost

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

39

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

2. So sánh chi phí hiện tại và kế hoạch Chi phí thực tế có thể sẽ khác với chi phí theo kế hoạch của DA Để đảm bảo rằng tổng chi phí thực hiện DA sẽ không nằm ngoài dự kiến cần phải theo dõi chi phí thực hiện các công việc trong quá trình thực hiện, để có những điều chỉnh kịp thòi. + Bước 1: Chọn khung nhìn Gantt Chart + Bước 2: Chọn mục Cost bằng các cách đã hướng dẫn ở trên + Bước 3: Hãy quan sát giá trị ở các cột

Actual: chi phí đã dùng đến thời điểm hiện tại (nó tự động tính toán theo số lượng tài nguyên đã dùng với chi phí tương ứng của các tài nguyên đó) Baseline: Chi phí theo kế hoạch của DA Fixed Cost: chi phí phát sinh Fixed Cost Accrual: Được mặc định khi chọn ở mục Default Fixed Cost Accrual trong bảng Options ở mục 1. Tuy nhiên ở đây có thể thay đổi với 3 lựa chọn: Start, Prorated và End tức: tính lúc bắt đầu hoặc theo tỷ lệ hoặc lúc kết thúc công việc. Remaining: chi phí cần có để tiếp tục thực hiện DA Total Cost: tổng chi phí của DA Variance: Cột này là hiệu số giữa cột Total Cost và Baseline

Trong các cột này có 2 cột không thể thay đổi chi phí là: Remaining và Variance. Các cột còn lại có thể thay đổi cho phù hợp theo thực tế. 3. Xem xét chi phí toàn bộ DA Để có thể xem được tổng chi phí theo kế hoạch, theo thực tế, chi phí đã sử dụng và chi phí còn lại, khối lượng công việc đã hoàn thành của DA một cách tổng thể như sau: vào menu Project\ Project Information rồi chọn Statistics sẽ có một hộp thoại xuất hiện.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

40

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

4. Phân tích tài chính với bảng Earned Value Nếu ta muốn so sánh tiến trình thực hiện DA mong đợi với tiến trình thực tế vào một thời điểm nào đó, ta có thể sử dụng bảng Earned Value Ta có thể sử dụng bảng Earned Value để dự đoán liệu rằng với tình hình hiện tại thì công việc sẽ kết thúc với một chi phí vượt quá khả năng cho phép hay không. Ví dụ nếu một công việc đã hoàn thành hơn 50% và chi phí thực tế là 200$, ta có thể thấy được 200$ là nhiều hơn, ít hơn hay bằng so với việc thực hiên 50% công việc này theo kế hoạch. Cột VAC thể hiện sự khác nhau về chi phí giữa thực tế và kế hoạch. Bước 1: Chọn khung nhìn Gantt Chart Bước 2: Vào menu View, mục Table, và chọn More Tables hoặc bằng cách làm như mục 1 ở trên Bước 3: hộp thoại More Table hiện ra, chọn Earned Value có trong danh sách rồi nhấn Appy Bước 4: khung nhìn Earned Value như sau:

Chú ý: Có thể thay đổi giá trị ở 2 cột EAC và BAC Nếu cột VAC là âm thì theo tiến độ thực tế này thì quỹ tài chính dự định theo kế hoạch sẽ âm. Ngược lại, quỹ tài chính sẽ dương.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

41

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

CHƯƠNG 10:

XEM VÀ IN CÁC BÁO BIỂU, BIỂU ĐỒ

Việc in ấn các báo biểu có thể theo các dạng sau: o

Các báo cáo chuẩn của MP2003.

o

Tiến độ của DA.

o Báo cáo lịch trình các công việc. o Báo cáo về việc sử dụng tài nguyên và các công việc. o Báo cáo về lịch làm việc theo tuần, quý, tháng. 1. MPcó các báo biểu (Report) sau đây Vào menu View chọn mục Reports

Hộp thoại Reports hiện ra như sau:

Ý nghĩa của các bảng lựa chọn:

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

42

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Mục

Ý nghĩa

Overview

Các báo biểu tổng quan về DA (5 loại)

Current Activities

Các báo biểu về các công việc của DA(6 loại)

Cost

Các báo biểu về tài chính của DA (5 loại)

Assignment

Các báo biểu về phân bổ tài nguyên (4 loại)

Workload

Báo biểu về việc thực hiện công việc và sử dụng tài nguyên (2 loại)

Custom Các báo biểu được thiết lập bởi người dùng Để in một báo biểu nào đó Double Click vào báo biểu cần in. Ví dụ: Để in báo biểu Budget, nhấp vào Cost rồi Double Click vào Budget sẽ được trang in như sau

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

43

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

2. In các biểu đồ của DA Thường in biểu đồ của DA dưới các dạng sau: + Biểu đồ ngang Gantt + Sơ đồ mạng Network Diagram + Biểu đồ Graph Vào menu File chọn Print Preview

Hoặc nhấp vào biểu tượng của Print Preview trên thanh Toolbar Nhấp chuột vào đây

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

44

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Khung nhìn Print Preview của biểu đồ Gantt hiển thị: Nhấp vào đây để xem trang sau

Các thông tin về DA

Nhấp vào đây để thiết lập trang in

Phần này ghi các chú thích cho bảng bảng tiến độ

3. Thiết lập cấu hình trang In Vào menu File, chọn Page Setup

Hoặc từ khung nhìn Print Preview nhấp vào Page Setup. Hộp thoại Page Setup xuất hiện Trong hộp thoại Page Setup này cho phép thiết lập các tham số KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

45

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Page: Chọn cách đặt khổ giấy cho trang in. Margins: Căn lề trang in. Header: Tiêu đề đầu trang in. Footer: Tiêu đề chân trang in. Legend: Ghi các chú thích và thông tin về DA cho trang in. View: Thiết lập các cấu hình cho trang in. Nói chung phần này cũng tương tự như các phần mềm Excel, Word,…Đặc biệt cần chú ý đến Tab Legend, ở đây có 3 lựa chọn: + Every page: in bảng chú thích (các kí hiệu trong bảng tiến độ) ở mỗi trang + Legend page: in bảng chú thích riêng một trang. + None: không in bảng chú thích. Nhấp vào mục Legend Labels để chọn kiểu, màu và size chữ cho bảng chú thích. Nhập chiều rộng cho bảng chú thích ở mục Width. Khung nhìn Print Preview của biểu đồ Graph hiển thị:

Sau khi thiết lập xong trang in, kiểm tra lại trang in một lần nữa nếu không còn vấn đề gì nữa thì nhấp vào nút Print để in (tất nhiên máy của ta đã được cài máy in)

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

46

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

Một số từ khoá trong Microsoft Project Task: Tên công việc, nhiệm vụ Duration: Khoảng thời gian thực hiện công việc Start: Ngày bắt đầu công việc Finish: Ngày kết thúc công việc Predecessors: Công việc đứng trước Successors: Công việc kế tiếp sau Task list: Danh sách các công việc Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của DA Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc Unit: Khả năng lao dộng của tài nguyên Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc các đoạn trong DA Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện DA. Ví dụ như các buổi họp giao ban đầu tuần Shedule: Lịch trình của DA Std. Rate: Giá chuẩn Ovr. Rate: Giá ngoài giờ Cost/use: Phí sử dụng tài nguyên Baseline: Theo kế hoạch của DA Actual cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại Current cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + Chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực hiện DA. Summary Task (Công việc tóm lược): Công việc mà chức năng duy nhất của nó là chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác.

Trên đây là một số kiến thức cơ bản để bước đầu làm quen với Microsoft Project. Để đi sâu hơn cần phải có thời gian tìm hiểu và nghiên cứu nhiều hơn.

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

47

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003

MỤC LỤC CHƯƠNG 1: TẠO VÀ LƯU MỘT DỰ ÁN MỚI................................................................... 1 1. TẠO MỚI 1 DỰ ÁN.................................................................................................................................................................1 2. NHẬP CÁC THÔNG TIN CHO DA................................................................................................................................................2 3. THIẾT LẬP LỊCH LÀM VIỆC CHO DA..........................................................................................................................................2 4. LƯU TRỮ MỘT KẾ HOẠCH.........................................................................................................................................................4 5. LƯU GIỮ TẠI NHỮNG THỜI ĐIỂM CHUYỂN TIẾP.............................................................................................................................4 6. CHUYỂN ĐỔI GIỮA CÁC KHUNG NHÌN.........................................................................................................................................5 7. XEM XÉT CÁC CỘT KHÁC NHAU TRONG MỘT KHUNG NHÌN.............................................................................................................6

CHƯƠNG 2: CÁCH NHẬP VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC.......................... .........................8 1. NHẬP CÁC CÔNG VIỆC VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN..........................................................................................................................8 2. TẠO MỐC DA.......................................................................................................................................................................9 3. TẠO CÁC CÔNG VIỆC ĐỊNH KỲ...................................................................................................................................................9 4. PHÂN CẤP CÁC CÔNG VIỆC.....................................................................................................................................................11 5. HIỆU CHỈNH DANH SÁCH CÁC CÔNG VIỆC..................................................................................................................................12 1. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG VIỆC..........................................................................................................................14 2. CÁC CÔNG VIỆC GỐI CHỒNG LÊN NHAU.....................................................................................................................................15 3. THIẾT LẬP THỜI GIAN BẮT ĐẦU VÀ THỜI GIAN KẾT THÚC CỦA CÔNG VIỆC.......................................................................................15 4. XÁC ĐỊNH HẠN CUỐI CHO 1 CÔNG VIỆC....................................................................................................................................17 5. CHIA MỘT CÔNG VIỆC THÀNH NHỮNG PHẦN NHỎ........................................................................................................................17

CHƯƠNG 4: TẠO TÀI NGUYÊN VÀ NHÂN LỰC CHO DA....................................... ....19 1. TẠO DANH SÁCH TÀI NGUYÊN.................................................................................................................................................19 2. THAY ĐỔI THỜI GIAN LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN HAY MÁY MÓC....................................................................................................19 3. KHỞI TẠO CÁC TÀI NGUYÊN CHO CÔNG VIỆC.............................................................................................................................20 4. SỬA ĐỔI KHOẢNG THỜI GIAN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC..................................................................................................................21

CHƯƠNG 5: CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN............................................................. .........23 1. KHỞI TẠO CHI PHÍ CHO TÀI NGUYÊN........................................................................................................................................23 2. CHI PHÍ ĐƯỢC TÍNH KHI NÀO..................................................................................................................................................24

CHƯƠNG 6: XEM XÉT HỆ THỐNG CÔNG VIỆC........................... ...............................25 1. XEM XÉT TOÀN BỘ DA.........................................................................................................................................................25 2. KIỂM TRA NGÀY BẮT ĐẦU VÀ KẾT THÚC CỦA DA.....................................................................................................................25 3. XÁC ĐỊNH ĐƯỜNG GĂNG CỦA DA...........................................................................................................................................25 4. THỂ HIỆN THÔNG TIN CÓ CHỌN LỌC.........................................................................................................................................27 5. SẮP XẾP THÔNG TIN TRONG MỘT KHUNG NHÌN...........................................................................................................................29 6. NHÓM THÔNG TIN TRONG MỘT KHUNG NHÌN..............................................................................................................................29

CHƯƠNG 7: THEO DÕI QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRONG DỰ ÁN...31 1. KIỂM TRA CÔNG VIỆC CÓ ĐƯỢC THỰC HIỆN ĐÚNG KẾ HOẠCH HAY KHÔNG......................................................................................31 2. CẬP NHẬT THỜI GIAN THỰC TẾ CHO MỖI CÔNG VIỆC...................................................................................................................31 3. NHẬP KHOẢNG THỜI GIAN THỰC HIỆN THỰC TẾ CHO CÔNG VIỆC...................................................................................................32 4. CẬP NHẬT TIẾN ĐỘ THỰC TẾ CHO TOÀN BỘ DA........................................................................................................................33 5. CẬP NHẬP TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC THEO TỶ LỆ PHẦN TRĂM HOÀN THÀNH............................................................................33 6. SO SÁNH GIỮA THỜI GIAN THỰC TẾ THỰC HIỆN VÀ KẾ HOẠCH ĐỐI VỚI MỖI CÔNG VIỆC.....................................................................34 7. SO SÁNH THÔNG TIN CÔNG VIỆC THỰC TẾ VÀ KẾ HOẠCH.............................................................................................................34

CHƯƠNG 8: THEO DÕI MỨC ĐỘ SỬ DỤNG TÀI NGUYÊN........................................36 1. NHẬP TỔNG SỐ THỜI GIAN THỰC TẾ SỬ DỤNG TÀI NGUYÊN..........................................................................................................36 2. SO SÁNH VIỆC SỬ DỤNG TÀI NGUYÊN TRONG THỰC TẾ VỚI KẾ HOẠCH............................................................................................36

CHƯƠNG 9. THEO DÕI CHI PHÍ HIỆN TẠI VÀ KHẢ NĂNG TÀI CHÍNH................38 1. NHẬP CHI CHÍ THỰC TẾ CHO CÔNG VIỆC BẰNG TAY.....................................................................................................................38 2. SO SÁNH CHI PHÍ HIỆN TẠI VÀ KẾ HOẠCH..................................................................................................................................40 3. XEM XÉT CHI PHÍ TOÀN BỘ DA..............................................................................................................................................40 4. PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH VỚI BẢNG EARNED VALUE......................................................................................................................41

CHƯƠNG 10: XEM VÀ IN CÁC BÁO BIỂU, BIỂU ĐỒ........................... .......................42

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

48

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 1. MPCÓ CÁC BÁO BIỂU (REPORT) SAU ĐÂY ...............................................................................................................................42 2. IN CÁC BIỂU ĐỒ CỦA DA......................................................................................................................................................44

MỘT SỐ TỪ KHOÁ TRONG MICROSOFT PROJECT.................................................. .47 MỤC LỤC............................................................................................................. ..................48

KS LƯƠNG HOÀNG TUẤN KHẢI

[email protected]

49