Hoc Phan Vi-powerpoint

Bản Trình bày Những thuật ngữ cần nắm vững: • • • • • • •

Mẫu thiết kế (Design template) Đối tượng vẽ, hình vẽ(Drawn object) Ảnh(Image) Slide chủ(Master Slide) Tranh(Picture) Bản trình bày(Presentation) Slide

Những kỹ thuật cần thuần thục: • • • • • • •

Mở và đóng PowerPoint và những bản trình bày Xây dựng những slide với văn bản, hình ảnh, và các đối tựơng khác Chỉnh sửa và định dạng các slide Thêm đồ thị và biểu đồ vào các slide Thêm những hiệu ứng đặc biệt vào một bản trình bày In một bản trình bày Chuyển giao một bản trình bày

Thực tiễn họat động của các doanh nghiệp đòi hỏi có các bản trình bày. Khi cần giới thiệu bảng tổng kết trước một cử tọa thì chính là lúc ta nghĩ tới công cụ phần mềm trợ giúp. Bài thi học phần này đòi hỏi các nội dung sau: • • • • • •

Sử dụng một phần mềm ứng dụng Phát triển một bản trình bày Làm việc với văn bản và hình ảnh Làm việc với đồ thị và các biểu đồ Thêm những hiệu ứng đặc biệt vào một slide. In và chuyển giao bản trình bày

Thanh công cụ chuẩn PowerPoint.

Thanh công cụ nhìn PowerPoint Trang: 1

Thanh công cụ định dạng PowerPoint

Thanh công cụ bảng và đường viền PowerPoint

Thanh công cụ vẽ PowerPoint

Thanh công cụ sơ đồ tổ chức Trang: 2

Sử dụng PowerPoint Để học các bản trình bày, ta sẽ làm việc với PowerPoint 2000 của Microsoft - một phần của bộ sản phẩm Microsoft Office. Trước hết, ta tìm hiểu những thao tác căn bản nhất để khởi động PowerPoint và làm việc với những tập tin của nó. Nhập môn bản trình bày Khởi đầu với PowerPoint có nghĩa là cần thuần thục những kỹ năng cơ bản sau đây: Mở và đóng PowerPoint và bản trình bày Tạo và lưu bản trình bày Chuyển qua lại giữa những bản trình bày Sử dụng trợ giúp Mở và đóng ứng dụng Để khởi động PowerPoint, nhấp nút Start, All Programs rồi Microsoft PowerPoint. Nếu có lối tắt PowerPoint trên màn hình nền thì có thể nhấp đúp để mở ứng dụng nhanh hơn. Để đóng PowerPoint, nhắp vào nút Close ở góc trên bên phải cửa sổ PowerPoint hay chọn Exit từ thực đơn File. Mở những bản trình bày • • • •

Theo mặc định, PowerPoint khởi đầu bằng hiển thị hộp thoại khởi động nhanh như hình 7.1. Chọn nút Open an Existing Presentation để mở một bản trình bày. Hình 7.1. Hộp thoại khởi động nhanh PowerPoint

Trang: 3

Nếu thấy bản trình bày muốn mở thì nhấp rồi OK, nếu không thì nhấp More Files, OK để mở hộp thọai như hình 7.2.

Sử dụng hộp thọai Open này, ta có thể duyệt các ngăn hồ sơ trên đĩa cứng để tìm đến bản trình bày cần mở. Khi bản trình bày được chọn, hộp thọai ngay lập tức hiển thị hình ảnh của slide đầu tiên của bản trình bày. Khi đó, ta chỉ cần nhấp Open để mở. Để mở nhiều bản trình bày cùng một lúc, giữ phím Ctrl trong khi nhấp từng bản trình bày rồi Open.

Trang: 4

Nếu không thấy hộp thọai khởi động nhanh, hãy chọn Open từ thực đơn File hay nhấp nút Open trên thanh công cụ chuẩn để hiển thị hộp thọai Open. PowerPoint cho mở nhiều bản trình bày cùng một lúc; chỉ việc chọn Open cho từng bản trình bày. Tạo bản trình bày Thật dễ dàng tạo một bản trình bày trong PowerPoint. Các bản trình bày được dựa trên các mẫu – các tập tin đặc biệt có chứa một số thiết lập. Nếu không chọn khác đi thì bản trình bày mặc định được sử dụng. Nếu thấy hộp thọai khởi động nhanh, hãy chọn nút Blank Presentation rồi nhấp OK. Làm thế là tạo bản trình bày theo mẫu mặc định. Nếu không thấy hộp thọai khởi động nhanh, hãy chọn New từ thực đơn File hay nhấp nút New trên thanh công cụ chuẩn để mở hộp thọai New Presentation. Chọn Blank Presentation trong thẻ General và nhấp OK để tạo một bản trình bày mới theo mẫu mặc định. Khi ta tạo bản trình bày mới, PowerPoint hiển thị hộp thọai New Slide. Chỉ việc nhấp OK để bắt đầu bản trình bày với slide tiêu đề.

Lưu bản trình bày

PowerPoint linh họat khi lưu bản trình bày. Khi cần lưu, hãy chọn Save từ thực đơn File hay nhấp nút Save trên thanh công cụ chuẩn để mở hộp thọai Save As. Duyệt vị trí cần lưu, nhập tên và nhấp OK. Nếu có thay đổi nội dung của bản trình bày, ta có thể cập nhập nó bằng cách chọn Save từ thực đơn File hay nhấp nút Save trên thanh công cụ chuẩn. Hệ thống sẽ không nhắc nhập tên bản trình bày nữa. Cũng có thể lưu bản trình bày đã tồn tại với cái tên mới bằng cách chọn Save As từ thực đơn File. Khi đó, hộp thọai Save AS được hiển thị và cho đặt tên mới. Lại có thể lưu bản trình bày thành một lọai tập tin, khác với lọai đặc trưng của nó là .ppt. Hãy sử dụng hộp Save As Type trong hộp thọai Save As để chọn lọai tập tin. Các lựa chọn bao gồm Outline/RTF (*.rtf), Design Template (*.pot) và nhiều lọai hình ảnh khác. Mỗi lọai có phần mở rộng riêng của nó. Đối với một số lọai, ta có thể chọn phiên bản của nó. Chẳng hạn như dạng của PowerPoint 95. Chuyển qua lại giữa các bản trình bày

PowerPoint cho mở nhiều bản trình bày cùng lúc. Để chuyển qua lại giữa chúng, có thể sử dụng một trong những kỹ thuật sau: • • •

Nhấp nút thích hợp trên thanh tác vụ. Dùng tổ hợp phím Alt+Tab để điều hướng giữa các cửa sổ đang mở trên máy. Chọn bản trình bày từ danh sách được liết kê trong thực đơn Window của PowerPoint.

Sử dụng trợ giúp.

Trang: 5

PowerPoint cho nhiều cách để nhận sự trợ giúp khi gặp vấn đề. Có thể tìm thấy các lực chọn này từ thực đơn Help trong PowerPoint hay kích họat chức năng trợ giúp bằng cách ấn F1. Đây là những lựa chọn chính: •

•

•

Microsoft PowerPoint Help: gồm một tâp tin liệt kê chi tiết các thông tin về tất cả các khía cạnh của ứng dụng. Phụ thuộc vào những thiết lập cụ thể, có thể thấy tập tin này ở cửa sổ dạng web hay được thể hiện như là một “Trợ lý văn phòng hoạt ảnh” (Animated Office Assistant.). What's This? Hiển thị một màn hình lời khuyên (tip) cho một tùy chọn cụ thể . Lựa chọn một phần tử, chẳng hạn như một lệnh điều khiển hay một lệnh thực đơn, và nhấn tổ hợp phím Shift + F1 để xem diễn giải ngắn về phần tử đó. Office on the Web Connects: kết nối đến trang trực tuyến của Microsoft, cho phép truy cập đến một thư viện lớn gồm nhiều đề mục và gợi ý hữu ích.

Đóng bản trình bày

Khi kết thúc công việc với một bản trình bày, có thể ta muốn đóng nó mà vẫn để mở PowerPoint. Muốn vậy, hãy chọn Close từ thực đơn File, hay nhấp nút Close phía trên bên phải của bản trình bày. Đừng nhầm lẫn với nút Close của ứng dụng PowerPoint.

Điều chỉnh các thiết lập Cũng như phần lớn các ứng dụng Windows, PowerPoint cho điều chỉnh các thiết lập để tiện với người dùng. Ta cần biết về các thao tác với các công cụ, thanh công cụ và cá nhân hóa một số phần cơ bản. Phóng lớn và thu nhỏ

PowerPoint cho kiểm sóat sự hiển thị văn bản trên màn hình bằng cách phóng lớn hay thu nhỏ tòan bộ bản trình bày. Có thể dùng bất cứ kỹ thuật nào dưới đây để thực hiện: • • •

Chọn Zoom từ thực đơn View. Chọn một tỷ lệ % và nhấp OK. Chọn một giá trị từ hộp Zoom đổ xuống trên thanh công cụ định dạng. Nếu có chuột với bánh xe quay thì giữ phím Ctrl rồi xoay bánh xe để được giá trị mong muốn.

Điều chỉnh thanh công cụ

PowerPoint cung cấp nhiều thanh công cụ để thuận tiện truy cập những chức năng cơ bản. Theo mặc định, PowerPoint hiển thị thanh công cụ chuẩn, thanh công cụ định dạng và thanh công cụ vẽ, nhưng có thể dễ dàng thay đổi. Nhấp phải lên vùng thanh công cụ để hiển thị thực đơn tắt như hình 7.3. Một danh sách các thanh công cụ được hiển thị. Cũng có thể chọn Toolbars từ thực đơn View. Nhấp tên thanh công cụ trong thực đơn này để hiển thị nếu nó đang ẩn và để ẩn, nếu đang hiện. Hình 7.3. Hiển thị thanh công cụ.

Trang: 6

PowerPoint cũng cho thay đổi nhiều thứ để phù hợp với sở thích. Đây là hai thí dụ: • •

Để thay đổi tên người dùng, chọn Options từ thực đơn Tools. Thao tác này sẽ mở hộp thọai Options. Trong thẻ General, hãy đổi tên người dùng rồi OK. Để thay đổi thư mục mặc định cho các tập tin, hãy chọn Options từ thực đơn Tools. Nhập thư mục mới vào hộp Default File Location trong thẻ Save rồi OK.

Nếu duyệt quanh các thẻ khác của hộp thọai Options, ta có thể thấy nhiều thứ mà PowerPoint cho cá nhân hóa.

Phát triển một bản trình bày Bây giờ thì ta đã biết bắt đầu với PowerPoint và đã đến lúc phải tập trung tạo một bản trình bày. Ta sẽ bao quát bốn chủ đề sau: • • • •

Nhìn bản trình bày Slide Thiết kế mẫu Slide chủ

Nhìn bản trình bày PowerPoint cung cấp sáu cách(chế độ) nhìn bản trình bày. Mỗi cách có mục đích riêng của nó. Sử dụng các cách nhìn

Sử dụng cách nhìn khác nhau là để phù hợp với yêu cầu. Cách nhìn mặc định là Normal View được thể hiện ở hình 7.4. Nó cho ta dễ dàng làm việc với một slide, trong khi quán xuyến tòan cảnh của bản trình bày. Bên trái là lược đồ(outline) cấu trúc thổng quát của bản trình bày. Bên phải là slide hiện thời – vùng làm việc chính. Dưới slide hiện thời là một cửa sổ khác để chú thích thêm. Hình 7.4 Bản trình bày với cách nhìn Normal View Trang: 7

Với cách nhìn Slide Sorter View như hình 7.5 có thể nhìn tòan cảnh bản trình bày. Nhấp đúp vào một slide bất kỳ để về cách nhìn Normal của slide đó. Hình 7.5 Bản trình bày với cách nhìn Slide Sorter View

Trang: 8

Cách nhìn Notes Page View như hình 7.6 thể hiện các trang chú thích khi in ra. Có thể hiệu chỉnh chú thích còn nội dung của slide thì không. Hình 7.6. Bản trình bày với cách nhìn Notes Page View

Trang: 9

Khi chuyển sang cách nhìn Slide Show, ta chỉ nhìn thấy nội dung của bản trình bày. Các thứ khác, chẳng hạn như các cửa sổ hay các hiển thị thông thường của PowerPoint sẽ bị ẩn. Hình 7.7 Bản trình bày với cách nhìn Slide Show view

Cách nhìn Outline View tương tự như Normal View nhưng dành nhiều khỏang trống cho lược đồ(outline) hơn là slide và chú thích. Hình 7.8 Bản trình bày vớ cách nhìn Outline View

Trang: 10

Sau cùng là cách nhìn slide view. Nó dành nhiều không gian cho vùng làm việc khi hiệu chỉnh một slide duy nhất. Lược đồ chỉ còn lại là những dấu, còn các chú thích thì bị che khuất hòan tòan. Hình 7.9 Bản trình bày với cách nhìn Slide view

Trang: 11

Thay đổi cách nhìn

PowerPoint cho ta chuyển sang một cách nhìn bất kỳ: • • • • • •

Để chuyển sang cách nhìn Normal view thì chọn Normal từ thực đơn View hay nhấp nút Normal View. Để chuyển sang cách nhìn Slide Sorter view thì chọn Slide Sorter từ thực đơn View hay nhấp nút Slide Sorter view ở dưới đáy của cửa sổ Outline. Để chuyển sang cách nhìn Notes Page view thì chọn Notes Page view từ thực đơn View Để chuyển sang cách nhìn Slide Show view thì chọn slide Show View từ thực đơn View hay nhấp nút Slide Show view ở dưới đáy của cửa sổ Outline, hay nhấn F5. Để chuyển sang cách nhìn Outline View thì nhấp nút Outline View ở dưới đáy của cửa sổ Outline Để chuyển sang cách nhìn Slide view, nhấp nút Slide View ở dưới đáy của cửa sổ Outline.

Slide Một bản trình bày bao gồm các slide riêng với nội dung được thiết kế để trình chiếu tại một thời điểm. Cần phải biết thêm hay thay đổi các slide để tạo được những bản trình bày có chất lượng. Thêm slide

Để thêm slide mới, chọn New Slide từ thực đơn Insert hay nhấp nút New Slide trên thanh công cụ chuẩn hay nhấn Ctrl+M. Những thao tác này đều làm hiện thị hộp thọai New Slide như hình 7.10. Hình 7.10 Thêm một Slide mới

Hộp thọai New Slide trình bày một hệ thống hình ảnh các slide thu nhỏ. Khi ta nhấp vào các hình ảnh này, sẽ xuất hiện một chú thích ngắn về chúng. Khi tìm được slide ưng ý, chỉ việc nhấp OK để tạo slide mới. Có một số lựa chọn như sau: Trang: 12

• • • •

Title slide: slide chứa các vùng văn bản cho tiêu đề và tiêu đề phụ. Chart and text: slide chứa các vùng cho tiêu đề, biểu đồ và văn bản được đánh dấu. Bulleted list: slide chứa các vùng cho tiêu đề và một danh sách được đánh dấu. Table slide: slide chứa các vùng cho tiêu đề và bảng.

Thay đổi cách trình bày slide

Để chuyển một slide về một trong những cách trình bày, hãy chọn Slide Layout từ thực đơn Format rồi nhấp cách trình bày ưng ý và nhấp nút Reapply.

Thay đổi màu nền

Để thay đổi màu nền một slide thì trước hết phải nhấp vào slide đó trong cửa sổ Outline để làm cho nó hiện hành. Chọn Background từ thực đơn Format, hay nhấp phải vùng trống của slide và chọn Background. Thao tác này làm mở hộp thọai Background. Hãy chọn một màu từ điều khiển thả xuống ở dưới hình ảnh của slide, rồi nhấp Apply. Để thay đổi màu nền cho tất cả các slide cùng một lúc, hãy mở hộp thọai Background từ một slide bất kỳ, chọn một màu mới rồi nhấp Apply to All. Sử dụng các mẫu thiết kế (Design Templates) Mẫu thiết kế là tập tin đặc biệt chứa một hệ màu và các phần từ của slide chuẩn cho mọi slide trong bản trình bày. Nhờ nó mà có thể nhanh chóng thay đổi diện mạo của cả bản trình bày. Áp dụng mẫu thiết kế

Khi tạo một bản trình bày, có thể dùng một mẫu thiết kế để truyền đạt diện mạo và cảm xúc vào đó. Sau khi chọn new từ thực đơn File, nhấp thẻ Design Templates trong hộp thọai New Presentation để xem danh sách các mẫu được cài đặt trên máy. Mỗi khi chọn một mẫu trong danh sách, hình ảnh của nó sẽ được hiển thị bên phải của hộp thọai. Cứ chọn một mẫu ưng ý rồi nhấp OK để tạo bản trình bày theo mẫu đó. Thay đổi mẫu thiết kế

Để thay đổi mẫu thiết kế cho bản trình bày có sẵn, hãy chọn Apply Design Template thừ thực đơn Format hay nhấp phải lên vùng trống của slide bất kỳ rồi chọn Apply Design Template. Sau đó, chọn một mẫu thiết kế mới và nhấp Apply. Slide chủ (Master Slide) Slide chủ là một slide đặc biệt chứa các phần tử được lặp lại ở mọi slide trong bản trình bày. Slide chủ không xuất hiện khi trình chiếu nhưng mọi thứ trong đó đều có trong mỗi slide. Thay đổi nội dung của slide chủ

Trang: 13

Để chèn các phần tử vào slide chủ, trước hết phải nạp nó bằng cách chọn View, Master, Slide Master. Khi đó có thể thêm các phần tử: •

Để thêm hình, chọn Insert, Picture, Clip Art. Thao tác này làm mở hộp thọai Insert ClipArt như hình 7.11. Nhấp đúp một phạm trù (lọai) để thấy các hình của nó. Khi thấy hình ưng ý, nhấp phải lên nó rồi chọn Insert. Sau khi đóng hộp thọai, sẽ thấy hình đã được chèn vào slide chủ. Hình 7.11 Hộp thoại Insert ClipArt

• •

Để thêm một ảnh, chọn Insert, Picture, From File. Chọn một ảnh từ hộp thọai Insert Picture và nhấp Insert Để thêm một hình vẽ, nhấp một nút trên thanh công cụ vẽ(theo mặc định thì thanh này nằm ở đáy màn hình). Ví dụ, ta có thể chọn đường(line), mũi tên(arrow), hình chữ nhật(rectangle), hay hình oval. Cũng có thể dùng các nút AutoShapes trên thanh công cụ vẽ để chọn những hình phức tạp hơn.

Để xóa một đối tượng khỏi slide chủ, hãy chọn nó rồi ấn phím Delete. Thêm văn bản vào chân trang (Footer)

Mỗi slide có một vùng ở đáy mà ta có thể chứa các thông tin như số thứ tự của slide, ngày tháng của bản trình bày. Để thêm văn bản vào chân trang của một slide, chọn Header and Footer từ thực đơn View. Chọn thẻ Slide và nhập văn bản như hình 7.12. Hình 7.12 Chèn văn bản vào chân trang slide Trang: 14

Để văn bản được chèn vào slide hiện hành thì nhấp Apply, vào tất cả các slide của bản trình bày thì nhấp Apply to All. Thêm các phần tử đặc biệt vào chân trang

Hộp thọai Header and Footer cũng cung cấp các lối tắt để nhập dữ liệu thông thường vào chân trang: • • •

Để chèn số thứ tự slide, đánh dấu kiểm vào hộp Slide Number Để chèn ngày tháng tự động cập nhật mỗi khi mở bản trình bày, đánh dấu kiểm vào hộp Date and Time và nhấp nút Update Automatically. Để cố định một ngày tháng nào đó thì đánh dấu kiểm vào hộp Date and Time, chọn Fix, rồi nhập ngày tháng đó.

Văn bản và hình ảnh Slide được xây dựng để cho văn bản, hình ảnh và các đối tượng khác. Nhập và định dạng văn bản Để khởi đầu, ta cần biết cách thêm văn bản vào slide và định dạng nó theo nhu cầu. Trang: 15

Thêm văn bản

Khác với một số ứng dụng khác, PowerPoint không cho người dùng có thể tự do nhấp vào bất cứ chỗ nào rồi cứ thế mà gõ. Nó bắt buộc văn bản phải được chứa trong hộp văn bản. Khi tạo slide từ hộp thọai New Slide, thường chỉ có một vài hộp văn bản. Chẳng hạn, slide danh sách được đánh dấu (bulleted list slide) chứa hai hộp văn bản. Mỗi hộp văn bản được bao quanh bỡi đường viềm chấm chấm và với chỉ dẫn “Click here" (Hãy nhấp vào đây), như hình 7.13.

Hình 7.13: Những hộp văn bản trên slide mới

Nếu slide hiện hành đã có hộp văn bản thì ta có thể nhấp vào đó và bắt đầu gõ. Nếu không, hãy chọn Text Box từ thực đơn Insert, nhấp vào nơi muốn bắt đầu văn bản mới rồi nhập. Cũng có thể nhập văn bản mới cho slide trực tiếp vào lược đồ(outline). Nhấp chọn slide( trong lược đồ), nhập tiêu đề, nhấn Enter, nhấn Tab rồi bắt đầu nhập văn bản cho phần thân của slide. Hiệu chỉnh văn bản

Để hiệu chỉnh văn bản có sẵn trong slide, nhấp chọn rồi nhập văn bản mới. Cũng có dùng những phím xử lý từ chuẩn (như Del, hay các mũi tên) để hiệu chỉnh văn bản. Có thể hiệu chỉnh nội dung các trang chú thích. Ở cách nhìn Master Slide View, nhấp vào vùng chú thích dưới slide để làm việc với văn bản. Ở đây, các phím xử lý từ cũng dùng tốt. Thay đổi định dạng văn bản

Trang: 16

PowerPoint cung cấp nhiều công cụ định dạng văn bản trong slide: •

• • • •

Để thay đổi font hay kích thước font, trướchết phải chọn văn bản. Sau đó, chọn font mới hay kích cỡ mới từ điều khiển danh sách đổ xuống. Cách khác, chọn Font từ thực đơn Format để mở hộp thọai Font rồi thay đổi theo ý muốn. Để tô đậm văn bản, hãy chọn rồi nhấp nút Bold trên thanh công cụ định dạng, hay Ctl+B. Để làm nghiêng văn bản, hãy chọn rồi nhấp nút Italic trên thanh công cụ chuẩn, hay Ctrl+I. Để gạch chân văn bản, hãy chọn rồi nhấp nút Underline trên thanh công cụ chuẩn, hay Ctrl+U Để thay kiểu viết hoa, hãy chọn văn bản, chọn Change Case từ thực đơn Format. Thao tác này làm mở hộp thọai Change Case, như hình 7.14. Chọn theo ý rồi nhấp OK. Hình 7.14 Hộp thoại biến đổi kiểu viết hoa (Change Case)

• • •

Thay đổi màu cho văn bản, chọn văn bản và chọn Font từ thực đơn Format. Chọn màu mới trong danh sách màu thả xuống, chọn OK. Thay đổi đổ bóng chữ, chọn văn bản và chọn Font từ thực đơn Format. Đánh dấu kiểm tại ô Shadow trong khung Effect và chọn OK. Thay đổi canh văn bản, chọn văn bản và chọn thực đơn con Aligment của thực đơn Format. Cũng có thể chọn canh trái, giữa, và phải bằng những nút lệnh trên thanh công cụ Formatting sau khi chọn văn bản.

Định dạng danh sách

PowerPoint cũng cho ta tạo danh sách được đánh dấu hay đánh số . Có lẽ hay gặp nhất là dạng danh sách được đánh dấu. Sau đây là một số kỹ thuật áp dụng cho danh sách như thế: •

•

Để điều chỉnh khỏang cách giữa các dòng trong danh sách, hãy nhấp vào trong danh sách và chọn Line Spacing từ thực đơn Format. Thao tác này làm mở hộp thọai Line Spacing. Ta có thể xác định khỏang cách trước và sau các đọan(PowerPoint xem mỗi phần tử trong danh sách là một đọan). Để thay đổi kiểu dáng của danh sách, nhấp phải vào danh sách và chọn Bullets and Numbering để mở hộp thọai Bullets and Numbering, như hình 7.15. Có thể chọn từ nhiều dạng, hay dùng nút Picture để chèn một hình ảnh, hay nút Character để chèn ký tự. Cũng có thể chọn Bullets and Numbering từ thực đơn Format để mở hộp thọai này. Hình 7.15 Chọn lựa cho danh sách

Trang: 17

Hủy (Undo) và làm lại( Redo)

PowerPoint hỗ trợ khả năng không hạn chế hủy và làm lại. Để hủy động tác mới nhất, khôi phục các hiệu ứng của nó, hãy chọn Undo từ thực đơn Edit, nhấp nút Undo trên thanh cộng cụ chuẩn, hay Ctrl+Z. Nếu đổi ý, ta có thể làm lại động tác đó bằng cách chọn Redo từ thực đơn Edit, nhấp nút Redo trên thanh công cụ chuẩn, hay Ctrl+Y. Hãy chú ý mũi tên kéo xuống bên cạnh các nút Undo và Redo trên thanh công cụ. Nhấp vào một trong những mũi tên này sẽ làm hiện thị danh sách đầy đủ những thao tác có thể hủy hay làm lại. Nhấp vào một trong những động tác này để hủy hay làm lại tất cả những thao tác đến thời điểm đó. Hình(picture), ảnh (image) Các slide chỉ có văn bản có thể làm buồn chán. Ta cần biết cách chèn hình ảnh vào slide. Chèn hình

Để chèn hình vào slide, chọn Insert, Picture, Clip Art. Thao tác này làm mở hộp thọai Insert ClipArt. Nhấp đúp một phạm trù(lọai) để thấy những gì sẵn có. Để chọn một hình, nhấp phải lên nó và chọn Insert. Đóng hộp thọai Insert ClipArt sẽ thấy hình được chèn vào slide. Chèn ảnh

Để chèn một ảnh vào slide, chọn Insert, Picture, From File. Chọn một ảnh từ hộp thọai Insert Picture và nhấp Insert. Nhân bản văn bản, hình, ảnh

Trang: 18

Để nhân bản văn bản, hình, ảnh, cần dùng Copy và Paste. Hãy theo các bước sau: 1. Chọn phần tử cần nhân bản. 2. Chọn Copy từ thực đơn Edit, hay Ctrl+C, hay nhấp phải lên phần tử được chọn rồi Copy, hay nhấp nút Copy trên thanh công cụ chuẩn. 2. Chọn đích đến. Đó có thể là slide hiện tại, slide đâu đó trong bản trình bày, hay slide của bản trình bày khác. 3. Chọn Paste từ thực đơn Edit, hay Ctrl+V, hay nhấp phải vào đích đến và chọn Paste, hay nhấp nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Di chuyển văn bản, hình ảnh

Để di chuyển văn bản, hình ảnh, có thể dùng Cut và Paste. Hãy theo các bước sau:: 1. Chọn phần tử cần di chuyển. 2. Chọn Cut từ thực đơn Edit, hay Ctrl+X, hay nhấp phải lên phần tử được chọn và chọn Cut hay nhấp nút Cut trên thanh công cụ chuẩn. 2. Chọn đích đến cho dữ liệu. Có thể đó là slide hiện hành, slide đâu đó trong bản trình bày, hay slide của bản trình bày khác. 3. Chọn Paste từ thực đơn Edit, hay nhấn Ctrl+V, hay nhấp phải lên vùng đích rồi chọn Paste hay nhấp nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Đổi kích thước của hình ảnh

Để thay đổi kích thước của hình ảnh, hãy nhấp chọn nó. Thao tác này làm xuất hiện tám núm điều chỉnh xung quanh hình ảnh. Nhấp chuột vào một trong những núm này và kéo để thay đổi kích thước. Xóa văn bản, hình ảnh

Để xóa bất kỳ một phần tử nào khỏi slide, hãy chọn nó rồi Delete.

Biểu đồ, hình vẽ (Charts/Graphs, Drawn Objects) Có một cách trang điểm khác cho slide là cho vào các biểu đồ hay hình vẽ. Sử dụng biểu đồ Khi có dữ liệu số trong slide, hãy xem xét tới biểu đồ. Cần biết cách tạo và hiệu chỉnh biểu đồ mới có thể qua kỳ thi được. Tạo biểu đồ

Để hiện biểu đồ, trước hết phải có biểu đồ trống trong slide. Nếu slide được tạo dựa theo lọai kèm theo biểu đồ thì nó đã có một vùng với chỉ dẫn "Double click to add chart”. Chỉ việc nhấp đúp vào đó Trang: 19

để thêm biểu đồ. Nếu không, ta cần chọn Chat từ thực đơn Insert hay nhấp nút Insert Chart trên thanh công cụ chuẩn. Trong cả hai trường hợp, PowerPoint hiển thị một biểu đồ chứa dữ liệu mẫu. Ở dưới biểu đồ là bảng dữ liệu của biểu đồ. Bảng này chỉ xuất hiện khi biểu đồ ở chế độ hiệu chỉnh. Để nhập dữ liệu cho biểu đồ, chỉ việc nhập dữ liệu đè lên dữ liệu có sẵn trong bảng. Hình 7.16 là thí dụ biểu đồ cùng dữ liệu tương ứng. Hình 7.16 Tạo biểu đồ trong PowerPoint

Theo mặc định, PowerPoint tạo biểu đồ dạng cột(column chart). Để thấy các lọai khác, hãy nhấp phải lên vùng biểu đồ và chọn Chart Type. Động tác này làm mở hộp thọai Chart Type như hình 7.17. Người dùng có thể chọn biểu đồ lọai thanh(bar charts), đường(line charts), bánh(pie charts), hay nhiều lọai khác nữa. Hình 7.17 Chọn lọai biểu đồ.

Trang: 20

Hiệu chỉnh biểu đồ PowerPoint cung cấp khả năng hiệu chỉnh biểu đồ khá linh họat. Đây là vài thứ mà ta có thể làm: • •

• •

Thay đổi màu nền: nhấp phải lên biểu đồ và chọn Format Chart Area. Hãy chọn một màu trong phần Area của hộp thọai Format Chart Area rồi OK. Thay màu của thành phần, ví dụ như cột, thanh, đường: nhấp phải lên thành phần và chọn Format Data Series. Hãy chọn một màu từ phần Area của thẻ Patterns trong hộp thọai Format Data Series và OK. Đổi màu của một miếng trong đồ thị bánh: Nhấp phải lên miếng đó và chọn Format Data Point. Chọn một màu rồi OK. Thay đổi lọai của biểu đồ: Nhấp phải lên biểu đồ và chọn Chart Type. Chọn một lọai mới trong hộp thọai Chart Type và OK.

Sơ đồ tổ chức (Organization Charts) PowerPoint cũng có công cụ đặc biệt để làm việc với sơ đồ tổ chức. Tạo một sơ đồ tổ chức

Để tạo một sơ đồ tổ chức, trước hết phải có sơ đồ tổ chức trống trong slide. Nếu slide đã được tạo dựa theo lọai có sơ đồ tổ chức thì nó có một vùng với hướng dẫn "Double click to add org chart.". Chỉ việc nhấp đúp vào đó là có sơ đồ tổ chức. Nếu không, có thể chọn Organization Chart từ thực đơn con Picture của thực đơn Insert. Nhấp đúp sơ đồ tổ chức để kích họat ứng dụng Microsoft Organization Chart như hình 7.18. Hãy cung cấp thông tin cho những vùng được chỉ định và chọn Close and Return từ thực đơn File. Trang: 21

Hình 7.18: Tạo một sơ đồ tổ chức

Sửa đổi sơ đồ tổ chức

Ứng dụng Microsoft Organization Chart chop phép dễ dàng thay đổi sơ đồ tổ chức. Nhấp đúp lên sơ đồ tổ chức để làm việc với nó ở chế độ hiệu chỉnh ngọai(tức không phải trong PowerPoint). Để sắp xếp lại cấu trúc phân cấp của sơ đồ, dùng chuột gắp hộp bất kỳ rồi kéo và thả lên một hộp khác. Nếu thả vào mép đáy của hộp thì sẽ biến thành cấp dưới (subordinate) của hộp đó. Nếu thả bên cạnh thì sẽ thành hộp cùng bậc (co-worker). Để thêm một hộp cấp trên(manager), cùng cấp(co-worker), cấp dưới(subordinate), hay trợ lý( assistant), hãy nhấp tiêu đề tương ứng trên công cụ hiệu chỉnh và sau đó nhấp vào hộp, nơi cần thêm hộp mới. Để xóa mộ thộp thì nhấp chọn rồi Delete. Khi hiệu chỉnh xong thì đóng ứng dụng Microsoft Organization Chart. Nếu chưa lưu sự thay đổi thì hệ thống sẽ nhắc nhở trước khi quay lại với slide. Các hình vẽ PowerPoint cungcấp công cụ để thêm hình vẽ vào slide. Thêm hình vẽ

Thanh công cụ vẽ (Drawing toolbar) chứa bộ công cụ để có thể thêm các đối tượng vào slide, như hình 7.19 Hình 7.19 Thanh công cụ vẽ PowerPoint

Trang: 22

Để vẽ một trong những đối tượng này, nhấp công cụ tương ứng và kéo lên slide. Ví dụ, để vẽ mũi tên, nhấp vào công cụ mũi tên, nhấp vào vị trí muốn vẽ, giữ chuột và kéo đến nơi mà ta muốn là điểm cuối của mũi tên. Một mũi tên được tạo ra khi ta nhả nút chuột. Các hình thể bao gồm: • • • • • • •

Line: Đọan thẳng từ điểm bắt đầu đến điểm nhả chuột. Free drawn line: Đường bất kỳ theo trỏ chuột. Arrow: Mũi tên một hay hai chiều. Rectangle: Hình chữ nhật. Square: Hình vuông được tạo thành khi vẽ hình chữ nhật nhưng phải giữ phím Shift. Circle: Hình tròn được tạo thành khi vẽ Oval nhưng phải giữ phím Shift. Text box: Chèn hình chữ nhật để có thể bổ sung văn bản.

Ngòai các hình đơn giản trên, nút AutoShapes còn cho phép truy cập một lọat các hình thể khác: starbursts(ngôi sao), speech balloons(quả cầu), arrows(mũi tên), và nhiều thứ khác. Hiệu chỉnh hình vẽ:

Để hiệu chỉnh hình vẽ, nhấp phải lên nó và chọn Format AutoShape. Động tác này làm mở hộp thọai Format AutoShape như hình 7.20. Hình 7.20 Định dạng hình vẽ

Trang: 23

Có thể thay đổi phần lớn các tính chất của hình vẽ trong hộp thọai này: • • • •

Đổi màu nền: chọn một màu mới từ điều khiển thả xuống Color trong phần Fill của thẻ Colors and Lines. Đổi màu của nét vẽ: chọn màu mới từ điều khiển thả xuống Color trong phần Line của thẻ Colors and Lines. Đổi độ dày của nét vẽ: chọn độ dày mới từ điều khiển thả xuống Line Weight trong phần Line của thẻ Colors and Lines. Đổi lọai nét vẽ: chọn lọai nét vẽ mới từ điều khiển thả xuống Line Style trong phần Line của thẻ Colors and Lines.

Nhấp OK khi định dạng xong. Hiệu chỉnh kiểu dáng của mũi tên

Có thể thay đổi kiểu dáng của mũi tên thành một hay hai đầu, đầu tròn thay vì nhọn. Muốn thế, nhấp phải lên mũi tên và chọn Format AutoShape. Một danh sách các kiểu dáng được liệt kê trong phần Arrows của thẻ Colors and Lines. Thêm đổ bóng

Muốn tạo đổ bóng cho một đối tượng, trước hết phải nhấp để chọn nó. Sau đó, nhấp nút Shadow trên thanh công cụ vẽ để hiện thực đơn các kiểu đổ bóng. Nhấp vào một kiểu để áp dụng cho đối tượng. Quay, lật và căn hình vẽ

Trang: 24

Ta cũng có thể thay đổi các hình sau khi vẽ. Để quay một đối tượng, nhấp chọn nó. Sau đó, nhấp nút Draw trên thanh công cụ vẽ. Chọn Rotate or Flip(quay hay lật), rồi Free Rotate từ thực đơn con. Dùng chuột kéo một trong những núm điều chỉnh quanh đối tượng để quay nó. Để lật một đối tượng, trước hết phải chọn nó. Sau đó, nhấp nút Draw trên thanh công cụ vẽ để hiện thực đơn gồm các thao tác. Chọn Flip Horizontal(lật ngang) hay Flip Vertical(lật dọc) để lật. Để căn một đối tượng tới mép của slide, dùng chuột gắp và kéo nó về phía mép tương ứng. Khi đến sát với mép, nó tự vừa sát mép. Để căn chính xác hơn, nhấp phải đối tượng và chọn Format AutoShape nhằm mở hộp thọai Format AutoShape. Sử dụng thẻ Position để ấn định chính xác khỏang cách từ đối tượng tới góc trên bên trái hay giữa slide, cả ngang lẫn dọc. Đổi kích thước hình vẽ và biểu đồ

Có thể nhanh chóng thay đổi kích thước của một biểu đồ hay hình vẽ bằng cách chọn nó. Sau đó, gắp núm điều chỉnh và kéo. Sắp xếp thứ tự của hình vẽ

Khi có nhiều hình trên một biểu đồ thì chúng có thể đè lên nhau. Hình trước che lấp khỏi tầm nhìn hình sau. Có thể sắp xếp theo thứ tự tùy thích. Để chuyển một đối tượng về phía trước, nhấp phải lên nó và chọn Bring to Front từ thực đơn Order. Để chuyển một đối tượng ra sau, nhấp phải nó và chọn Send to Back từ thực đơn Order. Nhân bản, di chuyển, xóa Nếu muốn thì văn bản hay hình ảnh, biểu đồ hay hình vẽ đều có thể nhân bản, di chuyển hay xóa. Nhân bản biểu đồ hay hình vẽ

Để nhân bản một biểu đồ hay hình vẽ, có thể dùng công cụ copy và paste. Hãy theo các bước sau: 1. Nhấp chọn phần tử cần nhân bản. 2. Chọn Copy từ thực đơn Edit, hay Ctrl+C, hay nhấp phải phần tử và chọn Copy, hay nhấp nút Copy trên thanh công cụ chuẩn. 2. Chọn đích đến cho dữ liệu. Đó có thể là slide hiện hành, slide đâu đó trên bản trình bày hay slide của một bản trình bày khác. 3. Chọn Paste từ thực đơn Edit, hay Ctrl+V, hay nhấp phải lên vùng đích và chọn Paste hay nhấp nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Di chuyển biểu đồ hay hình vẽ

Để di chuyển một biểu đồ hay hình vẽ, có thể dùng công cụ cut và paste. Hãy theo các bước sau: 1. Nhấp chọn phần tử cần di chuyển.

Trang: 25

2. Chọn Cut từ thực đơn Edit, hay Ctrl+X, hay nhấp phải phần tử và chọn Cut, hay nhấp nút Cut trên thanh công cụ chuẩn 3. Chọn đích đến cho dữ liệu. Đó có thể là slide hiệnhành, slide đâu đó trên bản trình bày hay slide của một bản trình bày khác. 4. Chọn Paste từ thực đơn Edit, hay Ctrl+V, hay nhấp phải lên vùng đích và chọn Paste hay nhấp nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Xóa biểu đồ hay hình vẽ

Để xóa một phần tử khỏi slide, chọn nó và Delete.

Các hiệu ứng trình chiếu (Slide Show Effects) Khác với các lọai tài liệu khác như xử lý từ, bảng công tác, bản trình bày được thiết kế với mục đích động. Với PowerPoint, có thể áp dụng nhiều hiệu ứng động và chuyển tiếp để tăng thêm phần hấp dẫn. Họat cảnh định sẵn Đó là những họat cảnh có thể áp dụng cho các đối tượng khi tạo bản trình bày. Thêm hiệu ứng động

PowerPoint có cả hai lọai họat cảnh, định sẵn và của người dùng. Định sẵn thì dễ dùng, còn của người dùng thì phức tạp hơn nhưng linh họat hơn. Để áp dụng họat cảnh định sẵn cho đọan văn bản hay hình ảnh, trước hết phải chọn nó. Sau đó, chọn Preset Animation từ thực đơn Slide Show. Động tác này làm mở thực đơn con gồm 14 hiệu ứng động, chẳng hạn như flying from the top of the screen(bay từ đầu màn hình) hay appearing typewriter-fashion(xuất hiện theo kiểu đánh máy). Chọn họat cảnh ta muốn. Để thấy hiệu ứng của họat cảnh, ta có thể trình chiếu bằng cách nhấn F5 hay chọn Animation Preview từ thực đơn Slide Show. Cần nhấp chuột hay dấu trống(spacebar) một lần cho mỗi họat cảnh trên slide nếu ta trình chiếu. Nếu chọn Animation Preview(xem trước họat cảnh), họat cảnh xuất hiện trong từng cửa sổ riêng biệt như hình 7.21. Hình 7.21. Cửa sổ xem trước hoạt cảnh

Trang: 26

Để thay đổi họat cảnh định trước cho hình ảnh hay đọan văn bản, chỉ việc chọn Preset Animation từ thực đơn Slide Show và chọn một cái mới. Chuyển tiếp (Transitions) Khác biệt giữa họat cảnh và chuyển tiếp là ở chỗ họat cảnh xẩy ra trong từng slide, trong lúc đó chuyển tiếp xẩy ra giữa các slide. Thêm hiệu ứng chuyển tiếp

Cách dễ nhất để thêm hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide là trước tiên đưa về cách nhìn Slide Sorter view. Sau đó, nhấp slide sau chuyển tiếp.(Ví dụ, để tạo chuyển tiếp giữa slide 1 và slide 2 thì nhấp slide 2). Nhấp phải và chọn Slide Transition để hiện hộp thọai Slide Transition như hình 7.22. Hình 7.22. Tạo ra một sự chuyển tiếp giữa những slide

Trang: 27

Chọn một hiệu ứng slide và tốc độ trong hộp thọai. Hình ảnh chú chó con là hình ảnh xem trứơc của chuyển tiếp đượcchọn. Nhấp Apply để áp dụng cho slide này, Apply to All để cho cả bản trình bày. Để thay đổi chuyển tiếp, chỉ việc lặp lại quy trình chọn một chuyển tiếp. Chuyển tiếp mới sẽ thế cho cái cũ.

Chuẩn bị kết xuất Đọan này trình bày các kỹ năng sau: • • • • • •

Chọn một dạng kết xuất. Kiểm tra từ vựng. Thêm chú thích cho bản trình bày Sắp xếp lại các slide In bản trình bày Chuyển giao bản trình bày.

Chuẩn bị Tuy mất nhiều thời gian tạo bản trình bày, nhưng để tự tin hơn, ta cần thực hiện vài bước nữa. Phần này hướng dẫn cách đánh bóng bản trình bày. Chọn một định dạng cho kết xuất

Tùy thuộc cử tọa và tài nguyên, có nhiều cách để hiển thị bản trình bày: •

Đối với lớp học truyền thống, người ta hay dùng overhead projector. Trong trường hợp này, có lẽ ta muốn in bản trình bày lên giấy trong suốt. Có thể mua lọai giấy trong suốt đặc biệt mà phần lớn máy tính dùng được. Trang: 28

• • •

Nếu muốn khán giả có thể mang bản sao về nhà, PowerPoint cho in những bản cần tay với những bức tiểu họa của các slide. Bản cầm tay là một dạng khác của bản trình bày. Với hội trường lớn, có lẽ projector 35 mm là thuận tiện nhất. Sử dụng PowerPoint, một cơ sở dịch vụ có thể chuyển bản trình bày thành các slide 35 mm. Phần lớm các lớp học hiện đại và phòng hội nghị đều được trang bị projectors có thể làm việc trực tiếp với máy tính. Lúc này, chiếu lên màn ảnh là cách tốt nhất..

Kiểm tra từ vựng

Trước khi trình chiếu, cần chắc chắn rằng các từ vựng để được kiểm tra chính xác. Chẳng có gì phiền tóai hơn khi đặt trước mặt thủ trưởng một văn bản có lỗi in ấn. May thay, PowerPoint có chức năng kiểm tra từ vựng. Để kiểm tra từ vựng bản trình bày, hãy chọn Spelling từ thực đơn Tools, hay nhấn F7. PowerPoint xem xét từng từ trong tài liệu. Khi tìm thấy từ được xem là sai, nó hiển thị hộp thọai Spelling như hình 7.23. Hình 7.23. Xử lý một từ sai chính tả

Hộp thọai này cho ta thay thế các từ sai, hay bắt PowerPoint thêm từ vào từ điển. Bằng cách đó, khi được gặp lại từ này thì không bị báo sai. Cũng nên kiểm tra thủ công tòan bộ bản trình bày để phát hiện những vấn đề mà PowerPoint không thể. Thêm chú thích cho bản trình bày

Nếu bản trình bày dài hay phức tạp thì nên có chú thích kèm theo slide. Có thể sử dụng chú thích làm lời nhắc khi ta nói. Để thêm chú thích vào slide, chỉ việc gõ vào cửa sổ chú thích ngay dưới slide khi đang ở cách nhìn thông thường(Normal view). Thay đổi thiết lập của slide

Mặc định, PowerPoint tạo các slide nằm ngang vừa với màn hình. Song, không nhất thiết phải như vậy. Để thay đổi thiết lập cho slide hay cỡ giấy, chọn Page Setup từ thực đơn File. Động tácnày làm mở hộp thọai Page Setup, như hình 7.24. Ở đó, ta có thể chọn hướng và cỡ giấy. Trang: 29

Hình 7.24. Hộp thọai Page Setup

Nhân bản và di chuyển slide

Ta đã biết cách nhân bản hay di chuyển các phần tử của slide. Nhưng ta cũng có thể làm thế đối với cả slide. Để nhân bản slide, hãy thực hiện các bước sau: 1. Đặt bản trình bày ở cách nhìn Slide Sorter view. 2. Nhấp chọn slide cần nhân bản. 3. Chọn Copy từ thực đơn Edit, hay nhấn Ctrl+C, hay nhấp phải slide được chọn và chọn Copy, hay nhấp nút Copy trên thanh công cụ chuẩn. 4. Chọn bản trình bày đích và chuyển nó sang cách nhìn Slide Sorter view. Nhấp vào nơi muốn đặt slide. 5. Chọn Paste từ thực đơn Edit, hay Ctrl+V, hay nhấp nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Để di chuyển một slide: 1. Đặt bản trình bày ở cách nhìn Slide Sorter view. 2. Nhấp chọn slide cần di chuyển. 3. Chọn Cut từ thực đơn Edit, hay nhấn Ctrl+X, hay nhấp phải slide được chọn và chọn Cut, hay nhấp nút Cut trên thanh công cụ chuẩn. 4. Chọn bản trình bày đích và chuyển nó sang cách nhìn Slide Sorter view. Nhấp vào nơi muốn đặt slide. 5. Chọn Paste từ thực đơn Edit, hay Ctrl+V, hay nhấp nút Paste trên thanh công cụ chuẩn. Xóa slide

Trang: 30

Để xóa slide, đặt bản trình bày ở cách nhìn Slide Sorter view. Sau đó, chọn slide rồi nhấn phím Delete. Có thể lặp lại để xóa nhiều slide. In Mặc dù, phần lớn các bản trình bày được thiết kế để xem trên màn ảnh, nhưng ta cũng có thể in. Ngòai các slide, PowerPoint còn có thể in các tài liệu hỗ trợ như bản cầm tay(handouts) và các trang chú thích(notes pages). In một bản trình bày

Hãy theo hướng dẫn sau để in bản trình bày: •

Để in cả bản trình bày, chọn Print từ thực đơn File. Thao tác này làm mở hộp thọai Print như hình 7.25. Nhấp Print để in bản trình bày. Một cách khác là nhấp nút Print trên thanh công cụ chuẩn. Nhưng thao tác này sẽ in mà không hỏi chi tiết.

Hình 7.25. Hộp thoại in • • •

Để in những slide được chọn từ bản trình bày, hãy chọn Print từ thực đơn File. Trong hộp thoại Print, nhấp vào nút Slides. Nhập vào những con số của những slide muốn in, và nhấp Print. Để in bản cầm tay, chọn Print từ thực đơn File. Trong hộp thoại Print, hãy chọn Handouts trong hộp Print What. Nhấp nút Print. Để in những trang chú thích, chọn Print từ thực đơn File. Trong hộp thoại Print, hãy chọn Notes Pages trong Print What. Nhấp nút Print. Trang: 31

• •

Để in bản lược đồ của bản trình bày, chọn Print từ thực đơn File. Trong hộp thoại Print, hãy chọn Outline View trong hộp Print What. Nhấp nút Print. Để in nhiều bản, hãy làm theo cách chỉ dẫn trên, và nhập vào số bản trong hộp thoại Print trước khi nhấp Print.

Chuyển giao một bản trình bày (Deliver a Presentation) Đối với một số tập tin thì in là hết chuyện. Song, đối với bản trình bày thì thường cần được chuyển tải. Ẩn và hiện slide

Lắm lúc bản trình bày chứa nhiều slide hơn cho một cử tọa cụ thể. Ví dụ, một bản trình bày bán hàng chứa cả thông tin tổng thể cho người quản lý và những số chi tiết chỉ cần cho đội bán hàng. Thay vì thiết kế hai bản trình bày, PowerPoint cho làm ẩn một số slide không cần thiết khi chuyển tải. Để ẩn một slide, chuyển cách nhìn sang Slide Sorter view. Sau đó, nhấp vào slide cần ẩn và chọn Hide Slide hay chọn Hide Slide từ thực đơn Slide Show. Để trả lại slide bị ẩn, nhấp phải lên nó rồi chọn Hide Slide lần nữa. Bắt đầu trình chiếu

Để bắt đầu trình chiếu, chọn Slide Show từ thực đơn View, hay chọn View Show từ thực đơn Slide Show, hay nhấn F5. Nhấp chuột hay thanh trống(space bar) để tới slide kế tiếp. Để bắt đầu trình chiếu từ một slide cụ thể, chọn Set Up Show từ thực đơn Slide Show. Nhập slide bắt đầu và slide kết thúc trong phần Slides của hộp thọai Set Up Show và nhấp OK. Sau đó trình chiếu bình thường.

Trang: 32