Hoc Phan Iii-word

Xử lý từ Cách Sử Dụng Chắc chắn rằng ứng dụng mà ta thường dùng nhất là xử lý từ. Ta viết thư, dịch các báo cáo và kể cả viết nhật ký trong các tài liệu xử lý từ. Trong phần đầu tiên này ta sẽ học những việc cơ bản sau: • Cách mở và đóng một ứng dụng xử lý từ • Cách mở và làm việc với nhiều tài liệu • Cách tạo một tài liệu mới • Cách lưu, đặt tên và đổi tên một tài liệu • Cách làm việc với một số loại tập tin văn bản khác nhau • Cách thao tác nhiều cửa sổ tài liệu đang mở • Cách tìm sự trợ giúp

Nhập môn Các ứng dụng Windows có ưu điểm là chúng đều giống nhau. Điều này có nghĩa nếu rành một ứng dụng Windows nào đó thì có thể học các ứng dụng Windows khác một cách nhanh chóng. Mở và Đóng Mục tiêu

Mở (và đóng) ứng dụng xử lý từ.

Có nhiều cách để mở ứng dụng xử lý từ (trong trường hợp này là Microsoft Word 2002). Để mở một ứng dụng xử lý từ, hãy thực hiện một trong các cách dưới đây: • Chọn ứng dụng từ thực đơn Start hoặc từ thực đơn All Programs. • Nhấp biểu tượng trên thanh công cụ Quick Launch hoặc trên màn hình nền. • Nhấp đúp một tập tin xử lý từ. Hình 4.1 minh họa cách mở ứng dụng Microsoft Word 2002 từ thực đơn Start và All Programs. Nhấp nút Start và chọn ứng dụng nếu nó nằm trên thực đơn Start. Nếu nó không xuất hiện trên thực đơn Start, ta chọn All Programs và chọn nó từ thực đơn All Programs. Hình 4.1 Ứng dụng Microsoft Word trên thực đơn Start hoặc trên thực đơn All Programs.

Trang: 1

Để khởi động nhanh hơn, ta nhấp biểu tượng Word 2002 trên thanh công cụ Quick Launch của Windows XP như ở Hình 4.2. Hoặc có thể nhấp vào biểu tượng của nó trên màn hình nền. Hình 4.2 Ứng dụng Word trên thanh công cụ Quick Launch.

Khi khởi động Word sẽ mở một cửa sổ và tài liệu trống như Hình 4.3. Nếu chưa quen với Word, hãy dành một vài phút để xem các lệnh trên các thực đơn và các nút trên các thanh công cụ. Hình 4.3 Word khởi tạo một tài liệu trống.

Trang: 2

Một cách khởi động Word đơn giản khác là xác định một tập tin Word nào đó trong trình duyệt Windows (Windows Explorer), và nhấp đúp vào nó. Làm như vậy là vừa khởi động Word và vừa mở tập tin Word (thay vì chỉ mở một tài liệu trống). Đóng ứng dụng Word thì đơn giản hơn nhiều. Chỉ cần nhấp nút Windows Close trên thanh tiêu đề của ứng dụng (xem Hình 4.3), hoặc chọn lệnh Exit từ thực đơn File. Nếu chưa lưu tài liệu đang mở thì Word sẽ nhắc trước khi đóng tài liệu và ứng dụng. Mở Các Tài Liệu Mục tiêu

Mở một hay nhiều tài liệu.

Có một điều mà ta luôn tìm thấy trong hầu hết các ứng dụng Windows là có nhiều cách để làm cùng một việc. Việc mở một tài liệu cũng không nằm ngoài qui luật đó. Để mở một tài liệu có sẵn, hãy theo các bước sau đây: 1. Có 3 cách để mở một tài liệu: Nhấn nút Open trên thanh công cụ chuẩn, chọn Open từ thực đơn File, hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Cả 3 trường hợp này đều mở hộp thoại Open. 2. Trong hộp thoại Open, sử dụng hộp Look in để chọn thư mục thích hợp. Để học thêm cấu trúc tập tin, hãy xem lại hoïc phaàn 2 “ Sử dụng máy tính và quản lý các tập tin”. 3. Chọn tập tin trong danh sách và nhấp nút Open, hoặc đơn giản là nhấp đúp tập tin đó. Tạo Các Tài Liệu Mới Mục tiêu

Tạo một tài liệu mới (dựa theo mẫu mặc định hay các mẫu có sẵn khác).

Không phải lúc nào ta cũng chỉ làm việc với một tài liệu đã có sẵn mà có lúc phải tạo các tài liệu mới. Để tạo tài liệu mới, hãy sử dụng một trong các cách sau: • Nhấp nút New trên thanh công cụ chuẩn. • Chọn New từ thực đơn File. • Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. Tài liệu mới có thể được lưu ngay, hoặc có thể được lưu sau. Trang: 3

Những cách trên sẽ tạo một tài liệu mới theo mẫu mặc định. Cũng có thể tạo một tài liệu mới theo các mẫu có sẵn khác. Để làm được điều này, ta chọn New từ thực đơn File để mở một danh sách các mẫu, chọn mẫu thích hợp và nhấp OK. Lưu Một Tài Liệu Mục tiêu

Lưu một tài liệu vào vị trí thích hợp trên đĩa.

Lưu ý là phải lưu tài liệu thường xuyên và đều đặn, vì nếu khi bị tắt nguồn hay thiết bị hư hỏng thì chỉ bị mất một phần nhỏ công việc. Lần đầu tiên lưu tài liệu, ta sẽ được nhắc đặt tên cho tập tin: 1. Chọn Save As từ thực đơn File. 2. Trong hộp thoại Save As (Hình 4.4), sử dụng hộp Look in để chọn thư mục muốn lưu tập tin. Hình 4.4. Đặt tên cho tài liệu mới.

3. Đặt tên cho tập tin trong hộp File name. 4. Nhấp nút Save. Sau khi lưu tài liệu, có thể lại cần thay đổi tài liệu. Lúc này ta cần lưu tài liệu lại một lần nữa. Để làm việc này, chỉ cần nhấp nút Save trên thanh công cụ chuẩn, hoặc chọn Save từ thực đơn File, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S. Nếu nhấp nút Save lần đầu tiên Word sẽ hiện hộp thoại Save As nên có thể đặt tên cho tập tin. Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu tập tin sau mỗi 10 phút, vì thế có thể khôi phục lại nếu gặp trường hợp có lỗi. Ta có thể điều chỉnh việc thiết lập này trên thẻ Save của hộp thoại Options trong thực đơn Tools. Lưu Một Tài Liệu Với Tên Mới Trang: 4

Đừng ngạc nhiên khi ai đó muốn thay đổi tên của một tập tin.Ví dụ với báo cáo tình hình bán hàng hằng tháng. Ta có thể lấy lên lại tài liệu của tháng 3, thay đổi nội dung báo cáo có sẵn trong tháng 3, thay đổi tựa đề thành tháng 4 và sau đó lưu lại thành tên AprilSales thay vì tên MarchSales. Có 2 cách để thay đổi tên của một tập tin. Nhưng phải nhớ rằng, ta có thể bị mất tập tin gốc hay cả hai ( mới và gốc ). Để thay đổi tên một tài liệu và giữ lại cả hai bản, hãy làm các bước sau: 1. Mở tập tin gốc bằng một trong các cách đã thảo luận trước đây. 2. Khi tập tin đã mở, chọn Save As từ thực đơn File. 3. Thay đổi tên hiện tại của tập tin từ hộp File Name. 4. Nhấp nút Save. Để thay đổi tên tập tin và ghi đè tập tin gốc, ta làm theo các bước sau: 1. Nhấp chọn vào nút Open, chọn Open từ thực đơn File hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + O. Bất kỳ cách nào cũng sẽ mở được hộp thoại Open. 2. Trong hộp thoại Open, nhấp phải vào tập tin cần sửa trong danh sách các tập tin. 3. Chọn Rename từ thực đơn kết quả ở bước trên để đặt tên của tập tin vào chế độ biên tập. 4. Nhập vào tên mới và nhấn phím Enter. Ta chỉ đ ư ợc một tập tin với tên mới. Còn nội dung của tập tin vẫn giống như tập tin gốc, chỉ có tên tập tin là thay đổi. Chú ý: Có thể thay đổi tên của một tập tin đã có bằng cách tương tự như trên, tạo ra 2 tập tin, một tập tin gốc và một tập tin với tên mới. Hoặc thay thế tập tin gốc bằng tập tin với tên mới. Nên biết cách làm cả 2 trường hợp trên. Làm Việc Với Các Loại Tập Tin Văn Bản Khác Lưu một tập tin tài liệu thành các loại tập tin khác như: text file, Rich Text Format, HTML, template, những tập tin với phần mở rộng riêng biệt tùy vào phần mềm, số Mục tiêu phiên bản. Loại tập tin của Microsoft Word được xác định bằng phần mở rộng của nó (phần đuôi) .doc, nhưng Word cũng có thể làm việc với một số loại tập tin tài liệu khác, được liệt kê trong bảng 4.1

Trang: 5

Phần mở rộng

Bảng 4.1. Các loại tập tin tài liệu Lọai tài liệu Diễn giải

.doc

Word document

Lọai riêng của Word.

.txt

Text file

Lọai tập tin văn bản phổ biến mà phần lớn các ứng dụng đều hỗ trợ.

.rtf

Rich Text Format

Lọai tập tin văn bản phổ biến được hỗ trợ bỡi phần lớn định dạng.

.html

Hypertext Markup Language

Trang Web tĩnh.

.dot

Word template file

Một tập tin đặcbiệt chứa định dạng phổ biến và một số phần tử khác. Thỉnh thoảng, có thể ta cần thay đổi loại của một tập tin tài liệu. Có thể làm việc này trong quá trình lưu tài liệu. Hãy theo các bước sau: 1. Với tập tin được mở bằng Word, có thể dùng bất cứ cách nào đã biết trước đây để mở hộp thoại Save As (không nhấp biểu tượng Save). 2. Lựa chọn kiểu tập tin thích hợp từ hộp Save as Type. Chú ý rằng trong một vài trường hợp, có thể chọn phiên bản của phần mềm (ví dụ như Microsoft Word 97) cũng như phần mở rộng của tập tin (ví dụ như .doc hay .rtf). 3. Thay đổi tên tập tin và thư mục chứa tập tin nếu muốn, nhưng điều đó không cần thiết cho việc lưu loại của tập tin. 4. Nhấp chọn vào nút Save. Làm Việc Với Nhiều Tài Liệu Trong hoïc phaàn 2, ta đã học về chức năng đa nhiệm với hơn một cửa sổ hay ứng dụng cùng một lúc. Word cũng là một ứng dụng đa nhiệm(multitasking) như thế và cho phép làm việc với nhiều hơn một cửa sổ tài liệu trong cùng một thời điểm. Cứ xem một tài liệu là một cửa sổ. Làm việc với nhiều cửa sổ là một tiện lợi khi ta muốn sao chép hay tham khảo dữ liệu của một tài liệu trong khi đang làm việc với một tài liệu khác. Để mở nhiều tài liệu, đơn giản chỉ cần lập lại một trong những quá trình đã được đề cập trong những hoïc phaàn trước về việc mở các tài liệu nhiều lần khi cần, nhưng là mỗi tập tin khác nhau cho mỗi lần mở. Có 2 cách để chuyển qua lại giữa các tài liệu đang mở. Đầu tiên, có thể chọn một tài liệu từ thực đơn Window như Hình 4.5 hoặc nhấp chọn vào biểu tượng thu nhỏ trên thanh tác vụ. Hình 4.5 Chọn một tài liệu từ thực đơn Window để tạo làm cho của sổ đó hiện hành.

Trang: 6

Có thể nhấn tổ hợp phím Atl + Tab và xoay vòng luân phiên giữa tất cả các cửa sổ đang mở bao gồm cả các ứng dụng không phải Word và các tập tin. (Có thể học rõ thêm kỹ thuật này trong hoïc phaàn 2). Tìm Sự Trợ Giúp Hầu hết các ứng dụng luôn cung cấp một phần trợ giúp mở rộng để có thể truy cập nhanh. Hầu hết các trường hợp, ta sẽ tìm thấy phần trợ giúp nằm trên thanh thực đơn chính. Mở thực đơn liệt kê để học những tùy chọn mà phần mềm cung cấp. Hình 4.6 cho ta thấy tính năng trợ giúp mạnh mẽ của Word. Hình 4.6 Word cung cấp nhiều tính năng trợ giúp.

Trang: 7

Có 3 tùy chọn có thể sẽ sử dụng thường xuyên: • Microsoft Word Help cung cấp dịch vụ Web, có thể truy cập đến một số bài hữu ích và các tùy chọn giúp đỡ khác. Có thể nhấn F1 để mở chức năng này. • What’s This? Sẽ mở một màn hình lời khuyên cho tùy chọn xác định. Chọn một mục ví dụ như một điều khiển hay một thực đơn lệnh và nhấn tổ hợp phím Shift + F1 để thay đổi con trỏ thành một mũi tên với dấu hỏi chấm. Nhấp chọn vào bất kỳ phần nào của Word với con trỏ này để xem những giải thích ngắn. • Office On The Web kết nối với trang Mcrosoft Office trực tuyến giúp kết nối với thư viện mở rộng với những lời khuyên bổ ích. Khi Đã Xong Việc Khi đã làm việc xong với một tài liệu, ta sẽ muốn đóng nó lại. Hãy làm việc đó bằng cách chọn nút Close từ thực đơn File. Chú ý: Nếu đóng một tài liệu chưa lưu, Word sẽ nhắc nhở lưu lại những thay đổi mà ta đã làm với tài liệu.

Điều Chỉnh Các Thiết Lập Word rất linh hoạt và cho phép ta tự quyết định một số thiết lập về môi trường làm việc. Word cung cấp 4 phối cảnh hay chế độ để xem tài liệu: Normal, Web Layout, Print Layout và Outline. Có lẽ phần lớn thời gian ta làm việc ở chế độ Normal khi nhập, định dạng hay chỉnh sửa tài liệu. Vì lý do đó, nó là chế độ mặc định của Word. Để có chế độ này, chọn Normal từ thực đơn View. Để xem tài liệu hiện hành bằng chế độ trình duyệt Web, chọn Web Layout từ thực đơn File. Nếu muốn xem tài liệu của mình khi in sẽ như thế nào thì chọn chế độ Print Layout từ thực đơn File. Chế độ này chiếm bộ nhớ rất nhiều vì thế tài liệu có thể sẽ bị cuộn nhỏ lại một chút so với các chế độ khác. Chế độ cuối cùng là Outline lại càng đặc biệt hơn, vì thế, có thể sẽ ít sử dụng hơn các chế độ khác. Hãy chọn chế độ Outline từ thực đơn View khi muốn cấu trúc tài liệu trong định dạng phác thảo cổ điển. Phóng To Tài Liệu Công cụ Zoom trên thanh công cụ định dạng cho phép phóng to hay thu nhỏ tài liệu một cách nhanh chóng. Đơn giản chỉ cần chọn một giá trị từ điều khiển liệt kê danh sách các giá trị hay có thể nhập vào giá trị tùy thích. Hình 4.7 cho ta thấy điều đó.

Trang: 8

Hình 4.7 Phóng to hay thu nhỏ một tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Nếu con chuột có nút cuộn, ta cũng có thể phóng to hay thu nhỏ tài liệu bằng cách nhấn giữ phím Ctrl trên bàn phím và lăn nút cuộn trên chuột. Khi tài liệu ở chế độ Normal, có thể chọn công cụ Print Preview để xem trước tài liệu khi in. Ví dụ, Hình 4.8 cho ta xem nhiều trang của một tài liệu dài trong chế độ Print Preview. Hình 4.8 Xem tài liệu trong chế độ Print Preview.

Trang: 9

Thao Tác Với Các Thanh Công Cụ Word chỉ có một thanh thực đơn nhưng có rất nhiều thanh công cụ, đó là điều điển hình của các ứng dụng Windows. Mặc định Word hiển thị thanh thực đơn và thanh công cụ chuẩn (Hình 4.8). Một số thanh công cụ khác sẽ giúp làm nhiều việc một cách nhanh chóng hơn. Cũng như vậy, có thể làm ẩn đi một số thanh công cụ nếu không cần sử dụng chúng. Để ẩn hay hiển thị một thanh công cụ, nhấp phải vào bất vào nơi nào phần nền của thanh thực đơn hay các thanh công cụ đang hiển thị. Nhấp vào nền có nghĩa là nhấp vào một thực đơn lệnh hay một công cụ nào, và khi đó Word sẽ hiển thị một danh sách các thanh công cụ. Đánh dấu vào tên thanh công cụ nào đó để hiển thị nó và không chọn để ẩn nó. Thao Tác Với Các Ký Tự Đặc Biệt Khi đánh một tài liệu, cũng có thể nhập một số ký tự không được trình bày trên màn hình hay khi in, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng không tồn tại. Để xem các ký tự này, chọn Options từ thực đơn Tools và nhấp vào thẻ View và sau đó thực hiện những lựa chọn thích hợp. Hình 4.9 cho ta thấy ảnh hưởng của việc chọn Spaces(các dấu cách) và Paragraph Marks(dấu ngắt đọan). Hình 4.9 Những lựa chọn này để xem những ký tự không in được.

Trang: 10

Thiết Lập Các Tùy Chọn Cơ Bản Khi chia sẻ tài liệu với những người khác, có thể muốn xác nhận tài liệu đó do ta thực hiện. Để làm những việc này, chọn Properties từ thực đơn File và nhập tên trong hộp Author(tác giả) như hình 4.10. Hình 4.10 Khẳng định quyền tác giả của những tập tin.

Một cách khác để xác định quyền sở hữu của tài liệu là thiết lập một thư mục mặc định để lưu hay tạo mới các tài liệu. Để làm điều đó, hãy chọn Options từ thực đơn Tools rồi chọn thẻ File Location. Chọn mẫu Documents và chọn nút Modify. Khi Word hiển thị hộp thoại Modify Location, sử dụng hộp Look in để xác định thư mục muốn Word sử dụng làm thư mục mặc định để lưu hay tạo mới tài liệu. Khi đó Word luôn tìm các tập tin trong thư mục này khi ta thực thi lệnh Open và sẽ lưu tập tin ở thư mục này nếu ta thực hiện lệnh Save.

Trang: 11

Các Thao Tác Chính Trong hoïc phaàn này ta sẽ học cách làm những việc sau đây: • Nhập dữ liệu. • Chọn và thao tác với dữ liệu. • Sao chép, di chuyển và xóa dữ liệu. • Tìm kiếm và thay thế dữ liệu.

Nhập Liệu Dữ liệu có đủ hình dạng, kích cỡ bao gồm tài liệu thuần túy và các ký tự hay biểu tượng đặc biệt.Trong phần này ta sẽ học cách nhập cả 2 lọai trên. Nhập Văn Bản Khi làm việc với một tài liệu thì nhập liệu là việc đơn giản nhất. Chỉ cần lấy bàn phím và bắt đầu gõ để nhập liệu. Chèn Các Ký Tự Đặc Biệt Nhập tài liệu bình thường thì dễ dàng, nhưng bàn phím không cung cấp tất cả các ký tự mà ta cần. Khi muốn chèn một ký tự đặc biệt hay một biểu tượng, đặt con trỏ tại nơi muốn chèn ký tự hay biểu tượng đó rồi chọn Symbol từ thực đơn Insert để hiển thị hộp thoại Symbol (Hình 4.11). Hình 4.11 Chèn các ký tự đặc biệt.

Nhấp to view Symbols Nhấp to view Special Characters

Click to insert a symbol or special charater Hộp thoại cung cấp hàng trăm ký tự và các biểu tượng đặc biệt: có thể phải bỏ ra một ít thời gian để xem qua. Có một thẻ cho các ký tự đặc biệt và 1 thẻ cho các biểu tượng. Để chèn bất kỳ ký tự hay biểu tương nào, chỉ cần chọn cái đó và nhấn nút Insert. Nhấp vào Close để trở lại tài liệu hay để chèn một ký tự hay một biểu tượng mới. Trang: 12

Chọn Dữ Liệu Cách đơn giản nhất để chọn một vùng dữ liệu là nhấp, giữ và kéo chuột qua vùng dữ liệu đó. Nhưng có một số cách khác giúp ta làm điều đó dễ dàng hơn. Chọn Văn Bản Không phải ai cũng muốn kéo chuột để chọn vùng dữ liệu mình cần. Bảng 4.2 liệt kê một số cách kết hợp giữa các phím trên bàn phím và chuột để chọn vùng dữ liệu. Mọi việc đều bắt đầu tại điểm đặt của con trỏ. Table 4.2 Chọn vùng dữ liệu. Động tác

Kết quả

nhấp đôi

Chọn từ

nhấp ba

Chọn đọan.

Nhấp lề trái

Chọn dòng

Ctrl+nhấp

Chọn câu.

Nhấp+kéo chuột

Chọn văn phần bản.

Shift+Mũi tên phải

Chọn ký tự tiếp theo.

Shift+Mũi tên trái

Chọn ký tự trước.

Shift+Mũi tên lên

Chọn tất cả các ký tự trước điểm chèn của dòng hiện tại đến hết phần sau của dòng trước đến (ND:hòanh độ) vị trí chèn.

Shift+down arrow

Chọn tất cả các ký tự điểm chèn của dòng hiện tại đến vị trí này của dòng sau.

Ctrl+Shift+Mũi tên phải

Chọn từ điểm chèn đến cuối từ hiện tại

Ctrl+Shift+Mũi tên trái

Chọn từ điểm chèn đến đầu từ hiện tại

Shift+End

Chọn từ điểm chèn đến hết dòng

Shift+Home

Chọn từ điểm chèn đến đầu dòng

Ctrl+Shift+Mũi tên xuống

Chọn từ điểm chèn đến hết đọan

Ctrl+Shift+Mũi tên lên

Chọn từ điểm chèn đến đầu đọan

Shift+PgDn

Chọn xuống 1 màn hình từ điểm chèn

Shift+PgUp

Chọn lên 1 màn hình từ điểm chèn

Ctrl+Shift+Home

Chọn từ điểm chèn đến đầu tài liệu.

Ctrl+Shift+End

Chọn từ điểm chèn đến hết tài liệu.

Ctrl+A

Chọn cả tài liệu Trang: 13

Khi đã chọn vùng dữ liệu, Word sẽ tô sáng ngược vùng dữ liệu đó ( nghĩa là sẽ đổi ngược lại thay vì mặc định của Word là nền trắng và chữ đen) như Hình 4.12. Hình 4.12 Word sẽ hiển thị vùng dữ liệu hiển thị với màu đảo ngược.

Hiệu Chỉnh Dữ Liệu Hiệu chỉnh tài liệu cũng chỉ đơn giản như việc nhập liệu, và hơn thế nữa Word cũng đã cung cấp một số cách để làm việc đó. Chèn Văn Bản Có thể hiệu chỉnh một tài liệu bằng cách chèn các ký tự mới hoặc thay thế các ký tự có sẵn bằng các ký tự mới. Để chèn các ký tự mới, hãy theo các bước sau: 1. Word mặc định tài liệu theo chế độ Insert. Có thể kiểm tra xem tài liệu đang ở chế độ nào bằng cách xem thanh trạng thái (Status bar) tại biểu tượng OVR. Nếu nó bị mờ thì đang ở chế độ chèn(Insert). Còn ngược lại thì đang ở chế độ đè(Overtype). Nhấn phím Insert để chuyển đổi qua lại giữa 2 chế độ này. 2. Đặt con trỏ tại vị trí muốn thêm 1 hay nhiều ký tự mới. 3. Bắt đầu gõ vào. Nên nhớ rằng, sử dụng chế độ chèn để thêm các ký tự nên có thể thay đổi một từ từ số ít thành số nhiều bằng cách thêm 1 ký tự s, vân vân ….Ngược lại, có thể thay thế các ký tự có sẵn cũng bằng cách như vậy nhưng phải làm trong chế độ đè(Overtype). Để có thể làm việc ở chế độ Overtype hãy nhấn phím Insert và kiểm tra thanh Status, biểu tượng OVR phải được hiện. Một khi đã ở chế độ Overtype, đặt con trỏ nơi muốn bắt đầu việc thay thế và bắt đầu gõ dữ liệu mới. Word sẽ ghi đè lên các ký tự cũ và thay thế từng ký tự một. Sử Dụng Undo(hủy) và Redo(làm lại) Hiệu chỉnh không chỉ có nghĩa là thêm vào hay thay thế các ký tự. Ví dụ ta quyết định nghiêng hay đậm cho một từ hay một nhóm từ, hoặc quyết định xóa hoàn toàn một từ. Nhưng thỉnh thỏang, có thể thay đổi ý định và sau đó lại thay đổi ý định lại một lần nữa. Đó là khi các nút Undo và Redo trở nên hữu ích. Undo là hủy hành động và Redo là hủy bỏ hành động hủy bỏ cuối cùng. Đừng để điều đó gây bối rối cho ta, thật sự nó rất đơn giản. Nút Undo theo dõi các hành động của ta và bất kỳ khi nào muốn hủy một hành động thì đơn giản nhấn Undo. Cách khác, có thể chọn Undo Typing từ thực đơn Edit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z. Một ví dụ nhỏ, chẳng hạn gõ một ký tự và nhấn Undo để xóa nó. Nếu quyết định lấy ký tự đó lại thì nhấn Redo. Nhấp chọn Undo hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z sẽ hủy hành động cuối cùng. Nút Undo duy trì một danh sách các hành động mà ta có thể lựa chọn trong danh sách liệt kê như Hình 4.13. Bằng cách đó, có thể chọn để hủy nhiều hơn một hành động chỉ với một cái nhấp chuột đơn giản. Nút Redo cũng Trang: 14

tương tự như vậy, nó theo dõi ghi lại các hành động Undo và cũng cho phép chọn chúng trong danh sách liệt kê kèm theo. Hình 4.13 Chọn một phần tử từ hộp danh sách liệt kê Undo.

Sao Chép, Di Chuyển và Xóa Hiệu chỉnh có thể đòi hỏi sao chép, di chuyển hoặc kể cả việc xóa tài liệu từ một tài liệu có sẵn hay giữa các tài liệu. Sao Chép Văn Bản Để nhân bản hay sao chép tài liệu, hãy làm theo các bưới sau: 1. Chọn vùng tài liệu cần sao chép bằng một trong các cách đã nói ở trên. 2. Chọn Copy từ thực đơn Edit hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + C. 3. Đặt con trỏ tại vị trí đích. Nếu muốn sao chép qua một tài liệu đang mở khác thì chọn tài liệu đó từ thực đơn Window hoặc từ biểu tượng thu nhỏ tài liệu trên thanh tác vụ, rồi sau đó đặt con trỏ tại vị trí cần của tài liệu cần sao chép qua. 4. Khi con trỏ đã ở đúng vị trí cần sao chép, chọn Paste từ thực đơn Edit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Di Chuyển Văn Bản Để di chuyển văn bản, sử dụng qúa trình tương tự như đã mô tả. Tuy nhiên thay vì chọn Copy từ thực đơn Edit thì chọn Cut (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X). Làm như vậy sẽ xóa dữ liệu đã được chọn. (có thể chọn Undo nếu cần thiết, xem phần Sử dụng Undo và Redo). Tiếp theo đặt con trỏ đến nơi đích và chọn Paste từ thực đơn Edit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Tương tự như việc nhân bản (sao chép), có thể di chuyển văn bản từ tài liệu này sang tài liệu khác bằng cách chọn tài liệu từ thực đơn Window hay biểu tượng Word trên thanh tác vụ Window. Đôi khi, kéo và thả là cách dễ dàng nhất để di chuyển văn bản. Chỉ cần tô sáng đoạn tài liệu và kéo rồi thả nó tại vị trí cần đến. Xóa Văn Bản Đừng quá lo lắng khi xóa dữ liệu. Cho đến khi chưa lưu tài liệu thì xóa dữ liệu không phải là đã kết thúc. Có thể đóng tài liệu đừng lưu và mở lại tài liệu để khôi phục lại dữ liệu đã bị xóa. Hay cách đơn giản hơn là sử dụng tính năng Undo. Chỉ cần đừng lưu tài liệu cho đến khi chắc chắc đã chính xác. Hoặc, để an tòan thì sao thêm một bản với tên khác. Để xóa văn bản, chọn vùng cần xóa bằng các cách đã thảo luận trước đây và nhấn phím Delete. Trang: 15

Tìm Kiếm và Thay Thế Chẳng có vấn đề khi tìm một từ hay một nhóm từ trong một tài liệu nhỏ, nhưng đối với một tài liệu dài thì nhiệm vụ trở nên khó hơn khi nhìn bằng mắt thường. Muốn tìm, hãy dùng lệnh Find. Tìm Một Từ Hay Một Cụm Từ Lệnh Find của Word có thể giúp tìm thấy các từ và cụm từ trong tài liệu. Để tìm một từ hay cụm từ trong tài liệu, chọn Find từ thực đơn Edit hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + F. Nhập vào từ hay cụm từ cần tìm trong hộp thoại Find and Replace và nhấn nút Find Next. Word sẽ tô sáng dữ liệu đầu tiên tìm thấy. Để tìm tiếp, nhấn Ctrl + F và nhấn Find Next lần nữa. Sử dụng tính năng này, có thể thay đổi văn bản một cách nhanh chóng. Ví dụ, nếu muốn thay đổi chữ St thành chữ Street, chọn Replace từ thực đơn Edit hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Trong hộp thoại Find and Replace nhập vào từ cần tìm và từ thay thế, trong trường hợp này là St và Street lần lượt như ở Hình 4.14. Hình 4.14. Thay thế văn bản bằng tính năng Find and Replace

Trang: 16

Để thay thế nhanh chóng tất cả chữ St thành Street, chọn nút Replace All hoặc có thể chọn Find Next và Replace khi muốn thay thế văn bản đang được tô sáng. Để bỏ qua mà không thay thế thì chọn Find Next.

Định Dạng Có lẽ sức mạnh thực sự của Word là định dạng. Nội dung văn bản có thể truyền đạt mục đích của tài liệu nhưng khả năng định dạng tài liệu có thể tạo nên sự khác biệt giữa thành công hay thất bại của một tài liệu. Nếu độc giả cảm thấy tài liệu quá rườm rà hay quá nhàm chán, thì điều đó có thể sẽ làm cho họ không muốn đọc hoặc thậm chí có thể quăng vào sọt rác. Trong chương này, ta sẽ học cách để: • Định dạng văn bản. • Định dạng đoạn. • Định dạng toàn bộ tài liệu.

Định Dạng Văn Bản Nội dung chính của tài liệu thường là văn bản. Định dạng văn bản có thể đem lại nét riêng biệt của tài liệu. Trong phần này ta sẽ học cách để định dạng văn bản. Thay Đổi Font Font mà sử dụng có thể thể hiện phong cách riêng: trang trọng, bình thường, tính thẩm mỹ hay thậm chí là không nghiêm túc. Có thể thay đổi font và kích cỡ của nó theo các bước sau: 1. Chọn Font từ thực đơn Format. 2. Chọn thẻ Font trong hộp thoại Font nếu cần thiết. 3. Chọn một font trong danh sách. 4. Chọn một giá trị trong điều khiển Size. (Hình 4.15).

Trang: 17

Hình 4.15 Thay đổi kiểu và kích cỡ của font.

Lời khuyên: Có thể sử dụng hộp Font và Font Size trên thanh công cụ định dạng để nhanh chóng thay đổi font và kích cỡ của font. Cách làm này chỉ thay đổi font cho văn bản mới chứ không tự động cập nhật cho phần văn bản có sẵn. Để thay đổi phần tài liệu đã có sẵn thì trước hết là phải chọn nó. Tạo Chữ In Đậm, In Nghiêng và Gạch Chân Một vài kiểu định dạng như đậm, nghiêng hay gạch chân có thể giúp nhấn mạnh ý của một từ hay nhóm từ nào đó. May mắn thay, để làm những việc đó trong Word thì rất đơn giản. Chỉ cần chọn phần dữ liệu cần định dạng và chọn nút Bold(đậm), Italic(nghiêng) hay Underscore(gạch chân). Cũng có thể sử dụng hộp thoại Font để làm điều đó (Hình 4.14), nhưng với thanh công thì nhanh hơn. Dùng chỉ số trên (superscript ) và chỉ số dưới (subscript) Chỉ số trên hay dưới được dùng để làm đọan văn bản nhỏ hơn và nằm trên hay dưới so vớ bình thường.Hình 4.16 cho thấy 2 trường hợp này.

Trang: 18

Để thực hiện, chọn Font từ thực đơn Format và chọn Subscript hay Superscript trong phần Effects (xem Hình 4.15). Nếu văn bản cần làm đã có sẵn thì chọn rồi thực hiện các thao tác này. Các kiểu viết hoa (letter case) Đây là một phần quan trọng của câu. Thông thường, ta xác định chữ hoa hay không ngay trong lúc nhập liệu. Theo mặc định thì khi nhập là chữ thường, vì thế để nhập chữ in hoa, phải nhấn và giữ nút Shift. Tuy nhiên, phần tài liệu có sẵn cũng có thể thay đổi thành chữ hoa hay thường. Để làm điều đó, chọn các ký tự và bấm tổ hợp phím Shift + F3. Giữ phím Shift và tiếp tục nhấn F3 cho đến khi được kiểu viết hoa như ý muốn. Tổ hợp phím này xoay vòng 3 trường hợp: ký tự đầu của mỗi chữ trong phần được chọn là chữ in hoa, tất cả các ký tự đều in hoa và trường hợp cuối là tất cả đều là chữ thường. Dùng Màu Sắc Chỉ thêm một ít màu sắc cho tài liệu tài liệu cũng có thể tăng khả năng truyền cảm của nó. Ví dụ, sử dụng một ít màu hồng hay màu vàng có thể là một lựa chọn tốt cho việc mời tham dự một buổi tiệc. Có thể nhấn mạnh việc trễ hẹn trả tiền bằng màu đỏ. Thỉnh thoảng màu sắc còn sử dụng để phân loại dữ liệu. Để thay đổi màu thay vì màu đen mặc định của Word, chọn văn bản cần tô màu và chọn một màu trên bảng màu (Hình 4.17)

Trang: 19

Có thể thay đổi màu mặc định của font bằng cách chọn một màu từ hộp Font Color trong hộp thoại Font (xem Hình 4.15). Nhưng nhớ rằng việc này không ảnh hưởng gì tới văn bản đã có sẵn nếu không chọn chúng trước khi thao tác. Sao Chép Định Dạng Có Sẵn Thông thường khi định dạng, ta phải thực hiện nhiều thao tác với sự kết hợp giữa chuột và bàn phím. Vì thế, khi có được một kiểu định dạng ưa thích, ta có thể sao chép cho văn bản mới một cách nhanh chóng hơn. Công cụ Format Painter giúp ta làm điều đó: 1. Chọn văn bản muốn sao chép định dạng. 2. Nhấp chọn Format Painter. 3. Chọn văn bản muốn định dạng. Để định dạng nhiều đoạn văn bản không liên tục, nhấp đúp công cụ Format Painter để khóa nó, sau đó chọn từng vùng muốn định dạng. Sau khi hòan tất, nhấp lại công cụ Format Painter để mở khóa. Sử Dụng kiểu dáng ( Styles) Kiểu dáng (style) đại diện cho một tập hợp các định dạng mà ta có thể áp dụng cùng một lúc. Một tài liệu có thể bao gồm một số kiểu dáng để có thể định dạng dễ dàng và nhanh chóng. Thực tế Word cung cấp một số kiểu dáng, hoặc người dùng có thể tự tạo kiểu dáng riêng cho mình. Để áp dụng kiểu dáng cho văn bản đã có, chọn một kiểu dáng từ danh sách của điều khiển Style (trên thanh công cụ định dạng). Các thuộc tính của style đã chọn sẽ ảnh hưởng tới văn bản đã chọn. Gạch nối (Hyphenation) Một số loại tài liệu không cho phép tách từ cuối dòng. Nhưng khi cần, có thể thực hiện một cách nhanh chóng và tự động: 1. Chọn Language từ thực đơn Tools, rồi chọn Hyphenation. 2. Trong hộp thoại Hyphenation (Hình 4.18) chọn Automatically Hyphenate Document.

3. Nhấp OK để đóng hộp thoại lại và khi đó Word sẽ tự động tách từ cho cả tài liệu.

Định Dạng Đoạn Trong phần trước, ta đã học cách định dạng văn bản. bây giờ ta sẽ học cách định dạng cho đọan. Định dạng này ảnh hưởng đến toàn bộ văn bản trong một đoạn, ví dụ như thụt đầu dòng, ngắt dòng, vân vân… Chèn và bỏ dấu ngắt đọan(Paragraph Marks) Dấu ngắt đọan là một ký tự không in được, đánh dấu sự kết thúc một đoạn văn bản. Để chèn ký tự này, nhấn phím Enter và như vậy sẽ tạo một dòng mới. Tìm kiếm dấu ngắt đọan có thể khó khăn bởi vì theo mặc định Word không hiển thị những ký tự này. Nếu ký tự này hiển thị, có thể định vị và xóa giống bất kỳ một ký tự khác nào. Khi không hiển thị thì chọn khoảng trống giữa ký tự cuối cùng của đoạn trước vào ký tự đầu tiên của đoạn sau và nhấn phím Delete. Làm như vậy là gộp hai đọan thành một. Chèn và bỏ dấu xuống dòng Trang: 20

Một dấu xuống dòng mềm (soft carriage return) giống như dấu ngắt đoạn là buộc văn bản xống dòng mới. Khác nhau là dấu xuống dòng mềm không tạo ra đọan mới. Mặc dù thế, trên màn hình có thể trông giống như 2 đoạn tài liệu, chẳng hạn như trước và sau dấu xuống dòng mềm, văn bản được định dạng như trong một đọan. Word có thể không hiển thị khác biệt giữa một khoảng trắng ở cuối câu với dấu xuống dòng mềm. Để xóa dấu xuống dòng mềm , đơn giản là đặt con trỏ trên câu đó, nhấp phím End trên bàn phím và sau đó nhấn phím Delete. Canh/Căn (Aligning) Canh văn bản có thể giúp ta tạo các nhóm hoặc phân biệt một vùng văn bản với phần còn lại của tài liệu. Phần lớn các trường hợp, canh được xem là một lọai định dạng nhanh nhất. Nếu văn bản có sẵn, chọn nó và nhấp nút thích hợp trên thanh công cụ định dạng như Align Left, Align Right, Center và Justify, hay chọn Paragraph từ thực đơn Format và xác định các tùy chọn canh lề thích hợp như Hình 4.19.

Cũng có thể chọn định dạng canh trước rồi mới nhập dữ liệu sau. Thụt Lề(Indenting) Đọan văn bản kèm theo nhiều kiểu định dạng trong đó có thụt lề là đáng quan tâm. Thông thường là thục lề đơn, bên trái của dòng đầu(của đọan). Thường thì ta thấy một khỏang chừa trống ở bên trái hay cả hai bên trái và phải. Một kiểu dáng khác được gọi là thụt dòng kiểu treo(hanging): dòng đầu tiên không thụt lề trong khi tất cả các dòng còn lại thụt lề bên trái. Hình 4.20 cho ta thấy các kiểu thụt lề.

Trang: 21

Để thụt lề, chọn Paragraph từ thực đơn Format rồi lực chọn thích hợp. Để định dạng thụt lề một đoạn tài liệu nhanh chóng, đặt con trỏ trong đoạn và nhấp Decrease Indent(giảm) hay Insrease Indent(tăng) trên thanh công cụ định dạng. Cách dòng(Line Spacing)

Phần lớn các ứng dụng xử lý từ đều mặc định cách dòng đơn, nhưng đôi khi ta muốn thiết lập khác đi. Chẳng hạn, một tài liệu nháp sẽ dễ đọc hơn nếu được cách dòng đúp. Cách dòng là khỏang cách giữa đáy một dòng văn bản đến đầu của dòng kế tiếp. Khỏang cách này dựa vào font lớn nhất. Để thay đổi cách dòng cho một đọan, chọn Paragraph từ thực đơn Format rồi quyết định một trong những phần chọn trong danh sách của thẻ Indents and Spacing: Single, 1.5, Double, At least, Exactly, Multiple. Cũng có thể nhấp công cụ cách dòng trên thanh công cụ định dạng. Single: đơn, 1.5: gấp rưỡi, và Double: gấp đôi. Khi chọn At least, Exactly, và Multiple, ta cần chỉ ra giá trị trong điều khiển AT. At least và Exactly là giá trị tính bằng điểm tương ứng với kích thước font. Khi chọn Multiple thì nhập số dòng:3, 4, vv Định Khoảng Cách Giữa Các Đoạn Khoảng cách trên và dưới một đoạn cũng là một phần của định dạng đọan. Chọn Paragraph từ thực đơn Format và xác định các giá trị After và Before trong các tùy chọn Spacing. Đặt mốc (Tabs) Mốc dùng để chèn một số khoảng trống nhất định và có nhiều cách để sử dụng chúng: • Left: canh lề trái và chữ nằm bên phải. • Center: canh giữa và văn bản canh đều hai phía của mốc. • Right: canh lề phải và chữ theo sau nằm bên trái. • Decimal: canh lề giá trị thập phân của các ký tự thập phân.

Trang: 22

Để thiết lập mốc, chọn Tabs từ thực đơn Format và thiết lập các tùy chọn thiết hợp (Hình 4.21). Sau khi đặt mốc, có thể chèn mốc vào văn bản bằng cách nhấn phím Tab. Để gỡ bỏ mốc, đặt con trỏ ngay sau dấu mốc và nhấn phím Backspace. Hình 4.21 Thiết lập các thuộc tính của mốc thông qua hộp thoại Tab. Enter the tab’s position

Identify the tab type.

Trang: 23

Danh sách đánh dấu và đánh số (bulleted, numbered list) Danh sách được đánh dấu hay đánh số là một cách hiệu quả để nhóm các điểm chung hoặc dẫn dắt độc giả suốt một danh sách thứ tự nào đó. May mắn thay, vấn đề rất đơn giản. Có thể nhập hết văn bản rồi định dạng một lần, hoặc bật chức năng định dạng và nhập văn bản rồi tắt định dạng khi đã xong. Cách khác là nhấp Bullets hay Numbering trên thanh công cụ định dạng. Khi đó, các dấu hay số tương ứng sẽ được đặt tự động. Để gỡ bỏ, chọn đoạn tài liệu có định dạng đánh dấu hay số rồi nhấp nút tương ứng trên thanh công cụ định dạng. Các kiểu dấu và số: Word cung cấp một số kiểu dấu và số. Hãy chọn Bullets and Numbering từ thực đơn Format. Nhấp thẻ Bulleted hay Numbered và sau đó chọn các thiết lập mong muốn. Thậm chí có thể thay đổi hệ thống số bằng cách chọn Restart Numbering để đánh số lại từ đầu hoặc Continue Previous List để đánh số tiếp. Đóng Khung(Borders )và tô bóng(Shading): Đóng khung và tô bóng là các công cụ định dạng ít được sử dụng nhất. Để thêm một đường viền (khung), chọn đoạn văn bản rồi nhấp nút Outside Border trên thanh công cụ định dạng như Hình 4.22

Công cụ này rất linh họat và cho phép chỉ định một số loại đường viền, chẳng hạn như chỉ có ở trên(Top Border) và dưới (Bottom Border). Thỉnh thoảng, ta muốn tô bóng một ít cho văn bản. Có thể sử dụng công cụ Shading Color trên thanh công cụ Tables and Borders. Để hiển thị thanh công cụ này , nhấp phải vào nền bất kỳ thanh công cụ nào đang hiển thị hoặc trên thanh thực đơn và chọn Tables and Borders. Chọn đoạn tài liệu rồi chọn một màu từ công cụ Shading Color (Hình 4.23). Cũng có thể chọn Borders and Shading từ thực đơn Format để có thêm nhiều tùy chọn khác cho cả 2 trường hợp này.

Trang: 24

Định Dạng Tài Liệu Ta có thể gặp một số khó khăn trong việc định dạng tài liệu ví dụ như thiết lập lề cho trang tài liệu và đánh số trang cho cả tài liệu. Đổi Hướng và Kích Thước Trang In Word mặc định khổ giấy khi in là 8.5-11 inch và in từ trên xuống, nhưng cũng cho ta thiết lập lại. Có hai hướng là đứng (Portrait) và nằm ngang (Landscape). Đứng là hướng mặc định và sẽ in tài liệu từ đỉnh xuống chân giữa 2 lề trái và phải tài liệu. Còn nằm ngang lại in ngang và coi đỉnh và chân tài liệu là lề trái và lề phải. Để thực hiện, chọn Page Setup từ thực đơn File. Trên thẻ Margins chọn Portraits hay Landscape. Trên thẻ Paper chọn một kích cỡ từ danh sách Paper Size. Có thể chọn Custom Size và sau đó là Heigh và Width để chỉ định kích thước giấy. Thay Đổi Lề Mỗi tài liệu tài liệu có 4 lề: trái, phải, trên và dưới. Giá trị mặc định của Word là 1 inches đối với lề trên và dưới, 1.25 inches đối với lề trái và lề phải. Để thiết lập lại, chọn Page Setup từ thực đơn File và chọn thẻ Margins. Có thể thay đổi 1 ,2 ,3 hay cả 4 lề của tài liệu. Tuy nhiên thiết lập mới có thể xung đột với dữ liệu có sẵn hay hình ảnh trong tài liệu. Khi điều đó, cần phải sắp xếp nội dung tài liệu hay thiết lập lại lề. Chú ý: Hầu hết các máy in không thể in ra ngoài cạnh của trang giấy. Vì thế, nếu thiết lập lề quá nhỏ, có thể bị mất chữ khi in tài liệu. Làm Việc Với Các Dấu Ngắt Trang(Page Breaks) Nếu ta đã thiết lập cho Word kích cỡ trang và canh lề cho trang giấy thì Word quyết định chính xác khi nào sẽ tạo ra một trang mới. Tuy nhiên, có thể yêu cầu Word bắt đầu trang mới bất kỳ chỗ nào bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter. Hay, có thể chọn Break từ thực đơn Insert. Để xóa dấu ngắt trang, đặt con trỏ trên dấu ngắt trang và nhấn phím Delete(ND: ở chế độ xem Normal). Trình bày Đầu Trang(Header) và Chân Trang(Footer) Đầu trang và chân trang giúp duy trì tính nhất quán từ trang này sang trang khác của tài liệu. Có thể sử dụng chúng để hiển thị số trang, tên và vị trí của tài liệu hoặc ngày của một báo cáo. Không có bất cứ một qui định nào cho dữ liệu được trình bày trong đầu trang và chân trang. Đó đơn giản là một vùng giới hạn ở đầu và cuối trang tài liệu và dữ liệu được lặp lại giống nhau ở tất cả các trang. Mặc định chức năng đầu trang và chân trang không khả dụng. Có thể bật chức năng này bằng cách chọn lệnh Header and Footer từ thực đơn View. Khi đó, Word sẽ hiển thị vùng đặc biệt ở đầu và cuối trang hiện hành và thanh công cụ Header and Footer. Hình 4.24 hiển thị văn bản ở đầu trang. Trang: 25

Sau khi nhập văn bản vào đầu trang hay chân trang, nhấn nút Close trên thanh công cụ Header and Footer để trở lại phần thân của tài liệu. Để hiệu chỉnh đầu trang hay chân trang, đơn giản là chọn Header and Footer từ thực đơn View.

Trang: 26

Chức năng nâng cao Cao Đầu Trang và Chân Trang Đầu trang thường được sử dụng để hiển thị thông tin về chính tài liệu, ví dụ như ngày tài liệu được in, số trang hiện tại, nơi lưu trữ tài liệu trong hệ thống. Word quản lý những khả năng này một cách tự động. Hình 4.25 trình bày nhiều tùy chọn tự động mà ta có thể thêm vào đầu hay chân trang tài liệu thông qua hộp Insert Auto Text. Đơn giản chỉ việc chọn để hiển thị và in một gía trị nào đó. Ví dụ, ta chọng: -PAGE- để hiển thị và in số thứ tự của từng trang,, Created On – ngày tạo tài liệu, Filename and Path – tên và nơi lưu tập tin.

Đánh Số Trang Tự Động Khả năng chèn số trang tự động trong hộp Insert Auto Text có thể không phù hợp trong nhiều trường hợp. Nhưng, may thay Word còn cung cấp một số cách khác để thêm số trang cho một tài liệu. Các hộp Insert Page Number và Insert Number of Pages trên thanh công cụ Header and Footer hiển thị số trang của trang hiện tại và tổng số trang của toàn bộ tài liệu. Hãy theo những chỉ dẫn đơn giản sau đây để tạo một chân trang như Hình 4.26. 1. Tại phần đầu trang hay chân trang đang mở đánh vào chữ “page number ”. (Chú ý có một ký tự trống sau chữ number). 2. Nhấp Insert Page Number để chèn vào số trang hiện hành và thêm ký tự trống khác. 3. Đánh vào chữ “of” sau ký tự trống. 4. Nhấp Insert Number of Pages để chèn tổng số trang của tài liệu. Nếu, muốn canh giữa hay canh phải dữ liệu này, đơn giản chỉ cần chọn nó rồi sử dụng thanh công cụ định dạng.

Trang: 27

Các Đối Tượng Của Word Nội dung tài liệu không chỉ có văn bản. Có thể sử dụng các bảng để tổ chức dữ liệu, hiển thị biểu đồ(chart) và thậm chí cả ảnh(image) và hình(picture) nữa. Phần này trình bày cách để: • Tạo bảng. • Thêm và sửa đổi dữ liệu trong bảng. • Định dạng cho bảng. • Chèn và thao tác các hình hoặc các tập tin ảnh.

Bảng Các hàng và cột của ô tạo ra một bảng để có thể điền văn bản hoặc hình ảnh. Các bảng thường được dùng để tổ chức và trình bày thông tin. Có hai thanh công cụ cần khi làm việc với bảng: thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ bảng và đường viền(Tables and Borders). Thanh công cụ sau cung cấp nhiều tùy chọn hơn. Tạo Bảng Để tạo bảng, đặt con trỏ tại nơi mà ta muốn, nhấp nút Insert Table trên thanh công cụ chuẩn. Khi word hiển thị bảng mẫu ban đầu, hãy chọn số hàng và cột. Ví dụ hình 4.27 trình bày tạo ra bảng nhỏ với 3 cột và 4 hàng.

Trang: 28

Nhập và Hiệu Chỉnh Dữ Liệu Trong Bảng Sau khi chèn bảng, có thể bắt đầu nhập dữ liệu. Để nhập, phải chọn ô. Để chuyển sang ô hoặc dòng khác, nhấp Tab. Nhấn enter để chuyển con trỏ đến dòng mới trong cùng ô. Sau khi nhập dữ liệu vào bảng, có thể chỉnh sửa nó giống như bất kỳ văn bản nào trong tài liệu. Đặt con trỏ vào ô tương ứng của bảng sau đó đánh văn bản mới, xoá những văn bản đang có, hoặc sử dụng những kỹ thuật khác để chỉnh sửa văn bản theo ý muốn. Chọn Các Thành Phần Của Bảng Để nhanh chóng truy cập 1 ô, nhấp bên trong ô. Để chọn toàn bộ ô thì nhấp vào bên trái ô. Có thể biết được đang ở bên trái ô là nhờ dấu chèn đã đổi thành mũi tên ngắn, giống như hình 4.28

Nhấp vào bên trái của 1 dòng để chọn tất cả các ô trong dòng đó. Để chọn toàn bộ cột, nhấp phía trên cột. Để chọn toàn bộ bảng, kéo chuột qua cả bảng. Cũng có thể chọn Select từ thực đơn Table và sau đó chọn thành phần tương ứng từ thực đơn con. Chèn Hàng và Cột Để chèn 1 hàng hoặc 1 cột, nhấp bất kỳ ô nào của hàng hoặc cột liền kề. Chọn Insert từ thực đơn Table và quyết định tùy chọn thích hợp từ thực đơn con. Có thể chèn cột vào trái hoặc phải của cột hiện tại hoặc dòng ở trên hoặc ở dưới của dòng hiện tại, như hình 4.29

Trang: 29

Để xoá 1 dòng hoặc cột, nhấp vào dòng hoặc cột muốn xoá. Sau đó chọn Delete từ thực đơn Table rồi quyết định tùy chọn thích hợp từ thực đơn con. Hiệu Chỉnh Cột và Hàng Word sử dụng kích thước mặc định để xác định độ cao của dòng và độ rộng của cột. Độ rộng phụ thuộc vào số cột trong bảng. Có thể thay đổi cả hai tham số này. Cách dễ dàng nhất là cho Word xử lý tự động. Đầu tiên chọn một cột, hàng hoặc toàn bộ bảng. Sau đó chọn AutoFit từ thực đơn Table để hiển thị những lựa chọn tiếp theo: • AutoFit to Contents: Cột được điều chỉnh sao cho vừa với độ rộng của mục có nội dung lớn nhất. • AutoFit to Window: Bảng được điều chỉnh phù hợp lề trái và lề phải của đoạn hiện tại • Fix Column Width: Mỗi cột có độ rộng cố định giống nhau đã được định sẵn. • Distribute Rows Evenly: Thiết lập lại tất cả các hàng về cùng một kích thước. • Distribute Columns Evenly: Thiết lập lại tất cả các cột về cùng một kích thước. Cũng có thể thay đổi độ rộng của cột và độ cao của hàng một cách thủ công. Để thay đổi độ rộng của một cột, đặt con trỏ lên đường phân cách giữa cột này với cột khác. Giữ phím của chuột và kéo để thay đổi độ rộng của cả hai cột. Để thay đổi chiều cao của hàng, có thể sử dụng phím Enter để thêm vào dòng trống trong 1 ô bất kỳ trong hàng. Hiệu Chỉnh Ô Ở phần trước ta đã được học cách vẽ các đường viền. Cũng có thể làm giống như vậy đối với các ô. Đơn giản chỉ cần nhấp vào bên trái để chọn ô. Sau đó chọn Outside Border trên thanh công cụ Tables and Borders (hoặc trên thanh công cụ định dạng) để thêm đường viền cho ô được chọn. Để chỉnh sửa kiểu đường viền ô với các ô đã được chọn, chọn một kiểu từ danh sách đổ xuống của điều khiển Line Styles hoặc thay đổi độ rộng của đường viền bằng cách xác định một tùy chọn từ danh sách của Line Width. Hộp Border Color cho phép xác định màu đường viền.

Trang: 30

Tô Bóng Ô Tô bóng có thể tạo ra điểm nổi bật cho bảng và giúp dễ đọc hơn. Để tô bóng cho ô, nhấp chọn ô và chọn 1 màu từ hộp điều khiển Shading Color .

Hình, Ảnh, Biểu Đồ: Thử hình dung xem, ta sẽ thu hút khách hàng tiềm năng của mình bằng những cuốn sách nhỏ đầy hình ảnh của sản phẩm thay vì những văn bản miêu tả rất tẻ nhạt? Hình, ảnh và biểu đồ nếu được sử dụng đúng lúc sẽ gây ấn tượng hơn là văn bản. Chèn Hình, Ảnh hoặc Biểu Đồ: Ta tạo hình, ảnh hoặc biểu đồ riêng và sau đó chèn chúng vào tài liệu. Thông thường ta dùng lệnh Picture để chèn cả 3 đối tượng trên. Để làm vậy, xác định vị trí của điểm chèn. Sau đó, chọn thẻ Picture trong thực đơn Insert. Sẽ xuất hiện menu con để cung cấp thêm 1 số lựa chọn. Trong nội dung bài thi ICDL, cần biết về những lựa chọn sau đây • • • •

Clip Art: Hiển thị hộp thoại Insert ClipArt cho phép chọn một trong những tranh đă có sẵn trong word. From File: Hiển thị hộp thoại Insert Picture cho xác định tập tin phù hợp. From Scanner of Camera: Chén bức tranh được lưu giữ trong bộ nhớ của máy quét hoặc máy ảnh kỹ thuật số. Chart: Tùy chọn này cho phép chèn một biểu đồ.

Chọn Hình, Ảnh hoặc Biểu Đồ Cần chọn một hình hay biểu đồ là để thực hiện một số thao tác như sao chép hoặc di chuyển. Để chọn, đơn giản nhấp vào hình hoặc biểu đồ đó. Khi đối tượng đă được chọn, đường viền và những núm điều chỉnh được hiển thị như ở Hình 4.30. Hình 4.30 Biểu đồ được chọn có các núm điều chỉnh.

Sao Chép Hình, Ảnh hoặc Biểu Đồ Đó là một việc dễ dàng. Đơn giản là nhấp để chọn đối tượng và chọn Copy từ thực đơn Edit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C. Sau đó xác định vị trí của điểm chèn rồi chọn Paste từ thực đơn Edit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Nếu cần sao chép từ tài liệu này sang tài liệu khác, mở cả hai tài liệu đó. Đối với tài liệu nguồn, chọn và sao chép đối tượng. Làm cho tài liệu đích được hiện hành bằng cách chọn từ thực đơn Window hoặc nhấp biểu tượng của tài liệu trên thanh tác vụ. Trong tài liệu đích, chọn vị trí điểm chèn sau đó dán đối tượng. Trang: 31

Di Chuyển Hình, Ảnh hoặc Biểu Đồ Sử dụng phương pháp sao chép đối tượng được mô tả trên đây để di chuyển đối tượng. Điểm khác nhau duy nhất là thay vì chọn Copy từ thực đơn Edit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C , phải chọn Cut từ thực đơn Edit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X. Lệnh Cut xóa bỏ đối tượng khỏi vị trí nguồn. Thay Đổi Kích Thước Hình, Ảnh hoặc Biểu Đồ Hình 4.30 hiển thị một số núm điều chỉnh xung quanh biểu đồ. Sử dụng những núm đặc biệt này để thay đối kích cỡ của hình hoặc biểu đồ giống như đổi kích thước của cửa sổ windows. Rà chuột trên bất cứ núm điều chỉnh nào và khi con trỏ chuột biến đổi thành mũi tên 2 chiều, nhấn chuột và đẩy núm điều chỉnh vào hoặc kéo nó ra. Ghi nhớ rằng, không phải hình nào cũng đẹp khi điều chỉnh như thế. Nếu kéo núm điều chỉnh ở một cạnh, chỉ có chiều dài hoặc chiều rộng của hình thay đổi làm cho nó trở nên méo mó. Nếu kéo núm điều chỉnh ở góc, cả chiều dài và rộng sẽ thay đổi theo tỉ lệ. Xóa Hình, Ảnh hoặc Biểu Đồ Xóa hình, ảnh hoặc bản đồ rất đơn giản. Chọn đối tượng và nhấm phím Delete. Tuy nhiên, làm như vậy có thể gây ra hậu quả không mong muốn như tài liệu xuống dòng tự động và kéo theo các đối tượng khác cũng bị di chuyển.

Trang: 32

Trộn thư (Mail Merge) Cá nhân hóa một bức thư mẫu (form letter) hay in nhãn (labels) là việc làm buồn tẻ và tốn thời gian. Với sự trợ giúp của Word, ta có thể nhanh chóng làm việc đó. Phần này trình bày thế nào là trộn thư và những vấn đề cơ bản cần làm chủ.

Khái niệm và thực hành Đôi khi cần gửi một tài liệu cho nhiều người nhưng với nội dung phải được cá nhân hóa. Quá trình này được gọi là thực hiện trộn thư, và chúng ta cần hiểu mới qua được kỳ thi. Trộn thư là gì?

Trộn thư là quá trình trộn hai tài liệu thành một tài liệu mới. Ta bắt đầu với hai tài liệu, gọi là tài liệu chính(main document )và tài liệu nguồn dữ liệu(data source document ). tài liệu chính thường là một bức thư mẫu hay một cái gì đó tương tự. Nguồn dữ liệu chứa dữ liệu cần thiết để cá nhân hóa từng bức thư như tên, địa chỉ và nhiều thông tin ứng với từng người nhận trong tài liệu cuối cùng. Làm thế nào mà Word có thể chèn các mẩu thông tin có trong tài liệu nguồn dữ liệu? Ta chèn các vùng (Fields) vào tài liệu chính – những vùng tương ứng với các trường trong tài liệu nguồn dữ liệu. Chẳng hạn, nguồn dữ liệu có thể chứa tên và địa chỉ của mỗi khách hàng mà ta đang cố gắng liên hệ để biết thông tin cập nhật trên tài khỏan của họ. Tài liệu này chứa vùng tên, vùng địa chỉ, vùng thành phố, vùng bang, vv…Tài liệu chính phải chứa thân của bức thư để có thể đưa vào các mã vùng (Field code) cho vùng tên, vùng vùng địa chỉ, vv…Khi trộn hai tài liệu, Word đưa thông tin của một khách hàng vào các vùng này rồi bắt đầu bức thư mới với thông tin của khách hàng tiếp theo, và vv…Cuối cùng, ta được một tài liệu gồm tất cả những bức thư cần thiết. Bây giờ thì có thể lưu hay in ra giấy. Quá trình gồm ba bước: 1. Tạo tài liệu chính (chẳng hạn như một bức thư). 2. Tạo tài liệu nguồn dữ liệu. 3. Trộn hai tài liệu và lưu hay in kết quả. Chuẩn bị tài liệu chính

Không là vấn đề khi tạo tài liệu chính hay nguồn dữ liệu trước. Nhưng, tốt hơn là nên tạo tài liệu chính trước, bỡi vì nếu làm vậy ta sẽ biết dữ liệu gì cần có trong nguồn dữ liệu. Tạo tài liệu chính cũng giống như tạo một tài liệu bất kỳ nào khác. Cũng nhập văn bản, chèn hình ảnh, biểu đồ như bình thường. Khác biệt là ở chỗ, ta cần xác định mã vùng trong thân tài liệu, như hình 4.31. Word gọi các mã vùng này là vùng trộn(merge fields).

Trang: 33

Sử dụng hình 4.31 như là bản hướng dẫn, hãy nhập văn bản của tài liệu.(Ta sẽ học cách nhập mã vùng sau). Sau đó, chọn Mail Merge từ thực đơn Tools để kích họat Mail Merge Helper. Nhấp Create d ưới Main Document rồi Form Letters. Nhấp Active Window, b ỡi vì ta tạotài liệu chính từ một tài liệu trống. Chuẩn bị danh sách thư (Mailing List)

Bước tiếp theo là chuẩn bị nguồn dữ liệu (danh sách thư). Tài liệu này chứa dữ liệu để cá nhân hóa cho từng bức thư. Ở đây, sẽ chỉ ra cách tạo tập tin nguồn dữ liệu. Song trên thực tế, có thể dữ liệu đã có sẵn. Chẳng hạn, nếu dữ liệu chứa trong CSDL Access thì có thể trộn bảng của Access với tài liệu chính. Hãy quay lại với hộp thọai Mail Merge Helper để tạo tài liệu nguồn dữ liệu mới như hình 4.32: 1. Nhấp Get Data trong phần Data Source. 2. Trong hộp thọai hiện ra, chọn các vùng thích hợp cho tài liệu bằng cách lọai các vùng không cần thiết, như hình 4.33.

Trang: 34

3. Khi hòan thành danh sách, nhấp OK và lưu tập tin nguồn dữ liệu khi được nhắc. 4. Nhấp Edit Data Source để hiển thị biểu mẫu nhập liệu như hình 4.34.

5. Sử dụng hình 4.34 làm hướng dẫn, hãy nhập giá trị cho bản ghi thứ nhất. 6. Nhấp Add New. 7. Lặp lại bước 5 và 6 để nhập hết dữ liệu nguồn. 8. Nhấp OK.

Nếu đã có nguồn dữ liệu để trộn thì bỏ qua các bước trên. Thay vào đó là nhấp Get Data và chọn Open Data Source. Ta có thể chọn từ nhiều nguồn dữ liệu, như tài liệu Word, bảng công tác, hay CSDL Access. Word sẽ nhắc ta cung cấp dữ liệu trộn từ nguồn được chọn. Giờ thì ta đã sẵn sàng thêm các mã vùng vào tài liệu chính: 1. Nhấp vào tài liệu chính, nơi cần dữ liệu xuất hiện. 2. Nhấp Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge. Trang: 35

3. Chọn tên vùng. 4. Lặp lại bước 1 đến 4 cho đến khi chèn hết các vùng trộn. 5. Lưu tài liệu. Trộn

Bây giờ thì ta đã có tài liệu chính và tài liệu nguồn dữ liệu nên có thể trộn chúng. Nhấp Merge trên thanh công cụ Mail Merge. Tại thời điểm này, cần quyết định in các thư đã trộn hay lưu chúng. Ở đậy, ta chọn New Document để tạo tài liệu mới(tức chưa in) rồi nhấp Merge. Tài liệu cuối cùng gồm 3 trang, mỗi trang là một bức thư(bao nhiêu thư là rất phụ thuộc vào tài liệu chính). Cái cần nhớ là tài liệu đã trộn chứa tất cả các thư. Hình 4.35 trình bày cái thứ nhất. Quá trình không tạo từng tài liệu cho từng thư. Ta có thể in tài liệu đã trộn hay đóng lại rồi in sau.

Tạo nhãn thư cũng tương tự như tạo thư mẫu. Khác biệt chủ yếu là ở bước 1, khi nhấp Create, hãy chọn Mailing Labels thay vì Form Letters. Sau đó nhấp Setup để xác định kích thước nhãn thư.

Chuẩn bị xuất Đến đây, ta đã biết cách đưa dữ liệu vào tài liệu và thao tác với nó. Cũng cần phải đưa dữ liệu ra nên cần phải lưu trữ, xem, và chia sẻ. Đọan sau đây sẽ trình bày cách chuẩn bị tài liệu để in và gửi ra máy in.

Chuẩn bị Có thể nhập một lô một lốc dữ liệu rồi in. Nhưng sản phẩm cuối cùng có thể không hòan chỉnh. Có nhiều chuyện phải làm trước khi in. Không gì bằng kiểm chứng

Trang: 36

Người thành thạo đến bao nhiêu cũng có thể nhập liệu sai. Đừng bao giờ cho là chính xác. Cứ cho là tài liệu đã được kiểm tra tốt về khía cạnh đánh máy và ngữ pháp. Nhưng: • • • •

Một bản tóm lược chỉ với một sai sót có thể phải vứt vào sọt rác. Sự hóan vị của 2 ký số trong bản tính thuế có thể làm cho ta không thèm xem xét tới nó nữa. Cái gì sẽ xẩy ra nếu người thư ký đánh vần sai tên của ta? Một bản đề nghị với lỗi chính tả hay sai ngữ pháp có thể làm thất vọng một khách hàng tiềm năng.

Có thể cứ tiếp tục, nhưng hãy hượm đã. Chưa có gì đảm bảo đâu. Khi chắc chắn là dữ liệu đã chính xác, ta còn muốn thể hiện với hình thức tốt nhất. Có nhiều câu hỏi muốn đặt ra trước lúc hòan tất tài liệu: liệu tài liệu đã được căn chính giữa các lề chưa? Có dễ đọc không? Phông chữ có phù hợp với mục đích của tài liệu? Kiểm tra lỗi chính tả.

Word có thể giúp phát hiện một số lỗi chính tả. Word duyệt tài liệu để tìm những từ mà nó không nhận ra. Hãy chọn Spelling and Grammar từ thực đơn Tools hay nhấn F7 để kích họat cái gọi là tính năng kiểm tra chính tả (Spell Check feature). Nó dừng lại và chiếu sáng từ đầu tiên mà nó không nhận diện được, như hình 4.36. Ta có thể tiếp tục mà không sửa hoặc chọn nhiều khả năng thay thế khác.

Chức này có thể phát hiện các từ lặp, Chẳng hạn, nếu sơ suất nhập vào “My hat is on the the grass,", từ “the” thứ hai sẽ được coi là sai lỗi chính tả. Khi đó, trong hộp thọai Spelling and Grammar, có các phần chọn Ignore để bỏ qua lỗi (tức giữ lại từ lặp) và Delete để xóa. Thêm từ vào từ điểm cá nhân.

Có khi từ đúng nhưng bị Word cho là sai chính tả. Ví dụ, nếu hay nhập cái tên “Gunderloy” thì nên bổ sung vào từ điển. Như vậy Word sẽ không dừng lại một cách không cần thiết mỗi khi gặp từ này. Trường hợp gặp từ như thế, hãy nhấp nút Add to Dictionary (hình 4.36). Sau đó, chức năng kiểm tra lỗi chính tả sẽ không bao giờ dừng lại khi gặp từ đó. Xem trước (Previewing) tài liệu

Trang: 37

Làm việc vất vả để đảm bảo dữ liệu đúng, dễ đọc và phù hợp với người đọc. Vậy thì, làm sao có thể chắc chắn là khi thực sự in ra sẽ không uổng công, tốn mực và giấy? Word cho xem trước hình ảnh trên màn hình chính xác như khi được in ra trên giấy. Chỉ cần nhấp vào công cụ Print Preview trên thanh công cụ chuẩn là được.

In Khi tài liệu đã sẵn sàng, ta cần chuẩn bị máy in bằng cách chỉ định kích cỡ giấy, chừa lề, vv… Làm thế nào để có bản in

Máy in thật linh họat. Nó chỉ in những gì ta bảo. Có thể in một trang, một số trang, hay cả tài liệu. Cũng có thể in một hay nhiều bản. Nếu cần in một bản gồm cả tài liệu thì có thể nhấp công cụ Print trên thanh công cụ chuẩn. Khi cần điều khiển chi tiết hơn thì chọn Print từ thực đơn File hay nhấn Ctrl+P. Khi đó sẽ hiển thị hộp thọai như hình 4.37.

Phần lớn tên của các phần chọn đã tự giải thích rồi, nhưng in một phạm vi các trang thì cần giải thích thêm một chút: • • • •

Để in một trang, hãy nhập số thứ tự của trang. Để in một phạm vi các trang, hãy nhập trang đầu, dấu ngạch nối(-) rồi trang cuối. Thí dụ, nếu nhập 1-10 thì sẽ in từ trang 1 đến trang 10 hay cho đến hết tài liệu(trường hợp tài liệu ít hơn 10 trang). Để in các trang rời nhau, hãy nhập từng số thứ tự trang, cách nhau bằng dấu phẩy. Chẳng hạn, thiết lập 1, 10 sẽ in trang 1 và trang 10 mà không in trang 2 đến 9. Để in bao gồm phạm vi trang và những trang không liền nhau, hãy dùng cả 3 kỹ thuật nêu trên, nhớ cách nhau mỗi phần bằng dấu phẩy. Thiết lập 1, 3-5, 10 sẽ in các trang 1,3,4,5 và 10. Trang: 38

In một tài liệu

Để in tài liệu, máy của ta phải được kết nối với máy in. Nếu có nhiều máy in được kết nối mà ta không chỉ định gì thì hệ thống sẽ dùng máy in mặc định. Để in, chọn một trong các cách sau: • • •

Nhấp nút Print trên thanh công cụ chuẩn. Chọn Print từ thực đơn File. Nhấn Ctrl+P.

Trang: 39