Handleiding Adminstratie Smartschool

HANDLEIDING ELO: handelsschoolhasselt.smartschool.be

Versie 1.0, september 2006

Handleiding module 'administratie'

Ten geleide

Beste collega deze handleiding is een aanvulling bij de handleiding die van Smartschool afkomstig is. Hiervan verschijnt er binnenkort een nieuwe versie, aangepast aan Smartschool V6.0. In deze handleiding worden een aantal onderdelen van de module 'administratie' toegelicht, nml. intradesk, mijn documenten, reserveringen, de kalender en berichten. Deze handleiding is niet af. Daarom dat deze losbladig is en regelmatig zal worden aangevuld. Veel succes Karel Schiepers

Maar info: [email protected]

2

Handleiding module 'administratie'

3

Inhoudsopgave Ten geleide.......................................................................................... 2 Handleiding aanpassen en verbeteren.......................................................... 4 1 Mijn documenten................................................................................. 5 1.1 Overzicht.....................................................................................5 1.2 De pictogrammen........................................................................... 6 1.3 Een bestand toevoegen.................................................................... 6 1.4 Een map aanmaken.........................................................................8 1.5 Een bestand verplaatsen.................................................................. 8 1.6 Een bestand verwijderen.................................................................. 9 1.7 Bestand naar je computer kopiëren..................................................... 9 1.8 Een map openen...........................................................................10 2 Intradesk......................................................................................... 11 2.1 Inleiding.....................................................................................11 2.2 Documenten raadplegen................................................................. 12 2.3 Een bestand toevoegen...................................................................14 3 Reserveringen................................................................................... 16 3.1 Inleiding.....................................................................................16 3.2 Een lokaal reserveren.....................................................................17 3.3 Een reservering ongedaan maken.......................................................21 3.4 Informatie opvragen...................................................................... 21 4 Een bericht versturen naar andere gebruikers ............................................ 22 4.1 Inleiding.....................................................................................22 4.2 De pictogrammen......................................................................... 23 4.3 Een bericht versturen.....................................................................24 4.4 Een bijlage toevoegen.................................................................... 27 4.5 Een bericht ontvangen en lezen........................................................ 28 5 De kalender...................................................................................... 30 5.1 inleiding.....................................................................................30 5.2 Het overzicht van een bepaalde maand .............................................. 31 5.3 meer informatie over een afspraak.................................................... 32 5.4 Een afspraak toevoegen.................................................................. 33

Maar info: [email protected]

4

Handleiding module 'administratie'

Handleiding aanpassen en verbeteren Iedereen mag deze handleiding gebruiken onder de volgende voorwaarde: •

dat de naam van de maker weer te geven

•

dit niet voor commerciële doeleinden wordt gebruikt

•

dat wijzigingen en aanpassingen vrij ter beschikking zijn

Iedereen mag deze handleiding ook aanpassen een OpenOffice.org versie van deze tekst is verkrijgbaar bij: Karel Schiepers p/a Provinciale Handelsschool Hasselt Gouverneur Verwilghensingel 1 3500 Hasselt [email protected]

Gemaakt met OpenOffice.org gratis en open source http://nl.openoffice.org versie 1.0 afgesloten 26 september 2006

Maar info: [email protected]

5

Handleiding module 'administratie'

1 Mijn documenten Deze map is strikt persoonlijk en kun je vergelijken met de map met dezelfde naam op je eigen computer. Niemand anders kan deze bestanden zien of raadplegen. Vergis je echter niet tussen deze map en je persoonlijke map in school of de map 'mijn documenten' op een computer. Waarom deze map gebruiken: –

–

je kunt bestanden die je thuis maakt, in school downloaden (en andersom). Je hebt dus geen andere gegevensdrager (usb-stick, diskette, cdrom) meer nodig om bestanden mee naar school te brengen; je kunt een bestand later op een andere plaats binnen de elo teoveogen. Bijvoorbeeld: je hebt een oefening gemaakt en wenst die aan een cursus toe te voegen, dan kan dit vanuit de map 'mijn documenten' binnen de elo.

1.1 Overzicht

Hier zie je een overzicht van de mappen. Door op een map te klikken, open die.

Hiermee kun je verschillende bewerkingen uitvoeren (zie 1.2)

Via de links die hier verschijnen, kun je terug naar een hoger niveau

Maar info: [email protected]

Hier zie je een overzicht van de mappen. Door op een map te klikken, open

Handleiding module 'administratie'

1.2 De pictogrammen Een bestand toevoegen Een map toevoegen, Om nadien de verschillende documenten samen te houden Worden actief als je op een bestand in het deel rechts klikt. En dienen hoofdzakelijk om het bestand te verplaatsen of te verwijderen (zie 1.5 en 1.6) Om de eigenschappen op te vragen Om de instellingen te wijzigen Om van map te veranderen

1.3 Een bestand toevoegen Een bestand toevoegen kan o.a. op de volgende manier. Stap 1: klik in het gedeelte rechts van het scherm en klik op de rechtermuisknop:

Het volgende scherm opent:

Maar info: [email protected]

6

Handleiding module 'administratie'

7

Stap 2: klik op:

Vervolgens opent het volgende scherm:

Stap 3: selecteer nu en klik op 'openen' Stap 4: In het volgende scherm zie je dat er een bestand gereed staat om te worden toegevoegd. Klik nu op

Opmerking: je kunt ook rechtstreeks een bestand in een andere map toevoegen. In dit geval klik je eerst op die map

Maar info: [email protected]

Handleiding module 'administratie'

1.4 Een map aanmaken Een map aanmaken doe je op ongeveer dezelfde manier als een bestand toevoegen. Je kiest uiteraard voor:

1.5 Een bestand verplaatsen Als je op een bestand of map klikt en dan de rechterknop van de muis induwt, opent het volgende scherm:

Om het bestand te verplaatsen klik je op:

Om een kopie in een andere map op te slaan, klik je op:

Uiteraard moet je dan in de doelmap het bestand nog plakken. Ga dan naar die map (zie 1.8) en kies in het midden (zie 1.2) voor 'plakken'. Deze mogelijkheid zit niet in het afrolmenu.

Dezelfde bewerkingen kun je uitvoeren met knoppen in het midden (zie 1.2)

Maar info: [email protected]

8

Handleiding module 'administratie'

1.6 Een bestand verwijderen Om een bestand te verwijderen klik je op het bestand en dan op de rechtermuisknop en kies je voor Dezelfde bewerkingen kun je uitvoeren met knoppen in het midden (zie 1.2)

1.7 Bestand naar je computer kopiëren

Om het bestand naar je computer te kopiëren, klik je op downloaden:

Afhankelijk van je browser opent het volgende scherm: In Firefox (aan te bevelen):

Werk je nog steeds met IE dan opent het volgende scherm:

Maar info: [email protected]

9

Handleiding module 'administratie'

1.8 Een map openen Om de inhoud van een map te bekijken, ✗

klik je op de map links in het scherm:

✗

dubbelklik je op de map rechts:

of

Maar info: [email protected]

10

11

Handleiding module 'administratie'

2 Intradesk

2.1 Inleiding In de intradesk worden documenten van school opgeslagen. Sommige documenten kun je enkel raadplegen en downloaden. In sommige mappen kun je ook documenten toevoegen (voorbeeld: verslagen). Klik om te beginnen op

Het volgende scherm opent:

Lijst met verschillende mappen. Door op een map te klikken opent die.

De betekenis van deze icoontjes werd uitgelegd in 1.

Maar info: [email protected]

Handleiding module 'administratie'

12

Als je op een map hebt geklikt (zoals in 1.8), wordt de inhoud getoond. Dat kunnen bestanden zijn (zoals hieronder) of submappen. Hier zie je in welke map dat deze bestanden zitten. Deze link kun je ook gebruiken om terug naar een hoger nieveau te gaan

Elke bestandstype heeft een andere afbeelding. In dit voorbeeld zie je tekstdocumenten en een pdf-bestand

2.2 Documenten raadplegen Als je op een bestand klikt en dan op de rechtermuisknop, kun je een aantal acties uitvoeren. Let op: sommige zullen niet werken. Dit komt omdat je dan geen rechten hebt om een actie uit te voeren (bijvoorbeeld: een bestand verwijderen) Acties die je altijd kunt uitvoeren zijn 'downloaden' of 'kopiëren naar mijn documenten' Kies je voor 'kopiëren naar mijn documenten, dan wordt het bestand naar je eigen map 'mijn documenten' binnen de elo gekopieerd (zie § 1). Kies je voor 'downloaden', dan opent één van de volgende schermpjes (afhankelijk van je browser)

Maar info: [email protected]

Handleiding module 'administratie'

in Firefox

Werk je nog steeds met IE dan opent het volgende scherm:

De overige functies spreken voor zich. Nogmaals: waarschijnlijk heb je niet overal dezelfde rechten op. Normaal zul je een bestand niet kunnen verwijderen,

Maar info: [email protected]

13

14

Handleiding module 'administratie'

2.3 Een bestand toevoegen Om een bestand aan een map toe te voegen, heb je eerst rechten (of toelating) nodig. Niet iedereen kan dus een bestand uploaden. Hoe doe je dit? Klik op volgend icoon, in de balk in het midden van de pagina: Het volgende scherm opent. Je hebt nu de keuze om een bestand toe te voegen uit 'mijn documenten' of van uit een map op je computer,

In het volgende scherm kun je een bestand toevoegen vanuit 'mijn documenten' in de elo (toevoegen aan 'mijn documenten' zie 1.2).

2 Klik dan hier

1 Om een bestand toe te voegen, vink je dat hier aan.

Maar info: [email protected]

15

Handleiding module 'administratie'

Het volgende scherm gebruik je om een bestand te uploaden dat nog op de computer staat en dus niet eerst werd toegevoegd aan 'mijn documenten' (zie 1.3) 1 Klik eerst hier, om dit deel van het venster te openen.

2 blader naar het bestand en voeg het hier toe

3 Klik dan hier Als je geen rechten hebt om iets toe te voegen, verschijnt volgende melding

Maar info: [email protected]

16

Handleiding module 'administratie'

3 Reserveringen

3.1 Inleiding Via de module 'reserveringen' kun je van op eender welke computer, dus ook van thuis, een lokaal reserveren. Binnenkort zal dit ook mogelijk zijn voor materiaal.

Met deze knoppen kun je meer informatie opvragen

Deze agenda verschilt van die op de startpagina van de elo. Deze hier dient enkel om te gebruiken voor reserveringen

Maar info: [email protected]

Hier zullen je reserveringen staan als je bent ingelogd.

Handleiding module 'administratie'

3.2 Een lokaal reserveren Let op: je moet vier stappen doorlopen alvorens je reservering definitief is. De voortgang kun je aflezen bovenaan het scherm:

Stap 1: Om een lokaal te reserveren, klik je eerst op een datum (bijvoorbeeld 28 september)

Dan opent een pagina met een overzicht van de lokalen die je kan reserveren:

Maar info: [email protected]

17

Handleiding module 'administratie'

18

Stap 2: selecteer het lokaal dat je wenst te reserveren, door dit aan te vinken:

en klik op het pijltje:

Opmerking: als je op de naam van het lokaal gaat staan met de cursor (en even wacht), krijg je onmiddellijk te zien of dit lokaal nog vrij is.

Het volgende scherm opent:

Maar info: [email protected]

Handleiding module 'administratie'

19

Stap 3: selecteer nu een moment dat je wenst te reserveren. Je moet gewoon klikken.

Als het vakje een andere kleur heeft, is het lokaal (bijna) gereserveerd. Je moet nergens op ok klikken

Wel klik je nog op:

Opmerking: het aantal reserveringen is beperkt. Je krijgt een foutmelding als je over dit maximum gaat. Hieraan kun je niets toen, dat is zo ingesteld door de beheerders. Na een evaluatie en na feedback, kunnen deze beperkingen worden aangepast,

Maar info: [email protected]

Handleiding module 'administratie'

20

Stap 4: je reservering is echter nog niet definitief

In dit scherm geef je toelichting bij je reservering. Hier geef je op voor welke klas je een lokaal reserveert, voor welke activiteit, of je koffie wenst, of er apparatuur moet beschikbaar zijn..... Als alles naar wens is, klik je op: Pas nu is je reservering definitief:

Maar info: [email protected]

Handleiding module 'administratie'

21

3.3 Een reservering ongedaan maken Om een reservering ongedaan te maken, spoor je deze eerst op en je klikt gewoon in de kolom 'selecteer'

3.4 Informatie opvragen

Via deze knoppen kun je informatie opvragen over je reserveringen. Deze knoppen spreken waarschijnlijk voor zich. Let op: het overzicht per dag geeft enkel informatie over de dag die in de kalender is geselecteerd.

Maar info: [email protected]

22

Handleiding module 'administratie'

4 Een bericht versturen naar andere gebruikers 4.1 Inleiding Je kunt het systeem gebruiken om een bericht te versturen naar andere gebruikers binnen het systeem. Op dit moment is dat naar iedereen in de school: beheerders, directie, collega's en leerlingen. Deze berichten kunnen wel enkel via de elo worden gelezen.

Opmerkingen: 1 Zoals gezegd, moet je deze berichten via de elo lezen. Voorwaarde is wel dat je correspondenten regelmatig inloggen om hun berichten te lezen. Dus: dagelijks inloggen, zoals je naar je brievenbus loopt. 2 Dit systeem verschilt daarom ook van de klassieke mail en de mailfunctie van de elo. Deze berichten worden naar de mailbox van je correspondenten gestuurd. 3 Dit systeem verschilt ook van 'nieuwsberichten' in het midden van de startpagina (zie afbeelding hieronder). Om het eenvoudig te houden, zullen wij deze nieuwsberichten op schoolniveau enkel gebruiken voor berichten over het platform. Naar leerlingen toe kun je dit gebruiken om nieuwe taken aan te kondigen.

Berichten voor alle gebruikers Berichten voor personeelsleden

Berichten en verbonden aan een cursus (meestal voor leerlingen)

Deze berichten kun je lezen door op de titel te klikken. Maar info: [email protected]

23

Handleiding module 'administratie'

4.2 De pictogrammen Als je op volgende link klikt:

opent een pagina waar in het midden volgende pictogrammen staan. Dit zijn de 'instrumenten' van deze module.

controleren op nieuwe berichten

om de breedte van de kolommen aan te passen een nieuw bericht opstellen

de afzender beantwoorden Het bericht doorsturen berichten verplaatsen: bijvoorbeeld naar de prullenbak zoeken

de afzender en de andere controlerenof ontvangers op nieuwe berichten bestemmelingen beantwoorden het bericht printen berichten verwijderen berichten beheren

Je kunt een bewerking ook op meerdere berichten uitvoeren. Selecteer meer dan één bericht door Ctrl-toets ingedrukt te houden en op de berichten te klikken.

Maar info: [email protected]

24

Handleiding module 'administratie'

4.3 Een bericht versturen Stap 1: klik eerst op:

Het volgende venster opent:

Stap 5

Stap 2 Stap 3

Stap 4

Stap 2: bestemmelingen selecteren Je kunt de bestemmelingen niet manueel ingeven. Deze moet je selecteren uit de gebruikers die geregistreerd zijn in de elo. Hiervoor klik je op het icoontje

Maar info: [email protected]

25

Handleiding module 'administratie'

Het volgende scherm opent

Hier selecteer je de bestemmeling(en)

Deze knoppen gebruik je om bestemmelingen toe te voegen en te verwijderen.

Hier komen de bestemmelingen te staan

(a) Je kunt een bericht naar alle gebruikers sturen of er enkele selecteren. Hiervoor klik je op de naam van de groep en selecteer je de gebruiker door een vinkje achter de naam te zetten.

(b) Vervolgens klik je op de pijl in het midden:

(c) Om de gebruikers definitief toe te voegen, dien je nog op klikken. De bestemmeling verschijnt:

Maar info: [email protected]

te

Handleiding module 'administratie'

26

(d) Een gebruiker verwijderen uit de selectie, doe je in omgekeerde volgorde:

Stap 3: een onderwerp kiezen Vul nu het onderwerp in:

Stap 4: de tekst van het bericht Geef nu de tekst van het bericht in. Hiervoor kun je gebruik maken van een WYSIWYG-editor. Stap 5: verstuur het bericht:

Opmerking: indien je meerdere bestemmelingen hebt geselecteerd, kun je hun naam verbergen voor de anderen (BCC). Niemand ziet dan de naam van de andere correspondenten. Voor de correspondent lijkt het alsof hij de enige is die je bericht heeft ontvangen. Vink daarom onderaan de pagina het volgende aan:

Stap 6: sluit dit venster:

Maar info: [email protected]

Handleiding module 'administratie'

4.4 Een bijlage toevoegen Een bijlage voeg je op de volgende manier toe: Stap 1: voer stappen 1 tot/met 4 uit van 4.2 Stap 2: klik op:

Stap 3: voeg de bijlage toe door te klikken op:

en selecteer het toe te voegen bestand:

(uitleg hierover in 1.2) Stap 4: ga nu verder met stappen 5 en 6 uit van 4.2

Maar info: [email protected]

27

28

Handleiding module 'administratie'

4.5 Een bericht ontvangen en lezen Als je een nieuw bericht hebt ontvangen, kun je dat op twee manieren vaststellen: 1 na het inloggen, verschijnt volgend venster:

2 de link naar de berichten in de menubalk is rood:

Wat nu gedaan? Stap 1: klik op de melding:

Het volgende scherm opent:

Waarschijnlijk bekende mappen uit je mailprogramma, Denk eraan: hier heeft dit niets met mailen te maken.

Een bericht met een bijlage

Maar info: [email protected]

De ongelezen en nieuwe berichten hebben een rode kleur

29

Handleiding module 'administratie'

Stap 2: klik je op het onderwerp, om het bericht te lezen.

Het bericht verschijnt:

Een bericht met een bijlage

Stap 3: een bijlage openen Als een bericht één of meerdere bijlagen bevat, kun je deze downloaden naar je eigen computer of in de map 'mijn documenten' (zie §1) opslaan: Op computer opslaan

Naar map 'mijn documenten' in elo

Maar info: [email protected]

Handleiding module 'administratie'

30

5 De kalender Alle afspraken van de school zullen worden toegevoegd aan een kalender: ● ● ●

afspraken voor iedereen zichtbaar: op de website voor leerlingen: op de website en in de elo exclusief in de elo: interne zaken, vooral vergaderingen

In deze bundel krijg je enkel meer uitleg over de werking van de kalender in de elo. Let op: bij het schrijven van de handleiding, was nog niet helemaal duidelijk hoe deze kalender zal worden gebruikt.

5.1 inleiding Als je bent ingelogd, zie je rechts de kalender:

Let op: de informatie in deze kalender verschilt van die met hetzelfde uitzicht op bladzijde 15.

Je hebt nu de keuze: ✗

indien je de afspraken van een bepaalde dag wenst te zien, klik je op de datum. Bijvoorbeeld: alle afspraken van maandag 11 september:

✗

indien je een overzicht wenst van de afspraken tijdens een bepaalde maand: ga je verder met stap 2.

Maar info: [email protected]

31

Handleiding module 'administratie'

5.2 Het overzicht van een bepaalde maand Klik op de maand

Je krijgt dan een overzicht van de afspraken in de maand september: Om de items te sorteren (zie opmerking)

Een andere maand kiezen

Klik op een link om meer informatie te zien over een item

Om te navigeren

Hier kun je een activiteit toevoegen

De dag dat je de kalender bekijkt, is gearceerd,

Maar info: [email protected]

32

Handleiding module 'administratie'

Je kunt de afspraken filteren door gebruik te maken van

Voorlopig zullen de afspraken van school onder 'Alle items' worden toegevoegd en niet enkel onder 'schoolnieuws'

5.3 meer informatie over een afspraak Klik op de link in de kalender

Om deze pagina te sluiten en terug te keren naar de kalender.

volgend venster opent

Let op: als onder deelnemers een lijst van alle leerkachten staat, betekent dit niet noodzakelijk dat ook iedereen op de vergadering of activiteit moet aanwezig zijn. Enkel dat deze activiteit voor iedereen zichtbaar is. Maar info: [email protected]

Handleiding module 'administratie'

5.4 Een afspraak toevoegen Deze actie kan voorlopig (nog) enkel worden uitgevoerd door een beheerder. Stap 1: geef de afspraak een titel en geef dan de rest van het bericht in.

Stap 2: stel de afspraak verder in: data, ....

Maar info: [email protected]

33

Handleiding module 'administratie'

34

Stap 3: sla nu op:

Stap 4: selecteer nu de deelnemers. Dit zijn de personen voor wie het de afspraak is bedoeld. Dit kan op dezelfde manier als in 4.3 stap 2.

Stap 5: om af te sluiten, nogmaals opslaan:

Maar info: [email protected]