Guide Sap_fiori_ Présentation Maquette Achats Généraux.pdf

B E Y O N D

B U S I N E S S

P E R F O R M A N C E .

T O G E T H E R

Présentation des achats généraux Mickaël QUESNOT

B U S I N E S S I N T E L L I G E N C E • P E R F O R M A N C E M A N A G E M E N T • C U S T O M E R I N F O R M A T I O N M A N A G E M E N Confidentiel. T • I ©N2019 T KPC| E G1 R A T I O N

•

D A T A W A R E H O U S E • M O B I L I T Y M A S T E R D A T A M A N A G E M E N T

Quelques remarques sur la plateforme SAP

Une solution full WEB

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Adéquation SAP Le niveau d’adéquation SAP est proche de 100%

Scénario

Couvert

Points à creuser

0

Référentiels

100 %

Intégration avec des EAI comme Talend

1

Vendre

100 %

Interfaces

2

Acheter

100 %

Gestion de l’intégration des factures avec la solution SAP OpenText Vendor Invoice Management

3

Finance

100 %

Interfaces

4

Tableaux de bord

100 %

Développement dans la BI

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Structure organisationnelle possible pour les ventes

My company Groupe

Vente Directe

Retail

Vente directe

RSS

Vente directe

Magasin

Immobilier

Vente directe Agence

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Structure organisationnelle possible pour les achats My company

Achats Groupe

Achats Retail

Achats

Achats

RSS

Immobilier

Siège

Magasin lille

Résidence Lille

Bureau Paris

DSI

Magasin Rouen

Résidence Marseille

Bureau Rennes

(…) Comptabilité

Magasin Aix

(…)

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(…)

Données portées sur la fiche Client :

Données sur les clients Unique

Par Orga Co

Ventes

Données Générales

• Entités pour le paiement/la facturation Ou la livraison • Règles d’expédition • Calendrier de facturation

• Désignation commerciale • Adresse • SIRET/SIREN

Fiche Client Par société

Unique

Données comptables

Autres données

• Nature comptable • Conditions de paiement • Classification fiscale

• Contacts • Photos

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Données portées sur la fiche Fournisseur :

Données sur les fournisseurs Par Organisation d’achat

Unique

Données Générales

Achats

• Désignation commerciale • Adresse • SIRET/SIREN

• Délai d’approvisionnement

Fiche Fournisseur

Par société

Unique

Données comptables

Autres données

• Nature comptable • Conditions de paiement • Classification fiscale

• Contacts • Photos

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Un SI intégré

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Les achats

Négociations

Contrat

Fournisseurs

Information

Commande / Appel sur contrat

Confirmation

Réception/consomm ation

Livraison

Adresse de livraison (Magasin, agence, bureau,…)

Gestion des litiges

Facturation

Destinataire Confidentiel. © 2019 KPC| 9

Saisie des commandes fournisseurs sur catalogue Hors contrat (Pas d’engagement avec le fournisseur)

Commande d’achat sur catalogue

Envoi commande fournisseur

Données Achats : • Fournisseur KPC

Confirmation fournisseur

Livraison service/ bien

Consommati on

Facturation

Paiement

Consommati on

Facturation

Paiement / Suivi engagement

Données Articles : • Formation SAP

Avec contrat (engagement sur une quantité ou un montant avec le fournisseur)

Appel sur contrat

Données Achats : • Fournisseur Lyreco

Envoi commande fournisseur

Confirmation fournisseur

Livraison service/ bien

Données Articles : • Toner • Ramette • PAQUET 2 ESSUIE-TOUT • (…)

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Commande d’achat sur catalogue avec l’application « Gérer commandes d’achats »

Avec cette application, vous pouvez gérer les commandes pour vous assurer d'obtenir les articles commandés à temps, au bon endroit et dans la quantité requise. Vous pouvez commander manuellement des articles pour la consommation directe ainsi que des services. La liste des commandes d'achat affichée est basée sur le niveau d'en-tête de la commande d'achat. Les informations affichées concernent donc la totalité de la commande d'achat. Dans l'aperçu, vous pouvez voir immédiatement le nombre d'éléments en retard pour chaque bon de commande. En fonction de l'état du bon de commande, vous pouvez toujours apporter des modifications telles que l'ajout ou la suppression d'articles ou la modification de la quantité de la commande. La commande est de type standard (NB) et la catégorie de poste Standard sont pris en charge.

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Saisie des commandes (spéciales) fournisseurs Commande cadre (Commande pour des prestations à faible valeur hors catalogue)

Commande achat

Envoi commande fournisseur

Données Achats : • Fournisseur Autoentrepreneur

Confirmation fournisseur

Livraison service/ bien

Facturation

Paiement

Données Articles : • Petits travaux ou maintenance

Commande avec contrat de location matériel

Appel sur contrat

Données Achats : • Fournisseur Dell

Envoi commande fournisseur

Confirmation fournisseur

Location

Facturation

Réception matériel

Utilisation

Livraison service/ bien

Données Articles : • Contrat de location • Tablettes

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Paiement / Suivi matériel

Retour

Les commandes (spéciales) fournisseurs dans l’application « Créer commande d’achat étendu » Avec cette application, vous pouvez créer, modifier et afficher les commandes spéciales suivantes : ● ● ● ●

Sous-traitance Consignation Transfert physique Service externe

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Workflow de validation standard pour la validation des commandes

Approbation des commandes Accepter Paliers prédéfinis Commande achat

Envoi commande pour approbation (8) Refuser

Paliers prédéfinis Envoi commande fournisseur

Palier: • > 500 Euro

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Envoi commande fournisseur

Gérez vos paliers avec l’application « Options de catégorie de lancement »

Avec cette application, vous pouvez afficher et définir une stratégie de lancement pour des objets métier tels que des demandes d'achat, des contrats et des commandes

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Application « Ma boîte de réception » - Approuver les commandes

Avec l'application Ma Boîte de réception, vous pouvez prendre des décisions importantes via des appareils mobiles ou de bureau n'importe où et à tout moment comme l’approbation des commandes. En utilisant cette application, vous pouvez traiter vos tâches de flux de travail standard et personnalisées en fonction des options de décision définies dans le système dorsal.

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Réception des commandes Saisie de facture/rapprochement du bon de commande Stock Conforme

Réception

Non conforme (Endommagé Ou panne)

Facturation

Retour fournisseur

Facturation

Facture OK

Paiement

NOK

Ecart de prix/qté

Facture

Validée Rejetée

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Paiement

Réception des commandes et calcul automatique des écritures d’inventaire sur engagements avec l’application « Enregistrement d’entrée de marchandises pour commande d’achat »

Avec cette application, vous pouvez enregistrer la réception des marchandises en vous référant au bon de commande avec lequel vous avez commandé les marchandises. Si un article est livré pour une commande d'achat, il est important pour tous les départements impliqués que l'entrée d'entrée de marchandises dans le système fasse référence à cette commande d'achat.

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Gérez la saisie manuelle de vos factures avec l’application « Créer facture fournisseur » Avec cette application, vous pouvez créer et afficher une facture fournisseur basée sur le document reçu. Vous pouvez spécifier les postes de commande auxquels se rapporte votre facture fournisseur. Si vous sélectionnez la fonction Simuler ou Contrôler, le système compare les données de quantité et de quantité de chaque poste de facture fournisseur avec les données du poste de commande associé. Si la vérification des factures basée sur les entrées de marchandises a été définie pour un poste de commande d'achat, le système compare les données de facture fournisseur aux données d'entrée de marchandises associées. Si l'écart est en dehors des tolérances définies, la facture est enregistrée mais la facture est automatiquement bloquée pour le paiement. Si le système détermine la personne responsable, un processus d'approbation est lancé. Vous pouvez utiliser l'application Liste des factures fournisseurs pour afficher les factures fournisseurs.

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Automatiser totalement votre contrôle facture avec la solution SAP Invoice Management by OpenText (SIM), également appelé Vendor Invoice Management (VIM) Différentes options du poste de travail VIM pour vos employés : • • • • • •

Accès à l’image de la facture, Rôle et Agent actuel, commentaires, historique du Workflow, détail de la ligne (1) Vue d’ensemble des éléments de travail en cours de traitement (2), en attente de traitement (3) et complétés (comptabilisés ou obsolètes) (4). Différentes vues : vue individuelle, vue d’un autre utilisateur, vue d’équipe, vue de tous les utilisateurs (5) Possibilité de limiter les éléments de travail présentés en vue d’améliorer la performance (6) Action de masse (par exemple “référer”. Possible de référer plusieurs éléments de travail en même temps (7) Paramètres pour les factures dans lesquelles il devrait y avoir des réductions (Discounts)

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Automatiser totalement votre contrôle facture avec la solution SAP Invoice Management by OpenText (SIM), également appelé Vendor Invoice Management (VIM) Avec SAP VMI, c’est : •

Accélérer les opérations de la comptabilité fournisseurs dans toute l'entreprise grâce à l'intégration avec SAP S/4 HANA.

•

Augmentez votre productivité et vos revenus en automatisant les processus d’acheminement, d'approbation et de paiement.

•

Améliorer les relations avec les fournisseurs avec un meilleur accès aux informations précises et à jour.

• • •

Assurer un reporting financier précis et en temps réel avec un accès automatique aux informations de la comptabilité fournisseurs.

•

Promouvoir la conformité réglementaire avec un processus bien géré en utilisant des règles, des rôles et des actions préconfigurées.

Améliorer vos flux de trésorerie en rationalisant les flux, en envoyant des rappels et en raccourcissant le cycle de paiement.

https://www.opentext.fr/notre-savoirfaire/produits/opentext-suite-forsap/opentext-vendor-invoicemanagement-for-sap-solutions

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Automatiser totalement votre contrôle facture avec la solution SAP Invoice Management by OpenText (SIM), également appelé Vendor Invoice Management (VIM) 1.

Une solution de traitement complet des factures intégrée dans SAP (image facture, anomalies, approbation, automatisation)

2.

Une solution mesurable (BI, Report)

3.

Une solution adaptable (volumétrie, environnement unique)

4.

Une solution mobile (Application)

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Application « Gérer les postes individuels des fournisseurs »

Vous pouvez utiliser cette application pour les demandes ad-hoc ou les rapports récurrents afin de trouver facilement les éléments de ligne fournisseur en utilisant un large éventail de critères de recherche. Par exemple, vous pouvez voir tous les postes d'un compte fournisseur ou toutes les factures fournisseur en attente d'une société qui sont en retard à une date clé. Pour rendre votre travail plus efficace, vous pouvez personnaliser la présentation de la table, prédéfinir les requêtes récurrentes, etc. et enregistrez vos paramètres sous forme de variantes. Outre l'affichage des données, vous pouvez également effectuer diverses actions, telles que la définition d'un blocage de paiement ou la création d'un paiement manuel. Vous pouvez exporter les données dans un fichier et les envoyer à un collègue. L'application sert également de cible de navigation à partir d'autres applications, permettant aux utilisateurs d'accéder aux éléments de campagne du fournisseur.

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Présentation Flux de vente

Commande en cours de validation

Outil métier

Validation

Client 1

Client 3 Commande

Commande validée Traitement

Client 2 Contrat

Facturation

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Processus d’intégration d’une commande client Via outil métier

Besoins client

Outil métier

Commande vente non validée

Vérification commande Validation

Ajustement

Direct

Prise de commande

Données articles : • Logement • Prestation • Cotisation

Commande validée

ajustement

Données organisationnelles : • Foncier • RSS

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Facturation

Facturation

CC = Comptabilité clients

Le client achète un service et/ou une prestation et/ou un produit

Document de facturation

Commandes du client

Responsable comptabilité clients

Agent facturation

Administrateur des ventes

Client

Événem.

Processus de la facturation groupée

Factures groupées

CC – Encaissement

Ventes : Opérations de clôture

− Le processus commence par la création de commandes client standard déversées depuis un outils de gestion ou saisies en direct en prenant en compte les échéances de livraison, les adresses de livraison, les prix,… − À intervalles réguliers, toutes les commandes sont sélectionnées pour facturation. Afin d'optimiser les coûts, toutes les commandes à facturer à un même client sont regroupées sur un document de facturation unique. En arrière-plan, le produit est enregistré en comptabilité.

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Événem.

Processus de facturation liée à un contrat (Exemple : bail avec loyer mensuel)

Document de facturation

Création du contrat de location et du calendrier de facturation

Agent facturation

Administrateur des ventes

Client

Signature d’un bail

Suppression du blocage de la facturation

Comptable clients

Facturation mensuelle

Comptabilisation

Données articles : • Bail avec loyers

Encaissement Clients

Données organisationnelles : • Foncier

CC = Comptabilité clients

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Ventes : Opérations de clôture

Application Gérer contrats de vente

Avec cette application, vous pouvez rechercher des contrats en fonction de vos critères de filtrage, en créer et les afficher dans une liste.

Une fois la liste créée, vous pouvez accéder aux applications associées, par exemple pour afficher les détails du contrat.

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Facturation liée à un contrat dans l’application « Créer documents de facturation »

Vous pouvez créer des factures (par exemple, des factures et des avoirs) à partir d’articles ou de services mde l’échéancier de factures. Cela inclut les demandes de notes de débit, les commandes clients, les contrats, les livraisons et autres. Vous pouvez également générer et afficher des factures temporaires dont vous pouvez vérifier l'exactitude avant de décider de les convertir en factures finales.

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