Guia Tecnicas Vi

DISEÑEMOS BASES DE DATOS PARA EMPRESAS Técnicas VI.

GUIA GENERAL

Competencia: Competencia

Diseña paso a paso bases de datos relacionales, aplicando conceptos tales como normalización de tablas, relaciones, creación de formularios e informes y realización de consultas Indicadores de logro: 1. Diseña diferentes modelos entidad-relación en papel y los implementa en software de Base de datos. 2. Crea contraseñas de seguridad en una base de datos, filtra y organiza información de la misma. 3. Crea, modifica y elimina formularios e informes por asistente o en vista diseño. 4. Crea, modifica y elimina consultas por asistente, vista diseño y SQL Contenidos Programáticos • • • • • • • • • •

Tipos de bases de datos Diseño de bases de datos Normalización Tipos de datos Registros Tablas Relaciones Consultas Informes Encapsulamiento

Recursos: Software (Microsoft Access, Microsoft Word) Guias Talleres. Internet

DEFINICION DE BASE DE DATOS Una base de datos es cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. La información se organiza en campos y registros. Un campo se refiere a un tipo o atributo de información, y un registro, a toda la información sobre un individuo. Por ejemplo, en una base de datos que almacene información de tipo agenda, un campo será el NOMBRE, otro el NIF, otro la DIRECCIÓN..., mientras que un registro viene a ser como la ficha en la que se recogen todos los valores de los distintos campos para un individuo, esto es, su nombre, NIF, dirección... Las bases de datos mas conocidas del mercado son Microsoft Access, Oracle, Postgres, My SQL y SQL Server. una base de datos relacional utiliza los valores coincidentes de campos comunes de dos tablas para relacionar información de ambas

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MODELO ENTIDAD RELACION El diseño de la base de datos implica el pensar primero que tablas se utilizaran. Hay que buscar primero la orientación que le queremos dar a nuestro proyecto (por ejemplo el manejo de notas en un colegio) y mirar que elementos intervienen en el proceso de la generación de las notas (docentes, estudiantes, carreras, materias, logros) los cuales serán las tablas de nuestra aplicación, cada uno tendrá una serie de características (El docente tiene un escalafón, un nombre, un apellido y otras) las cuales serán los campos de las tablas. Es muy importante diferenciar el campo del valor del campo. El campo corresponde al nombre de una característica (por ejemplo el nombre) y el valor del campo será un dato en particular de ese campo (ejemplo: Juan o Pedro). Una vez creadas las tablas con sus características no se llenaran, si no que se crearan las relaciones, estas pueden ser de 3 tipos, Uno a Uno, Uno a muchos y muchos a muchos. En la foto podemos observar como se genera la relación de un alumno y una asignatura a través de la matricula. Las relaciones siempre se dan a través del mismo campo, el cual debe estar en ambas tablas. Para ello siempre hay que pensar de la misma manera. Un Alumno puede matricularse X veces y una matricula es para un solo alumno.

ABRIR MICROSOFT ACCESS Para crear un proyecto que maneje bases de datos hemos de empezar por abrir el manejador del mismo, en este caso el programa Microsoft Access, para ello iremos a inicio, todos los programas, Microsoft Office, Microsoft Access.

CREACION DE UNA BASE DE DATOS 1. Una vez abierto Access iremos al logo de office, haremos clic en nuevo.

2. Para este caso que vamos a trabajar con una base de datos con información de un colegio, escribiremos el nombre en la caja de texto y oprimiremos el botón crear.

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3. Aparecerá una tabla ya hecha con dos columnas, la primera se llama identificador (ID) la cual por ahora no tocaremos, la segunda tiene un letrero “Agregar nuevo campo”, le haremos clic derecho encima de el y le diremos cambiar nombre de columna, como la tabla que vamos a crear es la del estudiante, el primer campo (característica) del estudiante será su Código, escribiremos esto mismo y colocaremos Enter. El nombre quedara colocado.

4. Haremos clic en la celda que esta en blanco debajo de código y luego iremos al panel de formato de campo:

El tipo de datos corresponde a si el campo va a guardar números, fechas, precios, textos largos (Memo), textos cortos de menos de 256 letras (Texto), documentos, fotografías, sonidos (Objeto OLE), SI/NO (campos donde solo se puede llenar con un si o con un no). Además a excepción del tipo texto todos los demás pueden tener diferentes formatos (el numero puede ser largo o corto, con o sin decimales, las fechas pueden llevar el mes en letra o como numero, etc) , las casillas de verificación de la derecha también son importantes, la casilla único permite indicar que el campo no puede tener valores repetidos (importante para el código, ya que no pueden haber dos alumnos con el mismo código) y el de se requiere que indica si es obligatorio que lo llenen (el código es obligatorio ya que ningún alumno puede quedarse sin código, el teléfono fijo en cambio no, ya que no todo el mundo tiene teléfono fijo). Para el caso del código lo dejaremos de tipo texto ya que lleva letras y números a la vez (lo que se conoce como alfanumérico) y le marcaremos las dos casillas.

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5. Colocaremos los demás campos de la tabla (Nombres, apellidos, Documento, etc), Cerramos la ventana el nos preguntara el si deseamos salvar, le diremos que si y le pondremos a la tabla el nombre ESTUDIANTE. la tabla ya aparece en la ventana principal (la de la izquierda), ahora crearemos las de materia, carrera, docente, notas, planilla y logros, de la misma forma. (vea la figura de mas adelante para conocer los campos mas comunes)

CREACION DE RELACIONES. Para crear las relaciones, debemos ir al botón relaciones, en el menú hoja de datos, y hacerle clic , en el cuadro que sale por primera vez señalaremos cada tabla e iremos oprimiendo el botón agregar, una vez finalizado oprimiremos cerrar. Si se nos olvido agregar alguna tabla podemos ir al botón mostrar tabla y le haremos clic agregando las que falten. Para crear una relación haremos clic en el primer campo de la relación con el botón izquierdo, y sin soltarlo lo llevaremos al otro campo saldrá un cuadro donde señalaremos exigir integridad referencial y luego oprimiremos el botón crear. Es de recordar que los campos a relacionar debe tener el mismo tipo de dato (los dos deben ser texto, o numero, o fecha) por que en otro caso no nos dejara crear la relación. Así mismo no debemos tener las tablas llenas hasta no crear la relación ya que un dato que aparezca en una tabla hija que no este en la tabla padre hará que el Access no permita la relación. Si todo sale bien nos debe generar el siguiente modelo:

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LLENAR UNA TABLA CON INFORMACION Para llenar una tabla basta con volver a la ventana principal y hacerle doble clic al nombre de la tabla (o clic derecho - abrir), esto abrirá la vista hoja de datos donde llenaremos la tabla con información. Es de recordar que si hay relaciones primero hay que llenar las tablas mas externas y finalmente las internas o no nos dejara llenar registros (primero llenaremos estudiantes y docentes para así generar materias y planillas)

EJERCICIOS Cree los modelos entidad-relación en papel y en Access de: Una compañía de transporte Un Supermercado Una video tienda Un Aeropuerto Un Hospital

CREACION DE FORMULARIOS 1. Iremos al menú crear y haremos clic en la sección diseño del formulario.

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2. al salir el formulario lo estiraremos de la esquina inferior derecha para aumentar o disminuir 3.

su tamaño (cuando salga la flecha de dos puntas) . haga clic derecho sobre el formulario para cambiarlo de color (escoja color de fondo o relleno), si desea también puede activar o desactivar la regla y la cuadricula.

4. ahora buscaremos en el cuadro de herramientas superior el botón etiqueta

y trazaremos un rectángulo en la parte superior del formulario para crear el titulo del formulario y escríbale Docente, si el cuadro de herramientas no aparece o si lo cerro lo puede encontrar en el menú de la parte superior de la ventana Herramientas del formulario, Si desea cambiar los colores del titulo puede hacerlo en el menú crear con los botones color de fondo

, color de la letra

, y las herramientas de edición de texto

5. Ahora colocaremos las cajas de texto haciendo clic en el botón cuadro de texto

y trazaremos un rectángulo y en la sección texto le escribiremos “Nombres:” (Sin las comillas) y no borraremos el “independiente” del cuadro de texto, le cambiamos los colores igual que hicimos con el titulo, hasta ahora deberíamos llevar algo similar a esto:

6. seguiremos colocando mas cajas de texto (una por cada campo de la tabla docente) 7. Para enlazar el formulario con la tabla de docentes hacemos clic en el cuadro de la parte superior izquierda de la ventana del formulario hasta q cambie a color negro y haremos clic derecho, escogiendo propiedades.

8. en la sección origen del registro (pestaña datos) buscaremos la tabla docentes y a continuación cerraremos el cuadro de propiedades, ahora cuadro de texto por cuadro de texto haremos clic derecho, buscaremos propiedades y en origen del registro iremos seleccionando los diferentes campos (si el cuadro de texto es el del nombre del docente, en origen de datos buscaremos nombre). El formulario esta listo. Haremos clic en el diskette para guardar el documento y haremos clic en el botón vista formulario para ver el formulario ya en funcionamiento

9. utilice los botones de desplazamiento para moverse a través del formulario

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10. un formulario para el estudiante podría ser:

Ejercicios Diseñe los formularios para las bases de datos hechas en los temas anteriores.

CREACION DE INFORMES. 1. Iremos al menú crear y haremos clic en la sección diseño de Informe.

2. al salir el Informe lo estiraremos de la parte derecha o de las divisiones entre el encabezado de página y el detalle o el detalle y el pie de página, para aumentar o disminuir su tamaño (cuando salga la flecha de dos puntas). Haga clic derecho color de fondo o relleno para cambiar los colores de fondo 3. En el encabezado del informe coloque el titulo tal y como lo haría para un formulario.

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4. Coloque la caja de texto para el primer campo que saldrá en el informe en el panel detalle, haga clic en la etiqueta que acompaña la caja y haga clic derecho – cortar y haga clic derecho en el panel encabezado de pagina, a continuación pegar. 5. Coloque campo tras campo de forma que quede similar al mostrado en la grafica:

Notese que salón y responsable quedaron en la sección encabezado de pagina, esto es porque solo deben salir una sola vez en el informe, los otros campos como nombre o cantidad están separados, el titulo en la sección encabezado de pagina (para que salga una vez no mas) y la caja en detalle (para que muestre todos los nombres de la tabla) además nótese el espacio entre la caja de texto y la sección pie de pagina (cortísima) para que no quede tanto espacio entre nombre y nombre una vez generado el informe. 6. Enlácelo con la tabla de la misma forma que lo hace con el formulario y guárdelo. Vaya a ver-vista de informe para mirar los resultados.

CREACION DE CONSULTAS. Las consultas nos permiten averiguar información de una o varias tablas, para ello abriremos la base de datos del colegio y allí buscaremos la sección crear y a continuacion el botón consultas

Se abrirá el cuadro mostrar tabla, el cual tiene el siguiente diseño:

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Supondremos que queremos buscar nombres, apellidos y edades de los estudiantes de mas de 19 años, haremos clic en la tabla estudiantes y le diremos agregar, luego haremos clic en el botón cerrar. Nos quedara una nueva ventana. Allí estará la opción campo, la desplegaremos hasta buscar la opción nombre. Automáticamente se vera que se llena la opción tabla. Haremos lo mismo en la segunda columna pero con el campo apellido y con la tercera para el campo edad. Luego si queremos que salgan ordenados por el apellido le haremos clic en la opción orden de la columna del apellido y le haremos clic en ascendente, si no quisiéramos que se viera algún campo en los resultados de la consulta desactivaríamos el campo mostrar. Aunque por ahora mostraremos todo, finalmente haremos clic en la opción criterios de la columna edad y le colocaremos >19 para buscar solamente aquellos que tienen mas de 19 años Finalmente ejecutaremos la consulta con el boton de la barra estándar, al cerrar la consulta el nos preguntara si deseamos guardarla le diremos que si y le colocaremos consulta1. Los operadores de la sección criterio son >, >= , <, <=, <> (diferente), = (igual a), LIKE (para buscar textos), un ejemplo de este ultimo seria si quisiéramos buscar todos los nombres q contengan J LIKE ‘*J*’ EJERCICIOS.

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Busque todos los docentes que tengan un escalafón menor a 5 Busque todos los alumnos que tengan el nombre Juan Busque todas las materias que contengan una s Busque todos los alumnos que vivan en una carrera Busque todos los alumnos que tengan un 8 en su numero telefónico

SQL El lenguaje de consulta estructurado (SQL) es un lenguaje de base de datos. El lenguaje SQL está compuesto por comandos, cláusulas, operadores y funciones de agregado. Estos elementos se combinan en las instrucciones para crear, actualizar y manipular las bases de datos.

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Comandos Existen dos tipos de comandos SQL: Los DLL que permiten crear y definir nuevas bases de datos, campos e índices. Los DML que permiten generar consultas para ordenar, filtrar y extraer datos de la base de datos. Comandos DLL CREATE Utilizado para crear nuevas tablas, campos e índices DROP Empleado para eliminar tablas e índices ALTER Utilizado para modificar las tablas agregando campos o cambiando la definición de los campos. Comandos DML SELECT Utilizado para consultar registros de la base de datos que satisfagan un criterio determinado INSERT Utilizado para cargar lotes de datos en la base de datos en una única operación. UPDATE Utilizado para modificar los valores de los campos y registros especificados DELETE Utilizado para eliminar registros de una tabla de una base de datos

Ejecutar una instrucción SQL Para ejecutarla en Access debemos ir a crear consultas.

Y allí activar el botón ver SQL.

Escribiremos la instrucción SQL y luego haremos clic en el botón ejecutar.

Consultas básicas con SELECT La sintaxis básica de una consulta de selección es la siguiente: SELECT Campos FROM Tabla;

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En donde campos es la lista de campos que se deseen recuperar y tabla es el origen de los mismos, por ejemplo: SELECT Nombre, Teléfono FROM Estudiante; Esta consulta devuelve el campo nombre y teléfono de la tabla Estudiante, recuerda que debemos tener cuidado con la forma en que escribimos los nombres de los campos (con tilde o sin tilde, Estudiante o Estudiantes, etc) de lo contrario la consulta no funcionara. Si queremos que salgan ordenados alfabéticamente por algún campo, bastara agregarle antes del punto y coma las palabras “order by” y el nombre del campo por el que saldrá ordenado, así por ejemplo para ordenar la consulta anterior por el nombre nos quedaría: SELECT Nombre, Teléfono FROM Estudiante ORDER BY Nombre; Si quisiéramos ver todos los campos de la tabla en la consulta, basta con colocar donde van los nombres de los campos un asterisco (*), volviendo a cambiar nuestra consulta: SELECT * FROM Estudiante ORDER BY Nombre; Ejercicios Investigue como se utilizan DELETE, UPDATE e INSERT y pruebe los comandos en la base de datos del colegio.

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