Guia Presentaciones Visuales

¿Cómo

hacer

una

presentación

visual

efectiva?

Herramientas Multimediales Introducción: Al realizar una presentación para transparencias o diapositivas, se pretende incluir generalmente los aspectos más importantes o representativos de un trabajo de investigación. En cualquier ámbito donde se realice una presentación, hay algunos aspectos que deberían considerarse previamente y que importan en la planificación y resultado del trabajo: • Planificación y Ordenamiento del material • Público y Ambiente de la proyección • Aspectos generales del diseño de las transparencias o diapositivas Planificación y Ordenamiento del material: Implica tener en cuenta las características educativas, sociales, psicológicas de la audiencia. Tener en cuenta este aspecto impide enfrentarnos a situaciones donde el público recibe nuestra presentación como falta de contenido o información o, por el contrario, como un exceso de datos que ya conoce. El material debe diseñarse en función al auditorio al que se dirige. Planificar también comprende tener claros los objetivos específicos: lo que se pretende que la audiencia sepa, haga, sienta con el material. Las funciones que puede cumplir una presentación según su objetivo pueden tener que ver con motivar (para esto hay que buscar creatividad) y transmitir información (se destaca lo más importante transfiriendo las ideas sucesiva y ordenadamente), entre otras. Existen también factores externos al contenido, pero subordinados a la presentación, como ser: tamaño de la audiencia, tipo (conferencia, clase, exposición, etc.), disponibilidad de recursos complementarios (material impreso, vídeo, etcétera). Otro factor importa, ligado también a las cuestiones de diseño a tener en cuenta, tiene que ver con el uso que tendrá la presentación, a fin de considerar el peso (tamaño de archivo) que debemos contemplar a la hora del armado. Es muy frecuente querer utilizar una presentación que fue diseñada para una exposición en por ejemplo, una página web o como un archivo de distribución vía mail. Si conocemos con anticipación que nuestra presentación será difundida o publicada posteriormente, debemos considerar no cargarla de imágenes que incrementen el peso del archivo, o tener una versión resumida para ese fin. Público y Ambiente de la proyección: Como se mencionó previamente, el conocimiento de la audiencia es un factor de gran importancia para la preparación de las transparencias o diapositivas, en términos generales no debemos ignorar el perfil del grupo, el objetivo que persigue, lo que se espera, etcétera. El ambiente, como otro factor de contexto, merece una evaluación importante. Ante un grupo de reducido de personas en un espacio también reducido resulta más sencillo resolver problemas como la distancia entre el auditorio y la proyección. Si en cambio nos encontramos en un espacio mayor, donde la ubicación del auditorio es más lejana y dispersa, deberemos hacer otros esfuerzos para lograr una buena legibilidad. 1

La evaluación del ambiente comprende también la luminosidad de la que se disponga para la proyección, fundamentalmente, si vamos a trabajar con diapositivas. En un ambiente oscuro es conveniente prepararlas con fondo oscuro y resaltar el texto con colores claros y vivos. En ambientes claros, en cambio, los textos oscuros sobre fondos claros facilitan la legibilidad de la presentación. Aspectos generales del diseño de las transparencias o diapositivas: Un principio fundamental para diseñar nuestras transparencias o diapositivas es que deben captar la atención del auditorio. Para lograr que ésta se mantenga, los receptores deben sentirse implicados en la presentación. El contenido de las transparencias debe acompañarse de una narración o explicación, incluyendo ejemplos prácticos e ideas que resulten familiares. Conforma una buena estrategia formular preguntas que dirijan la atención, siempre que se cuide de no caer en el exceso y la complejidad. No resulta conveniente, en el transcurso de la presentación, hacer una mera lectura de las transparencias. La función del presentador debe implicar una figura que exceda la de “lector de contenido”, ya que la audiencia puede leerlo por cuenta propia. Una transparencia, en estos términos, es un “marcador de temas”, una “ayuda memoria” que permite mantener un hilo conductor para nuestra charla. Existe una serie de pautas que pueden producir efectos positivos en nuestro objetivo de captar y mantener la atención de los presentes: • La NOVEDAD atrae la atención. Aquello que se presenta más grande o resaltado respecto del resto. Si nuestra intención es que la audiencia se detenga en algún concepto en particular, debemos generar un modo de presentarlo que llame la atención, que marque un cambio en el ritmo que viene manteniendo la presentación. • Aportar INFORMACIÓN SIGNIFICATIVA y ORGANIZADA LÓGICAMENTE para la audiencia. Cuando el contenido es excesivo y/o complejo suele provocar distracción y dificultar la memorización de los conceptos que deben llevarse como importantes. • La utilización de COLORES, IMAGENES fijas y/o con movimiento para el caso de la proyección de diapositivas. Estos recursos que animan la presentación son muy eficaces pero pierden eficiencia cuando se convierten en excesivos, ya que la atención tiende a centrarse en los movimientos permanentes y el contenido pasa a segundo plano.

¿Por qué es importante hacer una buena presentación? Cuando realizamos una presentación visual generalmente queremos transmitir un trabajo de investigación, una propuesta, la venta o demostración de un producto. Cualquiera sea el objetivo, la instancia de la presentación siempre es la cara visible de nuestro trabajo. En estos términos, deben transmitirse de la manera más clara y precisa los conceptos más importantes y relevantes. Si nuestra presentación no resulta atractiva y no llega a captar la atención de nuestra audiencia, posiblemente fracasará. Dependiendo del objetivo puede verse frustrado nuestro trabajo previo, ya que, independientemente de su calidad, una presentación visual es lo que “mostramos” al público.

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PowerPoint PowerPoint es un programa que contiene un conjunto completo de herramientas para preparar presentaciones gráficas (diapositivas, transparencias, presentaciones en la pantalla de una PC o con proyector de pantalla gigante, etc.) para exposiciones orales. La función principal de trabajo con PowerPoint es la creación de presentaciones. Las presentaciones se crean redactando texto y diseñando las diapositivas o transparencias. En PowerPoint toda la presentación se encuentra en un solo archivo (excepto los elementos que estén insertados con enlaces). Esto incluye todas las diapositivas, el esquema, las notas para el presentador y los apuntes o copias para repartir a los asistentes, así como toda la información acerca del formato que se haya incluido en la presentación. PowerPoint se puede considerar como una aplicación multimedia, debido a que permite la inclusión de texto, gráficos, fotografías y hasta sonido y vídeo. Además, puede generar presentaciones que se ejecutan de forma automática. Incluye también diversos efectos especiales para introducir las distintas diapositivas (transición), así como para ir introduciendo el contenido de cada una de las diapositivas (construcción). Las presentaciones pueden ser guardadas de tal manera que puedan ser ejecutadas en ordenadores en los que no esté instalado el programa, e incluso se pueden crear presentaciones que pueden verse mediante Internet o un browser como Netscape o Internet Explorer. Cinco reglas de oro en el uso de Power Point para armar una presentación visual El tamaño y tipo de los textos • No debe ser menor a 20 puntos (ideal 24) • La cantidad de líneas no debe superar las 5/6 por diapositiva • La tipografía debe ser preferentemente “de palo seco” La elección de los colores • Recordar las características del auditorio para evaluar la conveniencia de color del fondo y los textos • Un color puede verse bien en nuestra pantalla pero puede “perderse” en la proyección ampliada, tanto del texto como del fondo. • Evitar el exceso de colores La cantidad de información • La información por diapositiva no debe superar idealmente los 5/6 renglones • Consignar los conceptos más importantes y significativos • Para el presentador, una diapositiva es un “ayuda memoria” • Para la audiencia, una diapositiva es una guía que idealmente debe recordar El exceso de animaciones • Los efectos y animaciones en una presentación, tienen una función complementaria y estética • La mayor utilidad es la representación de cuadros, organigramas, esquemas • El uso excesivo de estas herramientas puede distraer la atención de nuestra audiencia La lectura de las diapositivas • Nuestra presentación no debe convertirse en una mera lectura de las diapositivas. • Debe cumplir la función de GUIA que facilite el desarrollo de la presentación

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La utilización básica de la herramienta Trabajaremos sobre la versión del Power Point del Office 2003. Una de las más importantes variaciones con las versiones anteriores tiene que ver con la distribución del menú y la forma de visualización de sus herramientas. 1. Creación de presentaciones y barras de herramientas Cuando iniciamos el programa, la primer pantalla nos muestra una diapositiva en blanco y sobre el margen derecho el acceso rápido a las opciones de menú.

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Podemos cambiar la sección de menú que queremos visualizar desde la barra desplegable que se encuentra en el margen superior (1). A modo de ejemplo, analizaremos la opción “Diseño de la diapositiva” y Plantillas de Diseño Diseño de diapositivas Como vemos en la imágen, esta herramientas nos permite definir previamente la disposición de los elementos que tendrá la diapositiva. Es decir, podemos elegir utilizar una diapositiva en blanco, o utilizar alguna de los predeterminados. Si seleccionamos por ejemplo la opción señalada en el gráfico veremos que claramente se trata de una diapositiva para títulos. Del mismo modo, nos ofrece otras con ubicación de texto o gráficos.

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Utilización de plantillas de diseño Una forma fácil de construir una presentación es utilizando los Layouts o formatos predeterminados para las transparencias. Los formatos de las transparencias se eligen en el cuadro de diálogo que aparece al activar el comando New Slide (Diapositiva nueva) del menú Insert (Insertar). Existe una gran variedad de diseños de transparencias que contienen marcadores de posición para facilitar la inclusión de texto, gráficos, tablas, imágenes prediseñadas y otros objetos. En esta versión del programa se han incorporado herramientas como los álbumes de fotos por ejemplo, y se amplio la opción de autocontenidos, además de la oferta de diseños.

Podemos seleccionar un diseño y aplicarlo a la diapositiva actual o a varias diapositivas en nuestra presentación. PowerPoint permite cambiar la apariencia de la presentación en cualquier momento; es decir, el formato, los colores, etc. Siempre se puede aplicar una plantilla diferente o cambiar la combinación de colores para la presentación. PowerPoint incluye muchas plantillas predeterminadas. Cada una contiene su propia combinación de colores, un patrón de transparencias predeterminado y los tipos de letra que particularmente armonicen con el diseño general de la presentación. Además, cualquier presentación puede utilizarse como plantilla para otras, de tal manera que una apariencia de una presentación concreta puede ser guardada como plantilla para posteriores presentaciones. 5

Modelos de Presentación Si lo desea, también puede utilizar modelos de presentaciones, esta opción le ofrece el prediseño de una presentación completa sobre diferentes temas. Algunos ejemplos son: presentación de informes técnicos, formación o aprendizaje, informe de progreso, manual de una organización, etc. Estos formatos le brindan una pauta sobre los puntos que debería tener la presentación y resultan interesantes para reforzar las ideas previas acerca de lo que queremos presentar. Esta opción se encuentra en el asistente para autocontenido en una presentación nueva.

Modos de visualizar una diapositiva

Vista Normal Se ve una sola transparencia a la vez. Se puede escribir texto, cambiar el diseño de la transparencia, añadir imágenes, añadir formas geométricas, así como añadir gráficos y elementos visuales creados con otras aplicaciones. Esta representación es la que aparece por defecto al comenzar la aplicación. Clasificador de Diapositivas Pulsando en este icono o eligiendo en el menú Ver el comando Presentación con Diapositivas se pueden ver las diapositivas en forma de presentación automática, utilizando la pantalla completa. Cada diapositiva llenará completamente la pantalla. Se pueden apreciar los efectos de transición e intervalos de tiempo que se establecieron en el modo de ver Clasificador de diapositivas. Se sale de este modo pulsando la tecla ESC. Clickeando con el mouse en cualquier punto, con INTRO o con la tecla Flecha Derecha, se va a la siguiente diapositiva, mientras que con la tecla Flecha Izquierda se vuelve a la anterior.

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Clasificador de Diapositivas En este modo se puede ver una miniatura de cada diapositiva completa, incluyendo gráficos y texto. Permite ver toda la presentación a la vez, pudiendo apreciar su flujo. Aquí se pueden ordenar las diapositivas, añadir efectos de transición y establecer los intervalos de tiempo de las diapositivas para las presentaciones automáticas. Se puede controlar el tamaño y el número de diapositivas visibles en la pantalla con el zoom de la barra de herramientas. Las barras de Herramientas La estructura de una ventana de PowerPoint está compuesta por los siguientes elementos: • • • • •

Barra de título Barra de menú Barra de estado Barra de desplazamiento Barras de herramientas o Estándar o Formato o Dibujo

Barra de título Como es habitual la barra de título contiene los siguientes elementos: • Menú de control. Contiene los elementos habituales de control (mover, minimizar o iconizar y ampliar o cerrar) de cualquier ventana en Windows. • Nombre de la aplicación y del archivo activo. • Botones de minimización, control de tamaño de la ventana y de cierre de la aplicación. Barra de estado La barra de estado está situada en la parte inferior de la pantalla. En ella se muestra, de izquierda a derecha: el tipo de visualización, el nombre del fichero activo en el momento, y la opción actualmente seleccionada (escribir, guardar, imprimir, etcétera). Barra de desplazamiento A la derecha de la ventana de PowerPoint hay una barra de desplazamiento vertical. Esta barra y las flechas dobles le permiten pasar de una transparencia a otra, avanzando y/o retrocediendo de una en una, o yendo directamente a la transparencia deseada. Barra de Menús La barra de menús contiene el conjunto de menús desplegables propios de PowerPoint. Esta barra contiene una lista de menús, ordenados según la distribución siguiente: ARCHIVO: manejo de archivos de datos. EDICION: herramientas de selección y copia. VER: opciones de visualización. INSERTAR: gestión de contenidos de la presentación. FORMATO: formato de las diapositivas. HERRAMIENTAS: utilidades de composición de la presentación, ortografía y configuración del programa. PRESENTACION: configuración de la presentación. VENTANA: gestión de los ficheros en uso. AYUDA: ayuda sobre el programa y su utilización.

ARCHIVO 7

El menú Archivo (File), como cualquier aplicación de Windows, contiene los comandos para manejar el archivo: Nuevo, abrir, cerrar, grabar, grabar como, configuración de la presentación, imprimir, enviar a, propiedades. Guardar como una página Web: permite que una presentación pueda publicarse y ser vista a través de los navegadores. Del mismo modo, también pueden guardarse en formato de imágenes como gif o jpg. También es posible visualizar los últimos archivos utilizados para acceder más rápidamente a ellos.

EDICION El menú Editar (Edit). Este menú contiene las funciones comunes a casi todos los utilitarios del office. Deshacer y repetir la última acción, cortar, pegar, borrar, duplicar, eliminar, buscar, reemplazar, etcétera.

VER El menú Ver (View) permite definir las formas de visualización de la presentación que vimos anteriormente. A otra opción que se accede a través del esta opción es al Patrón de diapositivas y documentos. A través del Patrón de Diapositivas se pueden predefinir formatos de diseño, tipos de letra, fondos, colores, etc, que serán utilizados en toda la presentación. Si se realizan cambios en el patrón, éstos afectarán a toda la presentación. Para hacer que una diapositiva difiera del Patrón basta hacer aparecer en pantalla la diapositiva que se desee modificar y realizar los cambios.

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INSERTAR

El menú Insertar (Insert) permite agregar una diapositiva a la presentación, duplicar una existente, agregar número de diapositivas o fecha y día, comentarios. Este menú permite también insertar diapositivas desde otro archivo, para esto se abre una pantalla que permite localizar la ubicación del archivo y seleccionar la diapositiva a insertar en nuestra presentación. Cuando se importan desde otro archivo, las diapositivas pierden el formato original (color de fondo, configuración de la hoja, etc) para tomar el diseño de la presentación a donde han sido importadas. Cuando se insertan diapositivas del equema se crean diapositivas con los títulos y sangrías del esquema importado, pero también se respetan los fondos y patrones de la presentación actual. Algunas versiones de Power Point, dependiendo de su instalación, contienen una galería de imágenes prediseñadas que se pueden insertar en nuestra presentación. Están catalogadas por tema y también se pueden insertar fotografías. Además de hacerlo a través de la galería predeterminada, podemos también importar imágenes de muchos tipos desde un cd, disquete o desde nuestro disco duro. Además de imágenes fijas o con movimiento (gif animados) se pueden también insertar películas o sonidos.

El movimiento de los gif animados se pueden ver a partir de la presentación en formato de proyección en la versión 2000 Los videos y archivos de sonido tienen la opción, cuando se insertan en la presentación, de activarse directamente en tiempo de ejecución o haciendo un clic sobre el icono correspondiente. Los archivos de sonido se pueden grabar desde PowerPoint

Si queremos insertar una tabla, también lo hacemos desde esta opción del menú. Nos aparecerá un cuadro donde podemos ingresar la cantidad de filas y columnas que necesitamos para nuestra tabla.

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Para modificar una tabla creada, hacemos clic con el botón derecho y podemos insertar o eliminar filas, modificar los bordes, el relleno, asignar o modificar propiedades a la fuente, viñetas, etc. El menú insertar también permite traer a nuestra presentación tablas de Word y gráficos y tablas de Excel, como veremos más adelante

Por último, también dentro del menú insertar, se encuentra la opción de insertar hipervínculos. Esta herramienta es muy importante ya que permite un acceso rápido a documentos, otras presentaciones y enlaces a sitios de internet.

Cuadro para Hipervínculo Texto Hipervínculo

Para generar un hipervínculo en un texto, podemos hacerlo seleccionando el cuadro de texto entero. En este caso, una vez generado no nos aparecerá el texto del interior en formato de hipervínculo (subrayado, de color) pero de todas formas, al poner la presentación se hará el link. Si en cambio, seleccionamos el texto del interior del cuadro y luego generamos el link tendremos el texto con el formato y también se hará el link correspondiente. Los hipervínculos también pueden hacerse con objetos, formas, imágenes, etc. Cuando seleccionamos desde el menú la opción hipervínculo, aparecerá una pantalla desde la

cual podemos seleccionar el origen de nuestro link.

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Si seleccionamos hacer un hipervínculo desde un archivo, se nos abrirá una pantalla donde podemos buscar en nuestro disco “c” o en otra unidad un archivo para vincular nuestro texto u objeto.

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Si seleccionamos hacer un hipervínculo desde una página Web y activamos este botón, nos abrirá el explorador para ubicar la página, podemos copiar la ruta y pegarla en el cuadro de texto:

O bien, si ya conocemos la dirección, escribirla en este lugar.

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Si seleccionamos hacer un hipervínculo desde un marcador, nos aparecerá otro tipo de cuadro donde podemos seleccionar la diapositiva (dentro del mismo archivo) a la que queremos referirnos.

FORMATO La opción Formato(format) permite asignar o modificar propiedades de la presentación, de los textos y/o de los objetos de nuestra presentación. En la primer franja, se puede modificar todo lo relacionado con los textos (fuente, viñetas, alineación, interlineado, mayúsculas y minúsculas, etcétera). En la segunda franja tenemos las herramientas para modificar cuestiones de formato y diseño de la presentación.

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El diseño de la diapositiva y aplicar plantilla de diseño nos vuelve a las pantallas de origen de apertura del programa para seleccionar si queremos una presentación con imágenes, en blanco, y distintas distribuciones de textos y objetos; o seleccionar una presentación predeterminada. La combinación de colores permite cambiar los colores predeterminados de las presentaciones, para sombreados, hipervínculos, fondos, textos, etc. Podemos aplicar los cambios a toda la presentación (aplicar a todas) o sólo a la diapositiva actual (aplicar). La opción fondo permite generar cambios en el fondo de la diapositiva. La última franja de la opción Formato hace referencia a cuadros de texto y objetos, desde allí podemos acceder a cambiarles las propiedades y formatos.

HERRAMIENTAS

Haciendo doble – clic sobre el objeto o cuadro de texto, accedo también a la pantalla de propiedades para modificarlas. Pulsando con el botón derecho del mouse también accedo a la pantalla Entre las funciones de la barra de Herramientas (tools) se encuentra a ortografía, idioma y autocorrección de textos. La función macro permite grabar acciones sobre la presentación para poder utilizarlas nuevamente.

En personalizar puede manejar las formas de ver y disponer las barras de herramientas, y a través del uso de opciones se puede gestionar las formas de guardar, ver, imprimir y administrar el archivo.

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PRESENTACION Este menú nos resulta de utilidad cuando el modo de nuestra presentación será a través de una pc. Para el manejo de la presentación electrónica, este menú ofrece opciones predeterminadas muy útiles. En Ver presentación, se podrá ver las diapositivas en todo su tamaño en la pantalla antes de añadir transiciones y trabajar en los intervalos. Se podrá apreciar el efecto de cada diapositiva, probar diferentes cambiar el transiciones, intervalo para adecuarlo al de la charla y, en general, diseñar la presentación electrónica para que ayude a transmitir las ideas en forma clara y

profesional.

Una vez finalizada la presentación, se podrá ver la presentación usando las opciones predeterminadas del programa sin fijar intervalos y ni transiciones. En este caso se hará la presentación avanzando manualmente y cada transición será un simple “corte”. Existe, sin embargo, un amplio abanico de utilidades que permiten configurar la presentación, tales como fijar los intervalos y elegir las diapositivas que se desea ver. Incluso se podrá optar por hacer la presentación en un ciclo continuo de repetición, grabar una narración, habilitarla para poder ser visualizada en varias pantallas o incluir botones de control. Opción Configurar la diapositiva En Diapositivas se puede elegir las diapositivas que se deseen ver. La opción predeterminada es Todas, y significa que la totalidad de las diapositivas de la presentación se verán a partir de la primera. Si se desea ver solamente una serie concreta de diapositivas, se deben especificar.

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En Avance, se puede elegir cómo avanzar las diapositivas. La opción predeterminada es Avance Manual. En este caso se necesitará hacer clic con el botón del ratón para avanzar de una diapositiva a otra. Si se han fijado intervalos (tiempo de la diapositiva en la pantalla), se podrá seleccionar la opción Usar los intervalos de las diapositivas para que la presentación proceda automáticamente. Para hacer que una presentación con diapositivas que se repita continuamente se debe seleccionar la opción Presentar continuamente hasta presionar ESC. Ahora, cuando la presentación comience, procederá continuamente hasta que se detenga. Si seleccionamos la opción Ver Presentación (F5), la presentación comenzará a mostrarse por pantalla inmediatamente. Añadir transiciones a una presentación Las transiciones son los efectos especiales que se ven cuando se pasa de una diapositiva a la siguiente en el transcurso de una presentación electrónica. Las opciones disponibles son numerosas. Para lograrlo hay que elegir Transición de la diapositiva, aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. En el cuadro Efecto, seleccionar la transición deseada. La transición que se seleccione se aplicará a la imagen en el cuadro de muestra. Se puede hacer clic en la imagen para apreciar la transición nuevamente. Para elegir la velocidad de la transición seleccionamos el botón de la opción Lenta, Media o Rápida. La velocidad se aplicará a la imagen en el cuadro de muestra. Se puede también establecer un sonido para sea reproducido durante la transición entre las diapositivas. Para Fijar intervalos de las diapositivas es una opción que permite, por ejemplo, hacer que la primera diapositiva aparezca a los 10 segundos, la segunda a los 15 segundos, la tercera a los 8 segundos, etc. Hay dos formas de fijar los intervalos. Una consiste en escribir un número en Avance en el cuadro de diálogo Transición (elegir el comando Transición del menú Presentación con diapositivas. La otra forma consiste en dejar que el programa fije los intervalos usando la opción Ensayar intervalos en el menú Presentación con diapositivas en función de una grabación que el usuario debe hacer previamente (en un ensayo, por ejemplo). Crear diapositivas que se muestren progresivamente durante la presentación Una diapositiva que se muestra progresivamente (también conocida como de aparición progresiva) es aquella donde cada punto destacado en el texto principal aparece independientemente de los otros. Se usa la aparición progresiva cuando se quiere revelar los puntos destacados uno a uno. Se pueden establecer la forma de aparición de cada punto (volando desde la izquierda, por ejemplo) y si se desea que los otros puntos que ya están en la diapositiva se atenúen al añadir uno nuevo, o bien que cambien de color, suene algún sonido, etc. 14

Aparición progresiva del texto en la pantalla Para definir la forma en la que el texto va apareciendo en la pantalla se debe seleccionar la opción Personalizar animación. En el cuadro de diálogo de la pantalla de animaciones existen varias solapas.

La correspondiente a Orden e Intervalos permite seleccionar qué elementos de la diapositiva deben ser animados y cuáles no. Estas animaciones pueden configurarse para activarse una vez se pulsa el ratón o bien pasa un intervalo de tiempo determinado. La solapa Efectos permite, a su vez, definir con mayor detalle diferentes aspectos de la aparición de los puntos. Cuando se le asigna un tipo de efecto a un objeto o texto, se habilitan otras opciones de esta solapa como ser el sonido (hay diferentes tipos predeterminados) y la forma que tomará el objeto luego de la animación. En el desplegable del recuadro Introducir texto se puede decidir la forma en la que cada bloque de texto se muestra por la pantalla. Se pueden elegir tres opciones, por párrafos, por palabras o por letras, y la forma en la éstas aparecen en la pantalla. Otros efectos interactivos En PowerPoint existe la posibilidad de hacer que algunos objetos que aparecen en una diapositiva sean activos. Esto quiere decir que, en modo Presentación, cuando se hace clic sobre dichos objetos el programa realiza una acción previamente determinada, como por ejemplo, ir a la diapositiva anterior o a la siguiente, ir a una diapositiva cualquiera, lanzar una aplicación, etc. Para hacer que un objeto sea activo basta ejecutar el comando Configuración de la acción, a la que accedemos haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre el objeto. Este cuadro permite, en la solapa clic del mouse definir la acción que debe realizar el objeto activo. Las acciones posibles son:

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1. Ir a alguna de las diapositivas del documento (primera, última, anterior, posterior, etc.). 2. Ejecutar un sonido o animación. 3. Ejecutar un programa. 4. Establecer un hiperlink entre distintas trasparencias, e incluso con otra presentación distinta. Mediante la opción acción del mouse también es posible definir eventos cuando se pulsa el ratón o únicamente se pasa el cursor sobre un objeto, texto, título, etcétera.

Podemos insertar tablas y textos de Word y gráficos de Excel

WORD

Para crear e insertar una tabla de Word se puede proceder del siguiente modo:

Si necesitamos insertar un documento completo de Word como objeto en una diapositiva, los pasos son los siguientes: 1. Sobre la diapositiva, seleccionamos Insertar/Objeto/Documento de Microsoft Word. 2. Aparecerá un cuadro de diálogo que nos dará la opción de crear un documento nuevo o crearlo desde uno existente

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3. Seleccionamos la opción Crear desde archivo y pulsamos el botón examinar para localizar el documento word que nos interesa insertar 4. Aparecerá el cuadro de diálogo examinar, donde deberá localizar la carpeta y el archivo. 5. Una vez localizado el archivo, haga doble clic sobre él y luego pulse el botón aceptar

EXCEL

Para crear e insertar un objeto de Excel se puede proceder del siguiente modo:

1. Se puede iniciar Excel desde PowerPoint de una de las siguientes formas: - En el menú Insertar (Insert), se elige objeto. Posteriormente, aparecerá un cuadro de diálogo en el que se puede seleccionar el tipo de objeto que queremos insertar, si seleccionamos la opción Gráfico de Excel, nos aparecerá en nuestra presentación un gráfico por defecto sobre el que podemos trabajar modificándole los datos. Si, en cambio, seleccionamos hoja de cálculo de Excel nos aparecerá una hoja en blanco sobre la que podemos trabajar. En cualquiera de las dos opciones podemos editar la hoja desde la presentación haciendo doble clic sobre ella, efectuar los cambios y volver a la presentación mediante un clic cualquier lugar de la presentación, fuera del objeto Excel.

Haciendo doble clic sobre el gráfico, podemos editarlo con las herramientas de Excel

Si contáramos con gráficos ya realizados en Excel, y quisiéramos incluirlos en nuestra presentación podemos hacerlo de la siguiente manera: 1. Seleccionamos el gráfico en el archivo Excel y lo copiamos (editar/copiar). 2. Volvemos a la presentación. 3. Para insertar el gráfico podemos hacerlo de dos formas: a. Pegando el gráfico como si fuera una imagen. Para seleccionar esta opción, debemos estar seguros que el gráfico no va a ser modificado, al pegarlo como imagen, se pierde la posibilidad de modificarlo en la presentación. b. Pegando el gráfico como objeto de Excel, de este modo, desde la presentación podemos hacer doble clic sobre el gráfico y editarlo para realizar las modificaciones. Podemos también cambiar los valores del gráfico, accediendo a los datos con el botón derecho del mouse sobre el gráfico.

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Cuando pegamos un gráfico como Objeto de Excel, podemos editarlo haciendo doble clic sobre él. Si necesitáramos modificar los datos de origen, con el botón derecho del mouse habilitamos la opción, aparecerán las celdas donde se encuentran los datos para poder modificarlos. Estos datos serán posibles siempre que tengamos el archivo Excel en nuestro disco o unidad disponible.

ATAJOS DEL TECLADO

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