Guia Macros

CENTRO DE ESTUDIOS EMSSANAR CETEM Resolución 0136 de 2007, 26 enero de 2007 Secretara de Educación Municipal FORMACION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO

Responsables: Francisco Caicedo y Juan Alexander Agreda MACROS Introducción Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc... También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos. Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro. Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.

Crear una Macro Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte. Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros productos. Crear una Macro es relativamente, fácil, sólo tienes que hacer clic en la ficha Macros en la lista de Objetos de la base de datos.

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Del mismo modo que creamos tablas, formularios e informes, podremos crear Macros haciendo clic en Nuevo Se abrirá la Vista de diseño de Macro. Esta ventana es muy parecida a la ventana Diseño de tabla que ya conoces y tiene la misma dinámica pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se ejecuten. Como podrás observar, al principio consta de dos columnas: Acción y Comentario.

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En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una pequeña descripción opcional sobre el por qué de la acción o un comentario sobre su efecto. Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción. Podemos añadir tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una después de otra y en el orden que queremos que se ejecuten. Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario. El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la acción de apertura debería ir antes de la de cierre. En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.

para insertar

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Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de ellas y arrastrarlas con el ratón para colocarlas en otra posición. Cuando la Macro está terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Más tarde podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana de la base de datos haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.

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Acciones más utilizadas En este apartado veremos las acciones más utilizadas en las Macros. Siempre puedes recurrir a la ayuda de Access para obtener información sobre acciones que aquí no tratemos. Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán sus opciones:

A continuación veremos las acciones más comunes, puedes ver la descripción de sus argumentos de acción haciendo clic en AbrirConsulta Esta acción abre una consulta escogida entre las existentes en la base de datos. Como puedes ver en la imagen, deberás indicar el nombre de la consulta a abrir, la Vista en la que quieras que se abra (Hoja de Datos, Diseño, Vista Preliminar, TablaDinámica, GráficoDinámico). También podrás elegir el Modo de datos de la consulta.

Si seleccionas Agregar, la consulta sólo permitirá añadir nuevos registros a los existentes y no se tendrá acceso a los datos ya almacenados. Seleccionando Modificar permites la edición total de los datos de la consulta.

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Seleccionando Sólo lectura se abrirá la consulta mostrando todos sus datos pero sin ser editables, no se podrán modificar. AbrirFormulario Del mismo modo que la acción anterior, abre un formulario.

igual que la acción anterior, esta acción abre el formulario indicado en el argumento Nombre del formulario. En el argumento Vista especificaremos el modo en el que queremos que se abra el formulario: en vista Formulario, Diseño, Vista Preliminar, Hoja de Datos, TablaDinámica o GráficoDinámico. En Nombre del filtro podremos indicar el nombre de una consulta que hayamos creado previamente. Al abrirse el formulario solamente mostrará los registros que contengan los resultados de la consulta indicada. En el argumento Condición WHERE podemos introducir, mediante el generador de expresiones, o tecleándola directamente, una condición que determinará los registros que se muestren en el formulario. Un ejemplo sería [Alumnado]![Código Postal] = 46183, para que mostrase solamente aquellos registros de la tabla Alumnado cuyo campo código postal fuese igual a 46183. En Modo de datos podrás seleccionar los mismos parámetros que en la acción anterior: Agregar, Modificar o Sólo lectura. El argumento Modo de la ventana decidirá si la ventana del formulario se deberá abrir en modo Normal, Oculta, como Icono o como Diálogo. Si abres un formulario en modo Oculto no podrá ser visto por el usuario, pero sí referenciado desde otros lugares para extraer datos o modificarlos. El modo Diálogo permite que el formulario se posicione encima de los demás formulario abiertos y sea imposible operar con el resto de la aplicación hasta que no se haya cerrado (como pasa con todos los cuadros de diálogo). AbrirInforme Igual que las acciones anteriores, permite abrir un informe.

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BuscarRegistro Utilizaremos esta acción para buscar registros. Con esta acción Access se posiciona en el primer registro que cumpla los criterios especificados. Se corresponde con la opción Buscar de la barra de herramientas. En el argumento Buscar introduciremos el valor a buscar en forma de texto, número, fecha o expresión.

Podemos elegir en qué lugar del campo debe coincidir el cadena introducida, puedes elegir entre Cualquier parte del campo, Hacer coincidir todo el campo o al Comienzo del campo. También puedes diferenciar entre hacer Coincidir mayúsculas y minúsculas o no. Se supone que la Búsqueda se realiza cuando estamos visualizando un registro determinado, de aquí el por qué de las siguientes opciones. Esta acción se para en el primer registro que cumpla las condiciones, por lo que en el argumento Buscar en podremos decidir el sentido en la que Access recorrerá los registros, selecciona Arriba para empezar a buscar hacia atrás. Selecciona Abajo para buscar hacia adelante. En ambos casos la búsqueda parará al llegar al final (o principio) del conjunto de registros. Selecciona Todo para buscar hacia adelante hasta el final, y después desde el principio hasta el registro actual. En el argumento Buscar con formato decidiremos si se tiene en cuenta el formato que tienen los datos entre los que buscamos o no. Por ejemplo, si buscamos la cadena 1.234 y hacemos que busque con formato seleccionando Sí, en los campos con formato Access intentará hacer coincidir el formato de la cadena introducida con el dato almacenado con formato, por lo tanto no encontraría un campo que almacenase un valor de 1234. Si seleccionamos No, deberemos escribir 1234 para encontrar un campo con formato que contenga el dato 1.234, porque Access comparará 1234 con el valor del campo sin formato. La opción Sólo el campo activo buscará en todos los registros, pero solamente en el campo activo en ese momento sino buscará en todos los campos.

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El argumento Buscar primero fuerza a que la búsqueda se realice desde el primer registro en vez de buscar a partir del registro actual.

Cerrar Con esta acción podrás cerrar cualquier objeto que se encuentre abierto.

Selecciona en Tipo de objeto: Tabla, Formulario, Consulta, Informe, etc.. , y en Nombre del objeto escribe el nombre de éste. Puedes configurar si se guardará el objeto antes de cerrarlo seleccionando Sí o No. Con Preguntar dejarás que esto quede a decisión del usuario

CuadroMsj Con las Macros incluso podremos mostrar mensajes para interactuar con el usuario. Esto nos lo permitirá la acción CuadroMsj.

Sus argumentos son muy sencillos, en Mensaje deberemos escribir el mensaje que queremos que aparezca en el cuadro de mensaje. Utiliza la combinación de teclas MAYUS + INTRO para crear saltos de línea. También puedes utilizar el símbolo @ para rellenar el mensaje por secciones (o párrafos) . Si utilizas esta alternativa deberás introducir 3 secciones. Aunque podrías dejar alguna en blanco. En el mensaje que ves a continuación, el contenido del argumento Mensaje era: Se ha producido un error guardando el registro.@Se perderán todos los cambios.@. Como puedes ver la tercera sección se ha dejado en blanco deliberadamente y el resultado sería este: Eco Esta acción es muy útil para ocultar al usuario las operaciones que se están realizando con una Macro. Permite la activación o desactivación de la visualización de las acciones en pantalla.

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Guardar Esta acción te permitirá guardar cualquier objeto que se encuentre abierto en ese momento. Imprimir Utiliza esta acción para imprimir el objeto activo. Podrás imprimir Hojas de datos, Informes o Formularios. IrARegistro Te permitirá saltar a un registro en particular dentro de un objeto. Maximizar Esta acción maximiza la ventana activa para que ocupe todo el espacio de la ventana de Access. Minimizar Al contrario que la anterior, esta acción minimiza la ventana activa convirtiéndola en una barra de título en la parte inferior de la ventana de Access. MostrarBarraDeHerramientas Esta acción permite mostrar u ocultar una barra de herramientas determinada.

Salir

Esta acción hace que Access se cierre.