Guia Hojas De Calculo

HAGAMOS ESTADISTICAS Y DISEÑEMOS DOCUMENTOS CONTABLES Técnicas IV. Competencia: Competencia •

GUIA GENERAL

Manipular información alfanumérica a través de formulas y funciones y representaciones graficas de los datos.

Indicadores de logro: 1. Da formato a los datos de una hoja de cálculo y diseña documentos comerciales. 2. Utiliza gráficos estadísticos para la representación de información 3. Utiliza formulas y funciones a fin de generar automáticamente resultados. 4. Crea macros, hipervínculos y trabaja con tablas dinámicas y gráficos dinámicos Contenidos Programáticos • • • • • • • • •

Creación y Manipulación de libros. Manipulación de datos y operaciones. Filtros y listas de datos Formularios, formulas y gráficos Referencias de funciones Manipulación de macros Hipervínculos Diseño de impresión y edición. Tablas y gráficos dinámicos

Recursos: • • • • •

Software (Microsoft Excel) Encuestas que realizara el mismo estudiante Guías de trabajo Internet Guías interactivas Flash

HOJAS DE CÁLCULO Una hoja de cálculo es un programa utilizado normalmente en tareas de balances, creación de presupuestos o previsiones, y en otras tareas financieras. Los programas de hoja de cálculo usan filas, columnas y celdas; una celda es la intersección de una fila con una columna. Cada celda puede contener texto, datos numéricos o una fórmula que use valores existentes en otras celdas para hacer un cálculo determinado (como sumar los datos de un conjunto de celdas o multiplicar el dato de cada celda por un factor). Para facilitar los cálculos, estos programas incluyen funciones incorporadas que realizan operaciones estándar. Si se modifica el valor de un dato, la hoja de cálculo permitirá recalcular fácilmente los resultados para el nuevo dato, lo que hace que estas aplicaciones sean tan útiles en análisis de tendencias, ya que permiten conocer con rapidez el resultado de aplicar distintos cambios y elegir así la estrategia que más convenga; es lo que se conoce popularmente como analizar “qué pasaría si...”. Esta capacidad ha motivado que las hojas de cálculo tengan una gran aceptación. La más famosa hoja de cálculo viene con el paquete Office y es la llamada Excel.

ABRIR EXCEL Para abrir Excel, basta con ir al botón inicio, ir a todos los programas, buscar Microsoft Office 2003 y a continuación buscar Microsoft Office Excel. El cual deberá tener la siguiente imagen:

ELEMENTOS DE LA INTERFAZ DE EXCEL

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA Para ello basta con hacer clic derecho en la pestaña donde aparece el nombre de la hoja, (por defecto se llama Hoja1, Hoja2,…) y aparecerá la opción cambiar nombre. Digite el nuevo nombre y haga clic en cualquier parte de la hoja.

CAMBIAR EL COLOR DE LA PESTAÑA CON EL NOMBRE DE LA HOJA Haga clic derecho en la pestaña donde aparece el nombre de la hoja, (la que por defecto se llama Hoja1, Hoja2,…) y haga clic en color de etiqueta. Seleccione el color y presione aceptar.

DIRECCION DE UNA CELDA Cada celda tiene una dirección que corresponde a la columna donde se encuentra y la fila donde se encuentra. En la imagen de la parte superior la celda tiene la dirección D5 ya que se encuentra en la columna D (mire en la parte superior de la hoja) y en la fila 5 (mire la parte izquierda de la hoja)

IR A UNA CELDA A TRAVES DEL CUADRO DE NOMBRES Haga clic en el cuadro de nombres, borre la información (con las teclas Supr o Backspace) y escriba la dirección de la celda a la cual vamos a ir (por ejemplo la H8) y presione Enter.

EDITAR UNA CELDA

Para escribir sobre una celda podemos ubicarnos sobre ella con las flechas del teclado o utilizar el Mouse haciendo solamente un clic y a continuación escribiremos la información. Cualquier información anterior de la celda se borrara. Si lo que queremos es modificar la información de la celda podemos presionar la tecla F2 o hacer doble clic sobre la celda.

CAMBIAR EL TAMAÑO DE UNA CELDA Para esto si deseamos agrandar la celda B5 debemos subir hasta donde se separan las letras B y C hasta que el Mouse cambie de forma. Tal y como se ve en la siguiente figura:

Sin soltar el botón izquierdo mueva el Mouse hacia la derecha para agrandar la celda y hacia la izquierda para achicarla, así mismo puedo hacerlo con las filas 5 y 6

Ejercicio Cree una tabla con nombre, apellido, edad, música favorita, película favorita de 10 de sus compañeros de curso.

EL CUADRO FORMATO DE CELDA Este cuadro permite modificar todos los aspectos relacionados a la presentación de los datos, tales como colores, bordes, tipos de letras, alineamiento, etc. para activarlo haremos clic derecho en la celda a modificar y haremos clic en la opción formato de celda.

NUMERO. Esta pestaña nos permite cambiar el tipo de dato que contiene la celda, basta con seleccionar en la parte izquierda, en el listado categoría el tipo de dato a trabajar y a la derecha se nos mostraran posibles formas de mostrar la información usando ese tipo de dato, una vez lo hallamos personalizado si le damos aceptar el cambiara automáticamente el tipo de dato en la(s) celda(s) elegida(s). Así por ejemplo la figura muestra como cambiar la celda para aceptar una fecha con el año de 4 dígitos, elegimos una celda, hacemos clic derecho y buscamos formato de celda, luego hacemos clic en la pestaña número y seleccionamos en la lista categoría Fecha. Luego elegimos el primer formato presentado a la derecha y oprimimos el botón aceptar. La celda ahora nos cambiara cualquier fecha que coloquemos ahí al formato que elegimos.

ALINEACION. Esta pestaña permite configurar como alineamos un texto dentro de la celda. Por defecto la

alineación vertical es en la parte inferior de la celda, y la horizontal en la derecha. Si hacemos clic en la casilla de verificación ajustar texto el justifica el texto de forma que no se salga de los limites de la celda, en la parte derecha tenemos sangría y la orientación la cual permitirá girar el texto en un ángulo determinado. Ejemplo: Combine 10 celdas en forma vertical, escriba un nombre en la celda y haga clic derecho y seleccione formato de celda, haga clic en la pestaña alineación y haga clic en la palabra texto que aparece en vertical, y en las listas desplegables horizontal y vertical coloque ambos centro. Oprima el botón aceptar.

FUENTE. Esta pestaña ofrece las opciones de cambiar el tipo de letra, el tamaño, el estilo, aplicar efectos y cambiar el color.

BORDES. Para los bordes: 1. 2. 3. 4.

Seleccione las celdas a cambiarles el borde. Haga clic derecho y busque formato de celdas Haga clic en la pestaña bordes. Seleccione en la parte derecha del cuadro el color y el estilo de borde 5. elija un borde preestablecido o haga clic en el cuadro a la izquierda para ir colocando el borde de la celda 6. Haga clic en Aceptar

TRAMAS. Permite cambiar el color de fondo de la celda y la trama (figuras como líneas, cuadrados o tapices de fondo) los pasos para colocarlo son: 1. seleccione la(s) celda(s) a colorear 2. Escoja el color de fondo de la celda 3. en trama seleccione la trama que desea (opcional) 4. haga clic en aceptar

PROTEGER. Permite Bloquear u ocultar el contenido de una celda, pero para poderlo hacer se debe proteger primero la hoja abriendo el menú herramientas y seleccionando la opción proteger hoja.

Ejercicio Modifique la tabla del punto anterior, colocándole colores a la letra, al fondo, bordes a la página y una letra más impactante.

GRÁFICOS Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones. Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos. 1. Marcador de datos 2. Línea de división principal 3. Nombres de categoría 4. Nombres de series de datos del gráfico Marcador de datos Cada marcador de datos representa un número de la hoja de cálculo. Los marcadores de datos que tengan la misma trama representan una serie de datos. En el ejemplo anterior, el marcador de datos situado en el extremo derecho representa el valor real del segundo trimestre de 99. Línea de cuadrícula principal Microsoft Excel crea los valores de los ejes a partir de los datos de la hoja de cálculo. Observe que los valores de los ejes en el ejemplo anterior estaban comprendidos en el rango que va de 0 a 120, que abarca todos los valores de la hoja de cálculo. Las líneas de división principales marcan los intervalos principales del eje. También es posible ver las líneas de división secundarias del gráfico, que marcan los intervalos existentes entre los intervalos principales. Nombres de categoría Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el ejemplo anterior, los títulos de las filas TRIM1 y TRIM2 aparecen como nombres de ejes de categorías. Nombres de series de datos del gráfico Excel también utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja de cálculo para los nombres de las series. Estos nombres

aparecen en la leyenda del gráfico. En el ejemplo anterior, los títulos de las filas Proyectado y Real aparecen como nombres de series. Sugerencias para gráficos Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de un gráfico, aparece una sugerencia que contiene el nombre del elemento. Por ejemplo, al colocar el puntero sobre una leyenda, aparece una sugerencia para gráfico que contiene la palabra Leyenda. Existen varios tipos de gráficos que se pueden insertar en una hoja de calculo los mas importantes son la torta, el grafico de barras, el grafico de líneas y puntos y el grafico de áreas. EJEMPLO DE CREACION DE UN GRAFICO. 1. Cree una tabla con las columnas Mes, y No de productos Vendidos, como se muestra a continuación:

2. Seleccione ambas columnas haciendo clic en el centro de la palabra enero y sin soltar el botón izquierdo del Mouse llévelo hasta el 45 que esta frente a Diciembre 3. Vaya al menú Insertar y busque la opción grafico, o haga clic en el botón insertar grafico de la barra de herramientas estándar. 4. Saldrá un asistente de 4 pasos. Haga clic en la opción columnas y elija en el cuadro de la derecha la opción “Columna agrupada con efecto 3D” haga clic en siguiente. 5. Nuevamente haga clic en siguiente. 6. Haga clic en la pestaña títulos y coloque un titulo al su grafico, por ejemplo “Ventas por mes” 7. Coloque como titulo del eje X mes y como titulo del eje Y Productos Vendidos. 8. Haga clic en siguiente 9. Haga clic en Finalizar, el grafico aparecerá en su ventana inmediatamente. 10. Si desea mejorar los colores del grafico haga doble clic sobre la parte a cambiar el formato (el fondo, el titulo, las barras, etc) EJERCICIOS 1. Realice una encuesta de 7 preguntas a todos sus compañeros, el tema será elegido por usted, procure que las preguntas tengan respuestas limitadas, por ejemplo si la encuesta es acerca de la televisión, podríamos hacer una pregunta como esta: Su noticiero favorito es: a. Noticias Uno b. Noticias Caracol c. Noticiero RCN d. City Noticias Después de que sus compañeros han contestado tabule (cuente) las respuestas. Y genere el grafico correspondiente. Uno por cada pregunta. 2. Realice una tabla con las edades, la estatura y el peso de sus compañeros. Genere las graficas

COMBINAR CELDAS Usted puede pegar las celdas de una hoja de calculo, para ello debe seleccionarlas y a continuación debe ir al botón combinar celda de la barra formato, automáticamente el texto quedara centrado, si las desea descombinarlas haga clic en la celda combinada y luego en el botón combinar celdas.

AUTORELLENO El autorelleno nos permite escribir una lista de fechas, números o textos que sigan una secuencia, por ejemplo si queremos crea una lista de 20 unos escriba en la celda A1 el numero 1, haga clic fuera de la celda y luego vuelva a hacer clic en la celda vera en la parte inferior derecha de la misma un cuadro negro ubíquese en el y vera que el Mouse cambia de forma (a una cruz) haga clic con el botón izquierdo y no lo suelte. Arrástrelo hasta la celda A20 y suéltelo. Si quisiéramos una lista de números en secuencia (1,2,3) coloque en la celda A1 el 1 y en la A2 el 2 selecciónelos y ubíquese en el cuadro negro de la celda A2 arrastre hasta el A20 y suelte. Realice el ejercicio con fechas y observe que se va cambiando sola la fecha. EJERCICIO Dibuje el siguiente formato de factura, en Excel y déle un formato. Colóquele un nombre a su empresa

2. Diseñe las tablas de multiplicar desde el uno hasta el 10 usando autorrelleno, tal y como se ve en el ejemplo.

FORMULAS. Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia

TIPOS DE OPERADORES Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético

Significado (Ejemplo)

+ (signo más)

Suma (3+3)

- (signo menos)

Resta (3-1) Negación (-1)

* (asterisco)

Multiplicación (3*3)

/ (barra oblicua)

División (3/3)

% (signo de porcentaje) Porcentaje (20%) ^ (acento circunflejo)

Exponenciación (3^2)

Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación

Significado (Ejemplo)

= (signo igual)

Igual a (A1=B1)

>(signo mayor que)

Mayor que (A1>B1)

<(signo menor que)

Menor que (A1
>= (signo igual o mayor que) Igual o mayor que (A1>=B1) <= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <>(signo distinto de)

Distinto de (A1<>B1)

Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Operador de texto & ("y" comercial)

Significado (Ejemplo) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia operadores. Operador de

Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes

Significado (Ejemplo)

referencia : (dos puntos)

Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)

, (coma)

Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))

(espacio)

Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)

ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula. Prioridad de operadores Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Operador

Descripción

: (dos puntos) Operadores de referencia (un solo espacio) , (coma) -

Negación (como en -1)

%

Porcentaje

^

Exponenciación

*y/

Multiplicación y división

+y-

Suma y resta

&

Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <>

Comparación

Uso de paréntesis Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)