Guia 1_3 Las Cuentas
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LAS CUENTAS
Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. ESQUEMA DE LA CUENTA “T” Es la forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables. Las partes de la cuenta T, son: 1. Nombre completo de la cuenta 2. Debe, el lado izquierdo, para registrar los debitos 3. Haber, el lado derecho, para registrar los créditos ESQUEMA DE LA CUENTA "T"
1. NOMBRE DEBE 2. Débitos
HABER 3. Créditos
CLASIFICACION, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un período determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en: 1. REALES O DE BALANCE 2. NOMINALES, DE RESULTADOS (TRANSITORIAS) 3. ORDEN
CUENTAS
Nominales o de Ganancias y Pérdidas
Reales o de Balance
Activo
Cuentas de Orden
Ingresos
Pasivo
Gastos
Patrimonio Costos
Representan valores tangibles como las propiedades y las deudas.
Dan a conocer al final del ejercicio contable las utilidades, costos y gastos. Son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable.
Dinero, documentos y bienes que están en poder de la empresa, y que no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.
a. CUENTAS REALES O DE BALANCE 1. Activos: Todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Bienes: dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos Derechos: Cuentas por cobrar y todos los créditos a favor de la empresa Características del activo: -Capacidad de generar beneficios o servicios -Estar bajo el control de la empresa -Generar un derecho de reclamación MOVIMIENTO CUENTAS DEL ACTIVO CUENTAS DEL ACTIVO (Caja, Bancos, etc.) DEBE Aquí empiezan y Aumenta
+
HABER Aquí disminuyen y se cancelan
-
Ejemplo: 1, Compra de un carro por valor de $ 5,000,000 ( primer registro) 2, Adquisición de otro vehículo por $ 7,000,000 ( Segundo registro) 3, Si se vende el primer carro por $ 5,000,000, se debe registrar en el crédito pues es una disminución del Activo y su movimiento crédito FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE Debe Aumenta (+) 5.000.000 7.000.000 12.000.000 7.000.000
Haber Disminuye (-) 5.000.000 5.000.000
Saldo débito El saldo de la cuenta del activo se calcula mediante la diferencia entre los saldos debitos y créditos, o sea: $ 12,000,000 - $ 5,000,000 = $ 7,000,000 Como son mayores los débitos, el saldo es débito CUENTAS QUE CONFORMAN LA CUENTA DEL ACTIVO Caja, bancos, clientes, acciones, terrenos, inventarios, flota y equipo de transporte, etc. 2. Pasivo : Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. Características del pasivo: - La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago - Existe una deuda con un beneficiario cierto MOVIMIENTO CUENTAS DEL PASIVO CUENTAS DEL PASIVO DEBE Aquí disminuyen y se cancelan
-
HABER Aquí empiezan y aumentan
+
Saldo Crédito
Ejemplo : 1, La empresa tiene una deuda por $ 350.000 (primer registro en el haber de Proveedores Nacionales 2, La empresa tiene otra deuda por $ 500,000 (Aumento de la deuda, otro registro
crédito) 3, Se cancela la primera deuda por $ 350.000, proveedores se debita por este valor, porque constituye disminución del pasivo. PROVEEDORES NACIONALES Debe Disminuye (-) 350.000
Haber Aumenta (+) 350.000 500.000
350.000
850.000 500.000 Saldo crédito
El saldo de la cuenta del Pasivo se calcula mediante la diferencia entre los saldos créditos y débitos o sea: $ 850,000 - $ 350,000 = $ 500,000 Como son mayores los créditos, el saldo es crédito CUENTAS QUE PERTENECEN AL PASIVO Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, salarios por pagar, etc. 3. Patrimonio: Matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y ademas incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo. Características: - Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa - Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable. MOVIMIENTO CUENTAS DEL PATRIMONIO CUENTAS DEL PATRIMONIO DEBE Aquí disminuyen y se cancelan
-
HABER Aquí empiezan y aumentan
+
Saldo Crédito Ejemplo : 1, Para constituir una empresa, tres socios aportan $ 1,000,000, $ 2,000,000 y $ 4,000,000 respectivamente ( aumento de patrimonio, registro en el haber) 2, Se retira el socio que aportó $ 1,000,000 (disminución del patrimonio, registro débito)
APORTES SOCIALES Debe Disminuye (-) 1.000.000
1.000.000
Haber Aumenta (+) 1.000.000 2.000.000 4.000.000 7.000.000 6.000.000 Saldo crédito
El saldo de la cuenta del Patrimonio se calcula mediante la diferencia entre los saldos créditos y débitos o sea: $ 7,000,000 - $ 1,000,000 = $ 6.000.000 Como son mayores los créditos, el saldo es crédito b. CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADOS O TRANSITORIAS Llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, y son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. CUENTAS QUE COMPRENDE EL ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS: De Ingresos, gastos y Costos de ventas 1. Ingresos: Valores que recibe una empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. MOVIMIENTO CUENTAS DE INGRESOS CUENTAS DE INGRESOS DEBE Aquí disminuyen y se cancelan
-
HABER Aquí empiezan y aumentan
+
Saldo Crédito Ejemplo : 1, Se reciben $ 250.000 mensuales por concepto de arrendamiento de un local por los meses de enero, febrero y Marzo. ( se registra en el haber porque representa un ingreso) ARRENDAMIENTO (Ingresos) Debe Disminuye (-)
Haber Aumenta (+) 250.000 250.000 250.000 750.000 Saldo crédito
El saldo de la cuenta de Ingresos se obtiene sumando la columna del haber, saldo $ 750.000 2. Gastos: Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para un buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplo: Pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros. MOVIMIENTO CUENTAS DE GASTOS CUENTAS DE GASTOS DEBE
HABER
Aquí empiezan y aumentan
+
Aquí disminuyen y se cancelan
-
Débito Ejemplo : 1, Se pagan servicios públicos del mes de mayo, así: energía $ 75,000, agua $ 30.000, teléfono $ 65.000 (se registran en el debe, aumentan los gastos para la empresa.) GASTOS SERVICIOS Debe
Haber
Aumenta (+) 75.000 30.000 65.000 170.000 Saldo débito El saldo de la cuenta de Gastos se obtiene sumando la columna del debe, saldo $ 170.000 3. Costo de Ventas: Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta. MOVIMIENTO CUENTAS DE COSTOS DE VENTAS DEBE Aquí empiezan y aumentan
+
HABER Aquí disminuyen y se cancelan
-
Débito Ejemplo : 1, Se compran 10 vestidos por valor de $ 500.000 y 20 pares de zapatos por
valor de $ 400.000 COMPRA DE MERCANCIAS Debe
Haber
Aumenta (+) 500.000 400.000 900.000 Saldo débito
Al sumar el movimiento de la columna del debe se obtiene un saldo débito LA PARTIDA DOBLE Y LA ECUACION PATRIMONIAL 1. La partida doble : Al recordar el manejo de las cuentas y examinar cualquier operación mercantil, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita. Ejemplo 1. Venta al contado de un terreno por $ 7.400.000 Al vender de contado se recibe dinero, significa que CAJA, cuenta del activo, aumenta, por ello se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta TERRENOS, que también es de Activo, disminuye, por lo tanto, se acredita. LA PARTIDA DOBLE CAJA Debe Haber 7.400.000 7.400.000
TERRENOS Debe Haber 7.400.000 7.400.000
Ejemplo 2. Compra de mercancías a crédito por $ 900.000 La cuenta de COMPRA DE MERCANCIAS aumenta, debitándose. Al recibir la mercancía se debe pagar ese valor pero la mercancía es comprada a crédito y las deudas aumentan, luego PROVEEDORES NALES se acredita. COMPRA DE MERCANCIAS Debe Haber 900.000 900.000
PROVEEDORES NACIONALES Debe Haber 900.000 900.000
a. Asientos Contables. Es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. En el registro contable, se pueden presentar dos tipos de asientos: 4. Asiento simple: Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito.
ASIENTO SIMPLE Ejemplo :Se compra al contado con cheque, un teléfono para uso de la empresa por $ 300,000 EQUIPO DE COMPUTAC. Y COMUNICACIÓN Debe 300.000
BANCOS
Haber
Debe
300.000
Haber 300.000 300.000
2. Asiento compuesto: Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas CAJA Debe Haber 200.000
CLIENTES Debe Haber 620.000
200.000
620.000
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR Debe Haber 820.000 820.000
c. Procedimiento para registrar las operaciones mercantiles Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad se cambia la cuenta T por los asientos de diario en forma horizontal. Ejemplo El ejercicio anterior se registra así: ASIENTO DE DIARIO CUENTAS CAJA CLIENTES COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
DEBE 200.000 620.000
HABER
820.000
Proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente: 1. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción. Para ello debe plantearse dos interrogantes. • Al comprar. ¿Qué se compra?, ¿Cómo se cancela? • Al vender ¿Qué se vende? , ¿Cómo se cobra su valor? • Al cancelar una deuda. ¿Qué tipo de deuda se paga?, ¿Cómo se cancela su valor? 2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello, primero se debe identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones, luego se procede a debitar o acreditar cada una.
Una cuenta se DEBITA
Una cuenta se ACREDITA
Si la cuenta es de:
Si la cuenta es de:
• Activo y aumenta • Pasivo y disminuye • Patrimonio y disminuye • Costo de ventas y aumenta • Gastos y aumenta • Ingresos y disminuye
• Activo y disminuye • Pasivo y aumenta • Patrimonio y aumenta • Costo de ventas y disminuye • Gastos y disminuye • Ingresos y aumenta
EJERCICIOS DE APLICACIÓN 1. 1. Consignación en Banco de Colombia por $ 500.000 2. Compra de mercancías al contado por $ 800.000, valor cancelado con cheque del Banco de Colombia 3. Compra de mercancías a crédito por $ 600.000 4. Venta de mercancías al contado por $ 1.500.000 5. Venta de mercancías a crédito por $ 1.700.000 6. Compra a crédito activos diferentes: Muebles para la oficina por $ 470.000 7. La empresa concede un préstamo a un empleado y gira cheque por $ 250.000 8. La empresa obtiene un préstamo del Banco de Colombia por $ 3.000.000, que se consigna en la cuenta corriente. 9. Un cliente abona $ 450.000 a la deuda por venta de mercancías a crédito, gira cheque a favor de la empresa. 10. La empresa gira un cheque por $ 500.000 al Banco de Colombia como abono a la deuda. 11. La empresa gira un cheque de $ 256.000 a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías. 12. Para iniciar una empresa, un socio aporta $ 1.300.000 con cheque, otro socio aporta un terreno por $ 1.500.000 13. Gastos: -La empresa gira un cheque por $ 120.000 por concepto de arrendamiento de Oficinas por un mes. -El banco cobra intereses por sobregiro y descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa $ 5.000 14. Gastos pagados por anticipado. La empresa gira un cheque por valor de $ 300.000 correspondiente a tres meses de arrendamiento anticipado. 15. Ingresos: -La empresa recibe $ 75.000 por concepto de arrendamiento de parqueadero - La empresa recibe honorarios por valor de $ 180.000 en cheque girado a favor de la empresa por asistencia técnica. 16. Gastos causados por pagar - A fin de mes, la empresa adeuda los servicios públicos correspondientes a un mes por valor de $ 185.450 17. Ingresos recibidos por anticipado. -La empresa recibe $90.000 por concepto de intereses anticipados
2. LA ECUACIÓN PATRIMONIAL Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una formula matemática conocida con el nombre de ECUACIÓN PATRIMONIAL. Esta formula da a conocer independientemente, el valor del Activo, del Pasivo o del Patrimonio. ECUACIÓN PATRIMONIAL De donde:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO
Ejemplo 1. Villarreal Asociados & Cía., suministra la siguiente información: Posee $ 600.000 en una cuenta corriente bancaria, $ 3.000.000, en equipo para oficina, $ 1.200.000 que debe cobrar por venta de mercancías, $ 1.800.000 en terrenos; debe pagar a proveedores $ 900.000, un préstamo bancario por $ 500.000. Determinar el patrimonio de la empresa. PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO ACTIVO Bancos Equipo de oficina Clientes Terrenos Total
$ 600.000 3.000.000 1.200.000 1.800.000 $ 6.600.000
Total ACTIVO
$6.600.000
PASIVO Bancos Nacionales Proveedores Nales Total
$ 500.000 $ 900.000_ $1.400.000
PATRIMONIO
$ 5.200.000
Total PASIVO + PATRIMONIO
$ 6.600.000
Nota: En la ecuación patrimonial solo intervienen las cuentas reales, por ello, del ejercicio anterior únicamente se toman las cuentas del ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO Ejercicios: 2. Con la siguiente información determine el Patrimonio del Almacén la Gran Subasta: Bancos 850.000 Clientes 700.000 Costos y gastos x pagar 850.000 Acciones 1.500.000 Comercio al por Mayor y menor 3.500.000 Compra de mercancías 2.800.000 Ingresos diversos 150.000
Acreedores varios Maquinaria y equipo Cesantías consolidadas Gastos de personal
300.000 5.000.000 200.000 850.000
Ejemplo 2: Modificaciones en la ecuación patrimonial (La ecuación puede variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones del activo, pasivo o patrimonio) • El 20 de mayo de 2004 Juan Gómez, tiene $ 3.000 en bancos y no tiene deudas a su cargo. La ecuación patrimonial se representa así: ACTIVO PASIVO Bancos $ 3.000.000 -0PATRIMONIO Aportes sociales $3.000.000 Total activo $ 3.000.000 Total Patrimonio $ 3.000.000
Ejercicio: 3. El 25 de mayo se compra de contado muebles por $ 500.000 y cancela con cheque NOTA: Al cambiar un activo por otro activo, el patrimonio permanece igual. 4. • El 26 de mayo compra un terreno a crédito por $ 5.000.000 Nota: Al aumentar el activo y aumentar el pasivo por igual valor, el patrimonio no sufre variación 5. • El 27 de mayo paga con cheque $ 500.000 a la deuda del terreno Nota: al disminuir el activo y disminuir el pasivo por el mismo valor, el patrimonio permanece invariable.
Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. ESQUEMA DE LA CUENTA “T” Es la forma más simple para iniciar el aprendizaje de los registros contables. Las partes de la cuenta T, son: 1. Nombre completo de la cuenta 2. Debe, el lado izquierdo, para registrar los debitos 3. Haber, el lado derecho, para registrar los créditos ESQUEMA DE LA CUENTA "T"
1. NOMBRE DEBE 2. Débitos
HABER 3. Créditos
CLASIFICACION, NOMENCLATURA Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los costos, los gastos y las utilidades en un período determinado. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en: 1. REALES O DE BALANCE 2. NOMINALES, DE RESULTADOS (TRANSITORIAS) 3. ORDEN
CUENTAS
Nominales o de Ganancias y Pérdidas
Reales o de Balance
Activo
Cuentas de Orden
Ingresos
Pasivo
Gastos
Patrimonio Costos
Representan valores tangibles como las propiedades y las deudas.
Dan a conocer al final del ejercicio contable las utilidades, costos y gastos. Son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable.
Dinero, documentos y bienes que están en poder de la empresa, y que no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.
a. CUENTAS REALES O DE BALANCE 1. Activos: Todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Bienes: dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos Derechos: Cuentas por cobrar y todos los créditos a favor de la empresa Características del activo: -Capacidad de generar beneficios o servicios -Estar bajo el control de la empresa -Generar un derecho de reclamación MOVIMIENTO CUENTAS DEL ACTIVO CUENTAS DEL ACTIVO (Caja, Bancos, etc.) DEBE Aquí empiezan y Aumenta
+
HABER Aquí disminuyen y se cancelan
-
Ejemplo: 1, Compra de un carro por valor de $ 5,000,000 ( primer registro) 2, Adquisición de otro vehículo por $ 7,000,000 ( Segundo registro) 3, Si se vende el primer carro por $ 5,000,000, se debe registrar en el crédito pues es una disminución del Activo y su movimiento crédito FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE Debe Aumenta (+) 5.000.000 7.000.000 12.000.000 7.000.000
Haber Disminuye (-) 5.000.000 5.000.000
Saldo débito El saldo de la cuenta del activo se calcula mediante la diferencia entre los saldos debitos y créditos, o sea: $ 12,000,000 - $ 5,000,000 = $ 7,000,000 Como son mayores los débitos, el saldo es débito CUENTAS QUE CONFORMAN LA CUENTA DEL ACTIVO Caja, bancos, clientes, acciones, terrenos, inventarios, flota y equipo de transporte, etc. 2. Pasivo : Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto. Características del pasivo: - La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago - Existe una deuda con un beneficiario cierto MOVIMIENTO CUENTAS DEL PASIVO CUENTAS DEL PASIVO DEBE Aquí disminuyen y se cancelan
-
HABER Aquí empiezan y aumentan
+
Saldo Crédito
Ejemplo : 1, La empresa tiene una deuda por $ 350.000 (primer registro en el haber de Proveedores Nacionales 2, La empresa tiene otra deuda por $ 500,000 (Aumento de la deuda, otro registro
crédito) 3, Se cancela la primera deuda por $ 350.000, proveedores se debita por este valor, porque constituye disminución del pasivo. PROVEEDORES NACIONALES Debe Disminuye (-) 350.000
Haber Aumenta (+) 350.000 500.000
350.000
850.000 500.000 Saldo crédito
El saldo de la cuenta del Pasivo se calcula mediante la diferencia entre los saldos créditos y débitos o sea: $ 850,000 - $ 350,000 = $ 500,000 Como son mayores los créditos, el saldo es crédito CUENTAS QUE PERTENECEN AL PASIVO Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, salarios por pagar, etc. 3. Patrimonio: Matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y ademas incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo. Características: - Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa - Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable. MOVIMIENTO CUENTAS DEL PATRIMONIO CUENTAS DEL PATRIMONIO DEBE Aquí disminuyen y se cancelan
-
HABER Aquí empiezan y aumentan
+
Saldo Crédito Ejemplo : 1, Para constituir una empresa, tres socios aportan $ 1,000,000, $ 2,000,000 y $ 4,000,000 respectivamente ( aumento de patrimonio, registro en el haber) 2, Se retira el socio que aportó $ 1,000,000 (disminución del patrimonio, registro débito)
APORTES SOCIALES Debe Disminuye (-) 1.000.000
1.000.000
Haber Aumenta (+) 1.000.000 2.000.000 4.000.000 7.000.000 6.000.000 Saldo crédito
El saldo de la cuenta del Patrimonio se calcula mediante la diferencia entre los saldos créditos y débitos o sea: $ 7,000,000 - $ 1,000,000 = $ 6.000.000 Como son mayores los créditos, el saldo es crédito b. CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADOS O TRANSITORIAS Llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, y son transitorias porque se cancelan al cierre del periodo contable. CUENTAS QUE COMPRENDE EL ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS: De Ingresos, gastos y Costos de ventas 1. Ingresos: Valores que recibe una empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. MOVIMIENTO CUENTAS DE INGRESOS CUENTAS DE INGRESOS DEBE Aquí disminuyen y se cancelan
-
HABER Aquí empiezan y aumentan
+
Saldo Crédito Ejemplo : 1, Se reciben $ 250.000 mensuales por concepto de arrendamiento de un local por los meses de enero, febrero y Marzo. ( se registra en el haber porque representa un ingreso) ARRENDAMIENTO (Ingresos) Debe Disminuye (-)
Haber Aumenta (+) 250.000 250.000 250.000 750.000 Saldo crédito
El saldo de la cuenta de Ingresos se obtiene sumando la columna del haber, saldo $ 750.000 2. Gastos: Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para un buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplo: Pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros. MOVIMIENTO CUENTAS DE GASTOS CUENTAS DE GASTOS DEBE
HABER
Aquí empiezan y aumentan
+
Aquí disminuyen y se cancelan
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Débito Ejemplo : 1, Se pagan servicios públicos del mes de mayo, así: energía $ 75,000, agua $ 30.000, teléfono $ 65.000 (se registran en el debe, aumentan los gastos para la empresa.) GASTOS SERVICIOS Debe
Haber
Aumenta (+) 75.000 30.000 65.000 170.000 Saldo débito El saldo de la cuenta de Gastos se obtiene sumando la columna del debe, saldo $ 170.000 3. Costo de Ventas: Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta. MOVIMIENTO CUENTAS DE COSTOS DE VENTAS DEBE Aquí empiezan y aumentan
+
HABER Aquí disminuyen y se cancelan
-
Débito Ejemplo : 1, Se compran 10 vestidos por valor de $ 500.000 y 20 pares de zapatos por
valor de $ 400.000 COMPRA DE MERCANCIAS Debe
Haber
Aumenta (+) 500.000 400.000 900.000 Saldo débito
Al sumar el movimiento de la columna del debe se obtiene un saldo débito LA PARTIDA DOBLE Y LA ECUACION PATRIMONIAL 1. La partida doble : Al recordar el manejo de las cuentas y examinar cualquier operación mercantil, se descubrirá que en cada una de ellas se afectan, por lo menos, dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita. Ejemplo 1. Venta al contado de un terreno por $ 7.400.000 Al vender de contado se recibe dinero, significa que CAJA, cuenta del activo, aumenta, por ello se debita. Se recibe dinero y a cambio se entrega un terreno, luego la cuenta TERRENOS, que también es de Activo, disminuye, por lo tanto, se acredita. LA PARTIDA DOBLE CAJA Debe Haber 7.400.000 7.400.000
TERRENOS Debe Haber 7.400.000 7.400.000
Ejemplo 2. Compra de mercancías a crédito por $ 900.000 La cuenta de COMPRA DE MERCANCIAS aumenta, debitándose. Al recibir la mercancía se debe pagar ese valor pero la mercancía es comprada a crédito y las deudas aumentan, luego PROVEEDORES NALES se acredita. COMPRA DE MERCANCIAS Debe Haber 900.000 900.000
PROVEEDORES NACIONALES Debe Haber 900.000 900.000
a. Asientos Contables. Es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. En el registro contable, se pueden presentar dos tipos de asientos: 4. Asiento simple: Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a un débito y a un crédito.
ASIENTO SIMPLE Ejemplo :Se compra al contado con cheque, un teléfono para uso de la empresa por $ 300,000 EQUIPO DE COMPUTAC. Y COMUNICACIÓN Debe 300.000
BANCOS
Haber
Debe
300.000
Haber 300.000 300.000
2. Asiento compuesto: Cuando en el registro se afectan más de dos cuentas CAJA Debe Haber 200.000
CLIENTES Debe Haber 620.000
200.000
620.000
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR Debe Haber 820.000 820.000
c. Procedimiento para registrar las operaciones mercantiles Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad se cambia la cuenta T por los asientos de diario en forma horizontal. Ejemplo El ejercicio anterior se registra así: ASIENTO DE DIARIO CUENTAS CAJA CLIENTES COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
DEBE 200.000 620.000
HABER
820.000
Proceso para registrar correctamente una operación mercantil es el siguiente: 1. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción. Para ello debe plantearse dos interrogantes. • Al comprar. ¿Qué se compra?, ¿Cómo se cancela? • Al vender ¿Qué se vende? , ¿Cómo se cobra su valor? • Al cancelar una deuda. ¿Qué tipo de deuda se paga?, ¿Cómo se cancela su valor? 2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita. Para ello, primero se debe identificar el grupo de cuentas a que pertenece y recordar su movimiento, teniendo presente sus aumentos o disminuciones, luego se procede a debitar o acreditar cada una.
Una cuenta se DEBITA
Una cuenta se ACREDITA
Si la cuenta es de:
Si la cuenta es de:
• Activo y aumenta • Pasivo y disminuye • Patrimonio y disminuye • Costo de ventas y aumenta • Gastos y aumenta • Ingresos y disminuye
• Activo y disminuye • Pasivo y aumenta • Patrimonio y aumenta • Costo de ventas y disminuye • Gastos y disminuye • Ingresos y aumenta
EJERCICIOS DE APLICACIÓN 1. 1. Consignación en Banco de Colombia por $ 500.000 2. Compra de mercancías al contado por $ 800.000, valor cancelado con cheque del Banco de Colombia 3. Compra de mercancías a crédito por $ 600.000 4. Venta de mercancías al contado por $ 1.500.000 5. Venta de mercancías a crédito por $ 1.700.000 6. Compra a crédito activos diferentes: Muebles para la oficina por $ 470.000 7. La empresa concede un préstamo a un empleado y gira cheque por $ 250.000 8. La empresa obtiene un préstamo del Banco de Colombia por $ 3.000.000, que se consigna en la cuenta corriente. 9. Un cliente abona $ 450.000 a la deuda por venta de mercancías a crédito, gira cheque a favor de la empresa. 10. La empresa gira un cheque por $ 500.000 al Banco de Colombia como abono a la deuda. 11. La empresa gira un cheque de $ 256.000 a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías. 12. Para iniciar una empresa, un socio aporta $ 1.300.000 con cheque, otro socio aporta un terreno por $ 1.500.000 13. Gastos: -La empresa gira un cheque por $ 120.000 por concepto de arrendamiento de Oficinas por un mes. -El banco cobra intereses por sobregiro y descuenta directamente de la cuenta corriente de la empresa $ 5.000 14. Gastos pagados por anticipado. La empresa gira un cheque por valor de $ 300.000 correspondiente a tres meses de arrendamiento anticipado. 15. Ingresos: -La empresa recibe $ 75.000 por concepto de arrendamiento de parqueadero - La empresa recibe honorarios por valor de $ 180.000 en cheque girado a favor de la empresa por asistencia técnica. 16. Gastos causados por pagar - A fin de mes, la empresa adeuda los servicios públicos correspondientes a un mes por valor de $ 185.450 17. Ingresos recibidos por anticipado. -La empresa recibe $90.000 por concepto de intereses anticipados
2. LA ECUACIÓN PATRIMONIAL Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una formula matemática conocida con el nombre de ECUACIÓN PATRIMONIAL. Esta formula da a conocer independientemente, el valor del Activo, del Pasivo o del Patrimonio. ECUACIÓN PATRIMONIAL De donde:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO
Ejemplo 1. Villarreal Asociados & Cía., suministra la siguiente información: Posee $ 600.000 en una cuenta corriente bancaria, $ 3.000.000, en equipo para oficina, $ 1.200.000 que debe cobrar por venta de mercancías, $ 1.800.000 en terrenos; debe pagar a proveedores $ 900.000, un préstamo bancario por $ 500.000. Determinar el patrimonio de la empresa. PATRIMONIO = ACTIVO – PASIVO ACTIVO Bancos Equipo de oficina Clientes Terrenos Total
$ 600.000 3.000.000 1.200.000 1.800.000 $ 6.600.000
Total ACTIVO
$6.600.000
PASIVO Bancos Nacionales Proveedores Nales Total
$ 500.000 $ 900.000_ $1.400.000
PATRIMONIO
$ 5.200.000
Total PASIVO + PATRIMONIO
$ 6.600.000
Nota: En la ecuación patrimonial solo intervienen las cuentas reales, por ello, del ejercicio anterior únicamente se toman las cuentas del ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO Ejercicios: 2. Con la siguiente información determine el Patrimonio del Almacén la Gran Subasta: Bancos 850.000 Clientes 700.000 Costos y gastos x pagar 850.000 Acciones 1.500.000 Comercio al por Mayor y menor 3.500.000 Compra de mercancías 2.800.000 Ingresos diversos 150.000
Acreedores varios Maquinaria y equipo Cesantías consolidadas Gastos de personal
300.000 5.000.000 200.000 850.000
Ejemplo 2: Modificaciones en la ecuación patrimonial (La ecuación puede variar de acuerdo con los aumentos o disminuciones del activo, pasivo o patrimonio) • El 20 de mayo de 2004 Juan Gómez, tiene $ 3.000 en bancos y no tiene deudas a su cargo. La ecuación patrimonial se representa así: ACTIVO PASIVO Bancos $ 3.000.000 -0PATRIMONIO Aportes sociales $3.000.000 Total activo $ 3.000.000 Total Patrimonio $ 3.000.000
Ejercicio: 3. El 25 de mayo se compra de contado muebles por $ 500.000 y cancela con cheque NOTA: Al cambiar un activo por otro activo, el patrimonio permanece igual. 4. • El 26 de mayo compra un terreno a crédito por $ 5.000.000 Nota: Al aumentar el activo y aumentar el pasivo por igual valor, el patrimonio no sufre variación 5. • El 27 de mayo paga con cheque $ 500.000 a la deuda del terreno Nota: al disminuir el activo y disminuir el pasivo por el mismo valor, el patrimonio permanece invariable.
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