Grupo 3 Ingenieria De Metodos(1).docx

2018-B INFORME DE INGENIERÍA DE MÉTODOS “PROCESO DE MATRICULA” FACULTAD:  FACULTAD INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS. ESCUELA:  PROFESIONAL DE INGENIERÍA INDUSTRIAL. ASIGNATURA:  INGENIERÍA DE MÉTODOS. DOCENTE:  AMAYA CHAPA, ALEJANDRO DANILO. GRUPO:  01I INTEGRANTES:     

VASQUEZ CASAFRANCA, SANDRO HERNA APAZA, MARIA ROJAS FLORES, AXEL FEIJOÓ TUMBALOBOS, MIGUEL ANGEL QUISPE LUQUE, VICTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO 17/09/2018

DEDICATORIA Todo el empeño que hemos puesto en este informe de investigación se lo dedicamos ante todo a DIOS; a nuestros padres, familiares quienes de una u otra manera nos han apoyado para la satisfactoria culminación de este informe. De igual manera a nuestro profesor Amaya Chapa, Alejandro por proporcionarnos la guía necesaria que nos ha estimulado para alcanzar el objetivo deseado

ÍNDÍCE RESUMEN…………...………………………………………………………..1 ABSTRACT…………...…………………………………………………...….2 INTRODUCCIÓN…………...………………………………………………..3 I.

PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN ……….....................4 1.1.. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA.......................................................................................4 1.2.FORMULACIÓN DEL PROBLEMA………………………..………………………………5 1.3.OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN………………………………………………….6 1.4.JUSTIFICACIÓN…………………….…………………………….7 1.5.IMPORTANCIA………...…………………………….…………….8

II.

MARCO TEÓRICO…………...………………………………………….9

III.

PROCESO DE MATRICULA…………………………………….……………,…….…20 

IV. V. VI. VII.

MATRICULA ACTUAL……...………………………………………………….20  MATRICULA MEJORADA….………………………………………………….30 CONCLUSIONES………………………………………………………36 RECOMENDACIONES …………………………………………….……………………………..37 ANEXO………………………………………………………………….38 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………..43

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RESUMEN El valor entregable de este informe de investigación es implementar la metodología que constituye una adaptación del enfoque denominado del proceso de matrícula actual, donde hemos identificado los procesos existentes que han sido revisados en forma sistemática para proponer nuevo proceso con el objeto de mejorar la matrícula en la FIIS - UNAC en la facultad de Ingeniería Industrial. En el alcance de nuestra investigación la Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas de la Universidad Nacional del Callao a través del diseño actual, específicamente para mejorar el proceso de la matrícula en la forma de operar en el Sistema de Gestión Académico (SGA) Es un sistema que permite al alumno poder matricularse de una forma más eficiente cada ciclo, que se comenzó a implementar a comienzos del año 2018 y tuvo lugar a usarse completamente en la matricula del ciclo 2018-B. Este sistema optimiza tiempos ya que ayuda a tener una matrícula online, sin necesidad de ir a la universidad y realizar largas colas para poder matricularse en la secretaria de cada facultad.

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ABSTRACT The deliverable value of this research report is to implement the methodology that is an adaptation of the approach called the current enrollment process, where we have identified the existing processes that have been reviewed in a systematic way to propose a new process in order to improve enrollment in the SIEF - UNAC in the Faculty of Industrial Engineering. In the scope of our research the Faculty of Industrial Engineering and Systems of the National University of Callao through the current design, specifically to improve the process of enrollment in the way of operating in the Academic Management System (SGA) It is a system which allows the student to enroll in a more efficient way each cycle, which began to be implemented at the beginning of 2018 and took place completely in the 2018-B cycle. This system optimizes times since it helps to have an online registration, without having to go to the university and make long queues to be able to enroll in the secretary of each faculty.

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ÍNTRODUCCÍON Este proyecto pretende definir y explicar el sistema operativo de una organización. La razón principal del análisis de los procesos es diagnosticar los problemas y desarrollar planes de acción para su solución. A lo largo del curso tendremos oportunidad de poner a prueba el análisis de procesos en los casos de estudio. Los conceptos se irán clarificando poco a poco y, por eso, es conveniente que vuelva a leer este proyecto al hacer el análisis de los casos. La mejora continua de procesos es la fuente principal de estos incrementos. Para lograr mejoras en los procesos existentes se hace necesario analizarlos críticamente. Un proceso existente fue previamente diseñado y luego implantado. Por lo tanto, un análisis crítico comenzará con el estudio de su diseño y con una observación de su instalación. Pero antes de saber cómo se analiza un proceso debemos saber qué es un proceso. En este proceso de análisis de procesos se detallara paso a paso el proceso de matrícula, también daremos a conocer un rediseño de proceso de mejora; la metodología del rediseño de procesos constituye un acoplamiento del enfoque que presentaremos más adelante. Se trata del enfoque de rediseño sistemático, donde se identifican y se entienden los procesos actuales y se revisan en forma sistemática para crear nuevos procesos para lograr buenos resultados, que es el propósito. Por otro lado, se usan bases conceptuales de diversos autores, donde se indica que el rediseño sirve para lograr mejoras espectaculares. Todo se inicia con una hoja en blanco y luego se inicia a dibujar en la cancha para cómo nos queremos ver en el futuro. Esta herramienta sirve para lograr mejoras espectaculares en costo, calidad, servicios y rapidez.

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I.

PLANTEAMÍENTO DE LA ÍNVESTÍGACÍON

1.1.PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La UNAC realiza dos actividades primordiales, podemos denominarle, que son sus dos objetivos: 1) Formar profesionales, científicos e intelectuales bien educados 2) Crear ciencia y tecnología, hacer investigación científica para crear conocimientos. Eso implica que la inversión adecuada en educación, particularmente en la educación superior, por ser éste nuestro caso, debe dar como fruto, en el mediano y largo plazos, la formación de profesionales capaces de contribuir al desarrollo de la región y del país, significa elevar niveles de la calidad de vida de la población mayoritaria, requiere de: Profesionales con una formación académica, científica e intelectual sólida, lo suficiente capaces de asumir el liderazgo; de investigadores científicos e intelectuales capaces de crear nuevos conocimientos, nuevas ciencias y nuevas tecnologías y nuevas culturas. Hablar del concepto de la universidad en nuestro caso de la facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas de la UNAC es púes hablar del desarrollo productivo de la región Callao o del Perú. Por consiguiente los alumnos que es el fin de la universidad debemos cumplir con satisfacer sus expectativas de servicios académicos y administrativos con valor agregado, evitando malestar social y las largas colas durante el proceso de matrícula. Por experiencia como Decano en dos periodos, en el año 2016 (Decano encargado) y los años 2017-2018 (Decano Titular) en la Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas, en uno de las reuniones de Consejo Universitario el año 2018, el Director de la Oficina de Archivo AÑO DEL DIALOGO Y RECONCILIACIÓN NACIONAL

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General y Registros Académicos (OAGRA), Dr. Víctor Rocha Fernández, frente a queja de insatisfacción en los procesos de matrícula por SGA por parte de los alumnos miembros del Consejo Universitario, manifestó que el Sistema de Software requería mantenimiento y potenciamiento para un servicio adecuado puesto que era vulnerable a que los estudiantes puedan ingresar al sistema y cambiar las notas académicas. Por tanto, consideramos que la UNAC, debe aplicar un modelo de rediseño de procesos de matrícula a fin de contribuir a crear el valor agregado para los estudiantes durante los procesos de matrícula o a la eficiencia con la que se entrega dicho valor. 1.2.FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Como .consecuencia de lo anterior se plantea la siguiente interrogante: ¿Cuál será el impacto que producirá el desarrollo del Rediseño de Procesos de matrícula para mejorar la calidad de servicios en la Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas de la escuela de Ingeniería Industrial de la Universidad Nacional del Callao?

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1.3.OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN OBJETIVO GENERAL Elaborar un modelo mejorado de los procesos de matrícula de la Facultad de Ingeniería Industrial y Sistemas de la Escuela Profesional de Ingeniería Industrial de la Universidad Nacional del Callao. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Analizar cada proceso de matrícula actual con el fin de determinar e identificar operaciones que agreguen valor  El objetivo de este diagrama es proporcionar una imagen clara de toda la secuencia de los acontecimientos del proceso. Permite estudiar las fases del proceso en forma sistemática.  Mejorar el manejo o manipulación de materiales.  Con la aplicación del rediseño de procesos de matrícula incrementara la calidad de los servicios obteniendo eficiencia en sus funciones y creemos que este proceso "agregue valor'' a los clientes

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1.4.JUSTIFICACIÓN El proceso de matrícula de la Universidad Nacional del Callao hoy en día se hace mediante el sistema de gestión académico (SGA), sistema que busca la eficiencia de este proceso. Por lo tanto, al ser un nuevo sistema ha presentado diversas fallas a lo largo del proceso, teniendo los alumnos de esta universidad serios problemas para la realización de sus respectivas matriculas. Para buscar la mejora de esta situación se realizará un diagrama de análisis de proceso. Los diagramas de proceso son una de las formas más simples de mostrar el flujo del trabajo y una parte esencial de la ingeniería industrial, particularmente de la ingeniería de métodos y son utilizados para representar los diferentes procesos plasmados en un lenguaje común para diferentes grupos de personas y a través de diferentes industrias. La razón principal del análisis de los procesos es diagnosticar los problemas y desarrollar planes de acción para su solución. La mejora continua de procesos es la fuente principal de los incrementos de productividad. Para lograr mejoras en los procesos existentes se hace necesario analizarlos críticamente. Un proceso existente fue previamente diseñado y luego implantado. Por lo tanto, un análisis crítico comenzará con el estudio de su diseño y con una observación de su instalación

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1.5.IMPORTAMCIA Un estudio del diagrama completo de un proceso familiarizará al analista con todos los detalles pertinentes relacionados con los costos directos e indirectos de un proceso de fabricación, de modo que pueda analizarlos con vistas a introducir mejoras. Al representar este diagrama: 

Permite un análisis pormenorizado, minucioso y crítico de cada actividad del proceso productivo general elaborándose en base del DAP.



Permite observar los elementos que interviene en cada actividad, operarios, tipos de máquina, herramienta, así como tiempo, cantidad y distancias.



El listado de tareas es grande, permite aplicar la “TÉCNICA

DEL INTERROGATORIO”

y

desarrollar mejoras al método de trabajo actual. 

Es importante señalar que este y los demás diagramas no son un fin en sí mismos, sino sólo un medio para lograr una meta. Se utiliza para eliminar los costos ocultos de un componente.

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II.

MARCO TEORÍCO

DIAGRAMA DE APLICACIÓN DE PROCESOS (DAP) También llamado diagrama detallado del proceso, diagrama de flujo del proceso o curso grama analítico. El DAP, es la representación gráfica de la secuencia de todas las operaciones, transporte, inspecciones, demoras y los almacenamientos que ocurren durante un proceso o procedimiento. Comprende toda la información que se considera deseable para el análisis tal como tiempo necesario y distancia recorrida Esta herramienta de análisis es una representación gráfica de los pasos que se siguen en una secuencia de actividades que constituyen un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos; además incluye toda la información que se considera necesaria para el análisis como ayuda para descubrir y eliminar ineficiencias se clasifica: Operación: Ocurre cuando se modifican las características de un objeto, o se le agrega algo o se le prepara para otra operación, también ocurre cuando da o se recibe información o se planea algo. Información que se conseguirá: •

Cantidad de material

•

Distancia recorrida

•

Tiempo de Trabajo realizado

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•

Equipo utilizado

Tipos de Diagramas 1. Diagrama de material del proceso: se registra todo lo que acontece al material, debe ir acompañado de un diagrama de recorrido de los materiales. 2. Diagrama de operario en el proceso: se registra lo que hace el operario, debe ir acompañado de un diagrama de recorrido del operario o de un diagrama de hilos. 3. Diagrama del equipo en el proceso: registra la forma en que se utiliza el equipo. Simbología a Utilizar Operación: Se usa cuando se modifican intencionalmente las características físicas o químicas de un objeto o se está preparando para otra operación, transporte, inspección o almacenaje. Se produce también una operación cuando el operario proporciona o recibe información y cuando planea o calcula.

Transporte: Se usa cuando se traslada un objeto o cuando una persona va de un lugar a otro, excepto cuando el movimiento forma parte de la operación o es causado por el operador en la estación de trabajo.

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Inspección: Se usa cuando se examina un objeto para identificarlo o cuando se verifica la calidad o cantidad de cualquier de sus características.

Demora: Se produce cuando un objeto o persona espera la acción planeada siguiente.

Almacenamiento: Se usa cuando un objeto se guarda y protege contra el retiro no autorizado.

Actividad Combinada: Se presenta cuando se desea indicar actividades conjuntas por el mismo operador en el mismo punto de trabajo

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EL DIAGRAMA DEBE CONTENER 1. Una hoja blanca de tamaño suficiente para su desarrollo. 2. En la parte superior describimos información importante sobre el diagrama, a la cual se le llama formulario. Inicia en la mayoría de casos con la frase diagrama de procesos de operación. Datos necesarios: 1. Método actual o método propuesto 2. Numero de pieza 3. Fecha de elaboración. El diagrama de proceso tiene su orden -

Línea horizontal:

Se coloca en la parte superior una descripción del material. -

Líneas verticales de recorrido

Sobre la línea se dibuja los símbolos expuestos. Se inicia representando la primera operación que se lleva a cabo mediante un símbolo, a la izquierda del símbolo se coloca el tiempo y a la derecha la actividad que se realizó.

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BENEFICIOS 1. Facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. 2. El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes. 3. Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables DIAGRAMA DE FLUJO Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir, viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa. Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema. Se trata de una muy útil herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto , permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.

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Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y departamento, ya que permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura. Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador por que le ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración. Ventajas Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes: Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias. Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer. Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización. AÑO DEL DIALOGO Y RECONCILIACIÓN NACIONAL

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Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo. Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa. Lo más reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que será más fácil lograr motivarlas a conseguir procesos más económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso. Elaboración El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen: 1. Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, además de una persona ajena del proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas: Que haga desaparecer la influencia decisiva de algún miembro del grupo en el resultado.

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Que obtenga la participación de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador. Que ayude al grupo a discriminar la información imprescindible de la que no lo es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo 2. Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una representación gráfica del proceso en cuestión. Es importante realizar varias sesiones de trabajo, ya que así los participantes tendrán más tiempo para obtener más información acerca del proceso. 3. Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a través de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irán repitiendo a lo largo de todo el proceso construcción del diagrama de flujo, como son: -

¿Qué paso es el primero?

-

¿Qué paso es el siguiente?

-

Además, se deberán utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el

diagrama en determinadas fases del proceso, a saber: -

¿De dónde viene el servicio o el material?

-

¿Como entra el servicio o material al proceso’

-

¿Quién toma la decisión’

-

¿Qué pasa si la decisión es afirmativa SÍ?

-

¿Qué pasa si la decisión es negativa NO?

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-

¿Hay algo más que se deba hacer en este momento del proceso?

-

¿Dónde va el producto o servicio de esta operación?

-

¿Qué pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?

-

¿Qué pruebas se realizan al proceso?

-

¿Qué pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?

4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas deberán siendo representadas en hojas del tipo post-it, que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realización de la confección del diagrama, componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones. 5. Se deberá confeccionar una tabla de símbolos estándar que vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir 6.Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo más general del proceso para posteriormente ir detallando más cada uno de los diferentes pasos con aquellas características que nos interesen más resaltar, como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentación asociada, avisos, etc. A veces se suelen incorporar imágenes que ayuden a visualizaron más claridad lo que se propone representar. En definitiva, en el diagrama de flujo se deberá poner todos aquellos elementos que nos den una mayor información válida para realizar un proceso.

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Fases a. Definir el proceso y concretar su alcance (su inicio y final). b. Representar las etapas intermedias y su relación (proceso actual). c. Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente. d. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado. e.

Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones.

6. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual. 6. Reglas a. Utilizar una simbología simple y conocida por los implicados en el proceso. b.

Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.

c.

Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

DIAGRAMA EN BLOQUES Es la representación gráfica del funcionamiento interno de un sistema, que se hace mediante bloques y sus relaciones. Define el proceso interno de entradas y salidas, se utilizan para indicar la manera en la que se elabora cierto producto, especificando la materia prima, la cantidad de procesos

y la forma como se presenta el producto terminado.

CARACTERÍSTICAS 

Los diagramas de bloques se pueden crear a mano en papel o con programas informáticos. El punto de partida, así como el flujo general de la información, debe

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ser fácilmente reconocible. Algunos diagramas utilizan diferentes formas de cajas para indicar diferentes aspectos o relaciones. 

Este tipo de diagrama nos permite entender el comportamiento y conexión del sistema y a su vez, esta descripción puede ser programada en simuladores que tienen un ambiente gráfico como por ejemplo en simulink de Matlab.



En un diagrama de bloques se enlazan una con otra todas las variables del sistema, mediante bloques funcionales. El bloque funcional o simplemente bloque es un símbolo para representar la operación matemática que sobre la señal de entrada hace el bloque para producir la salida.



Es importante señalar que los bloques pueden conectarse en serie, sólo si la entrada de un bloque no se ve afectada por el bloque siguiente. Si hay efectos de carga entre los

componentes,

es

necesario

combinarlos

en

un

bloque

único

Un diagrama de bloques contiene información relacionada con el comportamiento dinámico, pero no incluye información de la construcción física del sistema. En consecuencia, muchos sistemas diferentes y no relacionados pueden representarse mediante

el

mismo

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diagrama

de

bloques.

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III. PROCESO DE MATRÍCULA 

MATRICULA ACTUAL:

FASE 1: Visualizar monto a pagar Se ingresa a la página de ORAA, ahí se puede ver el monto a pagar en el banco Scotiabank, el pago de matrícula es diferente para cada alumno; depende de los cursos que han desaprobado o no lo han llevado, se incrementa el monto a pagar. FASE 2: Pagar Matricula El pago de la matricula se realiza directamente al banco Scotiabank. El pago no siempre se cumple el día indicado en la fecha en algunas ocasiones. FASE 3: Verificar horario de matricula Llegar a ver el horario a matricular de cada alumno, esto se da de acuerdo al récord académico en la Escuela Profesional que le corresponde, así no tendrá problemas cuando intente iniciar su sesión en el sistema para realizar su matrícula. FASE 4: Matricula Para matricularse primero se debe de iniciar la sesión en el Sistema de Gestión Académica (SGA) del alumno y dirigirse a herramientas - ‘Aplicaciones’, clic en Transacción y por último matricula. En la matricula se verá los cursos en los cuales el alumno se va a poder matricular, ya es decisión de cada alumno elegir los cursos y también que los cursos no estén llenos eso depende de la cantidad máxima de personas matriculadas permitidas. FASE 5: Registrar matricula

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Luego de elegir los cursos a matricularse y que el sistema los haya aceptado, se procede a registrar la matrícula y a la fase final. FASE 6: Constancia de Matricula Luego de haber llenado correctamente los cursos a matricularse en el ciclo que le corresponda, el sistema lo da por hecho la matricula sin lugar a corregir algún tipo de error, se imprime la constancia de matrícula. FASE 7: Rectificación Se da cuando el alumno no ha podido encontrar el curso que ha querido matricularse, es por eso que días después de la matricula se abren los cupos para que algunos alumnos puedan llevar el curso.

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PROCESO DE MATRICULA SGA-2018 B Visualizar el monto a pagar en ORAA

Realizar el pago de matrícula en Scotiabank

Ver horario matricula

Ingresar al “SGA”

Ingresar “usuario y contraseña”

Opción Matricula

Ver cursos disponibles

Registrarse en los cursos

Clic en “COMPLETAR MATRICULA”

Clic en “HECHO”

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Imprimir constancia

Guardar

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Pago al Banco 3

Ingreso a la página de ORAA

4

Ingresar código de alumno

2

verificación de rango de hora de matricula 1 4

Espera de Ranking académico Verificación de hora de matricula

Verificación de monto de pago de matricula

1

depósito de monto de matrícula al banco

3

Verificación de pago en el recibo

Matricula

1

Ingreso al SGA

2

Ingresar código y contraseña

1

5

6

7

Acceso al proceso de matricula Herramientas

Aplicaciones

8

Transacciones

9

Matricula

5

Verificación de cursos habilitados

6

Verificación de vacantes por curso

10

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Sistema verifica rango de hora y pago

Matricula de cada curso según vacantes libres

11

Clic en ``completar matricula´´

12

Clic en ``Hecho´´

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Solicitud de rectificación

Record académico 2

14

15

16

Ingreso al SGA

Ingresar código y contraseña

Aplicación

23

24

Aplicación

26

Gestión académica

27

Herramienta de análisis

Gestión académica

18

Herramienta de análisis

19

Solicitud de rectificación

28

20

Ingresar calendario académico

29

Imprimir rectificación

22

Modificar cursos a rectificar

3

Ingresar código y contraseña

25

17

21

Ingreso al SGA

4

Historial académico Imprimir record académico Espera de fecha para la rectificación

Espera de fecha para la rectificación

7

Verificación de mensaje ``matricula completada satisfactoriamente´´

13

Imprimir constancia de matricula

8

Verificación correcta de matricula

2

Espera de fecha para la rectificación

9

Verificación de fecha y hora por escuela para la rectificación

1

Transporte de documentos a la secretaria de la facultad

30

Esperar turno para la recepción de documentos

10

Verificación de documentos por secretaria

31

3

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Almacenamiento de matrícula en el sistema

Rectificación de matricula

Almacenamiento de rectificación de matrícula en el sistema

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RESUMEN ACTIVIDAD

CANTIDAD 31 10 3 1 4

TOTAL

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

MATRICULA MEJORADA

FASE 1: Conteo de estudiantes Una vez finalizado el ciclo ya cursado (a partir desde el segundo ciclo) se hace un conteo de cuantos alumnos estarán en un curso próximo. FASE 2: Inscripción Los alumnos observarán su malla curricular y harán una previa inscripción en su escuela profesional indicando que cursos van a llevar el próximo ciclo académico que les espera. FASE 3: PRE- Matricula Ya realizada la inscripción, la escuela profesional empezará con una “PRE Matricula” para que de esa manera den un numero estimado de alumnos próximos a matricularse y por ende los alumnos no tengan problemas al momento de matricularse por ejemplo: falta de vacantes. FASE 4 : Visualizar monto a pagar Se ingresa a la página de ORAA, ahí se puede ver el monto a pagar en el banco Scotiabank, el pago de matrícula es diferente para cada alumno; depende de los cursos que han desaprobado o no lo han llevado, se incrementa el monto a pagar. FASE 5: Pagar Matricula El pago de la matricula se realiza directamente al banco Scotiabank. FASE 6: Verificar horario de matricula

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Llegar a ver el horario a matricular de cada alumno, esto se da de acuerdo al récord académico en la Escuela Profesional que le corresponde, así no tendrá problemas cuando intente iniciar su sesión en el sistema para realizar su matrícula. FASE 7: Matricula Para matricularse primero se debe de iniciar la sesión en el Sistema de Gestión Académica (SGA) del alumno y dirigirse a herramientas - ‘Aplicaciones’, clic en Transacción y por ultimo matricula. En la matricula se verá los cursos en los cuales el alumno se va a poder matricular, ya es decisión de cada alumno elegir los cursos y también que los cursos no estén llenos eso depende de la cantidad máxima de personas matriculadas permitidas. FASE 8: Registrar matricula Luego de elegir los cursos a matricularse y que el sistema los haya aceptado, se procede a registrar la matrícula y a la fase final. FASE 9: Constancia de Matricula Luego de haber llenado correctamente los cursos a matricularse en el ciclo que le corresponda, el sistema lo da por hecho la matricula sin lugar a corregir algún tipo de error, se imprime la constancia de matrícula.

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DIAGRAMA DE BLOQUES Conteo de estudiantes aprobados

Previa inscripción del curso a llevar

Pre Matricula de la Escuela Profesional

Numero aproximado de estudiantes a matricularse

Visualizar el monto a pagar en ORAA Realizar el pago de matrícula en Scotiabank

Ver horario matricula

Ingresar al “SGA”

Ingresar “usuario y contraseña”

Opción Matricula

Ver cursos disponibles

Registrarse en los cursos AÑO DEL DIALOGO Y RECONCILIACIÓN NACIONAL

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Clic en “COMPLETAR MATRICULA”

Clic en “HECHO”

Imprimir constancia

Guardar

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Pago al Banco 5

Ingreso a la página de ORAA

6

Ingresar código de alumno

2

1

Verificación de rango de hora de matricula 2 4

Espera de Ranking académico Verificación de hora de matricula

Verificación de monto de pago de matricula depósito de monto de matrícula al banco

Matricula 1

1

2

3

4 3

Verificación de pago en el recibo

Inscripción a los próximos cursos matricular Inscribirse en la prematricula Ingreso al SGA

Ingresar código y contraseña

1

Sistema verifica rango de hora y pago

7

Acceso al proceso de matricula

8

Herramientas

9

Aplicaciones

10

Transacciones

11

5

6

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Espera del conteo de estudiantes

Matricula

Verificación de cursos habilitados Verificación de vacantes por curso

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12

Matrícula de cada curso según vacantes libres

13

Clic en ``completar matricula´´

14

Clic en ``Hecho´´

2

Almacenamiento de matrícula en el sistema

7

Verificación de mensaje ``matricula completada satisfactoriamente´´

15

Imprimir constancia de matricula

8

Verificación correcta de matricula

RESUMEN ACTIVIDAD

CANTIDAD 15 8 2 2

TOTAL

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27

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IV. CONCLUSÍONES 

El diagrama de flujo actual nos muestra los procesos que se llevan a cabo. Además no da a conocer los diferentes problemas que sucede en el transcurso de los procesos.



En el diagrama de flujo del proceso de matrícula del SGA-UNAC 2018 (método actual), se observa un total de 4 demoras, estas demoras no permiten la eficiencia de los procesos ante eso se realiza el diagrama de flujo – mejorado.



En el diagrama de flujo mejorado propuesto, se analizó dichas demoras, y se ha propuesto lo siguiente: Antes del pago de la matricula hacer un conteo de alumnos aprobados, luego hacer una previa inscripción de los cursos que llevara , una pre -matrícula para saber cuántos alumnos estarán matriculados y evitar problemas en la rectificación.

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V.

RECOMENDACÍONES

Recomendaciones para los alumnos: Antes del proceso de matrícula hay que hacer nuestra respectiva programación horaria para así evitarnos problemas en el sistema SGA Visualizar las fechas del pago de la matrícula en el cronograma para así evitar problemas. Recomendaciones para las autoridades: OTIC debe de mejorar el sistema SGA, para evitar fallas al momento de matricularse. Los datos de cada alumno deben estar actualizados para así evitar demoras sea en los pagos o en las fechas establecidas de la matricula

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VI. ANEXO ANEXO N°1

ANEXO N°2

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ANEXO N°3

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ANEXO N°4

ANEXO N°5

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ANEXO N°6

ANEXO N°8

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ANEXO N°7

ANEXO N°9

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ANEXO N°10

ANEXO N°12

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ANEXO N°11

ANEXO N°13

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VÍÍ. BÍBLÍOGRAFÍA  

NGENIERÍA DE MÉTODOS, autor LUIS CARLOS PALACIOS ACERO. Diagramas de flujo. Elaborado por: M.C. Edgar E. García Cano. Ing. Jorge A. Solano Gálvez. Revisado por: Ing. Laura Sandoval.

BIBLIOGRAFÍA ELECTRÓNICA  https://www.unac.edu.pe/  https://soloindustriales.com/analisis-del-proceso/  https://ingenieriayeducacion.wordpress.com/2013/05/29/diagramaspara-el-estudio-del-trabajo/  https://fiis.unac.edu.pe/  https://unac.edu.pe/images/documentos/otic/sga/Manual-Matrcula2018.pdf  https://unac.edu.pe/documentos/organizacion/vri/eu/Guia_del_Estudia nte/Guia_del_estudiante.pdf

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