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CONTABILIDAD INTERMEDIA I Nombres y Apellidos: Glenda Jajaira Cayo Pusay Curso: CA3-3 Versión: 2018.6 ANÁLISIS DE CUENTA: CÓDIGO 1.1.01.

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABILIDAD Y AUDITORÍA NOMBRE DE LA CUENTA CAJA 1.- DESCRIPCIÓN

Cuenta donde se registra las entradas y salidas de dinero en efectivo o por cheque o en valores representativos monetarios. Esta cuenta tiene saldo deudor o cero, nunca tiene saldo acreedor. También representa al dinero en efectivo (moneda fraccionaria, papel moneda, Boucher, dinero electrónico, cheques) provenientes de ventas al contado, recuperaciones de crédito los cuales provienen del giro del negocio y otros ingresos como actividades de financiamiento e inversión. Proceso mediante el cual se verifica el dinero que hay físicamente en caja en un momento determinado.

2.- NORMATIVA Normas Internacionales NIC 7 Párrafo: 6 El efectivo comprende tanto el efectivo como los depósitos bancarios a la vista. Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Flujos de efectivo son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo. Actividades de operación son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos actividades ordinarias de la entidad, así como otras actividades que no puedan ser calificadas como de inversión o financiación. Actividades de inversión son las de adquisición y disposición de activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas en el efectivo y los equivalentes al efectivo. Actividades de financiación son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por parte de entidad.

Normas de Control Interno Autorización y aprobación de transacciones y operaciones La máxima autoridad, establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos, procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que sólo se efectúen operaciones y actos administrativos válidos.

Supervisión Los directivos de la entidad establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno. Para la correcta utilización de los recursos financieros, elaborarán la Programación de Caja, en la que se establecerá la previsión calendarizada de las disponibilidades efectivas de fondos y su adecuada utilización, permitiendo compatibilizar la ejecución presupuestaria anual en función de las disponibilidades. La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes. Capacitación y entrenamiento continuo Los directivos de la entidad promoverán en forma constante y progresiva la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de las servidoras y servidores en todos los niveles de la entidad, a fin de actualizar sus conocimientos, obtener un mayor rendimiento y elevar la calidad de su trabajo. Contabilidad Aplicación de los principios y normas técnicas de Contabilidad: La contabilidad se basará en principios y normas técnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparación y presentación de información financiera, para la toma de decisiones. Tesorería La máxima autoridad y el servidor encargado de la administración de los recursos establecidos en las disposiciones legales para el financiamiento del presupuesto de las entidades y organismos del sector público serán los responsables de la determinación y recaudación de los ingresos. Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros, previamente observarán las siguientes disposiciones: a) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible, con excepción de los anticipos previstos en los ordenamientos legales y contratos debidamente suscritos; b) Los pagos que se efectúen estarán dentro de los límites de la programación de caja autorizada; c) Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos. TIC´S Organización informática Las entidades y organismos del sector público deben estar acopladas en un marco de trabajo para procesos de tecnología de información que aseguren la transparencia y el control, así como el involucramiento de la alta dirección, por lo que las actividades y procesos de tecnología de información de la organización deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que se encargue de regular y estandarizar los temas tecnológicos a nivel institucional.

Leyes, Reglamentos, Instructivos y Resoluciones o o o o o

Ley del Sistema Financiero Ley de Mercados y Valores Norma de Control Interno Aplicación de principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) Normativa Internacional de Auditoria (NIA)

3.- MOVIMIENTOS

SE DEBITA:

SE ACREEDITA:

SALDO:

o o o o o

Saldo inicial o apertura de libros Ventas al contado Recuperación de créditos Ingresos no operacionales Ajustes y reclasificación

o o o

Depósitos Ajustes y Reclasificaciones Cierre de libros

o

Deudor

4.- CONTROL CONTABLE Se aplica un control de auditoria llamado Arqueo de Fondos. Los valores en efectivo, incluyendo los que se encuentran en poder de los recaudadores de la entidad estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y comprobar su igualdad con los saldos contables. Entre las funciones del departamento de contabilidad tenemos: 1. Todo el efectivo que debía haber sido recibido, efectivamente se recibió, registro en forma precisa y se depositó inmediatamente. 2. Se han hecho desembolsos de efectivo y solamente para fines autorizados y estos han sido registrados debidamente. 3. Los saldos de efectivo niveles adecuados, pero no excesivos, al pronosticar los ingresos y pagos de efectivo esperados relacionados con las operaciones normales. Actividades de operación 1. Cobros procedentes de las ventas de bienes y prestación de servicios, 2. Cobros procedentes de regalías, cuotas, comisiones, y otros ingresos de actividades ordinarias; 3. Pagos a proveedores por el suministro de bienes y servicios, 4. Pagos a y por cuneta de los empleados; 5. Cobro y pagos de las entidades de seguros por prima y prestaciones anualidades y otras obligaciones derivadas de las pólizas suscritas; 6. Pagos o devoluciones de impuestos sobre las ganancias a menos que estos puedan clasificarse específicamente dentro de las actividades de inversión o financiamiento y; 7. Cobros y pagos derivados de contratos que se tiene para intermediación a para Negociar con ellos.

5.- PROCEDIMIENTOS (Gráficos y Descriptivos) Descriptivo Los procedimientos y gráficos pueden ser secuenciales o columnarios y los descriptivos se lo hace mediante programas; como Visio o Luchart. o Ventas al contado o Recuperación de créditos o Otros ingresos o Depósitos o Arqueos de caja

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Verificar los valores registrados por contabilidad. Verificar los valores registrados por el custodio. Recibir delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o de auditoria. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiera; incluidos la fecha de pago, el concepto, la autorización y el valor correspondiente. 7. Realizar una suma total de los valores (efectivo y comprobante). 8. Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más sobrantes o en menos faltantes, si las hubiese. 9. Preparar el Acta de arqueos, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas. Esta será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso en el supuesto de que no se hubiese manejado y utilizado los recursos monetarios.

Gráfico AUDITOR

CUSTODIO

JEFE FINANCIERO

Inicio

Solicitud de documentación y efectivo

Entrega de documentación y efectivo Efectivo y documentos

Recepción de documentación Efectivo y documentos

Constatación y elaboración de acta de arqueo Acta de arqueo

Elaboración de informe de arqueo

NO Saldo conciliado

Recepción de informe con novedades del arqueo

SI

FIN Recepción de documentos y dinero devuelto

Recepción de informe completo

Elaborado por: Glenda Cayo

6.- SISTEMA DE REGISTRO, FORMULARIOS E INFORMES Registros Generales El catálogo general de cuenta contendrá los conceptos contables que permitan al control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración. Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como de los bienes de larga duración, mediante riesgos detallados con los valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que información se encuentre actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente.

Registros Auxiliares

La actualización permanente la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su registro y control oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas. o Caja General o Caja Chica o Cajas Sucursales Formularios Los formularios son documentos preimpresos los cuales son físicos o digitales en ciertas ocasiones y le permiten al usuario solicitar y respaldar información sobre sus transacciones, así también a la empresa le facilita llevar un registro contable con respaldo. Algunos formularios se describen a continuación: o o o o o o o o

Comprobante de ingreso Factura Acta de arqueo Nota de crédito Letras de cambio Boucher Cheques Papeleta de deposito

Reportes Es un reporte que le permite al responsable de la tesorería implementar controles a la entrada y salida de Efectivo, de modo que se ajusten a las normas contables y de auditoria. Esta planilla se puede elaborar en un formato de Excel donde se consigne información como: Fecha, responsable del manejo de la caja, turno, fondo o base de la caja, nombre del supervisor se caja que hace los controles, entradas de efectivo (recaudo), salidas, saldo final, faltantes, sobrantes, y justificación. o Informes diarios. o Informes semanales. Reporte mensual: por cliente, por producto

7.- PROBLEMA / EJERCICIO/ Datos: La Empresa Comercial “El Triunfo S.A” presenta la siguiente información de la cuenta Caja: Saldo inicial Recuperación de créditos Aporte de accionistas Deposito 123 Ventas al contado Comisiones ganadas Note de crédito por devolución en compras Deposito 124 Nota de crédito por devolución en venta Pago proveedores letra de cambio Saldo al 31- XII- 2018

25.600,00 83.000,00 15.000,00 100.000,00 164.500,00 12.000,00 2.100,00 170.000,00 1.700,00 5.000,00 278.900,00

Se pide: 1. Establecer el saldo real de la cuenta caja. 2. Evaluar el sistema de control. 3. Proponer asientos de ajuste y reclasificación. 4. Proponer un plan de mejora ante las debilidades de control interno.

Resolución:

SI. RC. VC. AP.

ND/DC. CC.

CAJA 25.600,00 83.000,00 D1.

100.000,00

D2. NC/V

170.000,00 1.700,00

PP.

5.000,00 276.700,00

164.500,00 15.000,00

2.100,00 12.000,00 302.200,00 25.500,00 900,00 800,00

REPORTE DE CONTABILIDAD AL 31 – XII – 2018 Saldo inicial + Entradas de efectivo Ingresos Operacionales Ingresos No Operacionales Otros Ingresos (-) Salida de efectivo Deposito Pago Proveedores Pago Clientes Pago Paco factura Saldo Final

26.500,00 284.600,00 247.500,00 20.000,00 17.100,00 277.200,00 270.000,00 5.000,00 1.700,00 500,00 33.900,00

(F) Contador

Determinación de fondo de caja Valor constatado (-) Documento que no representan flujo de efectivo Cheque 10/5/2017 Cheque Banco Cerrado Letra de cambio

38.434,50 11.354,50 1.400,00 700,00 4.950,00

Nota de crédito Nota de crédito Factura = Saldo de caja consignado

Comprobación Moneda fraccionaria Papel moneda Cheques Boucher

Fecha 31-XII-2018

31-XII-2018

31-XII-2018

31-XII-2018

31-XII-2018

31-XII-2018

2.100,00 1.700,00 504,50 27.080,00

27.080,00 480,00 1.700,00 12.900,00 12.000,00

El Triunfo S.A. LIBRO DIARIO Detalle 1

Debe

Clientes a) Caja V/r. reclasificación por cheque 2 Caja a) Ingreso por comisión V/r. ingreso de comisión 3 Clientes a) Caja V/r. reclasificación de cheque 4 Caja I.R.F. Arriendos a) Arriendos por cobrar IVA Ventas

1.400,00 1.400,00

900,00 900,00

1.400,00 1.400,00

8.000,00 615,39 7.692,31 923,08

V/r. Arriendos por cobrar 5 Arriendos Precobrados a) Arriendos por cobrar V/r. Arriendos por cobrar. 6 Arriendo precobrado a) Arriendos ganados V/r. arriendos por cobrar. Total

307,09 307,09

1.282,05 1.282,05 13.904,53

Factura Arriendo

Folio 01 Haber

7.692,31

13.904,53

IVA Subtotal Base imponible I.R.F. I.R.F. Por pagar

923,08 8.615,39 7.692,31 8% 615,39

8.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones: o No se registró un cobro de arriendos. o Se recibió un cheque de banco cerrado para lo cual se realizó un asiento de reclasificación. o Se constato un faltante de caja. Recomendaciones: o o o o

No hacer pagos de efectivo con caja. Evitar que los cheques de clientes caigan en vencimiento. Las operaciones que no se registraron en cada período si deben registrarse en el informe. Los depósitos deben ser intactos e inmediatos.

Elaborado por: Glenda Jajaira Cayo Pusay Fecha: Quito 18 de Julio del 2018

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