Giao Trinh Word Nang Cao

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 1 Mét sè kü n¨ng khi so¹n th¶o v¨n b¶n 1. §æi tªn tµi liÖu 1. Vµo File chän Save As 2. Gâ tªn míi ë File Name 3. Chän Save 2. Sao chÐp tµi liÖu sang æ ®Üa kh¸c 1. Vµo File chän Save As 2. Chän æ ®Üa cÇn sao chÐp sang ë Save in 3. Chän Save 3. §Æt mËt khÈu cho tÖp tµi liÖu Vµo File chän Save 1. §Æt tªn tµi liÖu ë File Name 2. BÊm chuét vµo Options.., sau ®ã gâ mËt khÈu vµo môc Password to open, tiÕp ®ã chän OK 3. NhËp l¹i mËt khÈu vµo môc Reenter Password to open -> chän OK 4. BÊm chuét vµo Save 5. §ãng tµi liÖu vµ më l¹i ®Ó kiÓm tra kÕt qu¶ 3. T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n 1. Vµo Edit chän Replace

2. 3. 4. 5.

Find What: §a vµo néi dung v¨n b¶n bÞ thay thÕ Replace With: §a vµo néi dung v¨n b¶n míi ®îc thay thÕ BÊm Replace: NÕu thay thÕ tõng v¨n b¶n mét BÊm Replace All: NÕu thay thÕ trong toµn bé tµi liÖu tÊt c¶ nh÷ng v¨n b¶n ®· ®îc x¸c ®Þnh. 6. Chän OK sau ®ã chän Close 3

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao 4. Gâ t¾t v¨n b¶n a) Gâ t¾t b»ng AutoText 1. Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ghi nhí 2. Vµo Insert chän Autotext - §Æt tªn cho ®o¹n v¨n b¶n ®îc ghi nhí vµo hép Enter Autotext entries here - BÊm nót Add ®Ó ghi 3. Khi cÇn chÌn ®o¹n v¨n b¶n ®· ®îc ghi nhí trong Auto Text ta gâ tªn ®o¹n v¨n b¶n sau ®ã bÊm F3. Ghi chó: Muèn xo¸ ®o¹n v¨n b¶n ®· lu trong AutoText th× bÊm chän tªn ®o¹n v¨n b¶n sau ®ã bÊm vµo nót Delete. b) Gâ t¾t b»ng AutoCorrect 1. Vµo Tools chän AutoCorrect

2. Chän hép h×nh vu«ng Replace Text As You Type 3. Replace: Gâ vµo ch÷ ®¸nh t¾t 4. With: Ch÷ ®îc thay thÕ BÊm vµo nót Add ®Ó ghi l¹i. BÊm OK ®Ó ra khái Khi muèn gâ t¾t ta gâ ch÷ t¾t sau ®ã bÊm phÝm dÊu c¸ch Ghi chó: Muèn xo¸ ®o¹n v¨n b¶n ®· lu trong AutoCorrect th× bÊm chän tªn ®o¹n v¨n b¶n sau ®ã bÊm vµo nót Delete. 4

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 2 T¹o tab cã ký tù dÉn vµ nhËp c«ng thøc to¸n häc 1. ThiÕt lËp c¸c ®iÓm Tab víi kÝ tù dÉn 1. Vµo Format chän Tab

2. 3. 4. 5.

Trong môc Tab Stop Position gâ vµo ®iÓm dõng cña Tab Trong môc Alignment , bÊm chän lo¹i Tab muèn thiÕt lËp Trong môc Leader bÊm chän kiÓu kÝ tù dÉn Chän Set ®Ó thiÕt lËp Muèn thiÕt lËp Tab tiÕp theo lÆp l¹i tõ bíc 2 6. Chän OK ®Ó kÕt thóc viÖc thiÕt lËp Tab * Xo¸ hay di chuyÓn c¸c ®iÓm Tab: - Chän c¸c ®o¹n v¨n b¶n cÇn thao t¸c - §Ó xo¸ Tab: + C¸ch 1: BÊm vµ rª trá chuét trªn ký hiÖu Tab ra khái thíc ®o n»m ngang + C¸ch 2: Vµo Format chän Tab: - BÊm vµo Clear nÕu muèn xo¸ mét Tab - BÊm Clear All nÕu muèn xo¸ tÊt c¶ c¸c Tab - §Ó dÞch chuyÓn ®iÓm Tab, bÊm rª trá chuét trªn ký hiÖu Tab trªn thíc ®o ngang vµ rêi ®Õn vÞ trÝ míi 2. T¹o ph¬ng tr×nh, c«ng thøc (Equation Editor). 1. §a ®iÓm trá nhËn v¨n b¶n ®Õn n¬i muèn chÌn c«ng thøc 2. Vµo Insert chän Object. Khi hép héi tho¹i Object xuÊt hiÖn, chän Microsoft Equation, sau ®ã bÊm OK. 3. T¹o ph¬ng tr×nh b»ng c¸ch ®a vµo v¨n b¶n vµ bÊm chän c¸c kÝ hiÖu, to¸n tö vµ c¸c khu«n mÉu tõ thanh c«ng cô Equation Editor. 5

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 3 b¶ng n©ng cao 1. Chän mÉu b¶ng cã s½n 1. §a ®iÓm trá nhËn v¨n b¶n vµo trong b¶ng 2. Vµo Table chän Table AutoFormat 3. Chän mét mÉu b¶ng cã s½n trong hép Formats 4. BÊm OK 2. LËp l¹i phÇn ®Çu b¶ng cho c¸c trang sau - Chän phÇn ®Çu b¶ng cÇn lËp l¹i cho c¸c trang sau - Vµo Table, chän headings Khi ®ã toµn bé c¸c trang cña b¶ng sÏ cã phÇn tiªu ®Ò 3. §Æt ®é réng cho c¸c dßng cét a. T¹o ®é réng b»ng nhau cho c¸c cét: - Chän c¸c cét cÇn t¹o ®é réng - Vµo Table chän Distribute Columns Evenly b. T¹o ®é cao b»ng nhau cho c¸c dßng: - Chän c¸c dßng cÇn t¹o ®é cao - Vµo Table chän Distribute Rows Evenly c. Thay ®æi kÝch thíc cña hµng, cét - Chän dßng hoÆc cét cÇn thay ®æi kÝch thíc - Vµo Table chän Cell Height and With

6

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao * Chän Row: NÕu thay ®æi ®é cao cho dßng - Gâ ®é cao dßng vµo At - BÊm chän Next Row nÕu muèn ®Þnh d¹ng dßng tiÕp theo - BÊm chän Previous Row nÕu muèn quay l¹i dßng tríc * Chän Colums: NÕu thay ®æi ®é réng cho cét - Gâ ®é réng cét vµo At - BÊm chän Next Columns nÕu muèn ®Þnh d¹ng cét tiÕp theo - BÊm chän Previous Columns nÕu muèn quay l¹i cét tríc 4. S¾p xÕp d÷ liÖu trong b¶ng - Lùa chän b¶ng cÇn s¾p xÕp d÷ liÖu - Vµo Table chän Sort - XuÊt hiÖn hép tho¹i + Sort by: Cho phÐp ta chän cét cÇn s¾p xÕp • Ascending: S¾p xÕp d÷ liÖu theo chiÒu t¨ng dÇn + + + +

• Descending: S¾p xÕp d÷ liÖu theo chiÒu gi¶m dÇn Then by: Cho phÐp ta chän cét phô cÇn s¾p xÕp Header Row: B¶ng ®îc chän cã dßng tiªu ®Ò No header Row: B¶ng ®îc chän kh«ng cã phÇn tiªu ®Ò Type: Chän kiÓu d÷ liÖu cña cét cÇn s¾p xÕp

5. Ng¾t b¶ng - §Æt con trá vµo hµng cÇn ng¾t - Vµo Table chän Split Table 6. T¹o c«ng thøc - §Æt con trá vµo « cÇn chøa c«ng thøc - Vµo Table chän Formula, khi ®ã xuÊt hiÖn hép tho¹i

T¹i hép Formula: Cho phÐp ta gâ trùc tiÕp c«ng thøc VD: = SUM(Left) Céng c¸c sè cïng dßng phÝa bªn tr¸i « ®îc chän = Sum(Above) Céng c¸c sè cïng cét phÝa bªn trªn « ®îc chän 7

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao T¹i hép Number Format: Cho phÐp ta ®Þnh d¹ng d÷ liÖu T¹i hép Paste Function: Cho phÐp ta lùa chän c«ng thøc Chän xong ta bÊm OK ®Ó chÊp nhËn hoÆc nhÊn Cancel ®Ó huû bá lÖnh

Bµi 4 C¸c c«ng cô ®å ho¹ (drawing) 1. T¹o mét ®èi tîng ®å ho¹ §Ó bËt hoÆc t¾t thanh c«ng cô ®å ho¹, bÊm chuét vµo biÓu tîng Drawing trªn thanh c«ng cô.

- VÏ ®o¹n: BÊm trá chuét vµo nót Line trªn thanh Drawing, con trá biÕn thµnh dÊu + , sau ®ã ®a trá chuét ®Õn vÞ trÝ cÇn vÏ trong tµi liÖu vµ rª chuét ®Ó vÏ (nÕu vÏ ®êng th¼ng th× Ên Shift trong lóc vÏ) - VÏ h×nh ch÷ nhËt: BÊm trá chuét vµo nót Rectangle råi rª chuét ®Ó vÏ (nÕu vÏ h×nh vu«ng th× Ên Shift trong lóc vÏ) - VÏ h×nh Oval: BÊm trá chuét vµo nót Oval råi rª chuét ®Ó vÏ (nÕu vÏ h×nh trßn th× Ên Shift trong lóc vÏ) - BÊm vµo AutoShapes ®Ó chän c¸c h×nh cã mÉu s½n trong Winword97 - T¹o hép v¨n b¶n (Text Box): BÊm trá chuét vµo nót Text Box. Hép Text Box nµy cho phÐp ta chøa v¨n b¶n, ®å ho¹, c«ng thøc ... ë bªn trong nã. 2. T« mµu ®å ho¹ * T« mµu nÒn: Chän ®å ho¹ cÇn t« sau ®ã bÊm vµo nót Fill Color. Hép mµu xuÊt hiÖn trong ®ã. - No Fill: Kh«ng cã nÒn - More Fill Color: HiÖn b¶ng mµu tù chän - Fill Effects: Trén mµu * T« mµu ®êng vÏ: Chän ®å ho¹ cÇn t« sau ®ã bÊm vµo nót Line Color - No Fill: Kh«ng cã ®êng viÒn - More Fill Color: HiÖn b¶ng mµu tù chän - Patterned Lines: Chän mÉu ®êng viÒn 3. ChØnh söa ®å ho¹ - Chän nhiÒu h×nh: + C¸ch 1: Ên gi÷ Shift sau ®ã bÊm chän c¸c ®èi tîng + C¸ch 2: BÊm trá chuét vµo nót Select Object (h×nh mòi tªn) råi vÏ ®êng bao quanh c¸c ®èi tîng muèn chän.

8

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao - Chän kiÓu nÐt vÏ: BÊm trá chuét vµo nót Line Style sau ®ã chän kiÓu ®êng vÏ thÝch hîp. - Thay ®æi h×nh ®· vÏ: bÊm chän h×nh cÇn thay ®æi sau ®ã bÊm vµo Draw, chän Change AutoShape, chän h×nh mÉu. - Thªm ch÷ vµo h×nh: BÊm chuét ph¶i trªn h×nh, chän Add Text - Thay ®æi vÞ trÝ: BÊm chän h×nh, sau ®ã ®a trá chuét vµo mÐp cña h×nh ®· vÏ, khi thÊy trá chuét ®æi thµnh h×nh mòi tªn cã mòi tªn 4 chiÒu th× bÊm gi÷ vµ rª chuét ®Õn vÞ trÝ cÇn chuyÓn tíi. - Thay ®æi h×nh d¹ng, kÝch thíc: BÊm chän h×nh, ®a trá chuét ®Õn mét trong c¸c « vu«ng nhá , khi thÊy xuÊt hiÖn mòi tªn 2 chiÒu th× bÊm gi÷ vµ rª trá chuét ®Ó thay ®æi kÝch thíc. - Xoay h×nh: + BÊm chän h×nh cÇn xoay + BÊm vµo nót Free Rotate + §a con trá ®Õn ®iÓm mµu xanh trªn h×nh, bÊm gi÷ vµo xoay theo ý * Sao chÐp, xo¸ ®èi tîng: - Xo¸: Chän ®èi tîng, sau ®ã bÊm phÝm Delete - Sao chÐp: + Chän ®èi tîng, sau ®ã bÊm nót Copy + BÊm chän nót Paste 4. Nhãm h×nh: - Chän c¸c h×nh cÇn nhãm - Vµo Draw chän Group Muèn bá nhãm : Vµo Drow chän Ungroup

9

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 5. t¹o mÉu stype vµ môc lôc 1. Tr×nh bµy mµn h×nh a) BËt, t¾t c¸c thanh c«ng cô - BËt c¸c thµnh c«ng cô trªn mµn h×nh: Vµo View chän Toolbars sau ®ã bÊm chän thanh c«ng cô cÇn bËt. - T¾t thanh c«ng cô: Vµo View chän Toolbars sau ®ã bÊm chän thanh c«ng cô cÇn t¾t. b)- HiÓn thÞ thíc trªn mµn h×nh: + Vµo View chän Ruler 2. T¹o mÉu Stype a. C¸ch t¹o Stype - BÊm chuét vµo Format chän Stype

-

BÊm chuét vµo New ®Ó t¹o mÉu Stype míi + BÊm chuét vµo Name: ®Æt tªn cho Stype + BÊm chuét vµo Format ®Ó ®Þnh d¹ng cho mÉu Stype + BÊm chuét vµo Shortcutkey ®Ó t¹o phÝm t¾t cho mÉu Stype (nÕu cÇn) + BÊm OK ®Ó ghi l¹i mÉu Stype

-

Muèn chØnh söa l¹i mÉu Stype ta bÊm chuét vµo Modify...

-

Muèn xo¸ mÉu Stype ta bÊm chuét vµo Delete 10

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao -

NhÊn chuét vµo Apply ®Ó ¸p dông Stype cho tÖp v¨n b¶n hiÖn t¹i

-

Muèn ¸p dông Stype cho tÊt c¶ c¸c File trong Word ta lµm nh sau: + NhÊn chuét vµo Organizer.....xuÊt hiÖn hép tho¹i

+ BÊm chän Stype cÇn sö dông cho tÊt c¶ c¸c File ë hép bªn tr¸i sau ®ã nhÊn vµo nót Copy ®Ó sao chÐp sang hép bªn ph¶i. + Chän Close ®Ó ®ãng cöa sæ b. C¸ch g¸n Style ®· thiÕt lËp cho tµi liÖu - Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn g¸n Stype -

BÊm chuét Chän tªn

vµo nót trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng Stype cÇn g¸n cho ®o¹n

3. T¹o thªm nót Stype trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng -

BÊm chuét vµo View/Toolbars/Customize...

-

BÊm chän Commands.

-

T¹i Categories ta chän Stype 11

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao -

BÊm Chän Stype cÇn t¹o nót lÖnh kÐo lªn thanh c«ng cô.

4. T¹o môc lôc tù ®éng -

ThiÕt lËp Stype cho c¸c ®o¹n cÇn ®a lªn môc lôc

-

Më tµi liÖu cÇn t¹o b¶ng môc lôc

-

Vµo insert chän Index and Table... xuÊt hiÖn hép tho¹i

-

Chän Table and Contents + Formats: Cho phÐp lùa chän kiÓu d¸ng cña b¶ng môc lôc + Show page number: Èn hiÖn sè trang cña môc lôc + Right align page number: Muèn c¨n sè trang theo mÐp ph¶i cña trang + Show levels: Èn hiÖn cÊp ®é cña môc lôc + Tab leader: §Æt ký tù dÉn + Options: §Æt cÊp ®é cña môc lôc theo thø tù t¨ng dÇn 1, 2, 3,....

-

+ BÊm chuét vµo OK

-

BÊm chän Stype cÇn t¹o nót lÖnh vµ kÐo lªn thanh c«ng cô

12

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 6 mét sè chøc n¨ng ®Æc biÖt 1. Ghi chó thÝch cho tõ hoÆc ®o¹n -

§Æt con nh¸y vµo cuèi tõ hoÆc ®o¹n muèn ghi chó thÝch

-

Vµo insert chän Footnote ... XuÊt hiÖn hép tho¹i

+ Chän Footnote: ®Æt chó thÝch ë cuèi trang + Chän Endnote: ®Æt chó thÝch ë cuèi tµi liÖu + Chän AutoNumber: M¸y tù ®éng ®¸nh sè thø tù cho chó thÝch + Chän Custom Mark: ®Æt ký tù bÊt kú cho chó thÝch + Chän xong bÊm OK - §a con trá ®Õn cuèi trang hoÆc cuèi tµi liÖu ®Ó nhËp lêi gi¶i thÝch cho ®o¹n 2. ChÌn c¸c ý kiÕn nhËn xÐt cho ®o¹n -

Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn chÌn ý kiÕn nhËn xÐt

-

Vµo insert chän Comment

-

XuÊt hiÖn cöa sæ so¹n th¶o ta nhËp ý kiÕn nhËn xÐt

-

NhËp xong ta nhÊn môc Close

-

Muèn xo¸ ý kiÕn nhËn xÐt ta nhÊn phÝm ph¶i chuét vµo ®o¹n v¨n b¶n ®· t¹o ý kiÕn nhËn xÐt vµ chän Delete Comment

3. T¹o chØ dÉn tham chiÕu a. C¸ch t¹o Bíc 1 - Lùa chän ®o¹n v¨n b¶n ®Ých cÇn tham chiÕu ®Õn -

Vµo insert chän Bookmark ...

13

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao -

XuÊt hiÖn hép tho¹i Bookmark ta ®Æt tªn cho ®o¹n v¨n b¶n vµo hép Bookmark

Bíc 2

- Lùa chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Æt chØ sè tham chiÕu -

Vµo Insert chän Hyperlink (hoÆc bÊm chuét vµo biÓu tîng Insert Hyperlink trªn thanh c«ng cô). XuÊt hiÖn hép tho¹i

- T¹i môc Named location in file(optional) ta bÊm chän môc Browse

- XuÊt hiÖn hép tho¹i bÊm chän tªn ®o¹n v¨n b¶n cÇn tham chiÕu ®Õn. Chän OK b. C¸ch dïng - §a chuét vµo ®o¹n v¨n b¶n ®· ®Æt chØ sè tham chiÕu, khi xuÊt hiÖn bµn tay chØ ta bÊm chuét. 14

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao 4. T¹o nh·n tù ®éng -

Vµo trong Insert chän Caption

-

BÊm chän môc New Label t¹o nh·n míi

-

§Æt tªn xong ta nhÊn OK/OK

-

Khi muèn xuÊt hiÖn nh·n, ta ®Æt con trá vµo vÞ trÝ cÇn chÌn nh·n sau ®ã vµo Insert chän Caption chän nh·n ®· ®Æt sau ®ã nhÊn OK

5. ChÌn file -

Lùa chän ®o¹n v¨n b¶n

-

Vµo Insert chän Hyperlink (hoÆc bÊm chuét vµo biÓu tîng insert Hyperlink trªn thanh c«ng cô). XuÊt hiÖn hép tho¹i

-

T¹i môc Link to file or URL ta bÊm chän môc Brow

-

XuÊt hiÖn hép tho¹i bÊm chän File cÇn liªn kÕt chän OK

15

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 7 Kü thuËt trén tµi liÖu Muèn in c¸c giÊy mêi, th tõ ... ®Ó göi ®i nhiÒu n¬i cho nhiÒu ngêi kh¸c nhau. C¸c giÊy mêi, th tõ ... ®ã gièng hÖt nhau chØ kh¸c nhau mét vµi tõ nh hä tªn, ®Þa chØ cña ngêi nhËn. Khi ®ã ta sö dông kü thuËt trén tµi liÖu nh sau: Bíc 1: T¹o tµi liÖu chÝnh (Main Document) Tµi liÖu chÝnh ®îc ®¸nh b×nh thêng t¹i cöa sæ Word, trong ®ã cã thÓ sö dông c¶ ®å ho¹. VÝ dô mét giÊy mêi cã d¹ng nh sau: Trung t©m Tin häc CIC

céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam

§éc lËp - Tù do - H¹nh

87 thî nhu«m

phóc

GiÊy mêi KÝnh göi: Anh/ChÞ §Þa chØ: KÝnh mêi Anh/ChÞ ®Õn dù buæi khai gi¶ng líp Tin häc n©ng cao Thêi gian: 8 giê ngµy 5 - 11 - 1998 §Þa ®iÓm: Trung t©m tin häc CIC - 87 Thî Nhuém - Hµ Néi RÊt h©n h¹nh ®îc ®ãn tiÕp.

Bíc 2: T¹o nguån d÷ liÖu T¹o nguån d÷ liÖu b»ng c¸ch khai b¸o trêng (field) ®Ó chÌn vµo v¨n b¶n chÝnh. Trong vÝ dô trªn cã 2 trêng hoten, diachi, 1. Vµo Tool chän Mail Merge xuÊt hiÖn hép héi tho¹i sau:

16

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

2. Chän Create, chän Form Letter, xuÊt hiÖn hép héi tho¹i sau:

3. Chän Active Window, chän Get Data, chän Create Data Sourse, hép héi tho¹i xuÊt hiÖn.

17

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

4. Mail Merge ®· cã s½n mét sè trêng, ta cã thÓ bá c¸c trêng nµy b»ng c¸ch bÊm vµo Remove Field Name. Cßn ®Ó thªm trêng ta bÊm vµo hép Field Name, sau ®ã bÊm vµo Add Field Name. Chän OK 5. Word sÏ hái tªn File d÷ liÖu, ta ®¸nh tªn råi gâ OK, chän tiÕp Edit Data Source, xuÊt hiÖn hép héi tho¹i sau:

- NhËp vµo danh s¸ch tªn vµ ®Þa chØ, råi chän OK 6. NhËp d÷ liÖu chi tiÕt vµo c¸c trêng nh sau: §Æt con trá vµo vÞ trÝ chÌn hä tªn (trong tµi liÖu chÝnh) råi chän trêng hoten trong I6. T¹o môc lôc tù ®éng -

ThiÕt lËp Stype cho c¸c ®o¹n cÇn ®a lªn môc lôc

-

Më tµi liÖu cÇn t¹o b¶ng môc lôc

18

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao -

Vµo insert chän Index and Table... xuÊt hiÖn hép tho¹i

-

Chän Table and Contents + Formats: Cho phÐp lùa chän kiÓu d¸ng cña b¶ng môc lôc + Show page number: Èn hiÖn sè trang cña môc lôc + Right align page number: Muèn c¨n sè trang theo mÐp ph¶i cña trang + Show levels: Èn hiÖn cÊp ®é cña môc lôc + Tab leader: §Æt ký tù dÉn + Options: §Æt cÊp ®é cña môc lôc theo thø tù t¨ng dÇn 1, 2, 3,....

+ BÊm chuét vµo OK Merge Field, lµm t¬ng tù víi trêng diachi. Bíc 3: Trén d÷ liÖu vµo tµi liÖu BÊm vµo biÓu tîng File míi

®Ó trén d÷ liÖu vµo tµi liÖu chÝnh vµ t¹o ra mét

Word sÏ trén c¸c trêng d÷ liÖu trong mét b¶n ghi. Cã bao nhiªu b¶n ghi d÷ liÖu (sè ngêi trong danh s¸ch) th× cã bÊy nhiªu giÊy mêi.

19

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 8 VÏ biÓu ®å VÝ dô: Cho b¶ng thèng kª gi¸ trÞ xuÊt khÈu n¨m 1997 nh sau Lo¹i

QuÝ 1

QuÝ 2

QuÝ 3

QuÝ 4

Kho¸ng s¶n

180000

252000

155000

195000

N«ng s¶n

165000

255455

165000

122000

Thuû s¶n

210000

241255

185000

164600

Yªu cÇu: H·y vÏ biÓu ®å biÓu diÔn t×nh h×nh xuÊt khÈu kho¸ng s¶n, n«ng s¶n, thuû s¶n cña 4 quý trong n¨m 1998 (vÏ theo d¹ng cét). §Ó t¹o mét ®å thÞ ta sö dông Graph: 1. BÊm chän b¶ng chøa d÷ liÖu cÇn biÓu diÔn trªn biÓu ®å 2. BÊm chän nót biÓu tîng Insert Chart trªn thanh c«ng cô (hoÆc vµo Insert/Picture/char) . Cöa sè mµn h×nh Microsoft Graph xuÊt hiÖn. 3. BÊm vµo mòi tªn sæ xuèng cña nót Chart Style ®Ó chän kiÓu ®å thÞ 4. BÊm Chuét ph¶i trªn biÓu ®å Chän Char Option ®Ó chän c¸c thuéc tÝnh chØnh söa biÓu ®å: - Titles: Gâ tiªu ®Ò cña biÓu ®å - Gridlines: Chän ®êng líi cho biÓu ®å - Legen: Chän vÞ trÝ ®Æt hép chó gi¶i - Data Labels: Chän nh·n chó thÝch cho biÓu ®å: nh hiÖn phÇn tr¨m (Show Percent), hiÖn gi¸ trÞ (Show Value) 5. BÊm chuét ra ngoµi biÓu ®å, biÓu ®å sÏ ®îc chÌn vµo tµi liÖu (bªn díi cña b¶ng d÷ liÖu). Theo yªu cÇu cña vÝ dô trªn ta ®îc biÓu ®å nh sau BiÓu ®å biÓu diÔn t×nh h×nh xuÊt khÈu n¨m 1998 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0

Kho¸ng s¶n N«ng s¶n Thuû s¶n QuÝ1

QuÝ2

QuÝ3

20

QuÝ4

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao Môc lôc

Bµi 1.................................................................... ..........................3 Mét sè kü n¨ng khi so¹n th¶o v¨n b¶n......................................3 1. §æi tªn tµi liÖu.................................................. .................3 2. Sao chÐp tµi liÖu sang æ ®Üa kh¸c....................................3 3. §Æt mËt khÈu cho tÖp tµi liÖu.................................. ...........3 3. T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n......................... ..................3 4. Gâ t¾t v¨n b¶n..................................... ...............................4 Bµi 2.................................................................... ..........................5 T¹o tab cã ký tù dÉn vµ nhËp c«ng thøc to¸n häc....................5 1. ThiÕt lËp c¸c ®iÓm Tab víi kÝ tù dÉn..................................5 2. T¹o ph¬ng tr×nh, c«ng thøc (Equation Editor)....................5 Bµi 3.................................................................... ..........................6 b¶ng n©ng cao..................................................................... ...6 1. Chän mÉu b¶ng cã s½n.......................... .............................6 2. LËp l¹i phÇn ®Çu b¶ng cho c¸c trang sau............................6 3. §Æt ®é réng cho c¸c dßng cét .................................. ..........6 4. S¾p xÕp d÷ liÖu trong b¶ng...............................................7 5. Ng¾t b¶ng ............................................................ ..............7 6. T¹o c«ng thøc........................... ...........................................7 Bµi 4.................................................................... ..........................8 C¸c c«ng cô ®å ho¹ (drawing)............................ .....................8 1. T¹o mét ®èi tîng ®å ho¹............................ ........................8 2. T« mµu ®å ho¹................................... .................................8 3. ChØnh söa ®å ho¹....................... ........................................8 4. Nhãm h×nh:............................................... .........................9 Bµi 5................................................................ ............................10 t¹o mÉu stype vµ môc lôc....................................... ...............10 1. Tr×nh bµy mµn h×nh........................................................10 2. T¹o mÉu Stype............................................... ....................10 3. T¹o thªm nót Stype trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng........11 4. T¹o môc lôc tù ®éng....................................................... ...12 Bµi 6................................................................. ...........................13 mét sè chøc n¨ng ®Æc biÖt.................................. ................13 1. Ghi chó thÝch cho tõ hoÆc ®o¹n........................... ............13 2. ChÌn c¸c ý kiÕn nhËn xÐt cho ®o¹n...................................13 3. T¹o chØ dÉn tham chiÕu....................................................13 4. T¹o nh·n tù ®éng.................................................. .............15 5. ChÌn file ................................................ ............................15 21

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

Bµi 7................................................................. ...........................16 Kü thuËt trén tµi liÖu......................................... ....................16 6. NhËp d÷ liÖu chi tiÕt vµo c¸c trêng nh sau: §Æt con trá vµo vÞ trÝ chÌn hä tªn (trong tµi liÖu chÝnh) råi chän trêng hoten trong I6. T¹o môc lôc tù ®éng...............................................18 Bµi 8................................................................. ...........................20 VÏ biÓu ®å......................................................... ..................20 Môc lôc................................................................. .................21

22

Gi¸o tr×nh Microsoft Word n©ng cao

23