Gerencia De Proyectos Tacna Sesiones 1-5

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esan

Gerencia de proyectos Sesión 1/5 Eddie Morris [email protected] Anexo 2316

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ES C

El ambiente competitivo actual „ „ „ „ „ „

Globalización Cambio tecnológico Orientación al cliente Orientación a procesos Innovación constante Anticipación

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¿Qué es un proyecto? „

Es un proceso temporal

„

Su resultado es un producto o servicio único

„

Tiene un inicio y un fin

„

Constituido por un conjunto de actividades interrelacionadas que se desarrollan por una sola vez, que constituyen una inversión para el negocio

„

Tiene objetivos, alcances y productos entregables específicos y un programa y presupuesto definidos

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Clases de Proyectos z

Construir una planta ó un edificio

z

Diseñar un nuevo tipo de vehiculo

z

Cambio en la organización

z

Desarrolla un nuevo producto o servicio

z

Desarrollar un software

z

Rediseñar é implementar un proceso de negocio

z

Otros

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Qué es Gerencia de Proyectos? „

La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con las expectativas de un proyecto.

„

La Gerencia de proyectos se logra mediante la integración de procesos tales como: Inicio, planificación, ejecución, control, y cierre. Tomado de: A Guide to the Project Management Body ® of Knowledge (PMBOK Guide)

®

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„ „ „

o st Co

„

Restricciones usadas en gerencia de proyectos Tiempo, Costo, Alcance Deben balancearse para el éxito del proyecto Si una restricción cambia, cambiar las otras

Tie mp o

La triple restricción

Alcance

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OBJETIVOS DE UN PROYECTO

QUE TENGA

LA CALIDAD REQUERIDA

DEBE SATISFACER LAS NECESIDADES POR LAS QUE FUE EMPRENDIDO

QUE TENGA

EL ALCANCE ADECUADO

DEBE INCLUIR TODO EL TRABAJO PARA COMPLETAR EL PROYECTO

QUE SE EJECUTE CON

EL COSTO PRESUPUESTADO

DEBE COMPLETARSE EL PROYECTO CON EL COSTO ESTABLECIDO

QUE SE EJECUTE EN

EL TIEMPO ESTABLECIDO

DEBE COMPLETARSE DENTRO DEL LAPSO DE TIEMPO COMPROMETIDO © ESAN. Todos los derechos reservados

Gerencia de proyectos

ƒ Un proyecto es una empresa dentro de la empresa ƒ Tiene un “Gerente General” ƒ Se planifica ƒ Tiene una estructura organizacional ƒ Se administran recursos ƒ Tiene un presupuesto ƒ Somos responsables de la utilidad ó pérdida

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Grupos de procesos en los proyectos

Procesos de Inicio

Procesos de Planificación Procesos de Ejecución Procesos de Control Procesos de Cierre © ESAN. Todos los derechos reservados

Gerencia de proyectos AREAS DEL CONOCIMIENTO REQUERIDAS

MANEJO DEL ALCANCE

MANEJO DE MANEJO DEL LA CALIDAD TIEMPO

MANEJO DEL COSTO

MANEJO DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO CICLO DE VIDA DEL PROYECTO SATISFACCIÓN DE LOS “STAKEHOLDERS” MANEJO DE LA COMUNICACIÓN

MANEJO DE LAS ADQUISICIONES

MANEJO DE LOS RECURSOS HUMANOS

MANEJO DEL RIESGO

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Factores Críticos de Éxito (FCE) de un proyecto Aquellos aspectos, tareas, cosas que deben ir bien en un proyecto para que el proceso termine bien y cumpla con sus objetivos Ejemplos: z

Apoyo de la Dirección

z

Aineación estratégica

z

Uso de metodologías

z

Presupuesto bien definido

z

Definición del proceso

z

Herramientas

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Administración del Cambio para que sea exitoso „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „

Establecer una necesidad para cambiar Crear una visión participación Generar logros de corto plazo Comunicación Compromiso de la alta dirección Participación Motivación Reforzamiento Capacitacion Liderazgo

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Caracteristicas del lider

„

Rasgos de Personalidad

„

Capacidades Intelectuales

„

Aptitudes y Actitudes

• La Visión • Proactividad • Coraje y Valor • Comunicación • Identificar Oportunidades • Energía

• Ascendencia • Responsabilidad • Sociabilidad • Originalidad • Relaciones Personales • Vigor © ESAN. Todos los derechos reservados

Creación de un ambiente para proyectos ™

Empresas orientadas a proyectos

™

Enfasis estratégico en proyectos

™

Apoyo de la alta dirección

™

Integración de equipo del proyecto

™

Organización para la administración por proyectos

™

Sistema de información para la administración de proyectos

™

Selección y formación de gerentes de proyectos

™

Innovación y creación de iniciativas para la administración de proyectos

™

Estándares de administración de proyectos © ESAN. Todos los derechos reservados

El Planeamiento Estratégico Empresarial y los proyectos

¿Adónde ¿Adónde vamos? vamos? ¿Dónde ¿Dónde estamos? estamos?

4. Problemas 5. Factores Críticos de Exito

1. Visión 2. Misíon

os m a v o m ¿C ó

?

3. Objetivos

8. Iniciativas Estrategicas 9. Proyectos

6. FODA 7. Fuerzas Competitivas © ESAN. Todos los derechos reservados

Priorización de Proyectos Considerar

„

„ „ „

„ „

Contribución de los proyectos al cumplimiento de la estrategia empresarial Precedencias Impacto en el entorno y en la organización Evaluación financiera de proyectos

No es matemática La alta dirección puede modificarla

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Características de la organización orientada a proyectos ƒ

Gran independencia y autoridad del director del proyecto

ƒ

Alta disponibilidad de recursos

ƒ

Control del presupuesto del proyecto

ƒ

Dedicación tiempo completo del director del proyecto

ƒ

Ambiente propio

ƒ

Personal administrativo propio

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Destrezas para la gerencia de proyectos

DESTREZAS EN RELACIONES HUMANAS

DESTREZAS GERENCIALES

DESTREZAS TECNICAS

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Gestion de relaciones interpersonales

™

Comunicación efectiva

™

Liderazgo

™

Motivación

™

Negociación

™

Solución de conflictos

™

Solucionador de problemas

™

Influencia en la organización

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Gerencia de Proyectos de TI Gerencia de proyectos

Planificación

Organización

Asignación de Personal

Dirección

Control

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Planeamiento de Proyectos

Programa para llevar a cabo las acciones

• • • • • • • • •

Elaborar estrategias Preparar un presupuesto. Preparar plan del proyecto. Objetivos, metas Factores críticos de éxito Definición de actividades Diagramas Gantt y Pert Análisis de riesgos Evaluación financiera

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Organización del Proyecto Diseño de una estructura organizacional formal de tareas y las relaciones de autoridad entre ellas. Para proyectos existen diversas formas organizacionales

Lider del proyecto

¿Quién es el Gerente del proyecto?

¿Quién es el líder?

Gerente del Proyecto

Usuarios

¿Cuáles son los roles?

Especialistas © ESAN. Todos los derechos reservados

Dirección de Proyectos ¾

Supervisión/Orientación

¾

Solucionar conflictos

¾

Coordinar actividades

¾

Capacitar al personal

¾

Facilitar las comunicaciones

¾

Motivar al personal

¾

Medir productividad

¾

Administrar los cambios

¾

Aplicar feedback

¾

Gerencia de Multiproyectos

¾

Evaluación Post-proyecto

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Control de Proyectos Actividades que aseguren que las operaciones actuales se ejecutan de acuerdo a lo previsto. Mide el cumplimiento de planes y estándares. Sistema de Monitoreo e Informes.

1200

120%

998

1000

100%

100%

908

878 798

800

„

Avance de proyectos

„

Aspectos contractuales

„

Control presupuestal

„

Informes de uso de tiempo.

„

Resumen Gerencial

„

Actas de reuniones

„

Balanced Scorecard

„

Otros

80%

75%

688

673

Cost o Real

613

600

67%

Cost o Acumulado Presupuest ado a la f echa

563

%Avance Periodo Ant erior 60%

Cost os Presupuest ado

Cost o Acumulado Real a la f echa

%Avance Periodo Act ual

50%

50%

50%

433

50%

400

50%

283

40%

223

200

178 118

25% 20% 0

Act ividad Act ividad Act ividad 01

0%

0%

% avance acumulado por actividad

Act ividad macro 1

Act ividad macro 2

Act ividad macro 3

Act ividad macro 4

Act ividad macro 5

02

03

Act ividad Act ividad 04

05

Act ividad Act ividad Act ividad 06

07

08

Act ividad Act ividad 09

10

Act ividad Act ividad Act ividad 11

12

13

Costo presupuestado vs Real

A c t i v i dade s

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Stakeholders de un proyecto ƒ Tiene un interés en el resultado de un proyecto, que contribuye con recursos, ó está directamente involucrada en él ƒ Ejemplos: ƒ Gerencia General ƒ Patrocinador ƒ Gerentes funcionales ƒ Gerente del proyecto ƒ El cliente ƒ Miembros del equipo del proyecto ƒ Usuarios

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Sistemas de organización „

Organizaciones que ejecutan proyectos para otros z z

„

Constructoras Consulltoras

Organizaciones que han adoptado la dirección por proyectos

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OFICINA DE PROYECTOS „

Estructura organizacional que asiste a la Gerencia de Proyectos y a la empresa en el logro de los objetivos de negocio, tecnológicos y financieros proporcionando soporte en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre de los proyectos.

„

En resumen la Oficina de Proyectos actua como un Mega-Gestor de Relaciones entre las necesidades del negocio y las áreas de TI, proveedores de servicio y outsourcers.

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Grupos de procesos de la Dirección de proyectos

Procesos de Inicio

Procesos de Planificación Procesos de Ejecución Procesos de Control Procesos de Cierre © ESAN. Todos los derechos reservados

Procesos de Dirección de Proyectos El ciclo PHVA „

Planear,Hacer,Verificar,Actuar (PHVA)

„

Planear: Establecer un objetivo para mejoramiento y planes de acción

„

Hacer : Implementar el plan,prueba en ambiente controlado

„

Verificar: Analizar resultados

„

Actuar : Si es positivo estandarizar,sino repetir el ciclo

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Areas de conocimiento „

Gerencia de integración del proyecto

„

Gerencia del Alcance del proyecto

„

Gerencia del tiempo

„

Gerencia del costo

„

Gerencia de la Calidad del proyecto

„

Gerencia del RRHH del proyecto

„

Gerencia de las comunicaciones

„

Gerencia del Riesgo

„

Gerencia de la Logística del proyecto © ESAN. Todos los derechos reservados

Gerencia de proyectos AREAS DEL CONOCIMIENTO REQUERIDAS

MANEJO DEL ALCANCE

MANEJO DE MANEJO DEL LA CALIDAD TIEMPO

MANEJO DEL COSTO

MANEJO DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO CICLO DE VIDA DEL PROYECTO SATISFACCIÓN DE LOS “STAKEHOLDERS” MANEJO DE LA COMUNICACIÓN

MANEJO DE LAS ADQUISICIONES

MANEJO DE LOS RECURSOS HUMANOS

MANEJO DEL RIESGO

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Procesos de Inicio

Procesos de Inicio Alcances 5.1 Proceso de Inicio

Al proceso de Planificación

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Proceso de Inicio Input

Procesos

1. Descripción del Producto 2. Plan estratégico 3. Criterio de selección del proyecto 4. Información histórica

“La iniciación es el proceso de reconocer formalmente que un proyecto nuevo existe o que un proyecto debe continuar a su siguiente fase”

Output 1. Charter del Proyecto 2. Director de proyecto Identificado / Asignado 3. Restricciones 4. Supuestos

Herramientas y Técnicas 1. Métodos de Selección de proyectos 2. Juicio experto © ESAN. Todos los derechos reservados

Procesos de Planificación Principales Procesos Alcances 5.2 Planificación de Alcances

Tiempos 5.4 Definición de Actividades

Tiempos

A los procesos de Ejecución

Tiempos

6.2 Secuenciamiento de Actividades

6.4 Desarrollo del Cronograma

Tiempos De los procesos de Iniciación

Alcances 5.3 Definición de Alcances

Costos 5.5 Planificación de Recursos

De los procesos de Control

6.3 Estimación de duración de Actividades

Costos

Costos

7.3 Asignación de costos

7.2 Estimación de costos

Riesgos

Integración

11.1 Planificación de riesgos

4.1 Desarrollo del plan del proyecto

Procesos Facilitadores Calidad 8.1 Planificación de la Calidad

Comunicaciones 10.1 Planificación de las comunicaciones

RRHH

9.1 Planificación de la Organización

Riesgos 11.2 Identificación de Riesgos

RRHH

9.2 Adquisición de Personal

Riesgos 11.3 Análisis cualitativo de Riesgos

Procura

Procura

12.1 Planificación de la procura

12.2 Planificación de los pedidos de ofertas

Riesgos

Riesgos

11.4 11.5 Análisis cuantitativo Planificación de de Riesgos © ESAN. Todos los Respuestas a Riesgos derechos reservados

Procesos de Ejecución Proceso Principal Integración

De los procesos de Planificación

De los procesos de Control

A los procesos de Control

4.2 Ejecución del Plan del Pro yecto

Procesos Facilitadores Comunicación 10.2 Distribución de Información

RRHH 9.3 Desarrollo del Equ ipo

Procura

Procura

12.3 Ped ido d e Coti zaciones

12.4 Sele cción de Proveed ores

Calidad 8.2 Asegura mien to de la Ca lidad

Procura 12.5 Administraci ón de Contr atos © ESAN. Todos los derechos reservados

Procesos de Control Procesos de Control Comunicación De los procesos de Ejecución

Integración

10.3 Reporte de Performance

4.3 Control Integral de Cambios

A los procesos de Planificación

Procesos Facilitadores Alcances

Alcances

5.4 Veri ficación de Alcances

5.5 Control d e cambios en el alcance

Costos 7.4 Control d e Costos

Calidad 8.3 Control d e Calidad

Tiempos 6.5 Control d el Cronogra ma

Riesgo 11.6 Monitoreo y control d e Riesgos

A los procesos de Cierre

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Procesos de Cierre Procesos de Cierre De los procesos de Control

Procura

Comunicaciones

12.6 Cierre Contractual

10.4 Cierre Administrativo

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Actividades de la Gestión del Proyecto

Inicio Alcances

Calidad

Riesgos

RRHH

Comunicaciones

Logística

Costos

Tiempos

Integración

Planificación

1-(1).- Presentación de la 2-(1).- Planificación de alcances propuestos propuesta y Plan de (WBS) Trabajo General 3-(2).- Definición de los estándares a utilizar durante el proyecto 4-(3).- Gestión de los riesgos del proyecto 5-(4).- Planificación del equipo de trabajo 6-(5).- Adquisición de personal

Ejecución

Control

Cierre

20-(9).- Control de cambios en los alcances propuestos 14-(5).- Auditorias de Calidad en el servicio prestado

21-(6).- Acciones correctivas 22-(5).- Monitoreo y control de riesgos

15-(3).- Capacitaciones al 23-(4).- Control de equipo del proyecto 16-(6).- Capacitaciones a desempeño del personal los usuarios finales 24-(2).-Informe de avances del proyecto 7-(6).- Planificación de las 17-(4).- Entregables por 29-(1).- Informe Final del 25-(3).- Reuniones con el comunicaciones cada etapa del proyecto Proyecto equipo de trabajo del proyecto 8-(7).- Planificación de la 18-(2).- Adquisiciones de logística necesaria para 30-(2).- Cierre contractual asegurar la ejecución del bienes y/o servicios proyecto 9-(8).- Planificación de los recursos 26-(8).- Control de Costos 10-(9).- Estimado y Presupuesto de Costos 11-(10).- Definición de Actividades a desarrollar 27-(1).- Control del Gantt durante el proyecto 12-(11).- Elaboración del Gantt del proyecto 13-(12).- Desarrollo del 19-(1).- Ejecución del plan 28-(7).- Control integral de Plan del Proyecto del proyecto cambios Detallado

Trabajo proxima clase 1. 2.

Seleccione un proyecto Elabore un documento de definición del proyecto : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Justificación del proyecto Objetivos:Generales y especificos Definición del alcance Funciones principales Factores Críticos de Éxito Evaluación del riesgo Gantt /Pert del proyecto Recursos requeridos Organización Evaluación financiera Restricciones del proyecto Criterios de aceptación Conclusiones y recomendaciones

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