Gerencia De Proyectos Tacna 6-10x

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esan

Gerencia de proyectos Sesión 6/10 Eddie Morris [email protected] Anexo 2316

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ES C

Gestión de la integración del proyecto ¾

¾

¾

Incluye los procesos para asegurar que los diferentes proceso del proyecto se coordinen apropiadamente La integración se requiere para relacionar distintos procesos de la gerencia de proyectos Incluye negociaciones entre objetivos que compiten

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Procesos de Planificación Principales Procesos Alcances 5.2 Planificación de Alcances

Tiempos 5.4 Definición de Actividades

Tiempos

A los procesos de Ejecución

Tiempos

6.2 Secuenciamiento de Actividades

6.4 Desarrollo del Cronograma

Tiempos De los procesos de Iniciación

Alcances 5.3 Definición de Alcances

Costos 5.5 Planificación de Recursos

De los procesos de Control

6.3 Estimación de duración de Actividades

Costos

Costos

7.3 Asignación de costos

7.2 Estimación de costos

Riesgos

Integración

11.1 Planificación de riesgos

4.1 Desarrollo del plan del proyecto

Procesos Facilitadores Calidad 8.1 Planificación de la Calidad

Comunicaciones 10.1 Planificación de las comunicaciones

RRHH

9.1 Planificación de la Organización

Riesgos 11.2 Identificación de Riesgos

RRHH

9.2 Adquisición de Personal

Riesgos 11.3 Análisis cualitativo de Riesgos

Procura

Procura

12.1 Planificación de la procura

12.2 Planificación de los pedidos de ofertas

Riesgos

Riesgos

11.4 11.5 Análisis cuantitativo Planificación de de Riesgos © ESAN. Todos los Respuestas a Riesgos derechos reservados

Procesos de Ejecución Proceso Principal Integración

De los procesos de Planificación

De los procesos de Control

A los procesos de Control

4.2 Ejecución del Plan del Pro yecto

Procesos Facilitadores Comunicación 10.2 Distribución de Información

RRHH 9.3 Desarrollo del Equ ipo

Procura

Procura

12.3 Ped ido d e Coti zaciones

12.4 Sele cción de Proveed ores

Calidad 8.2 Asegura mien to de la Ca lidad

Procura 12.5 Administraci ón de Contr atos © ESAN. Todos los derechos reservados

Procesos de Control Procesos de Control Comunicación De los procesos de Ejecución

Integración

10.3 Reporte de Performance

4.3 Control Integral de Cambios

A los procesos de Planificación

Procesos Facilitadores Alcances

Alcances

5.4 Veri ficación de Alcances

5.5 Control d e cambios en el alcance

Costos 7.4 Control d e Costos

Calidad 8.3 Control d e Calidad

Tiempos 6.5 Control d el Cronogra ma

Riesgo 11.6 Monitoreo y control d e Riesgos

A los procesos de Cierre

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Procesos de integración de dirección del proyecto Desarrollar el acta de constitución del proyecto „ Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto „ Desarrollar el plan de gestión del proyecto „ Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto „ Supervisar y controlar el trabajo del proyecto „ Control integrado de cambios „ Cerrar el proyecto „

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Dirección de Proyectos ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Capacitar al personal Supervisión/Orientación Delegar autoridad Solucionar conflictos Coordinar actividades Facilitar las comunicaciones Motivar al personal Medir productividad Administrar los cambios Promover la investigación Todos deben ganar Gerencia de Multiproyectos

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Negociación de proyectos

„ „ „ „ „ „ „

„

Prepararse para la negociación Definir una estrategia Estilo duro vs. Estilo suave No malograr la relación Negociar en base al interés común Orientarse a llegar a un acuerdo Conocer los límites

Se negocia: z z z

Funciones Precio Duración

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Administración del Cambio para que sea exitoso

„ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „ „

Establecer una necesidad para cambiar Crear una visión participación Generar logros de corto plazo Comunicación Compromiso de la alta dirección Participación Motivación Reforzamiento Capacitacion Liderazgo Tener un procedimiento de cambios

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Cierre del proyecto ƒ Transferir el entregable ƒ Documentar los resultados del proyecto ƒ Asegurarse de que el proyecto este completo según las expectativas de los stakeholders ƒ Entrenamiento del personal ƒ Identifique riesgos asociados al cierre del proyecto ƒ Desarrolle lista de verificación ƒ Elaborar el informe de cierre ƒ Reunion de entrega ƒ Cierre administrativo: Cuentas, contrato ƒ Programar Post proyecto

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Gestión del alcance Procesos requeridos para que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y comprometido para lograr un proyecto exitoso Alcance Trabajo que debe ser hecho para entregar el producto con las caracteristicas y funcionalidades especificadas

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Gestión del alcance Alcance del producto = Requerimiento Alcance del proyecto = Plan del proyecto

Gestion del alcance

Iniciación

Planificación del alcance

Definición del alcance

Verificación del alcance

Control de cambios del alcance

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Gestión del tiempo del proyecto „

Incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión del proyecto a tiempo z

Definición de actividades

z

Secuencia de actividades

z

Estimación de recursos para las actividades

z

Elaboración del cronograma

z

Control del cronograma

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Diagrama PERT/CPM 25 H 15 F

5 12

0 0 1

5 D 10 A

3

20 B

8 E 20 20

0

4

25 34

5

5

24 C

10 G

44 44 6

10 20 2

Diagramas Gantt

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Estimación de tiempos Descomposición del Proyecto

„

Descomponga el proyecto en etapas. Enume los entregables de cada etapa. Partir cada etapa en tareas para producir cada entregable.

„

Organizar las tareas

„

Identificar los hitos.

„

Asignar recursos y responsabilidades

„ „

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WBS-Estructura detallada del trabajo Agrupación de elementos de trabajo orientada a los entregables del mismo

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Plan de Trabajo „ „ „ „

Descomponer en etapas y actividades Cada actividad un entregable Duración de actividades: no mas de 5 días Cada actividad debe tener un responsable

Total Dias : 196

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Factores que inciden en la estimación de tiempos „ „ „ „

La habilidad. Las interrupciones en el trabajo. Las pérdidas de tiempo por cambios de asignación. El entorno del proyecto. z Herramientas. z Tamaño del equipo. z Ubicación del equipo. z La presión. z La curva de aprendizaje. z La moral.

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PERT/CPM Camino Crítico 25 H 15 F

5 12

0 0 1

5 D 10 A

3

20 B

8 E 20 20

0

4

10 20

5

5

24 C

10 G

44 44 6

día de inicio más temprano (te) día de inicio más tardío (ta) Número del evento

2

te = ta

25 34

Nodo Crítico © ESAN. Todos los derechos reservados

Gestión de los recursos humanos del proyecto „

„

„

Tener la gente adecuada en el lugar adecuado en el momento adecuado para conseguir los objetivos del proyecto Incluye los procesos necesarios para hacer un uso mas efectivo de las personas involucradas Un gerente de proyecto debe saber claramente los roles y responsabilidades de los miembros del equipo de trabajo y de los stakeholders

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Organización de un proyecto Diseño de una estructura organizacional formal de tareas y las relaciones de autoridad entre ellas

„

„

Definición de los roles

Cada Proyecto tiene sus particularidades © ESAN. Todos los derechos reservados

Organización del Proyecto Lider del proyecto

Gerente del Proyecto

Subgerente de proyecto

Subgerente de proyecto

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Manejo de conflictos „

Obligar

„

Apaciguar

„

Retirarse

„

Conciliar

„

Resolver

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Gestión de las comunicaciones del proyecto „

Planificación de las comunicaciones

„

Distribución de la información

„

Informar el rendimiento

„

Gestión de stakeholders

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COMUNICACIÓN EFECTIVA La comunicación se logra cuando el líder sabe escuchar y sabe expresarse asertivamente. Sin embargo, la comunicación, como toda herramienta puede ser muy peligrosa. Bien utilizada puede generar un clima de confianza y unión del líder con su personal; mal usada puede generar dolor, rabia e indignación.

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Procesamiento de información „

Visual

„

Auditiva

„

Sensitiva

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Plan de comunicaciones

• Determinar la necesidades de información y comunicación de los interesados • Como se comunicará la información del proyecto • La información a comunicarse • Quien recibe la información • Quien prepara la información a ser comunicada • Cuando comunica • Cómo se comunica • Cómo se actualiza el plan del proyecto

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Distribución de información

„

Asegurar que la información este disponible de manera oportuna para los stakeholders

„

Recopilación de información

„

Documentos impresos o digitales

„

Sistema de gestión de información

„

Uso de Intranet

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Informar rendimientos „ „ „ „ „ „

Informes de rendimiento del proyecto Proporciona información sobre el estado del proyecto Información sobre como estan usandose los recursos Describe predicciones sobre el estado y avance futuro del proyecto Información sobre el alcance, cronograma , costos y la calidad Debe incluir gráficos, indicadores que enriquezcan la información entregada

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¿Qué es un riesgo del proyecto?

„

„ „

Cualquier factor que puede interferir en terminación exitosa del proyecto Es reconocer que un problema puede suceder FASES DEL ANALISIS DEL RIESGO z z z z

Identificación del riesgo Análisis y cuantificación Plan de mitigación Asignar responsables

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Análisis de Riesgo „ Identificación del riesgo – Problemas presupuestales – De personal – De recursos – Complejidad (tamaño y estructura del proyecto) – De producto – Tecnologías – De negocio

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Análisis de Riesgo „

Estimación del riesgo: Establecer una escala que refleje la probabilidad observada de riesgo – – – – –

„

Bastante improbable Improbable Moderado Probable Bastante probable

Impacto (pesos) Estimación del impacto de riesgo en el proyecto

„

Probabilidad del riesgo (%) Estimación del probabilidad del riesgo en el proyecto

„

Cálculo de riesgo Considerar (riesgo, probabilidad de riesgo, impacto)

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Análisis de Riesgo

Impacto en el proyecto(I)

7

10 AREA DE EXTREMO PELIGRO PARA EL PROYECTO

1 Riesgo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

P 0.05 0.05 0.05 0.05 0.10 0.05 0.02 0.08 0.03 0.20 0.10 0.10 0.10 0.20 0.70

I 0.8 0.6 0.6 0.6 0.5 0.6 0.9 0.3 0.8 0.9 0.3 0.2 0.3 0.3 0.2

9 2,3,4,6

I/2

5 8,11,13 14 12

15

P/2

Probabilidad de ocurrencia (p) © ESAN. Todos los derechos reservados

Gestión del Riesgo

- Existen riesgos de alta peligrosidad - Por cada riesgo deben definirse “atenuadores del riesgo” Podemos considerar los siguientes elementos atenuadores: z

Reuniones constantes de información de avances con la Alta Gerencia

z

Establecimiento de hitos de prueba y control de calidad

z

Modularizar el proyecto

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Trabajo 1. 2.

Seleccione un proyecto de Tecnologías de Información Elabore un documento de definicion del proyecto : ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Objetivos:Generales y especificos Alcances Justificación del proyecto Funciones principales Factores Críticos de Éxito Restricciones del proyecto Evaluación del riesgo Gantt /Pert del proyecto Recursos Organización Evaluación financiera Criterios de aceptación Conclusiones y recomendaciones

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Proxima clase 1. Control 2. Caso Xerox 3. Presentacion de trabajos

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