Gerencia De Operaciones #1

Índice  

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Introducción................................................................................................Pág. 3 Contenido o Principales actividades de la gerencia de operaciones...................Pág 4-5 o Pronóstico de la demanda..............................................................Pág 6-8 o Planeación de la capacidad............................................................Pág 9-10 o Administración de inventarios.......................................................Pág 11-12 o Administración de almacenes........................................................Pág 13-14 Conclusiones y recomendaciones...............................................................Pág 15 Bibliografía..................................................................................................Pág 16 Anexos........................................................................................................Pág 17-19

Introducción

La Gerencia de Operaciones es el área de la Administración de Empresas dedicada tanto a la investigación como a la ejecución de todas aquellas acciones tendientes a generar el mayor valor agregado mediante la planificación, organización, ejecución y control de los recursos de la producción. En virtud de esto se hace indispensable que los altos ejecutivos conozcan y aprendan a diferenciar cada uno de los elementos inmersos en la planificación y control de la producción.

El término gerencia de producción se creó primero, con el surgimiento de la industria manufacturera, y el énfasis subsiguiente fue en la labor de la gerencia de producción en ese sector. El crecimiento de las industrias de servicios en los países desarrollados trajo consigo el término administración de operaciones como un título general más apropiado.

La década de los noventa, hasta el inicio del nuevo milenio fue más desafiante y difícil para el gerente de operaciones que cualquier otra época a partir de la Revolución Industrial; y la segunda década del nuevo milenio lo será aún más. Los problemas tradicionales de la tecnología obsoleta, los métodos de trabajo y los acuerdos laborales imprácticos, así como los sistemas de pago inadecuados y los métodos de programación y control obsoletos, se unen a toda una gama de desafíos del porvenir, el cual se caracterizará por: incremento de la competencia mundial, reducción de los ciclos de vida de los productos y servicios, crecimiento de las expectativas de los clientes acerca de la calidad y el desempeño del producto, reglamentos estrictos para los empleados, la protección del medio ambiente y la seguridad industrial, junto con la escasez y el alza de los costos de la energía y las materias primas, es una situación que se están presentando hoy día tanto en el sector de manufactura como en los servicios.

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Contenido o Principales actividades de la gerencia de operaciones Un gerente de operaciones cumple un rol fundamental en una organización empresarial, gubernamental o de otra índole. Las tareas precisas de un gerente de operaciones dependen en gran medida de la naturaleza y el tamaño de la empresa, pero necesita una amplia gama de habilidades de negocios e interpersonales para tener éxito. En general, un gerente de operaciones planifica, supervisa y suaviza la comunicación (Ver anexo 1).

La finalidad de un director de operaciones es la de encontrar una o varias ventajas competitivas para la compañía, cuanto más diferenciadas de la competencia y más sostenibles en el tiempo, mejor. Esta área se encarga de transformar una entrada de materia prima en un producto elaborado, con un valor agregado que en el inicio del proceso no tenía y que es algo apreciado por el cliente. Esta aseveración es igualmente válida para bienes de consumo y servicios, aunque las características concretas de cada negocio obligan a matizar la forma de aplicar dicho proceso de transformación, también llamado cadena de valo

Máxima eficacia y costes mínimos son las dos premisas que debe seguir el director de operaciones de una empresa, independientemente de la naturaleza del negocio, el tipo de mercado en el que se desempeñe o las características de su modelo productivo. Dada la versatilidad de su cargo y la incidencia que tiene en todos los niveles de la empresa, se le exigen habilidades de liderazgo, comunicación eficaz y, antes que nada, talento para la planificación estratégica.

Entre sus principales funciones se destacan:

Formulación de políticas Formular políticas es uno de los deberes principales de un gerente de operaciones. Las empresas deben operar y funcionar a diario siguiendo un conjunto de reglas establecido. Estas reglas suelen ser dictadas por los gerentes de operaciones. Las mismas pueden incluir la

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manera en que se comunican y cooperan entre sí los distintos departamentos de la empresa u organización. Las políticas también pueden incluir las acciones disciplinarias que se deben tomar cuando los empleados rompen las reglas de la empresa.

Planeamiento El planeamiento de diversas operaciones y actividades de la empresa es otra preocupación importante del gerente de operaciones. De acuerdo a O*NET Online, los gerentes de operaciones tienden a determinar qué productos se compran y venden, a qué precios y en manos de quién serán comercializados. El gerente de operaciones también ayuda a planificar y coordinar actividades entre distintos departamentos tales como determinar el tipo de promociones de venta que adoptará la empresa. Controlar los Rescursos Controlar recursos importantes de la empresa es otra de las funciones principales de un gerente de operaciones. Los gerentes de operaciones supervisan la implementación de políticas y procedimientos de pago, cuánto cobran los empleados, cómo se destinan los fondos para los paquetes de beneficios y cómo se gastan otros fondos para mantener una operación fluida de la empresa en el día a día. Los gerentes de operaciones revisan los resúmenes financieros con regularidad para asegurarse de que la empresa está operando de la manera más eficiente y rentable posible.

Comunicación Una última responsabilidad central de un gerente de operaciones es comunicarse con otros profesionales de la gerencia dentro de la organización para mantener un funcionamiento fluido de la empresa, y comunicarse con otras empresas y organizaciones con las que existe una relación de negocios. Los gerentes de operaciones son responsables de confeccionar informes y resúmenes financieros que son esenciales para otros ejecutivos de mayor rango dentro de la empresa u organización.

Adicionalmente, el director de operaciones debe trabajar de la mano con el director de Recursos Humanos para garantizar un clima laboral adecuado que contribuya a la consecución de los objetivos corporativos.

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o Pronóstico de la demanda Un pronóstico de demanda o pronóstico de producción en el ámbito de fabricación, consiste en predecir eventos futuros asociados al producto o servicio que ofrecemos. En este caso pensamos a futuro para estimar cuánto vamos a vender, lo que nos permitirá desarrollar proyecciones de ventas. Otras definiciones más generales colocan al pronóstico como un proceso de estimación en situaciones de incertidumbre.

Métodos, técnicas y modelos de pronósticos hay muchos, y su aplicación puede depender del tiempo en que pronosticamos y de si tenemos o no datos históricos o de la antigüedad de nuestro producto o servicio.

Pronóstico de demanda

Los métodos de pronóstico de producción a largo y mediano plazo manejan aspectos más generales, pues en ellos se toman decisiones administrativas que impactan en la planeación, los productos, plantas y procesos (Ver anexo 2). Los pronósticos a corto plazo suelen ser más precisos que los de largo plazo, ya que los factores que influyen en la demanda cambian constantemente y al ampliar la linea de tiempo del pronóstico, será más probable que su exactitud se vea afectada.

¿Y si no se pronosticara la demanda? Bueno, traería consecuencias negativas. Por ejemplo, al no tener pronosticada la demanda, será necesario contratar y despedir sin previo aviso al personal, esto para el ámbito de recursos humanos. Impacta la capacidad, lo que puede conllevar pérdida de clientes o de participación del mercado. La cadena de suministro también es tocada, pues no pronosticar ocasiona aumento en el precio de materiales e insumos al no tener definido los pedidos con el proveedor.

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Conociendo el impacto e importancia de pronosticar, podemos determinar:

7 pasos a seguir para efectuar un pronóstico de demanda 

Determinar el uso del pronóstico: ¿Cuál es el objetivo por el cual vas a pronosticar?

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Seleccionar los aspectos que se deben pronosticar: ¿Cuál es la unidad de medida que vas a usar para pronosticar?. Vendes un producto: Número de ventas. Tienes una discoteca: Número de ingresos. Administras un hospital: Pacientes ingresados.

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Determinar el horizonte de tiempo del pronóstico: Ten en cuenta que a mayor horizonte de tiempo, mas impreciso será el pronostico. Hay empresas que manejan pronósticos diarios, semanales, quincenales, mensuales y anuales. Esto va en función de tu empresa y su producto.

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Seleccionar los modelos de pronóstico: Podemos emplear métodos de juicio, cuantitativos o cualitativos.

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Recopilar los datos para hacer el pronóstico: ¿Realizas encuestas? ¿Llevas registros de las ventas? ¿Haces uso de un software para contar los ingresos?. El objetivo es que tengas una forma de obtener los datos que serán relevantes para hacer tu pronóstico.

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Realizar el pronóstico: Dependiendo del modelo de pronóstico, la manera de proceder será diferente.

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Validar e implementar el resultado: Existen medidas de error para determinar la validez de un pronóstico. También es importante que hagas comparaciones constantes entre la demanda real y lo pronosticado para determinar qué tan bien (o qué tan mal) lo estás haciendo.

Los pronósticos no son perfectos. Hay factores externos no controlables que afectan su precisión. Una recomendación general suele ser que pronostiques con demanda agregada, es

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decir,… es más fácil para una empresa determinar el comportamiento de la demanda de su linea de productos de chocolate que predecir el comportamiento de su barra de chocolate con maní. A esto se le llama familia de producto, una serie de referencias con un proceso de fabricación o canal de distribución similar. Los Enfoques de pronósticos: Cuantitativos y cualitativos

Podemos encontrar dos clases: Pronósticos de producción cuantitativos y cualitativos. Números y atributos. Matemática y subjetividad. En la práctica, las empresas suelen utilizar ambos tipos de pronósticos. En ingenio Empresa te mostramos información útil y práctica, con ejemplos y plantillas en excel para que consigas aplicar este tema en tu negocio, para ambos tipos de enfoques.

Enfoque de pronóstico de demanda cualitativo 

Consulta a la fuerza de ventas

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Encuesta de mercado de consumo

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Grupos de consenso

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Jurado de opinión ejecutiva

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Método delphi

Enfoque de pronóstico de demanda cuantitativo 

Promedio simple

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Promedio ponderado

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Suavización exponencial simple

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Suavización exponencial doble

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Regresión Lineal

Generalmente se calcula el pronóstico de producción de forma cuantitativa con datos históricos, y el valor resultante es ajustado según la intuición, experiencia y subjetividad de

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los conocedores del producto o servicio, tanto del campo estratégico (los de oficina) como los de la operación (los que están en campo).

o Planeación de la capacidad La planeación y administración de la capacidad es una actividad de planificación y gestión que pretende garantizar la correcta proporción entre la demanda de productos y/o servicios, y la capacidad de producción o prestación de un servicio por parte de una compañía. Atiende, pues, en primer lugar y de un modo destacado, a la capacidad y los volúmenes de producción, pero mantiene una estrecha relación con el conjunto de operaciones implicadas en la cadena de suministro (Ver anexo 3).

En cualquier proyecto de planning de operaciones, pues, la planeación o planificación de la capacidad juega un papel clave, en la cual y a su turno, consideraciones como el tamaño de las instalaciones de almacenamiento y (sobre todo) producción, la integración de nuevas tecnologías o las dimensiones y capacitaciones del equipo humano implicado en la producción resultan altamente críticas.

La planeación de la capacidad atiende a muchos otros procesos que los meramente implicados en la producción de bienes o la prestación de servicios: si bien la productividad (la capacidad de producción, en concreto) conforma el centro de atención de este tipo de planificaciones, los criterios y las consideraciones a tomar en cuenta a la hora de planificar la capacidad de producción de una compañía son distintos y variados, en estrecha relación con el resto de procesos implicados en las cadenas de suministro.

Herramientas de la planeación de la capacidad

Para hacer una correcta planeación de la capacidad podremos contar con diversos modelos, simuladores y árboles de toma de decisión.

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Evidentemente, la planificación de la capacidad toma de referencia, en un primer momento, un contexto o una situación ideal en la cual la demanda crece hasta poner a prueba el techo de la capacidad productiva de la compañía, contando a la vez con los suministros y con la capacidad de almacén y stock necesarios en todo momento para satisfacer la nueva demanda. De este modo se obtienen unos resultados orientativos, que deben permitir regular los procesos pertenecientes a las otras áreas implicadas: 

Tomando como referencia los resultados obtenidos con un primer análisis de la capacidad productiva, se debe planificar la gestión de los procesos de abastecimiento, a fin de garantizar que la producción no se detiene por falta de suministros, de evitar posibles roturas de stock y todo ello sin aumentar innecesariamente los costes de almacenamiento y provisión.

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En relación con lo anterior, la consideración del papel de los agentes comerciales y la fuerza de ventas también ocupará un lugar destacado en la planificación de la capacidad de producción de una compañía: una correcta gestión de las ventas es clave para no saturar la capacidad productiva de la empresa.



También la cadena de distribución, incluyendo el transporte y la logística deben figurar de un modo destacado en la planeación de la capacidad productiva: una correcta estrategia logística permite reducir pérdidas y minimizar los riesgos derivados de una demanda extraordinaria o puntual.



Será imprescindible contar con herramientas que permitan diseñar los distintos escenarios posibles en los que considerar y poner a prueba la capacidad productiva de la compañía, con el fin de planificarla con detalle considerando todas las posibilidades. En este sentido, la implementación de herramientas Business Intelligence, como el cuadro de mando integral (o CMI) permite dar una respuesta adecuada a esta necesidad de planificar en base a previsiones posibles y reales.

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Administración de inventarios

La administración de inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de bienes al momento de requerir su uso o venta, basada en métodos y técnicas que permiten conocer las necesidades de reabastecimiento óptimas. El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tienen las empresas para comerciar, permitiendo la compra y venta o la fabricación antes de su venta, en un periodo económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de toda organización. Un inventario es la existencia de bienes mantenidos para su uso o venta en el futuro. La administración de inventario consiste en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o venta, basados en políticas que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario. La administración de inventarios se centra en cuatro aspectos básicos: 1. 2. 3. 4.

Número de unidades que deberán producirse en un momento dado. En qué momento debe producirse el inventario. ¿Qué artículos del inventario merecen atención especial? y ¿Podemos protegernos de los cambios en los costos de los artículos en inventario?

La administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operación al costo más bajo posible. El objetivo de la administración de inventarios, tiene dos aspectos que se contraponen: Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos. Ambos aspectos del objeto son conflictivos, ya que reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de las operaciones de la empresa. Si se tienen grandes cantidades de inventario, se disminuyen las probabilidades de no poder satisfacer la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión.

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El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. El hecho de controlar el inventario de manera eficaz tiene sus ventajas y desventajas. La ventaja principal es que la empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Y como desventajas se pueden mencionar:  Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento).  Peligro de obsolescencia. La administración de inventarios tiene entonces como meta, conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:   

Maximizar el servicio al cliente. Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción, y Minimizar la inversión en inventarios.

Análisis del Inventario Para lograr la eficiencia en el manejo de la materia prima, y que el producto final tenga un costo adecuado por este concepto, cada empresa debe fijar una política para el manejo de los inventarios, teniendo en cuenta las condiciones en las cuales desarrolla su objeto social (ver anexo 4).

Una política eficiente de inventarios es aquella que planea el nivel óptimo de la inversión en inventarios y mediante el control se asegura de que los niveles óptimos si se cumplen.

Control Interno de los Inventarios

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.

Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción, hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye

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el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales de este sistema son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

o Administración de almacenes La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización. El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica. La Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. De esta manera el ámbito de responsabilidad (en cuya ampliación recae la evolución conceptual del almacenamiento) del área de almacenes nace en la recepción de la unidad física en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento. Importancia y objetivos de la gestión de almacenes Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma, sin embargo tal como lo observamos en la gráfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es la gestión de inventario o existencia, y en estas se basa la gestión de almacenes para tener una gran importancia y unos claros objetivos. Los objetivos que debe plantearse una gestión de almacenes son:     

Rapidez de entregas Fiabilidad Reducción de costes Maximización del volumen disponible Minimización de las operaciones de manipulación y transporte

y los beneficios (que justifican su importancia) son:

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 Reducción de tareas administrativas  Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos  Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante  Mejora de la calidad del producto  Optimización de costes  Reducción de tiempos de proceso  Nivel de satisfacción del cliente Funciones del Almacén Aunque el derrotero de funciones de un almacén depende de la incidencia de múltiples factores tanto físicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son (ver anexo 5):      

Recepción de Materiales. Registro de entradas y salidas del Almacén. Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacén. Despacho de materiales. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad. Principios de Almacén Como ya ha sido tratado en el módulo de Administración de Inventarios, todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, en teoría es un mal necesario, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación. Para llevar a cabo tal empresa, la gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacén (aplicables a cualquier entorno):

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La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios. Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción sobre las existencias. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción. La identificación debe estar codificada. 13

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Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno al almacén. Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes. Conclusiones y Recomendaciones

Cómo área administrativa, la Gerencia de Operaciones se preocupa de la producción de bienes y servicios. Todos los días, el ser humano entra en contacto con muchos de ellos, los cuales se producen bajo la supervisión del gerente de operaciones, si no lo realiza en forma adecuada y eficiente causará muchos problemas a la empresa y al cliente externo. El gerente de operaciones debe construir un sistema de desarrollo que tenga la habilidad de concebir, diseñar y fabricar productos que den una ventaja competitiva a la empresa, es por esto que es imprescindible conocer que es un producto y/o servicio y de esta manera realizar un diseño y desarrollo adecuado. Un bien normalmente es tangible y sus características se puede apreciar a través de sus diferentes magnitudes, es decir es muy fácil de cuantificar, por el contrario los servicios considerados también como productos no se los puede inventariar y además sus características son muy difíciles de definir, estas son subjetivas dependiendo de la apreciación de quien recibe el servicio.

La estrategia de operaciones debe estar integrada con la estrategia empresarial y reflejada en un plan formal. La estrategia de operaciones debe dar como resultado un patrón consistente de toma de decisiones en las operaciones y una ventaja competitiva para la compañía. En la mayoría de las empresas, las operaciones se encuentran desfasadas de la estrategia corporativa, es frecuente que las decisiones en operaciones muestren inconsistencias y que sean a corto plazo. Como resultado, operaciones se ve divorciado de la empresa y el eslabonamiento con la estrategia corporativa es débil. El remedio es desarrollar una estrategia de operaciones que se derive de la estrategia corporativa, y que defina una tarea primordial (las operaciones se deben hacer bien para que la empresa tenga éxito) y un juego consistente de políticas operacionales para guiar la toma de decisiones. Todos estos enfoques

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proporcionan información importante sobre lo que es la estrategia de operaciones y cómo se le puede desarrollar o mejorar.

Bibliografía     

BARRY RENDER Y JAY HEIZER, Principios de Administración de Operaciones, Prentice Hall Hispanoamericana S.A., México 2004 LEE KRAJESKI Y LARRY RITZMAN, Administración de Operaciones, Prentice Hall, quinta edición, México 2004 https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingenieroindustrial/gesti%C3%B3n-de-almacenes/ https://www.obs-edu.com/es/blog-investigacion/operaciones/funciones-esencialesde-un-director-de-operaciones https://www.monografias.com/trabajos94/gerencia-operaciones-yproduccion/gerencia-operaciones-y-produccion.shtml

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Anexos 1)

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