Fungsi Perencanaan & Pengambilan Keputusan

FUNGSI PERENCANAAN & PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengertian Perencanaan (Planning)  Robbins dan Coulter Perencanaan sebagai proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secarah menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi higga tercapainya tujuan organisasi.  Dari sisi proses, perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.  Dari sisi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan dan kegiatan organisasi.  Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang dan dapat dibuktikan di kemudian hari.

Fungsi Perencanaan  Perencanaan sebagai Pengarah : Perencanaan akan menghasilkan upaya untuk meraih sesuatu dengan cara yang lebih terkoordinasi. Perencanaan dalam hal ini memegang fungsi pengarahan dari apa yang harus dicapai oleh organisasi.  Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian : Pada dasarnya segala sesuatu di dunia ini akan mengalami perubahan. Dengan adanya perencanaan, diharapkan ketidakpastian yang mungkin akan terjadi di masa yang akan datang dapat diantisipasi jauh-jauh.  Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya : Perencanaan juga berfungsi sebagai minimalisasi pemborosan sumber daya organisasi yang digunakan. Dengan demikian pemborosan yang terkait dengan penggunaan sumber daya yang dimiliki perusahaan akan bisa diminimalkan sehingga tingkat efesiensi dari perusahaan menjadi meningkat.

 Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas : Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang harus dicapai oleh perusahaan dan diawasi pelaksanaanya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dengan pengertian tersebut, maka perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar kualitas yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements)  Faktual dan Realistis, Perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan faktual dan relistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.  Logis dan Rasional  Fleksibel  Komitmen  Komprehensif atau menyeluruh

Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaan  Tujuan (Goals) Pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi.  Rencana (Plans) Adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan.

Jenis-jenis Tujuan  Berdasarkan jumlah Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals).  Berdasarkan Kejelasan Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau nyata (real goals).  Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals).

Jenis-jenis Rencana  Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek).  Berdasarkan Kejelasan Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans).  Berdasarkan Frekuensi Penggunaan Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans).

Hubungan antara Rencana dan Tujuan

Pendekatan dalam Penetapan Tujuan  Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting)  Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan (Management by Objectives)

Pendekatan Tradisional dalam Penetapan Tujuan

Pendekatan MBO

Kekuatan dan Kelemahan MBO

Beberapa Alat Bantu Perencanaan Contoh Bagan Arus (Flow Chart)

Contoh Bagan Gantt

Penyelesaian Masalah dan Pengambilan Keputusan

Memahami Masalah dan Penyelesaian Masalah  Masalah vs Gejala “ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem “

 Proses Penyelesaian Masalah Proses penyelesaian masalah dari mulai mengumpulkan informasi yang terkait dengan gejala dan masalah yang di hadapi hingga kepada penyelesaian masalah yang mungkin dapat dilakukan.  Memahami Keputusan Kadangkala keputusan dapat tidak bersifat rasional karena faktor-faktor yang terkait dengan emosi, hubungan antarmanusia, faktor tradisi, lingkungan, dan lain sebagainya.

Faktor Lingkungan dan Pengambilan Keputusan  Keputusan pada saat Keadaan yang pasti (certainty) Keadaan di mana seseorang atau organisasi berhadapan dengan iformasi yang lengkap mengenai suatu keadaan lingkungan yang dihadapinya, sehingga estimasi mengenai masa depan dapat dipastikan.  Keputusan pada saat Keadaan yang tidak pasti (uncertainty) Keadaan di mana seseorang atau sebuah organisasi berhadapan dengan informasi yang tidak lengkap atau seseorang atau sebuah organisasi tersebut tidak memiliki informasi mengenai masalah yang dihadapi  Keputusan pada saat Keadaan mengandung resiko (risk condition) Keadaan di mana seseorang atau organisasi berhadapan dengan informasi yang dimiliki, namun relatif tidak lengkap jika dibandingkan dengan keadaan yang pasti, namun relatif memadai jika dibandingkan dengan keadaan yang tidak pasti

Proses Pengambilan Keputusan  INVESTIGASI SITUASI  Identifikasi Masalah  Diagnosa Penyebab  Identifikasi Tujuan dari Keputusan yang akan diambil

IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN Rencana Implementasi Impelementasi dari Rencana yang telah dibuat Pengawasan terhadap langkah implementasi

PENENTUAN ALTERNATIF Identifikasi berbagai altenatif keputusan Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini

PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN Evaluasi dan Penilaian alternatif yang ada Penentuan Alternatif yang terbaik

Tahap Evaluasi Alternatif

Batalkan alternatif TID AK Batalkan alternatif

TID AK

Apakah alternatif yang ada memungki nkan ?

YA

TID AK

YA Apakah alternatif yang ada memuask an ?

Batalkan alternatif

Lakukan Evaluasi Lanjutan Apakah alternatif yang ada memberik an kemungki nan hasil yang positif atau netral ?

YA

Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan  Kesalahan Umum dalam Pengambilan Keputusan Salah satu keterbatasan dalam pengambilan keputusan yang rasional adalah diakibatkan oleh kesalahan umum yang biasa terjadi, yang biasa dikenal sebagai “bias”. Bias ini dapat disebabkan karena pengambilan keputusan terlalu melakukan generalisasi atas situasi yang dihadapi, atau mungkin juga disebabkan oleh faktor emosi yang terlibat, dan sebagainya.

 Keterbatasan Rasionalitas Faktor rasio memiliki berbagai keterbatasan ketika apa yang mungkin dapat diperoleh dan dimiliki oleh pengambil keputusan tidak sejalan dengan kemampuan dari pengambilan keputusan itu sendiri.

Keterbatasan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional

Keterbatasan Dalam Pengambilan Keputusan

Keterbatasan Sumber Daya

Keterbatasan Dalam Pengambilan Keputusan

Kelebihan Informasi

Keterbatas an Ingatan

Keterbatasan Dalam Pengambilan Keputusan

Masalah Keahlian

 Faktor Lingkungan yang Berisiko Risiko adalah salah satu faktor dalam setiap pengambilan keutusan dan kegiatan yang kita jalankan. Sekalipun kita telah meminimalisir, tak jarang terjadi risiko yang terjadi di luar perkiraan kita, terlebih jika dikaitkan dengan faktor lingkungan yang bersifat makro dan di luar kendali perusahaan. Hal ini dapat mendorong keputusan yang diambil sering kali tidak sesuai dengan implementasi dan pencapaian tujuan yang diharapkan.

Memperbaiki Keputusan  Penggunaan Aturan Terhadap Alternatif Keputusan Penggunaan aturan atau decision rule pada dasarnya dilakukan untuk memastikan apakah alternatif keputusan yang di ambil akan memenuhi kriteria-kriteria yang dianggap harusa dipenuhi untuk setiap keputusan. Kriteria tersebut dapat dibagi dua : 1. Kriteria Prioritas, setiap alternatif keputusan akan disusun berdasarkan tingkat prioritasnya dari prioritas tertinggi hingga terendah, sehingga keputusan yang akan diambil paling tidak memenuhi syarat prioritas untuk dilakukan. 2. Kriteria Minimum, setiap alternatif keputusan yang akan diambil haruslah memenuhi syarat minimun yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa keputusan apapun yang diambil dapat memenuhi tujuan yang telah ditetapkan.

 Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan Pengujian ini dapat dilakukan dengan melakukan simulasi atas skenario dari alternatifalternatif yang mungkin dilakukan.  Pengambilan Keputusan Secara Berkelompok 1. Teknik Curah Ide (Brainstroming), untuk memperoleh ide sebanyak-banyaknya dari berbagai pihak agar alternatif keputusan semakin banyak. 2. Teknik Kelompok Nominal (Nominal Group Technique), dilakukan dengan jalan bahwa setiap individu diminta untuk menilai terlebih dahulu secara individual, lalu dikemukakan dalam kelompok untuk didiskusikan, dan keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak yang diambil melalui pilihan secara tertutup dan rahasia. 3. Teknik Dephi (Delphi Technique), teknik ini hampir mirip dengan dengan teknik kelompok nominal. Bedanya adalah bahwa anggota dari kelompok adalah orang-orang yang secara keahliannya telah ditentukan. Kemudian juga keputusan tidak berdasarkan suara, akan tetapi diskusi atas setiap alternatif hingga diperoleh alternatif yang terbaik.

 Keterbatasn Pengambilan Keputusan Secara Berkelompok Sekalipun keputusan secara berkelompok dapat meminimalisir bias dalam pengambilan keputusan, akan tetapi juga mengandung keterbatasan terutama jika setiap anggota kelompok memiliki kepentingan dan tujuan yang berbeda-beda. Keputusan yang dihasilkan juga membutuhkan waktu yang relatif lebih lama dikarenakan setiap alternatif keputusan memerlukan pandangan dari setiap anggota kelompok.

SEKIAN & TERIMA KASIH