Frs Bandengan V1.1 (napoleon)

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan (SIAP) PT Napoleon Light Industry

DOKUMEN SPESIFIKASI KEBUTUHAN

V1.1

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

SEJARAH REVISI

No. revisi

Tanggal

Oleh

Keterangan

1.0

05 Mei 2008

Rusmin Wijaya

Release pertama

1.1

07 Mei 2008

Rusmin Wijaya

Penambahan Kode Wilayah

hal 2 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

Daftar Isi Daftar Isi..........................................................................................................................................3 1 Pembukaan..................................................................................................................................4 1.1 Overview Sistem 4 1.2 Pengguna 4 2 Kebutuhan Sistem.......................................................................................................................5 ..........................................................................................................................................................5 2.1 Kebutuhan Fungsional 6 2.2 Kebutuhan Antarmuka 10 2.3 Kebutuhan Performa 11 2.4 Kebutuhan Kualifikasi 12 3 Rancangan data sistem..............................................................................................................13 3.1 Penjualan, Pembelian dan Inventory13 3.2 Accounting 14 14 14 15 4 Daftar Kata................................................................................................................................15

hal 3 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

1 Pembukaan 1.1 Overview Sistem Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan (SIAP) akan menjadi sebuah sistem terintegrasi yang akan digunakan oleh PT Napoleon Light Industry dalam menjalankan kebutuhan bisnis perusahaan sehari-hari. Sistem akan dibuat secara khusus untuk jenis perusahaan retail perlengkapan kunci. Sistem mencakup penjualan, pembelian, inventori perusahaan dan modul akuntansi perusahaan. Semua data yang digunakan oleh sistem akan terintegrasi satu sama lain dan dapat digunakan oleh perusahaan untuk kebutuhan-kebutuhan lainnya seperti analisa penjualan per-Area. Keuntungan yang didapat dari berjalannya sistem ini adalah sebagai berikut: • Terintegrasinya data dan proses yang terkomputerisasi. • Meminimalkan paperwork dan mengoptimalkan waktu bekerja. • Kontrol terhadap cashflow pembelian dan penjualan. • Penyederhanaan proses kerja dengan penggunaan teknologi. • Akses sistem bisa kapan saja dan di mana saja jika menggunakan internet. • Laporan yang lebih akurat dan real time. Sistem akan digunakan dalam lingkungan jaringan komputer dalam kantor dengan intranet dan dapat digunakan juga dengan lingkungan jaringan internet dengan syarat adanya konektivitas jaringan internet. Sistem menggunakan komputer server sebagai penyimpan aplikasi dan data, dan komputer-komputer client sebagai workstation pengguna. Untuk autentikasi dan otorisasi penggunaan sistem, pengguna akan menggunakan username dan password sesuai dengan bagian kerjanya. Pada tahap awal sistem akan digunakan secara paralel dengan proses kerja manual yang berjalan saat ini dan setelah berjalan baik maka proses manual akan dihilangkan.

1.2 Pengguna Pengguna dari sistem adalah Direksi dan karyawan PT Napoleon Light Industry yang berhubungan langsung dengan proses dalam sistem. Hak akses modul akan dibagi sesuai dengan bagian kerja, contoh: bagian gudang, sales, accounting, purchasing, dll. Karakteristik pengguna diharuskan mengenal tata cara pengoperasian komputer.

hal 4 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

2 Kebutuhan Sistem Kebutuhan untuk Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan dibagi menjadi empat kategori: • • • •

Kebutuhan Fungsional; Kebutuhan Antarmuka; Kebutuhan Performa; dan Kebutuhan Kualifikasi;

hal 5 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

2.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional berhubungan dengan fungsi yang ada pada sistem, termasuk di dalamnya fungsi keamanan dari sistem. No. 1

Fungsi

Keterangan

3

Sistem menjaga autentikasi User harus login menggunakan username dan dan otorisasi penggunaan user. password masing-masing. Hak guna menumenu akan terbatas pada hak dari user tersebut. Lihat data kota User dapat melihat data kota untuk kebutuhan alamat customer, supplier, dll Simpan data kota User dapat membuat data kota baru

4

Ubah data kota

User dapat mengubah data kota

5

Hapus data kota

6

Cari kota

7

Lihat data supplier

8

Simpan data supplier

User dapat menghapus data kota yang tidak terpakai. User dapat mencari data kota sesuai kriteria pencarian User dapat melihat data supplier untuk kebutuhan permintaan barang. User dapat membuat supplier baru

9

Ubah data supplier

User dapat mengubah data supplier

10

Hapus data supplier

11

Cari supplier

12

Lihat daftar customer

13

Simpan data customer

14

Ubah data customer

User dapat menghapus data supplier yang tidak terpakai. User dapat mencari supplier sesuai kriteria pencarian. User dapat melihat daftar customer untuk kebutuhan penagihan, pengiriman barang. User dapat membuat data customer baru, termasuk di dalamnya adalah Kode Wilayah dari alamat customer yang berguna untuk penagihan dan pengiriman User dapat mengubah data customer

15

Hapus data customer

16

Cari customer

17

Lihat daftar barang

18

Simpan data barang

2

User dapat menghapus data customer yang tidak terpakai User dapat mencari customer sesuai kriteria pencarian untuk kebutuhan penagihan, pengiriman barang. User dapat melihat daftar barang yang berupa komponen maupun unit barang. User dapat membuat data barang baru

hal 6 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

No.

Fungsi

Keterangan

19

Ubah data barang

User dapat mengubah data barang

20

Hapus data barang

21

Cari barang

22

Lihat daftar gudang

23

Simpan data gudang

User dapat menghapus data barang yang tidak terpakai User dapat mencari barang sesuai kriteria pencarian User dapat melihat daftar gudang untuk kebutuhan inventory. User dapat membuat data gudang baru

24

Ubah data gudang

User dapat mengubah data gudang

25

Hapus data gudang

26

Cari gudang

27

Lihat daftar salesman

User dapat menghapus data gudang yang tidak terpakai. User dapat mencari gudang sesuai kriteria pencarian. User dapat melihat daftar salesman

28

Simpan data salesman

User dapat membuat data salesman baru

29

Ubah data salesman

User dapat mengubah data salesman

30

Hapus data salesman

31

Cari salesman

32

Mutasi stok

33

Transformasi barang

34

Pembuatan purchase order

35

Approval purchase order

36

Submit purchase order

37

Outstanding purchase order

38

Penerimaan pembelian

User dapat menghapus data salesman yang tidak terpakai User dapat mencari data salesman sesuai kriteria pencarian User dapat menyimpan perpindahan stok dari satu gudang ke gudang lainnya. User dapat mengatur penggabungan komponen barang menjadi unit maupun pemecahan unit menjadi komponen barang. User dapat membuat permintaan barang ke supplier. Hasil yang akan dikeluarkan adalah data purchase order yang menyimpan nomor po, data supplier dan detail permintaan Supervisor dapat melihat daftar purchase order yang belum diapprove dan mengubah statusnya, disetujui atau tidak. User dapat mengubah status purchase order yang telah disetujui menjadi telah disubmit, sebagai konfirmasi bahwa purchase order telah dikirim ke supplier. User dapat melihat daftar purchase order yang outstanding. User dapat menyimpan data barang masuk sesuai purchase order

hal 7 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

No.

Fungsi

Keterangan

39

Retur pembelian

40

Kontrol stok

41

Pembuatan sales order

42

Approval sales order

43

Outstanding sales order

44

Pembuatan delivery order

45

Pembuatan surat jalan

46

Approval delivery order dan surat jalan

47

Pencetakan nota penjualan

User dapat menyimpan data pengembalian barang ke supplier. Proses ini akan otomatis memotong stok barang dan memotong hutang atau berupa debit note. User dapat memonitor stok di setiap gudang, sistem akan memberi peringatan bila stok di gudang sudah mencapai batas minimum. User dapat memasukkan permintaan penjualan ke dalam sistem. Termasuk di dalamnya adalah nomor SO, data customer, data salesman dan detail barang yang dipesan Supervisor atau Ka Admin dapat melihat daftar sales order yang belum diapprove dan dapat mengubah statusnya, disetujui atau tidak. User dapat melihat daftar sales order yang outstanding karena belum ada stok atau baru terkirim sebagian. User dapat membuat delivery order berdasarkan sales order yang disetujui. Untuk satu sales order bisa terjadi lebih dari satu pengiriman barang. User dapat membuat dan mencetak surat jalan untuk pengiriman barang yang dijual Supervisor dapat melihat daftar delivery order yang belum diapprove dan mengubah statusnya, disetujui atau tidak. User dapat mencetak nota penjualan

48

Pencetakan invoice penjualan

User dapat mencetak invoice penjualan

49

Pencetakan faktur pajak

User dapat mencetak faktur pajak penjualan

50

Pengiriman barang

51

Status pengiriman barang

User dapat mengatur pengiriman barang ke customer. Meliputi penugasan petugas pengiriman, pembuatan dan pencetakan surat jalan. User dapat menyimpan status pengiriman barang. Jika ada barang yang tidak terkirim atau barang kembali maka akan otomatis mengubah data stok di gudang dan data penjualan

hal 8 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

No.

Fungsi

52

Retur penjualan

53

Komisi salesman

54

Daftar penjualan salesman

55

Pembuatan daftar collection piutang

56

Penerimaan piutang berdasarkan daftar collection

57

Status collection

58

Daftar utang perusahaan

59 60

Pembayaran utang perusahaan Laporan rugi laba

61

Jurnal Umum

62

Laporan stok

63

Laporan pembelian

64

Laporan penjualan

65

Laporan penjualan per salesman

Keterangan User dapat menyimpan data pengembalian barang yang telah dijual ke customer, bentuk pengembalian dapat berupa penggantian barang ataupun credit note yang memotong piutang. Data penjualan berdasarkan faktur penjualan akan digunakan untuk perhitungan komisi salesman. User dapat melihat data penjualan per salesman User dapat membuat daftar collection untuk kebutuhan penagihan berdasarkan Kode Wilayah dari customer. User dapat menyimpan penerimaan uang dari proses collection. Penerimaan piutang akan otomatis mengubah data piutang customer. User dapat melihat status kelancaran dari total account credit yang dimiliki perusahaan User dapat melihat daftar utang perusahaan, dari sini dapat dimonitor: saldo utang, umur utang dan tanggal jatuh tempo User dapat menyimpan pembayaran utang perusahaan. User dapat melihat dan mencetak laporan rugi laba perusahaan berdasarkan periode yang dipilih. User dapat melihat jurnal umum perusahaan untuk melihat arus kas penerimaan dan pengeluaran perusahaan. User dapat melihat dan mencetak laporan stok di gudang. User dapat melihat dan mencetak laporan pembelian barang ke supplier User dapat melihat dan mencetak laporan penjualan barang. User dapat melihat dan mencetak laporan penjualan per-salesman

hal 9 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

2.2 Kebutuhan Antarmuka Kebutuhan antarmuka berhubungan dengan antarmuka sistem di luar dari SIAP. No.

Requirement

66

Warning stok minimum

Keterangan Sistem akan memunculkan warning untuk stok barang yang mencapai minimum di gudang

hal 10 dari 15

Sistem External Sistem warning

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

2.3 Kebutuhan Performa Kebutuhan performa berhubungan dengan performa dari sistem yang dirasakan oleh User. No.

Requirement

67

Sistem akan melakukan pengambilan data sederhana (tak lebih dari 2 table) kurang dari 30 detik Sistem akan melakukan pengambilan data kompleks (lebih dari 2 table) kurang dari 2 menit

68

Keterangan Kecepatan akan tergantung pada spesifikasi komputer dan jaringan. Kecepatan akan tergantung pada spesifikasi komputer dan jaringan.

hal 11 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

2.4 Kebutuhan Kualifikasi Kebutuhan kualifikasi adalah kebutuhan subjektif yang biasanya dites oleh pemilik sistem. No.

Requirement

69

Sistem akan user friendly

70

Sistem membutuhkan training yang minimal.

Keterangan Sistem harus bisa digunakan oleh orang nonteknis. Sederhana dan mudah digunakan. Penggunaan sistem yang mudah akan membuat penggantian personel hanya membutuhkan training minimal.

hal 12 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

3 Rancangan data sistem 3.1 Penjualan, Pembelian dan Inventory

hal 13 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

3.2 Accounting

hal 14 dari 15

Menyetujui

Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Dokumen Spesifikasi Kebutuhan

4 Daftar Kata Istilah SIAP User Customer Supplier Area

Definisi Sistem Informasi dan Administrasi Perusahaan Pengguna dari sistem SIAP Pelanggan yang membeli barang dari PT Napoleon Light Industry Penyedia barang atau vendor Pengelompokan kabupaten atau kota menjadi suatu wilayah

hal 15 dari 15

Menyetujui