Foro 2 Sena

FORO 2 SENA Teniendo en cuenta la temática del tercer contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas: a. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato. Cada uno de los datos por sí mismo no nos da información. Para crear información de los datos, necesitamos ordenarlos interpretar y transmitirlos. Las etapas en este proceso son:  Recolección: Es cuando me transmiten diferentes datos, los escucho, los busco; en este momento acabo de recolectarlos, para su siguiente etapa ordenarlos.  Procesamiento: Cuando ya tengo los datos, por el canal por donde me haya llegado llega a la etapa de proceso, aquí debo buscarle las lógica y ordenarlos.  Transformación: Cuando tengo los datos ordenados, llega el proceso de transformación; los analizo y los transmito en forma de información. b.

Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental. Hace referencia a la clase o tipo de documento que se puede generar según la actividad para la cual esté diseñada y la información y mensaje que se desea transmitir, como se señala a continuación:

- Correspondencia comercial: Son aquellas comunicaciones o escritos producto de la actividad mercantil de una empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes ejecutivos, informes presupuestales y circulares. La correspondencia comercial es muy importante porque a través de ella se inician, fomentan y fortalecen los vínculos comerciales, presupuestal y político. La importancia de la correspondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que determina su propia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio, de las relaciones interpersonales, por pequeño que sea el negocio o empresa siempre requerirá de la transmisión de un mensaje escrito, de transar, hacer negociaciones. - Documentos contables: Son aquellos registros que sirven como soporte para el registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa, por ejemplo las facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros. Los documentos contables son importantes porque vienen a ser la columna de la organización. Son el fin por el cual se ha creado la organización. • Documentos especiales: Son aquellos que por sus contenidos o condiciones físicas o químicas cobran caracteres diferentes en forma y expresión, por ejemplo la sujeción a ciertos

formatos específicos como las actas, las certificaciones, las escrituras, pero a su vez la archivística acepta catalogar los documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas expresiones como los soportes electrónicos, las imágenes o audiovisuales. Son importantes porque pueden contener actas, certificaciones, imágenes etc. Que son únicos que no pueden ser reproducidos o tienen un valor incalculable para la empresa. • Documentos legales: Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos pueden llegar a tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho, por ejemplo los registros civiles, partidas, hojas de vida, e incluso registros de pagos y cobros. Los documentos son importantes porque sirven como pruebas en caso de controversias judiciales, por lo que los escritos que manejamos en la redacción sirven o funcionan como prueba plena de los compromisos o palabras hechas por la persona o empresa o su representante. c.

Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

La gestión documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la

documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta el destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Es allí donde nace la importancia de un buen manejo archivístico dentro de las empresas porque esta permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido a los documentos ya que si no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para la empresa además de esto una buena gestión documental es de gran ayuda para la buena toma de decisiones.