Fmea Rsms Terbaru Nov 2018.docx

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS Langkah 1. Judul Proses Tim FMEA Ketua Anggota

Proses Pelayanan Farmasi Rawat Jalan Nama dr. Sugiyanto Novi Kurnianingsih, S. Farm.,Apt dr. Kusumalaga Ramadhana P Linta Laili Rosdiana, Amd., RMIK

Petugas pencatat (notulis) Tanggal dimulai Tanggal dilengkapi

Isna Masruroh, S. Farm., Apt 1 September 2018 1 november 2018

Peran Penanggung Jawab Pemberi Pelayanan Klinis Penanggung Jawab Farmasi Penanggung Jawab UGD Penanggung Jawab Rekam Medik Penanggung Jawab Kasir Mencatat hasil Fmea

Langkah 2 A. Gambar alur proses yang akan dianalisis:

Penerimaan resep

Penyiapan obat

Penyerahan obat

Langkah 2 B. Gambarkan alur sub proses NO

PROSES

SUB PROSES

FAILURE MODE

1

Penerimaan resep

a. Menerima resep dari pasien

Petugas gagal dalam mendeteksi kesalahan identitas pasien (salah nama pasien, resep tertukar dengan pasien lain)

b. Skrining / telaah resep

1) Kegagalan dalam membaca nama obat 2) Kegagalan dalam mendeteksi jumlah obat 3) Kegagalan dalam mendeteksi instruksi penggunaan obat 4) Kegagalan dalam mendeteksi petunjuk khusus 5) Kegagalan dalam perhitungan dosis 6) Kegagalan dalam mendeteksi riwayat alergi 7) Kegagalan dalam mendeteksi adanya interaksi obat 8) Kegagalan dalam mendeteksi kontraindikasi Kegagalan dalam berkomunikasi dengan dokter

c. Konfirmasi dokter jika diperlukan d. Entri resep ke dalam SIM RS

1) Kegagalan dalam entri identitas pasien

e. Penyerahan resep ke bagian penyiapan obat 2

Penyiapan obat

2) Kegagalan dalam entri nama item obat 3) Kegagalan dalam entri jumlah obat 4) Kegagalan dalam memberikan harga kategori pasien Kegagalan dalam penyerahan resep ke bagian penyiapan obat

a. Mengambil obat sesuai resep

Kegagalan dalam mengambil obat sesuai dengan resep (salah obat, salah jumlah, obat kadaluwarsa, obat kosong)

b. Meracik obat

Kegagalan dalam prosedur peracikan

c. Menulis etiket

Kegagalan dalam menulis etiket dengan benar

d. Menempel etiket/memasukkan

Kegagalan dalam penempelan etiket/pengemasan obat

obat ke dalam plastik klip

3

Penyerahan obat

e. Menyerahkan ke bagian penyerahan obat

Kegagalan dalam menyerahkan obat ke petugas bagian penyerahan obat

a. Telaah obat 5 benar

Kegagalan pelaksanaan telaah 5 benar

b. Memanggil pasien

Kegagalan dalam identifikasi pasien

c. Menyerahkan obat kepada pasien disertai KIE

1. Kegagalan dalam memberikan informasi obat 2. Kegagalan dalam memberikan obat (salah obat) 3. Kegagalan dalam penyerahan kepada pasien (salah pasien)

Langkah 3. Identifiasi efek yang mungkin Terjadi pada Pasien

NO

PROSES

SUB PROSES

FAILURE MODE

EFFECT

1

Penerimaan resep

a. Menerima resep dari pasien

Petugas gagal dalam mendeteksi kesalahan identitas pasien (salah nama pasien, resep tertukar dengan pasien lain)

Waktu tunggu lebih lama. Paisien mendapat obat yang tidak sesuai

1) Kegagalan dalam membaca nama obat

Pasien mendapat obat yang salah

2) Kegagalan dalam mendeteksi jumlah obat

Pasien mendapat obat dengan jumlah tidak sesuai, terapi tidak sempurna.

3) Kegagalan dalam mendeteksi instruksi penggunaan obat

Pasien keliru dalam penggunaan obat

4) Kegagalan dalam mendeteksi petunjuk khusus

Pasien tidak mendapat informasi penggunaan obat secara lengkap

5) Kegagalan dalam perhitungan dosis

Pasien mendapat obat dengan dosis yang kurang (terapi tidak efektif,resistensi antibiotik)

b. Skrining / telaah resep

Proses lain tidak berjalan

Pasien mendapat obat dengan dosis yang berlebih (efek toksik, efek samping obat_) 6) Kegagalan dalam mendeteksi riwayat alergi

Kejadian alergi obat

7) Kegagalan dalam mendeteksi adanya interaksi obat

Terapi tidak efektif. Terjadi efek yang tidak diinginkan

8) Kegagalan dalam mendeteksi kontraindikasi

Terjadi efek yang tidak diinginkan

c. Konfirmasi dokter jika diperlukan

Kegagalan dalam berkomunikasi dengan dokter

Terjadi salah interpretasi resep (salah obat, salah dosis, salah aturan pakai)

d. Entri resep ke dalam SIM RS

1) Kegagalan dalam entri identitas pasien

Pasien membayar dengan biaya lebih mahal Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak tertagih

2) Kegagalan dalam entri nama item obat

Pasien membayar dengan biaya lebih mahal Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak tertagih

3) Kegagalan dalam entri jumlah obat

Pasien membayar dengan biaya lebih mahal Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak tertagih

e. Penyerahan resep ke bagian penyiapan obat 2

Penyiapan obat

4) Kegagalan dalam memberikan harga kategori pasien

Pasien membayar dengan biaya lebih mahal

Kegagalan dalam penyerahan resep ke bagian penyiapan obat

Waktu tunggu lebih lama

Kerugian pada Rumah Sakit jika harga tidak sesuai dengan ketentuan

Salah penyiapan obat

a. Mengambil obat sesuai resep Kegagalan dalam mengambil obat sesuai dengan resep (salah obat, salah jumlah, obat kadaluwarsa, obat kosong)

Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai

b. Meracik obat

Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan)

Kegagalan dalam prosedur peracikan

c. Menulis etiket

Kegagalan dalam menulis etiket dengan benar

d. Menempel etiket/memasukkan

Kegagalan dalam penempelan etiket/pengemasan obat

obat ke dalam plastik klip

3

Penyerahan obat

e. Menyerahkan ke bagian penyerahan obat

Kegagalan dalam menyerahkan obat ke petugas bagian penyerahan obat

a. Telaah obat 5 benar

Kegagalan pelaksanaan telaah 5 benar

b. Memanggil pasien

Kegagalan dalam identifikasi pasien

c. Menyerahkan obat kepada pasien disertai KIE

1) Kegagalan dalam memberikan informasi obat

Efek terapi tidak tercapai Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Pasien menggunakan obat dengan dosis dan aturan pakai yang keliru Efek terapi tidak tercapai Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Pasien menggunakan obat dengan dosis dan aturan pakai yang keliru Efek terapi tidak tercapai Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai Dapat terjadi salah obat, salah dosisi, salah pasien, salah rute pemberian, salah aturan pakai obat Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai Pasien menggunakan obat dengan cara yang salah (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai

2) Kegagalan dalam memberikan obat (salah obat)

Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai

3) Kegagalan dalam penyerahan kepada pasien (salah pasien)

Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai

Langkah 4. Menetapkan Kemungkinan Tingkat Keparahan Efek Tersebut ke Pasien (Risk Priority Number/RPN) SUB PROSES a. Menerima resep dari pasien

b. Skrining / telaah resep

FAILURE MODE

EFFECT

POTENTIAL CAUSE

S

O

D

RPN PRIORITAS

Petugas gagal dalam mendeteksi kesalahan identitas pasien (salah nama pasien, resep tertukar dengan pasien lain)

Waktu tunggu lebih lama. Paisien mendapat obat yang tidak sesuai

3

3

3

27

4

1) Kegagalan dalam membaca nama obat

Pasien mendapat obat yang salah

Loket penyerahan obat kosong (tidak ada tatap muka antara petugas dengan pasien) Tidak dilakukan identifikasi pasien Antrian resep banyak Tulisan resep tidak jelas.

4

2

2

16

11

Proses lain tidak berjalan

Kurang teliti Kurangnya kompetensi petugas

2) Kegagalan dalam mendeteksi jumlah obat

Pasien mendapat obat dengan jumlah tidak sesuai, terapi tidak sempurna.

Tulisan resep tidak jelas. Kurang teliti Stok kosong

3

2

2

12

12

3) Kegagalan dalam mendeteksi instruksi penggunaan obat

Pasien keliru dalam penggunaan obat

Tulisan resep tidak jelas

4

1

2

8

15

Kurangnya kompetensi

petugas Kurang teliti 4) Kegagalan dalam mendeteksi petunjuk khusus

Pasien tidak mendapat informasi penggunaan obat secara lengkap

3

1

2

6

16

4

2

2

16

10

4

2

2

16

9

Kurangnya kompetensi petugas

3

1

3

9

14

Tulisan resep tidak jelas Kurangnya kompetensi petugas

5) Kegagalan dalam perhitungan dosis

Pasien mendapat obat dengan dosis yang kurang (terapi tidak efektif,resistensi antibiotik)

Tulisan resep tidak jelas Kurangnya kompetensi petugas

Pasien mendapat obat dengan dosis yang berlebih (efek toksik, efek samping obat_) 6) Kegagalan dalam mendeteksi riwayat alergi

Kejadian alergi obat

Riwayat alergi tidak ditulis. Tidak teliti. Kurangnya kompetensi petugas

c. Konfirmasi dokter jika diperlukan

7) Kegagalan dalam mendeteksi adanya interaksi obat

Terapi tidak efektif.

8) Kegagalan dalam mendeteksi kontraindikasi

Terjadi efek yang tidak diinginkan

Kurangnya kompetensi petugas

4

2

2

16

8

Kegagalan dalam berkomunikasi dengan dokter

Terjadi salah interpretasi resep (salah obat, salah dosis, salah aturan pakai)

Antrian resep yang banyak (beban kerja terlalu tinggi) Dokter sudah pulang

4

2

3

24

6

Terjadi efek yang tidak diinginkan

(dihubungi via telepon tidak membalas) Rasa takut atau canggung dari petugas d. Entri resep ke dalam SIM RS

1) Kegagalan dalam entri identitas pasien

Pasien membayar dengan biaya lebih mahal

Petugas kurang teliti

1

2

1

2

22

Petugas kurang teliti

1

2

2

4

21

Petugas kurang teliti

1

2

2

4

20

Petugas kurang teliti

1

2

2

4

19

Antrian resep banyak Resep terselip

1

2

2

4

18

Komplain pasien Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak tertagih 2) Kegagalan dalam entri nama item obat

Pasien membayar dengan biaya lebih mahal Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak tertagih

3) Kegagalan dalam entri jumlah obat

Pasien membayar dengan biaya lebih mahal Kerugian pada Rumah Sakit jika ada item tidak tertagih

4) Kegagalan dalam memberikan harga kategori pasien

Pasien membayar dengan biaya lebih mahal Kerugian pada Rumah Sakit jika harga tidak sesuai dengan ketentuan

e. Penyerahan resep ke bagian penyiapan

Kegagalan dalam penyerahan resep ke bagian penyiapan obat

Waktu tunggu lebih lama

obat

Salah penyiapan obat

f. Mengambil obat sesuai resep

Kegagalan dalam mengambil obat sesuai dengan resep (salah obat, salah jumlah, obat kadaluwarsa, obat kosong)

Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai

Letak obat berdekatan, nama obat mirip, petugas tidak teliti, tidak ada penanda LASA Obat kadaluwarsa tidak dipisahkan penyimpanannya

4

3

2

24

5

g. Meracik obat

Kegagalan dalam prosedur peracikan

Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai

Alat tidak terkalibrasi, petugas kurang kompeten

3

2

3

18

7

h. Menulis etiket

Kegagalan dalam menulis etiket dengan benar

Pasien menggunakan obat dengan dosis dan aturan pakai yang keliru Efek terapi tidak tercapai

4

3

3

36

2

i. Menempel etiket/memasukkan

Kegagalan dalam penempelan etiket/pengemasan obat

Pasien menggunakan obat dengan dosis dan aturan pakai yang keliru Efek terapi tidak tercapai

Kurang teliti, ruangan gelap, kurang kompetensi, tulisan instruksi pada resep dokter tidak jelas, instruksi dokter pada resep keliru Kurang teliti

4

3

3

36

3

Kegagalan dalam menyerahkan obat ke petugas bagian penyerahan obat

Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai

Beban kerja tinggi, tidak teliti

2

1

2

4

17

obat ke dalam plastik klip j. Menyerahkan ke bagian penyerahan obat

d. Telaah obat 5 benar

Kegagalan pelaksanaan telaah 5 benar

Dapat terjadi salah obat, salah dosisi, salah pasien, salah rute pemberian, salah aturan pakai obat

Kurang kompetensi, beban kerja tinggi

5

3

3

45

1

e. Memanggil pasien

Kegagalan dalam identifikasi pasien

Pasien mendapat obat yang keliru (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai

Tidak ada mikrofon (suara petugas tidak jelas) Ruang tunggu crowded Kurang kompetensi Loket penyerahan resep dan penyerahan obat jadi satu Kurang kompetensi, beban kerja tinggi

4

3

2

24

5

3

2

2

12

13

(salah obat, salah pasien)

f. Menyerahkan obat kepada pasien disertai KIE

1) Kegagalan dalam memberikan informasi obat

Pasien menggunakan obat dengan cara yang salah (bisa terjadi efek yang tidak diharapkan) Efek terapi tidak tercapai

Langkah 5. Melakukan Root Cause Analysis terhadap RPN ≥ 24 FAILURE MODE

RCA

RTL

OUTCOME

PIC

Kegagalam dalam pelaksanaan telaah obat 5 benar

Petugas farmasi kurang memahami prosedur telaah obat 5 benar

Reedukasi petugas tentang SPO telaah obat 5 benar, menyediaakan form telaah obat 5 benar

Petugas Farmasi selalu melakukan telaah 5 benar dan mendokumentasikannya sebelum menyerahkan obat kepada pasien

Ka. Unit Farmasi

Antrian menumpuk sehingga petugas tidak melakukan telaah 5 benar agar proses pelayanan menjadi lebih cepat

Reedukasi apoteker tentang SPO telaah obat 5 benar. Pengaturan jadwal jaga agar pada peak hour petugas mencukupi

Petugas Farmasi selalu melakukan telaah 5 benar dan mendokumentasikannya sebelum menyerahkan obat kepada pasien

Ka. Unit Farmasi

Kurangnya kompetensi petugas

Reedukasi kepada apoteker agar penyerahan obat selalu dilakukan oleh apoteker atau dalam supervisi apoteker.

Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker yang mempunyai kewenangan, atau selalu dalam supervise apoteker. Ada apoteker penanggung jawab pelayanan di setiap shift.

Ka. Unit Farmasi

Tulisan signa dalam resep dokter tidak jelas

Pengajuan pengguaan epriscribing

Terlaksananya peresepan secara elektronik (epriscribing)

Ka Unit IT

Dokter keliru dalam menulis signa pada resep

Melakukan pelatihan penulisan Dokter menulis resep dengan resep lengkap, benar dan jelas

TFT

Petugas farmasi kurang teliti,

Melakukan reedukasi kepada

Ka Unit Farmasi

Kegagalan dalam penulisan etiket dengan benar oleh petugas farmasi

Petugas farmasi memahami

Kegagalan dalam penempelan etiket/pengemasan obat

Petugas gagal dalam mendeteksi kesalahan identitas pasien (salah nama

dan kurang kompetensi

petugas farmasi tentang prosedur penulisan etiket

prosedur penulisan etiket dengan benar dan jelas

Petugas yang menulis etiket adalah petugas penerima resep sehingga kurang konsentrasi saat resep menumpuk

Pengaturan jadwal jaga petugas farmasi agar pada peak hour petugas yang jaga cukup untuk melakukan pelayanan

Petugas penerima resep dan penulis etiket adalah orang yang berbeda

Ka Unit Farmasi

Prosedur pelayanan resep rawat jalan dan rawat inap dilakukan dalam 1 loket

Memisahkan tempat pelayanan resep rawat jalan dan rawat inap (untuk rawat inap disediakan meja khusus)

Tempat pelayanan resep rawat jalan dan rawat inap terpisah

IPSRS

Penulisan etiket masih dilakukan secara manual

Pengusulan penggunaan eeticketing

Penulisan etiket secara elektronik. Tersedia printer label untuk etiket

Ka Unit IT

Antrian resep banyak, sehingga petugas menjadi tidak teliti saat melakukan penempelan etiket

Pengaturan jadwal jaga petugas farmasi agar pada peak hour petugas yang jaga cukup untuk melakukan pelayanan

Tidak ada kesalahan pengemasan/penempelan etiket

Ka Unit Farmasi

Petugas mengerjakan lebih dari satu resep dalam satu waktu

Merevisi SPO agar resep dikerjakan satu per satu untuk mencegah kekeliruan dalam penempelan etiket

Tidak ada kesalahan pengemasan/penempelan etiket

Ka Unit Farmasi

Loket kosong sehingga petugas tidak bertatap muka dan melakukan identifikasi saat

Melakukan revisi SPO peneriman resep agar petugas penerimaan resep selalu

Petugas penerimaan resep selalu stand by di loket penerimaan dan melakukan

Ka Unit Farmasi

pasien, resep tertukar dengan pasien lain)

pasien menyerahkan resep

standby di loket penerimaan resep

identifikasi pasien saat penyerahan resep

Kegagalan dalam mengambil obat sesuai dengan resep (salah obat, salah jumlah, obat kadaluwarsa, obat kosong)

Obat LASA belum terlabel secara menyeluruh

Melakukan audit pelabelan LASA dan High Alert secara berkala

Label LASA terlabel 100%

Ka Unit Farmasi

Obat kadaluwarsa tidak dipisahkan saat pelaksanaan stok opname

Reedukasi staf SPO pengelolaan perbekalan kadaluwarsa

Tidak ada obat kadaluwarsa di unit pelayanan (obat kadaluwarsa dipisahkan pada tempat khusus)

Ka Unit Farmasi

Tulisan nama obat dalam box Melakukan standarisasi tulisan penyimpanan obat kurang jelas box penyimpanan

Box penyimpanan obat mempunyai tulisan yang jelas semuanya

Ka Unit Farmasi

Petugas pengadaan obat masih Pengaturan jadwal jaga merangkap pekerjaan lain petugas pengadaan (diberi waktu free 3 hari dalam seminggu)

Ada jadwal petugas pengadaan obat 3 kali dalam seminggu

Ka Unit Farmasi

Ruangan pelaksanaan pengadaan obat menjadi satu dengan pelayanan resep (mengurangi konsentrasi petugas)

Pengajuan 1 unit PC untuk pengadaan obat dan ruang khusus untuk kantor pengadaan obat

Ka Unit Farmasi Tersedia 1 unit PC untuk proses pengelolaan perbekalan farmasi

Adanya rasa sungkan untuk berkomunikasi dengan dokter

Reedukasi staf tentang SPO komunikasi efektif. Menyediaakan buku catatan konfirmasi kepada dokter

Terlaksananya SPO komunikasi efektif dan terdokumentasi

Kegagalan dalam berkomunikasi dengan dokter

Ka Unit Farmasi

Dokter lupa karena banyak sekali pasien

Reedukasi dokter tentang SPO komunikasi efektif

Terlaksananya SPO komunikasi efektif dan terdokumentasi

Komite Medis