Flexmail Manual De Uso

Manual de Uso Fecha de aplicación 20/03/2006

Manual de Uso

No. de documento Rev. 1/0 Aplicación desde 20/03/2006

Índice Índice.............................................................................................................................................................2 1. Introducción...............................................................................................................................................3 1 Crear un nuevo proyecto.............................................................................................................................4 4

2 Vistazo general............................................................................................................................................5 3 Hojas de datos.............................................................................................................................................6 3.1 ¿Cómo conectarnos a un fichero de datos?........................................ ............................6 3.2 Ordenar los datos............................................................................................. ..............6 3.3 Filtrar......................................................................................................................... .....7

3.3.1 Filtrar por selección......................................................................................................................7 3.3.2 Excluyendo selección....................................................................................................................7 3.3.3 Filtros avanzados.........................................................................................................................7 3.4 Consultas......................................................................................... ............................11

4 Diseñador..................................................................................................................................................14 4.1 Especificar impresora................................................................................ ...................14 4.2 Definir página........................................................................................................ .......15 4.3 Insertar variables............................................................................. ............................15

4.3.1 ¿Cómo eliminar espacios en un campo?.....................................................................................16 4.3.2 Como crear contadores/secuenciales..........................................................................................17 4.3.3 Funciones de personalización.....................................................................................................17 4.3.4 Funciones caja alta, caja baja......................................................................................................18

4.4 Insertar textos fijos................................................................................................... ....19 4.5 Insertar códigos de barras............................................................................... .............19 4.6 Insertar imágenes............................................................................. ...........................22

4.6.1 Insertar imágenes variables.........................................................................................................22

4.7 Navegar por los registros............................................................................................ ..23 4.8 Dar formato a los datos................................................................................. ...............23 4.9 Etiquetas...................................................................................................... ................23 4.10 Exportar un fichero de datos............................................................. .........................25

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1. Introducción 1.1Propósito El presente documento tiene el propósito de servir como apoyo durante el curso de formación así como ayudar al usuario ante las dudas que se le planteen.

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Crear un nuevo proyecto

Al hacer clic sobre el botón New proyect crearemos un nuevo proyecto de Flex Mail. En la parte superior derecha, veremos que nos aparecen 4 opciones más: Blank Project: comenzar con un proyecto en blanco, es la opción que aparece por defecto cuando hacemos clic en el botón. From database: comienza a crear el proyecto a partir de una base de datos. From existing Project: podemos empezar a trabajar a partir de un proyecto existente. From template: podemos comenzar el trabajo a partir de una plantilla.

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Vistazo general

Flexmail se compone de tres zonas, barra de herramientas, hoja de datos y diseñador. La barra de herramientas, varía según la zona en la que nos encontremos, y nos permite acceder a todas las funciones de Flex Mail, ya sea a través de menús desplegables o iconos.

Haciendo clic en este punto accederemos al control de los datos del proyecto, donde podremos importar un fichero de datos, filtrar, ordenar…

A través de la pestaña Designer, accedemos a las opciones de diseño del proyecto. En esta zona podremos importar imágenes, colocar textos fijos, variables o definir el tamaño de la página.

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Hojas de datos

3.1

¿Cómo conectarnos a un fichero de datos?

Para conectarnos a una hoja de datos deberemos estar seguros que nos encontramos en la hoja de DataSheet. La conexión podremos realizarla de dos maneras:

A través del menú, Data, Link Data, o bien gracias al icono que encontramos en la parte inferior izquierda. Una vez realizado el clic, aparecerá una ventana emergente que nos solicitará la base de datos con la que queramos trabajar, la buscamos en nuestros directorios y aceptamos. Dependiendo del formato del fichero de datos, nos irá solicitando más datos, durante el curso veremos los formatos más utilizados.

3.2

Ordenar los datos

Podemos realizar una ordenación de los datos de diferentes maneras, y tres tipos de ordenaciones:

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A través del menú superior, records, sort, o también gracias a los iconos situados en la barra inferior. Existen tres tipos de ordenaciones, de menor a mayor (A-Z), de mayor a menor (ZA), o una ordenación avanzada, que nos permite entre otras cosas, ordenar por más de un campo. Usando tanto el menú superior como los iconos, la ordenación se ejecutará sobre el campo que tengamos seleccionado con el ratón.

3.3

Filtrar

3.3.1

Filtrar por selección

El filtro por selección resulta bastante útil cuando queremos comprobar los datos del fichero. Posicionando el ratón sobre un valor de un registro que queremos evaluar, iremos al botón , y sólo nos aparecerá en la hoja de datos los registros que tengan el valor anteriormente seleccionado.

3.3.2

Excluyendo selección

Sirve justamente para lo contrario que lo indicado en el punto 4.1, deja a la vista todos los registros que NO tengan el valor seleccionado con anterioridad, esto se hace a través de la opción de Menú, Records, Filter, Filter excluding selection

3.3.3

Filtros avanzados

Son los más completos, podemos acceder a ellos a través de dos vías, bien en la parte inferior con el icono , bien a través del menú superior Records, filter, Advanced filter, una vez hecho el clic, nos aparecerá la siguiente pantalla:

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En el primer menú desplegable seleccionaremos el campo por el que vamos a filtrar, en el segundo la regla ( igual, menor, mayor, que empiece por, …), y en la caja de texto el valor por el que queramos filtrar.

3.3.3.1

Eliminar nulos y ordenar

Un caso que se nos puede dar fácilmente es eliminar aquellos registros en el cual uno de sus campos sea nulo, este pudiera ser el caso de los campos cuyo campo de códigos postales esté vacío. En este caso seleccionaríamos lo siguiente:

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Seleccionaremos el campo que contenga el código postal y en la regla indicaremos “is not Null”, a hacer clic al botón OK, veremos como los valores nulos desaparecen.

3.3.3.2 Menor que

Nos sirve para seleccionar aquellos registros que tengan un valor menor que el indicado, en este caso los códigos postales menores de 30000. Pagina 9 de 26

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3.3.3.3 Mayor que

Esta vez en la regla seleccionamos “is greater than”, y en valor 30000, quedándose en la hoja de datos sólo aquellos registros que cuyo código postal sea mayor de 30000. Pagina 10 de 26

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3.3.3.4 Igual que

3.4

En este caso seleccionamos la regla “equals”, que en este caso nos permite seleccionar sólo los registros cuyo sexo sea 1

Consultas

La consulta es una imagen de la base de datos que ha sido modificada mediante instrucciones. Para acceder a las consultas acudiremos a la barra inferior izquierda y pulsaremos el botón . Nos aparecerá la siguiente pantalla:

Haremos clic al botón New y aparecerá lo siguiente:

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En Name, introduciremos un nombre descriptivo para la consulta, en Description, una descripción de la consulta, y en copy values from, podremos marcar una consulta anteriormente creada para reutilizarla. Marcamos el botón Next, y llegaremos a una pantalla exactamente igual que la del punto 4.3, la manera de trabajar en esta pantalla es exactamente igual que en ese punto, permitiéndonos filtrar la base de datos. Haciendo clic en el botón next, iremos a la siguiente pantalla, que tendrá este aspecto:

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Esta pantalla sirve para ordenar el fichero de datos. En expression, indicaremos el campo por el que queremos ordenar, en el siguiente desplegable, indicaremos si la ordenación se realizará de menor a mayor (ascending), o de mayor a menor (descending), haciendo clic en el botón Add, iremos añadiendo criterios de ordenación, una vez hecho esto veremos que en la parte inferior, izquierda , nos aparecerá el nombre de la consulta, y así sabremos cual está activa. NOTA IMPORTANTE: recomiendo usar siempre consultas para preparar la base de datos, los cambios quedan grabados en un formato reconocible. Los filtros y ordenaciones vistos en puntos anteriores deben usarse sólo para ver como viene el fichero, no para producir con él.

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Diseñador Para acceder a las funciones de diseñador deberemos hacer clic en la barra

inferior, donde pone Designer

4.1

Especificar impresora En la barra de menús, File, Print Setup, podremos seleccionar la impresora con la que queramos imprimir. Es fundamental realizar este paso primero antes de seguir trabajando con el diseñador, ya que será el que defina las características del documentos.

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4.2

Definir página La definición de la página es también importante, y debería ser el segundo paso a dar dentro del diseñador, para acceder a estas funciones, iremos en la barra superior de menús, a File, Page Setup

4.3

Insertar variables Las variables nos permiten introducir elementos calculados mediante funciones en el diseñador. Para acceder a la parte de inserción de variables, iremos a la barra de menú superior, Insert, Text box, arrastraremos el ratón para crear la caja que albergará la variable y nos aparecerá una pantalla con un botón en el que pone FX, haremos clic en él, y llegaremos a otra pantalla, desde la cual, podremos acceder tanto a las funciones de creación de variables como a los campos del fichero de datos.

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4.3.1

¿Cómo eliminar espacios en un campo? Dentro del panel de funciones que hemos visto en el punto 4.3, tenemos una función que nos permite eliminar los espacios que tenga un campo, esta función es especialmente útil, cuando queremos unir dos campos, y estos tienen espacios dentro sus valores. La función de la que estamos hablando es TRIM

Esta función se encuentra dentro de string functions, en el panel derecho nos aparecerán todas las funciones para datos tipo texto, buscamos la función trim, hacemos doble clic, y esta nos aparecerá en el panel superior. Esta función necesita de un texto o campo al que realizar la eliminación de blancos, para ello hacemos clic en Fields, nos aparecerán todos los campos del fichero de datos y seleccionamos uno. En la imagen superior, está creado lo que sería el campo vía, gracias a la eliminación de blancos en TipoVia y Dirección, y a la unión de ambos con &.

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4.3.2

Como crear contadores/secuenciales Los contadores son muy útiles como identificador único de un registro, se suelen usar tanto para fullfilment, como para e control de la producción, es muy recomendable introducir uno en todos los trabajos. Para usar esta función iremos a su panel de la manera indicada en el punto 4.3, en Special functions, tenemos COUNTER, hacemos doble clic en ella, en el panel superior de coloca la función que nos solicita tres parámetros, el primero, Start, nos solicita el primer valor por el que va a comenzar el contador, el segundo parámetro, step, nos pide el valor de avance de un número a otro, que diferencia va a ver entre el valor actual del contador y el siguiente, así si pusiéramos 2 en el parámetro step, el contador avanzaría de dos en dos, por último format, nos servirá para dar formato al secuencial.

En este ejemplo, el secuencial comenzará por 100, y se irá sumando de 1 en 1. 100, 101, 102, 103…

4.3.3

Funciones de personalización Estas funciones son genéricas y lo que nos permiten es modificar los datos en busca de una mayor personalización del documento.

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En este ejemplo, y gracias a la función IF, estamos indicando a la función que cuando el sexo sea 1, adquiera el valor de “Estimado Señor”, y cuando sea distinto de 1, “Estimada Señora”. Gracias a la función IF podemos evaluar los valores de los campos, y según estos devolver un valor.

4.3.4

Funciones caja alta, caja baja Es posible que un cliente nos de su base de datos en mayúsculas (caja alta), y queramos normalizar de alguna manera esto, para que estéticamente quede mejor.

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Dentro de string functions, tenemos la función INITIAL, esta hace que la primera letra de cada palabra sea en mayúsculas, y el resto en minúsculas, si queremos poner todas en mayúsculas, usaremos la función UPPER, y si en cambio lo que necesitamos en poner todas las palabras en minúsculas usaremos LOWER. También podemos acceder a estas funciones desde la barra de menú

superior , si no tenemos activada esta barra iremos a la View, toolbars, text

4.4

Insertar textos fijos Es una de las tareas más sencillas de realizar, simplemente debemos acudir a la barra de menú superior, Insert, text box, arrastrar el ratón, y ya tendremos una caja donde incorporar el texto como queramos.

4.5

Insertar códigos de barras Con Flexmail podemos insertar códigos de barras. Para esto no tenemos más que acceder al menú superior, Insert, Barcode, arrastrando el ratón nos aparecerá la siguiente ventana:

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En barcode type elegiremos el tipo de códigos de barras que queramos implementar, los tipos son muchos. En Barcote Source, seleccionamos el campo que queremos utilizar para codificar en el código de barras, incluso, haciendo clic en el botón de funciones (fx), podemos crear una variable propia a codificar. Si hacemos clic en “Line thickness reduction”, el espacio entre barras se reducirá, esta opción es poco aconsejable, ya que el código podría no ser legible por un lector de código de barras.

En la pestaña 1-D options tenemos las siguientes opciones:

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Nos informa del código de barras seleccionado y el máximo de caracteres permitido, si marcamos Show text, nos mostrará en la parte inferior del código de barras el campo codificado, este punto es muy recomendable, ya que en caso de fallo de lectura del código, siempre vendría bien poder meterlo a mano gracias al intérprete. Si marcamos “remove spaces form text” eliminaremos los espacios en el valor codificado en el código de barras. Si el código de barras que utilizamos es del tipo bidimensional (Datamatrix, PDF 417…), se activará la pestaña 2-D Options.

Las opciones que aparecen en las pestañas 1-D y 2-D, dependen del código de barras seleccionado, ya que cada uno de ellos tiene unas características distintas.

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4.6

Insertar imágenes Para introducir imágenes en el proyecto de Flexmail, no tendremos más que ir a la barra superior de menú, Insert, Picture, y arrastrar el ratón

4.6.1

Nos aparecerá la siguiente pantalla, dejamos marcado fixed Picture, y hacemos clic en browse, seleccionamos la imagen deseada, y veremos la imagen en nuestro layout

Insertar imágenes variables

Es exactamente igual que el punto anterior, Insert, Picture, arrastramos el ratón, y veremos de nuevo el gráfico anterior, pero esta vez marcaremos la opción Variable Picture

En el campo source seleccionamos el campo donde se encuentra el nombre de la imágenes a usar, dichas imágenes deben estar ubicadas en el mismo directorio que el proyecto flexmail. Otra manera de seleccionar las imágenes dinámicamente es a través de las funciones, para ello, en vez de seleccionar el campo, hacemos clic en el botón fx, y diseñamos una función para la selección de la imagen, por ejemplo IF( [Sexo]=1,"hombre.jpg", "mujer.jpg")

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4.7

Navegar por los registros Resulta muy interesante una vez que hayamos terminado de diseñar la plantilla, poder visualizar los registros y así comprobar lo que se va a imprimir, esto es muy sencillo, y se realiza a través de

unas barras que encontremos cerca de las de desplazamiento , gracias a estas podremos navegar al último, primero, siguiente y anterior.

4.8

Dar formato a los datos Para dar formato a los textos o variables que vayamos insertando en nuestro proyecto, debemos hacer uso de la siguiente barra de herramientas Con ella, podremos elegir una fuente, un tamaño, negrita, cursiva, subrayado, indicar un color, indicar el ínter letrado, la justificación lateral o en altura, en incluso el número de líneas por pulgada.

4.9

Etiquetas Con Flexmail, podemos hacer etiquetas de una manera sencilla, para ello deberemos ir al menú superior, y seleccionar, File, Page setup, en la parte inferior derecha, marcaremos Labels

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En paper size seleccionamos el tamaño del pliego sobre el que vayamos a imprimir las etiquetas. En Label size, seleccionamos el tamaño de etiqueta que deseamos

En label Options definimos como queremos que fluctúe el orden de las etiquetas y el número de copias que queremos de cada una.

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4.10

Exportar un fichero de datos Es posible que necesitemos en algún momento exportar a un fichero la selección que tengamos realizada en la hoja de datos. Para esto iremos a Data, Export Data

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En esta parte haremos clic en browse, e indicaremos la ubicación, el nombre de fichero de salida, y el formato, una vez terminado esto, haremos clic en Next, nos aparecerá una nueva pantalla

Y de nuevo Next, y ya tendremos los datos en la ubicación indicada.

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