Fase 3 Real

A. ESTUDIO DE FACTIBILIDADES

A1. Factibilidad Económica: Se podrá determinar a través del flujo de efectivo y el retorno de la inversión. El flujo de Efectivo demostrará el tiempo necesario para recuperar la inversión como también la inversión realizada, necesaria para la satisfactoria implementación del proyecto.

DESCRIPCION

COSTO

1er Mes

2do. Mes

3er Mes

4to. Mes

5to. Mes

6to. Mes

7mo. Mes

8vo. Mes 9no. Mes

Beneficios Q 7,000.00 Q 6,500.00 Q 6,500.00 Q 6,500.00 Q 6,500.00 Q 6,500.00 Q 6,500.00 Q 6,000.00 Q 6,500.00 Costos Fijos Costos de Actividades

Q 4,350.00

Q 2,000.00

Q 2,000.00

Q

2,000.00

Q 2,000.00

Q 1,000.00

Q

1,000.00

Q 1,000.00

Q 1,000.00

Q 1,000.00

Q25,150.00

Q 3,143.75

Q 3,143.75

Q

3,143.75

Q 3,143.75

Q 3,143.75

Q

3,143.75

Q 3,143.75

Q 3,143.75

Q

-

Q

Q

Q

Q

-

Q

-

Q

-

Q

-

Compra del Software

Q1,000.00

Q

500.00

Q

Compra de Equipo

Q5,000.00

Q 1,000.00

Q 1,000.00

Q

Q

Q

Compra de Materiales a usar Costo Total

Q500.00 Q36,000.00

500.00 250.00

Q 6,893.75

1,000.00

250.00

Q 6,893.75

-

-

Q 1,000.00

Q 1,000.00

Q

Q

-

Q

-

Q

-

Q

-

Q

-

Q 6,143.75

Q

-

Q

-

Q

-

Q

-

Q

-

-

Q

6,143.75

Flujo de Efectivo Q 106.25 Q (393.75) Q Flujo de Efectivo Acumulado Q 106.25 Q (287.50) Q

356.25

Q

356.25

Q 6,500.00

68.75

Q

425.00

Q (6,075.00) Q (12,575.00) Q (6,075.00) Q

Q

6,500.00

Q 6,500.00

Q 6,000.00

COSTO Y BENEFICIO ACUMULADO Mes 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Q 6,500.00

(75.00) Q 6,425.00

Costo del Mes Costo Acumulado Beneficio Mes Beneficio Acumulado Q 6,893.75 Q 6,893.75 Q 7,000.00 Q 7,000.00 Q 6,893.75 Q 13,787.50 Q 6,500.00 Q 13,500.00 Q 6,143.75 Q 19,931.25 Q 6,500.00 Q 20,000.00 Q 6,143.75 Q 26,075.00 Q 6,500.00 Q 26,500.00 Q Q 26,075.00 Q 6,500.00 Q 33,000.00 Q Q 26,075.00 Q 6,500.00 Q 39,500.00 Q Q 26,075.00 Q 6,500.00 Q 46,000.00 Q Q 26,075.00 Q 6,000.00 Q 52,000.00 Q Q 26,075.00 Q 6,500.00 Q 58,500.00

RETORNO DE INVERSIÓN

Q70,000.00 Q60,000.00 Q50,000.00 Q40,000.00 Costo Acumulado Q30,000.00

Beneficio Acumulado

Q20,000.00 Q10,000.00 Q1

2

3

4

5

6

7

8

9

A1.2 FACTIBILIDAD TÉCNICA

Cuando se implementó el software en la computadora y se hicieron las pruebas nos dimos cuentas que el software que se instaló es de muy buena calidad y rápido para realizar las tareas administrativas de reportes y de facturación máximo en una empresa grande como lo es COBIGUA. HARDWARE •

Capacidad necesaria para gran cantidad de almacenamiento de datos

•

Monitor de 15 Pulgadas LCD a color de tipo VGA

•

Teclado, Mouse.

•

Seguridad para emergencias eléctricas.

•

Impresora

SOFTWARE •

Fácil adaptación y manejo para usuarios.

•

Capacidad para actualizaciones periódicas

•

Software seguro y Confiable El sistema operativo y programa de facturación a utilizar fueron diseñados exactamente para nuestro propósito, por lo será fácil de manejar, y no presentara dificultades para la presentación de reportes y ediciones para reportes y auditorias, los usuarios tendrán un acceso fácil y restringido por medio de claves que darán mas seguridad al sistema.

A1.3 FACTIBILIDAD OPERATIVA

Todas las personas que se ven involucradas en el uso del software han sido capacitadas para su dicha función. El personal que ha sido capacitado son: Jefe, Sub Jefe, Supervisor, Secretaria, Cajeros. El proyecto contará con una excelente factibilidad operativa , el personal en general recibirá una estricta capacitación que estará a cargo del Sr. Luís Fernando Hernández, Capacitador del Departamento de Sistemas todo el personal de tienda tendrá por puestos una capacitación diferente que incluye al final, una evaluación de rendimiento, como también clínicas de atención al clientes y relaciones humanas, el personal involucrado con el equipo tendrá capacitación especial con el equipo en funcionamiento para incluir en la capacitación soluciones de problemas y acciones a tomas.

B. AUDITORIA DEL NUEVO SISTEMA

B.1.1 SEGURIDAD FISICA. Los riesgos que se deben tomar en cuenta dentro de la oficina son: Fallo del Equipo. Incendios. Uso inadecuado del Sistema. Acceso Físico. C.

INSTALACIONES Salidas de Emergencia. Los Cables externos del Equipo deben de estar protegidos con material aislante al fuego para evitar riesgos de incendio por un sobrecalentamiento de cables. MOBILIARIO Debe de tener un buen acondicionamiento para el movimiento de las personas y a la vez en un lugar funcional. EQUIPO Estén en condiciones ambientales. Deben Mantenerse Limpias. Deben Mantenerse Ordenado el lugar de trabajo. Deben Conectarse correctamente. D.

Detector de Humo Antivirus

Alarma Extinguidotes

PBX

Cámara Salida de Emergencia

B.1.2 SEGURIDAD DE DATOS.

Existen riegos en la seguridad de los Datos algunos de esos riesgos se exponen a continuación: Ingreso inadecuado de Datos. Acceso no Autorizado. Intrusos en el Sistema Uso Inadecuado del sistema. Almacenamiento inadecuado. Uso ilegal de Datos. Acceso no Autorizado en la Información. RIESGO Fallo del Equipo

Incendio s

Descripción del Riesgo Virus

Causa

Entrar con Cigarros al Lugar.

Tirar colillas de cigarro donde hay papelería.

Mal Mantenimie nto

Uso Inadecu ado del Sistema

Pérdida de Información

Sobrecarga r el Equipo

Acceso Físico

Robo de Mercadería.

No contar con un

Control Propuesto Antivirus

Detector de humo.

Extinguido res. Tener una clave de Acceso

Alarma.

Descripción del Control Es un programa que detecta la entrada de archivos peligrosos al sistema. Poner el extinguidor en un lugar accesible.

Que las personas involucradas tengan una clave de acceso para entrar al sistema. Que suene una alarma

Ventaja Evitar pérdida De Archivos.

Se puede evitar daños catastrófi cos No hay pérdidas de Informaci ón.

El Equipo

Desventaj a Podría eliminar Archivos important es.

El lugar se vería muy lleno.

Solo esa persona puede entrar al sistema.

Robo dinero.

Equipo de Seguridad.

Guardia de cuando entre una persona seguridad ajena

Podría estar protegid o.

B.1.3. SEGURIDAD DE PROCEDIMIENTO. Entre los riegos que se pueden encontrar dentro de los Procedimientos del sistema son: Mantenimiento de Equipo. Cambios de Software. Controles de Usuario. Distribución de Software. No guardar los Datos en el sistema.

Un guardia podrías ser Herido

C. ANALIZAR LOS PUNTOS DE RIEGOS EN EL SISTEMA. C.1 Definición de los Puntos de Riesgos en el Sistema.

Cliente

Proceso 1 Proceso 2 Solicita Solicita Se ingresa el Se ingresa el Tipo de Servicio Nit.del cliente a producto a producto facturar consumir

R4

A1

Se consulta los datos del cliente y forma de pago

Clientes

R1

A4

Si el Prod. existe

Proceso 3 Se ingresa la cantidad a consumir

Se Revisa

Se consulta si existe el producto

Productos

Se graba la Factura

R2

Encabezado de Factura

A2

Se graba el Detalle

R1 Detalle de Facturación

A3

Se consultan los datos del cliente A1

R1 = R2 = R3 = R4 =

Clientes Se graba el vale

Catastrófico Crítico Leve Marginal

A5

R2

Vales

Actualiza la cuenta corriente del cliente A6

Cuenta corriente clientes

R1

Actualiza el inventario A4

Cliente

Productos

Se entrega la Factura

R1 Proceso 4 Si todo esta bien se manda a Imprimir la Fac

D. MANUAL DE CONTINGENCIA D.1 HACER LA TABLA DE ANALISIS DE CONTINGENCIA

Pasos Descripción

Contingencia

Solución

Tipos

Que defina el Producto

2

Productos

y no Exista.

X1

X2

Ofrecer un producto Similar

I Encabezado de Factura.

Descripción mala de los

X3

datos. X4 Mal ingreso de Datos

Detalle de Facturas X5

Anular Factura

I Anular Factura

X6

3

I Cuenta Corriente del

Mal ingreso de cuentas

Cliente.

por cobrar.

X7

X8

Corregir asiento en Libro. I

D.2 HACER EL DIAGRAMA DE CONTINGENCIA DEL SISTEMA

D.2 DIAGRAMA DE CONTINGENCIA

X1

2

3

X2LL

X3

I

I

I

3

X3

X4

X5

I

D.3 HACER TABLA DE LLAMADA

X6

I

X7

X8

I

X9

4

NOMBRE DE LA TABLA:

DEPARTAMENTO DE FACTURACION

DEPARTAMENTO: Priorid ad

A Quien

Puesto

Extensió n

Correo Electrónico

Teléfono Móvil

Teléfono Trabajo

Teléfono Casa

1

Guido Sánchez

005

guidosanchez@chiquita. com

847587 45

797935 87

62349 824

2

Dalila Morales

876

dalilamorales@chiquita. com

576236 74

244672 00

24481 743

3

Moisés Pérez

Asiste nte de Sistem as Gerent e de Sistem as Asiste nte II de Sistem as

019

[email protected] om

590987 48

242875 00

22583 456

NOMBRE DE LA TABLA:

CLASIFICAR, VERIFICAR Y GENERAR REPORTES

DEPARTAMENTO:

RECURSOS HUMANOS

Prioridad

A Quien

Puesto

Extensió n

Correo Electrónico

Teléfono Móvil

Teléfono Trabajo

Teléfono Casa

1

Berta Picón

Asistente de RRHH

765

[email protected]

53707578

2456796

24329826

3

Karla

Secretaria de RRHH

654

[email protected]

55679429

23453565

23459865

Álvarez

D.4 HACER TABLA DE INSTRUCTIVO

FACTURACION Y REPORTES PASO

RESPONSABLE DE LA ACCION 1 Cajero

2 Cajero

3 Gerente G.

ACCION Consultar datos e Ingresar encabezado de facturas Después de verificación de datos enviar la impresión de la factura Revisar Reportes

QUE HACER SI NO SE LOGRA Revisar los datos nuevamente Revisar la impresión

Solicitar Auditoria

CLASIFICAR, VERIFICAR Y GENERAR REPORTES PASO

RESPONSABLE DE LA ACCION 1 Cajero

2 Encargado

ACCION Elaborar y clasificar Reporte Requerido Revisar Reporte

QUE HACER SI NO SE LOGRA Revisar

Revisar los Reportes

3 Gerente G.

Solicitar Reporte

Solicitar y efectuar Auditoria

CONCLUSIONES FINALES

Esperamos que COBIGUA Implemente el nuevo sistema en Puerto Barrios y se extienda por el resto de la empresa.

El sistema de seguridad automatizado no reducirá el número de empleados de la Empresa sino los volverá más eficientes y los profesionalizará.

Las utilidades de la Empresa crecerán

RECOMENDACIONES FINALES

•

Para obtener una mejor rentabilidad del proyecto se deberá comprar el equipo nuevo y con su garantía respectiva.

•

La implementación se deberá efectuar únicamente con buenas capacitaciones ya que el no hacerlo podría ocasionar daños al producto.

•

Para soluciones de problemas por hurto es recomendable hacerlo con evidencia y mostrársela al infractor.