Executive Information System

Executive Information System

& Supply Chain Management Executive Information System (EIS) membantu manajemen level atas dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur menggunakan data – data yang diperoleh dari sumber internal maupun eksternal organisasi untuk mengawasi kinerja, melihat kegiatan pesaing, menemukan masalah, dan meramalkan tren. EIS memanfaatkan kombinasi penggunaan data dari sumber internal dan ekternal organisasi. EIS membantu eksekutif senior untuk memonotir kinerja organisasi, memantau perkembangan aktifitas dari pesaing, menyoroti permasalahan, mengidentifikasi peluang, dan meramalkan tren.

EIS pada era ini telah mampu membawa data dari seluruh bagian dari organisasi dan memungkinkan manajer untuk memilih, mengakses, dan menyusunnya sesuai dengan kebutuhan dengan menggunakan alat analisa yang sangat mudah digunakan. Penggunaan EIS telah menurunkan data ke level yang leih rendah sehingga executive dan bawahannya dapat melihat data yang sama dengan cara yang sama. Saat ini EIS sedang mencoba untuk mengatasi masalah penyajian data yang terlalu banyak dalam laporan tertulis dan tidak relevan dengan filter data atau dengan penggunaan format grafis (chart, ilustrasi, grafik). Penggunaan EIS biasanya diawali dengan penyajian keadaan keuangan organisasi dan situasi bisnis. Pada tahap ini, key performance indicators ditampilkan secara jelas. EIS akan menunjang ekekutif untuk menggali data lebih dalam untuk melihat data-data pendukung lainnya. Eksekutif dapat memilih level perincian (misalnya, penjualan per Negara, per kota, atau per toko ) dari data bila dibutuhkan investigasi lebih dalam. Pendekatan Topdown ini seyogyanya mampu mengarahkan pada keputusan yang lebih baik.

Terdapat beberapa kesalahan persepsi umum tentang EIS yang perlu diluruskan:

EIS bukan merupakan substitusi dari system informasi berbasis computer lain. Penggunaan EIS justru membutuhkan data dari system informasi berbasis computer lain tersebut. Penggunaan EIS tidak selalu mengharuskan penggunaan berlebihan dari komputer dan perangkat pendukung lainnya. EIS harus dipandang olah senior manajer sebagai “asisten yang terpercaya” (trusted assistant), yang dapat dipanggil kapan dan dimanapun bila dibutuhkan.

Istilah EIS mulai dikenal sekitar 1970-an di MIT. EIS yang pertama dikembangkan adalah oleh perusahaan besar yang mau mengambil resiko untuk menghasilkan competitive advantage. Sekitar pertengahan 1980-an, beberapa vendor telah mulai mengembangkan jasa berbasis pelanggan dan terus mendukung perkembangan teknologi EIS sampai sekarang. Berikut adalah alasan mengapa top eksekutif membutuhkan jenis DSS yang berbeda: •

Para eksekutif berpikir dengan orientasi organisasi secara keseluruhan

•

Mereka memiliki area control yang paling luas

•

Mereka bertanggung jawab atas pengeluaran kebijakan

•

Mereka merepresentasikan organisasi pada lingkungan di luar organisasi

•

Setiap aksi yang mereka lakukan memiliki konsekuensi pada bidang keuangan dan SDM.

Tipikal Informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif biasanya menyangkut informasi akuntansi yang berhubungan dengan pendapatan atas are operasi tertentu. Hal ini menuntut perubahan pada system akuntansi yang lebih rinci. Eksekutif juga membutuhkan informasi tentang pasar, pelanggan, dan supplier untuk menentukan stategi. Informasi yang dibutuhkan tersebut biasanya berada di lokasi yang tersebar baik dari segi system computer, bahkan diluar organ isasi. Informasi yang digunakan biasanya bersifat short-term dan volatile Produk EIS pada era awal dikembangkan untuk diterapkan pada computer berkekuatan kerja tinggi. Namum produk-produk EIS saat ini memiliki target pada platform client/server. Platform ini bersifat lebih flexible sehingga dapat diadaptasikan dengan perubahan organisasi dan perubahan teknologi. Hal tersebut memungkinkan penggunaan real-time data yang mengarahkan pada keputusan yang lebih cepat dan berdasarkan informasi yang lebih baik.

Tidak

terdapat

dibutuhkan memastikan

spesialisasi

untuk

EIS.

komponen

khusus

Hanya EIS

perlu

akan

untuk

komponen

memerhatikan

dapat

optimal

hardware

issu

dan

kunci

cocok

yang dalam

dengan

sumberdaya yang ada dalam organisasi. EIS harus dikonfigurasikan sehingga penggunaannya nyaman bagi pihak eksekutif. Berlawanan dengan komponen hardware, komponen software biasanya membutuhkan tingkat spesialisasi yang tinggi pada domain masalah yang dihadapi. Spesialisasi ini biasanya dapat dicapai dengan komponen off-the-shelf sebagai basis EIS dan modul-modul yang dikostumisasi agar sesuai dengan kebutuhan yang spesifik. Penghambat EIS umumnya bermuara pada besarnya biaya, masalah teknologi, dan masalah organisasi. Masalah tersebut biasanya disebabkan oleh factor kurangnya support manajemen, masalah politik dalam organisasi, kegagalan dari pihak pengembang, kegagalan dari factor teknologi, biaya yang terlalu jauh dari anggaran dan waktu yang dibutuhkan terlalu jauh dari rencana kerja.

Supply Chain Management Kompetisi lingkungan bisnis saat ini mempengaruhi organisasi untuk lebih memerhatikan bagaimana mereka mengelola supply chain masingmasing.

Pelanggan

makin

membutuhkan

valu

yang

lebih

besar,

pemenuhan pesanan yang lebih cepat, dan jasa yang lebih responsif ketika mereka melakukan pembelian. Product life cycle yang makin pendek, pembiayaan internasional, dan keragaman macam produk telah meningkatkan biaya dan kompleksitas supply chain. Value chain dari berbagai

macam

bisnis

saling

terhubung

sehingga

competitive

advantage dapat memiliki basis pada keseluruhan supply chain dibanding usaha pribadi organisasi.

Supply chain merupakan sebuah jaringan dari berbagai organisasi dan proses bisnis untuk melakukan pengadaan bahan mentah, mengubah bahan

tersebut

menjadi

barang

antara

dan

barang

jadi,

dan

mendistribusikan barang jadi tersebut pada pelanggan. Barang, informasi, dan pembayaran mengalir dalam supply chain secara dua arah. Awal dari Supply chain adalah bahan mentah yang digerakan oleh pengangkutan dan

mengalami

proses

produksi

sehingga

akhirnya

mencapai

pelanggan. Barang yang dikembalikan mengalir dengan arah yang berkebalikan, yaitu dari pelanggan, kembali pada penjual.

Supply

Chain

Management

adalah

koordinasi

aktivitas

yang

berhubungan dengan pembelian, membuat, dan memindahkan produk yang mengintegrasikan proses bisnis untuk mengurangi waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan bahan baku untuk kemudian dibuat menjadi barang jadi yang akan didistribusikan kepada pelanggan. Aplikasi SCM dapat berupa software yang membantu dalam supply chain planning systems, yang membantu memperkirakan jumlah kebutuhan pembelian atau yang membantu supply chain execution

systems yang mengatur distribusi barang agar sampai ke tempat yang sesuai seefisien mungkin.

Pada dasarnya, terdapat banyak sekali proses dan subproses yang terlibat dalam manajemen supply chain.Untuk mengatasinya, The Supply Chain Council (SCC) mengembangkan sebuah Supply Chain Operations Reference (SCOR) Model sebagai model referensi yang dapat

digunakan

dalam

bisnis

di

industry

manapun.

SCOR

didefinisikan sebagai sekelompok proses supply chain yang bersifat umum untuk membantu organisasi dalam memahami lebih dalam permahasalan supply chain manajemen dan menetapkan tujuan untuk supply chain improvement. SCOR mengidentifikasikan lima proses besar supply chain: •

Plan, terdiri atas proses-proses penyeimbang permintaan dan penawaran secara keseluruhan (aggregate demand and supply) untuk mengembangkan serangkaian aksi untuk mengusahakan sumberdaya, produksi, dan memenuhi ketentuan pengiriman.

•

Source, terdiri atas proses-proses untuk mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk menciptakan suatu spesifikasi tertentu

Make, terdiri atas proses-proses yang mengubah suatu benda menjadi bentuk akhir tertentu sehingga mampu memenuhi permintaan yang direncanakan atau yang benar-benar diinginkan. Deliver, terdiri atas proses-proses yang menyediakan produk jadi dan jasa siap pakai untuk memenuhi permintaan yang direncanakan atau yang benar-benar diinginkan, termasuk manajemen pemesanan, manajemen tranportasi, manajemen distribusi.

Return terdiri atas proses-proses yang berhubungan dengan pengembalian

Identify produk atau penerimaan pengembalian produk, termasuk postdelivery customer support Untuk mengelola supply chain, sebuah organisasi dapat melakukan pengeliminasian

anag langkah yang terjadi secara berulang, penundaan, dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan pengelolaan hubungan dengan anggota supply chain lainnya.

Informasi dan SCM

Inefisiensi dari supply chain, seperti kekurangan spare part, tidak optimalnya kapasitas produksi, kelebihan persediaan barang jadi, atau peningkatan biaya tranportasi, disebabkan oleh informs yang tidak akurat atau yang tidak tepat waktu. Misalnya pihak manufaktur menyimpan terlalu banyak persediaan bahan mentah, karena mereka tidak mengetahui secara prasis kapan mereka akan menerima barang baru dari supplier. Supplier mungkin memesan terlalu banyak bahan mentah karena mereka tidak memiliki informasi terperinci mengenai permintaan (demand). Bila pihak manufaktur memiliki informasi yang sempurna tentang kapan dan berapa banyak unit yang diinginkan oleh pelanggan, dan kapan barang tersebut dapat diproduksi.

DAFTAR PUSTAKA Davis, Gordon B., Manajemen Information System., terjemahan oleh Drs.Bob Widyahartono, PT.Pustaka Binaman pressindo, 1984. Murdick, Robert G., Management Information System, New Jersey, Prentice Hall Inc, 1980. Scott, George M., Principles of Management Information System, terjemahan oleh Achmad Nashir Budiman, Edisi I, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1997. Senn, James A. , Information Systems in Management, Belmont, cal, 4th edition, 1990.