Excel - Leccion 6

Trabajar con datos

6

MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION H ABILIDADES Asegurar la integridad de los datos. Restringir las entradas de celdas a ciertos tipos de datos. Permitir que sólo se introduzcan valores específicos en las celdas. Quitar, celdas, filas o columnas duplicadas de una hoja de cálculo. Ordenar datos. Ordenar datos utilizando un solo criterio. Ordenar datos utilizando múltiples criterios. Ordenar datos utilizando formato condicional. Ordenar datos utilizando atributos de celda. Filtrar datos utilizando el Autofiltro. Filtrar datos utilizando formato condicional. Filtrar datos utilizando atributos de celda. Calcular el subtotal de los datos. Agrupar y desagrupar datos para calcular el subtotal. Calcular el subtotal de los datos en una lista. Configurar los datos en un formato de tabla. Formatear una tabla utilizando un estilo rápido. Insertar una fila de totales en una tabla. Agregar y quitar filas y columnas en una tabla.

H ABILIDAD

DE LA LECCIÓN

N ÚMERO

DE HABILIDAD

Restringir los datos utilizando la validación de datos. Restringir los datos utilizando la validación

1.2.1

Quitar filas duplicadas de hojas de cálculo.

1.2.2

Ordenar datos utilizando uno o múltiples criterios. Ordenar datos utilizando uno o múltiples criterios. Filtrar y ordenar datos utilizando formato condicional. Filtrar y ordenar datos utilizando los atributos de celda. Filtrar datos utilizando el Autofiltro. Filtrar y ordenar datos utilizando formato condicional. Filtrar y ordenar datos utilizando atributos de celda.

4.6.1 4.6.1 4.6.3 4.6.4 4.6.2 4.6.3 4.6.4

Agrupar y desagrupar datos.

4.5.1

Calcular el subtotal de los datos.

4.5.2

Aplicar estilos rápidos a las tablas.

2.4.1

Agregar filas a las tablas. Insertar y eliminar filas y columnas en tablas.

2.4.2 2.4.3

1.2.1

TÉRMINOS CLAVE Orden ascendente Autofiltro Operador de comparación Criterios Orden descendente Valor duplicado Filtrar Agrupar Símbolos de esquema

103

104 | Lección 6

Cuando un nuevo empleado se integra a Contoso, su nombre se agrega a la lista de empleados. Sin embargo, lo que realmente le sería útil al gerente de oficina al momento de elaborar los horarios de trabajo sería poder ver la lista de empleados ordenada por cargo. Reorganizar los datos le permite al gerente asegurarse de que la oficina cuente con el personal completo al abrir sus puertas. También necesita actualizar los archivos de datos de los empleados con información adicional. Dado que otros empleados con frecuencia necesitan tener acceso a los archivos, el gerente planea restringir la información que puede introducirse en algunos de los archivos para asegurarse que los resultados que se obtengan sean válidos cuando se haya finalizado con la captura de datos, y cuando éstos se analicen para la toma de decisiones.

O R I E N TA C I Ó N

SOBRE EL SOFTWARE

Ficha Datos de Excel Excel es principalmente una herramienta para organizar, analizar y presentar información numérica. Ordenar los datos del mayor al menor o del menor al mayor, por ejemplo, le permite identificar rápida y fácilmente tendencias, generar pronósticos o determinar probabilidades. En esta lección, aprenderá a utilizar los comandos de la ficha Datos de Excel (ver Figura 6-1) para ordenar, filtrar y mostrar los datos necesarios para propósitos específicos.

Figura 6-1 Ficha Datos

Ficha Datos

Ordenar primera columna en orden ascendente

Ordenar primera columna en orden descendente

Filtrar datos

Iniciadordel cuadro de diálogo Ordenar

Agrupar datos

Quitar filas duplicadas

Insertar subtotales

Los comandos en esta ficha le permiten ordenar y filtrar datos, convertir texto en columMOAC Excel 2007/ETC Lección 6 fig 1 nas, asegurar la entrada de datos válidos, conducir un análisis tipo “qué pasaría si...”, y esquematizar los datos. También puede introducir datos externos en Excel empelando los comandos en la ficha Datos. Utilice esta figura como referencia a lo largo de toda esta lección y del resto del libro.

I

Asegurar la integridad de los datos

Restringir las entradas de celda a ciertos tipos de datos Una vez que decide qué validación desea emplear en una hoja de cálculo, está listo para configurar los criterios de validación, esto es, la prueba que utiliza Excel para filtrar los datos que deben introducirse o mostrarse. Cuando se restringe la entrada de datos, es necesario dar retroalimentación inmediata para indicar a los usuarios qué datos sí están permitidos. Usted puede dar un mensaje de entrada cuando se selecciona una celda restringida o un mensaje instructivo cuando se realiza una entrada no válida. Cuando se da retroalimentación clara a los usuarios, se asegura que la entrada de datos se realice sin problemas.

Trabajar con datos | 105 Abra el documento L6-1.1 Restringir las entradas de celda a cierto tipo de datos que está disponible en el CD-ROM complementario.

Usted ha tomado el primer paso para asegurar la integridad de los datos que se introduzcan en el libro Datos_de_Contoso. Un empleado no puede introducir por accidente texto o valores fuera de los parámetros que estableció en los criterios de validación. Al extender el rango más allá de los datos actuales, se aplicarán los criterios de validación cuando se introduzcan nuevos datos de los empleados.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo restringir celdas para que acepten un solo tipo de datos? 1.2.1

TOME NOTA

También puede especificar la forma en que desea que Excel responda cuando se introducen datos no válidos. En el ejercicio anterior, usted aceptó el valor predeterminado (Grave) en el cuadro Estilo en la ficha Mensaje de error (Figura 6-2 del documento del CD). Si selecciona Advertencia en el cuadro Estilo, se le advertirá que ha realizado una entrada que no está en el rango definido, pero usted podrá elegir ignorarla e introducir datos no válidos.

*

Si no introduce un mensaje o texto de error, se desplegará el mensaje predeterminado de Excel: Valor no válido. El usuario sólo puede introducir ciertos valores en esta celda.

Permitir que sólo se introduzcan valores específicos en las celdas Para facilitar la entrada de datos, o para limitarla a elementos predefinidos, usted puede crear una lista desplegable de entradas válidas. Éstas pueden ser de opción forzada (por ejemplo, sí / no) o pueden ser recopiladas de celdas de otra parte del libro. Una lista desplegable muestra una flecha en la celda. Para introducir información en la celda restringida, haga clic en la flecha y luego haga clic en la entrada que desee.

ficcos en las celdas que está disponible en el Abra el documento L6-1.2 Introducir sólo valores específi CD-ROM complementario.

Más adelante

Cuando aprenda a crear fórmulas en la Lección 7, podrá crear una fórmula que analice el número de horas trabajadas e introduzca Sí o No, con base en dicho el análisis.

En el ejercicio anterior, Contoso otorgó un seguro de salud a aquellos empleados que trabajan 30 o más horas por semana. Al aplicar un parámetro de validación en la lista (Sí / No), el gerente de oficina puede identificar rápidamente a los empleados que tienen derecho ese seguro. Usted restringió la entrada para la columna E a dos opciones, pero una lista puede incluir varias. Como lo hizo en el ejercicio, las opciones se pueden definir en el cuadro Origen de la ficha Configuración. Utilice una coma para dividir las opciones. Por ejemplo, si desea calificar el desempeño de un vendedor, podría tener tres opciones: Bajo, Promedio y Alto. Existe una gran variedad de opciones para limitar los datos que se pueden introducir en un rango de celdas. Puede incluir una lista de los criterios empleados en la hoja activa, dentro de un libro activo o en otro libro. Introduzca el rango de celdas en el cuadro Origen de la ficha Configuración o teclee el rango de celdas para los criterios. Puede calcular lo que esté permitido con base en el contenido de otra celda. Por ejemplo, puede crear una fórmula de validación de datos que introduzca Sí o No en la columna E en función del valor en la columna D. Usted aprenderá a crear fórmulas en la siguiente lección.

106 | Lección 6

La validación de datos puede hacerse con base en un número decimal con límites, una fecha en un marco de tiempo o una hora en un marco de tiempo. También puede especificar el tamaño del texto que puede introducir dentro de una celda.

Siempre pruebe la validación de datos para asegurarse que funciona correctamente. Trate de introducir datos válidos y no válidos en las celdas para cerciorarse de que su configuración funciona tal como lo planeó y que el mensaje esperado aparece cuando introduce datos no válidos.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Quitar celdas, filas o columnas duplicadas de una hoja de cálculo Un valor duplicado ocurre cuando todos los valores en una fila coinciden exactamente con todos los valores en otra fila. En una hoja de cálculo muy grande, se pueden introducir los datos más de una vez sin advertirlo. Esto tiene mayor probabilidad de ocurrir cuando más de una persona introduce datos en una hoja. Se deben quitar las filas o columnas duplicadas antes de analizar los datos. Cuando se quitan valores duplicados, sólo se afectan los valores en la selección, no se alteran o quitan los valores fuera del rango de celdas.

fillas o columnas duplicadas de una hoja que está Abra el documento L6-1.3 Quitar celdas, fi disponible en el CD-ROM complementario.

Debido a que constantemente se están eliminando datos, es conveniente copiar el rango de celdas original a otra hoja o libro antes de quitar los valores duplicados. Usted guardó el archivo al final del ejercicio anterior, por lo tanto tiene un respaldo por si quita datos que no pretendía quitar.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Más adelante en esta lección aprenderá a filtrar datos. Primero puede filtrarlos con el criterio de valores únicos para confirmar que el resultado de quitar los valores duplicados sea el que desea.

TOME NOTA

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo quitar filas duplicadas de las hojas de cálculo? 1.2.2

*

Usted está trabajando con una cantidad relativamente pequeña de datos en los ejercicios de práctica y no le tomará mucho tiempo revisarlos e identificar las entradas duplicadas. Sin embargo, piense en las empresas que tienen cientos de empleados. Es en esos casos donde se aprecia esta característica de Excel.

Usted puede especificar en qué columnas deben buscarse los duplicados. Cuando se abre el cuadro de diálogo Quitar duplicados (Figura 6-4 del documento del CD), todas las columnas están seleccionadas de manera predeterminada. Si el rango de celdas contiene muchas columnas y usted desea seleccionar sólo unas cuantas, puede quitar rápidamente todas las columnas haciendo clic en Anular selección y luego seleccionando las columnas en las que desea buscar duplicados. En los datos que se utilizan para este ejercicio, es posible que se haya introducido a un empleado dos veces, pero que el número horas sea diferente. Si usted acepta la opción predeterminada y deja todas las columnas seleccionadas, no se quitará a ese empleado.

Trabajar con datos | 107

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

I

Sin importar el formato aplicado y desplegado en una celda, el valor real de la celda se muestra en la barra de fórmulas. Los valores duplicados se determinan por el valor mostrado en la celda y no necesariamente por el valor real almacenado en la celda. Esta es una distinción importante cuando se introducen fechas en formatos diferentes. Por ejemplo, si se introduce Agosto 5, 2008 en una fila y 05/08/2008 en otra, los valores se consideran únicos, no duplicados. Es conveniente revisar el formato antes de quitar los valores duplicados.

Ordenar datos

Ordenar datos utilizando un solo criterio Los datos se pueden ordenar empleando un solo criterio (una columna) en orden ascendente o descendente. En orden ascendente, los datos alfabéticos se ordenan de la A a la Z, los datos numéricos se ordenan del más bajo al más alto o del menor al mayor, y las fechas se ordenan de la más antigua a la más reciente. En orden descendente, sucede lo opuesto: los datos alfabéticos se ordenan de la Z a la A, los datos numéricos se ordenan del más bajo al más alto o del mayor al menor, y las fechas se ordenan de la más reciente a la más antigua.

Abra el documento L6-2.1 Ordenar datos utilizando un solo criterio que está disponible en el CDROM complementario.

*

AR ACT

Ordenar datos utilizando múltiples criterios

ERÍSTI

Los comandos Filtrar y ordenar se encuentran en el grupo Modificar de la ficha Inicio, así como en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.

Es mejor tener encabezados de columnas que tengan un formato diferente al de los datos cuando ordene un rango de datos. De manera predeterminada, no se incluye el encabezado en la operación de ordenación. En su hoja se aplicó un estilo de encabezado a los encabezados de columnas. Por lo tanto, Excel reconoció la fila de encabezados y, de manera predeterminada, seleccionó la casilla Mis datos tienen encabezados en el cuadro de diálogo Ordenar.

EVA C

TOME NOTA

En este ejercicio usted ordenó con base en un solo criterio. A menos que la hoja de cálculo contenga varias celdas combinadas, usted no necesita seleccionar datos para emplear los comandos de ordenación. Los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A automáticamente ordenan el rango de datos en la columna que contiene la celda activa.

CA NU

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo ordenar datos utilizando un solo criterio? 4.6.1

Usted puede ordenar datos por más de una columna. Por ejemplo, en el siguiente ejercicio usted ordenará los datos de los empleados de Contoso por cargo y luego ordenará los nombres en orden alfabético dentro de cada categoría laboral. En el cuadro de diálogo Ordenar, identifique cada uno de los criterios por los cuales desea ordenar.

Abra el documento L6-2.2 Ordenar datos utilizando múltiples criterios que está disponible en el CD-ROM complementario.

108 | Lección 6

TOME NOTA

*

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo ordenar datos utilizando múltiples criterios? 4.6.1

Usted puede ordenar hasta por 64 columnas. Para obtener mejores resultados, el rango de celdas que ordene debe tener encabezados de columnas.

Cuando trabaja con archivos grandes, con frecuencia necesitará realizar una ordenación con base en varios criterios. La Figura 6-7 (del documento del CD) ilustra una ordenación por dos criterios. Usted puede continuar agregando niveles, así como eliminar o copiar un nivel de criterio. Para cambiar el orden, seleccione el criterio y haga clic en la flecha Subir o Bajar; las entradas que están más arriba en la lista se ordenan antes de las entradas que están más abajo. Para ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas, haga clic en el botón Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de ordenación que se muestra en la Figura 6-2. Si se activa la opción Distinguir mayúsculas de minúsculas, las entradas en minúsculas serán ordenadas antes que las entradas en mayúsculas.

Figura 6-2 Utilice criterios de mayúsculas y minúsculas para ordenar los datos

Ordenar datos utilizando formato condicional Si usted aplicó un formato condicional a un rango de celdas empleando un conjunto de iconos, puede ordenar por icono. Como aprendió en la Lección 3, puede utilizar un conjunto de iconos para hacer anotaciones y clasificar datos en categorías. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en un conjunto de iconos de tres flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa los valores medios y la flecha hacia abajo roja representa los valores más bajos.

Abra el documento L6-2.3 Ordenar datos utilizando formato condicional que está disponible en el CD-ROM complementario.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo ordenar datos utilizando formato condicional? 4.6.3

La ordenación resultó en que las flechas verdes (valores más altos) aparecieran en la parte superior. Sin embargo, los valores de rangos medio o bajo no se ordenan. Usted necesita implementar una ordenación con múltiples criterios.

La primera vez que realice una ordenación, debe seleccionar todo el rango de celdas, incluyendo la fila de encabezados de columna. Cuando desee ordenar los datos empleando diferentes criterios, seleccione cualquier celda dentro del rango de datos y se seleccionará todo el rango para esa ordenación. Sólo debe seleccionar los datos, cuando desee utilizar un rango diferente para realizar una ordenación.

Ordenar datos utilizando atributos de celdas Si formateó un rango de celdas por color de celda o por color de fuente, usted puede crear una ordenación personalizada por colores. Para ordenar por atributo de celda, use el comando Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. Cuando selecciona Orden personalizado, se abre el cuadro de diálogo Ordenar y usted puede seleccionar el orden en que desea que se ordenen los colores.

Trabajar con datos | 109 Abra el documento L6-2.4 Ordenar datos utilizando atributos de celdas que está disponible en el CD-ROM complementario.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo ordenar datos utilizando atributos de celda? 4.6.4

Cuando una hoja de cálculo contiene celdas combinadas de tamaños dispares, si no selecciona los datos antes de abrir el cuadro de diálogo Ordenar, recibirá un mensaje de error informándole que esta operación requiere que las celdas a combinar tengan el mismo tamaño. La hoja de cálculo AM_Asignaciones contenía dos filas con celdas combinadas. Por lo tanto, usted tuvo que seleccionar el rango de datos (incluyendo los rótulos de columna) la primera vez que ordenó la hoja. Si realiza más ordenaciones, Excel recordará el rango de datos y usted no tendrá que seleccionarlo de nuevo.

En Contoso, cada médico auxiliar se asigna a un médico específico. Para ayudar con la programación de los horarios, el gerente de oficina creó la hoja de cálculo AM_Asignaciones con un código de color para las asignaciones de los equipos médico/médico auxiliar. La codificación por color es un recordatorio para que, al momento de crear el horario semanal, los dos queden programados para los mismos días y horas. El código de color le permitió ordenar los datos para agrupar a cada médico con su auxiliar. La mayoría de las operaciones de ordenación se hacen por columnas, pero pueden personalizarse. Para que se realice por filas, haga clic en Opciones en el cuadro de diálogo Ordenar y seleccione Ordenar de izquierda a derecha debajo de Orientación (ver Figura 6-2). Los criterios de ordenación se guardan con el libro para que usted pueda volverlos a aplicar cada vez que lo abra. La Tabla 6-1 resume los criterios de ordenación ascendente predeterminados de Excel. El orden se invierte para la ordenación descendente.

Tabla 6-1 Criterios de ordenación ascendente predeterminados

VALOR

C RITERIO

Números

Del número negativo menor al número positivo mayor.

Fechas

De la fecha más antigua a la fecha más reciente.

Texto

Los datos alfanuméricos se ordenan de izquierda a derecha, caracter por caracter. Por ejemplo, A5, A501, A51 están ordenados correctamente.

DE ORDENACIÓN ASCENDENTE

Los números y símbolos se ordenan antes que el texto. Si la opción Distinguir mayúsculas de minúsculas está activa, se ordena el texto en minúsculas antes que el texto en minúsculas. Valores lógicos

Falso se coloca antes que Verdadero.

Celdas en blanco

Tanto en la ordenación ascendente como en la descendente, las celdas en blanco se colocan en último lugar.

110 | Lección 6 I

Filtrar datos

X

EVA C

CA NU

Utilizar el Autofiltro

ERÍSTI

AR ACT

La función Autofiltro consiste en una serie de filtros integrados que le permite extraer datos rápida y fácilmente: al emplearla, puede encontrar y trabajar con un subconjunto de datos provenientes de un rango de celdas o de columnas de tablas que usted haya especificado. Puede emplear el Autofiltro para crear tres tipos de filtros: lista de valores, formato o criterios. Son mutuamente excluyentes, por ejemplo: usted puede filtrar una lista por valores o por formato, pero no por ambos.

REF

Consulte Configurar los datos en un formato de tabla más adelante en esta lección.

filtro que está disponible en el CD-ROM complemenAbra el documento L6-3.1 Utilizar el Autofil tario.

TOME NOTA

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo utilizar la función Autofiltro para aislar datos específicos? 4.6.2

*

Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

En este ejercicio empleó dos filtros de texto para mostrar sólo los cargos de recepcionistas y encargado de las cuentas por cobrar. Esta información es especialmente útil a la hora en que el gerente de oficina tiene que crear un horario de trabajo. La función Autofiltro le permite aislar rápidamente los datos relevantes.

Crear un Autofiltro personalizado Usted puede crear un Autofiltro personalizado para filtrar aún más los datos empleando dos operadores de comparación. Un operador de comparación es un signo que se utiliza en los criterios para comparar dos valores. Por ejemplo, puede crear un filtro para encontrar los valores mayores a 50 pero menores a 100. Mayor que y menor que son operadores de comparación. Este filtro mostraría los valores de 51 a 99.

filtro personalizado que está disponible en el CD-ROM Abra el documento L6-3.2 Crear un Autofil complementario.

Los operadores de comparación se utilizan para crear una fórmula que Excel emplea para filtrar datos numéricos. Los operadores se enlistan en la Tabla 6-2. Tabla 6-2 Operadores de comparación

O PERADOR

S IGNIFICADO

=

Igual a

>

Mayor que

<

Menor que

>=

Mayor o igual que

<=

Menor o igual que

<>

Distinto de

Trabajar con datos | 111

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo crear un Autofiltro personalizado? 4.6.2

Figura 6-3 Filtro personalizado de dos criterios

Igual a y Menor que son opciones para crear filtros de texto personalizados. Las opciones de los Filtros de texto también le permiten filtrar el texto que comienza con una letra específica (opción Comienza por) o texto que tiene una letra específica en cualquier parte del texto (opción Contiene). Como se ilustra en la Figura 6-3, usted puede diseñar un filtro personalizado de dos criterios que seleccione los datos que contengan ambos criterios (opción Y ) o seleccionar los datos que contienen uno u otro criterio (opción O). Si usted selecciona O, se extraerán menos datos.

El filtro devolverá los datos que contienen ambos criterios

El filtro devolverá los datos que cumplen con cualquiera de los dos criterios

Excel 2007/ETC Lección 6 fig condicional 13 Filtrar datosMOAC utilizando el formato

Si aplicó un formato condicional a un rango de celdas, usted puede filtrar los datos por ese formato. En el siguiente ejercicio se emplean conjuntos de iconos para identificar el número de horas que los empleados trabajan cada semana, y se utilizó el color de fuente para identificar el auxiliar médico asignado a cada médico.

Abra el documento L6-3.3 Filtrar datos utilizando el formato condicional que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo filtrar datos utilizando formato condicional? 4.6.3

Como aprendió en la Lección 3, un formato condicional es una guía visual que le ayuda a entender rápidamente la variación en los datos de una hoja de cálculo. Al utilizar el formato condicional como filtro, usted puede fácilmente resaltar celdas o rangos de interés, con el propósito de enfatizar algunos valores, de acuerdo a uno o más criterios.

Filtrar datos utilizando atributos de celda Si formateó un rango de celdas con un color de relleno o con un color de fuente, puede filtrarlo según estos atributos. Cuando se emplean atributos de celda, no es necesario seleccionar el rango de datos que se va a filtrar pues Excel buscará cualquier celda que contenga ya sea un color de fondo, o un color de fuente específicos.

Abra el documento L6-3.4 Filtrar datos utilizando atributos de celda que está disponible en el CDROM complementario.

112 | Lección 6

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo filtrar datos utilizando atributos de celdas? 4.6.4

I

En los ejercicios anteriores, usted empleó las funciones Ordenar y Filtro para agrupar datos, empleando una gran variedad de criterios. Ambas funciones tienen mucho en común: le permiten seleccionar y analizar datos específicos con lo que usted puede enfocarse en datos que cumplen con ciertos criterios. Ahora bien, cuando utiliza la función Ordenar, los datos que no se relacionan con estos criterios, se muestran. Por el contrario, cuando emplea la función Filtro, los datos no relacionados permanecen ocultos.

Calcular el subtotal de los datos Agrupar y desagrupar datos para calcular los subtotales Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema. Agrupar significa organizar los datos para que se puedan ver en un esquema que se puede contraer y expandir. Para agrupar los datos, cada columna debe tener un rótulo en la primera fila, y la columna debe contener datos similares que deben ordenarse por la columna o columnas.

Abra el documento L6-4.1 Agrupar y desagrupar datos para calcular los subtotales que está disponible en el CD-ROM complementario.

En los ejercicios anteriores, usted agrupó los datos de los sueldos de Contoso y calculó los subtotales manualmente. En el siguiente ejercicio, utilizará una función que permite obtener los subtotales de manera automática. ¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo agrupar y desagrupar datos? 4.5.1

Para esquematizar los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencia a las celdas en cada una de las filas de detalle para ese grupo. En el ejercicio anterior, su esquema contenía sólo dos niveles ya que usted tenía un nivel de subtotal y un total general. Usted puede crear un esquema de hasta ocho niveles. Cada nivel interno muestra datos de detalle para el nivel externo anterior. Los niveles internos se representan por un número mayor de símbolos de esquema, esto es, símbolos que usted puede emplear para cambiar la vista de una hoja esquematizada. Usted puede mostrar u ocultar datos detallados presionando el signo más, el signo menos y los números 1, 2 ó 3 que indican el nivel de esquema.

Calcular el subtotal de los datos en una lista Usted puede calcular automáticamente los subtotales y totales generales de una columna por medio del comando Subtotal en el grupo Esquema de la ficha Datos. Usted puede incluir más de un tipo de función de resumen para cada columna. El comando Subtotal esquematiza la lista para que usted pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Abra el documento L6-4.2 Calcular el subtotal de los datos en una lista que está disponible en el CD-ROM complementario.

Cuando los datos para los cuales desea calcular el subtotal pueden agruparse de acuerdo a una categoría (como la categoría laboral en este ejercicio), el comando Subtotal es la mejor opción. Sin embargo, cuando los datos no están categorizados, usted puede insertar subtotales de manera manual como lo hizo en el ejercicio anterior.

Trabajar con datos | 113

Cuando los datos para los cuales desea calcular el subtotal pueden agruparse de acuerdo a una categoría (como la categoría laboral en este ejercicio), el comando Subtotal es la mejor opción. Sin embargo, cuando los datos no están categorizados, usted puede insertar subtotales de manera manual como lo hizo en el ejercicio anterior.

¿LISTO PARA LA CCERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar subtotales en una lista? 4.5.2

TOME NOTA

I

Usted puede calcular el subtotal de cada uno de los grupos de una categoría. Por ejemplo, puede calcular el subtotal de los sueldos para los encargados de las cuentas por cobrar, o el de los empleados de la administración de registros, así como calcular el total para todo el personal.

*

Si el libro está configurado para calcular las fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular automáticamente los valores del subtotal conforme usted modifica los datos de detalle.

Configurar los datos en un formato de tabla Formatear una tabla utilizando un estilo rápido Cuando crea una tabla, las herramientas de tabla están disponibles y aparece la ficha Diseño en la cinta de opciones. Usted puede utilizar las herramientas de la ficha Diseño para personalizar o modificar la tabla. El grupo Estilos de tabla muestran cuatro estilos. Haga clic en las flechas a la derecha de los estilos para ver otras opciones disponibles.

Abra el documento L6-5.1 Formatear una tabla utilizando un estilo rápido que está disponible en el CD-ROM complementario.

Puede convertir un rango de celdas en una tabla de Excel para administrar y analizar de manera independiente un grupo de datos relacionados. Cuando inserta una tabla, de manera predeterminada los filtros en la fila de encabezados están habilitados para que usted pueda filtrar u ordenar la tabla rápidamente. Como verá en el siguiente ejercicio, usted puede agregar una fila de totales que incluye una lista desplegable de funciones para cada celda de esa fila. Usted puede insertar más de una tabla en una misma hoja de cálculo.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo aplicar estilos rápidos a las tablas? 2.4.1

TOME NOTA

*

Dado que los datos seleccionados para la tabla no tenían encabezados, se asignaron los nombres predeterminados (Columna1) arriba de la tabla.

Insertar una fila de totales en una tabla Para calcular el total de los datos en una tabla de Excel podría insertar una fila nueva al final de la tabla, pero es más rápido emplear el comando Fila de totales en el grupo Opciones de estilo de tabla.

fila de totales en una tabla que está disponible en el CDAbra el documento L6-5.2 Insertar una fil ROM complementario.

114 | Lección 6

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo crear una fila de totales en una tabla? 2.4.2

Si usted presiona la tecla Tab en la última celda de la última fila de la tabla, se agregará una fila en blanco al final de la tabla, lo que le permitirá agregarle datos. Sin embargo, una vez que se ha agregado una fila de totales a la tabla, no se agregará una nueva fila.

Agregar y quitar filas y columnas en una tabla Después de que crear una tabla en la hoja de cálculo, usted puede agregar filas o columnas: puede agregar filas adyacentes a una tabla usando el mouse para arrastrar el controlador de tamaño hacia abajo para seleccionar las filas o arrastrarlo a la derecha para seleccionar las columnas; también puede hacerlo introduciendo texto o valores en una fila o columna adyacente que desee incluir en la tabla; también puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, o insertar filas o columnas en cualquier lugar de ella.

fillas o columnas en una tabla que está disponible en el Abra el documento L6-5.3 Agregar y quitar fi CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo agregar y quitar filas o columnas en una tabla? 2.4.3

Cuando ajusta el tamaño de una tabla, los encabezados deben permanecer en la misma fila y el nuevo rango debe superponerse al original. En este ejercicio, usted agregó a la tabla una fila que estaba debajo de ella pero no podría agregar una fila que estuviera arriba de la tabla. Puede hacer clic en el controlador de tamaño localizado en la esquina inferior derecha de la tabla y arrastrarlo a la derecha para agregar una columna. Cuando termine de trabajar con la tabla, puede hacer clic en Convertir en rango en el grupo Herramientas y convertir la tabla en un rango de datos. El formato, los encabezados de columna y el total de la tabla se conservan. En el ejercicio anterior, usted restringió la columna E a números enteros. Cuando tecleó el encabezado de columna, se abrió el cuadro de diálogo Entrada no válida permitiéndole anular la restricción de datos. El texto fue aceptado cuando hizo clic en Sí para continuar.

Trabajar con datos | 115

MATRIZ DE RESUMEN DE HABILIDADES EN

ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ

H ABILIDAD

DE LA MATRIZ

N ÚMERO

DE HABILIDAD

A asegurar la integridad de los datos. A restringir el tipo de datos que se pueden introducir dentro de celdas específicas.

Restringir los datos utilizando la validación de datos.

1.2.1

A permitir que sólo se introduzcan valores específicos en las celdas.

Restringir los datos utilizando la validación de datos.

1.2.1

A quitar filas de datos duplicados de una hoja.

Quitar filas duplicadas de hojas de cálculo.

1.2.2

A ordenar datos utilizando uno o múltiples criterios.

Ordenar datos utilizando uno o múltiples criterios.

4.6.1

A ordenar datos utilizando conjuntos de iconos de formato condicional.

Filtrar y ordenar datos utilizando formato condicional.

4.6.3

A ordenar datos utilizando el color de celda o de fuente.

Filtrar y ordenar datos utilizando los atributos.

4.6.4

Filtrar datos utilizando el Autofiltro.

4.6.2

A ordenar datos.

A filtrar datos. A utilizar el AutoFiltro para aislar datos específicos.

A utilizar conjuntos de iconos para aislar algunos datos. Filtrar y ordenar datos utilizando un formato.

4.6.3

A filtrar datos utilizando el color de celda o de fuente.

Filtrar y ordenar datos utilizando atributos de celda.

4.6.4

A agrupar y desagrupar datos para insertar subtotales.

Agrupar y desagrupar datos.

4.5.1

A calcular automáticamente el total de las filas de datos relacionados insertando subtotales.

Calcular el subtotal de los datos.

4.5.2

A aplicar un estilo rápido para formatear una tabla.

Aplicar estilos rápidos a las tablas.

2.4.1

A aumentar el tamaño de un tabla insertada insertando una fila o filas debajo de la tabla.

Agregar filas a las tablas.

2.4.2

A insertar y eliminar filas en blanco en tablas.

Insertar y eliminar filas y columnas en tablas.

2.4.3

A calcular el subtotal de los datos.

A configurar los datos en formato de tabla.