Excel - Leccion 4

Formato de hojas de cálculo

4

MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION H ABILIDADES

H ABILIDAD

N ÚMERO

DE LA MATRIZ

DE HABILIDAD

Trabajar con filas y columnas. Insertar o eliminar una fila o columna.

Insertar y eliminar celdas, filas y columnas.

2.2.1

Modificar el alto de fila y el ancho de columna.

Modificar el alto y ancho de columna.

2.24

Modificar una fila o columna completa.

Formatear filas y columnas.

2.2.2

Ocultar y mostrar una fila o columna.

Mostrar y ocultar filas y columnas.

2.2.3

Utilizar temas.

Utilizar temas para formatear libros.

2.1.1

Formatear el fondo de una hoja.

Formatear los fondos de hojas de cálculo.

2.1.4

Cambiar el color de una etiqueta de una hoja.

Agregar color a las etiquetas de una hoja.

2.1.3

Ver e imprimir las líneas de cuadrícula de una hoja de cálculo.

Mostrar y ocultar líneas de cuadrícula y encabezados.

2.1.2

Ver e imprimir encabezados de columna o de fila.

Mostrar y ocultar líneas de cuadrícula y encabezados.

2.1.2

Insertar encabezados y pies de página.

Agregar y modificar encabezados y pies de página.

5.5.4

Agregar y mover un salto de página.

Insertar y mover un salto de página.

5.5.2

Establecer los márgenes.

Establecer los márgenes.

5.5.3

Establecer la orientación de una hoja de cálculo en la página.

Cambiar la orientación de una hoja de cálculo.

5.5.5

Cambiar la escala de una hoja de cálculo para que quepa en una página impresa.

Cambiar la escala del contenido de una hoja de cálculo para que quepa en una hoja impresa.

5.5.6

Modificar el aspecto de una hoja de cálculo.

Preparar un documento para su impresión.

TÉRMINOS CLAVE Borde Encabezado de columna Ancho de columna Tema de documento Pie de página Líneas de cuadrícula Encabezado Orientación Salto de página Vista previa de salto de página Vista preliminar Encabezado de fila Alto de fila Escala

61

62 | Lección 4

Una agencia de viajes vende productos y servicios relacionados con viajes que proporcionan terceras empresas como aerolíneas, hoteles y líneas de cruceros. Viajes Margie diseña paquetes de viajes corporativos y de placer a la medida de las necesidades de sus clientes. La dueña, Margie Shoop, se especializa en ofrecer un servicio detallado y personalizado para asegurar a los clientes que tendrán una experiencia de viaje agradable y sin problemas. Para ello, emplea a consultores de viaje experimentados cuyo objetivo es ahorrarle tiempo, esfuerzo y dinero al cliente. La empresa tiene una línea directa de servicios de emergencia que trabaja las 24 horas del día, los 7 días a la semana y un número gratuito de accesibilidad en todo el país para los viajeros de negocios y turistas.

O R I E N TA C I Ó N

SOBRE EL SOFTWARE

Comandos de diseño de página Una de las formas más fáciles de compartir la información de una hoja de cálculo o de un libro es imprimir copias para que otros la revisen. Aunque seguirá empleando algunos de los grupos de comandos de la ficha Inicio conforme dé formato a las hojas de cálculo, principalmente utilizará los grupos de comandos de la ficha Diseño de página que se muestra en la Figura 4-1, para preparar las hojas para su impresión y distribución. La aplicación de las técnicas de formato de estos grupos de comandos asegurará que sus hojas de cálculo impresas sean más útiles, legibles y atractivas. Figura 4-1 Use los grupos de comandos de la ficha Diseño de página para preparar las hojas de cálculo para su impresión Temas de documentos: una nueva característica del 2007

Use los comandos Configurar página para ajustar con precisión los documentos impresos

Cambie la escala de los datospara que se ajusten a una página impresa

Imprima las líneas de cuadrícula y los encabezados

MOAC Excel 2007/ETC Lección 4 fig 4-1

I

Trabajar con filas y columnas

Insertar o eliminar una fila o columna Después de haber introducido algunos datos, con frecuencia necesitará insertar filas o columnas adicionales. Para insertar una fila, seleccione la fila o una celda en la fila debajo de donde desea que aparezca porque la nueva fila se inserta por arriba de la celda o fila seleccionada. Por ejemplo, para insertar una fila por arriba de la fila 10, haga clic en cualquier celda en la fila. La inserción de columnas funciona de la misma manera. Si desea insertar una columna a la izquierda de la columna D, haga clic en cualquier celda de la columna D. Las columnas se insertan a la izquierda de la celda seleccionada. De manera predeterminada, la columna insertada se formatea de igual forma que la columna a la izquierda. Los mismos principios se aplican cuando necesita eliminar una fila o una columna. En el siguiente ejercicio, usted eliminará una fila entera de una hoja de cálculo.

Formato de hojas de cálculo | 63

TOME NOTA

*

No importa qué columna utilice para seleccionar las celdas cuando desee insertar filas o qué fila seleccione cuando desee insertar columnas.

filla o columna que está disponible en el CDAbra el documento L4-1.1 Insertar o eliminar una fi ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar filas o columnas en una hoja de cálculo? 2.2.1

Un asociado en Viajes Margie preparó el libro que usted abrió en el ejercicio anterior para un cliente corporativo que premia a sus mejores representantes de ventas con un crucero. El libro contiene datos de los cruceros para las fechas y lugares especificados por el cliente. En los siguientes ejercicios, continuará aplicando las herramientas de formato para hacer que el libro sea más fácil de entender y para mejorar la presentación de los datos al cliente.

Modificar el alto de fila y el ancho de columna De manera predeterminada, todas las columnas de una nueva hoja de cálculo tienen el mismo ancho y todas las filas tienen el mismo alto. En la mayoría de los casos, usted necesitará cambiar estos valores predeterminados para acomodar más o menos datos. Los cambios pueden hacerse empelando los comandos de formato en el grupo Celdas de la ficha Inicio. Al modificar el alto de las filas y el ancho de las columnas se logra que el contenido de una hoja de cálculo sea más fácil de leer y que se incremente su atractivo visual. Para adaptar el contenido de una fila o de una columna, usted puede establecer que el alto o el ancho tengan un valor específico, o bien, cambiarlos arrastrando el borde (la línea que separa a las filas o a las columnas).

X

ficar el alto de fi filla y el ancho de columna que está disponible en el Abra el documento L4-1.2 Modific CD-ROM complementario. REF

En lecciones anteriores, usted utilizó la opción Autoajustara que consiste en hacer doble clic en el borde derecho de la columna. ¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo modificar el alto de fila y el ancho de columna en una hoja de cálculo? 2.2.4 Más adelante

El alto de fila, o sea la altura de arriba a abajo, se mide en puntos. Un punto equivale a un 1/72 de pulgada. El alto de fila predeterminado es de 15 puntos, pero usted puede especificar valores de 0 a 409 puntos. Aunque puede especificar un ancho de columna de 0 a 255 caracteres, el ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres (basado en la fuente y tamaño de fuente predeterminados). Si el ancho de columna o el alto de fila se establecen en 0, la columna o la fila se ocultan. Como aprendió en la Lección 2, cuando el texto que introduce sobrepasa el ancho de la columna, el texto se desborda a la siguiente columna o se trunca cuando la siguiente celda contiene datos. En estos casos aparece una serie de símbolos #### (ver Figura 4-2) que indica que el número es más grande que el ancho de la celda.

Usted aprenderá a ocultar filas y columnas más adelante en esta lección.

Figura 4-2 El número es más grande que el ancho de columna Indica que el número es más grande que el ancho de columna

64 | Lección 4

OTRA MANERA

Para ajustar rápidamente las entradas en todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en Seleccionar todo y a continuación haga doble clic en uno de los bordes de la columna.

Cuando se emplea la función Autoajustar ancho de columna y dependiendo de la alineación de los datos, éstos pueden verse amontonados. Esto se debe a que dicha función ajusta el ancho de la columna al ancho exacto de la entrada más larga que se haya introducido en ella. Después de emplear la opción, utilice el mouse para arrastrar el borde derecho cuando una columna con datos alineados a la derecha es adyacente a una con datos alineados a la izquierda, como se muestra en la Figura 4-3.

Figura 4-3 Arrastre el borde de la columna para separar las columnas alineadas a la derecha de las columnas alineadas a la izquierda

Encabezado de columna

Borde de columna

MOAC Excel 2007/ETC Lección fig 4-5 de Cuando arrastre el borde, el 4ancho

la columna - en caracteres y en pixeles - aparece en la Información en pantalla, arriba de los encabezados de fila (ver Figura 4-4.)

Figura 4-4 Ancho de columna que se muestra cuando arrastra el borde

OTRA MANERA

TOME NOTA

*

Cuando esté más familiarizado con las formas de modificar filas y columnas, seguramente seleccionará un método para emplearlo de manera consistente.

También puede utilizar el comando Copiar formato para copiar el ancho de una columna a otras columnas: seleccione el encabezado de la primera columna, haga clic en Copiar formato y luego haga clic en el encabezado de la columna o columnas a las que desee aplicar el ancho de columna.

Usted puede cambiar el ancho predeterminado para todas las columnas en una hoja de cálculo o de un libro: en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y en la sección Tamaño de celda, haga clic en Ancho predeterminado...; en el cuadro de diálogo Ancho predeterminado, teclee una medida de columna predeterminada. Si cambia el ancho de columna predeterminado en una hoja de cálculo que contiene datos, sólo se cambiará en las celdas vacías. Las columnas que contienen datos o que han sido formateadas previamente conservarán su formato.

Formato de hojas de cálculo | 65

Modificar una fila o columna completa Para ahorrar tiempo, lograr un aspecto consistente y alinear el contenido de las celdas de manera uniforme, es conveniente aplicar el mismo formato a toda una fila o columna. Para aplicar un mismo formato a una fila o columna, haga clic en el encabezado de fila o encabezado de columna (la letra o número que lo identifica) para seleccionarlo, y después, aplique el formato o estilo deseado.

fila o columna completa que está disponible en el CDAbra el documento L4-1.3 Formatear una fil ROM complementario.

Si selecciona la fila 1 en lugar de un rango de datos y aplica el estilo, el estilo del borde inferior se extenderá hasta el final de la fila (celda XFD1).

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

TOME NOTA

*

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo formatear filas o columnas completas? 2.2.2

El formato Contabilidad se aplicará a cualquier número que introduzca en las columnas C o D, incluso si, por ejemplo, introduce el número como moneda.

Cuando se formatea la fila o la columna completa que contiene los datos, en lugar de aplicar el formato a un rango de celdas, se tiene una gran ventaja: cuando se insertan filas o columnas, o se añaden datos adicionales a la hoja de cálculo, éstos se formatean correctamente.

Ocultar y mostrar una fila o columna Habrá ocasiones en las que usted no desee o no necesite que todas las filas y columnas estén siempre visibles, especialmente si la hoja de cálculo contiene una gran cantidad de filas o columnas. Usted puede ocultar una fila o columna empleando el comando Ocultar o estableciendo que el alto de fila o el ancho de columna sean cero. Cuando las filas están ocultas no aparecen ni en la pantalla, ni en las impresiones.

filla o columna que está disponible en el CDAbra el documento L4-1.4 Ocultar o mostrar una fi ROM complementario.

TOME NOTA

*

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo ocultar y mostrar filas o columnas en una hoja de cálculo? 2.2.3

Para mostrar una fila o columna oculta, debe hacer clic en su encabezado para seleccionarla por completo. Seleccionar las celdas no liberará las filas o columnas ocultas

Una hoja de cálculo puede contener filas o columnas con información sensible que quizá no esté utilizando, o que no desee que esté visible mientras trabaja en otras áreas de la hoja. Por ejemplo, si la persona que está trabajando en la hoja de cálculo de Cruceros_de_Margie desea concentrarse en los cruceros a sólo uno de los destinos, puede ocultar las filas que contienen los datos de los otros destinos. Para hacer que las filas ocultas sean visibles, seleccione la fila por arriba y la fila por abajo de la fila o filas ocultas y utilice los comandos de Formato para mostrarlas. Si la primera fila está oculta, utilice la función Ir a. Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas adyacentes y siga los mismos pasos que siguió para mostrar las filas ocultas.

66 | Lección 4

Cuando selecciona las filas 10 y 16 para mostrar las filas, debe seleccionarlas de manera que incluyan las filas ocultas. Presione la tecla Mayús cuando seleccione la fila 16 o seleccione la fila 10 y arrastre para incluir la fila 16. Si selecciona la fila 10, presiona la tecla Ctrl y hace clic en la fila 16, no se mostrarán las filas ocultas.

ERÍSTI

Elegir un tema para una hoja de cálculo

AR ACT

EVA C

EVA C

Utilizar temas

ARA CT

ERÍ ISTI

I

Usted aprenderá a utilizar la función Ir a en la Lección 5.

CA NU

Más adelante

CA NU

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Excel cuenta con varios temas de documento predefinidos. Cuando se aplica un tema a una hoja de cálculo o a un libro, los colores, las fuentes y los efectos contenidos en ese tema sustituyen a cualquier estilo que se haya aplicado a celdas o a rangos de celdas.

Si usted u otro usuario han personalizado uno o más temas de documento, éstos aparecerán al principio de la lista por lo que tendrá que desplazarse hacia abajo para ver todos los temas integrados.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Abra el documento L4-2.1 Elegir un tema para una hoja de cálculo que está disponible en el CDROM complementario.

TOME NOTA

*

Si usted no hubiera cambiado el tamaño de fuente antes de aplicar el estilo de título, el título se hubiera mostrado en 11 puntos ya que éste es el tamaño de fuente predeterminado para los temas.

La Figura 4-8 muestra los 20 temas integrados para Excel 2007. Los estilos que usted aplicó en los ejercicios anteriores eran los asociados con el tema de Office que es el tema predeterminado. Cuando abrió la galería de estilos, se mostraron los colores, fuentes y efectos que componen el tema de Office.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo utilizar temas para formatear una hoja de cálculo? 2.1.1

Recuerde que los estilos se emplean para formatear celdas o rangos específicos dentro de una hoja de cálculo. Los temas de documento se usan para aplicar conjuntos de estilos (colores, fuentes, líneas y efectos de relleno) a todo un documento. Todos los estilos del tema de Office que aplicó a los títulos en el ejercicio anterior cambiaron cuando usted aplicó un tema diferente. En este ejercicio, usted aplicó dos temas de documento para que la dueña de Viajes Margie pudiera seleccionar el que se utilizará para todos los documentos de la empresa. Dado que los temas son constantes en los programas de Microsoft Office 2007, todos los documentos empresariales de Viajes Margie pueden tener un aspecto uniforme. Muchas empresas crean un tema de documento personalizado y lo usan consistentemente. Usted puede experimentar aplicando varios temas predefinidos hasta decidirse por un aspecto que le sea atractivo, o bien puede diseñar un tema personalizado como lo hará en el siguiente ejercicio.

EVA C

CA NU

Personalizar un tema

Formato de hojas de cálculo | 67

ERÍSTI

AR ACT

Usted puede crear un tema personalizado realizando cambios a uno o más de los componentes del tema: colores, fuentes o efectos de línea o de relleno. Puede personalizar uno de los temas existentes para crear su propio tema. Los cambios que haga a uno o más de los componentes del tema afectan de inmediato a los estilos que haya aplicado en el documento activo.

Personalizar un tema seleccionando colores Cuando cambia uno de los colores para crear un tema personalizado, los que se muestran en el botón Colores del tema y a un lado del nombre Colores del tema cambian para reflejar los cambios.

Abra el documento L4-2.3 Personalizar un tema seleccionando colores que está disponible en el CDROM complementario.

TOME NOTA

*

Para restablecer todos los elementos del color del tema a sus colores originales, haga clic en Restablecer antes de hacer clic en Guardar.

En el cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema, haga clic en el botón junto al elemento del color del tema que desea modificar. Los colores del tema se muestran en todas las galerías de colores junto con un conjunto de tonos y matices basados en ellos. Ahora puede seleccionar otros colores de este conjunto ampliado para aplicarlos a partes específicas de un libro, con la seguridad de que dichos colores forman parte del mismo tema y por tanto se conserva la armonía. Cuando los colores del tema cambian, también cambia la galería de colores así como todo el contenido del documento que los está utilizando. Es fácil crear su propio tema para aplicarlo a todos sus libros de Excel y sus demás documentos de Office 2007. Usted puede escoger cualquier combinación de colores de los temas integrados (ver la Figura 4-9), o puede crear su propia combinación de colores. Cuando hizo clic en Crear nuevos colores del tema..., se abrió el cuadro de diálogo que se muestra en la Figura 4-10. Los colores del tema contienen cuatro colores para el texto y los fondos, seis colores de énfasis y dos colores para hipervínculos. Al personalizar un tema, usted puede cambiar uno o todos los colores.

Personalizar un tema seleccionando una fuente y efectos Ahora que ha personalizado el color de su tema, está listo para elegir la fuente. Seleccione fuentes y efectos que creen una imagen única para sus documentos. Los temas incluyen una fuente para los encabezados y otra para el cuerpo. Cuando hace clic en el botón Fuentes del tema, debajo del nombre Fuentes del tema podrá ver los nombres de las que se emplean para los encabezados y para el texto del cuerpo.

Abra el documento L4-2.4 Personalizar un tema seleccionando una fuente y efectos que está disponible en el CD-ROM complementario.

68 | Lección 4

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo utilizar los temas para formatear hojas de cálculo? 2.1.1

I

Si su fuente de tema personalizada no se aplica automáticamente, haga clic en Estilos de celda y haga clic en la fuente para encabezados personalizada para aplicarla.

Usted puede personalizar los temas integrados a través de la forma en que aplica los atributos del tema. Por ejemplo, si le gustan los colores del tema Brío, pero desea utilizar una fuente diferente, primero aplique el tema y después haga clic en Fuentes del tema y seleccione una fuente que sí le agrade. Puede entonces guardar ese tema y aplicarlo a otros documentos. Aunque no puede personalizar los efectos del tema, puede aplicar un efecto integrado diferente para modificar el aspecto modificando el sombreado, el biselado u otros efectos.

Modificar el aspecto en pantalla e impreso de una hoja de cálculo Formatear el fondo de una hoja Usted puede emplear una imagen como fondo de una hoja de cálculo para propósitos visuales únicamente. El fondo se guarda junto con la hoja, pero no se imprime, no se conserva en una hoja de cálculo, ni como un elemento que usted guarda como página Web. Dado que el fondo de una hoja no se imprime, no puede utilizarse como una marca de agua.

Abra el documento L4-3.1 Formatear el fondo de una hoja que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar y formatear una imagen como un fondo de hoja de cálculo? 2.1.4

Con frecuencia, la dueña de Viajes Margie emplea hojas de cálculo durante sus presentaciones a los clientes y les proporciona copias impresas. Usted puede aumentar la efectividad de una presentación de hojas de cálculo agregando una imagen de fondo y color a las etiquetas. Cuando se emplea una imagen de fondo es mejor quitar las líneas de cuadrícula pero conviene incluirlas al imprimir pues hacen que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer. Asimismo, imprimir los encabezados de columnas o de filas ayuda a ubicar la información necesaria.

Cambiar el color de una etiqueta de una hoja de cálculo De manera predeterminada, un libro nuevo contiene tres hojas de cálculo en blanco que se identifican como Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Con mucha frecuencia usted empleará más de una hoja para introducir datos relacionados, ya que es más fácil moverse entre hojas que desplazarse de arriba a abajo entre grandes cantidades de datos. Para facilitar la ubicación de la información necesaria, agregue color a las etiquetas de las hojas.

Abra el documento L4-3.2 Cambiar el color de una etiqueta de una hoja de cálculo que está disponible en el CD-ROM complementario.

Más adelante

En la Lección 5, usted aprenderá a cambiar el nombre de las hojas de cálculo.

Formato de hojas de cálculo | 69 ¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo cambiar el color de etiqueta de una hoja de cálculo? 2.1.3

TOME NOTA

El libro contenía datos sobre cruceros a tres destinos en una sola hoja de cálculo. En este ejercicio, usted separó los datos para que cada destino estuviera en una hoja diferente.

*

Las hojas de cálculo se imprimen más rápido si las imprime sin las líneas de cuadrícula.

Ver e imprimir las líneas de cuadrícula de una hoja de cálculo ¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo mostrar y ocultar las líneas de cuadrícula? 2.1.2

Usted puede decidir si quiere que las líneas de cuadrícula estén visibles en el área de trabajo, o no. Cuando se abre una hoja de cálculo, las líneas están presentes. También puede decidir si quiere que se impriman. Tome en cuenta que las líneas de cuadrícula facilitan la lectura de las hojas de cálculo impresas.

Abra el documento L4-3.3 Ver e imprimir las lineas de cuadrícula de una hoja que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo mostrar e imprimir los encabezados columnas y filas? 2.1.2

Ver e imprimir encabezados de columna o de fila De manera predeterminada, los encabezados de columna o de fila se muestran pero no se imprimen automáticamente. Para facilitar la ubicación de los datos en una hoja de cálculo impresa, incluya los encabezados de columna o de fila.

filla que está disponible en Abra el documento L4-3.4 Ver e imprimir encabezados de columna o de fi el CD-ROM complementario.

I

Insertar encabezados y pies de página Un encabezado es una línea de texto que aparece al principio de cada página de una hoja de cálculo impresa. Los pies de página aparecen al final de cada una de ellas. Usted puede incluir información predefinida; insertar elementos como números de página, la fecha y la hora; el nombre de archivo, o agregar su propio contenido.

Agregar números de página a una hoja de cálculo Para agregar o cambiar un encabezado o un pie de página, haga clic en la ficha Insertar y haga clic en Encabezado y pie de página. La hoja se muestra en la vista Diseño de página. Se agrega la ficha Diseño a la cinta de opciones (como se muestra en la Figura 4-5) y se muestran los grupos de comandos Herramientas para encabezado y pie de página.

70 | Lección 4 Figura 4-5

Herramientas para encabezado y pie de página

Ficha Diseño agregada a la cinta de opciones

Cuadros de texto de encabezados

MOAC Excel 2007/ETC Lección 4 fig 4-11

TOME NOTA

*

La adición de la ficha Diseño es un ejemplo de las ventajas de la interfaz de cinta de opciones de Excel. En lugar de que todos los comandos estén disponibles todo el tiempo, algunos comandos aparecen sólo como respuesta a una acción que usted tome.

Abra el documento L4-4.1 Agregar números de página a una hoja de cálculo que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo agregar números de página a un encabezado o pie de página? 5.5.4

Usted puede crear encabezados y pies de página introduciendo el texto que desea que aparezca o, como practicó en este ejercicio, puede hacer clic en uno de los elementos predefinidos para insertar códigos para los encabezados o pies de página que Excel ofrece. Cuando se imprime el libro, Excel reemplaza los códigos con la fecha actual, la hora actual, etc.

Insertar un encabezado o pie de página predefinido En la ficha Diseño, el grupo Encabezado y pie de página contiene encabezados y pies de página predefinidos que le permiten agregar automáticamente elementos tales como la fecha, el número de página, el número de páginas, etcétera.

finido que está disponible Abra el documento L4-4.2 Insertar un encabezado o pie de página predefin en el CD-ROM complementario. ¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar un encabezado o pie de página predefinido? 5.5.4

OTRA MANERA

Muchos de los encabezados y pies de página predefinidos combinan uno o más elementos. En el ejercicio anterior, usted insertó una entrada combinada haciendo clic en ella. También puede crear el texto para un encabezado o un pie de página en la vista Diseño de página.

Puede acceder a los cuadros de texto de encabezado y pie de página haciendo clic en la vista Diseño de página en la parte derecha de la barra de estado.

Formato de hojas de cálculo | 71

Agregar contenido a un encabezado o pie de página Es posible que ni los encabezados y pies de página predefinidos, ni sus elementos satisfagan sus necesidades. En ese caso, sólo tiene que introducir el texto deseado en los cuadros de texto de encabezado o pie de página. Puede que usted esté familiarizado con la funcionalidad de marca de agua que está disponible en Microsoft Word. Usted no puede insertar una marca de agua en Excel, pero puede imitar una mostrando un gráfico en un encabezado o un pie de página. El gráfico aparecerá detrás del texto y se mostrará e imprimirá como una marca de agua.

Abra el documento L4-4.3 Agregar contenido a un encabezado o pie de página que está disponible en el CD-ROM complementario. ¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo agregar contenido a un encabezado o un pie de página? 5.5.4.

Si desea crear un encabezado o pie de página con varias líneas, presione la tecla Entrar y teclee el texto o agregue un elemento predefinido. AR ACT

EVA C

Preparar un documento para su impresión

ERÍSTI

I

*

CA NU

TOME NOTA

Si el texto que necesita introducir en un encabezado o pie de página no esté disponible en los encabezados y pies de página predefinidos, haga clic en el cuadro de texto de encabezado o pie de página y teclee el texto que desee.

Agregar y mover un salto de página La ventana Vista preliminar muestra una vista de la página completa, tal y como se imprimirá. Usted puede verificar el formato y el diseño general antes de imprimirla pero no puede hacer cambios al documento en la vista preliminar. Un salto de página es un divisor que separa una hoja de cálculo en páginas independientes para su impresión. Excel inserta saltos de página verticales automáticos (línea rota) con base en el tamaño del papel, los valores de los márgenes, las opciones de escala y las posiciones de cualquier salto de página manual (línea sólida) que se inserte. En la ventana Vista previa de salto de página, usted puede ajustar rápidamente los saltos de página automáticos para obtener un documento impreso más atractivo (ver Figura 4-6).

Figura 4-6 Ventana Vista previa de salto de página

Salto de página automático

Salto de página automático

Salto de página manual

MOACLExcel 4-5.12007/ETC AgregarLección y move4r figun4-13 salto de página que está disponible en el CD-ROM Abra el documento complementario.

72 | Lección 4

TOME NOTA

*

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar o mover un salto de página? 5.5.2

Cuando mueve un salto de página automático, éste se convierte en un salto de página manual.

Utilice los saltos de página manuales para controlar la ubicación de dichos saltos. Arrastre el salto de página automático a una nueva ubicación para convertirlo en un salto de página manual.

Establecer márgenes Los márgenes son una manera efectiva de administrar y optimizar el espacio en blanco en una hoja impresa. Lograr un equilibrio entre los datos y el espacio en blanco aumenta significativamente la legibilidad y el aspecto de una hoja de cálculo. Usted puede elegir entre un conjunto de márgenes integrados (ver Figura 4-7) o crear márgenes personalizados por medio del cuadro de diálogo Configurar página.

Figura 4-7 Conjuntos de márgenes integrados

Abra el documento L4-5.2 Establecer márgenes que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo establecer los márgenes? 5.5.3

La configuración de márgenes Normal es la predeterminada para un nuevo libro. Los márgenes personalizados que se muestran en la Figura 4-14 fueron establecidos en el libro que empleó en el ejercicio. Los márgenes más estrechos proporcionan un área mayor para imprimir los datos. Usted puede cambiar la configuración de los márgenes para que se adapten a las necesidades de cada libro: haga clic en Márgenes personalizados al final de la lista Márgenes; se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página con la configuración que se ha aplicado a la hoja que está abierta; en él puede cambiar cualquiera de los valores para crear una configuración personalizada. Los márgenes de encabezados o pies de página se ajustan automáticamente cuando se modifican los márgenes de página. Las hojas que no llenan toda la página se pueden centrar vertical y horizontalmente distribuyendo así el espacio en blanco de la página de manera uniforme. Utilice la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página para emplear esta función.

OTRA MANERA

También puede modificar los márgenes en la vista Diseño de página haciendo clic en el borde superior o inferior del área del margen en la regla. Cuando aparezca una flecha vertical de dos puntas, arrastre el margen hasta obtener el tamaño deseado.

Formato de hojas de cálculo | 73

Establecer la orientación de una hoja de cálculo en la página Las hojas de cálculo son más fáciles de leer y analizar cuando todos los datos aparecen en una sola hoja de papel. Las funciones de orientación y de escala de Excel le dan control sobre el número de páginas en las que se imprimirán los datos de la hoja. Usted puede cambiar la orientación de una hoja de cálculo para que se imprima vertical u horizontalmente en la página. Una hoja impresa verticalmente utiliza la orientación Vertical y luce como el documento que se muestra en la Figura 4-8. La orientación vertical es la configuración predeterminada. Una hoja de cálculo impresa horizontalmente utiliza la orientación Horizontal, que también se muestra en la Figura 4-8.

Figura 4-8 Orientación vertical y horizontal

Orientación vertical

Orientación horizontal

MOAC Excel 2007/ETC Lección 4 fig 4-15

Abra el documento L4-5.3 Establecer la orientación de una hoja en la página que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo cambiar la orientación de una hoja de cálculo? 5.5.5

Utilice la orientación horizontal cuando el ancho del área que desee imprimir sea mayor a la altura. Los datos son más fáciles de leer cuando todas las columnas caben en una sola hoja. Esto puede lograrse cambiando la orientación a horizontal. Cuando no pueda ajustar todos los datos en una hoja impresa cambiando su orientación, puede aumentar o disminuir el área que ocupan por medio de las opciones de escala que se describen en el siguiente ejercicio.

Cambiar la escala de una hoja para ajustarla a una página impresa El ajuste de escala se refiere a aumentar o disminuir el resultado de la impresión a cierto porcentaje de su tamaño real. Antes de intentar cambiar la escala del resultado de una hoja de cálculo, debe establecer el ancho y alto máximos en “Automático” para habilitar la función de escalar (ver Figura 4-9).

Figura 4-9 Cambiar la escala de una hoja de cálculo para ajustarla Establecer un porcentaje para aumentar o disminuir el resultado de impresión

MOAC Excel 2007/ETC Lección 4 fig 4-16

Abra el documento L4-5.4 Cambiar la escala de hoja para ajustarla a una hoja impresa que está disponible en el CD-ROM complementario.

74 | Lección 4

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo cambiar la escala de una hoja de cálculo para que quepa en una página impresa? 5.5.6 TOME NOTA

*

La razón más común para cambiar la escala de una hoja de cálculo es reducirla para poder imprimirla en una sola página. También puede agrandar la hoja para que los datos se vean más grandes y ocupen más espacio en la hoja impresa. Cuando los cuadros Ancho y Alto se establecen en Automático, usted puede hacer clic en las flechas del cuadro Escala para aumentar o disminuir la escala de la impresión. Cada vez que hace clic en la flecha, ésta cambia en 5%. Recuerde que el ancho y alto deben estar establecidos en Automático si desea especificar una escala, como 75%.

MATRIZ DE RESUMEN DE HABILIDADES EN

ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ

H ABILIDAD

DE LA MATRIZ

N ÚMERO

DE HABILIDAD

A trabajar con filas y columnas. A insertar y eliminar filas y columnas.

Insertar y eliminar celdas, filas y columnas.

2.2.1

A modificar el alto de fila y el ancho de columna.

Modificar el alto de fila y el ancho de columna.

2.24

A aplicar formato a una fila o columna completa.

Formatear filas y columnas.

2.2.2

A ocultar y mostrar filas y columnas.

Mostrar y ocultar filas y columnas.

2.2.3

A aplicar y personalizar temas de hojas de cálculo.

Utilizar temas para formatear libros.

2.1.1

A insertar y formatear el fondo de una hoja de cálculo.

Formatear el fondo de una hoja de cálculo.

2.1.4

A cambiar el color de una etiqueta de una hoja de cálculo.

Agregar color a las etiquetas de una hoja de cálculo.

2.1.3

A ver e imprimir las líneas de cuadrícula de una hoja de cálculo.

Mostrar y ocultar líneas de cuadrícula y encabezados.

2.1.2

A ver e imprimir los encabezados de fila y de columna de una hoja de cálculo.

Mostrar y ocultar líneas de cuadrícula y encabezados.

2.1.2

A insertar y modificar encabezados y pies de página.

Agregar y modificar encabezados y pies de página.

5.5.4

A agregar y mover saltos de página en una hoja de cálculo.

Insertar y mover un salto de página.

5.5.2

A establecer márgenes en una hoja de cálculo.

Establecer márgenes.

5.5.3

A establecer la orientación de una hoja de cálculo en la página.

Cambiar la orientación de una hoja de cálculo.

5.5.5

Cambiar la escala de una hoja cálculo para que quepa en una hoja impresa.

Cambiar la escala del contenido de una hoja de cálculo para que quepa en una hoja impresa.

5.5.6

A modificar el aspecto en pantalla e impreso de una hoja de cálculo.

A preparar un documento para imprimir.