Excel - Leccion 2

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Crear y modificar un libro MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION H ABILIDADES

H ABILIDAD

DE LA MATRIZ

NÚMERO DE HABILIDAD

Crear un libro. Rellenar una hoja de cálculo con datos. Rellenar una serie utilizando la función Autorrellenar.

Rellenar una serie.

1.1.1

Cortar, copiar y pegar datos.

Cortar, copiar y pegar datos y contenidos de celdas.

1.3.1

Copiar una serie de datos utilizando el mouse.

Copiar una serie.

1.1.2

Modificar las propiedades de un libro.

Agregar palabras clave y otra información a las propiedades de un libro.

5.3.3

Definir el área de una hoja de cálculo a ser impresa.

5.5.1

Guardar un libro para utilizarlo en una versión anterior de Excel.

Guardar libros para utilizarlos en una versión anterior de Excel.

5.4.1

Elegir un formato de archivo diferente.

Utilizar el formato correcto para guardar un libro como, plantilla, página Web, documento habilitado para macros u otro formato apropiado.

5.4.2

Imprimir una hoja de cálculo. Establecer el área de impresión. Guardar un libro por primera vez.

Generalmente, la compra de una casa es la inversión financiera más importante en la vida de las personas. Los agentes de bienes raíces asesoran y apoyan a aquellos que desean comprar una nueva casa o vender la que tienen. Estos agentes deben tener una licencia otorgada por el estado. Muchos de ellos se convierten en Realtors® (agentes inmobiliarios). Ésta es un marca registrada que un agente sólo puede emplear cuando se une a las asociaciones de Realtors® locales, estatales o nacionales. Fabrikam, Inc., ubicada en Columbus, Ohio, es propiedad de Richard Carey y David Ortiz. Fabrikam tiene cinco agentes de ventas de tiempo completo. En Fabrikam utilizan un libro de Excel para dar seguimiento tanto a los datos de ventas de cada agente como a las fechas en las que dichas ventas se realizaron.

TÉRMINOS CLAVE Autorrellenar Autocompletar Grupos de comandos Copiar Puntero de copia Cortar Propiedades del documento Controlador de relleno Barra de fórmulas Rótulo Puntero de movimiento Portapapeles de Office Pegar Rango Plantilla

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18 | Lección 2

O R I E N TA C I Ó N

SOBRE EL SOFTWARE

Ficha Inicio de Excel La cinta de opciones en Microsoft Office Excel 2007 está compuesta de una serie de fichas, cada una relacionada con tipos de tareas específicas que los usuarios realizan en Excel. La ficha Inicio, la primera, contiene los comandos que los usuarios emplean con mayor frecuencia. El hecho de tener los comandos visibles en el área de trabajo le permite trabajar de manera rápida y eficaz. Los comandos están organizados en tareas relacionadas llamadas grupos de comandos. Por ejemplo, cuando la ficha Inicio está activa, usted puede ver el grupo Portapapeles que contiene los botones para cortar, copiar y pegar datos. Estos comandos le permiten revisar, mover y duplicar los datos en una hoja de cálculo. Aquellos comandos relacionados con la edición de datos están agrupados en el grupo Modificar. Utilice los comandos de este grupo para llenar celdas adyacentes, ordenar y filtrar datos, así como para buscar datos específicos dentro de una hoja de cálculo. Figura 2-1 Grupo y comandos de la Ficha Inicio

Pegar

Cortar

Grupo Portapapeles

Copiar

Rellenar

Iniciador del cuadro de diálogo Portapapeles

Borrar

Flechas de opciones de relleno

Grupo Modificar

MOAC Excel 2007/ETC Lección 2 fig 2-1

I

Crear un libro Crear un libro desde cero Cuando desee crear un libro nuevo, inicie Excel y se desplegará un libro en blanco, listo para que usted empiece a trabajar. Si ya ha estado trabajando en Excel y desea comenzar un libro nuevo, haga clic en el Botón de Microsoft Office y luego haga clic en Nuevo. Generalmente, las hojas de cálculo comienzan con un título que, a su vez, tiene un título secundario. El título sienta las bases para que el lector interprete los datos contenidos en la hoja de cálculo. A lo largo de los siguientes ejercicios, usted elaborará un informe de ventas para Fabrikam.

Abra el documento L2-1.1 Crear un libro desde cero que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA

*

El texto se almacena en una sola celda aunque parezca extenderse hacia las celdas adyacentes. Si una entrada es más larga que el ancho de la celda y si la siguiente celda contiene datos, la entrada aparece en forma truncada.

Crear y modificar un libro | 19 I

Rellenar una hoja de cálculo con datos

Introducir rótulos Los rótulos se emplean para identificar datos numéricos y constituyen el tipo más común de texto que se introduce en una hoja de cálculo. También se emplean para ordenar y agrupar datos. Si los primeros caracteres que teclee en una columna coinciden con una entrada existente en esa columna, Excel introducirá los caracteres restantes automáticamente. La función Autocompletar sólo funciona para las entradas que contienen texto o una combinación de texto y números.

Abra el documento L2-2.1 Introducir rótulos que está disponible en el CD-ROM complementario.

Para verificar que la función Autocompletar esté habilitada: haga clic en Botón de Microsoft Office; luego, haga clic en Opciones de Excel; haga clic en Avanzadas; en la sección Opciones de edición, haga clic en la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda en caso de que no esté seleccionada, y haga clic en Aceptar.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

TOME NOTA

TOME NOTA

*

Cuando presiona la tecla Tab para introducir datos en varias celdas de una fila y después presiona la tecla Entrar al final de la fila, la selección se mueve al inicio de la siguiente fila.

*

Para determinar la lista de las posibles entradas para la función Autocompletar, Excel se basa en el contenido de la columna en la que se encuentra la celda activa. Las entradas que se repiten en una misma fila no se completan automáticamentee.

Como experimentó en el ejercicio anterior, si la función de Autocompletar está activada, cuando los primeros caracteres de una nueva entrada coinciden con una entrada existente en la misma columna, el texto restante aparece resaltado y usted puede aceptarlo o rechazarlo. Para aceptar una entrada de Autocompletar, presione la tecla Entrar o Tab. Cuando acepta autocompletar, la entrada coincidirá exactamente con el patrón de letras mayúsculas y minúsculas de la entrada de origen. Para reemplazar los caracteres que la función Autocompletar introdujo, siga tecleando. Para eliminarlos, presione la tecla Retroceso.

Las entradas que contienen sólo números, fechas u horas no se completan automáticamente. Si así lo desea, puede desactivar la función Autocompletar. La barra de fórmulas se encuentra entre la cinta de opciones y la hoja de cálculo. Como puede ver en la Figura 2-2, cuando introduce datos en una celda, el texto aparece tanto en la celda como en la barra de fórmulas. También puede introducir o modificar datos directamente en la barra de fórmulas.

20 | Lección 2

EVA C

CA NU

Introducir fechas

ERÍSTI

AR ACT

En muchas ocasiones, las fechas se emplean en las hojas de cálculo para dar seguimiento a datos durante un período de tiempo específico. Pueden utilizarse en fórmulas y para desarrollar gráficos y tablas. De manera predeterminada en Excel 2007, el formato de fecha para el año es de cuatro dígitos y las fechas se alinean a la derecha en las celdas.

Abra el documento L2-2.2 Introducir fechas que está disponible en el CD-ROM complementario.

Al igual que con el texto, se pueden utilizar fechas como encabezados de filas y columnas. Sin embargo, las fechas se consideran números seriales, lo que significa que son secuenciales y que pueden sumarse, restarse y emplearse en cálculos. La manera en que inicialmente se muestra una fecha en una celda de hoja de cálculo depende del formato en el que usted la introdujo. Excel interpreta los años de dos dígitos del 00 al 29 como los años del 2000 al 2029; los años de dos dígitos 30 a 99 se interpretan como 1930 a 1999. Si usted introduce 15/1/08, le fecha se mostrará como 15/01/2008 en la celda. Si introduce 15/1/37, la celda mostrará 15/01/1937. Si usted teclea 15 enero, 2008, la fecha se mostrará como 15-Ene-08. Como se ilustra en la Figura 2-2, si usted teclea 15/1 sin un año, Excel interpreta se trata del año en curso. Se mostrará 15-Ene en la celda y la barra de fórmulas mostrará 15/01/ seguido por el año en curso. En la siguiente lección, aprenderá a aplicar un formato consistente a una serie de fechas.

Figura 2-2 Formatos de fecha

Cuando introduce una fecha en una celda que tiene un formato particular, la celda se formatea automáticamente. Los números subsecuentes que se introduzcan en ella se convertirán al formato de fecha de la entrada original. En el siguiente ejercicio verá que si introduce una fecha en un formato diferente al que está especificado y luego teclea el formato especificado, su hoja puede no reflejar los resultados antes descritos.

TOME NOTA

*

Independientemente del formato de fecha que se muestre en la celda, en la barra de fórmulas aparece en la forma día/mes/año de 4 dígitos porque este es el formato requerido para realizar cálculos y análisis.

Crear y modificar un libro | 21

Introducir valores Los valores numéricos son la base para realizar cálculos, análisis, tablas y gráficos en Excel. Los números pueden formatearse como moneda, porcentajes, decimales y fracciones. De manera predeterminada, las entradas numéricas están justificadas a la derecha en la celda. La aplicación de formato a los números cambia su aspecto, pero no afecta el valor numérico que Excel emplea para realizar los cálculos. Ni el formato, ni los caracteres especiales que se introducen con un número afectan su valor. El valor real siempre se muestra en la barra de fórmulas.

Abra el documento L2-2.3 Introducir valores que está disponible en el CD-ROM complementario.

Una entrada numérica contiene una combinación de los dígitos 0 al 9. También se pueden incluir caracteres especiales que indiquen el tipo de valor. La siguiente tabla ilustra los caracteres especiales que se pueden introducir junto con los números. C ARÁCTER

SE

+

Indicar un valor positivo

-o()

Indicar un valor negativo

$

Indicar un valor de moneda

%

Indicar un porcentaje

/

Indicar una fracción

.

Indicar un decimal

,

Separar los dígitos de una entrada

UTILIZA PARA

Un número que se introduce en Excel se considera positivo a menos que esté combinado con un caracter especial que indique lo contrario. Si usted introduce un signo de más con un número, Excel lo ignora. Los números negativos pueden introducirse con un signo de menos o con paréntesis. De manera predeterminada, Excel muestra los números negativos con un signo menos. Cuando usted introduce un signo de pesos u otro caracter, Excel automáticamente asigna a la entrada un formato de número.

Rellenar una serie utilizando la función Autorrellenar Excel ofrece opciones de relleno que rellenarán automáticamente las celdas con datos y/o formato. Utilice el comando Rellenar para llenar una celda nueva con los datos que existen en una adyacente. Usted puede escoger la dirección de donde desea que se copien los datos. El controlador de relleno es un pequeño cuadrado negro situado en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando señala el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra. Usted puede arrastrar el controlador de relleno a partir de la celda que contiene los datos con los que desea llenar las celdas adyacentes, o bien, hacer que Excel continúe llenando dichas celdas en forma automática con una serie de números, con combinaciones de números y texto o con fechas o periodos de tiempo, conforme a un patrón establecido.

22 | Lección 2

Abra el documento L2-2.4 Rellenar una serie utilizando la función Autorrellenar que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA

TOME NOTA

*

Un rango es un grupo de celdas adyacentes que usted selecciona para realizar operaciones en ellas. Para describir un rango de celdas, se escribe la primera y la última, separadas por dos puntos (por ejemplo, D5:F5).

*

Cuando Excel reconoce una serie, la opción de relleno predeterminada es completar la serie. Ahora bien, cuando emplea el controlador de relleno y Excel no identifica una serie, la opción predeterminada es copiar el contenido de la celda. El botón Opciones de autorrelleno también le permite rellenar sólo formatos o rellenar sin formato.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo rellenar una serie utlizando la función Autorrellenar? 1.1.1

Figura 2-3 Botón de Opciones de autorrelleno

Para mostrar el controlador de relleno, pase el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda hasta que se convierta en +. Haga clic y arrastre el controlador desde la celda que contiene los datos hasta la última que desee rellenar con ellos. Después de que llene las celdas empleando el controlador de relleno, aparecerá el botón de Opciones de autorrelleno para que pueda seleccionar la manera en que la desea que se rellene la selección. Como se muestra en la Figura 2-3, la opción predeterminada es copiar tanto el contenido como el formato original. En el ejemplo ilustrado, el contenido de la celda original aparece en cada celda del rango. Si señala el botón de Opciones de autorrelleno y hace clic en la flecha que aparece, podrá elegir otras entre otras opciones.

Botón de Opciones de autorrelleno

Opción predeterminada

Si elige rellenar sólo los formatos, no se copiará el contenido, pero cualquier número que usted teclee en una celda del rango seleccionado tendrá el formato de la celda original, ejemplo: Moneda. Si hace clic en Rellenar serie, las celdas copiadas dirán $275,001, $275,002, etcétera. El botón de Opciones de autorrelleno permanece activo hasta que usted realiza otra función. El controlador de relleno puede utilizarse para completar una serie natural o cualquier otra serie que usted cree. Por ejemplo, para registrar las ventas diarias sería conveniente tener columnas consecutivas rotuladas con los días de la semana. Si teclea Lunes en la primera celda, puede rellenar el resto de los días arrastrando el controlador de relleno a partir de la celda Lunes para completar la serie. Cuando usted teclee suficientes datos para que Excel los reconozca como una serie, el controlador de relleno hará el resto.

Crear y modificar un libro | 23 I

Cortar, copiar y pegar datos Copiar una serie de datos utilizando el mouse De manera predeterminada, la función de edición arrastrar y colocar está activada. Esto le permite utilizar el mouse para copiar duplicar o mover las celdas: seleccione las celdas o el rango de celdas que desee copiar y mantenga presionada la tecla Ctrl mientras señala el borde de la selección; cuando el puntero se convierte en un puntero de copia, arrastre la celda o el rango de celdas a la nueva ubicación. Conforme arrastre, la Información en pantalla que se desplaza con la selección le indicará la ubicación en donde se copiarán los datos al soltar el botón del mouse.

Abra el documento L2-3.1 Copiar una serie de datos utilizando el mouse que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo copiar una serie de datos utilizando el mouse? 1.1.2

Después de que haya introducido datos en una hoja de cálculo, seguramente tendrá que volver a arreglarlos y a organizarlos, para que la hoja de cálculo sea más fácil de entender y analizar. Como practicó en este ejercicio, se pueden realizar las funciones de cortar, copiar y pegar de varias formas: • • • •

utilizando utilizando utilizando utilizando

el mouse. los comandos de la cinta de opciones. los comandos de acceso directo. el panel de tareas Portapapeles de Office.

Mover una serie de datos utilizando el mouse Los datos pueden moverse de una ubicación a otra dentro de un libro de manera muy similar a como se copian. Para mover una serie de datos: seleccione la celda o el rango de celdas y señale el borde de la selección; cuando el puntero se convierta en un puntero de movimiento , usted puede arrastrar la celda o el rango de celdas a una nueva ubicación. Cuando se mueven los datos, éstos reemplazan a cualquier dato existente en las celdas de destino.

Abra el documento L2-3.2 Mover una serie de datos utilizando el mouse que está disponible en el CD-ROM complementario.

Cuando intenta mover una selección a una ubicación que contiene datos, se abre un cuadro de diálogo como el que se muestra en la Figura 2-4. El mensaje “¿Desea reemplazar el contenido de las celdas de destino?” es un recordatorio de que al mover los datos a una nueva ubicación se reemplazarán los datos existentes. Haga clic en Aceptar.

Figura 2-4 Cuadro de diálogo para mover celdas

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EVA C

CA NU

Copiar y pegar datos

ERÍSTI

AR ACT

El Portapapeles de Office recopila y almacena hasta 24 elementos copiados o cortados. Usted puede luego pegar (insertar) los elementos seleccionados desde el Portapapeles a una nueva ubicación en la hoja de cálculo. Los datos cortados se quitan de la hoja pero todavía están disponibles para que puedan usarlos en múltiples ubicaciones. Los elementos en el Portapapeles de Office están disponibles para usarse en el libro activo, en otros libros y en otros programas de Microsoft Office. Sin embargo, para utilizar otro elemento que no sea el último elemento cortado o pegado, debe tener abierto el panel de tareas Portapapeles. Si está seleccionada la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office en las Opciones del Portapapeles, los elementos cortados o copiados se almacenarán en el Portapapeles, pero usted deberá abrir el panel de tareas para pegar cualquier elemento anterior al último.

Abra el documento L2-3.3 Copiar y pegar datos que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA

*

Para pegar un rango de celdas, seleccione la primera celda del rango que va a ser copiado o seleccione un rango del mismo tamaño.

Acaba de practicar cómo utilizar los comandos del grupo Portapapeles. Usted puede seleccionar un rango de datos, hacer clic en Copiar, mover el cursor a una ubicación y hacer clic en Pegar. Si copia elementos adicionales y luego hace clic en Pegar, sólo el último elemento copiado se pegará. Para acceder a varios elementos, abra el panel de tareas Portapapeles.

TOME NOTA

*

Cuando corta o copia datos y después los pega utilizando el Portapapeles de Office – ya sea por medio del comando Pegar en la cinta de opciones o presionando Ctrl+V - la opción predeterminada es pegar el contenido y formato de la celda de origen. Más opciones están disponibles cuando hace clic en la flecha Pegar. Usted puede copiar un rango de datos en una columna y hacer clic en Transponer para pegar los datos en columnas. Otras opciones le permiten copiar fórmulas, copiar valores en lugar de fórmulas y copiar celdas que contengan bordes y pegar los datos sin el borde. En la Lección 8, usted usará algunas de las opciones del Pegado especial.

Cuando pega datos, el botón Opciones de pegado aparece debajo de los datos que se acaban de pegar. Haga clic en él para elegir la forma en que se formateará la celda o el rango de destino. Las opciones de pegado se ilustran en la Figura 2-5.

Figura 2-5 Opciones de pegado

Crear y modificar un libro | 25

Para desplegar el panel de tareas Portapapeles, haga clic en el Iniciador de cuadro de diálogo. El elemento que copió más recientemente siempre se agrega al principio y es el elemento que se copia, ya sea haciendo clic en Pegar o empleando un comando de acceso directo. Como se ilustra en la Figura 2-6, el Portapapeles almacena los elementos copiados de otros programas así como aquellos copiados en Excel. En el panel se muestra el icono del programa en que se generó y el principio del texto copiado.

Figura 2-6 Panel de tareas Portapapeles de Office

Elemento de Excel copiado al Portapapeles de Office

El borde parpadeante indica que los datos han sido copiados

Elemento de PowerPoint

Elemento de Word

MOAC Excel 2007/ETC Lección 2 fig 2-11

Cuando copia o corta datos de una hoja de cálculo, aparece un borde parpadeante alrededor del elemento que permanece visible incluso después de que haya pegado los datos a una o más ubicaciones. El borde continuará parpadeando hasta que usted realice otra acción o presione la tecla Esc. Mientras la marquesina siga parpadeando, usted puede pegar ese elemento en varias ubicaciones, sin que esté abierto el Portapapeles. Cuando mueve el cursor sobre un elemento del Portapapeles, aparece una flecha a la derecha que le permite pegar el elemento o eliminarlo. Puede eliminar elementos individuales o hacer clic en Borrar todo para eliminar todo el contenido del Portapapeles. Cuando el panel de tareas está abierto, todavía puede utilizar los botones de comandos o accesos directos para pegar el último elemento copiado. Las opciones del Portapapeles le permiten mostrarlo automáticamente. Si no tiene seleccionada la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, es buena idea seleccionar la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office para que pueda acceder a los elementos que corte o copie cuando abra el Portapapeles. Para cerrar el panel de tareas Portapapeles, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo o en el botón Cerrar en la parte superior del panel. Sin embargo, los elementos del Portapapeles permanecen ahí hasta que usted haya salido de todos los programas de Microsoft Office. Si desea que el panel de tareas Portapapeles se muestre cuando abra Excel, haga clic en el botón Opciones en la parte inferior izquierda del panel y seleccione la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo copiar y pegar una serie de datos? 1.3.1

Cortar y pegar datos La mayoría de las opciones para copiar y pegar datos también aplican a cortar y pegar. La principal diferencia es que los datos copiados y pegados permanecen en su ubicación original así como en la celda o rango de destino. Los datos cortados y pegados sólo aparecen en la celda o rango de destino.

Abra el documento L2-3.4 Cortar y pegar datos que está disponible en el CD-ROM complementario.

26 | Lección 2

TOME NOTA

*

Cuando elimina texto, éste no se almacena en el Portapapeles. Si desea quitar los datos pero cree que podría utilizar el texto más adelante, utilice Cortar en lugar de Suprimir. El texto eliminado sólo puede restablecerse mediante el comando Deshacer.

Si realiza una acción y luego cambia de parecer, el comando Deshacer es extremadamente útil. Si por equivocación pega datos en una celda o en un rango que ya contenía datos, éstos no estarán disponibles en el Portapapeles. Para recuperarlos, debe deshacer el pegado. En Excel, usted puede deshacer y repetir hasta 100 acciones. También puede deshacer una o más acciones haciendo clic en Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Para deshacer varias acciones a la vez, haga clic en la flecha Deschacer y seleccione las acciones que desea revertir. Haga clic en la lista y Excel revertirá las acciones seleccionadas.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo cortar y pegar datos y contenidos de celdas? 1.3.1

Para rehacer una acción que deshizo, haga clic en Rehacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. Cuando se han deshecho todas las acciones, el comando Rehacer cambia a Repetir. En los ejercicios anteriores, usted aprendió que Excel ofrece varias opciones para introducir datos en una hoja de cálculo. También cuenta con varias maneras de lograr cada una de las tareas. Para cortar, copiar y pegar, puede utilizar los comandos de la cinta de opciones, los métodos abreviados de teclado o hacer clic con el botón secundario del mouse y utilizar el menú contextual. Conforme se vuelva más competente al trabajar con Excel, usted decidirá el método que sea más eficaz para usted.

Modificar las propiedades de un libro EVA C

Establecer las propiedades básicas

ERISTI

AR ACT

CA NU

I

Puede utilizar el Panel de información del documento para ver o cambiar las propiedades de un libro abierto. Para abrir el panel, haga clic en el Botón de Microsoft Office, señale Preparar y luego haga clic en Propiedades. El Panel de propiedades del documento se despliega directamente arriba del espacio de trabajo, en lugar de hacerlo en un cuadro de diálogo como se hacía en las versiones anteriores de Excel.

Abra el documento L2-4.1 Establecer propiedades básicas que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA

*

Si uno de los campos de información del documento está marcado con un asterisco rojo, significa que es un campo obligatorio. Lo más probable es que su organización lo haya especificado como requisito al crear las opciones de propiedades personalizadas.

Asignar palabras clave Asignar palabras clave a las propiedades del documento facilita la tarea de organizarlos y encontrarlos posteriormente. Usted puede asignar sus propios valores de texto en el campo Palabras clave. Por ejemplo, si trabaja para Fabrikam, Inc., puede asignar la palabra clave venta a las hojas de cálculo que contengan datos sobre los clientes cuyas casas estén en la lista de casas para venta. Es posible asignar más de una palabra clave a un mismo documento.

Crear y modificar un libro | 27 Abra el documento L2-4.2 Asignar palabras clave que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo asignar palabras clave a las propiedades de un libro? 5.3.3

I

Después de guardar un archivo, la ficha Estadísticas registrará cuándo se tuvo acceso a él al archivo y cuando se modificó. También identifica a la persona que guardó el archivo por última vez. Asimismo, la barra de título del cuadro de diálogo Propiedades mostrará el nombre del libro. Dado que aún no ha guardado el libro que ha estado utilizando, la barra de título del cuadro de diálogo dice Propiedades de Libro1. Usted puede ver las propiedades de un documento desde el cuadro de diálogo Abrir o desde el cuadro de diálogo Guardar como cuando el libro está cerrado. También puede ver las propiedades desde el cuadro de diálogo Imprimir.

Imprimir una hoja de cálculo Establecer el área de impresión Definir un área de impresión le da más control sobre lo que aparece en la página impresa. Si una hoja de cálculo tiene un área de impresión definida, Excel sólo imprimirá esa área. Las opciones de impresión del cuadro de diálogo Imprimir no anulan la definición del área. Usted puede establecer áreas de impresión para imprimir una sección terminada de la hoja o restringir la publicación de algunos datos.

Abra el documento L2-5.1 Establecer el área de impresión que está disponible en el CD-ROM complementario.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo establecer un área de impresión? 5.5.1

Si hace clic en Área de impresión sin seleccionar el rango de datos que desea imprimir, sólo imprimirá la celda activa.

Con este ajuste de área de impresión, independientemente del método que utilice para imprimir, sólo la información de ventas para enero aparecerá en el documento impreso. Cuando se establece un área de impresión, ésta permanecerá seleccionada en la hoja de cálculo cuando siga trabajando. Si después desea imprimir toda la hoja, debe borrar el área de impresión o seleccionar Omitir áreas de impresión en el cuadro de diálogo Imprimir.

Utilizar la vista preliminar Usted tiene dos opciones para ver como lucirá su página al ser impresa: • Haga clic en el Botón de Microsoft Office, señale la flecha Imprimir y luego haga clic en Vista preliminar. • Haga clic en el Botón de Microsoft Office, haga clic en Imprimir y haga clic en Vista previa en el cuadro de diálogo Imprimir.

Abra el documento L2-5.2 Utilizar la vista preliminar que está disponible en el CD-ROM complementario.

28 | Lección 2

Elegir una impresora Antes de poder imprimir desde Excel, usted debe configurar la impresora para su PC. Si se ha configurado más de una impresora, usted puede elegir la que desee emplear para imprimir el documento. Las impresoras instaladas aparecen en el cuadro Nombre del cuadro de diálogo Imprimir.

Abra el documento L2-5.3 Elegir una impresora que está disponible en el CD-ROM complementario.

Establecer otras opciones de impresión Las opciones del cuadro de diálogo Imprimir le permiten imprimir varias copias, imprimir las páginas seleccionadas de un documento con múltiples hojas, imprimir todo el libro u omitir un área de impresión. También puede ver las propiedades del documento y obtener una vista previa del documento impreso.

Abra el documento L2-5.4 Establecer otras opciones de impresión que está disponible en el CDROM complementario.

I

Guardar un libro por primera vez Asignar un nombre a un nuevo libro y guardarlo Cuando guarde un archivo por primera vez, se le harán dos preguntas importantes: ¿Dónde desea guardar el archivo? ¿Qué nombre le dará al archivo? Usted contestará a estas preguntas en el cuadro de diálogo Guardar como.

Abra el documento L2-6.1 Asignar un nombre a un nuevo libro y guardarlo que está disponible en el CD-ROM complementario.

El sistema de archivos electrónicos y el sistema manual operan bajo los mismos principios. Los archivos se guardan en carpetas. Las carpetas se almacenan en archiveros. En el sistema de archivos electrónicos, los archiveros son las unidades y los dispositivos de almacenamiento. Por medio del cuadro de diálogo Guardar como, se coloca el documento en una carpeta y se selecciona la ubicación para almacenarlo.

Guardar un libro con un nombre diferente Usted puede cambiar el nombre de un libro existente para crear un nuevo libro. Por ejemplo, el informe de ventas que creó en los ejercicios es para el primer trimestre. Cuando se hayan introducido todos los datos del primer trimestre, usted puede guardar el archivo con un nombre nuevo y emplearlo para introducir los datos del segundo trimestre. También puede utilizar un libro existente como plantilla para crear nuevos libros. Utilice el cuadro de diálogo Guardar como para implementar cualquiera de estas dos opciones.

Crear y modificar un libro | 29 Abra el documento L2-6.2 Guardar un libro con un nombre diferente que está disponible en el CD-ROM complementario.

Crear una plantilla para usarla para cada nuevo informe elimina la posibilidad de perder los datos porque olvidó guardarlos con un nombre nuevo antes de reemplazar los datos de un trimestre con otro.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo guardar un libro para utilizarlo en una versión anterior de Excel? 5.4.1

Guardar un libro para usarlo en una versión anterior de Excel Los archivos creados en versiones anteriores pueden abrirse y revisarse en Excel 2007. Usted puede guardar una copia de un libro de Excel 2007 (xlsx) que sea totalmente compatible con las versiones de Excel 97 a Excel 2003 (xls). El símbolo del programa que se muestra con los nombres de archivo será diferente, pero es buena idea dar un nombre diferente al archivo de la versión anterior.

Abra el documento L2-6.3 Guardar un libro en una versión anterior de Excel que está disponible en el CD-ROM complementario.

Elegir un formato de archivo diferente Usted puede guardar un archivo de Excel 2007 en otro formato que no sea xlsx o xls. Los formatos de archivo que están disponibles en el cuadro de diálogo Guardar como dependen del tipo de hoja que esté activa. Cuando usted guarda un archivo en otro formato de archivo, puede perder parte del formato, de los datos y/o de las características.

Abra el documento L2-6.4 Elegir un formato de archivo diferente que está disponible en el CDROM complementario. ¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo guardar un libro en un formato de archivo diferente? 5.4.2

Usted puede guardar un archivo de Excel en muchos otros formatos tales como Libro de Excel habilitado para macros, o archivo de datos XML.