Excel - Leccion 11

11

Asegurar y compartir documentos MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION H ABILIDADES

H ABILIDAD

N ÚMERO

DE LA MATRIZ

DE HABILIDADES

Asegurar su trabajo antes de compartirlo con otros. Proteger una hoja de cálculo.

Proteger libros y hojas de cálculo.

5.2.1

Proteger un libro.

Proteger libros y hojas de cálculo.

5.2.1

Establecer permisos de acceso a un libro.

Restringir los permisos para acceder a libros.

5.3.2

Permitir que varios usuarios modifiquen un libro a la vez.

Permitir que varios usuarios modifiquen libros.

Utilizar el Inspector de documento. inapropiados de los libros.

Quitar datos personales y otros datos

5.3.1

Firmar digitalmente un libro.

Agregar firmas digitales.

5.3.4

Marcar un documento como final.

Marcar los libros como finales.

5.3.5

Controlar los cambios en un libro. cambios realizados.

Insertar, mostrar, modificar y resolver los

5.1.1

Agregar comentarios a un libro.

Insertar, mostrar, modificar y eliminar comentarios.

5.1.2

5.2.2

Distribuir un libro por correo electrónico.

Imprimir comentarios.

Contoso se preocupa por tres aspectos de la seguridad de la información: • Proteger los números de seguro social de los empleados y demás información personal. • Proteger las evaluaciones de desempeño de los empleados. • Proteger la información personal y médica de los pacientes. Jim Giest, el gerente de oficina, está diseñando políticas de seguridad para proteger la información que sea personal y confidencial. Aunque se deben emplear los números de seguro

TÉRMINOS CLAVE Autenticar Entidad emisora de certificados Historial de cambios Control de cambios Certificado digital Firma digital Contraseña Libro compartido Contraseña segura

209

210 | Lección 11

social cuando se trasmite información de impuestos derivados de la nómina a las agencias gubernamentales, el gerente de oficina asigna a cada empleado un número de identificación que se emplea en todos los demás documentos, tales como cheques de pago y materiales electrónicos e impresos. Los libros que contienen información de empleados o pacientes serán protegidos con una contraseña para limitar el acceso a la información. Sólo aquellas personas autorizadas podrán ver la información de los empleado y únicamente la Dra. Benítez, el dueño y el gerente de oficina podrán modificar la información relacionada con la nómina.

O R I E N TA C I Ó N

SOBRE EL SOFTWARE

La ficha Revisar Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección que le permiten controlar quiénes puede acceder a y cambiar los datos en Excel. Usted puede proteger todo un archivo de libro para que sólo usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos. Esto garantiza el más alto nivel de protección. También puede proteger ciertos elementos de una hoja de cálculo o de un libro para evitar que los usuarios cambien, muevan o eliminan datos importantes, ya sea de forma accidental o deliberada. La protección de datos es especialmente importante cuando varios usuarios comparten y modifican los archivos.

Figura 11-1

Compartir un libro con o sin contraseña de apertura

Ficha Revisar

Insertar comentarios

Asignar una contraseña para abrir o modificar un libro

El más alto nivel de seguridad para un libro compartido

Asignar una contraseña para abrir o modificar un libro

Utilice esta ilustración como referencia a lo largo de esta lección a medida que aprende a compartir y modificar archivos porExcel medio de las Lección opciones de1seguridad y protección de MOAC 2007/ETC 11 fig Excel.

I

Asegurar su trabajo antes de compartirlo con otros Proteger una hoja de cálculo En el entorno laboral es muy común que más de un empleado trabaje con los mismos libros. Cuando cree una hoja de cálculo a la que varios empleados tendrán acceso, deberá protegerla para evitar que un usuario cambie, mueva o elimine datos importantes, de forma accidental o intencional.

Abra el documento L11-1.1 Proteger una hoja de cálculo que está disponible en el CD-ROM complementario.

Asegurar y compartir documentos | 211

La fórmula ALEATORIO.ENTRE genera un nuevo número aleatorio cada vez que se abre un libro. Para conservar los números de identificación creados por la fórmula, debe reemplazar la fórmula con los valores obtenidos.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Como un primer paso en la seguridad de la información, a usted se le asigna un número de identificación de empleado que puede emplearse para sustituir los números de seguro social en todos los documentos. Excel tiene dos funciones para números aleatorios: ALEATORIO y ALEATORIO.ENTRE. ALEATORIO no requiere de argumentos de función así que usted no puede especificar el número de dígitos que desea para el número que devuelve. ALEATORIO.ENTRE le permite determinar los números iniciales y finales. Sus fórmulas devolvieron un número de cinco dígitos para cada empleado. ¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo proteger libros y hojas de cálculo? 5.2.1

El libro Datos de nómina que guardó en este ejercicio puede ser visto por cualquier persona que tenga acceso al sistema. Usted restringió la modificación del archivo, pero no restringió el acceso a los datos. En el siguiente ejercicio, usted limitará el acceso al libro requiriendo una contraseña para abrir el documento. Las contraseñas de Excel pueden contener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas, así que debe teclear las letras mayúsculas y minúsculas correctamente. Si es posible, seleccione un contraseña segura que pueda recordar para que no tenga que anotarla. Una contraseña segura es la que combina letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos como la contraseña que utilizó en este ejercicio: L11!e01. Una contraseña con 14 o más caracteres se considera más segura. Las contraseñas que emplean fechas de nacimiento, números de casa, nombres de mascotas, etcétera ofrecen poca protección.

TOME NOTA

*

Es de suma importancia que recuerde las contraseñas asignadas a los libros u hojas de cálculo. Si olvida su contraseña, Microsoft no puede recuperarla. Si es necesario, anote las contraseñas y almacénelas en un lugar seguro, alejado de la información que desea proteger.

Cuando protege una hoja de cálculo, puede ocultar cualquier fórmula que no desea que sea visible: seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar y en la ficha Proteger del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la casilla de verificación Oculta.

TOME NOTA

*

La protección de los elementos de un libro o de una hoja de cálculo no debe confundirse con la seguridad a través de una contraseña a nivel de libro. La protección de los elementos no puede proteger a un libro de los usuarios con propósitos maliciosos.

Proteger un libro Asignar una contraseña es una forma eficaz de evitar que cualquier usuario que conozca la contraseña abra el libro. Para proteger el libro entero, usted puede requerir una contraseña para abrir y ver el libro. También puede requerir una contraseña para abrir y ver el libro, y una segunda contraseña para modificar los datos. Las contraseñas que se aplican a todo el libro proporcionan una seguridad óptima para sus datos.

Abra el documento L11-1.2 Proteger un libro que está disponible en el CD-ROM complementario.

212 | Lección 11

TOME NOTA

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo evitar que un libro sea visto o modificado? 5.2.1

*

La contraseña del libro es opcional, pero si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger el libro y cambiar los elementos protegidos.

Cuando confirma la contraseña para prevenir que alguien no autorizado vea un documento, se le recuerda que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Si la contraseña que introduce en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña no es idéntica a la que introdujo en el cuadro de diálogo anterior, recibirá un mensaje de error. Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de error y volver a introducir la contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña.

Cuando en el primer ejercicio guardó el libro Datos_de_nómina, éste podía ser visto por cualquiera con acceso a su sistema o red de cómputo. Como se dio cuenta al abrir el archivo del ejercicio que acaba de terminar, aunque sí podía ver el libro, la hoja NSS no se podía modifcar. Si hubiera guardado el libro con otro nombre, ése también habría estado protegido y usted no hubiera podido modificar los datos sin la contraseña que protege esa hoja. En este ejercicio, usted estableció una contraseña para abrir el documento. De la forma en que ahora está guardado, cualquiera que tenga la contraseña puede abrir el libro y modificar los datos que contiene la hoja Desempeño ya que esa hoja no está protegida. Para modificar la hoja NSS, el usuario también debe conocer la contraseña que usted utilizó para protegerla en el primer ejercicio. Proteger la estructura de un libro evita que los usuarios vean las hojas de cálculo que ha ocultado, inserten nuevas hojas o muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de ellas. Para evitar que el usuario cambie el tamaño y la posición de las ventanas cuando se abre el libro, seleccione la casilla Ventanas en el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas (ver Figura 11-3).

Establecer permisos de acceso a un libro Information Rights Management (IRM) permite a los usuarios y administradores especificar permisos de acceso a los libros. Después de restringir el permiso para un archivo por medio de IRM, se aplican las restricciones de acceso y uso sin importar donde se encuentre la información ya que el permiso de un archivo se almacena en el propio documento. Esto ayuda a evitar que las personas no autorizadas impriman, copien o envíen información confidencial. Los autores pueden restringir el permiso de los libros por usuario o por documento.

Abra el documento L11-1.3 Establecer permisos de acceso a un libro que está disponible en el CDROM complementario.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Si su PC no ha sido configurada para IRM, la primera vez que intente restringir el acceso recibirá un mensaje que le indica que debe instalar el cliente de Windows Rights Management para poder utilizar IRM. Si tiene permiso para hacerlo, puede utilizar el asistente de instalación para instalar el complemento.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Aunque otorgó permiso para leer o cambiar un archivo a sólo dos personas, usted puede cambiar los datos en el libro Datos de nómina. Dado que usted creó los permisos, automáticamente se le da control completo sobre el libro. Usted no puede cambiar su propio nivel de acceso.

Asegurar y compartir documentos | 213

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo utilizar IRM para restringir el permiso de acceso a un libro? 5.3.2

IRM ayuda a los usuarios a aplicar sus preferencias personales en relación con la transmisión de información personal o privada. También ayuda a las organizaciones a exigir políticas corporativas relacionadas con el control y la divulgación de información confidencial o de carácter propietario. Para utilizar IRM en Excel 2007, el requisito mínimo es Windows Rights Management, que puede descargar la primera vez que intente restringir el permiso a un libro. A la persona que otorga los derechos de acceso se le otorga automáticamente control total del documento. Haga clic en Más opciones... en el cuadro de diálogo Permiso (Figura 11-8) para cambiar el permiso una vez que ha sido otorgado, cambiar la fecha de caducidad y cambiar el nivel de acceso.

Permitir que varios usuarios modifiquen un libro a la vez En muchos casos, crear y actualizar libros es un proceso de colaboración. Con frecuencia, se envía una hoja de cálculo un libro a otros empleados para que puedan verificar los datos o hacer cambios. Si usted desea permitir a más de una persona agregar o modificar los datos en su libro a la vez, puede configurar y guardar el libro como compartido. El comando Proteger y compartir libro evita que un usuario inhabilite la opción de control de cambios.

fiqquen un libro a la vez que está Abra el documento L11-1.4 Permitir que varios usuarios modifi disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA

*

+, (coma) Presione Ctrl+ para insertar la fecha actual.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo permitir la modificación de un libro por varios usuarios? 5.2.2

Crear y actualizar libros es a menudo un proceso de colaboración. Con frecuencia, se envía una hoja de cálculo o un libro a otros empleados para que puedan verificar los datos o hacer cambios. Usted puede crear un libro compartido, esto es, un libro que esté configurado para permitir a varios usuarios en una red ver y realizar cambios al mismo tiempo. Cuando un usuario abre un libro compartido, puede ver los cambios que han realizado y guardado otros usuarios. En un libro compartido, se mantiene la información sobre los cambios hechos durante las sesiones de edición. El historial de cambios incluye el nombre de la persona que realizó cada cambio, la fecha del cambio y los datos que se cambiaron. El libro que creó en este ejercicio será empleado por los auxiliares médicos quienes registrarán todas las muestras médicas que los médicos recetan a sus pacientes. Compartir el libro significa que más de un auxiliar médico puede tener acceso al libro e introducir datos a la vez. Un libro compartido no soporta todas las características de Excel. Por ejemplo, usted puede incluir celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, etcétera, antes de compartir un libro, pero aquellos que modifican un libro compartido no pueden agregar esas características. Cuando protegió su libro compartido, evitó que aquellos que vayan a utilizar el libro eliminen el historial de cambios. De manera predeterminada, los cambios que haga en el libro se conservan por 30 días. Usted puede aumentar ese marco de tiempo en la ficha Uso avanzado del cuadro de diálogo Compartir libro (ver Figura 11-9).

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Si desea asignar una contraseña a un libro compartido, debe hacerlo antes de compartir el libro. Puede dejar de compartir el libro y agregar la contraseña. Sin embargo, cuando deja de compartir un libro compartido, se pierde el historial de cambios.

214 | Lección 11

X

Utilizar el Inspector de documento

REF

Antes de compartir un documento importante con colegas o personas fuera de su organización, siempre debe revisar la ortografía, corregir y revisar el contenido para asegurarse de que todo está bien, y asegurarse que el documento no contiene algo que usted no desea compartir con otros. También debe revisar el documento para detectar datos ocultos o información personal que pudiera estar almacenada en el libro o en las propiedades del documento.

Se hablará del historial de cambios en detalle más adelante en esta lección.

Abra el documento L11-1.5 Utilizar el Inspector de documento que está disponible en el CD-ROM complementario.

Es buena idea realizar la inspección en una copia de la hoja de cálculo porque podría no poder restaurar el contenido oculto que quite durante el proceso de inspección. Si intenta inspeccionar un documento que tiene cambios no guardados, se le pedirá guardar el documento antes de realizar la inspección.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

TOME NOTA

*

Debe quitar cada tipo de datos ocultos de manera individual y puede volver a inspeccionar el documento después de quitar elementos.

Es conveniente emplear el Inspector de documento para buscar y quitar datos ocultos e información personal antes de compartir una copia electrónica de libro. Cuando abrió el archivo de datos, éste contenía columnas ocultas así como otra información que usted no deseaba compartir con otras personas. Debe utilizar el Inspector de documento en una copia de su hoja de cálculo original ya que no siempre es posible restaurar los datos que éste quita. Así, si quita información sensible de la copia, los datos completos se conservan en el libro original.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo quitar la información privada y otros datos inapropiados de los libros? 5.3.1

Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal en un libro de Excel. Esta información puede no verse de inmediato cuando abre el documento, pero es posible que otros la vean y la recuperen. En este ejercicio, la inspección de documento mostró el siguiente contenido oculto. • Comentarios y anotaciones: esta información puede permitir a otros ver los nombres de las personas que trabajaron en el libro así como los comentarios y los cambios que hicieron. • Propiedades del documento e información personal: las propiedades del documento incluyen autor, tema y título, pero también incluyen el nombre de la persona que guardó por última vez el libro y la fecha de creación del mismo. • Encabezados y pies de página: los encabezados y pies de página pueden incluir el autor, la fecha de creación, etcétera. • Filas, columnas y hojas ocultas: las columnas D y E estaban ocultas en la hoja NSS para proteger la información de los sueldos. Antes de quitar filas o columnas ocultas, asegúrese de que al eliminarlas no afectará los cálculos en su hoja. La inspección de un documento también localizará datos XML personalizados, hojas de cálculo ocultas y contenido invisible.

Asegurar y compartir documentos | 215

Firmar digitalmente un libro Usted puede firmar digitalmente un documento por las mismas razones que firmaría un documento impreso. Una firma digital se emplea para autenticar información digital mediante criptografía digital. Autenticar se refiere al proceso que consiste en verificar que las personas sean quienes dicen ser, y que los productos sean lo que dicen ser. Usted puede obtener un id. digital de un colaborador de Microsoft o crear su propia id. digital. Una firma digital no es visible dentro del contenido del documento.

Abra el documento L11-1.6 Firmar digitalmente un libro que está disponible en el CD-ROM complementario.

El cuadro de diálogo Crear un id. digital se abre sólo si selecciona Agregar una firma digital y usted no tiene un certificado digital. Si el documento contiene cambios sin guardar, el archivo se guarda automáticamente cuando hace clic en Agregar una firma digital.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Si hay uno o más certificados digitales en su PC o red, se abre el cuadro de diálogo Firmar para que pueda firmar el documento.

OTRA MANERA

TOME NOTA

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo agregar una firma digital a un libro? 5.3.4

*

Puede hacer clic en el icono Firmas para mostrar el panel de tareas Firmas.

El libro se guardó cuando creó la firma. No es necesario guardarlo de nuevo. Si utiliza el comando Guardar como después de haber agregado una firma a un documento, la firma dejará de ser válida.

Para firmar digitalmente un libro, debe contar con un certificado digital vigente. Un certificado digital es un medio de confirmar la identidad y la autenticidad. Los certificados digitales permiten que se puedan utilizar firmas digitales para autenticar la información digital. Si planea intercambiar documentos firmados digitalmente, debe obtener un certificado digital de una entidad emisora de certificados acreditada. Una entidad emisora de certificados es una entidad de terceros que emite certificados para otras personas, realiza un seguimiento de quién está asignado a un certificado, firma los certificados para verificar su validez y controla qué certificados están revocados o han caducado. Muchas organizaciones emiten sus propios certificados, como usted lo hizo en el ejercicio acerca de Contoso. Si al agregar una firma digital selecciona Obtener un id. digital de un colaborador de Microsoft, se le enviará al Catálogo de soluciones de Microsoft Office donde puede comprar un certificado. Si no desea comprar un certificado digital de una entidad emisora de certificados, usted puede crear su propio certificado digital, como lo hizo en este ejercicio. Sin embargo, otras personas no podrán verificar la autenticidad de su firma digital. Esta firma sólo se puede autenticar en la PC en la que se creó el certificado. Cuando revisa un documento firmado, debe ver los detalles de la firma y el certificado que se utilizó para crear esa firma para detectar problemas potenciales. Si un libro contiene una firma, se muestra un icono de firmas en la barra de estado, como se muestra en la Figura 11-2.

Figura 11-2 Icono Firmas en la barra de estado

Icono Firmas

216 | Lección 11

EVA C

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Marcar un documento como final

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AR ACT

Antes de compartir un libro con otros usuarios, puede utilizar el comando Marcar como final para convertirlo en un documento de sólo lectura y evitar que se realicen cambios en él. Marcar un documento como final indica que está compartiendo una versión terminada del documento y evita que los revisores o lectores realicen cambios en él.

fin nal que está disponible en el CD-ROM Abra el documento L11-1.7 Marcar un documento como fi complementario.

Marcar un libro como final indica que la edición está terminada. La edición se desactiva y el libro se guarda como un documento de sólo lectura. ¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo marcar un libro como final? 5.3.5

El comando Marcar como final no es una característica de seguridad. Cualquiera que abra un libro que ha sido marcado como final, puede modificar el documento quitándole el estado Marcar como final. Los documentos marcados como finales en un libro de Excel 2007 no serán de sólo lectura si se abren en una versión anterior de Excel ya que Marcar como final no era una opción en versiones anteriores de Excel. Para permitir la edición de un documento que está marcado como final, haga clic en el botón de Microsoft Office, señale Preparar y haga clic en Marcar como final. Se elimina la designación Sólo lectura del libro.

I

Distribuir un libro por correo electrónico

Abra el documento L11-2.1 Distribuir un libro por correo electrónico que está disponible en el CDROM complementario.

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Si el comando Enviar a destinatario de correo aparece en la Barra de herramientas de acceso rápido, omita los pasos 1 a 3.

Algunos programas de correo electrónico no enviarán los datos adjuntos si el documento está abierto. Si recibe un mensaje al respecto, cierre el libro de Excel y vuelva a hacer clic en Enviar.

Las formas más comunes de compartir datos de Excel son enviando libros a través de correo electrónico o fax, e imprimiendo y distribuyendo copias impresas. El correo electrónico le permite compartir un libro enviándolo a un usuario para que le haga cambios o comentarios y lo envíe al siguiente usuario. Los cambios pueden entonces incorporarse en un documento final. La opción para enviar una hoja de cálculo como un mensaje de correo electrónico sólo está disponible en Enviar a destinatario de correo localizada en la Barra de herramientas de acceso rápido. Cuando agrega este comando a la barra de herramientas, puede utilizar esta opción como un acceso directo para enviar un libro como archivo adjuntos.

Asegurar y compartir documentos | 217 I

Controlar los cambios en un libro Activar y desactivar el control de cambios Usted puede activar el control de cambios por medio de los comandos Control de cambios, Compartir libro o Proteger y compartir libro. El comando Proteger y compartir libro proporciona el nivel de seguridad más alto. Cuando comparte un libro, es importante saber qué cambios hizo cada usuario. El dueño (creador) del libro puede utilizar funciones de control de cambios para administrar los datos en un libro compartido. El dueño puede utilizar el registro del historial de cambios para administrar el libro compartido, agregando o quitando usuarios o resolviendo cambios conflictivos.

Abra el documento L11-3.1 Activar o desactivar el control de cambios que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar, mostrar, modificar y resolver cambios realizados? 5.1.1

X

REF

TOME NOTA

*

Usted puede activar o desactivar el control de cambios de varias maneras. Utilizar el comando Proteger y compartir libro proporciona el nivel más alto de seguridad. Antes de compartir un libro, el creador puede introducir una contraseña que deberá utilizarse para desactivar el control de cambios. Esto protege el historial de cambios. Cuando hace clic en el comando Compartir libro, se activa automáticamente el control de cambios. Para evitar que los usuarios desactiven el control de cambios, utilice el comando Proteger libro compartido. Esto comparte el libro y evita que se desactive el control de cambios.

El comando Control de cambios le permite determinar cómo se deben mostrar los cambios en la pantalla. Usted utilizará esta opción en un ejercicio posterior.

Desactivar el control de cambios elimina el historial de cambios y desactiva el estado de compartido del libro.

Establecer opciones de control de cambios La ficha Uso avanzando en el cuadro de diálogo Compartir libro le permite personalizar el uso compartido del libro. Estas opciones son generalmente configuradas por el autor del libro antes de compartirlo.

Abra el documento L11-3.2 Establecer opciones de control de cambios que está disponible en el CDROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar, mostrar, modificar y resolver cambios realizados? 5.1.1

La ficha Uso avanzado contiene cuatro opciones. El Control de Cambios determina si se debe guardar el historial de cambios y durante cuánto tiempo. En un libro compartido, el Historial de Cambios documenta los cambios realizados durante las pasadas sesiones de edición. La información incluye el nombre de la persona que hizo cada cambio, la fecha en que se realizaron y los datos que se cambiaron. El valor predeterminado es de 30 días. Contoso mantiene un registro mensual de la distribución de muestras. Establecer la duración del historial de cambios en 35 días asegura que el gerente de oficina tenga tiempo suficiente para revisar el libro y resolver cualquier cambio conflictivo antes de que se elimine el historial de cambios.

218 | Lección 11

Actualizar cambios controla cuándo se incorporan al libro los cambios realizados en el libro compartido. Encaso de cambios conflictivos entre usuarios determina los cambios de qué persona prevalecen si dos o más personas están intentando editar al mismo tiempo. Por lo general, son los cambios del dueño del libro los que prevalecen. Incluir en vista personal le permite a cada usuario que edita el libro ver una vista personalizada de éste.

Insertar cambios realizados Cuando abre un libro compartido, se activa automáticamente el control de cambios. En la mayoría de los casos, el dueño del libro habrá introducido una contraseña para evitar que un usuario lo desactive. Cualquier texto que escriba en el libro será controlado.

Abra el documento L11-3.3 Insertar cambios realizados que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA

*

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar, mostrar, modificar y resolver cambios realizados? 5.1.1

Anote el nombre que quite. Usted restaurará el nombre de usario original al final de esta lección.

En una red, usted no ve los cambios realizados por otros usuarios hasta que ellos y usted los guarden. Para guardar los cambios que realizó en un libro compartido y para ver los cambios que los otros usuarios han guardado desde la última vez que usted guardó, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Cuando trabaja en un ambiente de red, puede hacer clic en Compartir libro en el grupo Cambios y ver una lista de los demás usuarios que tienen abierto el libro. En ocasiones ocurren conflictos cuando dos usuarios están editando un libro compartido e intentan guardar los cambios que afectan a la misma celda. Cuando el segundo usuario intenta guardar el libro, Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. Dependiendo de las opciones establecidas cuando se creó y compartió el libro, usted puede conservar su cambio o aceptar el cambio realizado por el otro usuario. Usted puede abrir una lista que muestre cómo se han resuelto los pasados conflictos. Éstos puede mostrarse en una hoja aparte que muestra el nombre de la persona que hizo el cambio, qué datos fueron eliminados o reemplazados, y cómo se resolvieron los conflictos.

Eliminar sus cambios Como se explicó anteriormente, los cambios que haga en un libro compartido no son visibles para otros usuarios hasta que guarde su trabajo. Los cambios pasan a ser parte del historial de cambios cuando guarda el libro. Si cambia de parecer antes de guardar, puede modificar o eliminar cualquier cambio. Cuando haya guardado su libro y desee eliminar el cambio, puede introducir nuevos datos o rechazar el cambio que hizo antes de guardar.

Abra el documento L11-3.4 Eliminar sus cambios que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA

*

El comando Deshacer está inactivo en un documento compartido. Si de manera accidental reemplaza sus datos o los de otro usuario, deberá rechazar el cambio para restaurar los datos que reemplazó.

Asegurar y compartir documentos | 219 ¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar, mostrar, modificar y resolver cambios realizados? 5.1.1

Debe guardar los cambios antes de poder aceptarlos o rechazarlos. Si no los guarda, Excel muestra un mensaje que dice que el libro debe guardarse antes de poder aceptar o rechazar cambios. Si reemplaza los datos de otro usuario y desea restaurar los datos originales, debe rechazar su cambio. Si elimina el texto que introdujo como reemplazo del otro texto, dejará la celda o el rango vacíos. Rechazar su cambio restaura la entrada que reemplazó.

Aceptar cambios de otro usuario Después de que se ha editado un libro, usted puede fácilmente identificar las celdas que han sido cambiadas y determinar si desea conservar o rechazar esos cambios. Usted puede elegir aceptar o rechazar todos los cambios al mismo tiempo sin revisar cada uno de ellos, o bien, aceptar o rechazar los cambios de manera individual.

Abra el documento L11-3.5 Aceptar cambios de otro usuario que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar, mostrar, modificar y resolver cambios realizados? 5.1.1

Usted puede hacer clic en el botón Contraer diálogo en el cuadro Dónde del cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, y seleccionar las celdas que contienen cambios. A continuación, puede aceptar o rechazar los cambios en su totalidad. En este ejercicio, algunos de los cambios fueron resaltados por celda y otros fueron resaltados por fila y usted pudo aceptar o rechazar los cambios realizados en la celda o rango seleccionados.

Rechazar cambios de otro usuario Como dueño del libro Muestras, el gerente de oficina tiene la autoridad de aceptar o rechazar los cambios de todos los usuarios. Rechazar cambios, no obstante, no impide que un usuario cambie los datos otra vez. Cuando todos los usuarios hayan realizado los cambios necesarios, el dueño puede quitar a los usuarios y dejar de compartir el libro.

Abra el documento L11-3.6 Rechazar cambios de otro usuario que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar, mostrar, modificar y resolver cambios realizados 5.1.1

Cuando tenga la oportunidad de trabajar con un libro compartido que está guardado en una red, posiblemente encontrará conflictos cuando intente guardar un cambio que afecta la misma celda en la que otro usuario está trabajando. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, debe leer la información sobre cada cambio y los cambios conflictivos realizados por otro usuario. Las opciones establecidas en la ficha Uso avanzando del cuadro de diálogo Compartir libro determinan cómo se resuelven los conflictos.

Quitar el estado de compartido de un libro Antes de dejar de compartir un libro, asegúrese de que todos los demás usuarios hayan terminado su trabajo, y de haber aceptado o rechazado todos los cambios. Cualquier cambio que no haya guardado se perderá cuando deje de compartir el libro y se eliminará la hoja de historial. Antes de quitar el estado compartido del libro, debe imprimir la hoja de historial y/o copiarla a otro libro.

220 | Lección 11

Abra el documento L11-3.7 Quitar el estado de compartido de un libro que está disponible en el CD-ROM complementario.

TOME NOTA

*

Es una buena idea imprimir la versión actual del libro compartido así como el historial de cambios ya que las ubicaciones de celdas en el historial copiado podrían ya no ser válidas si se realizan más cambios.

Cuando se ha quitado el estado de compartido a un libro, se pueden hacer cambios como los que se hace en cualquier libro. Usted puede, por supuesto, volver a activar el control de cambios lo cual compartirá automáticamente el libro. I

Agregar comentarios a un libro Insertar un comentario Los comentarios son una técnica útil para llamar la atención hacia datos importantes o significativos y transmitir un mensaje del usuario que dé más información sobre los datos. Los empleados de Contoso son evaluados con base en tres mediciones de desempeño. El gerente utiliza comentarios para anotar incidentes relacionados con estas mediciones.

Abra el documento L11-4.1 Insertar un comentario que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo insertar comentarios? 5.1.2

Contoso conduce una revisión anual de desempeño de los empleados. El gerente usa comentarios para anotar eventos o acciones que desea recordar cuando realice la revisión de desempeño anual. Excel automáticamente muestra el nombre que aparece en el cuadro Nombre de Configuración global de Office del cuadro de diálogo Opciones de Excel. Si no desea utilizar un nombre, puede seleccionarlo en el comentario y presionar la tecla Suprimir.

Ver comentarios Cuando coloca el puntero sobre el triángulo rojo que indica que una celda tiene un comentario adjunto, se muestra el comentario. Usted puede mantener comentarios seleccionados a la vista mientras trabaja o puede mostrar todos los comentarios usando los comandos en el grupo Comentarios de la ficha Revisar.

Abra el documento L11-4.2 Ver comentarios que está disponible en el CD-ROM complementario.

OTRA MANERA

Puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una celda que contiene un comentario y hacer clic en Mostrar u ocultar comentarios.

Asegurar y compartir documentos | 221

Los comandos Mostrar u ocultar comentarios y Mostrar todos los comentarios le permiten mostrar u ocultar los comentarios según sea necesario. Los comandos Anterior y Siguiente le permiten moverse de un comentario a otro, sin seleccionar las celdas.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo mostrar los comentarios? 5.1.2

Modificar un comentario Los comentarios se pueden modificar y formatear según sea necesario. Para modificar un comenario, seleccione la celda que lo contiene y haga clic en Modificar comentario. El comentario se abre en modo edición.

ficar un comentario que está disponible en el CD-ROM compleAbra el documento L11-4.3 Modific mentario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo modificar comentarios? 5.1.2

TOME NOTA

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN? ¿Cómo eliminar comentarios? 5.1.2

Usted puede formatear un comentario usando la mayoría de las opciones de formato en el grupo fuente de la ficha. Sin embargo, las opciones Color de relleno y Color de fuente no están disponibles para el texto de comentarios.

*

Usted puede modificar los comentarios que otros escribieron así como los comentarios que usted introdujo.

Eliminar un comentario Usted puede eliminar los comentarios cuando ya no sean necesarios. A menos que el libro esté protegido, cualquier usuario puede eliminar comentarios. Contemple proteger un libro que contenga información sensible o confidencial.

Abra el documento L11-4.4 Eliminar un comentario que está disponible en el CD-ROM complementario.

I

Imprimir comentarios

Abra el documento L11-5.1 Imprimir comentarios que está disponible en el CD-ROM complementario.

Cuando imprime los comentarios como aparecen en la hoja, se pueden cubrir los datos en algunas de las celdas. Para imprimir los comentarios en una hoja aparte, seleccione Al final de la hoja en el cuadro Comentarios en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página.

222 | Lección 11

MATRIZ DE RESUMEN DE HABILIDADES EN

ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ

H ABILIDAD

DE LA MATRIZ

N ÚMERO

DE HABILIDAD

A asegurar su trabajo antes de compartirlo con otros. A proteger una hoja de cálculo para evitar cambios no autorizados.

Proteger libros y hojas de cálculo.

5.2.1

A proteger un libro para evitar cambios no autorizados.

Proteger libros y hojas de cálculo.

5.2.1

A proteger un libro del acceso no autorizado.

Restringir los permisos para acceder a libros.

5.3.2

A compartir un libro para que varios usuarios puedan modificarlo.

Permitir que varios usuarios modifiquen libro.

A utilizar el Inspector de documento para quitar datos personales o sensibles de un libro.

Quitar datos personales y otros datos inapropiados de los libros.

5.3.1

A crear y agregar una firma digital.

Agregar firmas digitales.

5.3.4

A marcar un documento como final.

Marcar libros como finales.

5.3.5

A insertar, aceptar y resolver los cambios hechos a un libro.

Insertar, mostrar, modificar y resolver los cambios realizados.

5.1.1

A agregar, modificar y eliminar comentarios en un libro.

Insertar, mostrar, modificar y eliminar comentarios.

5.1.2

5.2.2

A distribuir un libro por correo electrónico.

A imprimir comentarios como se muestran en la hoja de cálculo o a imprimirlos en otra página.