Excel Avanzado

Excel Avanzado - Alejandro Quiceno.xls

Excel Avanzado Casos prácticos para áreas contables Por: Alejandro Quiceno García Agradezco me envíes tus comentarios al siguiente Blog:

http://aquiceno.blogspot.com/

Microsoft Excel es una hoja de cálculo de la suite Microsoft Office ***IMPORTANTE** PARA PODER NAVEGAR ENTRE LAS HOJAS DEBES DE HABILITAR LAS MACROS. Si no están habilitadas por favor cierre el archivo, vaya al menú Herramientas - Macro - Seguridad y cambie el nivel a medio. Luego vuelva a abrir el archivo esta vez habilitando las macros.

Nada produce tanto regocijo como el no cumplir muchos cometidos ni emprender asuntos engorrosos ni violentar nuestra capacidad mas allá de sus fuerzas, pues todo esto provoca perturbaciones en nuestra naturaleza.

Agradecimientos Epicuro - Filosofo Griego 300 A.C.

Acerca de Alejandro Quiceno Busquen llegar a lo más alto, estudiar es crecer, no solo por lo que se aprende intelectualmente, sino por la experiencia humana, la gente alrededor de uno que lo alimenta emocionalmente para tener cada día mayor control sobre uno mismo, y espiritualmente, para moldear un mayor carácter de servicio a los demás, donde el ego se reduzca a su más mínima expresión y se crezca en humildad y fuerza moral. Una va con otra. Eso es vivir, crecer para servir (...). Aparte de la carta de Ingrid Betancur desde su cautiverio

Acerca de Alejandro Quiceno:

Nacido en Cali, Colombia un 15 de Julio de 1971. Estudió contaduría pública en la Universidad del Valle; se desempeñó en varias empresas algunas de ellas multinacionales y firmas de auditoría internacional. "Puedo decir que gracias al Excel, es que pude hacer la diferencia respecto a los demás. Quien diría que esta aplicación fuera tan poderosa llegando a límites en los cuales es posible realizar grandes tareas reduciendo los esfuerzos de equipos enteros de trabajo, de tal manera que pueda ser llevada

a cabo por una o muy pocas personas. Muchos de esos "Tips" están en este trabajo" Medios de contacto: Por Telefono Celular o Móvil en Colombia :

312- 7679391 317- 8081673

301- 5519274

Email: [email protected] [email protected] Blog : http://aquiceno.blobspot.com

Cruces de información Como detectar diferencias mediante tablas dinámicas Como se hace un cruce de información con tablas dinámicas Armando la tabla dinámica Resultado del ejemplo práctico Cruces de información con tablas dinámicas y campos calculados Cruces de información con tablas dinámicas y elementos calculados Cruces sin campos ni elementos calculados El tema anterior forma parte del curso de Excel Avanzado, casos prácticos para areas contables mas de 230 lecciones al mejor precio, buena informacion para autoaprendizaje a muy bajo costo. Favor visitar mi blog http://aquiceno.blogspot.com Agregarme como amigo en facebook [email protected]

Cruces de Información

Cruces de Información Este tema es inherente a la partida doble. El principio de la partida doble se sustenta en un principio Universal, el equilibrio de las fuerzas expresado en el principio de la polaridad: " Todo es doble; todo tiene dos polos; todo su par de opuestos; los semejantes y los antagónicos son lo mismo; los opuestos son idénticos en naturaleza, pero diferentes en grado; los extremos se tocan; todas las verdades son semiverdades; todas las paradojas pueden reconciliarse" -El Kybalión.

La Percepción, la manera en que presentamos -o nos presentan las cosas- es lo que hace que se vean contrarios u opuestos. La creación de un sistema contable incluye este principio; El detalle y la generalidad, el diario y el mayor, el módulo y la contabilidad. Pero esto es sólo una manera en que se ha creado el sistema, no necesariamente esto es así, ni se limita a esto; (sencillamente por la dificultad que en ciertas épocas entrañaba el manejo de enormes volúmenes de información; pero, la manera de generar la información es posible realizarla "en línea" sin necesidad de "Postear" -del inglés "Post"- pasar las transacciones resumidas de los módulos a la contabilidad general. Es sólo siglo veinte) la esencia de la polaridad en la contabilidad aparece siempre que exista una hecho económico que involucre mínimo dos entes. Incluso rompe esta frontera dual: Puedo representar una misma cosa de dos maneras diferentes: Lo que recibí y tengo, que es lo mismo que lo que me dieron o tengo vs lo que me dieron o debo o me debo. Que en últimas no es más que la representación de El dar y el recibir. Ahora, dado que en la representación de los hechos económicos de un ente económico participan muchas personas e incluso es sujeto (el sistema) a accidentes casi todos -por no decir todos- originados por la mano del hombre, (Pues el universo en que se mueven las transacciones pasa desde la infraestructura tecnológica, plataforma del sistema hasta la subjetividad de quien se representa - o ingresa y captura- estos mismos hechos económicos) es que es posible que se pierda el equilibrio del sistema contable y ese tipo de situaciones es la que de manera general y cíclica consuma las energías de quienes controlan, administran y participan en el sistema contable. Este tema de cruces de información ya lo hemos manejado y solucionado en varios anexos de este trabajo. Si usted revisó el anexo de formulas anidadas, habrá visto una buena solución que emplea la función =BuscarV() anidándola dentro de una función =SI() y una función=ESERROR(): Buscando Items incorrectos o desconocidos entre dos tablas En ese mismo anexo, en busqueda sin necesidad de funciones de busqueda ; .También se tocó el tema en el anexo relacionado con el formato condicional concretamente en la técnica Comparar la celda correspondiente con otra hoja Siguiente: Cruces de Información o detectar diferencias con Tablas Dinámicas

Cruces de Información o detectar diferencias con Tablas Dinámicas Una de las mejores virtudes de las tablas dinámicas es que no sólo sirven para hacer reportes dinámicos; en lo que a mí respecta, lo mejor de las tablas dinámicas es que, convenientemente montada la información base, te puede cruzar en segundos dos bases de datos diferentes. Ejemplos de este tema pueden ser: 1- Cruzar información de los módulos vs la contabilidad como por ejemplo: Un listado detallado de cartera vs las cuentas de cartera. Un listado detallado de Kardex vs las cuentas de inventario. Un listado detallado del módulo de cuentas por pagar vs todas las cuentas contables por pagar. De manera general, los anexos de las cuentas del Balance deben presentarse de manera detallada, sustentando debidamente los montos que en ellas se encuentran, listando los soportes que la componen; si existen diferencias después del cierre contable las mismas no pueden superar mas de dos cierres sin haber hallado y corregido la diferencia. Esa dificultad se salva tan rápidamente que Usted se quedará asombrado, con un cruce con tabla dinámica. Otros Ejemplos de cruces de información pueden ser: 2- Una conciliacion bancaria: Cruzar el extracto bajado en medio magnético contra el libro auxiliar del banco. 3- Las cuentas de orden; cuentas de orden deudoras vs las cuentas de orden acreedoras. 4- Cuadres de compañías; cuando se trata de empresas grandes que deben conciliar las unidades de negocio contra la compañía administrativa Pero el poder de las tablas dinámicas trasciende encontrando aplicaciónes y soportando trabajos de Auditoría tales como: 5- Organizar las cuentas auxiliares de Retenciones de Impuestos efectuadas, consolidar de la misma manera que se presenta la información en las declaraciones de retención y encontrar diferencias. (Trabajo que obligatoriamente se debe realizar cuando se acerca la época de entrega de Certificados de Retenciones practicadas), de tal manera que se cumpla con la norma de Certificar lo Declarado, que a su vez debe cruzar perfecto contra lo contabilizado, claro está, si son ordenados.

6- Tomar las cuentas de Gasto que constituyen base para impuesto Iva, calcularles un 16% o la tasa que aplique y rastrear si existe el iva contabilizado en las cuentas correspondientes. De igual forma, las tablas dinámicas pueden comparar el P&L (cuentas de resultado) contra el presupuesto; la ejecución presupuestal de las inversiones contra las compras de activos fijos y las construcciones en curso. Acostúmbrese amigo Gerente a usar o hacer que empleen las tablas dinámicas para este fin. Las tablas dinámicas no tienen nada de vulgar frente a un reporte tradicional. El formato es lo de menos; incluso en esto las tablas dinámicas ofrecen muy buenos formatos prediseñados. En el mundo financiero en donde escasea el tiempo, frecuentemente se desperdicia mas tiempo haciendo reportes "Bonitos" que en un contenido rápido y preciso que puede ser elaborado en segundos con una tabla dinámica, y lo mejor, puede reorganizar la data y consolidar por el criterio que necesite tan rapidamente que no necesita nisiquiera llamar a su asistente para que lo realice a la antigua, tardando tiempo precioso, pagando mano de obra ineficiente. Siguiendo con este tema, en el anexo anterior se explicó como organizar un listado bajado a Excel de un Kardex. Un buen informe de control es presentar la impresión de la ultima hoja del Kardex o de los Kardex, como soporte del anexo de las cuentas de inventario contra las cuentas contables de inventario. En una compañía grande, el Contador de área o Asistente tiene una responsabilidad no pequeña, cuidando que este saldo siempre sea consistente con la contabilidad; pero hay casos en los que se presenta una diferencia; pequeña o grande, material o immaterial no viene al caso; los Saldos del módulo de inventario TIENEN que ser perfectamente iguales a los saldos de las cuentas contables; cuando esto susede, las cantidades de registros pueden ser enormes, de tal manera que detectar la diferencia es una tarea que unida a las labores del día a día se torna muy complicada de sacar adelante. Siguiente : Como se hace el cruce de información con tablas dinamicas

Como se hace un cruce con tabla dinámica Usted tiene ambas Data: Por un lado (Kardex organizado, extracto bancario, el informe detallado o data de otra fuente que sea) y por el otro, la otra base o informe: libro auxiliar de inventario, cartera o banco, informe de otra fuente, etc. Ambos archivos los tiene en Excel. Antes de continuar, quiero decirle que ambos cuadros o informes TIENEN que estar organizados en forma de tabla de datos. En otras partes ya he comentado acerca de esto, en esta ocasión se lo presento gráficamente: debe ser una relación de datos organizados en filas y columnas por este estilo: Documento

Fecha

Descripción

Cuantía

XC-0527

19980728

dejé la comida de mamá

2.500.000

XC-0528

19980728

mi papá tambien

3.000.000

XC-0529

19980728

Por ultimo mi hermanito

1.500.000

Ok. Habíendo entendido que ambos cuadros deben estar organizados como una tabla base de datos, encuentre la, o las coincidencias a través de las cuales puede comparar ambos informes: Algo que exista en ambas bases de datos. Por ejemplo: Un Id de registro Un tipo y número de documento Un numero de identificación tal como Nit o código "Vendor" La referencia QUE SEA que exista en ambos informes. Si tiene uno o varios datos que pueda cruzar, tiene una gran porción del trabajo hecho, pues lo mas dificil es este punto.

En el siguiente ejemplo vamos a inventar un ejemplo pequeño que nos ilustre esta técnica, vamos a cruzar un libro auxiliar de inventario contra un kardex. Primero el Kardex, luego el libro auxiliar Kardex Aminoacidos Ficticios Ref

Bod

Descripción

Lote

Fecha Venc

Documento

Fecha

Cant Entrada

Cant Salida

Costo Unitario

Costo Transacc

Granel

A0001

Alanine

00959482

31/12/2010 EA1525

15/01/2008

68

365836

Granel

A0002

Arginine

00411641

04/04/2011 EA1525

15/01/2008

35

7288

24876848 255080

Granel

A0003

Aspartic Acid

00900266

08/04/2011 EA1525

15/01/2008

50

968514

48425700

Granel

A0004

Cysteine

00293793

30/04/2011 EA1526

15/01/2008

29

799754

23192866

Granel

A0005

Glutamic Acid

00152684

27/06/2011 EA1526

15/01/2008

37

383410

14186170

Granel

A0006

Glycine

00917437

04/09/2011 EA1526

15/01/2008

35

803211

28112385

Granel

A0007

Hidroxyproline

00488654

23/09/2011 EA1527

16/01/2008

18

328475

5912550

Granel

A0008

Isoleucine

00554997

22/11/2011 EA1527

16/01/2008

58

996530

57798740

Granel

A0009

Leucin

00996395

27/12/2011 EA1527

16/01/2008

14

165824

2321536

Granel

A0010

Lysine

00135017

04/04/2012 EA1527

16/01/2008

7

175521

1228647

Granel

A0011

Methionine

00373055

04/04/2012 EA1528

17/01/2008

56

742020

41553120

Granel

A0012

Phenlalanine

00500444

14/05/2012 EA1528

17/01/2008

54

931127

50280858

Granel

A0013

Proline

00637860

25/06/2012 EA1528

17/01/2008

7

437475

3062325

Granel

A0014

Serine

00392212

21/09/2012 EA1528

17/01/2008

61

633618

38650698

Granel

A0015

Threonine

00241040

24/12/2012 EA1529

18/01/2008

36

749444

26979984

Granel

A0016

Tyrosine

00422966

24/01/2013 EA1529

18/01/2008

50

641146

32057300

Granel

A0017

Valine

00320611

13/03/2013 EA1529

18/01/2008

47

710572

33396884

Granel

A0018

Ornithine

00200661

22/03/2013 EA1529

18/01/2008

7

777944

5445608

Granel

A0019

Hidrolyzed Protein

00738693

10/04/2013 EA1530

19/01/2008

9

90726

816534

Granel

A0020

Sodium

00545093

09/07/2013 EA1530

19/01/2008

26

475653

12366978

Granel

A0021

Calcium

00610202

15/07/2013 EA1530

19/01/2008

32

34441

1102112

Granel

A0022

Vitamin C (Ascorbic Palmitate) 00037665

16/09/2013 EA1530

19/01/2008

40

122152

4886080

Granel

A0005

Glutamic Acid

00152684

27/06/2011 SP2030

20/01/2008

6

383410

-2300460

Granel

A0006

Glycine

00917437

04/09/2011 SP2030

20/01/2008

4

803211

-3212844

Granel

A0007

Hidroxyproline

00488654

23/09/2011 SP2030

20/01/2008

4

328475

-1313900

Granel

A0019

Hidrolyzed Protein

00738693

10/04/2013 SP2031

20/01/2008

14

90726

-1270164

Granel

A0020

Sodium

00545093

09/07/2013 SP2031

20/01/2008

2

475653

-951306

Granel

A0021

Calcium

00610202

15/07/2013 SP2031

20/01/2008

12

34441

-413292

Granel

A0022

Vitamin C (Ascorbic Palmitate) 00037665

16/09/2013 SP2031

20/01/2008

11

122152

-1343672 446.103.365,00

Listo, con lo anterior es suficiente, además de que yá listé los componentes de mi frasquito de Protein Amino. Ahora vamos con el libro Auxiliar: Tenga en cuenta que ambos informes debe organizarse en forma de Tabla de datos

Auxiliar Cuenta Inventario a Granel 14XXXXXXXX Doc

Id Nit

Fecha

Fecha Ven

Oc No.

Fecha Oc

Ref

Fecha Doc Ref

Debitos

Creditos

Valor

FP105340

890XXX686

20/01/2008

19/02/2008 OC0722

21/11/2007 EA1525

16/12/2007

73.302.548,00

73.302.548,00

FP105340

890XXX686

20/01/2008

19/02/2008 OC0722

21/11/2007 EA1526

16/12/2007

65.491.421,00

65.491.421,00

FP105340

890XXX686

21/01/2008

20/02/2008 OC0722

22/11/2007 EA1527

17/12/2007

67.261.473,00

67.261.473,00

FP105340

890XXX686

22/01/2008

21/02/2008 OC0722

23/11/2007 EA1528

18/12/2007

133.547.001,00

133.547.001,00

FE003240

XX679XXX

23/01/2008

22/02/2008 OC0723

24/11/2007 EA1529

19/12/2007

97.879.776,00

97.879.776,00

FE003240

XX679XXX

24/01/2008

23/02/2008 OC0723

25/11/2007 EA1530

20/12/2007

19.171.704,00

FE003240

XX679XXX

25/01/2008

24/02/2008 OC0723

26/11/2007 SP2030

21/12/2007

-5.513.304,00

FE003240

XX679XXX

25/01/2008

24/02/2008 OC0723

26/11/2007 SP2031

21/12/2007

-3.978.434,00

19.171.704,00 -5.513.304,00 -3.978.434,00 456.653.923,00

Fijese que en el auxiliar se le dá mas importancia a la negociación como tal; el primer documento es el numero de la factura y el segundo es la Orden de Compra. Pero, por lo general cuando se ingresa una Entrada de Almacén, esta se asocia a una Orden de compra, para saber si el proveedor envió la cantidad correcta o si se encuentra dentro de los límites permitidos. Totalizando ambos reportes podemos ver que tienen una diferencia, y tambien nos podemos dar cuenta que existe un dato en el que ambas tablas coinciden; es el numero de Entrada a Almacén.

Siguiente: Armando la tabla dinámica

Armando la tabla dinámica para cruzar la info Vamos a unir las dos tablas; siga estas instrucciones: 1. En una misma hoja de cálculo, va a acomodar una de las tablas en la parte de arriba de la hoja de cálculo y la otra directamente debajo. 2. Para llevar a efecto el paso 1, puede crear una copia de uno de los informes, inmovilizar los encabezados de columna con Ventana, inmovilizar paneles, pues es requisito BASICO, y debajo de ella pegar la copia del otro informe. 3. Inserte una columna en A, es decir, quedará primero que todas. Esta columna servirá para identificar la tabla de arriba y la tabla de abajo. 4. El dato que coincide en ambas tablas DEBE estar alineado en la misma columna, en este caso lo que hace referencia al número de Entrada de Almacén. El Valor total tambien DEBE estar alineado.

Al unir las dos tablas nos vá quedando así: Ref

Bod

Descripción

Lote

Fecha Venc

Documento

Fecha

Cant Entrada

Cant Salida

Costo Unitario

Costo Transacc

Granel

A0001

Alanine

00959482

31/12/2010 EA1525

15/01/2008

68

365836

Granel

A0002

Arginine

00411641

04/04/2011 EA1525

15/01/2008

35

7288

255080

Granel

A0003

Aspartic Acid

00900266

08/04/2011 EA1525

15/01/2008

50

968514

48425700

Granel

A0004

Cysteine

00293793

30/04/2011 EA1526

15/01/2008

29

799754

23192866

Granel

A0005

Glutamic Acid

00152684

27/06/2011 EA1526

15/01/2008

37

383410

14186170

Granel

A0006

Glycine

00917437

04/09/2011 EA1526

15/01/2008

35

803211

28112385

Granel

A0007

Hidroxyproline

00488654

23/09/2011 EA1527

16/01/2008

18

328475

5912550

Granel

A0008

Isoleucine

00554997

22/11/2011 EA1527

16/01/2008

58

996530

57798740

Granel

A0009

Leucin

00996395

27/12/2011 EA1527

16/01/2008

14

165824

2321536

Granel

A0010

Lysine

00135017

04/04/2012 EA1527

16/01/2008

7

175521

1228647

Granel

A0011

Methionine

00373055

04/04/2012 EA1528

17/01/2008

56

742020

41553120

Granel

A0012

Phenlalanine

00500444

14/05/2012 EA1528

17/01/2008

54

931127

50280858

Granel

A0013

Proline

00637860

25/06/2012 EA1528

17/01/2008

7

437475

3062325

Granel

A0014

Serine

00392212

21/09/2012 EA1528

17/01/2008

61

633618

38650698

Granel

A0015

Threonine

00241040

24/12/2012 EA1529

18/01/2008

36

749444

26979984

Granel

A0016

Tyrosine

00422966

24/01/2013 EA1529

18/01/2008

50

641146

32057300

Granel

A0017

Valine

00320611

13/03/2013 EA1529

18/01/2008

47

710572

33396884

Granel

A0018

Ornithine

00200661

22/03/2013 EA1529

18/01/2008

7

777944

5445608

Granel

A0019

Hidrolyzed Protein

00738693

10/04/2013 EA1530

19/01/2008

9

90726

816534

Granel

A0020

Sodium

00545093

09/07/2013 EA1530

19/01/2008

26

475653

12366978

Granel

A0021

Calcium

00610202

15/07/2013 EA1530

19/01/2008

32

34441

1102112

Granel

A0022

Vitamin C (Ascorbic Palmitate) 00037665

16/09/2013 EA1530

19/01/2008

40

122152

4886080

Granel

A0005

Glutamic Acid

00152684

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20/01/2008

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-2300460

Granel

A0006

Glycine

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04/09/2011 SP2030

20/01/2008

4

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-3212844

Granel

A0007

Hidroxyproline

00488654

23/09/2011 SP2030

20/01/2008

4

328475

-1313900

Granel

A0019

Hidrolyzed Protein

00738693

10/04/2013 SP2031

20/01/2008

14

90726

-1270164

Granel

A0020

Sodium

00545093

09/07/2013 SP2031

20/01/2008

2

475653

-951306

Granel

A0021

Calcium

00610202

15/07/2013 SP2031

20/01/2008

12

34441

-413292

Granel

A0022

Vitamin C (Ascorbic Palmitate) 00037665 Fecha Fecha Ven

20/01/2008 Ref

11

122152 Creditos

-1343672

Doc

Id Nit

16/09/2013 SP2031 Oc No. Fecha Oc

Fecha Doc Ref

Debitos

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Valor

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73.302.548,00

FP105340

890XXX686

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65.491.421,00

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890XXX686

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67.261.473,00

FP105340

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FE003240

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97.879.776,00

FE003240

XX679XXX

24/01/2008

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20/12/2007

19.171.704,00

FE003240

XX679XXX

25/01/2008

24/02/2008 OC0723

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21/12/2007

-5.513.304,00

-5.513.304,00

FE003240

XX679XXX

25/01/2008

24/02/2008 OC0723

26/11/2007 SP2031

21/12/2007

-3.978.434,00

-3.978.434,00

19.171.704,00

En el siguiente paso eliminamos el segundo encabezado Ref

Bod

Descripción

Lote

Fecha Venc

Documento

Fecha

Cant Entrada

Cant Salida

Costo Unitario

Costo Transacc

Granel

A0001

Alanine

00959482

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15/01/2008

68

365836

Granel

A0002

Arginine

00411641

04/04/2011 EA1525

15/01/2008

35

7288

24876848 255080

Granel

A0003

Aspartic Acid

00900266

08/04/2011 EA1525

15/01/2008

50

968514

48425700

Granel

A0004

Cysteine

00293793

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15/01/2008

29

799754

23192866

Granel

A0005

Glutamic Acid

00152684

27/06/2011 EA1526

15/01/2008

37

383410

14186170

Granel

A0006

Glycine

00917437

04/09/2011 EA1526

15/01/2008

35

803211

28112385

Granel

A0007

Hidroxyproline

00488654

23/09/2011 EA1527

16/01/2008

18

328475

5912550

Granel

A0008

Isoleucine

00554997

22/11/2011 EA1527

16/01/2008

58

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57798740

Granel

A0009

Leucin

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27/12/2011 EA1527

16/01/2008

14

165824

2321536

Granel

A0010

Lysine

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04/04/2012 EA1527

16/01/2008

7

175521

1228647

Granel

A0011

Methionine

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04/04/2012 EA1528

17/01/2008

56

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Granel

A0012

Phenlalanine

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14/05/2012 EA1528

17/01/2008

54

931127

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Granel

A0013

Proline

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25/06/2012 EA1528

17/01/2008

7

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3062325

Granel

A0014

Serine

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21/09/2012 EA1528

17/01/2008

61

633618

38650698

Granel

A0015

Threonine

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24/12/2012 EA1529

18/01/2008

36

749444

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Granel

A0016

Tyrosine

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24/01/2013 EA1529

18/01/2008

50

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32057300

Granel

A0017

Valine

00320611

13/03/2013 EA1529

18/01/2008

47

710572

33396884

Granel

A0018

Ornithine

00200661

22/03/2013 EA1529

18/01/2008

7

777944

5445608

Granel

A0019

Hidrolyzed Protein

00738693

10/04/2013 EA1530

19/01/2008

9

90726

816534

Granel

A0020

Sodium

00545093

09/07/2013 EA1530

19/01/2008

26

475653

12366978

Granel

A0021

Calcium

00610202

15/07/2013 EA1530

19/01/2008

32

34441

1102112

Granel

A0022

Vitamin C (Ascorbic Palmitate) 00037665

16/09/2013 EA1530

19/01/2008

40

122152

4886080

Granel

A0005

Glutamic Acid

00152684

27/06/2011 SP2030

20/01/2008

6

383410

-2300460

Granel

A0006

Glycine

00917437

04/09/2011 SP2030

20/01/2008

4

803211

-3212844

Granel

A0007

Hidroxyproline

00488654

23/09/2011 SP2030

20/01/2008

4

328475

-1313900

Granel

A0019

Hidrolyzed Protein

00738693

10/04/2013 SP2031

20/01/2008

14

90726

-1270164

Granel

A0020

Sodium

00545093

09/07/2013 SP2031

20/01/2008

2

475653

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Granel

A0021

Calcium

00610202

15/07/2013 SP2031

20/01/2008

12

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-413292

Granel

A0022

Vitamin C (Ascorbic Palmitate) 00037665

16/09/2013 SP2031

20/01/2008

11

122152

-1343672

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890XXX686

20/01/2008

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73.302.548,00

FP105340

890XXX686

20/01/2008

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16/12/2007

65.491.421,00

65.491.421,00

FP105340

890XXX686

21/01/2008

20/02/2008 OC0722

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17/12/2007

67.261.473,00

67.261.473,00

FP105340

890XXX686

22/01/2008

21/02/2008 OC0722

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133.547.001,00

FE003240

XX679XXX

23/01/2008

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97.879.776,00

97.879.776,00

FE003240

XX679XXX

24/01/2008

23/02/2008 OC0723

25/11/2007 EA1530

20/12/2007

19.171.704,00

FE003240

XX679XXX

25/01/2008

24/02/2008 OC0723

26/11/2007 SP2030

21/12/2007

-5.513.304,00

-5.513.304,00

FE003240

XX679XXX

25/01/2008

24/02/2008 OC0723

26/11/2007 SP2031

21/12/2007

-3.978.434,00

-3.978.434,00

19.171.704,00

Insertamos una columna en A que nos identifica cada una de las tablas Tabla

Ref

Bod

Descripción

Lote

Fecha Venc

Documento

Fecha

Cant Entrada

Cant Salida

Costo Unitario

Costo Transacc

Kardex

Granel

A0001

Alanine

00959482

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15/01/2008

68

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Kardex

Granel

A0002

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15/01/2008

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7288

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Kardex

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A0003

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08/04/2011 EA1525

15/01/2008

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48425700

Kardex

Granel

A0004

Cysteine

00293793

30/04/2011 EA1526

15/01/2008

29

799754

23192866

Kardex

Granel

A0005

Glutamic Acid

00152684

27/06/2011 EA1526

15/01/2008

37

383410

14186170

Kardex

Granel

A0006

Glycine

00917437

04/09/2011 EA1526

15/01/2008

35

803211

28112385

Kardex

Granel

A0007

Hidroxyproline

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23/09/2011 EA1527

16/01/2008

18

328475

5912550

Kardex

Granel

A0008

Isoleucine

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22/11/2011 EA1527

16/01/2008

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Kardex

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A0009

Leucin

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16/01/2008

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Kardex

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A0010

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16/01/2008

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Kardex

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A0012

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17/01/2008

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Kardex

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Kardex

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A0014

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21/09/2012 EA1528

17/01/2008

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Kardex

Granel

A0015

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18/01/2008

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Kardex

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A0016

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18/01/2008

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Kardex

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A0017

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18/01/2008

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Kardex

Granel

A0018

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22/03/2013 EA1529

18/01/2008

7

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Kardex

Granel

A0019

Hidrolyzed Protein

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19/01/2008

9

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Kardex

Granel

A0020

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09/07/2013 EA1530

19/01/2008

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Kardex

Granel

A0021

Calcium

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19/01/2008

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Kardex

Granel

A0022

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16/09/2013 EA1530

19/01/2008

40

122152

4886080

Kardex

Granel

A0005

Glutamic Acid

00152684

27/06/2011 SP2030

20/01/2008

6

383410

-2300460

Kardex

Granel

A0006

Glycine

00917437

04/09/2011 SP2030

20/01/2008

4

803211

-3212844

Kardex

Granel

A0007

Hidroxyproline

00488654

23/09/2011 SP2030

20/01/2008

4

328475

-1313900

Kardex

Granel

A0019

Hidrolyzed Protein

00738693

10/04/2013 SP2031

20/01/2008

14

90726

-1270164

Kardex

Granel

A0020

Sodium

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09/07/2013 SP2031

20/01/2008

2

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Kardex

Granel

A0021

Calcium

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15/07/2013 SP2031

20/01/2008

12

34441

-413292

Kardex

Granel

A0022

Vitamin C (Ascorbic Palmitate)00037665

16/09/2013 SP2031

20/01/2008

11

122152

-1343672

Contabilidad

FP105340

890XXX686

20/01/2008

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16/12/2007

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73.302.548,00

Contabilidad

FP105340

890XXX686

20/01/2008

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65.491.421,00

Contabilidad

FP105340

890XXX686

21/01/2008

20/02/2008 OC0722

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17/12/2007

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67.261.473,00

Contabilidad

FP105340

890XXX686

22/01/2008

21/02/2008 OC0722

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18/12/2007

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133.547.001,00

Contabilidad

FE003240

XX679XXX

23/01/2008

22/02/2008 OC0723

24/11/2007 EA1529

19/12/2007

97.879.776,00

97.879.776,00

Contabilidad

FE003240

XX679XXX

24/01/2008

23/02/2008 OC0723

25/11/2007 EA1530

20/12/2007

19.171.704,00

Contabilidad

FE003240

XX679XXX

25/01/2008

24/02/2008 OC0723

26/11/2007 SP2030

21/12/2007

-5.513.304,00

-5.513.304,00

Contabilidad

FE003240

XX679XXX

25/01/2008

24/02/2008 OC0723

26/11/2007 SP2031

21/12/2007

-3.978.434,00

-3.978.434,00

19.171.704,00

Alineamos el documento en común, en la misma columna El costo de la transacción en este caso Ya se encuentra alineado. Tabla

Ref

Bod

Descripción

Lote

Fecha Venc

Documento

Fecha

Cant Entrada

Cant Salida

Costo Unitario

Costo Transacc

Kardex

Granel

A0001

Alanine

00959482

31/12/2010 EA1525

15/01/2008

68

365836

Kardex

Granel

A0002

Arginine

00411641

04/04/2011 EA1525

15/01/2008

35

7288

255080

Kardex

Granel

A0003

Aspartic Acid

00900266

08/04/2011 EA1525

15/01/2008

50

968514

48425700

Kardex

Granel

A0004

Cysteine

00293793

30/04/2011 EA1526

15/01/2008

29

799754

23192866

Kardex

Granel

A0005

Glutamic Acid

00152684

27/06/2011 EA1526

15/01/2008

37

383410

14186170

Kardex

Granel

A0006

Glycine

00917437

04/09/2011 EA1526

15/01/2008

35

803211

28112385

Kardex

Granel

A0007

Hidroxyproline

00488654

23/09/2011 EA1527

16/01/2008

18

328475

5912550

Kardex

Granel

A0008

Isoleucine

00554997

22/11/2011 EA1527

16/01/2008

58

996530

57798740

Kardex

Granel

A0009

Leucin

00996395

27/12/2011 EA1527

16/01/2008

14

165824

2321536

Kardex

Granel

A0010

Lysine

00135017

04/04/2012 EA1527

16/01/2008

7

175521

1228647

Kardex

Granel

A0011

Methionine

00373055

04/04/2012 EA1528

17/01/2008

56

742020

41553120

Kardex

Granel

A0012

Phenlalanine

00500444

14/05/2012 EA1528

17/01/2008

54

931127

50280858

Kardex

Granel

A0013

Proline

00637860

25/06/2012 EA1528

17/01/2008

7

437475

3062325

Kardex

Granel

A0014

Serine

00392212

21/09/2012 EA1528

17/01/2008

61

633618

38650698

Kardex

Granel

A0015

Threonine

00241040

24/12/2012 EA1529

18/01/2008

36

749444

26979984

Kardex

Granel

A0016

Tyrosine

00422966

24/01/2013 EA1529

18/01/2008

50

641146

32057300

Kardex

Granel

A0017

Valine

00320611

13/03/2013 EA1529

18/01/2008

47

710572

33396884

Kardex

Granel

A0018

Ornithine

00200661

22/03/2013 EA1529

18/01/2008

7

777944

5445608

Kardex

Granel

A0019

Hidrolyzed Protein

00738693

10/04/2013 EA1530

19/01/2008

9

90726

816534

Kardex

Granel

A0020

Sodium

00545093

09/07/2013 EA1530

19/01/2008

26

475653

12366978

Kardex

Granel

A0021

Calcium

00610202

15/07/2013 EA1530

19/01/2008

32

34441

1102112

Kardex

Granel

A0022

Vitamin C (Ascorbic Palmitate)00037665

16/09/2013 EA1530

19/01/2008

40

122152

4886080

Kardex

Granel

A0005

Glutamic Acid

00152684

27/06/2011 SP2030

20/01/2008

6

383410

-2300460

Kardex

Granel

A0006

Glycine

00917437

04/09/2011 SP2030

20/01/2008

4

803211

-3212844

Kardex

Granel

A0007

Hidroxyproline

00488654

23/09/2011 SP2030

20/01/2008

4

328475

-1313900

Kardex

Granel

A0019

Hidrolyzed Protein

00738693

10/04/2013 SP2031

20/01/2008

14

90726

-1270164

Kardex

Granel

A0020

Sodium

00545093

09/07/2013 SP2031

20/01/2008

2

475653

-951306

Kardex

Granel

A0021

Calcium

00610202

15/07/2013 SP2031

20/01/2008

12

34441

-413292

Kardex

Granel

A0022

Vitamin C (Ascorbic Palmitate)00037665

16/09/2013 SP2031

20/01/2008

11

122152

-1343672

Contabilidad

FP105340

890XXX686

20/01/2008

19/02/2008 OC0722

EA1525

21/11/2007

16/12/2007

73.302.548,00

73.302.548,00

Contabilidad

FP105340

890XXX686

20/01/2008

19/02/2008 OC0722

EA1526

21/11/2007

16/12/2007

65.491.421,00

65.491.421,00

Contabilidad

FP105340

890XXX686

21/01/2008

20/02/2008 OC0722

EA1527

22/11/2007

17/12/2007

67.261.473,00

67.261.473,00

Contabilidad

FP105340

890XXX686

22/01/2008

21/02/2008 OC0722

EA1528

23/11/2007

18/12/2007

133.547.001,00

133.547.001,00

Contabilidad

FE003240

XX679XXX

23/01/2008

22/02/2008 OC0723

EA1529

24/11/2007

19/12/2007

97.879.776,00

97.879.776,00

Contabilidad

FE003240

XX679XXX

24/01/2008

23/02/2008 OC0723

EA1530

25/11/2007

20/12/2007

19.171.704,00

Contabilidad

FE003240

XX679XXX

25/01/2008

24/02/2008 OC0723

SP2030

26/11/2007

21/12/2007

-5.513.304,00

-5.513.304,00

Contabilidad

FE003240

XX679XXX

25/01/2008

24/02/2008 OC0723

SP2031

26/11/2007

21/12/2007

-3.978.434,00

-3.978.434,00

Siguiente: Resultado final Tabla Dinámica

24876848

19.171.704,00

Resultado final del ejemplo de cruce con tabla dinámica Esta es la tabla dinámica:

Datos Tabla Total Diferencia Documento Contabilidad Kardex Contabilidad Kardex EA1525 73.302.548,00 73.557.628,00 -255.080,00 EA1526 65.491.421,00 65.491.421,00 EA1527 67.261.473,00 67.261.473,00 EA1528 133.547.001,00 133.547.001,00 EA1529 97.879.776,00 97.879.776,00 EA1530 19.171.704,00 19.171.704,00 SP2030 -5.513.304,00 -6.827.204,00 1.313.900,00 SP2031 -3.978.434,00 -3.978.434,00 En la tabla dinámica obtenida, podemos ver que existe una diferencia en el Doc EA1525 y laSP2030

Instrucciones para armar esta tabla dinámica Paso 1: vaya al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos Los cuadros que vamos a mostrar a continuación son de Excel 2003, pero no difieren en mayor grado respecto a versiones anteriores; salvo en la versión del ultimo Excel, encontrarás que la tabla dinámica está dentro del Menú TABLA.

Este asistente te ayudará a armar la tabla dinamica. La primera pregunta es fácil, nuestra data está en Excel. Click en Siguiente para llegar a:

Selecciona el rango donde estan las dos tablas unidas, incluyendo los encabezados, en este caso se encuentran en la hoja "Armando la tabla dinámica". Una vez seleccionado TODO el rango, Click en siguiente. (Ten en cuenta que debes tomar los encabezados de la tabla; la tabla debe ser compacta, sin columnas vacias intermedias)

En esta ventana hacer click en DISEÑO.

Llegará a esta ventana:

Observe que los encabezados de columna del listado ejemplo que armamos, se presentan como botones para seleccionar y arrastrar sobre las áreas Pagina, fila, Columna y Datos. Acomode los botones como se muestra a continuación:

Fijese que el costo de la transacción lo arrastramos DOS veces. Ahora si en este paso, hace doble click en Documento, Le saldrá este nuevo cuadro. Aquí hará click en Subtotales - Ninguno. Luego Aceptar para regresar a la ventana anterior.

En la ventana anterior, hará doble clik en el segundo botón de Suma de Costo transaccion2 o sea el de abajo. Le saldrá esta ventana:

El nombre "Suma de Costo Transacción" lo puede cambiar. Yo puse Diferencia

Haga click en Opciones para que se despliegue la parte inferior.

Escoja Diferencia de Tabla y elemento base Kardex

Cuando termino de usar este paso, click en Aceptar, y en la otra ventana click en aceptar otra vez.

Llegará a esta ventana. (Una de las del principio)

Aquí haga click en Opciones.

Llegará a esta ventana: aquí desactivará la verificación de totales generales de columnas y totales generales de filas

Click en Aceptar.

En la ultima ventana,hara click en Hoja de cálculo existente, Yo escogí la celda A9, que es en donde quedó la tabla dinámica que se encuentra arriba.

Volvamos a la tabla dinámica: Esta es una imagen de la tabla dinámica de arriba:

Observe que hay diferencia en dos documentos. Como el elemento base es el Kardex, (Pues consideramos que el Kardex es el que tiene la información Veráz) las diferencias nos aparecen en la tabla contabilidad. Si hace doble click en cada uno de los valores de las filas de los documentos con diferencia, Excel extraerá la información que totaliza dichos valores, y abrirá automáticamente una hoja de calculo para cada uno de ellos. Es lo que comunmente llaman "Drill Down". El "Drill Down" trae el detalle de esos montos. Haciendo doble click en los 73.302.548, y en los 73.557.628, nos abre dos hojas de cálculo. Esa información que generó, la uní y la traje a esta hoja de cálculo para que usted la vea a continuación:

Esta información igualmente la puede trabajar para detectar qué le constituye la diferencia de los 255.080.oo En este caso es una transacción que hace falta, correspondiente a la refencia A0002

CRUCES DE INFORMACION CON CAMPOS CALCULADOS Datos Area Real 20XA Auditoría Direccion Administrativa Financiero Juridico Mantenimiento Planeación Recursos humanos Revisoría Fiscal Sistemas Total general

Ppto 20XA 99,6 26,8 28,2 23,8 33,8 38 85,6 13 32,1 380,9

2,6 61 43,9 76,7 59,7 48,9 48,1 6,6 62,4 409,9

Como se arma la tabla dinámica: Organiza la información como se muestra aquí:

Ppto-Real Año XAReal 20XB Ppto 20XB Ppto-Real Año XB -97 57,5 8,9 -48,6 34,2 4,5 8,6 4,1 15,7 36,1 82,3 46,2 52,9 33,1 35 1,9 25,9 1 22 21 10,9 96,7 26,3 -70,4 -37,5 17,4 69,5 52,1 -6,4 68,1 94 25,9 30,3 17,3 0,2 -17,1 29 331,7 346,8 15,1

La tabla te quedará así: (Esta es una imagen.)

Con el ratón ubíquese en datos, haga click sostenido, y cuando le aparezca una cruz que termina en flecha en todas sus puntas, arrastre ese campo al área de columnas. Le deberá quedar así:

Ubicado sobre el área de los totales, vaya al menú de la tabla dinámica y escoja Fórmulas - Campo Calculado

Te saldrá esta ventana: En ella vas a armar una formula que reste el campo Ppto 20XA - Real 20XA, y Ppto 20XB - Real 20XB, así:

Para hacerlo, primero te ubicas en nombre y le pones un nombre al nuevo campo que nos vamos a inventar. Yo le puse Ppto-Real Año XA Luego seleccioné el campo Ppto 20XA y le di click a insertar campo. Me quedó en el campo fórmula. Allí adicioné un signo menos. Volví a la zona de campos, escogí Real 20XA y le dí click a insertar campo. Cuando la formula me quedó lista, le dí click a Sumar. (que es como un Guardar esa formula)

Luego me fui a armar el segundo campo calculado: Fijate que en este paso ya aparece incluido el campo prediseñado:

Finalmente, si desplegamos los nombres que disponemos, tenemos :

Puedes armar todas las formulas comparativas que quieras, entre los campos de totales de años que quieras, tales como =(PptoAño - RealAño) / PptoAño - 1, y así por el estilo para conocer el cumplimiento y demás.

Puedes regresar a la opción tabla dinámica - asistente para tablas dinámicas para reorganizar los campos de los datos. Vamos a incluir la diferencia del Ppto y el real de cada año, en su año correspondiente.

Simplemente nos ubicamos en el campo calculado y lo arrastramos en donde queremos.

Fíjate que aquí ya hemos arrastrado el campo calculado de la primer diferencia debajo del año correspondiente.

Para reducir el tamaño de los anchos de las columnas, puedes hacer doble click en ellos y cambiarles el nombre. Espero que esta técnica de cruce tambien te sea de gran utilidad. AQ.

CRUCES DE INFORMACION CON ELEMENTOS CALCULADOS Hemos unido dos tablas de datos, el informe del banco y el libro auxiliar relacionado con la cuenta bancaria. Hemos incluido en una primer columna un elemento que nos ayuda a identificar cada una de las tablas. (Tipo). Sabemos que las transferencias se contabilizan como consignaciones, entonces insertamos una columna para unificar el criterio de ambas tablas y la renombramos. (Es lo que está sombreado de gris). Tipo Extracto Banco Extracto Banco Extracto Banco Extracto Banco Extracto Banco Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar

Ref Transferencia Transferencia Transferencia Cheque pagado Cheque pagado Consignación Consignación Consignación Pagos Pagos

Ref2 Abonos Abonos Abonos Pagos Pagos Abonos Abonos Abonos Pagos Pagos

fecha

valor 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008

801680,37 346117,15 885761,54 198935,87 936976,44 801980,37 346117,15 885791,54 198935,87 939679,44

De esta manera antes de armar la tabla dinámica, puede identificar todo lo que es común entre un extracto y un libro auxiliar.

Como se arma la tabla dinámica. Vas a organizar la información así:

La tabla dinámica te quedará así, pero sin la parte de abajo que dice "Diferencia". Ya vamos a explicar como se hace. Suma de valor Tipo Auxiliar Total Auxiliar Extracto Banco

Ref2 Abonos Pagos

Abonos Pagos Total Extracto Banco Diferencia Abonos Pagos Total Diferencia Total general

Total 2033889,06 1138615,31 3172504,37 2033559,06 1135912,31 3169471,37 -330 -2703 -3033 6338942,74

Ubicate dentro de la tabla dinámica en el campo Pagos o Abonos, luego, en la barra Tabla dinámica vas a escoger Formulas - Elemento calculado

Saldrá una ventana similar a los campos a los campos calculados:

De manera similar a como se explicó en los campos calculados, vas a armar una formula con los elementos calculados, así:

Cuando lo hagas, se te incluirá la diferencia como un nuevo elemento, y verás que ya cuentas con él. Aquí la volví a armar con la misma base de datos pero de manera independiente, y arrastré el elemento TIPO a la zona de Columnas. ;me parece que es mejor esta visulaización de las diferencias. Antes de finalizar me fui a la sección de opciones de tabla y le quité la opción de totales generales de Filas. El número lo puedes formatear en el paso diseño, haciendo doble click en "Suma de Valor". Allí te saldrá el asistente de formato, con el cual ya estás familiarizado.

Suma de valor Ref2 Abonos Pagos

Tipo Auxiliar Extracto Banco Dif 2033889,06 2033559,06 1138615,31 1135912,31

Total general -330 4067118,12 -2703 2271824,62

CRUCES DE INFORMACION SIN CAMPOS NI ELEMENTOS CALCULADOS Siguiendo con el ejemplo, lo unico que tenemos que adicionar es una nueva columna en la cual le vamos a cambiar el signo A UNA de las tablas (lo que está sombreado de color canela) Tipo Extracto Banco Extracto Banco Extracto Banco Extracto Banco Extracto Banco Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar

Ref Transferencia Transferencia Transferencia Cheque pagado Cheque pagado Consignación Consignación Consignación Pagos Pagos

Ref2 Abonos Abonos Abonos Pagos Pagos Abonos Abonos Abonos Pagos Pagos

fecha

valor 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008 07/05/2008

801680,37 346117,15 885761,54 198935,87 936976,44 801980,37 346117,15 885791,54 198935,87 939679,44

valor2 -801680,37 -346117,15 -885761,54 -198935,87 -936976,44 801980,37 346117,15 885791,54 198935,87 939679,44

Y vas a organizar la información así:

La tabla dinámica te quedará así: Suma de valor2 Ref2 Abonos

valor

Total Abonos Pagos

Total Pagos Total general

Tipo Auxiliar Extracto Banco Total general 346117,15 346.117,15 -346.117,15 801680,37 -801.680,37 -801.680,37 801980,37 801.980,37 801.980,37 885761,54 -885.761,54 -885.761,54 885791,54 885.791,54 885.791,54 2.033.889,06 -2.033.559,06 330,00 198935,87 198.935,87 -198.935,87 936976,44 -936.976,44 -936.976,44 939679,44 939.679,44 939.679,44 1.138.615,31 -1.135.912,31 2.703,00 3.172.504,37 -3.169.471,37 3.033,00

Como ves, es una forma mejor para hacer los cruces que todas las formas anteriores vistas. En donde te aparezca un Total general en Cero, es porque no hay diferencia. Además de que estamos cruzando todos los valores de cada una de las referencias. Puedes darte cuenta que las diferencias surgieron porque quien capturó la información confundió los 6 con los 9 Cuando no se conoce esta técnica, esta manera de encontrar diferencias es sencillamente asombrosa, pues Excel cruza cantidades enormes de información en segundos, y si supera las 65536 filas, puedes partir tus fuentes de información por periodos de tiempo, o usar Excel 2007 que supera el MILLON de filas. Espero que esta manera de trabajar te haya sido de utilidad. Si deseas adquirir el curso completo, entra a mi blog, veras que tiene un precio economico, y se aprende bastante. Alejandro Quiceno face book: [email protected]