Excel 2

Introducerea şi editarea datelor

CAPITOLUL 2 INTRODUCEREA ŞI EDITAREA DATELOR 2.1. Introducerea şi editarea datelor Pe m[sur[ ce datele sunt introduse de la tastatur[, ele apar ]n celula activ[, dar =i ]ntro zon[ de deasupra foii de calcul, numit[ bar[ de formule (Figura 2.1). Dac[ bara de formule nu este afi=at[, din meniul View se selecteaz[ comanda Formula Bar. Figura 2.1 – bara de formule

}n bara de formule apare o bar[ clipitoare care indic[ locul unde va ap[rea urm[torul caracter tastat. Introducerea datelor se termin[ fie ap[s`nd tasta <Enter>, fie activ[nd o alt[ celul[ (cu mouse-ul, cu s[ge\i, cu etc.). Dac[ introducerea nu se termin[ corect urm[toarele comenzi nu vor mai putea fi aplicate.

2.2. Introducerea textelor Datele de tip text includ caractere alfabetice, numere =i simboluri. Pentru a introduce text ]ntr-o celul[ se selecteaz[ celula, se scrie textul =i apoi se valideaz[ prin ap[sarea tastei <Enter>. }ntr-o celul[ se pot introduce cel mult 255 caractere. Textul introdus este aliniat ]n celul[ la st`nga. Dac[ un num[r trebuie introdus ca text (de exemplu un cod po=tal) ]naintea datelor trebuie introdus un apostrof. Dac[ textul este prea lung =i nu ]ncape ]n celula activ[, partea ]n exces va fi afi=at[ ]n celula adiacent[ dreapt[, dac[ aceasta este liber[; dac[ nu este liber[, va fi afi=at doar textul care ]ncape ]n celula activ[. Pentru a putea afi=a textul ]n ]ntregime trebuie m[rit[ dimensiunea coloanei active. Pentru a modifica dimensiunea unei coloane se pozi\ioneaz[ cursorul mouse-ului pe marginea din dreapta a etichetei coloanei. Forma cursorului se va modifica ( ). Se trage de acest cursor =i se elibereaz[ butonul mouse-ului c`nd se ajunge la dimensiunea dorit[. O alt[ metod[ este aplicarea unui dublu clic c`nd apare acest cursor; ]n acest mod coloana va avea dimensiunea textului de lungime maxim[ din coloan[.

2.3. Introducerea numerelor Numerele sunt valori care con\in caracterele 1 2 3 5 6 7 8 9 0 - ‡ /. E e. Pentru a introduce un num[r, se selecteaz[ celula dorit[, se scrie num[rul =i se apas[ <Enter>. Dac[ ]ntr-o celul[ se introduce un num[r prea lung, Excel ]ncearc[ s[-l afi=eze ]n format exponen\ial (1.53 E‡08 ˆ 1.53 * 108). Dac[ num[rul nu poate fi afi=at nici ]n format exponen\ial atunci ]n celul[ apare #######. }n acest caz pentru a putea vizualiza num[rul se va m[ri dimensiunea coloanei folosind metoda prezentat[ la introducerea textelor. }n Excel exist[ mai multe formate numerice. C`teva din acestea sunt prezentate ]n tabelul de mai jos:

Modelarea deciziilor utilizând foile de calcul Format General Number Currency Comma Percent Scientific (Exponential) Fraction Time/False

Afi=are 12345.6 12345.60 $1,234.78 12,345.6 123.454 % 1.23E‡04 12 3/4 True/False

Pentru introducerea unei frac\ii, trebuie scris num[rul ]ntreg, urmat de un spa\iu =i frac\ia respectiv[. Dac[ trebuie introdus[ numai partea frac\ionar[, se scrie zero, spa\iu =i frac\ia. Astfel, Excel poate interpreta datele introduse ca fiind ]n format dat[. }ntr-o celul[ numerele sunt aliniate la dreapta.

2.4. Introducerea datelor şi orelor Valorile de tip or[ pot fi introduse ]n urm[toarele formate: Ora 15:31 15:31:45 8:31 PM 3.31:45 PM

Format h:mm h:mm:ss h:mm:AM/PM h:mm:ss AM/PM

La introducerea datelor trebuie s[ fim aten\i ce sistem de introducere a datelor este folosit pe calculatorul pe care ]l folosim. }n continuare vom folosi sistemul american de introducere a datelor, marea majoritate a calculatoarelor fiind setate pe sistemul respectiv. Valorile introduse corect vor apare ]n bara de formule ]n formatul lun[/zi/an, indiferent de stilul de formatare a celulei. Alte formate de introducere a datelor sunt: Date 7/8/98 8-Jul-98 8 -Jul Jul-98 7/8/98 09 09:45

Format M/d/yy d-mmm-yy d-mmm (va fi folosit anul din data sistemului de calcul) mmm-yy M/d/yy h:mm

Excel ]nregistreaz[ datele =i orele sub form[ de numere. Fiec[rei date =i ore ]i este ata=at un num[r. Aceste numere se numesc numere seriale. Numai formatul de afi=are este de tip dat[ sau or[. Folosind aceast[ codificare, o dat[ reprezint[ num[rul de zile care despart data de 1.01.1900 de data specificat[; ora reprezint[ o frac\iune zecimal[ din 24 de ore. Numerele seriale au proprietatea c[ permit calcularea zilelor scurse ]ntre dou[ date specificate sau a duratelor dintre dou[ momente de timp. Numerele seriale ata=ate datelor sunt numere ]ntregi, cele ata=ate orelor sunt numere subunitare. Exemple:

Introducerea şi editarea datelor Data 1-01-1900 2-01-1900 1-08-1998

Num[r serial 1 2 36008

Ora 0:0:0 12:00:00 23:59:59

Num[r serial 0 0.5 0.99

Implicit datele =i orele se aliniaz[ ]n celule la dreapta. Dac[ o dat[ nu este introdus[ corect ea este transformat[ ]n text =i informa\ia din celul[ va fi aliniat[ la st`nga. Acest mod reprezint[ o metod[ foarte simpl[ de a verifica dac[ datele sau orele au fost introduse corect. }n unele cazuri, de=i a fost utilizat un format corect pentru valori de tip dat[ sau or[, rezultatul afi=at apare sub form[ de num[r. Acest lucru se ]nt`mpl[ c`nd celula respectiv[ a fost formatat[ anterior cu un format altul dec`t General. }n acest caz celulei respective trebuie s[ i se aplice formatul dat[ sau or[ corespunz[tor (vezi lec\ia 3).

2.5. Efectuarea modificărilor Dac[ datele dintr-o celul[ au fost introduse gre=it acestea se pot corecta ]n modul urm[tor: 1. Se activeaz[ celula care con\ine datele care trebuie modificate. 2. Se apas[ tasta sau se aplic[ un clic ]n linia de formule ]n dreptul locului unde trebuie f[cute modific[ri. 3. Se fac opera\iile de =tergere =i inserare necesare. Pentru a muta punctul de inser\ie se folosesc tastele s[ge\i. Pentru =tergere se pot folosi tastele - pentru a =terge un caracter la st`nga - =i - pentru a =terge un caracter la dreapta. 4. Se apas[ tasta <Enter>.

2.6. Selectarea, copierea şi mutarea celulelor C`nd o celul[ este activ[, cursorul mouse-ului poate lua trei forme: Acest[ form[ de cursor apare dac[ cursorul mouse-ului este pozi\ionat ]n interiorul celulei. Cu acest cursor se realizeaz[ opera\ia de selec\ie a celulelor Acest[ form[ de cursor apare dac[ cursorul mouse-ului este pozi\ionat pe conturul celulei. Cu acest cursor se realizeaz[ opera\ia de mutare a celulelor Acest[ form[ de cursor apare dac[ cursorul mouse-ului este pozi\ionat ]n col\ul din dreapta-jos celulei. Cu acest cursor se realizeaz[ opera\ia de copiere a celulelor

2.7. Selectarea celulelor Celulele pot fi selectate ]n dou[ moduri: cu tastatura =i cu mouse-ul. Selectarea celulelor cu tastatura Pentru a selecta un domeniu de celule cu ajutorul tastaturii, se vor efectua urm[torii pa=i: 1. Se activeaz[ celula din col\ul din st`nga-sus al domeniului.

Modelarea deciziilor utilizând foile de calcul 1. Celulele se selecteaz[ folosind combina\iile de taste: <Shift>+→ →, <Shift>+← ←, <Shift>+→ →, <Shift>+↓ ↓. Celulele selectate apar ]n video-invers. Excep\ie face prima celul[ selectat[. Selectarea celulelor cu mouse-ul Pentru a selecta un domeniu de celule al[turate, se vor efectua urm[torii pa=i: 2. Se aplic[ un clic pe celula din col\ul din st`nga-sus al domeniului. 3. |in`nd butonul st`ng al mouse-ului ap[sat, se trage de mouse spre col\ul din dreapta-jos al domeniului. Celulele selectate apar ]n video-invers. Excep\ie face prima celul[ selectat[. 4. Se elibereaz[ butonul mouse-ului. Pentru a selecta celule care nu sunt al[turate se \ine ap[sat[ tasta Ctrl ]n timp ce se aplic[ un clic de mouse pe celulele individuale. Pentru a selecta un r`nd ]ntreg sau o coloan[ de celule se aplic[ un clic pe eticheta de r`nd sau de coloan[.

2.8. Copierea datelor Prin copiere, datele originale r[m`n la locul lor, copia lor fiind plasat[ ]n locul indicat de utilizator. Pentru a realiza opera\ia de copiere, se vor efectua urm[torii pa=i: 1. Se selecteaz[ celula sau domeniul de celule care trebuie copiate. 2. Se aplic[ comanda Edit, Copy. 3. Se selecteaz[ prima celul[ din zona unde se va plasa copia. 4. Se aplic[ comanda Edit, Paste. Pentru a copia date ]n celule al[turate, se poate utiliza =i o alt[ metod[, mai rapid[: 1. Se selecteaz[ celula care trebuie copiat[. 2. Se pozi\ioneaz[ cursorul mouse-ului ]n col\ul din dreapta-jos al celulei. 3. C`nd cursorul mouse-ului ia forma unei cruci sub\iri, se apas[ butonul st`ng al mouseului =i se trage de mouse peste celulele ]n care se vor copia datele.

2.9. Mutarea datelor Prin mutare datele sunt luate din pozi\ia ini\ial[ =i sunt plasate ]n noua loca\ie. Pentru a realiza opera\ia de mutare, se vor efectua urm[torii pa=i: 1. Se selecteaz[ celula sau domeniul de celule care trebuie mutate. 2. Se aplic[ comanda Edit, Cut. 3. Se selecteaz[ prima celul[ din zona unde se va plasa copia. 4. Se aplic[ comanda Edit, Paste. O alt[ metod[, mai rapid[, este urm[toarea: 1. Se selecteaz[ celula care trebuie mutat[. 2. Se pozi\ioneaz[ cursorul mouse-ului pe conturul celulei. 3. C`nd cursorul mouse-ului ia forma unei s[ge\i, se apas[ butonul st`ng al mouse-ului =i se trage de mouse ]n noua pozi\ie a datelor.