Excel 10

Filtrarea datelor

CAPITOLUL 10 FILTRAREA DATELOR 10.1. Filtrarea datelor dintr-o listă Filtrarea datelor dintr-o list[ este o opera\ie prin care sunt afi=ate doar acele ]nregistr[ri din list[ care corespund unor criterii specificate =i ascunderea celorlalte ]nregistr[ri care nu mai sunt afi=ate. }n Excel exist[ dou[ metode de filtrare: comanda Auto Filter pentru a efectua o filtrare rapid[ a datelor din list[ =i comanda Advenced Filter pentru a filtra pe baza unor criterii suplimentare.

10.2. Utilizarea comenzii Auto Filter Comanda Auto Filter ofer[ o putere deosebit[ de gestionare a listelor. Informa\iile care nu trebuie vizualizate sau tip[rite pot fi filtrate rapid doar aplic`nd clicuri. Liniile de date (]nregistr[rile) care nu ]ndeplinesc criteriile specificate sunt ascunse. Din aceast[ cauz[ atunci c`nd se face o filtrare numerele de linie apar pe s[rite =i sunt afi=ate cu culoare albastr[. Pentru a filtra o list[ cu comanda Auto Filter se execut[ urm[torii pa=i: 1. Se selecteaz[ o celul[ din lista ce trebuie filtrat[. 2. Din meniul Data se aplic[ comenziile Filter, Auto Filter. Excel va insera s[ge\i de derulare ]n dreptul fiec[rei celule din capul de tabel. 3. Se aplic[ un clic pe s[geata de derulare din coloana ]n care se va introduce criteriul. Se selecteaz[ criteriul pentru coloana respectiv[. Sunt posibile urm[toarele op\iuni: All Permite afi=area tuturor ]nregistr[rilor cu acest c`mp. (Top 10) Permite selectarea unui subset de ]nregistr[ri pornind de sus sau de jos ]ntr-o list[. Se poate specifica fie num[rul de elemente, fie procentul de elemente ce vor fi filtrate. La selectarea acestei op\iuni apare caseta de dialog Top 10 Autofilter (figura 10.1).

Figura 10.1 – caseta de dialog Top 10 Autofilter

Custom

Din prima list[ derulant[ se selecteaz[ Top /Bottom, ]n func\ie de direc\ia ]n care se va face filtrarea de sus (Top) sau de jos (Bottom). }n a doua list[ derulant[ se introduce sau se selecteaz[ un num[r care indic[ c`te ]nregistr[ri (dac[ ]n a treia list[ derulant[este selectat[ op\iunea Items) sau ce procent din num[rul total de ]nregistr[ri (dac[ ]n a treia list[ derulant[ este selectat[ op\iunea Percent) vor rezulta din filtrare. Permite crearea unor criterii definite cu condi\ii =i/sau. La selectarea acestei op\iuni apare caseta de dialog Custom AutoFilter (figura 10.2).

Modelarea deciziilor utilizând foile de calcul

Figura 10.2 – caseta de dialog Custom AutoFilter

4.

Pentru a introduce criterii comparative se selecteaz[ un operator din prima list[ derulant[, apoi se introduce o valoare ]n caseta al[turat[. Dac[ exist[ un al doilea criteriu se selecteaz[ una din op\iunile AND (=i) sau OR (sau) =i se introduce ]n mod similar al doilea criteriu. Blanks Afi=eaz[ toate ]nregistr[rile cu spa\ii ]n acest c`mp. Non Blanks Afi=eaz[ toate ]nregistr[rile care nu con\in spa\ii ]n acest c`mp (]nregistr[ri ce con\in date). }n plus apare o list[ cu toate valorile distincte din coloana curent[. La selectarea acestor valori vor fi afi=ate doar ]nregistr[rile care au exact aceast[ valoare ]n c`mpul specificat. Numele coloanelor dup[ care s-a f[cut filtrarea apar cu albastru. Se aplic[ pa=ii 1-3 pentru a filtra datele =i ]n func\ie de alte criterii. Pe m[sur[ ce se selecteaz[ mai multe criterii ele sunt combinate =i cu criteriile anterioare. Pentru ca o ]nregistrare s[ fie afi=at[ ea trebuie s[ ]ndeplineasc[ criteriile pentru toate c`mpurile.

Dac[ trebuie anulat rezultatul filtr[rii dup[ un anumit c`mp se selecteaz[ s[geata de derulare pentru acel c`mp =i se selecteaz[ op\iunea All. Pentru a afi=a toate ]nregistr[rile =i a ]nl[tura criteriile din toate c`mpurile se aplic[ comanda Data, Filter, Show All. Atunci c`nd comanda AutoFilter este activ[, ]n meniu, ]n dreptul comenzii apare un marcaj de validare. Pentru a dezactiva aceast[ facilitate se aplic[ din nou comanda Data, Filter, AutoFilter.

10.3. Aplicaţie Foaia de calcul urm[toare (figura 10.3) con\ine o list[ cu facturile emise de o firm[. Pentru fiecare factur[ sunt specificate urm[toarele date: • codul facturii • data emiterii facturii • numele distribuitorului • numele clientului • produs v`ndut • pre\ul unitar • cantitatea v`ndut[ • valoarea total[ (pre\ul unitar*cantitatea v`ndut[). Pentru a calcula valoarea total[ se introduce ]n celula H2 formula =F2*G2. Aceast[ formul[ se va copia pe coloan[. 1. Se selecteaz[ o celul[ din list[.

Filtrarea datelor

Figura 10.3 2. Din meniul Data se aplic[ comanda Filter, Autofilter. }n dreptul fiec[rei celule din capul de tabel se insereaz[ o s[geat[ de derulare. Prin filtrare se poate r[spunde la ]ntreb[ri de genul: S[ se vizualizeze toate comenzile livrate de Popescu. Pentru aceasta se aplic[ un clic pe s[geata de derulare din coloana Distribuitor =i se selecteaz[ din lista afi=at[ Popescu. Dac[ trebuie vizualizate toate comenzile livrate de Popescu cu valoare mai mare de 500000 lei se mai face o filtrare dup[ c`mpul Total. Se aplic[ un clic pe s[geata de derulare din coloana Total =i se selecteaz[ op\iunea Custom. Din lista de operatori se selecteaz[ operatorul >, iar ]n caseta al[turat[ se introduce valoarea 500000. Se selecteaz[ butonul OK.

10.4. Utilizarea comenzii Advanced Filter O alt[ metod[ de filtrare este folosirea comenzii Advanced Filter. Cu aceast[ comand[ se pot efectua opera\ii de filtrare bazate pe criterii complexe. Pentru folosirea comenzii trebuie creat un domeniu de criterii. Domeniul de criterii specific[ condi\iile pe care datele filtrate trebuie s[ le ]ndeplineasc[. Prima linie din domeniul de criterii con\ine numele c`mpurilor pentru care se vor specifica criterii. Numele c`mpurilor trebuie scrise exact la fel ca numele c`mpurilor din list[. }n liniile imediat urm[toare, sub numele c`mpurilor, se introduc criteriile pentru c`mpurile respective. Domeniul de criterii se va termina cu o linie goal[. Criteriile care sunt pe aceea=i linie ]n domeniul de criterii vor trebui s[ fie ]ndeplinite simultan. }ntre criteriile care se g[sesc pe linii diferite aplic[ o rela\ie de tip SAU. Dup[ preg[tirea domeniului de criterii se execut[ urm[torii pa=i: 1. Se selecteaz[ domeniul de celule care con\ine lista 2. Se aplic[ comanda Data, Filter, Advanced Filter. Pe ecran apare caseta de dialog Advanced Filter (figura 12.4): 3. Dac[ lista filtrat[ va fi afi=at[ ]n acela=i loc ca =i lista ini\ial[ se selecteaz[ op\iunea Filter the List, in place. Dac[ datele trebuie plasate ]ntr-o alt[ zon[ a foii de calcul pentru a fi prelucrate ulterior se selecteaz[ op\iunea Copy To Another Location. }n acest caz ]n caseta Copy To se specific[ domeniul de celule ce va con\ine lista, dac[ acesta nu a ap[rut automat. 4. }n caseta List Range se introduce domeniul de celule care con\ine lista, dac[ acesta nu a ap[rut automat.

Modelarea deciziilor utilizând foile de calcul

Figura 12.4 – caseta de dialog Advanced Filter 5. }n caseta Criteria Range se introduce domeniul de celule care con\ine domeniul de criterii. 6. Dac[ prin filtrare trebuie ]nl[turate ]nregistr[rile duble se marcheaz[ op\iunea Unique Records Only. 7. Se selecteaz[ butonul OK.

10.5. Aplicaţie }n exemplul din aplica\ia precedent[ s[ se realizeze o filtrare astfel ]nc`t s[ fie vizualizate doar comenzile ]n valoare de 500.000 de lei livrate de Popescu folosind comanda Advanced Filter.

Figura 12.5 La sf`r=itul listei (figura 12.5) se las[ o linie liber[ =i se introduce domeniul de criterii. Se vor introduce ]n foaia de calcul urm[toarele informa\ii: }n A10 Distribuitor }n B10 Val. Totala }n A11 Popescu }n B11 >500000 Rezolvare: 1. Se selecteaz[ domeniul de celule care con\ine lista A1:H8. 2. Se aplic[ comanda Data, Filter, Advanced Filter. 3. Caseta de dialog Advanced Filter se completeaz[ ]n modul urm[tor: • se selecteaz[ op\iunea Filter the List, in place • List Range A1:H8 • Criteria Range A10:B11 • se demarcheaz[ op\iunea Unique Records Only. 4. Se selecteaz[ butonul OK.