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CENTRO DE FORMACIÓN TÉCNICA

INFORME DE PRÁCTICA LABORAL

Alumno

: Marcelo González González

Centro de práctica

: Xcorp gestión SPA

Título profesional

: Técnico en administración de empresas

Profesora guía

: Andrea Fuentes Cárcamo

Sede

: Concepción, año 2019

INFORME DE PRÁCTICA LABORAL TÉCNICO EN ADM. DE EMPRESAS XCORP GESTIÓN SPA

ÍNDICE

Introducción .......................................................................................................................... 5 Capítulo 1: Descripción general de la empresa ........................................................ 6 1.1

Reseña histórica ................................................................................................... 6

1.2

Misión....................................................................................................................... 6

1.3

Visión ....................................................................................................................... 7

1.4

Valores .................................................................................................................... 7

1.5

Servicio que ofrece la empresa ...................................................................... 7

1.6

Organigrama ........................................................................................................ 8

1.7

Ubicación geográfica:....................................................................................... 9

1.8

Descripción física de la empresa: .................................................................. 9

Capítulo 2: Funciones y tareas desarrolladas en Xcorp gestión SPA ................. 10 2.1 Cargo: Administrativo ............................................................................................ 10 2.2 Principales Responsabilidades ............................................................................ 10 2.3 Requisitos de Educación ...................................................................................... 10 2.4 Requisitos de habilidades, destrezas y aptitudes especiales..................... 10 2.5.1 Ingreso de pago de clientes ........................................................................ 11 2.5.2 Proceso de ingreso de pago de clientes ................................................. 11 2.5.3 Facturación de ventas mensuales ............................................................. 12 2.5.4 Proceso de facturación ..................................................................................... 12 2.6 Cargo: Adquisiciones ............................................................................................. 14 2.7 Principales Responsabilidades ............................................................................ 14 2.8 Requisitos de Educación ...................................................................................... 15 2.9 Requisitos de habilidades, destrezas y aptitudes especiales..................... 15 2.10 Funciones realizadas en el proceso de práctica en el cargo de Adquisiciones .................................................................................................................. 15

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2.10.1 Solicitud de pedido....................................................................................... 16 2.10.2 Recepción de pedido ................................................................................. 16 2.10.3 Solicitud de cotizaciones ............................................................................ 16 2.10.4 Recepción de cotización ........................................................................... 16 2.10.5 Selección de proveedor ............................................................................. 16 2.10.6 Realización de comprobante de egreso............................................... 17 2.10.7 Subir información a Trello ............................................................................ 17 2.10.8 Preparación de transferencia ................................................................... 18 2.10.9 Documento de comprobante de egreso ............................................. 19 2.10.10 Realiza pago a proveedor ....................................................................... 19 2.10.11 Recepción de comprobante de pago ................................................ 19 2.10.12 Envío comprobante de pago: ................................................................ 19 2.10.13 Recepción de mercadería ...................................................................... 20 2.10.14 Ingreso de compra ..................................................................................... 20 2.10.15 Entrega de producto solicitado.............................................................. 21 Capítulo 3: Análisis FODA ................................................................................................ 24 3.1

FODA ..................................................................................................................... 24

3.2

DEBILIDADES ........................................................................................................ 26

3.3

OPOTUNIDADES .................................................................................................. 26

3.4

FORTALEZAS ......................................................................................................... 27

3.5

AMENAZAS ........................................................................................................... 27

Capítulo 4: Propuesta de mejora de envío de facturas a los clientes y políticas de cobranza. ..................................................................................................... 28 4.1

Mejora de envío de factura a los clientes. ................................................ 28

4.1.1

Proceso de envío de factura a los clientes. .......................................... 28

4.1.2

Desventajas ..................................................................................................... 28

4.1.3

Propuesta de mejora de envío de factura a los clientes. ................. 29

4.1.4

Planificación de actividades ..................................................................... 29

4.1.5

Ventajas de propuesta de mejora. .......................................................... 30

4.2

Políticas de cobranza a clientes. .................................................................. 30

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4.2.1

Desventajas de políticas de cobranzas deficientes. .......................... 31

4.2.2

Propuesta de mejora de políticas de cobranza a clientes. ............ 31

4.2.3

Planificación de actividades ..................................................................... 33

4.2.4

Ventajas............................................................................................................ 36

Conclusión ....................................................................................................................... 37 Bibliografía ....................................................................................................................... 38

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Introducción Xcom es una empresa fundada en Concepción dedicada al área tecnológica con más de 15 años de experiencia en el mercado. Cuenta con cuatro compañías asociada, dentro de las cuales se encuentra

Xcorp

gestión

SPA,

empresa

encargada

de

la

administración del holding. En la actualidad, Xcorp gestión SPA cuenta con el área de contabilidad, recursos humanos y adquisiciones.

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Capítulo 1: Descripción general de la empresa 1.1

Reseña histórica

Xcom es un holding orientado al área tecnológica en general, fundada en Concepción en el año 2002, por jóvenes emprendedores que, observando la necesidad, de entregar un servicio técnico transparente y eficaz, decidieron fundar uno de los primeros servicios técnicos integrales de la región del Biobío. Su futuro y presente, es vivir los constantes cambios de la tecnología, capacitándose para sus clientes y brindar un servicio ameno, transparente y con mucha seriedad. Xcom mantiene un equipo de empresas asociadas que son:  Xhost servicios informáticos SPA  Xcom servicio técnico computacional SPA  Xcom productos computacionales SPA  Xcorp gestión SPA

1.2

Misión

Xcom tiene como misión, ofrecer una solución global a empresas, profesionales y usuarios particulares, en todo el territorio nacional.

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1.3

Visión

Xcom tiene como visión, ser la Empresa preferida en el mercado de la tecnología en Chile.

1.4

Valores

Trabajo en equipo: promoviendo y apoyando un equipo homogéneo, polivalente e interdepartamental. Servicio: cumplimos con nuestros compromisos y nos hacemos responsables de nuestro rendimiento en todas nuestras decisiones y acciones, basándonos en una gran voluntad de servicio por y para nuestros clientes. Transparencia: la implicación y compromiso del personal no sería posible si una absoluta transparencia en los procesos, disponiendo el personal de la máxima información de la empresa.

1.5

Servicio que ofrece la empresa

Xcom representa un conjunto de empresas enfocadas a dar diferentes soluciones tecnológicas según área, las que son:  Software  Hardware  Aplicaciones  Plataformas online y offline  Web y hosting

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 Cámaras de seguridad  GPS y monitoreo  Alarmas de seguridad  Recuperación y respaldo de datos  Software ERP XPYME  Consultorías

Xcorp gestión SPA es una empresa, encargada de llevar la administración y control de sus empresas relacionadas, dentro de sus áreas se encuentra el manejo de sus recursos humanos, financiera contable, adquisiciones, control de inventario, área comercial y control de gestión.

1.6

Organigrama

Organigrama de Xcorp gestión SPA

ASESORÍAS LEGALES

GERENTE GENERAL

ENCARGADA DE GESTIÓN

JUAN MENESES

ELIZABETH MUÑOZ

GERENTE COMERCIAL J. CARLOS CHAVEZ

OPERACIONES NESTOR CONCHA

VENDEDORES

CONTADORA/ ADMINISTRATIVA

CHILECOMPRA ESTEBAN ILLANES

YESSICA ACUÑA

8

ADQUISICIONES VICTOR SCHWARTZ

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1.7

Ubicación geográfica:

Xcorp gestión SPA se encuentra ubicada en la ciudad de Concepción en la calle Freire Nº 247.

1.8

Descripción física de la empresa:

Xcorp Gestión SPA consta de oficinas y una bodega en el segundo piso del edificio, donde se lleva a cabo la administración contable y recursos humanos, servicio técnico, además del área de adquisiciones, donde las compras más críticas son los insumos para el área de ventas y servicio técnico.

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Capítulo 2: Funciones y tareas desarrolladas en Xcorp gestión SPA 2.1 Cargo: Administrativo 2.2 Principales Responsabilidades  Apoyar

las

labores

administrativas

bajo

subordinación

y

dependencia directa de contadora.  Realizar

facturación

a

crédito

de

todas

las

empresas

relacionadas.  Realizar cobranza mensual de todas las empresas.

2.3 Requisitos de Educación  Técnico en administración de empresas o formación a fin.

2.4

Requisitos

de

habilidades,

destrezas

especiales  Ordenado.  Responsable.  Personalidad de acorde al cargo.  Capacidad de resolución de problemas.

10

y

aptitudes

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2.5 Funciones realizadas en el proceso de práctica en el cargo de Administrativo. 2.5.1 Ingreso de pago de clientes ingresar pagos de los clientes de Xhost servicios informáticas SPA que realizan a través de transferencias electrónicas o cheques en el sistema Xpyme. 2.5.2 Proceso de ingreso de pago de clientes se debe ingresar al módulo de Contabilidad – Comprobante – nuevo – ingreso. Los datos que se deben ir completando son nombre de la cuenta, la glosa para identificar el pago, Rut del cliente, Tipo de documento (si es factura electrónica afecta, factura electrónica exenta, entre otros tipos de documentos), luego se llama los documentos que cuadren con el valor del pago realizado, ese monto queda automáticamente al haber, dentro de este proceso se puede llamar a mas de una factura. Luego se cruza con la cuenta banco. Se completa el campo T.Doc, en este caso es una transferencia, se abrevia con TR, y se ingresa el monto total del pago realizado. Se revisa en la parte inferior que el descuadre sea 0.

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2.5.3 Facturación de ventas mensuales se realiza la facturación de mensualidades de las ventas generadas por Xhost servicios informáticos SPA mensualmente. 2.5.4 Proceso de facturación El supervisor de Xhost hace llegar un listado en Excel a través de correo electrónico, con los datos necesarios para realizar facturación mensual de los clientes que mantienen el software Xpyme. El sistema Xpyme se vende por módulos, por lo que se debe revisar bien que módulos mantienen los clientes y los valores según la cantidad de personas que trabajan con este.

Se debe ingresar al módulo Xpyme – Compra y Venta – Ventas. Luego se pincha nuevo, completando los siguientes campos: Fecha, cliente (rut del cliente), condición (siempre crédito), moneda (UF), debido a que los cobros son asignados en este tipo de moneda, el valor de la UF debe ser la del día 05 del mes correspondiente que se realiza la 12

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facturación. Ejemplo: facturación del mes de noviembre, se realiza en el mes de diciembre, con el valor de la UF del día 05 de diciembre. Una vez completado todos los datos, se graba y se imprime factura de venta que emite el sistema. Este sistema está conectado con el SII por lo que la factura queda inmediatamente registrada en la base de datos del SII.

Una vez facturado todos los clientes, se le notifica al área de soporte de Xhost, para que este le haga llegar la factura a cada uno de los clientes a través de correo electrónico.

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2.6 Cargo: Adquisiciones 2.7 Principales Responsabilidades  Cotizar materiales e insumos solicitados por las distintas empresas.  Realizar listado de compras de artículos y solicitar aprobación a Gerente General.  Mantener al día el control y registro de stock su bodega a cargo.  Selección de proveedores que cumplan con los requisitos de la empresa.  Evaluar y calificar a los proveedores según se solicite por procedimiento.  Mantener stock mínimo de productos disponibles para ventas.  Gestionar producto en garantía en forma oportuna.  Mantener documentación de respaldo al día.  Gestionar listado actualizado de proveedores por pagar.  Elaborar informe mensual de situación de bodega el que se entrega al Gerente General.  Informar vía email a Administradores de los productos nuevos disponibles.  Búsqueda de nuevas líneas de productos.  Mantener canales fluidos con respecto a nuevos productos.  Distribuir stock necesario cuando se compra.

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2.8 Requisitos de Educación  Técnico en Administración, Ventas, Contabilidad, Informática.

2.9 Requisitos de habilidades, destrezas y aptitudes especiales  Poder de negociación y comunicación.  Conocimiento del mercado y competencia.  Conocimiento de partes, piezas y repuestos de computadores, celulares, impresoras, etc.

2.10 Funciones realizadas en el proceso de práctica en el cargo de Adquisiciones Proceso de compras

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2.10.1 Solicitud de pedido Sala de venta o servicio técnico realiza una solicitud de pedido a adquisiciones través de correo electrónico corporativo, indicando cantidades, descripción del producto, N° de servicio u otro dato anexo al producto que se requiera.

2.10.2 Recepción de pedido Adquisiciones recibe correo electrónico con la solicitud de pedido para gestionar la compra.

2.10.3 Solicitud de cotizaciones De acuerdo al producto solicitado, se revisa la lista de proveedores que vendan dicho producto, para luego enviar un correo electrónico y solicitar su cotización.

2.10.4 Recepción de cotización Se recepciona las cotizaciones solicitadas a los proveedores para su análisis.

2.10.5 Selección de proveedor De acuerdo al análisis de las cotizaciones, se selecciona al proveedor que presente mejores precios y stock disponible para una entrega en el corto plazo.

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2.10.6 Realización de comprobante de egreso Una vez seleccionado el proveedor, se realiza el comprobante de egreso en el sistema ERP Xpyme, como anticipo de proveedor, debido a que toda compra que se realiza, se paga al contado.

2.10.7 Subir información a Trello Se ingresa la siguiente información nombre de empresa relacionada, tipo de pago, n° de comprobante de egreso, monto, n° de orden de servicio si así lo amerita, a la página web Trello (www.trello.com), para que el gerente general se dé por informado que existe un pago a proveedor pendiente, para que proceda a cancelar.

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2.10.8 Preparación de transferencia Se ingresa a la página del Banco Estado donde la empresa tiene cuenta (www.bancoestado.cl) opción empresa, se ingresan los datos de la cuenta de usuario, se ingresa a la opción de transferencia, se verifica los datos del proveedor (Nombre, Banco, Tipo de cuenta, N° de cuenta, monto y email de notificación de pago).

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2.10.9 Documento de comprobante de egreso Se imprime el comprobante de egreso, se lleva físicamente a la oficina del Gerente General para su firma.

2.10.10 Realiza pago a proveedor El Gerente General procede a realizar la transferencia electrónica con los datos subido a la página web del Banco Estado. Luego realizado el pago, traslada de estado la tarjeta en trello de pendiente a transferidas.

2.10.11 Recepción de comprobante de pago Una vez transferido el pago, llega el correo del comprobante de transferencia al encargado de adquisiciones. 2.10.12 Envío comprobante de pago: Se hace llegar el comprobante de pago al proveedor indicando el n° de cotización o producto(s) cotizado que se pagó para que realice el envío.

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2.10.13 Recepción de mercadería Se recepciona la mercadería físicamente, se verifica el estado de los productos, las cantidades, que la factura cuadre con lo solicitado. Se procede a ingresar la compra al sistema, para esto se debe revisar si los productos solicitados tienen código en el sistema, de no tener código se procede a crear uno antes de poder ingresar la compra. Ingreso de nuevo articulo

2.10.14 Ingreso de compra Los campos a completar son los siguientes: fecha de compra, Rut del proveedor, tipo de documento, condición de compra, bodega asociada a la compra, código del producto, cantidad y valor neto).

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2.10.15 Entrega de producto solicitado Se hace el traspaso de los productos solicitados a las bodegas asociada a la sala de venta o al técnico especifico que solicitó el producto. (cada técnico tiene una bodega asociada). Se ingresa el número de la bodega de origen, siempre es bodega 02, luego se selecciona la bodega de destino que se realizará el traspaso, se ingresa el código del producto y cantidad a traspasar, en el campo de observaciones se ingresa el número de orden de servicio asociado.

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Para finalizar el proceso de compra se debe netear la cuenta de anticipo de proveedores, para esto se realiza un comprobante de egreso llamando al proveedor con el Rut, tipo de Rut (siempre P), tipo de documento, y automáticamente el sistema entrega el o los números de factura pendiente de pago y el monto, ubicando ese monto de manera automática al haber. Luego se agrega la cuenta anticipo de proveedores, se completa el campo debe con el mismo monto que aparece en el campo haber, se verifica que en el campo descuadre que aparece en la parte inferior del sistema deba ser 0.

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Capítulo 3: Análisis FODA 3.1

FODA

Es una sigla que significa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Es el análisis de variables controlables (las debilidades y fortalezas que son internas de la organización y por lo tanto se puede actuar sobre ellas con mayor facilidad). De variables no controlables (las oportunidades y amenazas las presenta el contexto y la mayor acción que podemos tomar con respecto a ellas es preverlas y actuar a nuestra conveniencia). Para una mejor comprensión de dicha herramienta estratégica, se definen las siglas de la siguiente manera. Fortaleza: son todos aquellos elementos positivos que me diferencian de la competencia. Debilidades: son los problemas presentes que una vez identificado y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse. Oportunidades: son situaciones positivas que se generan en el medio y que están disponibles para todas las empresas, que se convertirán en oportunidades de mercado para la empresa cuando ésta las identifique y las aproveche en función de sus fortalezas.

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Amenazas: son situación o hechos externos a la empresa o institución y que pueden llegar a ser negativos para la misma. La importancia en la realización de este análisis, consiste en poder determinar de forma objetiva, en que aspectos la empresa tiene ventajas respecto de su competencia y en qué aspectos necesita mejorar para poder ser competitiva.

FORTALEZAS

AMENAZAS

FODA OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

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3.2

DEBILIDADES DEBILIDADES

 Capacidad y respuesta inadecuada a los procesos.  Tiempos prolongados de ejecución del proceso de compras debido a que solo el GG realiza los pagos de las adquisiciones.  Recursos financieros deficientes.  Retraso de pagos de cotizaciones de AFP y salud de los empleados.  Deficiente habilidad gerencial.  Falta de capacitación al personal.  Recursos humanos desmotivados.  Alta rotación de personal.  Ausencia de controles de calidad.

3.3

OPORTUNIDADES OPOTUNIDADES

 Interacción entre áreas diferentes.  Búsqueda de nuevas tecnologías para aplicar en la venta de productos.  Oportunidades de capacitación para el personal.  Mercado en constante crecimiento.

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 Posibilidad de expandir el servicio a nivel nacional y no solo regional.

3.4

FORTALEZAS FORTALEZAS

 Responsabilidad de los empleados.  Trabajo en equipo.  Ubicación geográfica del local de venta y servicio técnico.  Buena atención al cliente.  Software de ERP propio para el manejo de información.

3.5

AMENAZAS AMENAZAS

 Competencia muy agresiva.  Costos bajos de la competencia.  Aumento de precio de insumos.  Competencia consolidada en el mercado.

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Capítulo 4: Propuesta de mejora de envío de facturas a los clientes y políticas de cobranza. 4.1

Mejora de envío de factura a los clientes.

De acuerdo a las evidencias que se revisó en el proceso de práctica, existe el proceso de facturación de clientes que mantienen crédito con el holding Xcom. Este proceso se realiza los primeros días de cada mes, donde el encargado de ventas hace llegar la información al administrativo, para que este proceda con la facturación.

4.1.1 Proceso de envío de factura a los clientes. Una vez facturado la mensualidad de las ventas por el servicio que presta la empresa, se procede a enviar la factura por correo electrónico a cada uno de los clientes. Este proceso lo realiza el administrativo, enviando el correo electrónico uno por uno a cada cliente (120 clientes activos de acuerdo a la base de datos). Detallando en dicho correo el número de factura, fecha de emisión, monto y servicio realizado el mes anterior.

4.1.2 Desventajas  Este proceso le toma un tiempo al administrativo aproximado de 6 horas. Por lo no le permite realizar otras tareas mas relevantes y conllevan mayor tiempo.  Tiempo innecesario hoy en día, para esta tarea que se realiza automáticamente en casi todos los sistemas externos a SII que manejan el sistema de facturación.

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4.1.3 Propuesta de mejora de envío de factura a los clientes. Dentro de las fortalezas de la empresa, descrita en el FODA es que el Software de ERP es propio de Xcom, por lo que proponer esta mejora es totalmente factible. Esta consiste en que en el sistema de ERP se registre el correo electrónico en la Base de dato de los clientes y una vez realizada la factura dentro del sistema Xpyme, este envíe un correo electrónico con la información necesaria para que el cliente se dé por enterado.

4.1.4 Planificación de actividades 1.- Registrar correo electrónico del cliente en el sistema de ERP Xpyme, este proceso se debe realizar cada vez que llega uno nuevo, o este cambia de correo. 2.- Realizar factura a cliente que mantiene crédito con Xcom. 29

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3.- Chequear con algunos clientes de más confianza si han recepcionado correo electrónico con factura del servicio entregado. 4.- Dar por finalizado el proceso de facturación una vez chequeado que el sistema está enviando correctamente la información a los clientes.

4.1.5 Ventajas de propuesta de mejora.  Mayor tiempo para realizar otras tareas administrativas que conllevan más tiempo en su proceso.  Tener más tiempo para realizar análisis de cuentas por cobrar, y así poder realizar seguimiento a los clientes.  Mejora los tiempos de entrega de la factura a los clientes para que tengan más tiempo para programar el pago.

4.2

Políticas de cobranza a clientes.

Las políticas de cobranza de una empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas una vez vencidas. Una política de cobranza debe basarse en su recuperación sin afectar la permanencia del cliente. La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros. En Xcom existen políticas deficientes de cobro a los clientes por parte de la empresa. Hoy en día existe un 30% de clientes que tiene morosidad en sus pagos, clientes que incluso superan los 6 meses que no realizan pagos, sin embargo, se le sigue prestando servicios de forma normal. Dentro del contrato que realiza la empresa con el cliente se

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da a conocer las condiciones de pago, de no realizar el pago, se estipula que se dejará de prestar servicio.

4.2.1 Desventajas de políticas de cobranzas deficientes.  Falta de liquidez.  Pérdidas de clientes por no saber cobrar de manera adecuada.  Insolvencia, el riesgo de quedarse sin dinero por retrasos de pagos de clientes, lo que conlleva no poder con ciertas obligaciones

como

pagar

sueldos

al

día,

cotizaciones

previsionales, etc.  Fraude, otorgar crédito sin evaluar objetivamente al cliente.

4.2.2 Propuesta de mejora de políticas de cobranza a clientes. Realizar una política de cobranza concreta, sólida y darla a conocer a todos los clientes. Está debe ser construida con ciertos factores como: Percepción del cliente: este concepto influye en la morosidad de una cuenta y es una herramienta para mejorar la gestión, en la medida que el cliente pueda percibir que la organización monitorea las cuentas, y que existe una política de crédito definida y respetada por sus trabajadores. Comunicación como herramienta de persuasión en la gestión de cobros: una buena comunicación y utilizar un canal apropiado de vínculo con el cliente.

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Seguimiento y evaluación permanente de las acciones y reacciones sobre las cuentas que gestiona: es hacer conciencia de la importancia de medir y evaluar sobre cada una de las acciones reconociendo que la efectividad radica en el análisis permanente de las acciones v/s las reacciones que estas producen. El gestor de cobranza debe personalizar cada gestión en función a las características del deudor. Una primera diferenciación viene dada por la personería jurídica del deudor, puesto que no es lo mismo reclamar el pago a una persona particular por deudas personales, que a una empresa que sea sociedad comercial. En cada caso el procedimiento debe ser diferente, puesto que no es lo mismo tratar directamente con el propio deudor cuando es una persona física y que puede tomar por sí mismo y sobre la marcha las decisiones que afectan el pago de su deuda, que con el empleado de una

sociedad

que

deberá

consultar

con

varios

niveles

de

responsabilidad antes de dar alguna respuesta. Por lo tanto, existen muchos factores relativos a las peculiaridades de cada deudor que hay que tener en cuenta antes de iniciar el proceso de reclamo. Tener un gestor de cobranza que deba tener en cuenta que el éxito de su departamento depende de que logre una cobranza puntual. No debe permitir que se retrasen los clientes. Esta es la clave para que el porcentaje de eficiencia de cobranza sea alto. Cuanto más tiempo pase en la cobranza, mayor será la probabilidad de que se vuelva incobrable.

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Deberá desarrollar habilidades especiales para cobrar las cuentas vencidas sin perder al cliente. No debe aplicar tratamientos generales. Cada cliente es un caso especial que requiere estudios de la técnica que debe aplicarse en el momento adecuado. Las funciones y responsabilidades de este gestor de cobranza serán las siguientes: 1.- Elaborar los programas mensuales de trabajo y vigilar que se cumpla las metas. 2.- Elaborar el presupuesto mensual de cobranza, con base en el presupuesto de ingresos y de acuerdo con las políticas de plazo de la empresa. 3.- Llevar el control de sus actividades. 4.- Diseñar formularios y reportes. 5.- Supervisar los procedimientos de cobro. 6.- Llevar el control del grupo de riesgo alto. 7.- Tomar decisiones para regularizar las cuentas que se retrasen o que representen un riesgo mayor del normal o aceptado. 8.- Informar a la Gerencia General en forma oportuna, de las actividades relacionadas con la cobranza.

4.2.3 Planificación de actividades 1. Se efectuará un control permanente durante todo el ciclo de la obligación, iniciando en la venta y terminando con el pago efectuado por el cliente, recibido a satisfacción.

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2. Se realizará seguimiento a las principales variables que conforman la cartera del holding Xcom, esto es: vencimientos, niveles de rotación, casos en proceso jurídico, provisiones. 3. El seguimiento y recuperación implica adquirir el conocimiento previo de cada deudor además de sostener buenas relaciones y adecuadas herramientas para la negociación. 4. Una vez entregada la factura de venta y transcurrido un tiempo determinado, se efectuará el seguimiento para verificar la recepción y contabilización de la misma, además de conciliar los valores registrados por el cliente. 5. Xcom efectuará gestión de seguimiento antes del vencimiento de la factura, como cobro preventivo con el objeto de recordar al cliente su compromiso de pago. 6. Cuando

el

vencimiento

alcance

una

altura

de

mora

determinado, se efectuará el cobro administrativo a través de la elaboración de una carta comercial dirigida al cliente para informarle la mora en el pago de las facturas y negociar el compromiso de pago. 7. Como parte del cobro pre jurídico, pasado un número determinado de días, Xcom efectuará una visita a las instalaciones del cliente para llegar a un acuerdo de pago e informar que su incumplimiento generará reporte en la central de riesgo. 34

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8. La empresa efectuará un reporte de las obligaciones del cliente, bien sea positivo o negativo, en la central de riesgo con una periodicidad determinada. 9. Cuando el vencimiento de las facturas alcance una altura determinada, la empresa utilizará los mecanismos establecidos por la ley par efectuar el cobro jurídico debido al incumplimiento en los acuerdos previamente pactados. El proceso de gestión de cobranza se resume de la siguiente manera:

Etapa Verificación

Término

Acción

de 8 días posteriores a la Llamada

recibo de factura.

entrega de la factura.

telefónica

para conciliar valores registrados.

Cobro preventivo

5

días

antes

vencimiento.

de Llamada para

telefónica recordar

compromiso de pago. Cobro

60 días de demora

administrativo

Carta comercial para informar

mora

y

negociar pago. Cobro pre jurídico

90 días de mora

Visita

para

acuerdo.

35

llegar

a

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Notificación

20 días hábiles antes Reporte

reporte negativo

del

negativo

próximo central de riesgo.

vencimiento (120 días) Cobro jurídico

120 días de mora

Procedimiento ejecutivo incumplimiento

por de

acuerdos.

4.2.4 Ventajas  Asegura la viabilidad de recuperación.  Otorga liquidez a la empresa.  Otorga una sistematización de la información de los deudores, y con ello es posible conocerlos mejor, y tomar mejores decisiones en torno a ellos.  Predice los flujos de caja, pues al recibir con certeza ingresos, es posible hacer una planeación de flujo de caja.  Aumento de clientes que pagan a crédito.  Imagen positiva, la empresa se proyecta con solidez financiera.

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Conclusión

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INFORME DE PRÁCTICA LABORAL TÉCNICO EN ADM. DE EMPRESAS XCORP GESTIÓN SPA

Bibliografía

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