Etika Bertamu.docx

TUGAS HUMAS DAN KEPROTOKOLAN KLIPING ETIKA BERTAMU

DISUSUN OLEH : NAMA KELOMPOK 7 1.

HAERUNNISA

2.

NOVIA HERAWATI

3.

RATIH NURWANTI

4.

SITI NURKHODIJAH

KELAS : XII OTKP 2

YAYASAN PERMATASARI SMK ISLAM PERMATASARI 1 JL. RAYA SUKAMANAH NO. 123 TAMANSARI RUMPIN KABUPATEN BOGOR (16350) 2018

KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik serta hidayahnya kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan tugas kliping Etika bertamu ini. Tidak lupa pula sholawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan kita nabi besar Muhammad SAW. Nabi yang telah membawa kita dari alam jahiliyah ke alam yang terang benderang penuh dengan ilmu pengetahuan. Semoga kita termasuk umatnya yang akan mendapatkan syafaatnya besok di hari kiamat. Amin. Kliping Etika bertamu ini kami buat untuk memenuhi tugas mata pelajaran Humas dan Keprotokolan yang di ampu oleh Bapak Tri Widodo, S.sos. Kliping ini berisi tentang Etika bertamu, Etika menerima dan Etika menolak tamu di Kantor. Semoga kliping ini bisa memberikan manfaat kita semua, terutama bagi kami. Kami menyadari bahwa kliping ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihakyang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan kliping ini. Akhir kata, kami sampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan kliping ini dari awal sampai akhir. Apabila ada kekeliruan kata atau kalimat, kami mohon maaf yang sebesar besarnya. Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Bogor, November 2018 Team Penyusun

Etika Bertamu di Kantor

Bertamu adalah seseorang yang berkunjung dan menyengaja datang ketempat yang dituju dengan maksud dan tujuan tertentu, tergantung orang yang akan detemui dan orang yangAmenenui. Beberapa hal yang perlu diperhatikan apabila kita akan berkunjung ke kantor : A.

Sebelum kita berkunjung ke kantor, ada baiknya kita membuat janji dengan pihak yang

akan kita datangi terlebih dahulu agar pihak yang akan kita datangi dapat mempersiapkan diri, baik untuk mengatur jadwal maupun untuk mempersiapkan materi pembicaraan. B.

Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita lebih memperhatikan cara kita

berpenampilan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : a)

Menggunakan kemeja, bersepatu, dan menggunakan celana bukan jeans.

b)

Menggunakan pakaian yang cocok dengan suasana.

c)

Pakaian harus bersih, rapi, wangi, menarik, dan sopan.

Penampilan yang baik dan sopan merupakan suatu ungkapan penghormatan kita kepada pihak yang akan kita temui. C.

Pada saat berkunjung ke kantor, ada baiknya kita memperhatikan etiket waktu.

Sebaiknya hadir tepat waktu sesuai dengan janji yang telah disepakati dan mempergunakan waktu berkunjung dengan efektif sesuai kebutuhan. Kita juga perlu memperhatikan jam istirahat kantor, jadi sebaiknya kita jangan berkunjung pada jam istirahat kantor. D.

Saat kita berkunjung ke kantor, sebaiknya kita memperhatikan parkiran kendaraan.

Jangan parkir di sembarangan tempat. E.

Saat ingin berkunjung ke kantor, ada baiknya kita melapor kepada petugas, sesuai

dengan aturan dan petunjuk yang ada di kantor tersebut.

F.

Saat menjumpai siapa saja di kantor, ada baiknya kita memberi hormat dengan

menyapa dan tersenyum serta bersikap sopan. Hal ini kita lakukan agar kehadiran kita dapat diterima dengan baik. G.

Sebaiknya kita ungkapkan dengan jelas identitas diri dan maksud kedatangan. Ucapkan

salam dengan sopan kepada orang yang menerima kita. H.

Jika kita harus antre, jangan sekali-kali mendahului tamu lain yang sudah duluan datang

dan membuat janji. Perbuatan itu mencerminkan sikap tidak sopan dan tidak sabaran dan dapat memicu keributan. I.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat berbicara dengan orang pada saat kita

berkunjung ke kantor : a)

Jangan menggerakkan kedua tangan saat berbicara.

b)

Kedua mata memperhatikan orang yang sedang berbicara.

c)

Menjaga tutur kata dan emosi.

d)

Tidak memotong pembicaraan.

e)

Volume suara diatur.

f)

Hindari ungkapan-ungkapan yang bernada sombong atau meremehkan orang yang menerima kita.

g)

Bila kita datang untuk complaint, sebaiknya tidak perlu marah-marah cukup tegas tetapi sopan.

h)

Hindari perdebatan, percekcokan/pertengkaran dengan alasan apapun.

J. Saat kita berada didalam ruangan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan : a)

Jangan sembarangan duduk saat belum dipersilahkan untuk duduk.

b)

Ucapkan terima kasih, setelah dipersilahkan duduk.

c)

Posisi tubuh tegak.

d)

Tidak boleh terlihat loyo/tidak bersemangat.

e)

Jika disediakan minuman atau makanan kecil, jangan terburu-buru diminun atau disantap.

f)

Jagalah selalu kebersihan di dalam ruangan dengan tidak meninggalkan sampah dalam bentuk apapun, dan hal ini juga penting diterapkan dimana saja kita berada.

Etika Menerima Tamu di Kantor

Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu. Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Dalam dunia kerja, tentunya kita sering menerima tamu atau bertamu ke kantor rekan karena adanya suatu urusan seperti rapat atau lainnya. Ketika kita bertamu tentunya kita menginginkan perlakuan yang baik dari tuan rumah, begitu pula ketika rekan kerja bertamu ke kantor kita, tentunya menginginkan perlakuan yang sopan dan beretika baik. Agar tamu terkesan dengan sambutan yang kita berikan, berikut adalah etika menerima tamu dalam kantor a.

Sambut Dengan Tulus a)

Sambutlah tambu dengan ramah, sopan dan bersemangat secara tulus, buang semua kepura – puraan, karena umumnya tamu akan mengetahui jika kita hanya berpura – pura tulus.

b)

Jika kita berada di ruang tertutup, beranjaklah untuk membukakan pintu untuk tamu. Lakukan sesegera mungkin sebagai tanda penghormatan kita terhadap tamu yang datang berkunjung.

c)

Sebenarnya tak salah jika kita menerima tamu sambil duduk, tapi akan lebih sopan jika kita menerima tamu sambil berdiri kemudian memberikan salam dan berjabat tangan.

b.

Cara Duduk a)

Jika di kantor tersedia ruangan khusus untuk menerima tamu, segera persilahkan tamu untuk ke ruang tamu dan mempersilahkan duduk.

b)

Jika kita menerima di kursi atau sofa panjang, tempatkan tamu di sebelah kanan kita, barulah kemudian kita menanyakan identitas dan maksud tujuan tamu tersebut.

c.

Janji Temu a)

Namun jika kita sudah mengetahui identitas tamu dan sudah memiliki janji temu, maka tak perlu lagi menanyakan hal tersebut.

b)

Sebaiknya kita langsung menunjukan bahwa kita sudah menunggu kehadirannya dan langsung mempersilahkan masuk ke ruangan yang dituju.

c)

Bila posisi kita adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya hubungin pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk untuk mengetahui apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.

d)

Jika tamu diharuskan menunggu sebentar dan kita memiliki beberapa pekerjaan yang harus dikerjaan, ungkapan dengan baik dan sopan.

d.

Perlakuan Baik a)

Perlakukan tamu dengan baik, bahkan jika tamu salah alamat sekalipun atau datang hanya untuk mengajukan complaint terhadap perusahaan kita.

b)

Jika tamu diharuskan menunggu, bila kondisinya memungkinkab, berikan tamu suguhan baik berupa majalah, secangkir kopi atau makanan ringan.

e.

Mengantar Tamu

Selalu ucapakan terima kasih kepada tamu yang datang karena sudah berkunjung ke kantor kita. Jika memungkinkan antarkan tamu hingga ke pintu keluar.

Etika Menolak Tamu Kantor

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan bagaimana cara menghadapinya : a.

Titip Pesan Pada Orang Lain Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak

pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa, dan sebagainya. b.

Selesaikan Via Telepon Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon. Ya, selesaikan saja lewat

alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang. c.

Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu. Misalnya

ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum. Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu. d.

Berbohong Demi Kebaikan Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja

bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahanbahannya. Apa boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan? e.

Jangan Ajak ke Ruangan Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau ruang

resepsionist, maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda. Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.