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Estructura y Diseño Organizacional

Víctor Antonio Cardona Fernández Id: 000665415

Jairo Javier Orellano Robles

Procesos Administrativo

Corporación Universitaria Minuto De Dios III Semestre

Barranquilla, 15 De Marzo De 2019

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2 Estrategias y Diseño Organizacional

1. Explique el significado de organización como función en el proceso administrativo. R=/ es establecer una estructura administrativa donde se definen las relaciones de autoridad y responsabilidad de las personas en el desarrollo de sus actividades y se asignan los recursos físicos, financieros, humanos, etc., para tal efecto. Cada vez es más necesario que las empresas organicen sus recursos, sus tareas o cargos para desarrollar mejor sus actividades y puedan responder de manera positiva a las exigencias del entorno caracterizado por cambios.

2. Explique la relación entre función organizativa y los actos de planear, dirigir y controlar. R=/ Todas son las bases de las funciones administrativas y de la organización en sí, pero no solo basta con esto, ya que se requiere que las organizaciones mejoren la manera de competir en el mercado. De igual forma se necesitan mejores procesos, procedimientos, que sean más eficaces, efectivos y productivos, con el fin de satisfacer las necesidades del entorno.

3. Explique la relación entre organización y estructura organizacional. R=/

ORGANIZACIÓN: -

Dar orden a la empresa, establece una estructura administrativa.

-

Entidad, compañía o empresa.

-

Coordinar recursos para ser capaces de desarrollar planes y alcanzar resultados.

-

Asignar recursos con el fin de organizar recursos, para el diseño organizacional.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

-

Designa relaciones formales, niveles jerárquicos.

-

Agrupación por departamentos dentro de cada organización.

-

Diseño de sistemas, TIC, para asegurar la comunicación.

-

Jerarquías administrativas.

3 4. Explique la relación entre la estructura organizacional y el entorno de las organizaciones. R=/

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: -

Funciones administrativas planeación, organización dirección y control.

-

Diseñar una estructura para realizar un trabajo eficiente y eficaz.

-

Compañías competitivas.

-

Amplitud del control.

-

Jerarquización y formalización de relaciones normas y procedimientos.

ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES:

-

Estructura adecuada a la estrategia.

-

De acuerdo con su tamaño requiere una estructura.

5. Enuncie los factores que afectan la estructura de las organizaciones. R=/ Teniendo en cuenta que las organizaciones son sistemas compactos, se tiene claro que existen factores internos y externos que impactan directamente, estos factores deben ser conocidos por la gerencia o dirección de la empresa para así poder realizar los cambios o ajustes que se consideren necesarios. Algunos de estos factores son:  Las estrategias definidas: Son definidas en un principio durante la planeación con el fin de establecer cómo vamos a alcanzar o lograr los objetivos.  Tamaño de la empresa u organización: Como todos sabemos todas las empresas son diferentes, tanto en labor o servicio que presta, como en tamaño, por tal razón es necesario definir muy bien la estructura que más se ajuste a todas las necesidades que la empresa demande.  Disponibilidad y uso de las TIC: las empresas buscan tener herramientas que faciliten el desarrollo de las actividades, no importa la actividad económica en

4 que se encuentre, siempre se busca que los procesos estén sistematizados y automatizados.  Cambios en el entorno industrial y sectorial: El medio en el que se desarrolla nuestra actividad es de vital importancia, es uno de los aspectos más importantes y de tener en cuenta ya que el mercado es dinámico y está en constante cambio.

 Mercados y actividad realizada: Siempre debemos tener conocimiento de nuestro mercado, la población que vamos a impactar, los posibles cambios que el cliente espera y como se está comportando la competencia. Todo esto con el fin de mantener nuestro negocio actualizado

 Capacidad de los colaboradores: El recurso humano para una organización es uno de los factores más importantes para lograr el éxito, el tener colaboradores capacitados y que tengan la formación adecuada para el cumplimiento de las actividades para las que fue contratado, nos da garantía de mejor rendimiento y productividad.

6. Explique el significado de:  Especialización y división del trabajo: Existe una gran variedad de actividades que se realizan en una organización, por eso es necesario definir de acuerdo a la estructura organizacional el trabajo en áreas básicas como: Administración general,

Productos y operaciones, Marketing, Contabilidad y finanzas,

Desarrollo humano.  Jerarquía administrativa: con esto nos referimos a los niveles jerárquicos que existen en una organización, tanto para la administración, autoridad, responsabilidad y toma de decisiones. Entre mayor es la autoridad se dice que el nivel jerárquico es más alto.

5  Cadena de mando: Este aspecto va de la mano a la jerarquía administrativa, son las relaciones de autoridad que se relacionan entre los cargos, un nivel jerárquico alto y otro de un nivel más bajo.  Amplitud de Mando: Esto se refiere a una cantidad de personas que son controladas o supervisadas por otra, este factor es determinado por los siguientes factores: Naturaleza de la tarea, Ubicación de los trabajadores, Capacidad de delegación, Grado de calificación, motivación y compromiso de los trabajadores, Grado de robotización o automatización de las actividades.

 Centralización y descentralización en la toma de Decisiones: La centralización se caracteriza es exclusivo de la dirección, únicamente estos son quienes toman las decisiones y la delegación de nula o muy limitada. Por su parte la descentralización delega gran parte de la autoridad a niveles diferentes, dando una mayor participación a los mismos tanto en la toma de decisiones como en la definición de los objetivos.  Formalización de normas y procedimientos: Todas las organizaciones que están debidamente organizadas tienen establecidas y definidas las normas y procedimientos que van a controlar tanto el comportamiento de los trabajadores como el de los propios directivos, en muchos casos estas mismas normas son las bases del comportamiento empresarial en el mercado.

 Departamentalización: Hoy en día muchas compañías utilizan este tipo de estructura para organizar y definir tanto los roles de cada uno como los objetivos corporativos ya que al dividir o agrupar las actividades por departamentos se pueden definir tanto las responsabilidades como las metas a alcanzar.

6 7. Explique la diferencia entre diseños de departamentalización tradicionales y diseños de departamentalización modernos. R=/

De acuerdo al tipo de organización, mercado, y medio en que se desenvuelven

las empresas pueden definir el tipo de departamentalización que más se ajuste a las necesidades, a continuación relaciono algunas características por cada diseño de departamentalización.

Diseños de departamentalización tradicional:  Departamentalización funcional.  Departamentalización por productos o divisional.  Departamentalización por procesos.  Departamentalización geográfica.  Departamentalización por proyectos.  Departamentalización por clientes.  Departamentalización matricial.

Diseños de departamentalización moderno:

 Estructuras organizacionales planas.  Estructuras organizacionales horizontales.  Estructuras por equipos.  Estructuras por redes o modulares.  Estructuras con enfoque virtual

8. Explique los diferentes tipos de diseños de departamentalización tradicionales y muestre las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. R=/ Diseños de departamentalización tradicionales:

 Funcional: Una compañía que está organizada funcionalmente, separa el trabajo sobre la base de pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para obtener un determinado resultado final.

7 VENTAJAS

DESVENTAJAS

Es la indicada para circunstancias estables e

Dificulta a la adaptación de los cambios

pocos cambios.

externos.

Permite que las personas realicen trabajos que

Reduce la cooperación de los

brinden mutuo apoyo social y emocional

departamentos

Proporciona un buen entrenamiento para los

Las personas que realizan diferentes

gerentes en potencia.

funciones habrán de encontrarse separadas unas de otras, afectando coordinación que fluye de una función a otra.

Alto nivel de auto orientación administrativa.

Las personas se preocupan más por el trabajo de su unidad que del servicio o producto en general que se presta o se vende, esto causa una sub optimización organizacional.

Agrupar varios especialistas bajo una jefatura

 Por productos o divisional: Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios; esta forma de organización es empleada en las grandes compañías donde cada unidad que maneja un producto se le denomina “divisiones” estos poseen subunidades necesarias para su operación.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

Permite que los problemas de coordinación e Se entorpece la

comunicación

entre

integración sean detectados lo más pronto especialistas, ya que ahora presentan sus posible y se les dé una solución rápida

servicios en diferentes unidades

Centra la atención en el producto que se obtiene Reduce la oportunidad de utilizar equipo o facilitando la coordinación entre las diversas personal especializado. especialidades Permite el empleo de equipo especializado para Es difícil que una compañía se pueda el manejo de materiales, así como de sistemas acoplar a los cambios bruscos en volumen especializados de comunicaciones.

o que pueda adaptarse a los cambios en los productos o servicios,

8  Por procesos: Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en los niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones. En esta clase de departamentalización se reúnen las personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular.

VENTAJAS Usa la tecnología como punto de referencia para la

DESVENTAJAS Falta de flexibilidad y adaptación.

agrupación de unidades y posiciones. Completo rediseño de los procesos empresariales

La tecnología provoca cambios.

 Geográfica: La departamentalización territorial es bastante común en empresas que operan en amplias áreas geográficas. En esta se da un eje central de control, sin embargo la organización en cada área forma sus propios departamentos para satisfacer los requerimientos de la misma.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

La organización puede adaptarse a

Ocurre principalmente en las áreas de

necesidades específicas de su región

marketing y de producción.

La gente en las organizaciones separadas toma Deja en segundo plano la coordinación de decisiones rápidamente de acuerdo a sus

los aspectos de la planeación y control de la

necesidades.

organización.

 Por proyectos: La agrupación por proyectos permite lograr un elevado grado de coordinación entre las partes involucradas, que abandonan sus posiciones anteriores para dedicarse temporalmente a determinado proyecto, que las absorbe por completo.

9 VENTAJAS

DESVENTAJAS

Corre el riesgo de despedir personal o

Concentración en diferentes recursos en una

paralizar maquinaria

actividad compleja

Cada proyecto tiene su ciclo de vida, está

Angustia en el personal por el trabajo.

orientada a los resultados.

 Por clientes: la organización se adapta y se subdivide agrupándose el personal para cumplir las funciones necesarias para satisfacer las necesidades de cada tipo de cliente.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

Disminuye relativamente los costos

Requiere más vendedores pero disminuye el grado

proporcionados por comunicaciones, en virtud

de eficiencia de los mismos.

de que las mismas pueden fijarse en relación a cada tipo de cliente Saca provecho respecto del tiempo y eficacia

Dificultad de coordinación con los departamentos

del vendedor (o promotor) que se limita al

organizados sobre otras bases, con una constante

manejo de un grupo de clientes con

presión de los gerentes solicitando excepciones y

características similares

tratamiento especial

 Matricial: combina dos o más de Las ya mencionadas. Se recomienda para compañías de tamaño mediano y grande que realizan actividades en diferentes zonas del país, buscan optimizar los recursos y tener buenos sistemas de coordinación y visión integral.

VENTAJAS Facilita los procesos innovadores y la calidad

DESVENTAJAS Reciben autoridad dual los trabajadores.

técnica en los servicios. Facilita el trabajo en equipo entre las áreas funcionales y lineales.

Muchas reuniones innecesarias.

10 9. Explique la diferencia entre organizaciones mecanicistas y orgánicas R=/ La organización con estructuras mecanicistas es de un alto grado de especialización del trabajo es poco conocedora de los entornos cambiantes, complejos y no se adapta a ellos y la organización con estructuras orgánicas es de poca formalización, es muy dinámica, conocedora de los cambios del entorno y es adaptable ellos.