Estructura De Desglose Del Trabajo (edt).pdf



Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) —

©201 6 Ast urias: Red de Universidades Virt uales Iberoamericana s 1

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Índice 1

02

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) .......................................................................................... 3 1.1

Definición de Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) ................................................... 3

1.2

Importancia de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) ........................................ 4

1.3

Representación de la EDT ........................................................................................................................ 5

1.4

Creación de la EDT ........................................................................................................................................ 6

1.5

Directrices para una Efectiva Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) .............. 6

ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados.

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Objetivos “Para que el seguimiento y control del proyecto sea efectivo, el tiempo y el rigor empleados para llevar a cabo la planificación del mismo, deben ser proporcionales a la envergadura y riesgo del proyecto.”

1 “El desarrollo de la estructura de desglose del trabajo está precedido por el trabajo de definición y establecimiento previo de las bases de la planificación del proyecto.”

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

El desarrollo de la estructura de desglose del trabajo (EDT) está precedido por el trabajo de definición y establecimiento previo de las bases de la planificación del proyecto. Entendemos como definición del proyecto, esa etapa en la cuál se determinan los parámetros y límites del proyecto y se establecen, en acuerdo con los principales interesados involucrados en el proyecto, los propósitos, metas, objetivos y criterios de éxito del mismo. Esta etapa es previa a la fase de planificación del proyecto.

Fig. 3.1. Fases previas a la planificación 1.1

Definición de Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Crear la estructura de desglose del trabajo (EDT), también conocida por su nombre en ®1 2 inglés Work Breakdown Structure (WBS) es el * ”proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar”. El propósito de una EDT es organizar y definir el alcance total aprobado del proyecto según lo declarado en los documentos de definición del proyecto.

1

This definition is taken from the Glossary of Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013. 2 * These definitions are taken from the Glossary of Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013

03

ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados.

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Su forma jerárquica permite una fácil identificación de los elementos finales, denominados "paquetes de trabajo", nivel en el cual es posible estimar los costes y el tiempo. Se trata de un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (EDT) sirve como la base para la planificación del proyecto. Todo trabajo que deba llevarse a cabo en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o más entradas de la EDT. 1.2

“Una vez establecidas las estimaciones de coste de cada actividad y la duración de cada una de ellas, podremos determinar el

Importancia de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Como ya sea comentado anteriormente, la creación de la estructura de desglose del trabajo (EDT) forma parte de los procesos de planificación del proyecto. No obstante, es se he creído conveniente recordar la importancia que tiene el desarrollo de la misma, ya que en gestión de proyectos, es considerada como un elemento imprescindible, que sienta las bases para la planificación, ejecución y seguimiento y control, sin el cual, no podría llevarse a cabo el proyecto.

presupuesto y cronograma de tiempos del

La EDT es el primer paso para definir las actividades del proyecto, y una vez definidas éstas, podemos establecer la dependencia entre actividades, determinar la necesidad de recursos para llevarlas a cabo, una vez conocidos los recursos necesarios, podemos estimar el coste de las actividades y el tiempo necesario para realizarlas. Una vez establecidas las estimaciones de coste de cada actividad y la duración de cada una de ellas, podremos determinar el presupuesto y cronograma de tiempos del proyecto.

proyecto.”

Fig. 3.2. Secuencia de planificación Podemos entender entonces la importancia de la estructura de desglose del trabajo (EDT) en los procesos de planificación y posterior seguimiento y control del proyecto. Gracias a la EDT, se puede estructurar, asignar, programar, realizar un seguimiento e informar sobre el trabajo que hay que llevar a cabo para producir los entregables del proyecto, además, a través de la EDT, el trabajo del proyecto se presenta y comunica con claridad a todos los interesados. Permite cumplir los siguientes objetivos: 

04

Gestión: permite gestionar cualquier proyecto independientemente de su tamaño o complejidad, ya que al descomponerlo en partes más pequeñas se puede manejar mejor que de forma entera.

ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados.

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

   

 1.3

“La estructura de descomposición del trabajo puede representarse de dos formas

Planificación y estimaciones: permite mejorar la exactitud de las estimaciones de tiempo y coste y con ello mejorar la planificación. Disminuir cambios: al definir de manera completa el trabajo a realizar, disminuyen las opciones de dejarse cosas en el aire que requieran cambios posteriores. Asignación de responsabilidades: facilita la asignación de responsabilidades. Implicación y rendimiento: es importante que las personas encargadas de llevar a cabo el trabajo participen en el proceso de crear la EDT. Esto conseguirá una mayor implicación por parte de los miembros del equipo y con ello una mejora del rendimiento, así mismo cada miembro del equipo o interesado, comprenderá mejor el alcance del proyecto y su papel dentro del mismo. Riesgos: ayuda a identificar de forma más efectiva y temprana posibles riesgos. Representación de la EDT

La estructura de descomposición del trabajo puede representarse de dos formas diferentes, en forma gráfica y como esquema jerárquico, tal y como podemos observar en las siguientes figuras:

diferentes, en forma gráfica y como esquema jerárquico.”

Fig. 3.3. EDT jerárquica

Fig. 3.4. EDT en esquema

05

ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados.

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Cualquiera de las dos representaciones es útil y válida, no obstante, sí es cierto que la representación gráfica de la estructura de desglose del trabajo (EDT) es la mejor para destacar los niveles superiores de cara a informar del seguimiento y control a la directiva, patrocinador o cliente, y la representación esquemática permite definir mejor los detalles necesarios el seguimiento y control de tiempos y costes del proyecto. 1.4 “No existen especificaciones teóricas sobre por dónde empezar y dónde terminar la estructura de desglose del trabajo (EDT). La práctica y el sentido común determinan si la EDT está poco o demasiado detallada.”

Creación de la EDT

No existen especificaciones teóricas sobre por dónde empezar y dónde terminar la estructura de desglose del trabajo (EDT). La práctica y el sentido común determinan si la EDT está poco o demasiado detallada. En la gestión de proyectos no se trata tanto de centrarse en realizar el trabajo, como de monitorizarlo, de tal forma que se aseguren los resultados planificados. Es por eso que un buen consejo para crear una EDT es que todo el trabajo del proyecto quede reflejado con el menor número de paquetes de trabajo posibles. Pensemos que vamos a trabajar durante toda la vida del proyecto en base a los datos de la EDT. Si ésta es demasiado extensa o detallada, puede hacerse poco manejable la planificación y el seguimiento del proyecto, y por el contrario, si ésta está poco detallada, podemos encontrarnos con riesgos no identificados, trabajo no previsto, etc. Por eso una buena medida práctica de la profundidad que debe alcanzar la EDT es preguntarse si el nivel al que se ha llegado permite definir con claridad las variables tiempo y coste. Si aún no se pueden determinar en el nivel en que se está, deberá subdividirse aún más. Es conveniente y bastante común la práctica de usar, en proyectos medianos y grandes, un sistema de código jerárquico, asignando un código a cada entrada de la EDT, tal y cómo se puede observar en las figuras 3.3. y 3.4. anteriores.

“Es habitual encontrar en las organizaciones y en diferentes tipos de industrias plantillas de estructura de desglose del trabajo para diferentes tipos de proyectos.”

Es habitual encontrar en las organizaciones y en diferentes tipos de industrias plantillas de estructura de desglose del trabajo para diferentes tipos de proyectos. Así mismo suelen utilizarse de apoyo las EDT de proyectos similares como punto de partida para comenzar a desarrollar una nueva EDT. ®3

ha editado el libro de bolsillo “ Practice Standard for Work Breakdown Structures-Second Edition ” donde se establecen consideraciones, El Project Management Institute (PMI)

pautas y directrices para la creación de la estructura de desglose del trabajo (EDT), así como ejemplos de diferentes estructuras. 1.5

Directrices para una Efectiva Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Podemos considerar las siguientes directrices a la hora de elaborar o crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto:  

3

06

Debe llevarse a cabo en conjunto con los miembros del equipo y debe ser comprendida y aceptada por los principales interesados. Incluye todo el trabajo (y únicamente éste), necesario para llevar a cabo el proyecto.

PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados.

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

      

07

Todos los entregables del proyecto deben aparecer en la EDT, incluso aquellos relacionados con la propia gestión del proyecto. Es un documento “vivo” a lo largo del ciclo de vida del proyecto, es decir, puede ir actualizándose conforme el proyecto avanza. El nivel más bajo de la EDT corresponde a los “paquetes de trabajo”, nivel en el que podemos estimar costes y tiempos. Cada paquete de trabajo comprenderá un número determinado de actividades, pero éstas no están incluidas en la EDT. Los niveles superiores de la EDT, pueden corresponder a fases del proyecto o entregables principales. Sirve de base para las comunicaciones del proyecto Debe codificarse cada uno de los elementos de la EDT, y en caso de que la organización lo requiera, estos códigos irán en concordancia con las estructuras de la organización.

ASTURIAS: RED DE UNIVERSIDADES VIRTUALES IBEROAMERICANAS 2016® Not a Técni ca preparada por Ast uri as: Red de Universi dades Vi rt ual es Iberoameri canas. S u di f usión, reproducci ón o uso t ot al o parci al para cual qui er ot ro propósi t o queda prohi bi da. Todos l os derechos reservados.